laporan isu luaran dan dalaman dari pemilik … bil_19_2017/4_(c) isu luaran... · laporan isu...

LAPORAN

ISU LUARAN DAN DALAMAN

DARI PEMILIK PROSES DAN

STATUS SUMBER (KEWANGAN, SUMBER

MANUSIA, INFRASTUKTUR)

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

BIL. 19/2017

26 SEPTEMBER 2017

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN ISU LUARAN DAN DALAMAN DARI PEMILIK PROSES DAN STATUS SUMBER (KEWANGAN, SUMBER MANUSIA,

INFRASTUKTUR) MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

1

1.0 LATAR BELAKANG

(a) Standard MS ISO 9001:2015 Klausa 9.3.2 (b) menyatakan:

“Management review inputs - The management review shall be planned and carried out

taking into consideration: changes in external and internal issues that are relevant to the

quality management system.”

(b) Standard MS ISO 9001:2015 Klausa 9.3.2 (d) menyatakan:

“the adequacy of resources; (infrastructure, finance and human resource)”

(c) Dengan itu, bagi memastikan UM akur dengan klausa ini, perubahan isu dalaman serta

luaran berkaitan dengan SPK dan juga status sumber perlu dilaporkan. Sebagai contoh,

isu luaran – dasar-dasar kerajaan, sumber kewangan, keperluan kerangka,cth: MQA,

MyRA dan isu dalaman – sumber manusia, pelan penggantian, kewangan dan lain-lain

manakala status sumber adalah berkenaan kewangan, sumber manusia dan Infrastuktur.

2.0 ISU LUARAN DAN DALAMAN

(a) Surat bertarikh 19 Jun 2017 telah dikeluarkan kepada Pemilik Proses memohon

menghantar maklumat berkenaan perubahan isu luaran dan dalaman bagi setiap Proses

Teras masing-masing (PT01-PT10). Isu yang dianggap paling penting untuk

dibincangkan pada MKSP Bil.19/2017. Berikut adalah Pemilik Proses yang berkenaan:

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) – PT01

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) – PT07 & PT09

Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) – PT02 & PT06

Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) – PT04

Pendaftar – PT03

Pengawal Kewangan/ Bendahari – PT05

Ketua Pustakawan – PT08

Pengarah Pusat Sukan – PT10

Pengarah Pusat Kebudayaan – PT10




2

(b) Perjumpaan bersama wakil pemilik proses bersama QMEC telah diadakan pada 17

Ogos 2017 berkenaan Isu luaran dan dalaman Universiti Malaya. Tarikh penghantaran

yang dimohon adalah pada 24 Ogos 2017. Kesemua Pemilik Proses telah menghantar

isu luaran dan dalaman untuk proses masing-masing, kecuali Pusat Sukan berikutan

tiada isu dalaman dan luaran yang dikenalpasti.

Nama Wakil Pemilik Proses Pd. Perjumpaan 17 Ogos 2017

Proses Teras

En. Mohd Nasruddin Kachi Maiden, Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran

En. Fakhrulrazi Ibrahim,

Pejabat Timb. Naib Canselor

(Penyelidikan & Inovasi )

PT02 – Pengurusan Penyelidikan

PT06 - Pengurusan Komersialisasi

Puan Mazira Ismail,

Bahagian Sumber dan Manusia

Puan Che Mazni Sidek

Bahagian Sumber Manusia

PT03 – Pengurusan Sumber Manusia

En. Mohd Husni Bin On,

Jab. Pembangunan & Penyelenggaraan Harta Benda

PT04 – Pengurusan Infrastruktur Dan Harta

PPHB

PTM

Puan Hanadiah Supa'at

Pejabat Bendahari

PT05 – Pengurusan Kewangan

Tuan Hj. Yusof Harun Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni

PT07- Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

Puan Maziah Salleh

Perpustakaan

En. Abd Aziz Abdul Rashid Muzium Seni Asia & Galeri Seni

PT08 – Pengurusan Perpustakaan

Perpustakaan

Muzium Seni Asia & Galeri Seni

En.Khairuddin Naim Bin Mohd Zain Kolej Kediaman 4

En.Muhammad Azli Bin Ab Aziz Kolej Kediaman 10

PT09 – Pengurusan Kolej Kediaman

En. Amran Mohamed Nor Pusat Sukan

En. Mohd Fadzli Mohd Khalid Pusat Kebudayaan

PT10- Pengurusan Perkhidmatan Sukan/ Kebudayaan

Pusat Sukan

Pusat Kebudayaan




3

2.1 Isu Luaran Dan Dalaman Mengikut Proses Teras

(a) Hasil daripada perjumpaan bersama wakil pemilik proses yang berkenaan, berikut adalah

isu luaran dan dalaman yang telah dikenalpasti dimana Isu ini yang boleh mengganggu/memberi

impak yang besar kepada perkhidmatan atau proses.

ISU LUARAN DAN DALAMAN PT01

ISU IMPAK PROSES/PTJ TERLIBAT

1. Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) melalui surat pekeliling Bil. 2/2016 bertarikh 17 Ogos 2016 telah mengeluarkan arahan pindaan syarat kelayakan masuk dalam standard program. Antara perkara yang diperjelaskan dalam surat berkenaan adalah:

(a) Penawaran kursus penguasaan Bahasa Inggeris oleh PPT kepada pelajar yang tidak pernah disetarakan dengan mana-mana tanda aras antarabangsa seperti Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) adalah tidak lagi dibenarkan.

(b) Ini selaras dengan

penetapan dalam surat makluman JPT no rujukan JPT/BPP(P)1000-753Jld.3(15) bertarikh 12 April 2016. Pindaan ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2017.

Pemakluman ini bermaksud UMCCED tidak boleh meneruskan penawaran English Language Proficiency Programme (ELPP) bagi pelajar antarabangsa sebagai alternatif bagi syarat kemasukan ILETS/TOEFL. 2) Implikasinya, bilangan pelajar antarabangsa ke Universiti Malaya boleh terjejas kerana mereka perlu memenuhi syarat IELTS/TOEFL dahulu sebelum boleh mendaftar di UM.

Proses PT01 – Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

Cadangan Penyelesaian 1) Mengemukakan

permohonan bagi

meneruskan penawaran

Kursus Kecekapan Bahasa

Inggeris sendiri bagi

menggantikan keperluan

syarat kelayakan masuk

menggunakan Standard

Ujian Bahasa Inggeris

Antarabangsa ketika

Mesyuarat Jawatankuasa

Timbalan-Timbalan Naib

Canselor / Rektor (Akademik

& Antarabangsa) Universiti

Awam (JKTNCRA) Ke 53

Bil. 1/2017.

2) YBhg. TNC (A&A) yang juga

merupakan Pengerusi

JKTNCRA telah

mengemukakan cadangan

penubuhan Konsortium

Penyetaraan Kursus Bahasa

Inggeris Yang Ditawarkan

Oleh Universiti Awam

kepada Mesyuarat

Jawatankuasa Timbalan-

Timbalan Naib Canselor /




4


Rektor (Akademik &

Antarabangsa) Universiti

Awam Ke 54 Bil. 2/2017.

3) Penubuhan konsortium

tersebut serta penyetaraan

program ELPP masih lagi

dibincangkan oleh Pejabat

TNC (A&A) bersama pihak

MQA dan KPT.

Perkembangan perkara ini

akan dimaklumkan ketika

mesyuart MKSP akan

datang


PT02 – Pengurusan Penyelidikan

KEWANGAN


1. Kedudukan kewangan yang tidak stabil

Pengurangan dana operasi dan penyelidikan telah menjejaskan operasi harian dan penyelenggaraan kemudahan pejabat dan makmal serta projek penyelidikan. Ini boleh menjejaskan pematuhan garis panduan biosafety untuk kemudahan makmal serta bilangan dan kualiti penerbitan.

CEBAR

2. Pengurangan Page Charge Bayaran page charge yang telah dikurangkan jumlah maksimum iaitu dari RM6,000 ke RM3,000 disebabkan kekangan kewangan

HIR

3. Pengenaan caj 15% ke atas konsultasi penyelidikan

Mengurangkan persaingan

luaran dan potensi

mendapatkan konsultasi

penyelidikan

TIDREC




5


4. Deposit dan Fi Permit

Kajian di Taman Laut Malaysia

Pelaksanaan Deposit dan Fi

Permit Kajian di Taman Laut

Malaysia menyebabkan

tambahan beban projek

penyelidikan.

IOES

5. Peruntukan Penyelenggaraan Peralatan

Kebanyakan peralatan di HIR tidak dapat diselenggara disebabkan kekangan peruntukan bagi membaiki peralatan yang rosak dan kehabisan warranti kontrak servis bagi high end equipment pada tahun 2016-2017.

HIR

INFRASTRUKTUR


1. Kekurangan ruang untuk pejabatan staf akademik

CEBAR menyewa pejabat untuk tiga kakitangan akademik menggunakan dana RU. Dana RU yang tidak mencukupi akan menjejaskan ketersediaan pejabat untuk staf akademik.

CEBAR

2. Penempatan bertempat untuk PTj

Memudahkan

pengurusan PTj

Mengurangkan

pergerakan infectious

material di antara makmal

PTj di tempat berlainan

Mengurangkan

perbelanjaan kerana

pembelian barang

penyelidikan dan

peralatan yang boleh

digunasama

TIDREC




6


3. Bangunan Keadaan Bangunan HIR yang usang dan banyak kerosakan berlaku sejak tahun 2013 seperti banjir di Aras 2, Gangguan bekalan eletrik, dan bumbung bocor. Sebahagian Bangunan HIR (Bahagian belakang dan kedua-dua sisi) berada di cerun yang berisiko yang akan menyebabkan tanah runtuh dan banjir lumpur semasa hujan lebat menjejaskan struktur bangunan.

HIR

SUMBER MANUSIA


1. Terlalu bergantung staf kontrak kerana tiada staf tetap

Mengakibatkan perkhidmatan

terganggu keran kekerapan keluar

masuk staf.

IPPP

2. Memerlukan pegawai

khusus untuk

a. Pentadbiran dan

kewangan PTj

b. Pegawai Penyelidik

untuk pengurusan

WHOCC

c. Juruteknologi

makmal untuk Tick

Cell Biobank

Outpost di Asia

Mengurangkan produktiviti TIDREC

Jumlah perjawatan pelantikan jawatan Tetap yang tidak mencukup untuk staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Skim N) dan Kumpulan Pelaksana (Skim N) di bawah Pejabat TNC (P & I), Wisma R & D, HIR dan UMCoE/HICoE

1. Menjejaskan kefungsian kualiti,

urus tadbir harian dan srtuktur

governan secara keseluruhah di

bawah P & I.

2. Tiada struktur pelan penggantian

staf mengikut perancangan

Universiti khsusnya untuk pegawai

Urusan termasuk pentadbiran, kewangan, pengurusan pembangunan dan penyelidikan inovasi, kewangan, penyelenggaraan peralatan dan inventori/ Pejabat TNC (P & I), Unit Pengurusan Wisma R & D, Sekretariat HIR.




7


Kumpulan Pengurusan &

Profesional dan menjejaskan

peluang kemajuan kerjaya masing-

masing


PT03 – PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

ISU LUARAN


1. Kekangan Kewangan (a) Memberi kesan terhadap

pelantikan staf antarabangsa

kerana peruntukan yang

tidak mencukupi.

Ini akan memberi kesan terhadap ranking universiti kelak dan juga keperluan tenaga pengajar di kalangan staf antarabangsa.

(b) Memberi kesan terhadap

pelantikan staf kontrak dan

kontrak Lepas Bersara yang

masih diperlukan kepakaran

dan sumbangan mereka.

Pelantikan Staf Akademik / Bahagian Sumber Manusia.

ISU DALAMAN


1. Beban Pengajaran Staf Akademik dalam trek penyelidikan bagi beberapa PTj tidak berpuas hati kerana beban pengajaran tidak diagihkan mengikut wajaran berdasarkan trek akademik.

PTj Akademik.




8


PT04 – PENGURUSAN INFRASTRUKTUR DAN HARTA

PT04 – Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PPHB)

ISU DALAMAN


1. Pemotongan peruntukan

OCAR tahunan JPPHB

(Dasar Penjimatan / Pelan

Mengoptimumkan Kos)

- Kerja-kerja penyelenggaraan

pencegahan (preventive

maintenance) dan tindakan

penyelesaian aduan kerosakan

tidak dapat dilaksanakan

dengan sempurna.

- Kebarangkalian kerosakan

besar (major breakdown)

berlaku akan meningkat

khususnya terhadap peralatan

sistem M&E.

UM-PT04-PK01-AK031 (ADUAN HELPDESK JPPHB)

2. Proses permohonan kerja-

kerja tambahan di dalam

sesuatu projek perlu melalui

Jawatankuasa Arahan

Perubahan Kerja sebelum

kerja-kerja boleh

dilaksanakan di tapak

(Proses terdahulu memadai

kerja boleh dilaksanakan

setelah mendapat kelulusan

dari Pegawai Penguasa

sebelum dibawa ke

mesyuarat Jawatankuasa

Arahan Perubahan Kerja).

- Kelewatan kerja-kerja ditapak

disebabkan proses kelulusan

yang mengambil tempoh masa

yang lebih lama.

- Membolehkan kontraktor

membuat Tuntutan Kerugian &

Perbelanjaan (Loss &

Expense) disebabkan

kelewatan UM membuat

keputusan.

- Membolehkan kontraktor

memohon Perlanjutan Masa

(EOT) disebabkan kelewatan

kelulusan tersebut.

UM-PT04-PK01-AK025 (PELAKSANAAN PEMBINAAN BARU) UM-PT04-PK02-AK003 (SENGGARAAN PEMULIHAN, PENCEGAHAN, PENGAWALAN HAIWAN PEROSAK DAN PENYELENGGARAAN LANDSKAP)

PT04 – Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PTM)

ISU LUARAN

ISU IMPAK PROSES/PTJ

TERLIBAT

1. Dasar Kerajaan dalam

tempoh melantik staf

ganti bagi mengisi

kekosongan jawatan

Kekurangan staf. Menyukarkan perancangan

kerja mengikut projek.

Pelbagai proses

pengurusan

sistem maklumat.




9


TERLIBAT

2. Kekurangan Bajet yang

diperuntukkan

diperingkat Central

Kekurangan bajet yang diagihkan ke PTJ oleh

Universiti. Tidak dapat melaksanakan projek

baru.

Pelbagai proses

pengurusan

sistem maklumat.

3. Dasar pekeliling yang

sudah lama

Tidak lagi bersesuaian dalam keadaan

semasa. Menyukarkan penwujudan proses

baru yang lebih responsif kepada keperluan

semasa

Pelbagai proses

pengurusan

sistem maklumat.

4. Kepelbagaian bentuk

pelaporan yang sering

bertukar tukar oleh

pelbagai agensi

Kadar jumlah masa yang digunakan untuk

menjana laporan-laporan tersebut oleh

pasukan tertentu at the expense of

menggunakan masa tersebut untuk membuat

analisa bagi tujuan penambahbaikan

Pelbagai proses

pengurusan

sistem maklumat.

ISU DALAMAN


TERLIBAT

1. Kewangan

Pelaksanaan redundancy

bagi peralatan gateway

routerr & firewall masih tidak

dapat dilaksanakan kerana

menunggu kelulusan RMK-

11 (RP3)

Availability rangkaian terjejas jika berlaku

gangguan ke atas peralatan.

Pengurusan

rangkaian

2. Kekurangan peruntukan

OCAR secara

keseluruhan

Perbelanjaan pengoperasian dan

penyelenggaraan terpaksa dilaksanakan

mengikut keperluan dan prioriti sahaja

Projek menaik taraf dan penambahbaikan

terpaksa di KIV- yang akhirnya boleh

membawa organisasi kehilangan ‘competitive

advantage’

Pengurusan Bajet

PTj




10


PT05- PENGURUSAN KEWANGAN

ISU LUARAN


1. Pemotongan agihan

Belanjawan Mengurus

oleh Kementerian

Pendidikan Tinggi

(KPT).

1. Sumber Kewangan

Agihan belanja mengurus PTj telah dipotong. PTj perlu melaksanakan dasar penjimatan dan penjanaan pendapatan yang lebih berkesan.

2. Sumber Manusia

Perjawatan kontrak - tidak dipertimbangkan untuk jawatan baru dan kontrak sedia ada dikaji semula untuk penyambungan mengikut keutamaan.

3. Kenaikan Kadar Yuran Pengajian

Kajian semula kadar yuran pengajian telah dilaksanakan bagi meningkatkan pendapatan UM daripada sumber dalaman. UM perlu memastikan kualiti program pengajian yang ditawarkan adalah selari dengan yuran yang dikenakan bagi memastikan daya saing UM berbanding universiti lain tidak terjejas.

PT01 : Pengajaran & Pembelajaran PT02 : Pengurusan Penyelidikan PT03 : Pengurusan Sumber Manusia PT04 : Pengurusan Infrastruktur & Harta PT06 : Pengurusan Komersialisasi PT07 : Pengurusan Hal Ehwal Pelajar PT08 : Pengurusan Perpustakaan PT09 : Pengurusan Kolej Kediaman PT10: Pengurusan

Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan

2. Pelaksanaan Cukai

Barang dan

Perkhidmatan (GST) ke

atas dana penyelidikan

Fundamental

Kementerian Pendidikan

Tinggi (KPT).

Jumlah sebenar dana yang boleh digunakan untuk aktiviti penyelidikan berkurang kerana dana yang diterima daripada KPT dipotong sebanyak 6% sebagai cukai input di samping menanggung perbelanjaan yang turut tertakluk kepada cukai output.

PT02 : Pengurusan Penyelidikan




11

ISU DALAMAN


1. Dasar Pembahagian

Sumber Kewangan

Daripada Pusat

Tanggungjawab (PTj)

dan Projek Yang

Diluluskan Oleh

Universiti Malaya

Penjanaan pendapatan di PTj tertakluk kepada agihan kepada Universiti mengikut kadar berikut: i) Seminar, kursus,

persidangan, bengkel

& lain-lain aktiviti

yang diluluskan oleh

UM - 10%

ii) Sewaan

ruang/kemudahan -

20%

1. Pendapatan bersih PTj bagi

sesuatu aktiviti berkurang.

2. Hasil PTj daripada sumber

sewaan ruang/kemudahan

berkurang.

3. PTj menaikkan kadar yuran

penyertaan aktiviti dan kadar

sewa ruang/kemudahan.

Menjejaskan bilangan penyertaan bagi aktiviti yang dianjurkan dan penurunan permintaan bagi sewaan ruang/kemudahan di UM sekiranya peningkatan caj tidak selari dengan kualiti perkhidmatan yang ditawarkan.

PT01 : Pengajaran & Pembelajaran PT02 : Pengurusan Penyelidikan PT03 : Pengurusan Sumber Manusia PT04 : Pengurusan Infrastruktur & Harta PT06 : Pengurusan Komersialisasi PT07 : Pengurusan Hal Ehwal Pelajar PT08 : Pengurusan Perpustakaan PT09 : Pengurusan Kolej Kediaman PT10: Pengurusan

Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan

2. Dasar agihan dana

kewangan untuk tujuan

penyelidikan

Dana kewangan yang diterima sama ada tempatan atau antarabangsa tertakluk kepada agihan kepada Universiti.

Jumlah sebenar dana yang boleh digunakan untuk aktiviti penyelidikan berkurang kerana dana yang diterima akan diagihkan kepada Universiti mengikut kadar yang ditetapkan.

PT02 : Pengurusan Penyelidikan

ISU LUARAN DAN DALAMAN PT06 PT06 – Pengurusan Komersialisasi (UMCARES)

ISU LUARAN


1. Keadaan ekonomi dan kewangan yang tidak stabil

Kekangan kewangan menyebabkan semua aktiviti teras dapat dilakukan dalam keadaan yang minima dan terhad

Penjanaan pendapatan melalui program anjuran PTj.




12


2. Pihak luar tidak melakukan aktiviti jalinan masyarakat kerana kekangan kewangan dan ekonomi yang tidak stabil

Kekurangan ‘matching grant’ dan ‘join branding’ yang boleh meningkatkan lagi promosi aktiviti keterlibatan masyarakat UM

Program aktiviti keterlibatan masyarakat yang menangani isu dan masalah semasa yang boleh menarik perhatian para penyumbang dan

3. Format laporan yang diperlukan oleh KPT/UCTC/MYRA sering berubah menyebabkan kesukaran dalam pengumpulan data secara bersepadu.

Pemegang geran tidak dapat memahami sepenuhnya kriteria yang sering berubah-ubah

Mengadakan bengkel dan seminar berkenaan dengan geran jaringan masyarakat yang ingin ditawarkan

ISU DALAMAN


1. 100% staf bertanggungjawab adalah berstatus kontrak.

Staf yang berpengalaman boleh meninggalkan PTJ pada bila-bila masa dan untuk melatih kembali staf memerlukan masa

PTJ memberi galakan dalam bentuk insentif yang relevan kepada staf dan PTJ

2. Data pemantauan belum lagi dilaksanakan secara sistematik dan dalam talian

Pengumpulan data secara manual kadangkala boleh menyebabkan kekeliruan dan kelewatan dalam pemberian data

Pembangunan data secara atas talian dengan melibatkan peranan PNC JIM agar data yang terkumpul lebih menyeluruh

3. Peruntukan geran yang diberi untuk aktiviti jalinan masyarakat adalah terhad

Dana yang diberikan terhad untuk menjalankan aktiviti komuniti secara inklusif dan menyeluruh serta memastikan ia telah memenuhi keperluan bagi MYRA

Menggalakkan pemegang geran untuk melaksanakan ‘matching fund’ bersama rakan kerjasama dan mempromosikan program jaringan masyarakat ke pihak-pihak berkepentingan

4. Permohonan yang diberikan pensyarah tidak menepati ciri-ciri yang diperlukan oleh KPT/UCTC/MYRA

Geran- geran luar yang ditawarkan tidak dapat diperoleh

Merangka strategi untuk mendapatkan geran dan mengadakan lawatan sambal belajar ke IPT/PTJ yang berkenaan




13

PT06 – Pengurusan Komersialisasi (UMCIC)

ISU LUARAN


1. Perubahan peruntukkan kewangan kepada Universiti Penyelidikan.

Menjejaskan fungsi utama UMCIC terutama dalam perlindungan harta intelek (asset tidak nyata) dan pengkomersilan asset-aset tersebut dalam membantu penjanaan pendapatan.

UMCIC

2. Perubahan dasar dan/atau glosari eksesais penanda-aras (cthnya MyRA).

Berpotensi memberikan kesan kepada kedudukan dalam penanda-aras dan/atau kesan lain seperti kemudahan peruntukan kewangan.

UMCIC

ISU DALAMAN


1.Kesinambungan sumber manusia yang terlatih kerana 85% staf di UMCIC berstatus kontrak.

1.Menjejaskan kefungsian kualiti, urus tadbir harian dan struktur governan secara keseluruhah dibawah urustadbir UMCIC/JIM; dan

2.Tiada struktur pelan penggantian staf mengikut perancangan Universiti khususnya untuk pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional dan menjejaskan peluang kemajuan kerjaya masing-masing.

UMCIC




14


2.Peruntukan terhad dalam melaksanakan aktiviti berkaitan harta intelek, mempromosi aktiviti komersil dan isu pembayaran gaji staf kontrak.

1. Pembaharuan dan

perlantikan staf berstatus

kontrak (lebih 80%) di

UMCIC tidak dapat

dilaksanakan;

2. Pendaftaran dan

penyelenggaraan harta

intelek adalah secara

minima;

3. Pencapaian harta intelek

dan bilangan produk

dikomersil tidak mencapai

keperluan MyRA dan

university;

4. Geran Pra-Komersil –didak

dapat memberikan peluang

kepada Penyelidik untuk

penyediaan Prototaip bagi

tujuan promosi dan

mengkomersilkan produk;

dan

5. Tidak dapat mencapai KPI

UM dan Sasaran MyRA

(RU)

UMCIC 1. Proses Perlindungan

Harta Intelek;

2. Proses Komersil;

3. Proses Kewangan .

3. Penyelidik kurang memberi

kerjasama dalam urusan

perlindungan harta intelek dan

aktiviti pemindahan teknologi .

1. Tiada perlindungan IPR

yang sewajarnya;

2. Teknologi tidak berjaya

dikomersilkan; dan

3. Tidak mencapai skor

MyRA/RU dalam kategori

pendaftaran harta

intelek(IPR), bilangan

teknologi komersil dan

jumlah janaan pendapatan.

UMCIC 1. Proses Perlindungan

Harta Intelek;

2. Proses Komersil;

3. Proses Kewangan.




15


PT07 – PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR

ISU LUARAN


1. Program Gap Year telah

diumumkan semasa Amanat

Menteri Pendidikan Tinggi

2017 bagi memenuhi

lonjakan /Pelan

Pembangunan Pendidikan

Malaysia (2015-2025) iaitu

melahirkan graduan holistik,

seimbang dan bercirikan

keusahawanan.

Objektif Gap Year (1) Memberi peluang dan

ruang kepada pelajar

untuk menangguhkan

pengajian (2 semester)

bagi mengenal potensi

diri dengan

melaksanakan aktiviti

kesukarelawan,

keusahawanan, sukan

dan lain-lain.

(2) Meningkatkan kemahiran

insaniah dan

kebolehpasaran pelajar.

(3) Manafaat tidak langsung

dalam pambangunan

komuniti dan

kesejahteraan rakyat.

(1) Pihak Universiti perlu

mendapatkan

kelulusan Senat untuk

pelaksanaan Gap

Year di UM

(2) Bahagian Akademik,

Bahagian HEPA dan

Akademik /Fakulti/

Pusat perlu

bekerjasama untuk

menyediakan syarat

dan prosedur

permohonan.

(3) Seterusnya

melaksanakan peranan

masing-masing bagi

memproses

permohonan pelajar.

(1) Bahagian Akademik

- menyediakan kertas

cadangan untuk kelulusan

Senat.

- kemaskini rekod pelajar

yang mengikuti program

Gap Year.

(2) Bahagian Hal Ehwal Pelajar &

Alumni

- menyediakan syarat dan

prosedur permohonan.

- TNC (HEPA) proses

kelulusan mengikut

perakuan Dekan

/Pengarah.

(3) Akademi /Fakulti/Pusat

- menerima permohonan

pelajar berdasarkan syarat

dan prosedur yang

disediakan.

- Dekan/Pengarah buat

perakuan untuk kelulusan

TNC (HEPA)




16

ISU DALAMAN


1. Program Intervensi

kebolehpasaran graduan

(Graduate Employbililty) GE.

Bahagian HEPA merasakan tiada program yang bersepadu Intervensi (GE) bagi menyediakan program meningkatkan nilai tambah graduan daripada aspek kelayakan profesional, keterampilan diri dan sahsiah bagi membantu pelajar memperolehi pekerjaan dan relevan dengan keperluan majikan.

1. Tiada bahagian /jabatan

khusus yang melihat

agenda kritikal ini.

2. Tiada ‘one stop centre’ bagi

melaksanakan rangka

kerja meningkatkan

kebolehpasaran pelajar

Universiti dapat menubuhkan satu bahagian/unit khas bagi melaksanakan program Intervensi GE di Universiti Malaya.


PT08 – PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

PT08 – Pengurusan Perpustakaan (BAHAGIAN PEROLEHAN)

ISU DALAMAN


1. Urusan perolehan buku

terbitan tempatan

PK 7.5 (Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan Luar Negara) hanya diguna pakai untuk buku yang dihasilkan oleh penerbit luar negara. Setiap tahun Perpustakaan membuat pembelian lebih daripada 1,000 tajuk buku yang dihasilkan oleh penerbit tempatan (contohnya Penerbit Universiti, MPH, Pelanduk Publication, di mana sebahagian besar daripadanya merupakan tajuk yang disenaraikan sebagai rujukan bagi kursus-kursus yang ditawarkan oleh PTj akademik. Terdapat juga tajuk-

1. Perpustakaan tidak

dapat menyediakan

buku yang

diperlukan oleh

pelajar, pensyarah

dan penyelidik dalam

tempoh yang

ditetapkan


dapat

membelanjakan

peruntukan

pembelian buku

dengan efektif


dapat membina

Bendahari




17


tajuk yang diminta oleh pensyarah dan penyelidik untuk digunakan sebagai bahan rujukan tambahan. Proses perolehan buku terbitan tempatan mengguna pakai prosedur perolehan bekalan biasa sebagaimana proses bagi pembelian perabut dan peralatan pejabat di mana proses ini mengambil masa yang lama dan biasanya melebihi 30 hari. Ada kalanya buku yang sangat laris di pasaran telah habis dijual dan pihak Perpustakaan tidak dapat membelinya.

koleksi buku ilmiah

terbitan tempatan

dengan jayanya.

Adakalanya

Perpustakaan

terpaksa melakukan

pinjaman antara

perpustakaan

sekiranya buku yang

diperlukan tiada

dalam simpanan

Perpustakaan atau

telah tiada dalam

pasaran.

4. Peluang untuk

membuat pembelian

terus daripada

pembekal yang

membawa buku

tertentu kepada

Perpustakaan

(Books on approval)

tidak dapat

dilaksanakan




18

PT08 – Pengurusan Perpustakaan (SPP)

ISU DALAMAN


1. Penyediaan invois untuk

Pembekalan Dokumen

(artikel jurnal/ kertas kerja

persidangan/ bab buku)

kepada institusi

luar/perpustakaan luar

2. Invois tidak boleh dikeluarkan

oleh Perpustakaan

1) Mengambil masa yang

lama (sehingga 3 minggu)

untuk dibekalkan kepada

pihak ketiga sedangkan

bahan (artikel/bab

buku/kertas persidangan)

diperlukan Segera untuk

penyelidikan pemohon

2) Bahan terpaksa dibekalkan

sebelum Invois diterima

oleh Perpustakaan dari

Bendahari – tuntutan

terpaksa dibuat berkali-kali

dengan pihak ketiga dan

mengambil masa bertahun-

tahun (dari 2014)

3) Menjejaskan imej

Perpustakaan UM kerana

perkhidmatan yang

diberikan dilihat kurang

cekap dan tidak berkualiti

4) Menjejaskan peluang

menjana pendapatan

Perpustakaan

Bendahari




19

PT08 – Pengurusan Perpustakaan (Muzium & Galeri)

ISU LUARAN


1. Ketidak tentuan jumlah

peruntukan belanja

mengurus Muzium Seni

Asia dan Galeri Seni

Perancangan yang sepatutnya perlu dilaksanakan pada tahun semasa dan tahun berikutnya tergendala / tidak dapat dilaksanakan. Imej universiti terjejas kerana tidak menepati janji, standard pelaksanaan aktiviti tidak tercapai, pihak yang ingin mempamer khususnya artis / pelukis yang baru – mengeluh kerana kos yang tinggi terpaksa ditanggung .

Muzium Seni Asia dan Galeri Seni Universiti Malaya


PT09- PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN

ISU LUARAN


1. Keputusan pihak

pengurusan berkenaan

keperluan agar semua

proses perolehan

menggunapakai sistem e-

perolehan tanpa sebarang

pengecualian.

- Dijangka akan ada beberapa

aduan yang melibatkan kerja

penyelenggaraan tidak boleh

diselesaikan dalam tempoh yang

singkat sperti biasa kerana perlu

menanti dalam tempoh yang

tertentu.

- Dijangka proses perolehan untuk

aktiviti pelajar juga akan terjejas

dan membuatkan pelajar

terpaksa menggunakan wang

sendiri untuk cepat dapat barang

yang diperlukan

- Objektif kualiti kolej melalui

Kajian Kepuasan Pelanggan

dijangka akan sukar dicapai.

PT09 – Kolej-kolej Kediaman




20

ISU DALAMAN


1. Masalah kekangan kewangan

dari peruntukkan Belanja

Mengurus untuk urusan

penyeleggaraan dan

pembangunan kerana

beberapa perkara yang

sebelum ini boleh.mendapat

bantuan daripada JPPHB

telah diminta agar kolej

tanggung sendiri.

- Urusan penyelenggaraan hanya

boleh dibuat pada kadar

minimum. Pada jangka masa

panjang, kos bagi tujuan

penyelenggaraan akan terus

meningkat.





2. Masalah kekangan kewangan

dari peruntukkan Belanja

Mengurus untuk urusan gaji

dan elaun kerana sekarang ini

elaun pengetua dan felo perlu

menggunakan peruntukan

kolej sendiri.

- Perlu menanggung kos dari

vote lain termasuk yang

melibatkan kebajikan pelajar

kerana sudah tiada pilihan.





3. Masalah perjawatan di mana

semakin ramai staf kolej

kediaman akan berpencen

dan jawatan geran JPA tidak

dapat ditambah malah akan

semakin berkurangan.

- Kualiti kerja staf akan

berkurangan kerana jumlah staf

yang terhad.





4. Masalah unjuran kemasukan

pelajar baru yang tinggi

sehingga menjejaskan

peluang pelajar senior untuk

tinggal di kolej dan masalah

terdapat dua-tiga intake.

- Pendapatan kolej akan terjejas

kerana perlu kosongkan bilik

sehingga proses rayuan selesai.


5. Masalah cadangan

pengurusan untuk pihak kolej

membuka flat atau ruang

untuk dijadikan ‘dorm’ bagi

pelajar senior yang membuat

rayuan.

- Pendapatan kolej akan terjejas

kerana kutipan yuran secara

‘dorm’ adalah lebih rendah

berbanding sewaan flat secara

harian atau mingguan.

- Flat yang digunakan juga akan

sesak, meningkatkan kos

penggunaan air dan letrik

seterusnya meningkatkan kos

penyelenggaraan kerana

kemudahan flat akan digunakan

secara beramai-ramai.







21




PT10 – Pengurusan Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan

ISU LUARAN


Tiada isu

- -

ISU DALAMAN


Tiada isu

- -




22

3.0 STATUS SUMBER

3.1 Kewangan

Aset dan Liabiliti UM sehingga 31 Disember 2016

RM ‘ millions

Total Assets 2,848,962,977.86

Property, Plant & Equipment 1,377,950,426.19

Long Term Investments 241,825,348.67

Investmentsin subsidiary 39,860,002.00

Long Term Receivables 5,706,087.90

Current Assets 1,183,621,113.10

Total Liabilities 199,474,555.52

Current Liabilities 185,990,974.72

Long Term Liabilities 13,483,580.80

Dana UM sehingga 31 Disember 2016

RM ‘ millions

Operating Fund 48,243,293.83

Development Fund 1,113,301,279.97

Loan Fund 65,906,274.41

Gifts and Scholarship Fund 7,494,353.68

Direct Assistance Fund 203,551,761.39

Building Fund 324,120,805.91

Donation Fund 157,353,233.97

Research Fund (92,342,566.57)

Residential Colleges Fund 34,805,185.05

Trust Fund 787,054,827.70




23

Peruntukan Perbelanjaan (Aktiviti Pengajaran)

Responsibilty Centres Allocation for Direct Expenditure (RM)

2013 2014 2015 2016

Akademi Pengajian Islam 16,037,877.85 15,705,329.17 16,061,588.02 18,016,074.07

Akademi Pengajian Melayu 5,077,604.19 4,968,495.88 4,333,141.93 5,038,399.57

Fakulti Alam Bina 9,239,832.06 9,310,618.43 9,509,024.84 11,569,271.95

Fakulti Bahasa & Linguistik 14,644,442.41 15,445,262.92 14,181,002.00 15,639,875.99

Fakulti Ekonomi & Pentadbiran 7,861,484.24 9,492,774.43 9,948,294.96 10,802,051.73

Fakulti Kejuruteraan 33,400,754.29 34,629,268.50 41,897,018.82 34,101,518.63

Fakulti Pendidikan 10,810,090.60 11,120,029.20 11,270,420.56 11,654,670.93

Fakulti Pergigian 26,652,637.69 26,361,129.29 31,130,727.94 32,060,883.74

Fakulti Perniagaan & Perakaunan

8,129,629.39 10,024,781.93 11,656,046.36 14,014,561.42

Fakulti Perubatan 109,653,044.59 112,199,645.41 116,836,521.44 122,788,157.85

Fakulti Sains 52,382,620.37 55,229,974.56 57,795,285.72 59,532,838.37

Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat

11,036,868.40 10,745,199.16 11,789,385.77 13,417,132.36

Fakulti Sastera & Sains Sosial 16,456,300.03 16,735,377.26 16,713,345.47 19,693,114.34

Fakulti Undang Undang 8,401,449.11 7,660,180.36 7,608,547.85 8,889,301.87

Pusat Kebudayaan 3,637,815.82 3,543,992.25 4,703,676.99 4,655,248.40

Pusat Sukan 7,624,403.22 6,577,264.11 6,862,403.36 7,310,953.62

Pusat Asasi Sains 11,270,875.86 10,770,002.76 9,132,757.98 10,351,933.48

Institut Pengajian Siswazah 5,801,674.53 3,009,694.76 7,865,421.30 5,265,749.60

Institut Asia Eropah 3,753,545.38 3,650,511.80 802,537.56 1,065,061.44

Total for Teaching Activities 361,872,950.03 367,179,532.18 390,097,148.87 405,866,799.36

Peruntukan Perpustakaan

(2015 – 2017)

2015 2016 2017

13,824,735.45

12,837,002.07

9,949,000.00




24

3.2 Sumber Manusia

Pecahan Staf Tetap dan Kontrak mengikut PTj

Bil. PTj Staf Akademik Staf Pengurusan &

Profesional Staf Sokongan

Tetap Kontrak Tetap Kontrak Tetap Kontrak

1 Akademi Pengajian Islam 74 46 2 2 82 2

2 Akademi Pengajian Melayu

2 9 2 2 18 0

3 Fakulti Bahasa & Linguistik

93 51 2 1 29 0

4 Fakulti Perubatan 465 171 29 16 323 31

5 Fakulti Sains 191 116 24 4 251 6

6 Fakulti Perniagaan & Perakaunan

59 21 2 3 28 2

7 Fakulti Ekonomi & Pentadbiran

45 21 2 5 23 8

8 Fakulti Sastera & Sains Sosial

92 33 2 1 64 1

9 Fakulti Pergigian 80 30 13 9 186 22

10 Fakulti Kejuruteraan 103 100 11 7 125 16

11 Fakulti Alam Bina 54 32 2 3 27 2

12 Fakulti Pendidikan 52 40 2 3 39 1

13 Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat

68 23 3 4 32 6

14 Fakulti Undang Undang 27 18 2 8 16 4

15 Pusat Sukan 13 5 5 2 49 6

16 Pusat Kebudayaan 4 21 10 2 24 6

17 Pusat Asasi Sains 45 77 1 1 53 2

18 Institut Pengajian Siswazah

0 0 4 7 29 7

19 PTM 0 0 39 13 71 0

20 JPPHB 0 0 19 1 264 3

21 Naib Canselor 0 3 17 28 44 28

22 TNC (Akademik & Antarabangsa)

9 32 31 26 80 22

23 Bendahari 0 0 25 4 89 2

24 Hal Ehwal Pelajar & Alumni

0 0 19 17 79 3

25 Kolej Kediaman 0 0 3 2 157 67

26 Perpustakaan 0 0 49 4 168 5

27 Penyelidikan Dan Inovasi 22 112 46 55 77 39

28 Pendaftar 0 0 42 18 276 30




25

3.3 Infrastruktur

JPPHB

Fasiliti Pengajaran

No Facilities Current Projection Next Year

No Capacity No Capacity

1 Lecture Halls 169 16,934

No additional numbers and capacity due to no additional

funding

2 Tutorial Rooms 446 29,178

3 Discussion Rooms 336 8,389

4

Laboratories and Workshops

8 50,259

- IT Lab* 163 51,290

- Science Lab 759 594,472

- Engineering workshop 167 2,505

- Processing workshop

- Manufacturing workshop

- Studio 101 2,138

- Other 84 1,260

5 Library, Information, and Learning Support Centres

22 8,624

6 Student Social Spaces 45 2,025

7 Other Facilities

- Video conference 6 549

- Kafe/canteen 69 2,158

- Halls of residences 5,175 10,350

- International house 90 360

- Exam Halls 13 4000




26

High Performance Computers Configuration

Name of HPC Number of

Cores

GPU 16 core (2

servers with 8 GPU card)

Linux Clusters (IPPP) 704 cores

SMP 128 cores

Linux Clusters (PTM) 56 cores

SAN (IPPP) 400 TB

SAN (PTM) 9 TB




27

Senarai Fasiliti ICT

No. Facility

Current (2017) Adequacy (Please Tick)

No. Capacity Yes No (please provide

reason)

1 High Performance Computers Perkakasan dalam proses pelupusan

2 Video conference facilities

2.1 Lab C1 – PTM 1 90% Yes -

2.2 Studio Multimedia- Wisma R&D

1 - - Renovation in progress

2.3 Webconferencing sistem 1 40% - -

3 Wifi (12 residential colleges)

895 unit 100% Yes (coverage:rooms)

4 Wifi (21 Faculties)

878 unit 91%

No (penambahan dan penggantian 750 Ap

dalam proses penilaian tender)

(coverage:meeting/discussion rooms, lecture rooms , seminar rooms, tutorial rooms, lecture halls)

5 Wifi (Nilam Puri )

25 unit 100% Yes (coverage: rooms in hotels and lecture rooms)

6 Wifi (Hospital Kelang) 40 unit 100% Yes

7 Network data points in UM campus

31000 100Mbps - 1000Mbps

Yes - 1500 units of network

switches (on average 20 ports used per switch)

8 Internet gateway (UM Main Campus)

2 4Gbps Yes

9 Internet gateway (UM Wireless at Main Campus)

2 3 Gbps Yes

10 Internet gateway (Kampus Kota, KL)

Telah ditamatkan pada

Mei 2017

11 Internet gateway

1 30Mbps Yes (Nilam Puri)

12 Internet gateway

1 25Mbps Yes (Hospital Kelang)

13 Internet gateway

1 8Mbps

(streamyx) Yes (Hospital Banting)

14 Internet Gateway 1 8Mbps Yes

(Bachok)




28

No. Facility

Current (2017) Adequacy (Please Tick)

No. Capacity Yes No (please provide

reason)

15 Internet Gateway

1 6Mbps No (not enough internet

bandwidth) (Jelebu)

16 MYREN network 1 2Gbps Yes




29

Total Library Collections (As of December 2016)

Collections Number

Print

Monographs (Books, conference Proceedings,Theses, Disertations)

1,192,477

Bound Jounals 237,062

Sub - Total 1,429,539

Non Print

Microfilm 8,817

Microfiche 27,959

ERIC in Microfiche 439,102

Sub - Total 475,878

Digital Collections

E-journal 32,252

E- Books 37,187

E- Theses & Dissertations 3,387,194

Institutional Repository 18,960

Sub - Total 3,475,593

TOTAL COLLECTIONS 5,381,010

Electronic (Online) Databases 70




30

E- Books and E- Theses/Dissertations Databases (As of December 2016)

E- Books Database Number of

Titles

Cambridge 149

Ebary 50

EBSCO E-books 2,602

Hart 404

IOP 26

ISEAS E-books 100

Karger E- books 120

McGraw- Hill E-books 391

Oxford Scholarship Online 53

RIBA E-books 91

Science Direct E- books 1,498

Springer E-books 31,076

Taylor & Francis E- books 229

Wiley E-books 283

World Scientific E-books 36

Theime 79

TOTAL 37,187

E- Theses & Dissertations Database Number of

Titles

Proquest Dissertations and Theses 3,376,275

UDL – UM Theses and Dissertations 4,951

Students' Repository 5,968

TOTAL 3,387,194

Institutional Repository Number of

Titles

Research Repository 12,714

Common Repository 6,246

TOTAL 18,960




31

Library (Print) Collection by Subject Area (As Of December 2016)

Field of Specialisation Monographs Journals

Number of

Titles Number of Collections

Number of Titles

Number of Collections

General Works 8,211 12,391 314 5,926

Philosophy, Psychology, Religion 52,552 103,742 392 8,357

History 47,769 89,689 784 16,381

Geography, Anthropology 14,566 23,152 242 6,008

Social Sciences 142,307 235,021 2,035 34,358

Political Sciences 15,679 37,071 199 2,759

Law 25,187 94,609 2,846 38,465

Education 30,659 59,342 625 9,992

Music and Books on Music 3,464 4,718 37 346

Fine Arts 9,756 14,457 101 1,656

Language and Literature 97,207 173,428 409 5,473

Science 85,486 141,451 1,733 64,428

Medicine 42,536 58,613 1,095 18,020

Agriculture 12,868 21,391 257 3,422

Technology 69,630 92,661 978 15,882

Military Science 2,170 3,208 25 128

Naval Science 354 527 5 23

Bibliography, Library Science, Information Resources (General)

9,906 18,267 397 4,767

Total 670,307 1,183,738 12,474 236,391

laporan isu luaran dan dalaman dari pemilik … bil_19_2017/4_(c) isu luaran... · laporan isu...

Documents