manual menyelenggara urusan pengesahan ke dalam...

MANUAL MENYELENGGARA URUSAN PENGESAHAN

KE DALAM PERKHIDMATAN BAGI STAF UiTM

____________________________

BAHAGIAN PENGURUSAN PRESTASI DAN PENINGKATAN KERJAYA

JABATAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEJABAT PENDAFTAR

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

KANDUNGAN

Muka Surat

1.0

Latarbelakang .....................................................................

1

2.0

Tujuan .................................................................................

1

3.0

Peranan dan Tanggungjawab Ketua Jabatan ....................

2

4.0

Syarat-syarat dan Prosedur Bagi Staf Akademik dan Kumpulan Pengurusan & Profesional .................................

3

4.1 4.2 4.3 4.4

Syarat-syarat Pengesahan ..................................... Syarat-syarat dan Keperluan Tambahan ............... Prosedur Mengemukakan Perakuan ...................... Prosedur Mengemukakan Permohonan Melanjutkan Tempoh Percubaan ...........................

3 3 4 6

5.0

Syarat-syarat dan Prosedur Bagi Staf Kumpulan Sokongan ...................................................

8

5.1 5.2 5.3 5.4

Syarat-syarat Pengesahan ..................................... Syarat-syarat dan Keperluan Tambahan ............... Prosedur Mengemukakan Perakuan ...................... Prosedur Mengemukakan Permohonan Melanjutkan Tempoh Percubaan ...........................

8 8 9

11 6.0

Pengecualian Menduduki Semula Kursus Induksi ..............

12

7.0

Pengecualian Menduduki Semula Peperiksaan Jabatan ...

13

8.0

Borang-borang dan Pekeliling Berkaitan ............................

14

9.0

Carta Aliran Proses Pengesahan .......................................

15

10.0

Indeks

16

PRA KATA Urusan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan bagi staf UiTM adalah suatu perkara yang amat penting. Oleh yang demikian, Pejabat Pendaftar mengambil langkah proaktif dalam menyediakan manual khusus untuk menyelenggara urusan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan. Manual ini juga merupakan satu lagi langkah untuk memantapkan pentadbiran dan perkhidmatan yang berkualiti, berintegriti dan berakauntabiliti sejajar dengan amanat Naib Canselor UiTM. Manual ini diterbitkan bagi memastikan Ketua Jabatan dan staf pentadbiran yang menyelenggara urusan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan mewujudkan pengendalian yang lebih efisien dan bersistematik. Kegagalan atau kelewatan Ketua Jabatan mengemukakan perakuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan, boleh mengakibatkan staf yang berkenaan terlepas peluang kenaikan pangkat, tidak dapat menikmati kemudahan biasiswa melanjutkan pelajaran, pinjaman perumahan dan lain-lain faedah perkhidmatan. Semoga manual ini dapat membantu semua pihak yang terlibat melaksanakan urusan dan tanggungjawab dengan lebih telus dan berkesan. Manual ini hendaklah digunapakai dan dipatuhi mulai tarikh manual ini dikeluarkan. Rabiah Latif Pendaftar November 2005

MANUAL MENYELENGGARA URUSAN PENGESAHAN KE DALAM PERKHIDMATAN STAF UiTM

1.0 LATARBELAKANG

Menguruskan pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf yang baru dilantik bukanlah suatu tanggungjawab yang mudah untuk dilaksanakan. Tugas ini memerlukan ketelitian dan ketetapan maklumat serta komitmen yang tinggi daripada staf yang melaksanakannya. Kegagalan atau kelewatan Ketua Jabatan mengemukakan perakuan pengesahan kepada Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan (JKK) atau Lembaga Pengesahan, boleh mengakibatkan staf yang berkenaan terlepas peluang kenaikan pangkat, tidak dapat menikmati kemudahan biasiswa melanjutkan pelajaran, pinjaman perumahan dan lain-lain. Oleh itu, demi memastikan kelicinan dan kecekapan dalam menguruskan pengesahan ke dalam perkhidmatan di seluruh sistem UiTM, maka perlulah satu panduan dikemukakan kepada semua Ketua Jabatan serta staf pentadbiran yang berkenaan.

2.0 TUJUAN

2.1 Panduan ini disediakan bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci mengenai tanggungjawab Ketua Jabatan serta staf pentadbiran yang berkenaan, prosedur dan proses yang perlu dipatuhi dalam menguruskan pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan staf Kumpulan Sokongan.

2.2 Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh Ketua Jabatan

bagi memastikan urusan pengesahan ke dalam perkhidmatan dapat dilaksanakan dengan lancar dan cekap.

1

3.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

3.1 Perintah Am Bab A, Bahagian V – Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan dan Kemasukan Dalam Perkhidmatan Berpencen, menjelaskan bahawa Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan perakuan pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi seseorang pegawai di bawah jagaannya apabila pegawai itu layak diperakukan untuk pengesahan ke dalam perkhidmatan.

3.2 Selaras dengan tanggungjawab berkenaan, Ketua Jabatan hendaklah:-

3.2.1 Mempastikan maklumat-maklumat staf seperti berikut, lengkap dan kemaskini:

i) Tarikh mula berkhidmat / tarikh perlantikan ke jawatan

baru; ii) Rekod cuti, terutama cuti tanpa gaji;

iii) Sijil / surat pengesahan lulus Kursus Induksi Umum dan Khusus atau Peperiksaan Am Kerajaan;

iv) Sijil / surat pengesahan lulus Peperiksaan Perkhidmatan

yang ditetapkan (kepada yang berkenaan sahaja seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

v) Kepujian dalam Bahasa Malaysia / Melayu di peringkat

SPM / MCE atau kelulusan lain yang diiktiraf setaraf dengannya (bagi staf Kumpulan Pengurusan dan Profesional);

vi) Penilaian prestasi tahunan dan

vii) Rekod perkhidmatan lepas (jika staf berkenaan pernah

berkhidmat di jabatan kerajaan yang lain).

3.2.2 Menasihat dan mengingatkan staf yang baru dilantik supaya membaca dan memahami syarat-syarat lantikan dan pengesahan ke dalam perkhidmatan yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu.

3.2.3 Memantau prestasi kerja staf yang berada dalam tempoh

percubaan dari masa ke semasa bagi memastikan prestasi kerja mereka adalah baik atau cemerlang. Jika ada sebarang kelemahan perlulah diperbaiki segera.

3.2.4 Menyediakan kemudahan dan maklumat yang mencukupi bagi

staf baru untuk menghadiri Kursus Induksi atau peperiksaan lain yang berkaitan.

2

4.0 SYARAT-SYARAT DAN PROSEDUR BAGI STAF AKADEMIK DAN KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL

4.1 Syarat-syarat Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan

Setiap Skim Perkhidmatan ada menyatakan dengan jelas syarat-syarat pengesahan ke dalam perkhidmatan. Seseorang staf yang dilantik ke jawatan baru pada umumnya tertakluk kepada syarat-syarat pengesahan berikut:

4.1.1 telah menjalani tempoh percubaan yang ditetapkan, iaitu tiga (3)

tahun atau satu (1) hingga tiga (3) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru (bukan melalui proses Kenaikan Pangkat Secara Lantikan atau KPSL); atau

selepas satu (1) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru melalui KPSL (staf yang dilantik melalui KPSL tidak disyaratkan melalui tempoh percubaan);

4.1.2 hadir dengan jayanya Kursus Induksi Umum dan Khusus serta

lulus lain-lain peperiksaan yang ditetapkan (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

4.1.3 Kepujian dalam Bahasa Malaysia / Melayu di peringkat SPM /

MCE atau kelulusan lain yang diiktiraf setaraf dengannya (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

4.1.4 diperakukan layak untuk disahkan ke dalam perkhidmatan oleh

Ketua Jabatan. 4.2 Syarat-syarat dan Keperluan Tambahan

4.2.1 Syarat tambahan bagi staf yang dilantik pada dan selepas 1 November 2002 seperti yang termaktub didalam Pekeliling Pendaftar Bilangan 9 Tahun 2004 – Ketetapan Baru Penilaian Prestasi Untuk Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM Dalam SSM:

• Staf yang telah berkhidmat selama satu (1) tahun tetapi

kurang dari dua (2) tahun perlu memperolehi markah minimum 85% dalam penilaian prestasi tahunan;

• Staf yang telah berkhidmat selama dua (2) tahun tetapi kurang

dari tiga (3) tahun perlu memperolehi markah minimum 80% dalam penilaian prestasi tahunan;

• Staf yang telah berkhidmat selama tiga (3) tahun atau lebih

perlu memperolehi markah minimum 75% dalam penilaian prestasi tahunan.

3

4.2.2 Syarat tambahan bagi staf yang dilantik pada dan sebelum 31 Oktober 2002 seperti yang termaktub didalam Pekeliling Pendaftar Bilangan 24 Tahun 2003 – Ketetapan Baru Penilaian Prestasi Untuk Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM Dalam SSM:







4.2.3 Keperluan Tambahan Bagi Tujuan Pengesahan Ke Dalam

Perkhidmatan Bagi Pensyarah UiTM:

Pensyarah yang dilantik pada dan selepas 1 November 2002 perlu menghasilkan satu (1) projek penyelidikan yang mesti didaftarkan dengan pihak Institut Penyelidikan, Pembangunan dan Pengkomersilan (IRDC) bagi tujuan pengesahan ke dalam perkhidmatan. Penolong Pensyarah tidak tertakluk kepada syarat ini.


Perkhidmatan Untuk Pegawai Bimbingan dan Nasihat/Kaunselor:

Pegawai Bimbingan dan Nasihat/Kaunselor yang dilantik pada dan selepas 1 Januari 2005 perlu mendaftar dengan Lembaga Kaunselor Malaysia bagi tujuan pengesahan ke dalam perkhidmatan.


Perkhidmatan Untuk Pensyarah UiTM:

Pensyarah yang dilantik pada dan selepas 1 Januari 2005 perlu hadir dengan jayanya Kursus Kepimpinan dan Pengurusan yang dianjurkan oleh ILQaM bagi tujuan pengesahan ke dalam perkhidmatan.

4.3 Prosedur Mengemukakan Perakuan

Seseorang staf yang telah memenuhi syarat-syarat di para 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.2.1, 4.2.2 dan 4.2.3 adalah layak untuk disahkan ke dalam perkhidmatan melalui prosedur berikut:

4

4.3.1 Ketua Jabatan hendaklah meneliti kesahihan bahawa staf berkenaan telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dengan menyemak perkara-perkara seperti berikut:

i) maklumat perkhidmatan staf (tarikh lantikan, rekod cuti

tanpa gaji, Kepujian/kelulusan Bahasa Malaysia di peringkat SPM/MCE bagi Skim Perkhidmatan yang mensyaratkan dan rekod perkhidmatan lalu);

ii) sijil Kursus Induksi Umum dan Khusus serta lain-lain sijil

peperiksaan (jika disyaratkan); dan

iii) laporan penilaian prestasi tahunan staf menepati syarat tambahan seperti yang dinyatakan di para 4.2.1 atau 4.2.2.

4.3.2 Mana-mana staf yang telah lulus Peperiksaan Am Kerajaan

(sebelum SSB) atau pernah mengikuti dan lulus Kursus Induksi dalam Skim Perkhidmatan yang lalu boleh memohon pengecualian daripada menduduki semula Kursus Induksi berdasarkan Surat Pekeliling JPA. 241/46 Jld.5 (69) bertarikh 1 April 1993.

4.3.3 Ketua Jabatan setelah menyemak maklumat-maklumat di atas

dan memastikannya teratur, hendaklah memberi borang opsyen (PKP/OPSYEN1/2002 – Lampiran B) kepada staf berkenaan untuk memilih sama ada skim pencen atau KWSP (jika staf belum pernah dimasukkan ke dalam perkhidmatan berpencen sebelum ini). Staf yang dilepaskan dengan izin di jabatan lama dan telah dimasukkan ke dalam skim KWSP tidak perlu diberi borang opsyen tersebut.

4.3.4 Ketua Jabatan juga perlu memastikan bahawa staf yang memilih

skim pencen wajib mengisi borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (PKP/OPSYEN2/2002 – Lampiran C) selaras dengan Seksyen 6 Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239).

4.3.5 Staf hendaklah diberi masa yang sesuai untuk membuat pilihan

sebelum mengembalikan semula borang opsyen tersebut kepada Ketua Jabatan kerana opsyen ini adalah muktamad.

4.3.6 Bagi pensyarah yang perlu menghasilkan penyelidikan yang

berdaftar dengan IRDC, staf berkenaan hendaklah melengkapkan Borang Perakuan Penghasilan Penyelidikan Bagi Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan (BPPPK/PERAKUAN-IRDC/1/2004) yang boleh didapati di Bahagian Pengurusan Prestasi & Peningkatan Kerjaya, Pejabat Pendaftar dan IRDC.

4.3.7 Ketua Jabatan dalam masa yang sama hendaklah mengisi

Borang Perakuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan (PKP/SAH1/2000) bagi staf berkenaan. Perakuan hendaklah

5

selaras dengan penilaian prestasi kerja staf. Percanggahan di mana staf yang mendapat markah prestasi i.e. 90% tidak diperakukan pengesahan atau sebaliknya yang mendapat markah prestasi 75% diperakukan pengesahannya, tidak sepatutnya berlaku.

4.3.8 Kesemua borang tersebut yang telah lengkap diisi beserta salinan

sijil Kursus Induksi, sijil SPM/MCE dan keputusan-keputusan peperiksaan yang berkaitan hendaklah dihantar kepada:

Timbalan Pendaftar Kanan

Bahagian Pengurusan Prestasi & Peningkatan Kerjaya Jabatan Pengurusan Sumber Manusia

Pejabat Pendaftar, UiTM Shah Alam

untuk dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan (JKK) yang meluluskan pengesahan ke dalam perkhidmatan bagi staf akademik dan Kumpulan Pengurusan & Profesional.

Perhatian:

Mesyuarat JKK diadakan pada setiap bulan (tertakluk kepada pindaan). Setiap perakuan pengesahan hendaklah sampai kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya tidak lewat dari dua minggu dari tarikh mesyuarat JKK. Perakuan pengesahan yang lewat diterima akan dibawa ke mesyuarat pada bulan berikutnya. Sebarang pertanyaan mengenai tarikh mesyuarat JKK boleh diajukan kepada Bahagian Saraan dan Perkhidmatan, Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar.

4.4 Prosedur Mengemukakan Permohonan Melanjutkan Tempoh Percubaan

Staf yang telah tamat tempoh percubaan tetapi masih belum dapat menyempurnakan syarat-syarat pengesahan seperti yang telah ditetapkan, boleh memohon secara bertulis untuk melanjutkan tempoh percubaan. Staf berkenaan hendaklah:

4.4.1 Mengemukakan alasan-alasan mengapa tidak dapat

menyempurnakan syarat-syarat pengesahan yang tertentu dalam tempoh percubaan yang ditetapkan dan memberi pengakuan akan menyempurnakan syarat-syarat tersebut dalam tempoh perlanjutan sekiranya diluluskan;

4.4.2 Mengemukakan permohonan tersebut melalui Ketua Jabatan

kepada Pengerusi JKK dan dialamatkan kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya;

4.4.3 Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan sama ada

menyokong atau tidak menyokong permohonan tersebut.

6

Peringatan:

Staf yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan berdenda tidak akan menerima pergerakan gaji dan akan kehilangan kekananan dalam tempoh perlanjutan tersebut. Staf yang dilanjutkan tempoh percubaan kali kedua boleh ditamatkan perkhidmatan sekiranya masih tidak dapat disahkan setelah tempoh perlanjutan tersebut berakhir.

7

5.0 SYARAT-SYARAT DAN PROSEDUR BAGI STAF KUMPULAN SOKONGAN 5.1 Syarat-syarat Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan

Setiap Skim Perkhidmatan ada menyatakan dengan jelas syarat-syarat pengesahan ke dalam perkhidmatan. Seseorang staf yang dilantik ke jawatan baru pada umumnya tertakluk kepada syarat-syarat pengesahan berikut:

5.1.1 telah menjalani tempoh percubaan yang ditetapkan, iaitu tiga (3)

tahun atau satu (1) hingga tiga (3) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru (bukan melalui proses Kenaikan Pangkat Secara Lantikan atau KPSL); atau

selepas satu (1) tahun bagi perlantikan ke jawatan baru melalui KPSL (staf yang dilantik melalui KPSL tidak disyaratkan melalui tempoh percubaan);

5.1.2 hadir dengan jayanya Kursus Induksi Umum dan Khusus serta

lulus lain-lain peperiksaan yang ditetapkan (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

5.1.3 kelulusan dalam Bahasa Malaysia / Melayu di peringkat SPM /

MCE atau kelulusan lain yang diiktiraf setaraf dengannya (seperti yang dinyatakan dalam Skim Perkhidmatan tertentu);

5.1.4 diperakukan layak untuk disahkan ke dalam perkhidmatan oleh

Ketua Jabatan. 5.2 Syarat-syarat dan Keperluan Tambahan

5.2.1 Syarat tambahan bagi staf yang dilantik pada dan selepas 1 November 2002 seperti yang termaktub didalam Pekeliling Pendaftar Bilangan 9 Tahun 2004 – Ketetapan Baru Penilaian Prestasi Untuk Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM Dalam SSM:







8

5.2.2 Syarat tambahan bagi staf yang dilantik sebelum 1 November 2002 seperti yang termaktub didalam Pekeliling Pendaftar Bilangan 24 Tahun 2003 – Ketetapan Baru Penilaian Prestasi Untuk Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM Dalam SSM:







5.3 Prosedur Mengemukakan Perakuan

Seseorang staf yang telah memenuhi syarat-syarat di para 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.2.1 dan 5.2.2 adalah layak untuk disahkan ke dalam perkhidmatan melalui prosedur berikut:

5.3.1 Ketua Jabatan hendaklah meneliti kesahihan bahawa staf

berkenaan telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dengan menyemak perkara-perkara seperti berikut:

i) maklumat perkhidmatan staf (tarikh lantikan, rekod cuti

tanpa gaji, kelulusan Bahasa Malaysia di peringkat SPM/MCE bagi Skim Perkhidmatan yang mensyaratkan dan rekod perkhidmatan lalu);

ii) sijil Kursus Induksi Umum dan Khusus serta sijil

peperiksaan jabatan (jika disyaratkan); dan

iii) laporan penilaian prestasi tahunan staf menepati syarat tambahan seperti yang dinyatakan di para 5.2.1 atau 5.2.2.

5.3.2 Mana-mana staf yang telah lulus Peperiksaan Am Kerajaan

(sebelum SSB) atau pernah mengikuti dan lulus Kursus Induksi dalam Skim Perkhidmatan yang lalu boleh memohon pengecualian daripada menduduki semula Kursus Induksi berdasarkan Surat Pekeliling JPA. 241/46 Jld.5 (69) bertarikh 1 April 1993.

5.3.3 Ketua Jabatan setelah menyemak maklumat-maklumat di atas

dan memastikannya teratur, hendaklah memberi borang opsyen (PKP/OPSYEN1/2002 – Lampiran B) kepada staf berkenaan untuk memilih sama ada skim pencen atau KWSP (jika staf belum

9

pernah dimasukkan ke dalam perkhidmatan berpencen sebelum ini). Staf yang dilepaskan dengan izin dari jabatan lama dan telah dimasukkan ke dalam skim KWSP tidak perlu diberi borang opsyen tersebut.

5.3.4 Ketua Jabatan juga perlu memastikan bahawa staf yang memilih

skim pencen wajib mengisi borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (PKP/OPSYEN2/2002 – Lampiran C) selaras dengan Seksyen 6 Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239).

5.3.5 Staf hendaklah diberi masa yang sesuai untuk membuat pilihan

sebelum mengembalikan semula borang opsyen tersebut kepada Ketua Jabatan kerana opsyen ini adalah muktamad.

5.3.6 Ketua Jabatan dalam masa yang sama hendaklah mengisi

Borang Perakuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan (PKP/SAH1/2000) bagi staf berkenaan. Perakuan hendaklah selaras dengan penilaian prestasi kerja staf. Percanggahan di mana staf yang mendapat markah prestasi i.e. 90% tidak diperakukan pengesahan atau sebaliknya yang mendapat markah prestasi 75% diperakukan pengesahannya, tidak sepatutnya berlaku.

5.3.7 Ketiga-tiga borang tersebut yang telah lengkap diisi beserta

salinan sijil dan slip keputusan Kursus Induksi, dan keputusan-keputusan peperiksaan yang berkaitan hendaklah dihantar kepada:


Bahagian Pengurusan Prestasi & Peningkatan Kerjaya Jabatan Pengurusan Sumber Manusia


untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga Pengesahan Kakitangan Kumpulan Sokongan.

Perhatian:

Lembaga Pengesahan Kakitangan Kumpulan Sokongan diadakan pada setiap bulan (tertakluk kepada pindaan). Setiap perakuan pengesahan hendaklah sampai kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya tidak lewat dari dua minggu dari tarikh mesyuarat Lembaga Pengesahan Kakitangan Kumpulan Sokongan. Perakuan pengesahan yang lewat diterima akan dibawa ke mesyuarat pada bulan berikutnya.

10

5.4 Prosedur Mengemukakan Permohonan Melanjutkan Tempoh Percubaan

Staf yang telah tamat tempoh percubaan tetapi masih belum dapat menyempurnakan syarat-syarat pengesahan seperti yang telah ditetapkan boleh memohon secara bertulis untuk melanjutkan tempoh percubaan. Staf berkenaan hendaklah:

5.4.1 Mengemukakan alasan-alasan mengapa tidak dapat

menyempurnakan syarat-syarat pengesahan yang tertentu dalam tempoh percubaan yang ditetapkan dan memberi pengakuan akan menyempurnakan syarat-syarat tersebut dalam tempoh perlanjutan sekiranya diluluskan;

5.4.2 Mengemukakan permohonan tersebut melalui Ketua Jabatan

kepada Pengerusi Lembaga Pengesahan Kakitangan Kumpulan Sokongan dialamatkan kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya;

5.4.3 Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan sama ada

menyokong atau tidak menyokong permohonan tersebut. Peringatan:

Staf yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan berdenda tidak akan menerima pergerakan gaji dan akan kehilangan kekananan dalam tempoh perlanjutan tersebut.

Staf yang dilanjutkan tempoh percubaan kali kedua boleh ditamatkan perkhidmatan sekiranya masih tidak dapat disahkan setelah tempoh perlanjutan tersebut berakhir.

11

6.0 PENGECUALIAN MENDUDUKI SEMULA KURSUS INDUKSI

6.1 Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam JPA. 241/46 Jld.5(69) bertarikh 1 April 1993 telah memberi kelonggaran kepada anggota-anggota Perkhidmatan Awam berikut daripada mengikuti semula Kursus Induksi bagi maksud pengesahan ke dalam perkhidmatan:

a) Anggota Perkhidmatan Awam yang telah menghadiri Kursus

Induksi dengan jayanya dalam mana-mana kumpulan kursus dan kemudian dilantik atau dinaikkan pangkat secara lantikan (KPSL) ke perkhidmatan lain atau ke perkhidmatan yang lebih tinggi dalam kumpulan kursus yang sama; atau

b) Staf dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Sokongan

yang setaraf dengan Kumpulan B yang telah lulus Peperiksaan Am Kerajaan dan kemudian dilantik ke perkhidmatan lain yang setaraf atau lebih sama ada secara lantikan biasa atau KPSL.

6.2 Anggota-anggota Perkhidmatan Awam yang telah mengikuti Kursus

Induksi dalam Kumpulan III dan kemudian dilantik atau KPSL ke gred-gred gaji dalam Kumpulan II adalah dikehendaki menduduki semula Kursus Induksi bagi Kumpulan II. Demikian juga anggota-anggota yang telah mengikuti Kursus Induksi dalam Kumpulan II dan kemudian dilantik atau KPSL ke gred-gred gaji Kumpulan I adalah dikehendaki menduduki Kursus Induksi bagi Kumpulan I.

6.3 Lembaga Peperiksaan Perkhidmatan UiTM dalam mesyuaratnya ke

28/99 pada 16 Jun 1999 setelah mengkaji dengan teliti, telah membuat keputusan bahawa staf yang dilantik daripada luar UiTM ke jawatan dalam Kumpulan yang sama di UiTM dan telah menduduki Kursus Induksi, dikehendaki menduduki Kursus Induksi Khusus walaupun dikecualikan Kursus Induksi Umum. Demikian juga staf yang dilantik atau KPSL di dalam UiTM yang telah menduduki Peperiksaan Am Kerajaan dikecualikan Kursus Induksi Umum tetapi dikehendaki menduduki Kursus Induksi Khusus.

Perhatian:

Pengecualian menduduki semula Kursus Induksi akan diberi berdasarkan permohonan dan bukan secara automatik. Staf yang ingin memohon pengecualian menduduki semula Kursus Induksi hendaklah mengemukakan permohonan mereka dengan menyertakan sijil dan slip keputusan Kursus Induksi atau sijil dan slip keputusan Peperiksaan Am Kerajaan yang pernah diduduki, yang telah disahkan kepada:

Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar, UiTM Shah Alam

12

7.0 PENGECUALIAN MENDUDUKI SEMULA PEPERIKSAAN JABATAN

7.1 Anggota Perkhidmatan Awam yang telah lulus Peperiksaan Jabatan (mengikut Skim Perkhidmatan yang mensyaratkan), kemudian dilantik semula ke jawatan di bawah Skim Perkhidmatan yang sama di UiTM, tidak perlu menduduki semula Peperiksaan Jabatan kecuali Bahagian II dalam modul peperiksaan berkenaan.

Perhatian:

Pengecualian menduduki semula Peperiksaan Jabatan akan diberi berdasarkan permohonan dan bukan secara automatik.

Staf yang ingin memohon pengecualian menduduki semula Peperiksaan Jabatan hendaklah mengemukakan permohonan mereka dengan menyertakan sijil dan slip keputusan Peperiksaan Jabatan yang pernah diduduki, yang telah disahkan kepada:


Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya Jabatan Pengurusan Sumber Manusia


13

8.0 BORANG-BORANG DAN PEKELILING BERKAITAN 8.1 Borang-borang:

a) Borang Perakuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan (PKP/SAH1/2000)

b) Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Pencen atau KWSP

(PKP/OPSYEN1/2002 – Lampiran B) c) Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (PKP/OPSYEN2/2002 – Lampiran C) d) Borang Perakuan Penghasilan Penyelidikan Bagi Tujuan Pengesahan Ke

Dalam Perkhidmatan (BPPPK/PERAKUAN-IRDC/1/2004)

8.2 Pekeliling-pekeliling:

a) Surat Pekeliling Perkhidmatan ITM Bil. 8 Tahun 1983 – Perlanjutan Tempoh Percubaan Dalam Jawatan

b) Surat Pekeliling Perkhidmatan ITM Bil. 7 Tahun 1987 – Perlanjutan

Tempoh Percubaan Kakitangan Kumpulan A dan B c) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1992 – Kursus Induksi Di

Bawah Sistem Saraan Baru (SSB) d) Surat JPA 241/46 Jld. 5 (69) bertarikh 1 April 1993 – Pengecualian

Daripada Menduduki Semula Kursus Induksi e) Surat Pendaftar 500-BPD(PKP.24/5) bertarikh 22 Disember 1997 – Syarat-

syarat Bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Untuk Staf Yang Dilantik Menerusi Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)

f) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001 – Tawaran Opsyen Skim

Kumpulan Wang Simpanan Pekerja g) Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia Bilangan 2

Tahun 2002 – Tatacara Penetapan Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Awam Di Bawah Bidang Kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

h) Pekeliling Pendaftar Bilangan 6 Tahun 2003 – Keperluan Tambahan Bagi

Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Pensyarah UiTM i) Pekeliling Pendaftar Bilangan 24 Tahun 2003 – Penilaian Prestasi Untuk

Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf Universiti Teknologi MARA Dalam Sistem Saraan Malaysia (SSM)

j) Pekeliling Pendaftar Bilangan 9 Tahun 2004 – Ketetapan Baru Penilaian

Prestasi Untuk Tujuan Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan Bagi Staf UiTM Dalam SSM

14

9.0 CARTA ALIRAN PROSES PENGESAHAN KE DALAM PERKHIDMATAN

Proses

Tindakan

Tempoh

Peringatan tempoh percubaan akan tamat dan perlu sempurna semua syarat pengesahan Peringatan tempoh percubaan telah tamat dan perlu buat permohonan melanjutkan tempoh percubaan Permohonan perlanjutan tempoh percubaan Pemberitahuan tempoh perlanjutan dan amaran Perlanjutan tempoh percubaan direkodkan dalam buku perkhidmatan

TIDAK TIDAK TIDAK

Staf baru dilantik melapor diri. Penerangan/ taklimat mengenai syarat dan prosedur pengesahan dalam perkhidmatan kepada staf baru. Penyemakan fail peribadi dan daftar perkhidmatan samada staf telah menyempurnakan syarat-syarat pengesahan. Semakan kali kedua sama ada staf telah menyempurnakan syarat-syarat pengesahan. MEMENUHI SYARAT Pemilihan opsyen Pencen atau KWSP oleh staf yang terlibat. Perakuan oleh Ketua Jabatan. Mesyuarat JKK/ Lembaga Pengesahan membuat keputusan. DILULUSKAN Pemberitahuan tarikh kuatkuasa pengesahan ke dalam perkhidmatan. Pengesahan ke dalam perkhidmatan direkodkan dalam buku perkhidmatan.

Perjawatan/Dekan/ Pengarah Kampus/ Ketua Bahagian Timb. Pendaftar/ Pen. Pendaftar Fakulti/ Kampus Cawangan/ Bahagian Timb. Pendaftar/ Pen. Pendaftar Fakulti/ Kampus Cawangan/ Bahagian Staf berkenaan Dekan/ Pengarah Kampus/ Ketua Bahagian Urusetia (Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya) Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya)

Hari pertama melapor diri Dalam tempoh 1 hingga 3 tahun Dalam tempoh 1 hingga 3 tahun Mengikut jadual pada setiap bulan Dalam tempoh satu bulan selepas tarikh mesyuarat

15

INDEKS 1. UiTM - Universiti Teknologi MARA 2. JKK - Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan UiTM 3. SPM - Sijil Pelajaran Malaysia 4. MCE - Malaysian Certificate of Education 5. KPSL - Kenaikan Pangkat Secara Lantikan 6. IRDC - Institute of Research, Development and

Commercialisation 7. SSB - Skim Saraan Baru 8. SSM - Skim Saraan Malaysia 9. JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia 10. KWSP - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

16

manual menyelenggara urusan pengesahan ke dalam...

Documents