manual pengguna e-housekeepingjpwpkl.moe.gov.my/sistem/ehousekeeping/web/manualpengguna.pdf ·...

Versi 1.0

MANUAL PENGGUNA E-HOUSEKEEPING JANUARI 2014

© HAKCIPTA OLEH SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT, JPWPKL 2014© i

SENARAI KANDUNGAN

1.0 LATAR BELAKANG SISTEM E-HOUSEKEEPING .................................................................. 1

PENGENALAN ........................................................................................................................... 1 1.1

2.0 KEPERLUAN SISTEM .................................................................................................................. 1

3.0 KEPERLUAN PENGGUNA .......................................................................................................... 1

4.0 CARTA ALIR SISTEM ................................................................................................................... 2

PEGAWAI MEJA ........................................................................................................................ 3 4.1

PIHAK SEKOLAH ...................................................................................................................... 4 4.2

PENTADBIR SISTEM ................................................................................................................ 5 4.3

5.0 AKSES KE SISTEM E-HOUSEKEEPING .................................................................................. 6

6.0 LOG MASUK KE DALAM SISTEM ............................................................................................. 7

7.0 PERANAN PEGAWAI MEJA ........................................................................................................ 8

Modul Housekeeping ................................................................................................................. 9 7.1

Sub Modul Senarai Baru ................................................................................................. 10 7.1.1

7.1.1.1 Kemasukan Aktiviti Baru ................................................................................................. 10

7.1.1.2 Memuatnaik Lampiran Surat .......................................................................................... 13

7.1.1.3 Kemaskini Aktiviti Baru .................................................................................................... 14

7.1.1.4 Memaparkan aktiviti baru dalam portal ......................................................................... 16

Sub Modul Senarai Paparan .......................................................................................... 17 7.1.2

7.1.2.1 Mengemaskini aktiviti yang telah selesai...................................................................... 17

7.1.2.2 Mengeluarkan aktiviti yang telah selesai sepenuhnya ............................................... 18

MODUL PENGGUNA .............................................................................................................. 19 7.2

SUB MODUL PROFIL ..................................................................................................... 20 7.2.1

7.2.1.1 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA ......................................................... 20

7.2.1.2 PENUKARAN KATA LALUAN ....................................................................................... 21

SUB MODUL BANTUAN ................................................................................................. 23 7.2.2

SUB MODUL LOG KELUAR .......................................................................................... 23 7.2.3


© HAKCIPTA OLEH SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT, JPWPKL 2014© 1

1.0 LATAR BELAKANG SISTEM E-HOUSEKEEPING

PENGENALAN 1.1

Sektor Pengurusan Maklumat JPWPKL telah siap membangunkan Sistem e-Housekeeping pada 23 Disember 2013. Sistem ini boleh digunakan oleh Pegawai JPWPKL, PPW dan BTPNKL untuk merekodkan senarai sekolah-sekolah yang masih belum mengemukakan maklumat mengikut tarikh yang telah ditetapkan dan maklumat sekolah ini akan dipaparkan dalam Portal JPWPKL (http://jpwpkl.moe.gov.my) .

Sistem ini mengandungi modul-modul seperti berikut:

- Modul Housekeeping

- Modul Laporan

- Modul Carian

- Modul Pentadbiran

- Modul Pengguna

2.0 KEPERLUAN SISTEM

Sebelum wujudnya sistem ini, beberapa masalah sering berlaku dimana:

- Maklumat yang dipohon dari pihak sekolah lambat diterima.

- Pegawai meja terpaksa menghubungi pihak sekolah sebagai peringatan maklumat yang dipohon belum dihantar.

- Pihak sekolah memberi alasan tidak mendapat surat berkenaan maklumat yang dipohon.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sistem ini dicadangkan dibangunkan yang seterusnya akan meningkatkan lagi produktiviti di antara JPWPKL / PPW / BTPNKL / Sekolah.

3.0 KEPERLUAN PENGGUNA

Internet Explorer 6.0 / Mozilla Firefox 3.0 ke atas.

Paparan Terbaik : 1024 X 768

Mempunyai capaian internet.

Mempunyai perisian Adobe Reader X.

http://jpwpkl.moe.gov.my/



4.0 CARTA ALIR SISTEM

Carta alir utama untuk sistem ini adalah seperti di atas.

1. Pegawai meja akan log masuk ke dalam sistem.

2. Pegawai meja akan memasukkan aktiviti baru dan senarai sekolah.

3. Pegawai meja akan mengesahkan aktiviti untuk paparan portal.

4. Pegawai meja akan mengemaskini maklumat sekolah yang telah selesai.

5. Pegawai meja akan mengesahkan aktiviti yang selesai untuk dikeluarkan dari paparan portal.

Terdapat 3 carta alir sistem berdasarkan peranan-peranan yang telah ditetapkan seperti berikut:

1. Pegawai meja (JPWPKL / PPW / BTPNKL).

2. Pihak sekolah.

3. Pentadbir sistem.

Mula

Aktiviti Baru

•Pegawai meja akan memasukkan aktiviti baru dan senarai sekolah.

Pengesahan paparan

•Pegawai meja mengesahkan aktiviti untuk dipaparkan di portal Jabatan

Semakan

•Pihak sekolah akan menyemak sekiranya tersenarai dan mengambil tindakan.

Pengemaskinian

•Pegawai meja akan mengemaskini maklumat sekolah yang telah selesai.

Pengesahan selesai

•Pegawai meja akan mengesahkan aktiviti yang selesai untuk dikeluarkan dari paparan portal.

Tamat



PEGAWAI MEJA 4.1

Pegawai meja adalah pengguna yang mempunyai capaian untuk merekodkan, mengesahkan dan mengemaskini maklumat aktiviti. Tugas utama pegawai meja untuk:

- Merekodkan maklumat aktiviti baru.

- Mengesahkan maklumat aktiviti baru.

- Mengemaskini maklumat aktiviti.

- Mengesahkan aktiviti yang telah selesai.

Log masuk

Merekodkan aktiviti baru

Mengesahkan aktiviti

Mengemaskini aktiviti

Pengesahan aktiviti selesai



PIHAK SEKOLAH 4.2

Pihak sekolah adalah pengguna yang mempunyai capaian untuk melihat sama ada nama sekolah tersenarai dalam aktiviti. Tugas utama pihak sekolah untuk:

- Menyemak nama sekolah

- Mengambil tindakan sekiranya tersenarai.

Buka portal jabatan

Semak nama sekolah

Ambil tindakan (jika

tersenarai)



PENTADBIR SISTEM 4.3

Pentadbir sistem adalah pengguna yang mempunyai capaian pentadbiran sistem. Tugas utama pentadbir sistem untuk :

- Menambah senarai aktiviti

- Mengemas kini / menambah maklumat pengguna sistem.

- Membuat pengumuman dari semasa ke semasa.

- Membantu pegawai meja yang memerlukan bantuan cara penggunaan sistem.

Log masuk

Menambah senarai aktiviti

Mengemaskini pengguna

Membuat pengumuman

Bantuan pengguna



5.0 AKSES KE SISTEM E-HOUSEKEEPING

Sistem eHousekeeping boleh dicapai menggunakan pelayar seperti Internet Explorer, Google Chrome ataupun Mozilla Firefox.

Alamat untuk ke sistem e-Housekeeping ialah http://jpwpkl.moe.gov.my dan pengguna perlu memilih di modul Aplikasi Atas Talian seperti berikut:

1. E-HouseKeeping (Jabatan) – untuk pegawai meja JPWPKL / PPW / BTPNKL

2. E-Housekeeping (Sekolah) – untuk pihak pentadbiran sekolah

1

2

http://jpwpkl.moe.gov.my/



6.0 LOG MASUK KE DALAM SISTEM

Pengguna perlu memasukkan maklumat seperti berikut:

1. Masukkan nama pengguna. Contohnya “821121045003”.

2. Masukkan kata laluan pengguna. Contohnya “821121045003”.

3. Pilih templat yang ingin digunakan. (Biru / Merah / Hijau / Oren)

4. Tekan butang “Hantar” untuk memasuki sistem.

Nota :

Nama pengguna adalah kad pengenalan pegawai / kakitangan tanpa “-“.

Kata laluan pengguna pertama kali sama seperti kad pengenalan pegawai / kakitangan tanpa “-“.

1

2

3

4



7.0 PERANAN PEGAWAI MEJA

Peranan pegawai meja adalah untuk memasukkan / mengemaskini maklumat aktiviti dan senarai sekolah yang masih belum mengemukakan / memberi maklumat.

Peranan pegawai meja terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :

1. Housekeeping

a. Senarai Baru

b. Senarai Paparan

c. Senarai Selesai

2. Carian

3. Housekeeping

4. Pengguna

a. Profil

b. Bantuan

c. Log Keluar

1

3

2



Modul Housekeeping 7.1

Modul ini berfungsi untuk menambah / mengemaskini / memadam aktiviti sebelum / semasa / selepas paparan di portal utama jabatan. Modul ini terbahagi kepada 3 sub modul seperti berikut :

1. Sub Modul Senarai Baru

Sub modul ini bertujuan untuk menambah / mengemaskini / memadam aktiviti baru sebelum dipaparkan di portal utama jabatan.

2. Sub Modul Senarai Paparan

Sub modul ini bertujuan untuk mengemaskini / mengeluarkan maklumat aktiviti yang telah diselesaikan oleh sekolah.

3. Sub Modul Senarai Selesai

Sub modul ini bertujuan untuk menyimpan rekod-rekod aktiviti yang telah selesai untuk rujukan pegawai meja.

1

2

3



Sub Modul Senarai Baru 7.1.1

7.1.1.1 Kemasukan Aktiviti Baru

Cara-cara untuk menambah aktiviti baru adalah seperti berikut :

1. Pilih butang “Baru”.

1



2. Pinda maklumat dalam Maklumat Pegawai (sekiranya perlu)

3. Masukkan maklumat dalam Maklumat Housekeeping

a. Kategori, Keterangan (pastikan sama seperti tajuk surat), Tarikh mula dan tamat, Status (pastikan “Baru”).

4. Masukkan maklumat dalam Maklumat Sekolah.

a. Kod sekolah.

i. Buat carian dengan menekan butang (jika perlu)

2

3

4

5



ii. Masukkan nama sekolah yang hendak dipilih

iii. Pilih butang “Carian”.

iv. Pilih sekolah berkenaan dengan memilih butang

b. Catatan.

c. Status (pastikan “Tidak Selesai”).

d. Klik “tambah” untuk tambah sekolah lain.

e. Klik “hapus” untuk keluarkan dari senarai sekolah.

5. Klik “hantar” untuk menyimpan maklumat yang telah diisi.

iii

ii

iv



7.1.1.2 Memuatnaik Lampiran Surat

Cara untuk memuat naik lampiran surat ke dalam aktiviti adalah seperti berikut:

1. Klik pada modul Housekeeping -> Senarai Baru [1]

2. Pilih aktiviti yang dikehendaki [2]

3. Pilih butang “Tambah” pada Maklumat Lampiran. [3]

1

2

3



4. Masukkan keterangan lampiran [4].

5. Pilih surat yang telah diimbas [5].

6. Tekan butang “Hantar” [6].

7.1.1.3 Kemaskini Aktiviti Baru

Cara untuk mengemaskini aktiviti baru yang telah dimasukkan seperti berikut:


2. Pilih aktiviti yang dikehendaki [2]

5

6

4

1

2



3. Pilih butang “Kemaskini” untuk mengemaskini maklumat [3].

4. Kemaskini maklumat seperti yang dikehendaki.

5. Tekan butang “Hantar” untuk menyimpan rekod yang telah dikemaskini.

3

5

4



7.1.1.4 Memaparkan aktiviti baru dalam portal

Cara untuk memaparkan aktiviti yang baru ke dalam portal jabatan adalah seperti berikut:


2. Pilih aktiviti yang dikehendaki

3. Tekan butang untuk mengesahkan paparan ke dalam portal Jabatan [2].

4. Mesej “Anda pasti untuk memaparkan rekod ini dalam portal Jabatan. Pilih butang “OK” untuk memaparkan aktiviti ke dalam portal Jabatan [3].

2 1 3



Sub Modul Senarai Paparan 7.1.2

7.1.2.1 Mengemaskini aktiviti yang telah selesai

Cara-cara untuk mengemaskini aktiviti yang telah selesai adalah seperti berikut :

1. Klik pada modul Housekeeping -> Senarai Paparan [1]

2. Pilih aktiviti yang dikehendaki [2].

3. Pilih butang “Kemaskini” pada Maklumat Lampiran. [3]

2

1

3



4. Pilih status “Selesai” dan masukkan tarikh pada sekolah yang selesai [4].

5. Pilih butang “Hantar” pada menyimpan rekod [5]

7.1.2.2 Mengeluarkan aktiviti yang telah selesai sepenuhnya

Cara-cara untuk mengeluarkan aktiviti yang telah selesai sepenuhnya adalah seperti berikut :

1. Klik pada modul Housekeeping -> Senarai Paparan [1]

2. Pilih aktiviti yang dikehendaki.

4

5

1

2 3



3. Tekan butang untuk mengeluarkan aktiviti telah selesai sepenuhnya daripada paparan portal [2].

4. Mesej “Anda pasti untuk mengubah status rekod kepada “SELESAI”. Pilih butang “OK” untuk mengeluarkan aktiviti daripada paparan portal [3].

MODUL PENGGUNA 7.2

Modul ini berfungsi untuk memudahkan pengguna menggunakan sistem ini. Sub modul terbahagi kepada 3 seperti berikut :

1. Sub Modul Profil

Sub modul ini berfungsi memaparkan / mengemas kini maklumat pengguna. Pengguna boleh mengemas kini maklumat pengguna seperti nama samaran. Pengguna juga boleh mengubah kata laluan pengguna melalui sub modul ini.

2. Sub Modul Bantuan

Sub modul ini berfungsi untuk memudahkan pengguna menggunakan sistem ini di mana manual pengguna akan dipaparkan untuk rujukan pengguna.

3. Sub Modul Log Keluar

Sub modul ini bertujuan untuk keselamatan sistem di mana sekiranya pengguna telah habis menggunakan sistem ini, pengguna perlu log keluar dari sistem ini untuk menghalang dari penggunaan tidak sah oleh pihak lain.

1

2

3



SUB MODUL PROFIL 7.2.1

Sub modul ini berfungsi memaparkan / mengemas kini maklumat pengguna. Pengguna boleh mengemas kini maklumat pengguna seperti nama samaran. Pengguna juga boleh mengubah kata laluan pengguna melalui sub modul ini.

7.2.1.1 PENGEMASKINIAN MAKLUMAT PENGGUNA

Cara untuk mengemaskini maklumat pengguna adalah seperti berikut:

1. Klik pada modul Pengguna -> Profil. [1]

2. Tekan butang “Kemaskini” untuk mengemas kini maklumat pengguna. [2]

2

1

2



3. Kemaskini maklumat seperti diperlukan. [3]

4. Tekan butang “Hantar” untuk menyimpan rekod yang telah dikemaskini. [4]

7.2.1.2 PENUKARAN KATA LALUAN

Cara untuk menukar kata laluan pengguna adalah seperti berikut:

1. Klik pada modul Pengguna -> Profil. [1]

2. Tekan butang “Kata Laluan” untuk menukar kata laluan pengguna. [2]

4

3

1

2



3. Masukkan kata laluan asal. [3]

4. Masukkan kata laluan yang baru. [4]

5. Masukkan kata laluan yang baru (semula) Pastikan sama seperti kata laluan baru. [5]

6. Tekan butang “Hantar” untuk menyimpan kata laluan yang baru. [6]

3

4

5

6



SUB MODUL BANTUAN 7.2.2

Sub modul ini berfungsi untuk memudahkan pengguna menggunakan sistem ini di mana manual pengguna akan dipaparkan untuk rujukan pengguna.

SUB MODUL LOG KELUAR 7.2.3

Sub modul ini bertujuan untuk keselamatan sistem di mana sekiranya pengguna telah habis menggunakan sistem ini, pengguna perlu log keluar dari sistem ini untuk menghalang dari penggunaan tidak sah oleh pihak lain.

1

1

manual pengguna e-housekeepingjpwpkl.moe.gov.my/sistem/ehousekeeping/web/manualpengguna.pdf ·...

Documents