manual pengguna...

Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Bendahari SPMPB

Manual Pengguna ‘ketua admin’

1. Masuk ke laman utama SPMPB di ‘http://pb.uthm.edu.my/meeting_manager’. Paparan berikut akan

di paparkan.

Skrin 1

2. Masukkan id pengguna, katalaluan dan tekan button ’Log Masuk’.

3. Sekiranya anda adalah pengguna ’ketua admin’ yang sah, senarai jenis mesyuarat akan dipaparkan.

4. Klik ruangan pilihan di sebelah kiri mesyuarat yang anda ingin lihat.

26


5. Skrin di bawah akan di paparkan.

6. Skrin ini terbahagi kepada 3 iaitu Menu Utama (A), Menu Sub Folder (B) dan Tajuk

Mesyuarat(C).

6.1. Klik ’icon’ ini untuk menambah Folder Tahun(yang belum ada dalam senarai yang di

paparkan).

6.2. Klik ’icon’ ini untuk membuang Folder Tahun yang telah dipilih dari senarai yang dipaparkan.

6.3. Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini ke atas Folder Tahun yang dipilih dari senarai yang

dipaparkan.

26


6.4. Klik ’icon’ ini untuk menambah pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.

6.5. Klik ’icon’ ini untuk menggugurkan pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.

6.6. Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini kepada maklumat seseorang pengguna mesyuarat

yang anda uruskan.

6.7. Klik ’button’ ini untuk ke skrin carian.

6.8. Klik ’button’ ini untuk ke skrin arkib.

6.9. Klik ’button’ ini untuk keluar dari sistem.

6.10. Klik ’button’ ini untuk mencipta sub folder/bilangan mesyuarat baru.

6.11. Klik ’button’ ini untuk menamakan sub folder/bilangan

mesyuarat yang telah dipilih.

6.12. Klik ’button’ ini untuk memaparkan maklumat sub

folder/bilangan mesyuarat yang telah dipilih.

6.13. klik ’button’ ini untuk memasukkan maklumat yang berkaitan

dengan mesyuarat.

6.14. Klik ’button’ ini untuk menghapuskan sub folder/bilangan mesyuarat yang

telah dipilih.

6.15. Klik ’button’ ini untuk memberikan status kelulusan kepada

agenda/kertaskerja bagi sub folder/bilangan mesyuarat yang telah dipilih.

26


Proses-proses berkaitan ’ketua admin’ ( urusetia )

1. Mewujudkan Folder utama Mesyuarat( Berikan nama folder ’Tahun_xxxx’ ) yang belum ada

dalam sistem SPMPB.

2. Menggugurkan Folder utama Mesyuarat sedia ada dari senarai sistem SPMPB.

3. Menamakan semula nama Folder utama mesyuarat yang tersenarai dalam sistem SPMPB.

4. Mewujudkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

5. Menggugurkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

6. Mengemaskini pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

7. Membuat carian untuk mesyuarat yang diuruskan.

8. Membuat pengarkiban untuk mesyuarat yang diuruskan.

9. Mewujudkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

10. Menamakan semula sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

11. Menggugurkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

12. Memasukkan maklumat mesyuarat (pengesahan minit, perkara berbangkit,

agenda/kertaskerja, lampiran dan hal-hal lain).

13. Mencatatkan status keputusan bagi agenda/kertaskerja yang terlibat dengan sub

folder/bilangan mesyuarat yang diuruskan.

26


Proses-proses berkaitan ’ketua admin’ ( urusetia )

1. Mewujudkan Folder utama Mesyuarat( Berikan nama folder ’Tahun_xxxx’ ) yang belum

ada dalam sistem SPMPB.

1.1 Klik ’icon’ ini untuk menambah Folder Tahun(yang belum ada dalam senarai yang di

paparkan).

1.2 Masukkan nama folder utama (Tahun_xxxx) yang akan menyimpan sub folder/bilangan

mesyuarat dalam popup di atas.

1.3 Folder baru tadi akan dipaparkan dalam senarai di menu utama(A).

26


2. Menggugurkan Folder utama Mesyuarat sedia ada dari senarai sistem SPMPB.

2.1 Pilih folder yang ingin dibuang dengan memilih ruang pilihan yang selari dengan folder

tersebut seperti contoh dalam gambarajah di atas.

2.2 Klik ’icon’ ini untuk membuang Folder yang telah dipilih tadi.

26


3. Menamakan semula nama Folder utama mesyuarat yang tersenarai dalam sistem SPMPB.

3.1 Pilih folder yang ingin dinamakan semula dengan memilih bulatan yang selari dengan folder

tersebut seperti contoh dalam gambarajah di atas.

3.2 Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini ke atas Folder Tahun yang dipilih dari senarai

yang dipaparkan.

3.3 Taipkan nama baru dalam popup window seperti di atas.

3.4 Nama baru folder akan menggantikan nama lama folder dalam senarai di ruangan menu

utama(A) seperti gambarajah di atas.

26


4. Mewujudkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

4.1 Klik ’icon’ ini untuk menambah pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.

4.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’pendaftaran pengguna’ seperti gambarajah di atas.

4.3 Masukkan maklumat dan klik ‘Daftar’. Mesej akan dipaparkan untuk mengetahui samada

pengguna berjaya atau gagal diwujudkan.

26


5. Menggugurkan pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

5.1 Klik ’icon’ ini untuk menggugurkan pengguna bagi mesyuarat yang anda uruskan.

5.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin untuk menggugurkan pengguna seperti gambarajah di

atas.

5.3 Buat pilihan di ruangan pilihan yang selari dengan pengguna yang ingin digugurkan seperti

gambarajah di atas.

5.4 Klik button ’Gugur’.

5.5 Pengguna yang digugurkan akan hilang dari senarai di bahagian B sekiranya proses

pengguguran berjaya.

26


6. Mengemaskini pengguna untuk mesyuarat yang diuruskan.

6.1 Klik ’icon’ ini untuk membuat kemaskini kepada maklumat seseorang pengguna mesyuarat

yang anda uruskan.

6.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin senarai pengguna seperti gambarajah di atas.

6.3 Buat pilihan di ruangan pilihan yang selari dengan pengguna yang ingin dikemaskini seperti

gambarajah di atas.

6.4 Klik button ’Kemaskini’.

26


6.5 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’kemaskini pengguna’ dan maklumat pengguna yang

telah dipilih tadi akan dipaparkan dalam setiap ruangan yang ada seperti gambarajah di atas.

6.6 Buat kemaskini pada maklumat yang berkaitan dan tekan button ’Kemaskini’.

26


7. Membuat carian untuk mesyuarat yang diuruskan.

7.1 Klik ’button’ ini untuk ke skrin carian.

7.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’Carian Agenda/Kertaskerja’ seperti gambarajah di

atas.

7.3 Lakukan carian dengan mengisi salah satu cara carian iaitu samada melalui tajuk atau melalui

perkataan secara rawak.

7.4 Klik button ’Laksana Carian’.

7.5 Bahagian B akan bertukar kepada skrin ’hasil carian’ seperti gambarajah di atas.

26


8. Membuat pengarkiban untuk mesyuarat yang diuruskan.

8.1 Klik ’button’ ini untuk ke skrin arkib.

8.2 Bahagian B akan bertukar kepada skrin arkib seperti gambarajah di atas.

8.3 Klik ruangan ’status arkib’ yang selari dengan folder utama(Tahun_xxxx) dan klik button

’Arkibkan’ untuk diarkibkan. Anda boleh membuat pilihan berganda(lebih dari satu pilihan).

26


8.4 Folder yang berjaya diarkibkan akan masuk ke bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat

Yang Diarkibkan’ dan hilang dari bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat’ seperti

gambarajah di atas.

8.5 Anda boleh mengaktifkan semula folder yang telah diarkibkan dengan memilih folder dari

’Senarai Nama Folder Mesyuarat Yang Diarkibkan’ dan klik button ’restore’. Folder yang dipih

akan masuk semula ke bahagian ’Senarai Nama Folder Mesyuarat’.

26


9. Mewujudkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

9.1 Klik Folder Utama yang anda ingini di menu ’Folder utama’ sebelah kiri seperti skrin di atas.

9.2 Klik ’button’ [ Baru + ] di sebelah kanan skrin untuk mewujudkan satu sub folder/bilangan

mesyuarat bagi folder utama yang telah dipilih di sebelah kiri.

9.3 Satu skrin popup akan dipaparkan seperti di atas untuk kemasukan nama sub folder/bilangan

mesyuarat tersebut. Masukkan nama yang anda kehendaki.

26


9.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang baru diwujudkan akan dipaparkan di dalam senarai

sub folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di atas sekiranya

berjaya.

26


10. Menamakan semula sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

10.1 Pilih mana-mana sub folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di

atas yang ingin dinamakan semula.

10.2 Klik ’button’ [ Namakan semula ].

10.3 Satu skrin popup akan dipaparkan seperti di atas untuk menamakan semula sub

folder/bilangan mesyuarat tersebut. Masukkan nama yang anda kehendaki.

26


10.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang baru akan dipaparkan di dalam senarai sub

folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin seperti gambarajah di atas sekiranya

berjaya.

26


11. Menggugurkan sub folder/bilangan mesyuarat bagi mesyuarat yang diuruskan.

11.1 Pilih nama sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingin gugurkan di sebelah kanan skrin

seperti contoh di atas.

11.2 Klik ’button’ [ Buang - ].

11.3 Satu skrin pengesahan akan dipaparkan seperti di atas. Klik ’OK’ untuk teruskan

pengguguran dan ’Cancel’ jika ingin membatalkan.

26


11.4 Nama sub folder/bilangan mesyuarat yang telah digugurkan akan hilang dari senarai sub

folder/bilangan mesyuarat di sebelah kanan skrin sekiranya berjaya seperti dalam gambarajah

di atas.

26


12. Memasukkan maklumat mesyuarat (pengesahan minit, perkara berbangkit,

agenda/kertaskerja, lampiran dan hal-hal lain).

12.1 Pilih senarai sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingini seperti contoh di atas.

12.2 Klik ’button’ [ Kemaskini ].

Bahagian di sebelah kanan skrin akan bertukar seperti gambarajah di atas. Skrin di atas

terbahagi kepada 4 bahagian iaitu:-

i. Maklumat mesyuarat diadakan dan pengesahan minit mesyuarat.

- Masukkan setiap maklumat di ruangan ini. Klik ’button’ [ Browse ] untuk

memasukkan ’softcopy’ minit mesyuarat yang ingin disahkan.

- Klik ’button’ [ Simpan ] untuk menyimpan maklumat anda di bahagian i.

ii. Perkara berbangkit.

- Klik ’button’ [ Kemaskini ].

26


- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Klik ’button’

[ Browse ] untuk memasukkan ’softcopy’ perkara berbangkit dan klik ’button’

[ Simpan ] untuk menyimpannya.

- Skrin akan berubah kepada skrin di atas semula.

iii. Kertaskerja dan kelulusan.


26


- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Skrin ini akan

menyenaraikan semua agenda/kertaskerja yang telah dimasukkan ke dalam

sistem. Klik ’button’ [ Tambah + ] untuk memasukkan agenda/kertaskerja.

- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Masukkan

maklumat agenda/kertaskerja. Di ruangan kertaskerja, sekiranya ada softcopy

yang dimasukkan (menggunakan button [ Browse ] ), sila klik di ruangan ’Ada

Softcopy’. Sekiranya tiada softcopy yang dimasukkan anda perlu klik di ruangan

’Tiada Softcopy’.

- Klik button [ Simpan ] sekiranya ingin menyimpan maklumat yang telah anda

isikan atau klik [ Senarai Kertaskerja ] untuk kembali ke skrin senarai

agenda/kertaskerja.

26


- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada skrin senarai agenda/kertaskerja

semula seperti contoh di atas.

- Klik ’button’ [ Buang - ] untuk membuang agenda/kertaskerja yang diingini

(anda perlu memilih agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan

meng ’klik’ ruangan bulat di sebelah kanan yang selari dengan

agenda/kertaskerja tersebut).

- Klik ’button’ [ Lampiran ] untuk memasukkan lampiran kepada

agenda/kertaskerja yang mempunyai lampiran (anda perlu memilih

agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan meng ’klik’ ruangan

bulat di sebelah kanan yang selari dengan agenda/kertaskerja tersebut).

Masukkan maklumat lampiran dengan proses dan fungsi skrin serta ’button’ yang

hampir sama semasa kemasukan agenda/kertaskerja.

- Klik ’button’ [ Kemaskini Maklumat ] sekiranya anda ingin membetulkan atau

mengemaskini maklumat agenda/kertaskerja yang telah anda masukkan (anda

perlu memilih agenda/kertaskerja yang berkaitan terlebih dahulu dengan meng

’klik’ ruangan bulat di sebelah kanan yang selari dengan agenda/kertaskerja

tersebut). Anda akan di bawa ke skrin kemaskini maklumat agenda/kertaskerja

dengan paparan yang sama seperti dalam proses kemasukan agenda/kertaskerja.

- Klik ’button’ [ Senarai Mesyuarat ] untuk kembali ke senarai mesyuarat.

- Klik ’button’ [ Kelulusan ] untuk memberikan status agenda/kertaskerja yang

telah dimesyuaratkan.

iv. Hal-hal lain.


26


- Skrin di sebelah kanan akan bertukar kepada seperti contoh di atas. Skrin ini akan

menyenaraikan semua hal-hal lain yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Klik

’button’ [ Tambah + ] untuk memasukkan hal-hal lain.

- Ikuti langkah-langkah yang sama seperti di ’iii. Kertaskerja dan kelulusan’.

*Perbezaan hanya berlaku di skrin dan jenis maklumat yang dimasukkan.

- Klik ’button’ [ Senarai Mesyuarat ] untuk kembali ke senarai mesyuarat.

- Klik ’button’ [ Senarai Kertaskerja ] untuk kembali ke skrin agenda/kertaskerja.

12.3 Setiap bahagian maklumat di gambarajah di 12.2 boleh diisi berasingan dan tidak perlu diisi

secara serentak.

26


13. Mencatatkan status keputusan bagi agenda/kertaskerja yang terlibat dengan sub

folder/bilangan mesyuarat yang diuruskan.

13.1 Klik pada sub folder/bilangan mesyuarat yang anda ingin lakukan proses kelulusan seperti

contoh di atas.

13.2 Klik ’button’ [ Kelulusan ].

13.3 Skrin di sebelah kanan akan menyenaraikan semua agenda/kertaskerja yang ada untuk

diluluskan.

13.4 Berikan status kelulusan untuk setiap agenda/kertaskerja pada ruangan ’Keputusan’ iaitu

samada lulus ( ), tidak lulus ( ), ’KIV’ atau ’Bersyarat’. Untuk tidak memberi apa-apa

status kelulusan sila pilih ruangan ’clear’.

26

manual pengguna...

Documents