MANUAL PENGGUNA

SISTEM eVISIT

PUSAT BANK DATA NEGARA DAN INOVASI

UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN

JABATAN PERDANA MENTERI

1

MANUAL PENGGUNA

SISTEM eVISIT

Sistem eVisit merupakan Sistem Permohonan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian. Semua pegawai/kakitangan ICU JPM boleh membuat permohonan ke luar Negara secara online. Sistem ini boleh diakses melalui url http://evisit.icu.gov.my. Pengguna sistem ini terdiri daripada empat (4) kategori iaitu :

i) Urus Setia - Terdiri daripada Seksyen Sumber Manusia, BKP yang bertanggungjawab

menguruskan permohonan lawatan ke luar Negara bagi semua pegawai/kakitangan.

ii) Kumpulan Penyemak/Penyokong/Pelulus - Pengarah BKP sebagai Penyemak bagi Gred 54 dan ke atas dan sebagai

Penyokong bagi Gred 52 dan ke bawah. - Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan Strategik) sebagai Penyokong

bagi Gred 54 dan ke atas dan sebagai Pelulus bagi Gred 52 dan ke bawah. - Ketua Pengarah sebagai Pelulus bagi Gred 54 dan ke atas.

iii) Pentadbiran Bahagian

- Terdiri daripada Seksyen Pentadbiran di setiap Bahagian/JPP/PPPN yang menguruskan permohonan lawatan ke luar Negara bagi bahagian masing-masing.

iv) Pengguna Biasa - Terdiri daripada semua pegawai/kakitangan ICU JPM di setiap

Bahagian/JPP/PPPN.

2

Pendaftaran Pengguna

Rajah 1

Pengguna perlu berdaftar terlebih dahulu sebelum dibenarkan login ke sistem. Klik butang Daftar pada laman utama. Borang Pendaftaran Pengguna akan dipaparkan seperti dalam Rajah 1. Maklumat setiap pegawai/kakitangan diperolehi daripada Sistem SISMA (kecuali maklumat pegawai/kakitangan PERDA yang diperolehi secara berasingan). Pengguna perlu memasukkan nombor kad pengenalan dan klik butang Semak. Maklumat pengguna akan dipaparkan jika nombor kad pengenalan terdapat dalam pangkalan data. Setelah klik butang Simpan, emel pemakluman akan dihantar kepada pengguna untuk memaklumkan ID Pengguna dan Katalaluan.

3

Rajah 2

Rajah 3 Jika nombor kad pengenalan tiada dalam pangkalan data seperti dalam Rajah 2, pengguna akan mengisi borang pendaftaran pengguna untuk mendapatkan ID Pengguna dan Katalaluan. Isikan maklumat yang diperlukan seperti dalam Rajah 3. Setelah klik butang Simpan, emel pemakluman akan dihantar kepada pengguna untuk memaklumkan mengenai ID Pengguna dan Katalaluan.

4

Lupa Katalaluan

Rajah 4 Klik butang Lupa Katalaluan pada laman utama. Masukkan nombor kad pengenalan dan e-mail rasmi. Klik butang Hantar dan emel pemakluman akan dihantar kepada pengguna untuk memaklumkan maklumat Login. Semakan Status Permohonan

Rajah 5 Pengguna boleh menyemak status permohonan yang telah dibuat bagi tahun semasa. Klik butang Semak Status pada laman utama. Masukkan nombor kad pengenalan dan klik butang Semak. Sistem akan memaparkan senarai permohonan beserta status permohonan seperti dalam Rajah 5.

5

Login

Rajah 6 Pengguna yang telah berdaftar akan memperolehi ID Pengguna dan Katalaluan untuk login ke sistem. Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan, klik butang Login dan sistem akan memaparkan modul Laman Utama. Terdapat 5 modul utama dalam sistem iaitu :

i) Laman Utama ii) Borang Permohonan iii) Status Permohonan iv) Carian v) Profil Pengguna

Terdapat 2 modul tambahan bagi pengguna yang bertanggungjawab sebagai Penyelia atau Ketua Jabatan iaitu :

i) Sokongan Penyelia ii) Sokongan Ketua Jabatan

6

1.0 Modul Laman Utama

Rajah 7 Modul ini memaparkan pemakluman/pemberitahuan dan jadual dokumen sokongan yang perlu disertakan oleh pemohon semasa membuat permohonan lawatan.

7

2.0 Modul Borang Permohonan

Rajah 8

8

Rajah 9

9

Rajah 10

Jika pengguna pernah membuat permohonan dalam tahun semasa, sistem akan memaparkan borang permohonan yang terkini seperti dalam Rajah 9. Klik butang Permohonan Baru jika ingin membuat permohonan lawatan yang baru. Pemohon perlu mengisi borang permohonan seperti dalam Rajah 8 dan klik butang Simpan. Maklumat permohonan tersebut akan dipaparkan dan pengguna perlu memuatnaik dokumen sokongan yang diperlukan. Bagi permohonan kali kedua dan seterusnya, pemohon perlu mendapatkan sokongan daripada Penyelia. Pilih nama Penyelia dan klik butang Hantar. Emel pemakluman akan dihantar kepada Penyelia yang akan menyokong permohonan tersebut melalui modul Sokongan Penyelia. Bagi permohonan secara berkumpulan, pemohon perlu mendapatkan sokongan daripada Ketua Jabatan. Pilih nama Ketua Jabatan dan klik butang Hantar. Emel pemakluman akan dihantar kepada Ketua Jabatan yang akan menyokong permohonan tersebut melalui modul Sokongan Ketua Jabatan. Pengguna juga boleh membuat permohonan insurans bagi tahun semasa yang hanya perlu dibuat sekali setahun sahaja. Muat naik borang insurans yang telah dilengkapkan seperti dalam Rajah 10. Klik butang Kemaskini setelah selesai mengemaskini maklumat dan seterusnya klik butang Hantar. Permohonan tersebut akan dihantar ke Urus Setia dan Urus Setia akan menerima emel pemakluman. Pengguna boleh klik butang Cetak untuk mencetak borang permohonan tersebut.

10

3.0 Modul Status Permohonan

Rajah 11

Pengguna boleh melihat senarai permohonan yang telah dibuat beserta status permohonan seperti dalam Rajah 11. Klik pada link Negara Yang Dilawati dan borang permohonan tersebut akan dipaparkan seperti dalam Rajah 12. Pengguna juga boleh membatalkan permohonan yang telah dibuat. Klik pada butang Batal dan masukkan alasan pembatalan seperti dalam Rajah 13. Emel pemakluman akan dihantar ke Urus Setia untuk tindakan selanjutnya sama ada menerima atau menolak permohonan pembatalan tersebut. Jika permohonan tersebut telah dibatalkan, ia tidak akan dipaparkan dalam senarai tersebut.

11

Rajah 12

12

Rajah 13

4.0 Modul Sokongan Penyelia Modul ini hanya terdapat pada pegawai yang bertanggungjawab menyokong permohonan yang dihantar oleh kakitangan di bawah seliaan beliau. Permohonan tersebut merupakan permohonan kali kedua dan seterusnya yang akan dipaparkan seperti dalam Rajah 14. Pilih Status Sokongan dan masukkan Catatan. Klik butang Hantar dan emel pemakluman akan dihantar kepada pemohon.

Rajah 14

13

5.0 Modul Sokongan Ketua Jabatan Modul ini hanya terdapat pada pegawai yang bertanggungjawab menyokong permohonan yang dihantar oleh kakitangan di bawah seliaan beliau. Permohonan tersebut merupakan permohonan secara berkumpulan dan akan dipaparkan seperti dalam Rajah 15. Pilih Status Sokongan dan masukkan Catatan. Klik butang Hantar dan emel pemakluman akan dihantar kepada pemohon.

Rajah 15

14

6.0 Modul Carian

Rajah 16

Pengguna boleh membuat carian maklumat permohonan mengikut kategori carian. Pilih kategori carian dan senarai permohonan akan dipaparkan seperti dalam Rajah 16. Terdapat 4 kategori carian iaitu :

i) Tarikh Lawatan ii) Tarikh Permohonan iii) Kategori Permohonan iv) Status Permohonan

Klik pada link Nama Pemohon dan borang permohonan tersebut akan dipaparkan seperti dalam Rajah 17. Klik butang Cetak untuk mencetak borang permohonan tersebut. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya.

15

Rajah 17

16

7.0 Modul Profil Pengguna

Rajah 18 Modul ini membolehkan pengguna mengemaskini profil dan juga menukar katalaluan. Isikan maklumat seperti dalam Rajah 18 dan klik butang Simpan. 8.0 Keluar

Rajah 19

Klik link Keluar untuk keluar daripada sistem.

17

Senarai Semak Sistem eVisit ICU JPM

Bil Perkara Semak

1. Akses URL http://evisit.icu.gov.my

* Permohonan melalui online dikemukakan 8 hari sebelum tarikh lawatan

2. Daftar (bagi pengguna kali pertama)

- Maklumat setiap kakitangan diperolehi daripada Sistem SISMA (kecuali maklumat kakitangan PERDA yang diperolehi secara berasingan)

3. Click Semak

- Maklumat pengguna dipaparkan jika terdapat dalam pangkalan data.

- Isi borang Pendaftaran jika tiada maklumat dipaparkan

4. Click Simpan

5. Semak e-mel

- Dapatkan ID pengguna dan katalaluan

6. Login sistem guna ID dan katalaluan yang diberikan

- Click Profil Pengguna untuk mengubah katalaluan

7. Click Borang Permohonan

- Lengkapkan borang permohonan

8. Click Simpan

9. Muatnaik dokumen sokongan

- Borang kelulusan cuti daripada HRMIS (jika bercuti pada hari bekerja)

- Atur cara program (jika lawatan berkumpulan)

10. Sokongan Penyelia – Jika lawatan kali kedua dan seterusnya

Sokongan Ketua Jabatan – Jika lawatan berkumpulan

- Click Hantar

11. Isikan borang Insurans dan tandatangan borang ini (jika belum menggunakan kemudahan perlindungan insurans pada tahun semasa)

- Scan dan muatnaik borang insurans

LAMPIRAN

18

12. Click Kemaskini

13. Terima kelulusan sokongan Penyelia/ sokongan Ketua Jabatan melalui

e-mel

- Log in sistem

14. Click Hantar

15. Untuk semakan status permohonan

- Modul Status Permohonan

atau

- Click butang Semak Status pada laman utama

- Masukkan nombor kad pengenalan

- Click butang Semak