manual penasihat akademik jun 2011

UIvIVERSITITnrruoLocrMnna

Manual Penasihat Akademik Student Information Management System (SIMS)

i

PRAKATA

Tugas dan tanggungjawab seseorang pensyarah di Universiti Teknologi MARA adalah merentasi pelbagai aktiviti pengajaran dan pembelajaran, kesarjanaan dan perkhidmatan kepada universiti, pelajar dan masyarakat. Salah satu tugas penting yang wajib dilaksanakan oleh seseorang pensyarah UiTM ialah menjadi Penasihat Akademik (PA) kepada sekumpulan pelajar yang telah ditetapkan untuk mereka. Penasihat Akademik bertanggungjawab membimbing dan memantau perjalanan akademik pelajar di bawah seliaan masing-masing untuk membantu mereka menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan, memperoleh tahap pencapaian akademik yang bersesuaian dengan keupayaan dan potensi mereka. Sekalung tahniah diucapkan kepada Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) dan Pusat Sistem Maklumat Bersepadu (PSMB) kerana telah mencetuskan idea untuk menghasilkan Manual Penasihat Akademik ini. Penghargaan saya juga kepada barisan penulis-penulis di kalangan pensyarah dan pentadbir akademik yang telah memberikan kerjasama padu dalam menyediakan manual ini. Objektif penghasilan Manual Penasihat Akademik ini ialah untuk dijadikan sumber capaian panduan pantas para kakitangan tentang penggunaan sistem Student Information Management System (SIMS) dalam melaksanakan tugas pengurusan hal-ehwal akademik pelajar. Semoga ia dapat dimanfaatkan oleh seluruh warga akademik dan bukan akademik UiTM dalam membantu melincinkan proses pentadbiran akademik. PROFESOR DR. AZNI ZAIN AHMED TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA


ii

TUGAS DAN PERANAN PENASIHAT AKADEMIK (PA) Penasihat Akademik bertanggungjawab membimbing pelajar-pelajar di bawah pengawasannya (advisee/mentee) bermula awal pengajian mereka sehingga tamat pengajian. Mereka hendaklah mudah dihubungi oleh pelajar dan mempamerkan jadual bimbingannya di tempat yang sesuai. PA dikehendaki merekodkan kedatangan pelajar, bertandatangan dan menyimpan rekod rundingan akademik tersebut untuk rujukan. Tugas-tugas PA secara khusus ialah:

1. Mendapatkan maklumat yang perlu ada pada seorang PA untuk menjalankan tugasnya

dengan berkesan. Maklumat ini termasuklah struktur kurikulum program yang lebih dikenali sebagai pelan pengajian, kursus-kursus keperluan fakulti, universiti, asas, major, minor, elektif/pilihan dan lain-lain lagi.

2. Memperingatkan pelajar agar sentiasa mengemaskini nombor telefon bimbit dan alamat e-mel mereka di dalam sistem melalui i-student portal. Kedua-dua alat komunikasi ini digunakan oleh pihak universiti untuk memberikan makluman-makluman penting kepada pelajar dari masa ke semasa.

3. Memberi nasihat akademik secara berkesan supaya pelajar dapat merancang pelan pengajiannya dengan betul mengikut pilihannya.

Pelan Pengajian Jangka Pendek

Meliputi nasihat dan bimbingan semester ke semester mengenai kursus yang akan diambil atau dipilih serta proses pendaftaran masuk, pendaftaran kursus, penambahan kursus, pengguguran kursus dan penangguhan pengajian.

Pelan Pengajian Jangka Panjang

Menasihati dan membimbing pelajar mencapai objektif pengajian mereka sesuai dengan minat dan kebolehan yang ditunjukkan.

4. Mengakses sistem rekod akademik pelajar: memberi kelulusan kepada pelajar untuk

menggugur atau menambahkan kursus, menyemak pelan pengajian pelajar.

5. Berbincang dengan pelajar mengenai objektif kerjaya dan pelajaran sesuai dengan minat dan kebolehan yang ditunjukkan oleh pelajar tersebut. Membantu pelajar untuk memahami rantaian yang terdapat di antara program, kursus, latihan amali, penyelidikan dan pengalaman akademik lain semasa pengajian.

6. Membimbing pelajar dalam merancang pengajiannya dan memberi nasihat tentang

perubahan dalam kursus, unit kredit yang mungkin perlu dibuat dengan tujuan meningkatkan atau membaiki pencapaian dan prestasi akademik pelajar. Menasihati pelajar mengenai kursus pra-syarat, wajib, teras dan bukan teras.

7. Merujuk pelajar kepada sumber atau bahagian lain sekiranya tidak dapat membantu

pelajar dalam sesuatu hal.

8. Menyimpan rekod prestasi akademik pelajar di bawah pengawasannya.

9. Berbincang dan berhubung dengan pegawai yang berkenaan untuk menyelesaikan sebarang isu akademik mengenai pelajar di bawah pengawasannya.

10. Menyertai program latihan atau bengkel, mesyuarat dan aktiviti berkaitan dengan

peranan dan tugas penasihat yang diarahkan oleh Dekan/Rektor dan pihak pengurusan UiTM.


iii

ISI KANDUNGAN UCAPAN PENGHARGAAN ................................................. Error! Bookmark not defined. TUGAS DAN PERANAN PENASIHAT AKADEMIK (PA) ............................................... ii ISI KANDUNGAN .......................................................................................................... iii PENGENALAN ............................................................................................................... 1 1.0 PENDAFTARAN KURSUS ....................................................................................... 2

1.1 Pendaftaran Kursus Individu ............................................................................... 2 1.1.1 Kebenaran Kursus Pra Syarat .................................................................. 8 1.1.2 Kebenaran Lebih Unit Kredit ................................................................... 10 1.1.3 Kebenaran Kursus Bahagian Hadapan ................................................... 11 1.1.4 Kebenaran Kursus Bertindih ................................................................... 13 1.1.5 Kebenaran Pengguguran Kursus ............................................................ 15

1.2 Pelan Induk ...................................................................................................... 17 1.3 Pelan Terperinci ............................................................................................... 19 1.8.1 Pengecualian Kredit ...................................................................................... 22 1.10 Akaun Student Portal ...................................................................................... 30

2.0 PENASIHAT AKADEMIK ........................................................................................ 31

2.2 Senarai PA Mengikut Fakulti/Kampus ............................................................... 31 2.3 Senarai Pelajar Mengikut PA ............................................................................ 33 2.4 Senarai Pelajar Anda ........................................................................................ 36

3.0 LAPORAN PENDAFTARAN KURSUS ................................................................... 37

3.1 Senarai Kelas Pendaftaran Kursus ................................................................... 37 3.2 Senarai Pendaftaran Kursus Pelajar Mengikut Lajur ......................................... 42 3.3 Laporan Status Kebenaran Pendaftaran Kursus ............................................... 43 3.4 Senarai Pelajar Tidak Mengemaskini Kumpulan ............................................... 44 3.5 Senarai Pelajar Digugurkan Kursus Automatik ................................................. 45 3.6 Senarai Pelajar Tidak Mendaftar Kursus .......................................................... 46 3.7 Senarai Pelajar Layak Diberikan Status GT (Gugur Taraf) ............................... 48 3.8 Senarai Kursus Yang Didaftar Pelajar Keseluruhan .......................................... 50 3.11 Laporan Pengecualian Kredit.......................................................................... 51

4.0 LAPORAN AM ........................................................................................................ 53

4.1 Statistik Pelajar Mengikut Status ...................................................................... 53 4.2 Senarai Pelajar Mengikut Kesesuaian Format .................................................. 56 4.3 Senarai Pelan Pengajian .................................................................................. 59 4.6 Laporan Parameter Kursus ............................................................................... 61

Nota: Nombor tajuk isi kandungan adalah berdasarkan nombor skrin di dalam SIMS.


iv

5.0 JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (JWP) .............................................................. 63

5.7 Senarai Pelajar Menduduki Peperiksaan .......................................................... 63 7.0 LAPORAN PEPERIKSAAN .................................................................................... 64

7.14 Laporan Status Kursus .................................................................................. 64 UCAPAN PENGHARGAAN .......................................................................................... 66

Nota: Nombor tajuk isi kandungan adalah berdasarkan nombor skrin di dalam SIMS.


1

PENGENALAN Manual Penasihat Akademik (PA) ini mengandungi panduan ringkas untuk PA melaksanakan tugas pengurusan hal-ehwal akademik dengan lebih berkesan. Ia disediakan sebagai rujukan untuk semua pensyarah. Manual yang lebih terperinci boleh didapati di laman web http://sims.uitm.edu.my/ Help and Manual. Pelajar bertanggungjawab untuk menyempurnakan pendaftaran kursus masing-masing pada setiap semester. PA hanya membantu sekiranya pelajar menghadapi masalah dalam pendaftaran kursus mereka. Fungsi-fungsi pada skrin yang lain boleh diakses oleh PA untuk rujukan dalam menjalankan tugas menasihati pelajar berkenaan hal-hal akademik. Berikut adalah langkah-langkah untuk memasuki SIMS: 1. Masuk ke laman web http://sims.uitm.edu.my/. 2. Pilih untuk masuk ke mana-mana server yang tersenarai. 3. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun SIMS.

Nota: Untuk pengguna baru, sila berhubung dengan Penolong Pendaftar Fakulti/ UiTM Negeri

masing-masing bagi urusan kemasukan ke SIMS untuk kali pertama. Penentuan senarai PA bagi pelajar akan dibuat oleh KP/KPA/KPP/AR.

** KP : Ketua Program KPA : Ketua Pengurusan Akademik KPP : Ketua Pusat Pengajian AR : Assistant Registrar


2

1.0 PENDAFTARAN KURSUS Fungsi pendaftaran kursus berikut boleh diperolehi apabila anda klik skrin 1.0. 1.1 Pendaftaran Kursus Individu 1.1.1 Kebenaran Kursus Pra Syarat 1.1.2 Kebenaran Lebih Unit Kredit 1.1.3 Kebenaran Kursus Bahagian Hadapan 1.1.4 Kebenaran Kursus Bertindih 1.1.5 Kebenaran Pengguguran Kursus 1.1.6 Kebenaran Menukar Kursus Elektif/ Pilihan Gagal 1.1.7 Jejak Audit Pendaftaran Kursus 1.2 Pelan Induk 1.3 Pelan Terperinci 1.8.1 Pengecualian Kredit 1.10 Akaun Student Portal

1.1 Pendaftaran Kursus Individu

Fungsi skrin : Pendaftaran Kursus Gugur Kursus Pengemaskinian Kumpulan Kelas

Pendaftaran Kursus 1. Untuk akses pendaftaran kursus individu, pilih skrin 1.1. 2. Apabila skrin berikut dipaparkan, klik ‘PENDAFTARAN KURSUS INDIVIDU – SEMESTER

SEMASA’.

3. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan nombor pelajar dan klik .


3

4. Apabila skrin berikut dipaparkan, klik .




4

7. Apabila skrin berikut dipaparkan masukkan kriteria pencarian dan klik .

8. Apabila mesej berikut dipaparkan, klik .


5





6

Gugur Kursus 1. Apabila skrin berikut dipaparkan, klik pada sebelah data kursus yang ingin

digugurkan.




7

Pengemaskinian Kumpulan Kelas 1. Apabila skrin berikut dipaparkan klik pada sebelah data kursus yang ingin ditukarkan

kumpulan.



8

1.1.1 Kebenaran Kursus Pra Syarat

Fungsi skrin :

Memberi kebenaran kepada pelajar untuk mendaftar kursus walaupun kursus pra syaratnya belum lulus.

1. Untuk akses Kebenaran Kursus Pra Syarat, pilih skrin 1.1.1

2. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan kriteria pencarian. Klik .

3. Kursus-kursus yang boleh diberikan kebenaran akan dipaparkan. 4. Klik di dalam kotak di sebelah kanan untuk memberi kebenaran.


9

5. Taipkan catatan di ruangan ‘memo’.

6. Seterusnya, klik .


8. Apabila mesej ini dipaparkan, klik .


10

1.1.2 Kebenaran Lebih Unit Kredit

Fungsi skrin : Memberi kebenaran kepada pelajar untuk mendaftar lebih dari unit kredit yang

dibenarkan. 1. Untuk akses Kebenaran Lebih Unit Kredit, pilih skrin 1.1.2

2. Apabila skrin berikut dipaparkan masukkan kriteria pencarian. Klik .

3. Taipkan Unit Kredit yang dikehendaki, masukkan keterangan dan klik

.



11


1.1.3 Kebenaran Kursus Bahagian Hadapan Fungsi skrin :

Memberi kebenaran kepada pelajar untuk mendaftar kursus bahagian hadapan. 1. Untuk akses Kebenaran Kursus Bahagian Hadapan, pilih skrin 1.1.3.


3. Kursus-kursus yang boleh diberikan kebenaran akan dipaparkan. 4. Klik di dalam kotak di sebelah kanan untuk setiap kod yang ingin diberikan kebenaran. 5. Taipkan keterangan.



12




10. Anda perlu klik Refresh Page sebelum sebarang perubahan dapat dilihat.


13

1.1.4 Kebenaran Kursus Bertindih

Fungsi skrin: Memberi kebenaran pelajar mendaftar kursus walaupun dalam jadual waktu kedua-dua

kod kursus tersebut bertindih.

1. Untuk akses Kebenaran Kursus Bertindih, pilih skrin 1.1.4.



4. Masukkan Kod Kursus 1 dan Kod Kursus 2.

5. Setkan kumpulan bagi Kod Kursus 1 dan Kod Kursus 2 yang bertindih. 6. Klik pada kotak dibawah senarai pelajar untuk kebenaran. 7. Klik pada butang .


14





15

1.1.5 Kebenaran Pengguguran Kursus

Fungsi skrin : Memberi kebenaran pelajar menggugurkan kursus yang telah didaftarkan secara

automatik oleh sistem (kursus yang gagal semester lepas). 1. Untuk akses Kebenaran Pengguguran Kursus, pilih skrin 1.1.5. 2. Apabila skrin berikut dipaparkan masukkan kriteria pencarian. Klik .


4. Kursus-kursus yang boleh diberikan kebenaran akan dipaparkan. 5. Klik di dalam kotak di sebelah kanan untuk setiap kod yang ingin diberikan kebenaran. 6. Taipkan memo.



16




17

1.2 Pelan Induk Fungsi skrin :

Menyemak maklumat senarai pelan pengajian induk pelajar. 1. Untuk akses Pelan Induk, pilih skrin 1.2. 2. Apabila skrin ini dipaparkan masukkan nombor pelajar. Klik .


4. Maklumat Pelan Induk pelajar akan dipaparkan. Maklumat memaparkan kursus-kursus yang

perlu disempurnakan sehingga tamat pengajian.

5. Setelah selesai klik .


18

. . . .


19

1.3 Pelan Terperinci

Fungsi skrin : Menyemak maklumat senarai pelan pengajian terperinci pelajar

1. Untuk akses Pelan Terperinci, pilih skrin 1.3. 2. Apabila skrin ini dipaparkan masukkan nombor pelajar. Klik .


4. Maklumat Pelan Terperinci pelajar akan dipaparkan.


20

5. Maklumat memaparkan: keputusan terperinci untuk setiap semester. kursus-kursus yang belum disempurnakan sehingga tamat pengajian.

6. Setelah selesai klik .


21


22

1.8.1 Pengecualian Kredit Fungsi skrin :

Skrin ini membolehkan PA untuk memberikan Pengecualian Kredit (PC) kepada pelajar.

1. Untuk memberikan PC kepada pelajar-pelajar yang memohon dan layak diberikan PC, pilih

skrin 1.8.1.

2. Di bawah akses 1.8.1, terdapat 2 menu iaitu:

Pengecualian Kredit Secara Individu

1. Menu 1. Pengecualian Kredit Secara Individu, membolehkan PA memberikan PC kepada para pelajar secara individu.

2. Sila klik menu 1. Pengecualian Kredit Secara Individu dan skrin berikut akan terpapar. Masukkan nombor pelajar berkenaan:

3. Klik dan Search Result akan terpapar:

Nota: PC diberikan kepada pelajar-pelajar yang layak memohon dan permohonan

mereka mesti dan telah pun mendapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Akademik Cawangan (JAC).

Kebiasaannya, PC dipohon oleh pelajar-pelajar Lepasan Diploma yang melanjutkan pelajaran ke peringkat Ijazah bagi kursus-kursus Universiti dan Fakulti bahagian 1 dan 2 peringkat Ijazah.


23

4. Klik dan maklumat pelajar dan kursus-kursus yang boleh diberikan PC akan

tersenarai seperti di bawah:


24

5. Klik pada kursus-kursus yang akan diberikan PC dan masukkan memo.


25

6. Klik dan Message Box berikut akan dipaparkan:

7. Klik dan maklumat Kemaskini Telah Berjaya akan tertera dan klik Kembali. Sila

refresh skrin berkenaan dengan klik .

8. Setelah itu, akan tersenarai kursus-kursus yang telah diberikan PC sebentar tadi seperti

berikut:


26

Pengecualian Kredit Secara Berkelompok

1. Menu 2. Pengecualian Kredit Secara Berkelompok, membolehkan PA memberikan PC kepada para pelajar secara individu.

2. Sila klik Menu 2. Pengecualian Kredit Secara Berkelompok dan skrin berikut akan terpapar.

3. Untuk mendapatkan senarai pelajar, lihat Langkah 1: Cari Pelajar Dan Masukkan Dalam

Senarai dan klik .


27

4. Skrin berikut akan terpapar dan masukkan kriteria, contoh;

5. Klik dan perkara berikut akan dipaparkan. Tandakan pada pelajar yang akan ditambah atau digugurkan Pengecualian Kredit:

6. Klik dan Message Box berikut akan terpapar:


28

7. Klik dan akan terpapar skrin berikut denagn senarai nama pelajar yang telah dipilih tadi:

8. Pilih mana-mana pelajar yang ingin dikemaskini status Pengecualian Kredit dan masukkan kursus yang hendak diberi atau digugurkan Pengecualian Kredit dengan mengisi ruangan Kod Kursus dan Keterangan.


29

Contoh:

9. Klik atau dan sistem akan memproses permintaan tersebut. Klik butang refresh untuk melihat kemaskini yang telah dibuat.


30

1.10 Akaun Student Portal Fungsi skrin :

Akses ini diperlukan apabila pelajar menghadapi masalah untuk akses student portal. PA boleh membantu untuk ‘Reset Student Password’.

1. Masukkan nombor pelajar ke dalam kotak Student ID.

2. Klik .

3. Nama pelajar akan dipaparkan di bawah. Klik .

4. Anda akan nampak paparan seperti di bawah. Klik .


31

2.0 PENASIHAT AKADEMIK Untuk fungsi-fungsi Penasihat Akademik, klik 2.0 di sebelah kiri skrin. Terdapat 3 fungsi yang boleh diperolehi. 2.2 Senarai PA Mengikut Fakulti/Kampus 2.3 Senarai Pelajar Mengikut PA 2.4 Senarai Pelajar Anda

2.2 Senarai PA Mengikut Fakulti/Kampus

Akses ini membolehkan anda mendapat/membuat:

Senarai PA Senarai pelajar di bawah setiap PA Cetakan/simpanan senarai pelajar di bawah setiap PA

1. Pilih Kampus dan Fakulti berkenaan. Klik .

2. Senarai PA seperti di bawah akan dipaparkan. 3. Klik di sebelah kanan skrin untuk dapatkan senarai pelajar untuk PA yang

berkenaan. 4. Senarai pelajar PA berkenaan akan dipaparkan.

5. Untuk menyimpan/mencetak senarai, klik .


32

6. Paparan seperti di bawah akan keluar.

7. Klik untuk menyimpan senarai ke folder yang dikehendaki. 8. Cetakan boleh dibuat selepas itu.

9. Setiap kali fail yang disimpan tadi hendak dibuka, paparan seperti di bawah akan keluar. Klik

untuk membuka fail.


33

2.3 Senarai Pelajar Mengikut PA

1. Untuk akses Senarai Pelajar Mengikut PA, pilih skrin 2.3.

Terdapat tiga (3) laporan yang boleh diakses menggunakan skrin ini:

i. Senarai Pelajar Yang Mempunyai PA ii. Senarai Pelajar Yang Tidak Mempunyai PA iii. Senarai Pelajar Keseluruhan (Ada dan Tiada PA)

2. Pilih jenis laporan yang dikehendaki.

3. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan kriteria pencarian.

4. Klik butang . Maklumat berikut akan dipaparkan.


34

5. Sekiranya ingin mencari maklumat tentang penasihat akademik bagi semua pelajar dalam sesuatu program kosongkan bahagian Part seperti contoh berikut:

kosongkan


35


36

2.4 Senarai Pelajar Anda

1. Untuk akses Senarai Pelajar Anda, pilih skrin 2.4. 2. Maklumat pelajar anda akan dipaparkan. 3. Maklumat boleh dicetak dengan klik pada .


37

3.0 LAPORAN PENDAFTARAN KURSUS Fungsi Laporan Pendaftaran Kursus seperti berikut boleh diperolehi apabila anda klik 3.0. 3.1 Senarai Kelas Pendaftaran Kursus 3.2 Senarai Pendaftaran Kursus Pelajar Mengikut Lajur 3.3 Laporan Status Kebenaran Pendaftaran Kursus 3.4 Senarai Pelajar Tidak Mengemaskini Kumpulan 3.5 Senarai Pelajar Digugurkan Kursus Automatik 3.6 Senarai Pelajar Tidak Mendaftar Kursus 3.7 Senarai Pelajar Layak Diberikan Status GT 3.8 Senarai Kursus Yang Didaftar Pelajar Keseluruhan 3.11 Laporan Pengecualian Kredit 3.1 Senarai Kelas Pendaftaran Kursus

Akses ini membolehkan anda:

Mendapatkan senarai pelajar setiap kumpulan untuk mana-mana kursus. Mencetak borang kedatangan pelajar mengikut senarai pendaftaran kursus.

1. Pilih kampus dan masukkan kod kursus. (‘Group’ lebih baik tidak diletakkan kerana kadang-

kadang pelajar disenaraikan dalam senarai yang berasingan walaupun untuk kumpulan yang sama)

2. Klik .

3. Paparan seperti di bawah akan kelihatan.

4. Untuk mencetak borang kedatangan pelajar, klik untuk kumpulan yang berkenaan.


38

5. Paparan seperti di bawah akan keluar. 6. Anda boleh klik ikon di sebelah atas/kiri skrin untuk mencetak atau menyimpannya.

7. Sekiranya anda ingin tahu senarai pelajar serta maklumat mereka telah menduduki kursus

ini sebanyak berapa kali, klik .


9. Klik untuk menyimpan maklumat di dalam komputer anda.


39

10. Setelah selesai menyimpan di dalam folder di komputer anda, klik untuk

membuka fail.

11. Paparan seperti di bawah akan kelihatan. 12. Klik .

13. Paparan seperti di bawah akan kelihatan. 14. Klik .



40

16. Senarai ini boleh disimpan atau dicetak.

17. Sekiranya anda ingin mendapatkan senarai pelajar serta maklumat mereka dalam bentuk

PDF, klik untuk kumpulan berkenaan.

18. Paparan seperti di bawah akan kelihatan. 19. Anda boleh klik ikon di sebelah atas/kiri skrin untuk mencetak atau menyimpannya.


41


42

3.2 Senarai Pendaftaran Kursus Pelajar Mengikut Lajur

Fungsi ini membolehkan anda mendapatkan senarai pendaftaran kursus setiap pelajar secara paparan lajur. 1. Apabila paparan seperti di bawah keluar, isikan semua butiran berkaitan.

2. Setelah selesai mengisi butiran, klik .

3. Paparan seperti di bawah akan keluar dan klik butang yang dikehendaki.

4. Sekiranya yang diklik, paparan seperti di bawah akan keluar.


43

3.3 Laporan Status Kebenaran Pendaftaran Kursus

Fungsi Skrin: Rekod 2 jenis kebenaran yang anda telah berikan kepada mana-mana pelajar yang

khusus. o Kebenaran Lebih Unit Kredit o Kebenaran Kumpulan Bertindih

Rekod semua kebenaran yang telah diberikan di seluruh UiTM.

1. Apabila paparan seperti di bawah keluar, masukkan nombor pelajar dan klik .

2. Nama pelajar akan keluar di bawah. Klik .

3. Paparan seperti di bawah akan keluar.


44

3.4 Senarai Pelajar Tidak Mengemaskini Kumpulan 1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Tidak Mengemaskini Kumpulan, pilih skrin 3.4.

Akses ini akan menyenaraikan nama-nama pelajar yang tidak mengemaskini kumpulan (memasukkan nama kumpulan) bagi kursus-kursus yang didaftarkan.


3. Klik butang . Skrin mengandungi maklumat yang dicari akan dipaparkan.

4. Setelah senarai nama dipaparkan, PA perlulah menghubungi pelajar-pelajar terbabit untuk

membuat pengemaskinian kumpulan bagi kursus-kursus yang telah didaftarkan. Sekiranya senarai ini diperolehi dalam tempoh validasi, maka hanya PA yang dapat membantu pelajar mengemaskini semula kumpulan bagi kursus-kursus berkenaan.

NOTA: Tanpa pengemaskinian ini, sebelum berakhirnya tarikh validasi, kursus-kursus yang

didaftarkan tanpa kumpulan oleh pelajar-pelajar ini akan secara automatik digugurkan dari senarai pendaftaran kursus oleh sistem.

Penasihat Akademik perlu menyemak senarai ini, bagi membolehkan kursus-kursus tersebut didaftarkan semula sebelum tarikh validasi tamat.

Kegagalan PA untuk menyemak senarai ini memungkinkan ada pelajar tidak dapat menduduki peperiksaan kerana kegagalan mendaftar kursus (disebabkan digugurkan secara automatik oleh sistem dan pelajar tidak membuat semakan atau membuat validasi selepas itu).


45

3.5 Senarai Pelajar Digugurkan Kursus Automatik

1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Digugurkan Kursus Automatik, pilih skrin 3.5.

Skrin ini akan memaparkan senarai pelajar yang telah digugurkan kursusnya secara automatik kerana tidak mengemaskini kumpulan kursus yang didaftarkan.



NOTA: Setelah senarai nama dipaparkan, PA perlulah menghubungi pelajar-pelajar

terbabit untuk membuat pendaftaran semula kursus-kursus yang telah tergugur. Walau bagaimanapun, hanya PA yang dapat membuat pendaftaran semula kursus-kursus tersebut, jika ianya masih dalam tempoh validasi.

Namun sekiranya tempoh validasi telah berakhir, maka PA perlu memajukan segera nama dan nombor pelajar-pelajar berkenaan beserta dengan senarai kursus dan kumpulan ke pihak BHEA Shah Alam untuk mendaftarkan semula kursus-kursus berkenaan.


46

3.6 Senarai Pelajar Tidak Mendaftar Kursus 1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Tidak Mendaftar Kursus, pilih skrin 3.6.

Skrin ini akan memaparkan senarai pelajar yang tidak mendaftar walaupun satu (1) kursus pada semester semasa.

Biasanya, pelajar-pelajar yang langsung tidak mendaftar sebarang kursus berkemungkinan: o Memohon untuk mendapatkan Cuti Khas (CK) bagi semester semasa.

2. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan kriteria pencarian. Tiga (3) jenis laporan boleh

dipilih:




47

5. Seperti yang dapat dilihat, pelajar berkenaan telah memohon Cuti Khas (CK) dan telah

mendapat kelulusan.


48

3.7 Senarai Pelajar Layak Diberikan Status GT (Gugur Taraf) 1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Layak Diberikan Status GT, pilih skrin 3.7.

Terdapat tiga (3) laporan yang boleh diakses menggunakan skrin ini: 3.7.1 Pelajar Tidak Daftar Kursus Dan Tiada Bayaran Yuran Diterima 3.7.2 Pelajar Daftar Kursus Dan Tiada Bayaran Yuran Diterima 3.7.3 Pelajar Tidak Daftar Kursus Dan Bayaran Yuran Diterima

Jika terdapat pelajar yang tergolong daripada salah satu daripada ketiga-tiga kategori ini

membolehkan pelajar digugurkan taraf sebagai pelajar UiTM.



Contoh lain: Masukkan kriteria carian; 3.7.2



49

NOTA: Kebiasaannya, Gugur Taraf akan berkuatkuasa sehari selepas tempoh validasi

berakhir yang mana disebabkan oleh mana-mana satu punca di perkara 3.7.1, 3.7.2 dan 3.7.3. Tempoh masa 7 hari diberi kepada para pelajar yang digugurkan taraf sebagai pelajar UiTM untuk permohonan Rayuan Pembatalan Gugur Taraf (RPGT) secara online di Student Portal. Keputusan RPGT akan dimaklumkan kepada para pelajar dalam tempoh beberapa hari selepas tarikh rayuan secara online tamat dan setelah mesyuarat RPGT diadakan.

Tarikh-tarikh penting berkenaan GT, RPGT dan sebagainya akan sentiasa dimaklumkan oleh pihak HEA. Semua PA diminta sentiasa mengikuti perkembangan dan tarikh-tarikh penting berkenaan.


50

3.8 Senarai Kursus Yang Didaftar Pelajar Keseluruhan 1. Untuk mendapatkan Senarai Kursus Yang Didaftar Pelajar Keseluruhan, pilih skrin 3.8.

Skrin ini membolehkan PA untuk mengakses jumlah pelajar beserta kursus-kursus yang didaftarkan bagi setiap bahagian.



4. Maklumat dari skrin ini boleh digunakan untuk membuat anggaran Keperluan Pensyarah bagi semester hadapan.

Dengan klik pada papar ke excel, senarai pelajar yang mendaftar kursus berkenaan akan tertera


51

3.11 Laporan Pengecualian Kredit 1. Untuk mendapatkan Laporan Pengecualian Kredit, pilih skrin 3.11.

Skrin ini membolehkan PA untuk mengakses maklumat Pengecualian Kredit yang telah diberikan kepada pelajar-pelajar.


3. Klik . Paparan berikut akan tertera.

4. Maklumat atau Laporan ini dapat digunakan untuk mengenalpasti secara terperinci

kursus-kursus Universiti dan Fakulti bahagian 1 dan 2 yang telah diberikan Pengecualian Kredit kepada para pelajar.

Nota: Pengecualian Kredit akan dipohon oleh pelajar-pelajar yang layak memohon pada

semester pertama pengajian/mendaftar. Kebiasaannya, Pengecualian Kredit dipohon oleh pelajar-pelajar Lepasan

Diploma yang melanjutkan pelajaran ke peringkat Ijazah bagi kursus-kursus Universiti dan Fakulti bahagian 1 dan 2 peringkat Ijazah.


52

5. Terdapat keadaan yang mana pelajar mengadu tidak dapat mendaftar sesetengah kursus. Ini berkemungkinan disebabkan kursus-kursus berkenaan telah disenaraikan sebagai kursus yang diberi Pengecualian Kredit. Maka jika keadaan ini berlaku, maka PA dinasihatkan untuk menyemak semula Pengecualian Kredit yang telah diberikan kepada para pelajar di pejabat HEA.

6. Keadaan lain yang mungkin berlaku adalah terdapat kursus yang layak diberikan Pengecualian Kredit tetapi masih disenaraikan dalam terma 99999 - Kursus-kursus Terkumpul. Maka PA bolehlah melaporkan hal ini kepada pihak HEA untuk tindakan seterusnya.


53

4.0 LAPORAN AM Terdapat 4 skrin tersedia di bawah akses atau skrin 4.0 Laporan Am: 4.1 Statistik Pelajar Mengikut Status 4.2 Senarai Pelajar Mengikut Kesuaian Format 4.3 Senarai Pelan Pengajian 4.6 Laporan Parameter Kursus 4.1 Statistik Pelajar Mengikut Status

Fungsi Skrin:

Skrin ini membolehkan PA untuk mengakses statistik pelajar bagi program dan bahagian tertentu yang mendaftar bagi semester semasa.

1. Untuk mendapatkan Statistik Pelajar Mengikut Status, pilih skrin 4.1. Statistik ini akan

memaparkan:

i. Statistik Pelajar: Bilangan Pelajar Baru Dan Lama Dari Bahagian Berkenaan. ii. Pelajar Tidak Aktif Semasa: CK iii. Pelajar Tidak Aktif ('GT','TM','TS','ANC','MD','MG','ASC','DS' ) - Tidak Dimasukkan

Dalam Statistik iv. Statistik Pendaftaran Kursus Dan Yuran

Jumlah Pelajar Yang Perlu Mendaftar Kursus Jumlah Pelajar Yang Telah Mendaftar Kursus Dengan Kumpulan Jumlah Pelajar Yang Belum Mendaftar Kursus Dengan Kumpulan Jumlah Pelajar Yang Perlu Mendaftar Kursus Dan Sudah Membayar Yuran Penuh Jumlah Pelajar Yang Perlu Mendaftar Kursus Dan Belum Disahkan Pembayaran Yuran Jumlah Pelajar Yang Perlu Mendaftar Kursus Dan Tiada Maklumat Bayar Yuran

v. Statistik Pelajar Mengikut Mod Pengajian vi. Statistik Pelajar Mengikut Taraf Program

2. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan kriteria pencarian. Sebagai contoh, BM222 dan

bahagian 1.


54


4. Jika maklumat pelajar BM222, bahagian 3 yang dicari, masukkan kriteria carian seperti berikut:


Tiada pelajar lama


55

Terdapat jumlah pelajar lama


56

4.2 Senarai Pelajar Mengikut Kesesuaian Format 1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Mengikut Kesesuaian Format, pilih skrin 4.2.

Skrin ini membolehkan PA untuk mengakses senarai pelajar mengikut kesesuaian dan keperluan masing-masing.



57

3. Sebagai contoh, PA ingin mencari senarai pelajar lepasan Diploma mendaftar pada semester kemasukkan 20104 – Semester 1 2010/2011, maka kriteria carian yang diperlukan adalah seperti berikut:

4. Klik butang atau . Skrin mengandungi maklumat yang dicari akan dipaparkan.


58

5. Di dalam akses ini, terdapat kriteria untuk bayaran yuran yang membolehkan pensyarah atau PA mengenalpasti status pembayaran yuran setiap pelajar.


59

4.3 Senarai Pelan Pengajian 1. Untuk mendapatkan Senarai Pelan Pengajian, pilih skrin 4.3.

Skrin ini membolehkan PA untuk mengakses senarai Pelan Pengajian yang ditawarkan kepada pelajar. Pelan pengajian yang tersenarai adalah mengikut semester dan kemasukan tertentu.



4. Merujuk kepada hasil carian, tersenarai beberapa pelan pengajian yang telah dan sedang digunapakai oleh para pelajar. Sebagai contoh, untuk menyemak pelan terkini pelajar bagi semester 1 20104 (semester semasa), sila klik butang pada Plan ID 4110.

5. Skrin mengandungi maklumat yang dicari akan dipaparkan.


60

6. Sekiranya terdapat pelajar-pelajar lama yang menggunakan pelan pengajian yang berbeza,

PA boleh menyemak pelan pengajian tersebut menggunakan skrin ini.


61

4.6 Laporan Parameter Kursus

1. Untuk mendapatkan Laporan Parameter Kursus, pilih skrin 4.6.

Skrin ini membolehkan PA menyemak kod-kod kursus yang setara untuk beberapa tujuan seperti: o Untuk semakan PC (Pengecualian Kredit). o Dengan kebenaran HEA/KPA/KPP/KP/KF, pelajar boleh menumpang di kelas

yang kodnya setara jika Kod Pelan tidak ditawarkan pada semester sebelum pelajar bergraduat.

2. Apabila skrin berikut dipaparkan, masukkan kriteria pencarian mengikut pilihan PA bagi

Faculty, Taraf, Status Keaktifan dan Status Kursus. Klik butang .

Definisi untuk setiap Status Kursus ialah seperti berikut: o KL - Kod yang tidak lagi digunapakai. o KP - Kod di dalam pelan pengajian yg sedang digunapakai dan akan

digunakan oleh pelajar baru. o KS - Kod di dalam pelan pengajian lama yang pelajarnya belum

semua bergraduat dan masih digunapakai.

3. Paparan seperti berikut akan kelihatan. Klik kod kursus pilihan (berwarna merah).

. .


62

4. Paparan seperti berikut akan kelihatan, menyenaraikan kod yang setara.


63

5.0 JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (JWP) Di bawah akses 5.0 ini, terdapat beberapa skrin yang boleh diakses oleh Penasihat Akademik. Walaubagaimanapun hanya 1 skrin yang berkaitan dengan PA, iaitu: 5.7 Senarai Pelajar Menduduki Peperiksaan 5.7 Senarai Pelajar Menduduki Peperiksaan

1. Untuk mendapatkan Senarai Pelajar Dalam Kumpulan Kursus Peperiksaan, pilih skrin 5.7. 2. Apabila skrin berikut dipaparkan masukkan kriteria pencarian bagi Semester, Campus,

Faculty, Program, Course Code dan Group. Order by digunakan untuk mengisih rekod mengikut medan tertentu.

3. Klik butang . Skrin mengandungi maklumat yang dicari akan dipaparkan. Senarai ini boleh disimpan (save) atau dicetak (print).

Pilih ‘–’ untuk memaparkan semua pelajar samada sepenuh masa atau SML


64

7.0 LAPORAN PEPERIKSAAN Di bawah akses 7.0 ini, terdapat beberapa skrin yang boleh diakses oleh Penasihat Akademik. Walaubagaimanapun hanya 1 skrin yang berkaitan dengan PA, iaitu: 7.14 Laporan Status Kursus 7.14 Laporan Status Kursus

1. Untuk mendapatkan Laporan Status Kursus, pilih skrin 7.14.

2. Apabila skrin berikut dipaparkan, pilih jenis Laporan Statistik Pelajar yang diperlukan iaitu

samada mengikut Kod Kursus atau mengikut Senarai Pelajar.

3. Masukkan kriteria pencarian mengikut pilihan PA bagi Status Type, Semester, Campus,

Faculty, Program, Study Mode, Course Code dan Group. Order by digunakan untuk mengisih rekod mengikut medan tertentu.


65

4. Untuk pilihan Statistik Pelajar Mengikut Kod Kursus, paparan seperti ini akan kelihatan sekiranya kriteria pencarian bagi Status Type, Campus dan Program dimasukkan.

5. Manakala paparan seperti ini akan kelihatan sekiranya hanya kriteria pencarian bagi Status Type dan Campus dimasukkan (Juga untuk pilihan Statistik Pelajar Mengikut Kod Kursus).

6. Untuk pilihan Statistik Pelajar Mengikut Senarai Pelajar, paparan seperti ini akan kelihatan

sekiranya hanya kriteria pencarian bagi Status Type dan Campus dimasukkan. Klik butang

.

7. Paparan seperti ini akan kelihatan.

8. Selesai.


66

UCAPAN PENGHARGAAN

Bahagian Hal Ehwal Akademik Prof. Dr. Hadariah Bahron Puan Juliana Hamka Kamaroddin Encik Ismi Ridhwan Ismail Pusat Sistem Maklumat Bersepadu (PSMB) Prof. Madya Azizi Ngah Tasir Puan Ziraizratul Mohaini Mohamat Puan Zamzunita Alias Puan Nur Iratul Ikma Rashid Puan Masita Mohamed Shah

Penulis Puan Nor Azila Awang Abu Bakar Puan Fathiyah Ismail Puan Najah Lukman

Penulis bersama Puan Shazalina Mohamed Shuhidan Pemula Inisiatif Puan Noor Sharulniza Sau Hamid Tugas dan Peranan PA (asal) Puan Muhazita Alias Encik Che Ismail Long

manual penasihat akademik jun 2011

Documents