majlis amanah rakyat (mara)mqs.mara.gov.my/bahan mqs/e/edaranbpin.pdf · surat edaran bahagian...

2

MAJLIS AMANAH RAKYAT

(MARA)

Bahagian Pemantauan & Inspektorat Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA, No. 21, Jalan Raja Laut, 50609 Kuala Lumpur

Bil MARA: BPIN/104/12/41(92) Tarikh: 24 Jun 2015

SURAT EDARAN BAHAGIAN PEMANTAUAN DAN INSPEKTORAT MARA BIL. 8/2015

MANUAL TATACARA PELANTIKAN PEGAWAI

KESELAMATAN PERLINDUNGAN

1.0 TUJUAN

Surat edaran ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua pusat MARA

mengenai Tatacara Pelantikan Pegawai Keselamatan Perlindungan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Bahagian Pemantauan & Inspektorat (BPIN) adalah merupakan bahagian

yang bertanggungjawab dalam menyelaras pelaksanaan Dasar

Keselamatan Perlindungan di MARA dan memastikan dasar ini

dilaksanakan seperti yang ditetapkan oleh kerajaan. Untuk menentukan

pelaksanaan dasar ini tercapai, BPIN berperanan merancang, merumus,

memantau pengurusan keselamatan perlindungan.

2.2 Pengurusan keselamatan perlindungan yang cekap adalah bermula

dengan pelantikan yang dapat menangani sebarang ancaman seperti

sabotaj, espionaj dan subversif yang boleh menjejaskan fungsi MARA.

3

2.3 Kecekapan urus tadbir melalui pelantikan pegawai keselamatan

perlindungan wajar diberi keutamaan untuk dilaksanakan mengikut

prosedur yang betul bagi mengelakkan pelanggaran keselamatan dan

ketirisan maklumat akibat kecuaian warga kerja MARA.

2.4 Manual ini disediakan supaya pelantikan pegawai lebih teratur dan

sistematik serta didokumentasi sebagai bukti berdasarkan akta, arahan

dan pekeliling yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Objektif manual ini adalah bagi menjelaskan:

i) Punca kuasa pelantikan pegawai-pegawai berkaitan;

ii) Kriteria pelantikan dan perakuan bagi setiap pelantikan pegawai;

iii) Fungsi dan tanggungjawab selepas pelantikan; dan

iv) Proses serta tempoh lantikan pegawai-pegawai berkaitan di MARA.

4.0 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENGAWAL PUSAT (PMP)

PMP selaku Ketua Jabatan (KJ) adalah bertanggungjawab untuk memastikan

Pengurusan Keselamatan Perlindungan dilaksanakan secara cekap dan

berkesan mengikut peraturan yang telah ditetapkan dengan melaksanakan

perkara-perkara berikut:-

4.1 PMP hendaklah melantik:

4.1.1 Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) seperti berikut:

i) Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ);

ii) Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ);

iii) Pegawai Pengelas (PP);

iv) Pendaftar Rahsia (PR);

v) Pegawai Rekod Jabatan (PRJ);

vi) Pembantu Rekod Jabatan (PTRJ);

4

4.1.2 Pegawai yang akses kepada dokumen terperingkat ‘Rahsia

Besar’, ‘Rahsia, ‘Sulit’ dan ‘Terhad selain daripada senarai di

atas sebagai JKB dan disenaraikan.

4.1.3 Pegawai Bertugas disediakan dalam bentuk jadual mingguan

atau bulanan dan dipamerkan.

4.2 Menerangkan fungsi dan tanggungjawab pegawai yang dilantik seperti

berikut:-

i) Ketua Jabatan – LAMPIRAN A

ii) Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ)/(PPKJ) – LAMPIRAN B

iii) Pegawai Pengelas (PP) – LAMPIRAN C

iv) Pegawai Mengelas Semula – LAMPIRAN D

v) Pendaftar Rahsia (PR) – LAMPIRAN E

vi) Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) – LAMPIRAN F

vii) Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) – LAMPIRAN G

viii) Pegawai Bertugas (PB) – LAMPIRAN H

4.3 PMP perlu menyampaikan maklumat berkaitan tanggungjawab dan

peranan pegawai yang dilantik kepada warga kerja di pusat berkenaan.

5.0 RUJUKAN

5.1 Surat pekeliling ini adalah merujuk kepada Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta

88), Akta Arkib Negara 2003(Akta 629) dan Buku Arahan Keselamatan dan

lain-lain pekeliling, arahan dan peraturan yang berkuatkuasa dari semasa

ke semasa.

5

6.0 PERTANYAAN.

Sebarang pertanyaan boleh dikemukakan kepada: CAWANGAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN Bahagian Pemantauan dan Inspektorat (BPIN) Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA No.21, Jalan Raja Laut 50609 KUALA LUMPUR Wilayah Persekutuan. Telefon: 03-26135043 Faks: 03-26986140 Emel: [email protected]

Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN” MOHD SALLEH BIN ABDULLAH Pengarah Bahagian Pemantauan dan Inspektorat MARA

“Amanah rakyat”

MANUALTATACARAPELANTIKANPEGAWAIKESELAMATANPERLINDUNGANVERSI1.0(A)

BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT MARA

MANUAL TATACARA PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN PERLINDUNGAN

VERSI 1.0 (A)

BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT

i

Disediakan oleh: Majlis Amanah Rakyat (MARA)

Bahagian Pemantauan dan Inspektorat Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA

No.21, Jalan Raja Laut 50609 KUALA LUMPUR. Wilayah Persekutuan

Telefon: 03-26135043

Faks:03-26986140

Versi 1.0(A)

Hak Cipta Terpelihara ©

Tiada mana-mana bahagian daripada manual panduan ini boleh diterbitkan semula atau diproses, disalin, diedarkan melalui capaian sistem di dalam sebarang bentuk (cetakan, fotokopi atau seumpamanya) tanpa mendapat kebenaran bertulis daripada pihak Majlis Amanah Rakyat (MARA). MARA berhak untuk mengubah atau menambah mana-mana bahagian dalam manual panduan ini pada bila-bila masa tanpa pemberitahuan awal.MARA tidak bertanggungjawab terhadap sebarang kesalahan cetak dan kesulitan akibat manual panduan ini.


VERSI 1.0 (A)


ii

SENARAI SINGKATAN DAN MAKSUD

Singkatan Maksud Singkatan

KKLW Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah

ANM Arkib Negara Malaysia

KPKK/CGSO Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan/ Cheif Goverment

Security Officer

BPIN Bahagian Pemantauan dan Inspektorat

PMP Pegawai Mengawal Pusat

PMN Pengarah MARA Negeri

IPMa Institusi-Institusi Pendidikan MARA

PMD Pegawai MARA Daerah

UPL Unit Penyelaras

SUM Setiausaha Majlis

KJ(PMP) Ketua Jabatan (Pegawai Mengawal Pusat)

PKJ Pegawai Keselamatan Jabatan

PPKJ Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan

PP Pegawai Pengelas

PR Pendaftar Rahsia

PRJ Pegawai Rekod Jabatan

PTRJ Pembantu Rekod Jabatan

JKB Jawatan Keselamatan Berjadual

UPR Unit Pendaftar Rahsia

PRK Pendaftar Rahsia Kecil

PKB Pegawai Keselamatan Bangunan

PB Pegawai Bertugas

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

Senarai Singkatan ii

1.0 Pendahuluan 1

2.0 Tujuan 2

3.0 Objektif 2

4.0 Kandungan Manual Pelantikan 2

5.0 Kerangka Konsep Keselamatan

Perlindungan

3

6.0 Struktur Keselamatan Perlindungan 4

6.1 Ibu Pejabat MARA 4

6.2 Pejabat MARA Negeri 5

6.3 Pejabat MARA Daerah 6

7.0 Punca Kuasa, Pelantikan dan Peranan 7

8.0 Proses Pelantikan 12

8.1 Tanggungjawab Ketua Jabatan/PMP

- Carta Aliran I – Lantikan Pegawai

Seperti Jadual Perkara 7.0

- Carta Aliran II – Lantikan Pegawai

Selain Daripada Jadual Perkara 7.0

12

8.2 Tanggungjawab BPIN

- Carta Aliran III – Tanggungjawab Urus

Setia BPIN

17

9.0 Tempoh Lantikan 19

10.0 Khidmat Nasihat 20

Rujukan

Senarai Pejabat KPKK

Lampiran

Senarai Semak – Semakan I (KPKK/CGSO)

Semakan II (ANM)

Semakan III (KKLW)


VERSI 1.0 (A)


1

1.0 PENDAHULUAN

1.1 Urus tadbir serta amalan terbaik ke arah mencapai keselamatan

perlindungan yang menyeluruh (Total Security) adalah melalui

penyediaan dan pelaksanaan perancangan pengurusan keselamatan

perlindungan yang berkesan. Bagi memastikan pegawai-pegawai yang

dilantik dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan sempurna,

peruntukan berikut hendaklah dipatuhi:

i) Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88);

ii) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629);

iii) Buku Arahan Keselamatan; dan

iv) Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987: Peraturan Pengurusan

Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia

Rasmi (Pindaan) 1986.

1.2 Oleh sebab itu, adalah menjadi tanggungjawab MARA memastikan

pengurusan keselamatan perlindungan dilaksanakan mengikut akta,

arahan dan pekeliling yang berkuatkuasa. Pelantikan dan peranan

pegawai-pegawai berkaitan perlu dilaksanakan mengikut prosedur dan

tatacara yang betul untuk mengelakkan pelanggaran keselamatan dan

ketirisan maklumat yang berlaku akibat kecuaian pegawai MARA.

Keselamatan dan maklumat perlu dilindungi daripada disampaikan

kepada pihak yang tidak dibenarkan dengan cara yang salah.

1.3 Pelaksanaan di peringkat MARA, Bahagian Pemantauan dan

Inspektorat (BPIN) telah dipertanggungjawabkan sebagai urus setia

dalam mengurus pelantikan pegawai-pegawai berkaitan bagi semua

Pusat Pentabiran MARA.


VERSI 1.0 (A)


2

2.0 TUJUAN

2.1 Manual ini disediakan sebagai garis panduan bagi pelantikan pegawai-

pegawai dilantik dan juga peranan pegawai-pegawai berkaitan dalam

pengurusan keselamatan perlindungan berdasarkan Arahan Keselamatan

yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan,

Jabatan Perdana Menteri.

2.1 Pegawai-pegawai ini bertanggungjawab menguruskan keselamatan

jabatan dari aspek fizikal, dokumen, peribadi dan ICT serta mematuhi

peraturan yang sedang berkuatkuasa.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Objektif garis panduan ini adalah untuk menjelaskan:

i) Punca kuasa pelantikan pegawai-pegawai berkaitan;

ii) Kriteria pelantikan dan perakuan bagi setiap pelantikan pegawai;

iii) Fungsi dan tanggungjawab selepas pelantikan;

iv) Proses dan tempoh lantikan pegawai-pegawai berkaitan di MARA.

4.0 KANDUNGAN MANUAL PELANTIKAN

Berdasarkan empat perkara senarai semak KPKK 7A (Pindaan 1/2006) dan

KPKK 1/13 bagi Anugerah Khas yang di semak oleh Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan Malaysia. Manual ini mempunyai sebanyak lapan (8)

jenis pelantikan pegawai dalam struktur organisasi Pengurusan Keselamatan

Perlindungan di MARA.

4.1 Jawatan-jawatan berikut adalah perlu dalam struktur organisasi

Pengurusan Keselamatan Perlindungan di MARA, iaitu:


VERSI 1.0 (A)


3

i) Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ);

ii) Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ);

iii) Pegawai Pengelas (PP);

iv) Pendaftar Rahsia (PR);

v) Pegawai Rekod Jabatan (PRJ);

vi) Pembantu Rekod Jabatan (PTRJ); dan

vii) Pegawai Keselamatan Berjadual (JKB)

- Semua senarai jawatan di atas dan pegawai yang akses kepada

dokumen terperingkat.

viii) Pegawai Bertugas (PB)

5.0 KERANGKA KONSEP KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA

Nota: Kerangka konsep Keselamatan Perlindungan merujuk Surat Pekeliling Am MARA Bil. 6/2013

KETUA JABATAN

PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN

PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN

(PERSEKUTUAN/NEGERI)

Pendidikan

Menentukan Matlamat

Menilai Sasaran

Mengenalpasti Masalah Keselamatan

Merumus Polisi

Penyiasatan Pemeriksaan Pengawalan Pelaksanaan

BPIN (URUSETIA)

‘TOTAL SECURITY’


VERSI 1.0 (A)


4

6.0 STRUKTUR KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA

6.1 IBU PEJABAT MARA

KETUA JABATAN (KJ)KETUA PENGARAH

MARA

PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ)

TIMBALAN KETUA PENGARAH (KP)

URUS SETIA BAHAGIAN

PEMANTAUAN & INSPEKTORAT

UNIT PENDAFTAR RAHSIA (UPR)

SUM & UPL

PENOLONG KESELAMATAN JABATAN (PPKJ/PP)

PENGARAH BAHAGIAN/UNIT

(CGSO)PEJABAT KETUA

PEGAWAI KESELAMATAN

KERAJAAN MALAYSIA

PEGAWAI KESELAMATAN

BANGUNAN (PKB) BAP, BBS, BPII

PEGAWAI BERTUGAS

(PB) AHLI-AHLI BAHAGIAN/UNIT

PEMBANTU REKOD JABATAN (PTRJ)

PEMB. TADBIR GRED 17 KE ATAS

BAHAGIAN/UNIT

PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)

PEGAWAI GRED 32 BAHAGIAN/UNIT

PENDAFTAR RAHSIA KECIL (PRK)

SETIAUSAHA PEJABAT BAHAGIAN/UNIT

Nota : Pegawai Bertugas (PB) adalah warga kerja yang bertugas

mengikut giliran Sistem Pegawai Bertugas (bulanan/mingguan) di

pusat masing‐masing.


VERSI 1.0 (A)


5

6.2 PEJABAT MARA NEGERI/ IPMa

KETUA JABATAN (KJ) PENGARAH/ PENGETUA

(PKJ/PP)TIMBALAN PENGARAH/TIMBALAN PENGETUA

(URUS SETIA) BAHAGIAN


(PRJ)

PEN.PEG.EHWAL EKONOMI/PEN.PEG.TADBIR

(CGSO) NEGERIPEJABAT KETUA

PEGAWAI KESELAMATAN

KERAJAAN MALAYSIA

PEGAWAI BERTUGAS (PB)

AHLI-AHLI BAHAGIAN/UNIT

(PR)

SETIAUSAHA PEJABAT/ PEMBANTU TADBIR

(PTRJ)

PEMBANTU TADBIR





VERSI 1.0 (A)


6

6.3 PEJABAT MARA DAERAH

(PRJ) PEMBANTU TADBIR

KETUA JABATAN (KJ)PEGAWAI MARA DAERAH

(PKJ/PP)PENOLONG PEGAWAI MARA DAERAH

(URUS SETIA) BAHAGIAN


(CGSO) NEGERI

PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN

KERAJAAN MALAYSIA

PEGAWAI BERTUGAS (PB)

AHLI-AHLI BAHAGIAN/UNIT





VERSI 1.0 (A)


7

7.0 PUNCA KUASA, PELANTIKAN DAN PERANAN

Jawatan

Punca Kuasa

Pegawai Dilantik

Fungsi &

Tanggungjawab

Perakuan Pelantikan

Proses Lantikan

Ketua Jabatan

Perenggan 16, Arahan Keselamatan

Ibu Pejabat MARA Ketua Pengarah MARA Pejabat MARA Negeri Pengarah MARA Negeri IPMa Pengarah/ Pengetua Pejabat MARA Daerah Pegawai MARA Daerah

LAMPIRAN A

Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ)


Ibu Pejabat MARA Timbalan Ketua Pengarah (Khidmat Pengurusan) Pejabat MARA Negeri Timbalan Pengarah MARA Negeri IPMa Timbalan Pengarah/ Timbalan Pengetua Pejabat MARA Daerah Penolong Pegawai MARA Daerah

LAMPIRAN B

Ibu Pejabat MARA Ketua Pengarah Pejabat MARA Negeri/ IPMa Ketua Jabatan CONTOH 1 - Surat Pelantikan PKJ

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi BORANG KPKK 6 - Borang Maklumat PKJ


VERSI 1.0 (A)


8

Jawatan

Punca Kuasa

Pegawai Dilantik

Fungsi &

Tanggungjawab

Perakuan Pelantikan

Proses Lantikan

Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ)

Ibu Pejabat MARA Pengarah Bahagian/Unit

LAMPIRAN B

Ibu Pejabat MARA Ketua Pengarah CONTOH 1 - Surat Pelantikan

PKJ/PPKJ

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi BORANG KPKK 6 - Borang Maklumat PKJ

Pegawai Pengelas (PP)

Seksyen 2B,Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan yang dilantik oleh Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri

Ibu Pejabat MARA Pengarah Bahagian/Unit Pejabat MARA Negeri Timbalan Pengarah MARA Negeri IPMa Timbalan Pengarah/ Timbalan Pengetua Pejabat MARA Daerah Penolong Pegawai MARA Daerah

LAMPIRAN C

Menteri Kemajuan Luar Bandar & Wilayah CONTOH 2 - Surat Perakuan Akta

Rahsia Rasmi 1972 di bawah Seksyen 2B

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi LAMPIRAN C1 - Borang Pelantikan

Pegawai Awam Sebagai Pegawai Pengelas Mengikut Seksyen 2B ;dan

Borang KPKK 9 - Borang Maklumat

Pegawai Pengelas


VERSI 1.0 (A)


9

Jawatan

Punca Kuasa

Pegawai Dilantik

Fungsi &

Tanggungjawab

Perakuan Pelantikan

Proses Lantikan

Pegawai Pengelas Semula (PPS) adalah Ketua Jabatan (KJ)

Akta Rahsia Rasmi (Akta 88), Seksyen 2C.

Ibu Pejabat MARA Ketua Pengarah Pejabat MARA Negeri Pengarah MARA Negeri IPMa Pengarah/ Pengetua Pejabat MARA Daerah Pegawai MARA Daerah

LAMPIRAN D

Pendaftar Rahsia (PR)

Berdasarkan Para 42 & 43 , Buku Arahan Keselamatan

Ibu Pejabat MARA i) Unit Pendaftar Rahsia

Setiausaha Majlis & Ketua Unit Penyelaras

ii) Pendaftar Rahsia Kecil

Setiausaha Bahagian/Unit Pejabat MARA Negeri Setiausaha Pejabat IPMa Setiausaha Pejabat/Pembantu Tadbir

LAMPIRAN E

Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa/ Pejabat MARA Daerah Ketua Jabatan CONTOH 3 - Surat Pelantikan

Pendaftar Rahsia

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi LAMPIRAN E1 - Borang Maklumat

Pegawai Pendaftar Rahsia


VERSI 1.0 (A)


10

Jawatan

Punca Kuasa

Pegawai Dilantik

Fungsi &

Tanggungjawab

Perakuan Pelantikan

Proses Lantikan

Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Pegawai yang melaksanakan tugas-tugas khidmat pengurusan

Akta Arkib Negara 2003 Arahan Keselamatan Berdasarkan PP 5/2007 – Panduan Pengurusan Pejabat

Ibu Pejabat MARA Pegawai Gred 32 dan ke atas Pejabat MARA Negeri Penolong Pegawai Ehwal Ekonomi/Penolong Pegawai Tadbir IPMa Penolong Pegawai Tadbir (K) Pejabat MARA Daerah Pegawai Gred 17 dan ke atas

LAMPIRAN F

Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa Ketua Jabatan

CONTOH 4

- Surat Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan/Pembantu Rekod Jabatan

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi BORANG SKL 8 - Borang Maklumat

Pegawai Rekod Jabatan/Pembantu Rekod Jabatan

Pembantu Rekod Jabatan (PTRJ)

Akta Arkib Negara 2003 Arahan Keselamatan Berdasarkan PP 5/2007 – Panduan Pengurusan Pejabat

Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa Pegawai Gred 17 dan ke atas


VERSI 1.0 (A)


11

Jawatan

Punca Kuasa

Pegawai Dilantik

Fungsi &

Tanggungjawab

Perakuan Pelantikan

Proses Lantikan

Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB)


Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa/Pejabat MARA Daerah i) Semua pegawai yang dilantik

dalam jadual ini; dan ii) Pegawai yang akses kepada

dokumen terperingkat

LAMPIRAN G

Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa Ketua Jabatan CONTOH 5 - Surat Pelantikan

Pegawai Jawatan Keselamatan Jabatan & Senarai JKB

Pegawai yang dicalonkan perlu mengisi BORANG KPKK 20 - Borang Maklumat

Pegawai Jawatan Keselamatan Jabatan

Pegawai Bertugas (PB)


Pegawai Bertugas (PB) adalah warga kerja yang bertugas mengikut giliran Sistem Pegawai Bertugas (bulanan/mingguan) di pusat masing-masing.

LAMPIRAN H

Ibu Pejabat MARA/ Pejabat MARA Negeri/IPMa Ketua Jabatan CONTOH 6 - Surat Pelantikan

Pegawai Bertugas

Senarai nama pegawai bertugas JADUAL SISTEM PEGAWAI BERTUGAS


VERSI 1.0 (A)


12

8.0 PROSES PELANTIKAN

8.1 Tanggungjawab Ketua Jabatan/PMP

8.1.1 Melantik semua pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB)

seperti di perkara 7.0 yang terlibat dengan maklumat ‘Rahsia

Besar’, ‘Rahsia’ , ‘Sulit’ dan Terhad seperti di Carta Aliran I.

Langkah 1:

Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai Bahagian/Unit/Pusat masing-

masing yang hendak dilantik sebagai (PKJ, PPKJ, PP, PR, PRJ,PTRJ).

Sekiranya terdapat pegawai baru yang perlu dilantik atau ada perubahan

dalam organisasi bertukar/ tamat perkhidmatan dengan MARA (tertakluk

kriteria pelantikan jawatan di perkara 7.0).

Langkah 2:

Mencatatkan butiran penuh pegawai yang dicalonkan pada borang

berkaitan:

a) Borang KPKK 6 - Borang Lantikan PKJ/PPKJ;

b) Lampiran C1 - Borang Lantikan Pegawai Pengelas;

c) Borang KPKK 9 - Borang Lantikan Pegawai Pengelasan Seksyen

2B (Akta Rahsia Rasmi 1972);

d) Lampiran E1 - Borang Pelantikan Pegawai Pendaftar Rahsia ;

e) Borang SKL 8 - Borang Pelantikan PRJ/PTRJ; dan

f) Borang KPKK 20 - Borang Pelantikan JKB

Langkah 3:

i) Ibu Pejabat

Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan

kepada Urus setia BPIN.


VERSI 1.0 (A)


13

ii) PMN/IPMa/PMD

a) Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah

dikemukakan terus kepada Pejabat KPKK Negeri,

Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah dan Arkib

Negara Malaysia Cawangan Negeri.

b) Senarai pegawai yang dilantik dikemukakan kepada BPIN

untuk tujuan rekod.

Langkah 4:

a) Pegawai berkenaan akan menerima surat lantikan daripada Ketua

Jabatan masing-masing mengikut jenis lantikan. Ketua Jabatan perlu

mengambil tindakan seperti berikut:

i) Menyediakan surat lantikan kepada pegawai yang dilantik;

ii) Surat asal lantikan PKJ /PPKJ perlu dipamerkan;

iii) Salinan pendua PKJ, PPKJ, PP, PR, PRJ,PTRJ disimpan

dalam fail pegawai;

iv) Salinan ketiga perlu disimpan dalam fail Jawatankuasa

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan di pusat masing-masing

sebagai rujukan.

b) Pegawai terbabit secara rasminya boleh menjalankan tugas-tugas di

samping tugas hakiki pegawai berkaitan di pusat masing-masing.


VERSI 1.0 (A)


14

CARTA ALIRAN I – LANTIKAN PEGAWAI SEPERTI SENARAI JADUAL PERKARA 7.0

LANGKAH 3 i) Borang lengkap

dikemukakan kepada urusetia BPIN

LANGKAH 4 Ketua Jabatan perlu menyediakan surat lantikan kepada pegawai yang dilantik mengikut contoh Lampiran B1,Lampiran E2, Lampiran F1, Lampiran G1 dan Lampiran H1.

Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang

Tidak Lengkap

MULA

TAMAT

LANGKAH 1 Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai dari Pusat untuk dilantik sebagai JKB (PJK, PPKJ, PP, PR, PRJ dan PTRJ)

LANGKAH 2 Lengkap maklumat pegawai borang mengikut jenis pelantikan: Borang KPKK 6, KPKK 9, Borang KPKK 20, SKL 8 dan Lampiran C1 dan Lampiran E1.

Lengkap

Ibu Pejabat PMN/IPMa/PMD

LANGKAH 3 i) a)Borang lengkap

dikemukakan Pejabat KPKK, KKLW & Arkib Negara Cawangan Negeri b) Senarai pegawai dilantik dikemukakan kepada BPIN untuk


VERSI 1.0 (A)


15

8.1.2 Melantik pegawai yang akses kepada dokumen terperingkat

selain daripada senarai JKB di perkara 7.0.

Langkah 1:

Mengenalpasti pegawai di bawah seliaan Pendaftar Rahsia di

Bahagian/Unit/Pusat masing-masing yang perlu akses kepada dokumen

terperingkat. Sekiranya terdapat pegawai baru yang perlu dilantik atau

ada perubahan dalam organisasi bertukar/ tamat perkhidmatan dengan

MARA (tertakluk kriteria pelantikan jawatan di perkara 7.0).

Langkah 2:

Mencatatkan butiran penuh pegawai yang dicalonkan pada borang

berkaitan:

a) Borang KPKK 20 - Borang Pelantikan JKB

Langkah 3:

Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada

Urus setia BPIN.

Langkah 4:

a) Pegawai berkenaan akan menerima surat lantikan daripada Ketua

Jabatan masing-masing. Borang akan disemak oleh urus setia BPIN.

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut:

i) Menyediakan surat lantikan dan senarai terkini kepada

pegawai yang dilantik;

iii) Salinan pendua dan senarai lantikan disimpan dalam fail

pegawai;


VERSI 1.0 (A)


16

v) Salinan ketiga perlu disimpan dalam fail Jawatankuasa

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan di pusat masing-masing

sebagai rujukan.

iv) Pegawai terbabit secara rasminya boleh menjalankan tugas-tugas di

samping tugas hakiki pegawai berkaitan di pusat masing-masing.

CARTA ALIRAN II – LANTIKAN PEGAWAI SELAIN DARIPADA JADUAL PERKARA 7.0

LANGKAH 4 Ketua Jabatan perlu menyediakan surat lantikan kepada pegawai yang dilantik.

Lengkap

Tidak Lengkap

LANGKAH 1 Mengenalpasti pegawai dibawah seliaan Pendaftar Rahsia yang perlu akses kepada dokumen terperingkat

LANGKAH 2 Lengkap maklumat pegawai yang dicalon pada borang KPKK 20.

Mengembalikan kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang

MULA

TAMAT

Ibu Pejabat PMN/IPMA

LANGKAH 3 i) Borang lengkap

dikemukakan kepada urusetia BPIN

LANGKAH 3 ii) a)Borang lengkap dikemukakan

Pejabat KPKK Negeri b) Senarai pegawai dilantik dikemukakan kepada BPIN untuk rekod .


VERSI 1.0 (A)


17

8.2 Tanggungjawab BPIN

Langkah 1:

Menerima borang/senarai

Ibu Pejabat

i) Borang maklumat KPKK6, KPKK 9, KPKK 20, SKL 8, Lampiran C1

dan Lampiran E1.

PMN/IPMA/PMD

i) Senarai lengkap lantikan pegawai daripada PMN/IPMA/PMD.

Langkah 2:

Menyemak borang

i) Borang maklumat KPKK6, KPKK 9, KPKK 20, SKL 8,

Lampiran C1 dan Lampiran E1 yang dikemukakan oleh

bahagian/unit Ibu Pejabat sahaja.

Langkah 3:

Mengemukakan borang maklumat yang lengkap kepada

i) Pejabat KPKK - Borang maklumat KPKK 6, KPKK 9 dan KPKK 20

bagi Ibu Pejabat MARA

ii) Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah – Borang

maklumat Lampiran C1 bagi Ibu Pejabat.

iii) Arkib Negara Malaysia – SKL 8 bagi Ibu Pejabat

Langkah 4:

Merekod dan kemaskini data serta memaklumkan kepada pusat

sekiranya terdapat perubahan/pertukaran dalam organisasi bagi tujuan

pelantikan baru.


VERSI 1.0 (A)


18

CARTA III - TANGGUNGJAWAB URUS SETIA BPIN

MULA

LANGKAH 1 Menerima borang permohonan

LANGKAH 2

Semak permohonan

LANGKAH 3

Mengemukakan borang mengikut bagi tujuan perakuan Ibu Pejabat i) Borang KPKK 6, KPKK 9 & KPKK 20

kepada Pejabat KPKK

ii) Borang SKL 8 kepada Arkib Negara

iii) Lampiran C1 kepada KKLW

Lengkap

TAMAT

Tidak Lengkap Kembalikan jika didapati borang permohonan tidak lengkap

Ibu Pejabat PMN/IPMA/PMD

LANGKAH 1i) Menerima senarai

lantikan yang lengkap

LANGKAH 4

Merekod & mengemaskini data


VERSI 1.0 (A)


19

9.0 TEMPOH LANTIKAN

9.1 Tempoh sah lantikan pegawai-pegawai yang dilantik adalah terbatal

sekiranya terdapat perubahan pada struktur organisasi yang mana

pegawai berkenaan yang dilantik tidak lagi memegang jawatan tersebut

kerana berpindah atau tamat perkhidmatannya dengan MARA di mana-

mana pusat Pentadbiran MARA.

9.2 Sehubungan itu, pihak Pegawai Mengawal Pusat (PMP) perlulah

memaklumkan kepada urus setia BPIN mengenai perubahan pegawai

berkenaan dan mengemukakan borang permohonan pegawai baru yang

mengambil alih tugas sedia ada dengan tujuan pelantikan baru.

9.3 Semakan dan penyelarasan maklumat pegawai berkenaan akan dibuat

oleh urus setia BPIN dari masa ke semasa.

10.0 KHIDMAT NASIHAT

Khidmat konsultansi dan latihan berhubung perkara ini hendaklah dirujuk

kepada:

CAWANGAN KESELAMATAN DAN PERLINDUNGAN MARA Bahagian Pemantauan dan Inspektorat MARA (BPIN) Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA No.21, Jalan Raja Laut 50609 Kuala Lumpur Telefon : 03-26135043 Faks: 03-26986140 Emel:au [email protected]


VERSI 1.0 (A)


20

RUJUKAN

Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88);

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629);

Buku Arahan Keselamatan; dan

Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987: Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986.


VERSI 1.0 (A)


21

SENARAI PEJABAT KETUA KESELAMATAN KERAJAAN MALAYSIA (KPKK)

KPKK NEGERI JOHOR Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Johor Jabatan Perdana Menteri P.O. BOX 55, Tingkat 5, Bangunan KWSP Jalan Dato' Dalam 80000 Johor Bahru Johor Darul Takzim Tel: 07-2236670

KPKK NEGERI KEDAH Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Kedah Jabatan Perdana Menteri Tingkat 6, Fasa 1, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Bandar Sultan Muazam Shah 06550 Alor Setar Kedah Darul Aman Tel: 04-7001408

KPKK NEGERI MELAKA Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Melaka Jabatan Perdana Menteri Tingkat 14, Menara Persekutuan Jalan Persekutuan, Hang Tuah Jaya 75450 Air Keroh Melaka Tel: 06-2345580

KPKK NEGERI SEMBILAN Pejabat Ketua Pegawai Keselamaan Kerajaan Malaysia Negeri Sembilan Jabatan Perdana Menteri No D10, Tingkat 2, Bangunan Akhma Persiaran Utama S2-1, Seremban 2 70300 Seremban Negeri Sembilan Tel: 06-6017914

KPKK NEGERI PERAK Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Perak Jabatan Perdana Menteri Tingkat Bawah Blok C Bangunan Persekutuan Perak Jalan Dato' Seri Ahmad Said Greentown 30450 Ipoh Perak Tel: 05-2549540

KPKK NEGERI PERLIS

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Perlis Jabatan Perdana Menteri Tingkat 5, Bangunan Persekutuan Kangar Persiaran Jubli Emas 01000 Kangar Perlis Tel: 04-9775997

KPKK WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Jabatan Perdana Menteri Aras 2, Blok B7, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya Wilayah Persekutuan Putrajaya Tel: 03-88726132

KPKK NEGERI KELANTAN

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Kelantan Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Bangunan KWSP Jalan Padang Garong 15000 Kota Bharu Kelantan Tel: 09-7419730

KPKK NEGERI PULAU PINANG

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Pulau Pinang Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Bangunan Persekutuan Jalan Anson

KPKK NEGERI TERENGGANU Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Jabatan Perdana Menteri Negeri Terengganu Bangunan Tabung Haji/Agro Bank Tingkat 5, No 160 Jalan Sultan Ismail 20200 Kuala Terengganu Terengganu


VERSI 1.0 (A)


22

10400, Georgetown Pulau Pinang Tel: 04-2279257

Tel: 09-6242553

KPKK NEGERI SELANGOR

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Selangor Jabatan Perdana Menteri Tingkat 3, Podium Utara Bangunan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 40000 Shah Alam Selangor Tel: 03-55447828

KPKK NEGERI PAHANG

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Pahang Jabatan Perdana Menteri Tingkat 17, Kompleks Teruntum Jalan Mahkota 25000 Kuantan Pahang Tel: 09-5141843

KPKK NEGERI SABAH Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Sabah Jabatan Perdana Menteri Aras 6, Blok A Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Sabah Jalan UMS 88400 Kota Kinabalu Sabah Tel: 088-488441

KPKK NEGERI SARAWAK Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Negeri Sarawak Jabatan Perdana Menteri Tingkat 3, Bangunan Marzuki Lot 1656, Seksyen 65 Jalan Tun Haji Abdul Rahman Yaakub Petrajaya 93050 Kuching Sarawak Tel: 082-253143

KPKK WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia Wilayah Persekutuan Labuan Jabatan Perdana Menteri No.7(A1), Tingkat 7, Blok 4 Kompleks Ujana Kewangan Labuan 87000 Wilayah Persekutuan Labuan Tel: 087-408737


VERSI 1.0 (A)


23

LAMPIRAN-LAMPIRAN

LAMPIRAN A

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Fungsi dan tanggungjawab seorang Ketua Jabatan meliputi perkara-perkara seperti berikut:-

i) Mengenalpasti Masalah Keselamatan

ii) Merumus Polisi

iii) Menentukan Matlamat

iv) Menilai Sasaran


VERSI 1.0 (A)


24

LAMPIRAN B

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN/ PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN

Fungsi dan tanggungjawab seorang PKJ/PPKJ meliputi perkara-perkara seperti berikut:-

i) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen dan

maklumat rasmi Jabatan, bangunan dan harta benda Kerajaan daripada

sebarang ancaman, kecurian, kebakaran dan sebagainya dengan

mengambil kira langkah-langkah melindungi selaras dengan peraturan-

peraturan yang ditetapkan oleh Kerajaan.

ii) Mengemukakan perakuan-perakuan kepada Ketua Jabatan akan

cadangan-cadangan untuk meningkatkan langkah-langkah Keselamatan

Perlindungan dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian.

iii) Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan di pusat yang dipengerusikan

oleh PKJ/PPKJ pusat berperanan untuk menyelaraskan pelaksanaan

kawalan Keselamatan Perlindungan serta menyelesaikan isu-isu yang

berbangkit dalam melaksanakan kawalan Keselamatan Perlindungan di

pusat masing-masing.

iv) Mewakili Kementerian / Jabatan / Pusat dalam menghadiri mesyuarat

mengenai keselamatan dari semasa ke semasa dan jika diperlukan

hendaklah membentangkan laporan keselamatan Kementerian / Jabatan

serta isu-isu yang tidak dapat diselesaikan di peringkat Kementerian /

Jabatan/Pusat.

v) Menubuhkan jawatankuasa yang akan dipengerusikan oleh Ketua

Jabatan yang akan bermesyuarat dengan serta-merta jika berlaku

sebarang kejadian kecemasan yang melibatkan keselamatan dokumen

dan kebocoran maklumat serta harta benda Kerajaan termasuk ancaman

keselamatan, pencerobohan, kebakaran, kecurian dan sebagainya.


VERSI 1.0 (A)


25

Selanjutnya menyediakan laporan hasil mesyuarat jawatankuasa

berkenaan untuk dikemukakan kepada pihak berkuasa berkenaan.

vi) Mengadakan pemeriksaan dari semasa ke semasa ke atas bangunan,

sistem pendawaian elektrik, bilik komputer, bilik dokumen dan peralatan,

kawasan pejabat dan semua perkara di bawah tanggungjawabnya bagi

mempastikan ia dalam keadaan yang selamat dan tidak terdedah kepada

ancaman dan risiko.

vii) Menganjurkan kursus dan taklimat kesedaran Keselamatan Perlindungan

dengan kerjasama Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan,

Jabatan Perdana Menteri bagi mempastikan setiap anggota di pusat agar

memahami langkah-langkah serta peraturan-peraturan Keselamatan

Perlindungan.

viii) Bekerjasama rapat dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk

mendapatkan khidmat nasihat mengenai langkah-langkah meningkatkan

sistem dan kawalan Keselamatan Perlindungan di Jabatan/Pusat.

ix) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan

dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis

Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk

melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan

Kerajaan;

x) Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan

tugas-tugas rasminya;

xi) Melaporkan serta-merta kepada Ketua Jabatan apabila mengetahui,

mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran

keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan

maklumat terperingkat dan rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan

Arahan Keselamatan para 92;


VERSI 1.0 (A)


26

xii) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditetapkan dalam peraturan-

peraturan Keselamatan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa dan yang

dipinda dari semasa ke semasa.


VERSI 1.0 (A)


27

KETUA PENGARAH MARA / PENGARAH/ PENGETUA ..........................

Nama Pegawai :

Jawatan:

Bahagian:

PELANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN /

PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Para 17 Buku Keselamatan Kerajaan, saya dengan ini melantik tuan sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ)/(PPKJ) di Majlis Amanah Rakyat (MARA)/ Pusat .................................. dan diberi kuasa membantu melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi sistem keselamatan fizikal, dokumen, peribadi dan ICT di Majlis Amanah Rakyat MARA (MARA) ini.

Sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ), tuan adalah dikehendaki setiap masa mematuhi dan melaksanakan segala arahan yang terkandung di dalam Buku Arahan Keselamatan Kerajaan dari semasa ke semasa di samping menggunakan budi bicara khususnya dalam membantu melaksanakan langkah-langkah keselamatan yang dianggap mustahak untuk kepentingan Majlis Amanah Rakyat (MARA) ini.

Pelantikan ini berkuatkuasa mulai tarikh surat lantikan ini dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

KETUA PENGARAH MARA /PENGARAH/PENGETUA Tarikh:

“Keusahawanan dan Pendidikan Global” “Amanah rakyat”


VERSI 1.0 (A)


28


VERSI 1.0 (A)


29

LAMPIRAN C

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGELAS

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Pengelas juga bertanggungjawab

dalam memastikan tindakan-tindakan berikut dilaksanakan dinyatakan dalam

Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 dan berperanan untuk membuat

pengelasan maklumat berdasarkan proses berikut:

i) Menyemak – untuk menentukan dokumen yang dibuat semakan

merupakan dokumen Bahagian / Unit / Pusat masing-masing sahaja.

ii) Menilai – menilai taraf keselamatan dokumen sama ada Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit atau Terhad ( rujuk perkara 44, Arahan Keselamatan).

iii) Memberi Tanda – dokumen ditanda pengelasan mengikut peringkat yang

telah ditetapkan di setiap muka surat (rujuk perkara 54, Arahan

Keselamatan).

iv) Mendaftar – merekod dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di Luar

Jadual Arahan Keselamatan / Dalam Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972 dan

ditandatangani oleh Pegawai Pengelas.

v) Memastikan pelaksanaan pendaftaran suratan rasmi yang dikelaskan

semula dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi iaitu Am 492, Am 492A

& Am 492B mengikut yang mana berkenaan.

vi) Kesemua buku daftar ini perlu dikawal dan disimpan dengan selamat dan

perlu ditender dalam mahkamah sebagai bahan bukti mengenai

pengelasan semula rahsia rasmi yang ditetapkan.

vii) Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut untuk

memaklumkan bahawa suratan tersebut telah dikelaskan semula dan

terhenti menjadi rahsia rasmi.


VERSI 1.0 (A)


30

viii) Memaklumkan urus setia BPIN bagi urusan penyelarasan pengelasan

semula atau penurunan taraf peringkat atau pelupusan sewajarnya

dengan Jabatan Arkib Negara Malaysia dan Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan.

ix) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan




Kerajaan;

x) Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan


xi) Melaporkan serta-merta kepada Ketua Jabatan apabila mengetahui,

mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran

keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan

maklumat terperingkat dan rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan

Arahan Keselamatan para 92;


VERSI 1.0 (A)


31

LAMPIRAN C1

BORANG PELANTIKAN PEGAWAI AWAM SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS

MENGIKUT SEKSYEN 2B

1. Nama ..........................................................

2. No. Kad Pengenalan ...........................................................

3. Jawatan Sekarang ...........................................................

4. Nama Perkhidmatan ...........................................................

5. Kumpulan ............................................................

6.

Tarikh Lantikan ke perkhidmatan

sekarang

............................................................

7.

Tarikh mula memegang jawatan

sekarang

..............................................................

8. Alamat Pejabat

......................................................................................................................

......................................................................................................................

......................................................................................................................

9. Pertugasan harian (nyatakan secara ringkas tugas-tugas sekarang)

......................................................................................................................

......................................................................................................................


VERSI 1.0 (A)


32

10. Peringkat keselamatan (nyatakan peringkat keselamatan perkara terperingkat/rahsia yang diuruskan sekarang

Rahsia Besar

Rahsia

Sulit

Terhad

11. Perakuan pegawai : Saya mengaku maklumat yang diberikan di atas adalah benar.

Tarikh: Tandatangan Pemohon:

12. Perakuan Ketua Jabatan

Saya menyokong/ tidak menyokong pelantikan pegawai di atas untuk pelantikan sebagai Pegawai Pengelas

Nama:

Tandatangan:

Jawatan:

Tarikh:

Cop Rasmi Jabatan:


VERSI 1.0 (A)


33

AKTA RAHSIA RASMI 1972

PERAKUAN DI BAWAH SEKSYEN 2B

Pada menjalankan kuasa-kuasa yang diberi oleh seksyen 2B Akta Rahsia

Rasmi 1972 (Akta 88), saya

............................................................................................... (nama menteri

serta jawatan) ..................................................................... Menteri/Menteri

Besar/Ketua Menteri (nama Kementerian atau negeri)

........................................................................................... dengan ini melantik

.................................................................. (nama pegawai yang dilantik)

........................................................... seorang pegawai awam yang

memegang jawatan ....................................................................... (nama

jawatan pegawai yang dilantik)

............................................................................................ di dalam

Kementerian/Jabatan .................................................................... (nama

Kementerian atau Jabatan) .................................................................... untuk

mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘Rahsia

Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’.

Bertarikh:

Cop rasmi Jabatan

(Nama)

Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri

...........................................................


VERSI 1.0 (A)


34


VERSI 1.0 (A)


35

LAMPIRAN D

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGELASAN SEMULA

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Pengelasan Semula juga

bertanggungjawab dalam memastikan apa-apa suratan di luar Jadual yang

telah dikelaskan akan terhenti menjadi rahsia rasmi selepas pengelasan

semula mengikut peruntukan seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi iaitu:

“Seseorang Menteri atau pegawai awam yang dipertanggungkan dengan apa-

apa tanggungjawab terhadap mana-mana Kementerian, Jabatan atau mana-

mana perkhidmatan awam atau Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu

Negeri atau Ketua Pengawai yang menjaga hal ehwal pentadbiran sesuatu

Negeri boleh, pada bila-bila masa, mengelaskan semula apa-apa suratan

yang dinyatakan dalam Jadual atau apa-apa suratan rasmi, maklumat atau

bahan sebagaimana yang telah dikelaskan dan selepas pengelasan semula

itu, suratan, maklumat atau bahan tersebut hendaklah terhenti menjadi rahsia

rasmi’.


VERSI 1.0 (A)


36

LAMPIRAN E

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pendaftar Rahsia juga bertanggungjawab

dalam memastikan tindakan-tindakan berikut dilaksanakan dinyatakan dalam

Perkara 43 Buku Arahan Keselamatan iaitu:

i) Menyimpan satu rekod yang dipertingkatkan tidak rendah daripada Sulit

(Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit sahaja) mengandungi semua fail

terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia.

ii) Menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta

mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut

arahan-arahan jabatan. Sampul-sampul surat yang tertulis Persendirian

mestilah dihantar dengan tidak terbuka kepada pegawai yang

dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya

boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan

nama sesuatu jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat awam

itu atau penggantinya atau Ketua Jabatannya.

iii) Menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan

menentukan supaya akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar

itu diterima.

iv) Menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan

semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar

Rahsia mestilah mengetahui kedudukan setiap fail terperingkat dan untuk

ini diaudit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail

terperingkat masih ada dalam simpanan penerima.

v) Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai

Keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara

terperingkat.


VERSI 1.0 (A)


37

vi) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan




Kerajaan;

vii) Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan


viii) Bertanggungjawab melaporkan serta-merta kepada Pegawai

Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan

atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan

termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat

terperingkat dan rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan Arahan

Keselamatan para 92;

ix) Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan

terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang

telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan.


VERSI 1.0 (A)


38

LAMPIRAN E1

PELANTIKAN PEGAWAI PENDAFTAR RAHSIA

1. Alamat Kementerian Jabatan : ..........................................................

..........................................................

...........................................................

...........................................................

2. Pegawai Pendaftar Rahsia I

2.1 Nama : ..........................................................

2.2 Jawatan: ...........................................................

2.3 No. Kad Pengenalan: ...........................................................

3. Pegawai Pendaftar Rahsia II

3.1 Nama : ..........................................................

3.2 Jawatan: ...........................................................

3.3 No. Kad Pengenalan: ...........................................................

4. Perakuan Ketua Jabatan

Saya mengesahkan bahawa Pegawai tersebut di atas adalah dilantik

sebagai Pegawai Pendaftar Rahsia

Tandatangan: ..........................................................

Nama: ...........................................................

Jawatan: ...........................................................

No. Kad Pengenalan: ..........................................................

Tarikh: ...........................................................


VERSI 1.0 (A)


39

mara memograf

Kepada : Pegawai Yang Dilantik

Daripada : Pengarah Bahagian Pemantauan & Inspektorat

Salinan Kepada : Bilangan

Rujuk Kami

BPIN/104/12/41 ( )

Tarikh Jan 2015

Rujuk Tuan

Tarikh

PELANTIKAN SEBAGAI PENDAFTAR RAHSIA BAHAGIAN ..................

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Arahan Keselamatan (1985) para 43 (a) hingga (e) , saya dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pendaftar Rahsia dan diberi kuasa untuk mengakses dan menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Bahagian ....................

2. Sebagai seorang PR, tuan/puan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan dokumen rasmi dan dokumen Rahsia Rasmi Kerajaan di Bahagian ............................... yang mana tuan/puan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam buku Arahan Keselamatan.

3. Tuan/puan dikehendaki mengamalkan “Prinsip Perlu Mengetahui” dalam menguruskan dokumen rasmi dan Rahsia Rasmi di Bahagian ........................................ dalam menjalankan tugas-tugas rasmi tuan. Perhatian tuan ditarik kepada peruntukan di dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 (pindaan 1986) dan kesalahan-kesalahan yang boleh disabitkan jika melakukan perkara-perkara yang bertentangan dengan peruntukan akta tersebut.

4. Pelantikan ini berkuat kuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugas-tugas Pendaftar Rahsia (PR) adalah di Lampiran ‘C2’

Sekian.


Pengarah/Pengetua MARA Negeri / IPMa MARA rhb/23012015

“Keusahawanan dan Pendidikan Global” “Amanah rakyat”


VERSI 1.0 (A)


40

LAMPIRAN F

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI REKOD JABATAN/PEMBANTU REKOD JABATAN

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Rekod Jabatan di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkara-perkara seperti berikut:-

i) Menyelaras perancangan dan pelaksanaan program dan aktiviti

pengurusan rekod jabatan.

ii) Menyelaras aktiviti konsultansi dan latihan pengurusan rekod dengan

kerjasama Arkib Negara Malaysia.

iii) Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di Jabatan

supaya selamat dan terpelihara mengikit piawaian yang ditetapkan.

iv) Memastikan aktiviti pelupusan rekod- rekod awam tidak aktif dilaksanakan

mengikut undang- undang dan peraturan.

v) Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan

maklumat terkini, serta melibatkan diri dengan program dan aktiviti- aktiviti

pengurusan rekod.

vi) Menyelia kerja- kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan oleh

Pembantu Tadbir Rekod Jabatan/ Kerani Fail.

vii) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan

dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah

Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk


Kerajaan;


VERSI 1.0 (A)


41

viii) Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan


ix) Bertanggungjawab melaporkan serta-merta kepada Pegawai Keselamatan

Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau

mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk

aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan

rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92;

x) Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan




VERSI 1.0 (A)


42

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pembantu Pegawai Rekod Jabatan di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkara-perkara seperti berikut:-

i) Membantu menyelaras perancangan dan pelaksanaan program dan

aktiviti pengurusan rekod jabatan.

ii) Penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di Jabatan supaya

selamat dan terpelihara mengikit piawaian yang ditetapkan.

iii) Memastikan aktiviti pelupusan rekod- rekod awam tidak aktif dilaksanakan

mengikut undang- undang dan peraturan.

iv) Sentiasa berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagi mendapatkan

maklumat terkini, serta melibatkan diri dengan program dan aktiviti- aktiviti

pengurusan rekod.

v) Melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod di jabatan masing-masing.

vi) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan

dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah

Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk


Kerajaan;

vii) Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan



VERSI 1.0 (A)


43

viii) Bertanggungjawab melaporkan serta-merta kepada Pegawai Keselamatan

Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau

mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk

aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan

rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92;

ix) Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan




VERSI 1.0 (A)


44


VERSI 1.0 (A)


45

mara memograf

Kepada : Pegawai Yang Dilantik



Rujuk Kami

BPIN/104/12/41 ( )

Tarikh Mac 2015

Rujuk Tuan

Tarikh

PELANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI REKOD JABATAN/ PEMBANTU REKOD JABATAN BAHAGIAN ..................

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), saya dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pegawai Rekod Jabatan/Pembantu Rekod Jabatan dan diberi kuasa untuk menjalankan pengurusan rekod di Bahagian ....................

2. Sebagai seorang PRJ/PTRJ, tuan/puan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan rekod di Bahagian ......................... yang mana tuan/puan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).

3. Perhatian tuan ditarik kepada peruntukan di dalam akta tersebut dan kesalahan-kesalahan yang boleh disabitkan jika melakukan perkara-perkara yang bertentangan dengan peruntukan akta tersebut.

4. Pelantikan ini berkuat kuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugas-tugas Pegawai Rekod Jabatan (PRJ)/ Pembantu Rekod Jabatan (PTRJ) adalah di Lampiran F.

Sekian.


Pengarah/Pengetua/PMD MARA Negeri/IPMa/PMD MARA rhb/23012015

“Keusahawanan dan Pendidikan Global” “Amanah rakyat


VERSI 1.0 (A)


46

LAMPIRAN G

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL DI MAJLIS AMANAH RAKYAT

Fungsi dan tanggungjawab seorang Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual di Majlis Amanah Rakyat meliputi perkara-perkara seperti berikut:-

1.1 Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen, bahan dan maklumat rasmi, perkara terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan;

1.2 Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya;

1.3 Bertanggungjawab melaporkan serta-merta kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktiviti-aktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi Jabatan, ini selaras dengan Arahan Keselamatan para 92;

1.4 Bertanggungjawab menguruskan dokumen, maklumat dan bahan terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan di dalam Buku Arahan Keselamatan.


VERSI 1.0 (A)


47


VERSI 1.0 (A)


48

mara memograf

Kepada : Seperti senarai di bawah



Rujuk Kami

BPIN/104/12/41 ( )

Tarikh Mei 2015

Rujuk Tuan

Tarikh

PELANTIKAN PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (JKB)

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Arahan Keselamatan (1985) para 84, saya dengan ini melantik tuan sebagai Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) dan diberi kuasa untuk mengakses dan menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat.

2. Sebagai seorang JKB, tuan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat yang mana tuan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam buku Arahan Keselamatan.

3. Tuan dikehendaki mengamalkan “Prinsip Perlu Mengetahui” dalam menguruskan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di Majlis Amanah Rakyat dalam menjalankan tugas-tugas rasmi tuan. Perhatian tuan ditarik kepada peruntukan di dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 (pindaan 1986) dan kesalahan-kesalahan yang boleh disabitkan jika melakukan perkara-perkara yang bertentangan dengan peruntukan akta tersebut.

4. Pelantikan ini berkuat kuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugas-tugas Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) adalah di Lampiran ‘E2’

Sekian.


Pengarah/Pengetua MARA Negeri/IPMa MARA rhb/23012015

“Keusahawanan dan Pendidikan Global”

“Amanah rakyat”


VERSI 1.0 (A)


49

SENARAI TERKINI PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (JKB)

BIL NAMA JAWATAN TARIKH LANTIKAN

1. Mohd Salleh bin Abdullah Pengarah 01.05.2015 2. Mila Kartikawati bt Mohamat

Zaimy Pembantu Kesetiausahaan

01.05.2015

3. Hazimah bt Yaacob Penolong Pegawai Tadbir

15.05.2015

4. Norazizah bt Kusnin Pembantu Tadbir 15.05.2015 5. Azizul Hakim bin Abdul Aziz Pembantu Operasi 15.05.2015


VERSI 1.0 (A)


50

LAMPIRAN H

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI BERTUGAS

1. Bertanggungjawab kepada soal Keselamatan Perlindungan Pejabat pada hari beliau bertugas.

2. Memastikan barang-barang dan aset yang bernilai tinggi sentiasa diawasi khususnya semasa waktu rehat tengahari dan selepas waktu pejabat, di samping memastikan barang tersebut disimpan semula di dalam tempat yang bersesuaian dan selamat selepas waktu pejabat.

3. Memastikan aset-aset elektronik dan lampu di pejabat, bilik mesyuarat, bilik pegawai, bilik-bilik keselamatan dan lain-lain dipadamkan sebelum meninggalkan pejabat.

4. Memastikan kebersihan pejabat dan kaunter urusan diuruskan dengan sempurna oleh syarikat penyelenggara kebersihan.

5. Memastikan bahawa tetamu dan pelawat Jabatan telah mendapat Pas Keselamatan bagi memasuki premis dari Unit Keselamatan di lobi Jabatan dan mengenalpasti urusan mereka di bahagian.

6. Memastikan pekerja-pekerja luar (kontraktor) yang bekerja di dalam kawasan pejabat pada masa tertentu mendapat kebenaran bertulis daripada pihak pentadbiran jabatan.

7. Memastikan maklumat-maklumat, fail-fail atau surat-surat terperingkat disimpan dengan baik dan selamat oleh pegawai dan kakitangan pejabat.

8. Memastikan kunci-kunci keselamatan disimpan di tempat yang sepatutnya sebelum meninggalkan pejabat.

9. Memastikan Pegawai/Kakitangan yang bertugas lebih masa mendapat kebenaran terlebih dahulu.

10. Memastikan bahawa semua laluan keluar masuk ke Bahagain termasuk tangga kecemasan bangunan dikunci atau ditutup sebelum meninggalkan pejabat.

11. Memaklumkan Pengawal Keselamatan Jabatan mengenai keadaan semasa pejabat.

……………………………………..……….

( ) Pegawai Keselamatan Jabatan Pusat ............................................. Bertarikh 20 April 2015


VERSI 1.0 (A)


51

mara memograf

Kepada : Sepertimana di senarai



Rujuk Kami

BPIN/104/12/41 ( )

Tarikh Mei 2015

Rujuk Tuan

Tarikh

PEGAWAI BERTUGAS DI BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT

Pada menjalankan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Arahan Keselamatan (1985) para 18, saya dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pegawai Bertugas sepertimana di jadual Sistem Pegawai Bertugas dan diberi tugas dan tanggungjawab dalam memastikan keselamatan perlindungan di bahagian/unit/pusat ini.

2. Sebagai seorang PB, tuan adalah bertanggungjawab menjaga dan memelihara keselamatan perkara-perkara terperingkat dan rahsia rasmi Kerajaan di yang mana tuan/puan dipertanggungjawabkan untuk melindungi mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di dalam buku Arahan Keselamatan.

3. Pelantikan ini berkuat kuasa mulai dari tarikh surat ini dikeluarkan dan tugas-tugas Pegawai Bertugas (PB) adalah di Lampiran ‘H’

Sekian.


Pengarah/Pengetua/PMD MARA Negeri/IPMA/PMD MARA rhb/23012015

“Keusahawanan dan Pendidikan Global”

“Amanah rakyat”


VERSI 1.0 (A)


52

JADUAL SISTEM PEGAWAI BERTUGAS BAHAGIAN PEMANTAUAN & INSPEKTORAT MARA

1. LOKASI PEJABAT

ARAS/BANGUNAN 8/MEDAN MARA

KAWASAN TANGGUNGJAWAB

RUANG PEJABAT, BPIN

2. JADUAL BERTUGAS : BULAN JANUARI 2015

BIL HARI TARIKH NAMA PEGAWAI CATATAN

1. KHAMIS 01.01.2015 SAMB TAHUN BARU

2. JUMAAT 02.01.2015 MILA KARTIKAWATI BT MOHAMAT ZAIMY

3. SABTU 03.01.2015 MAULIDUR RASUL

4. AHAD 04.01.2015

5. ISNIN 05.01.2015 MILA KARTIKAWATI BT MOHAMAT ZAIMY

6. SELASA 06.01.2015 HAZIMAH BT YAACOB

7. RABU 07.01.2015 HAZIMAH BT YAACOB

8. KHAMIS 08.01.2015 NAZAHIYAH BINTI MAT ISA

9. JUMAAT 09.01.2015 NAZAHIYAH BINTI MAT ISA

10. SABTU 10.01.2015

11. AHAD 11.01.2015

12. ISNIN 12.01.2015 SHARIFAH NORAZLIN BT SYED ANUAR

13. SELASA 13.01.2015 SHARIFAH NORAZLIN BT SYED ANUAR

14. RABU 14.01.2015 RIZAL BIN ABDUL GHANI

15. KHAMIS 15.01.2015 RIZAL BIN ABDUL GHANI

16. JUMAAT 16.01.2015 NOR AZIAN BT JAAFAR

17. SABTU 17.01.2015

18. AHAD 18.01.2015

19. ISNIN 19.01.2015 NOR AZIAN BT JAAFAR


VERSI 1.0 (A)


53

20. SELASA 20.01.2015 MOHD KHAIRUL BIN JAMIL

21. RABU 21.01.2015 MOHD KHAIRUL BIN JAMIL

22. KHAMIS 22.01.2015 NORAZIZAH BT KUSNIN

23. JUMAAT 23.01.2015 NORAZIZAH BT KUSNIN

24. SABTU 24.01.2015

25. AHAD 25.01.2015

26. ISNIN 26.01.2015 NOR SHARUL NIZAM B ABDAL HAZIS

27. SELASA 27.01.2015 NOR SHARUL NIZAM B ABDAL HAZIS

28. RABU 28.01.2015 FARIDAH BT AHMAD

29. KHAMIS 29.01.2015 FARIDAH BT AHMAD

30. JUMAAT 30.01.2015 MOHD NASIR BIN KASSIM

31. SABTU 31.01.2015

PEGAWAI PENYELIA BULAN INI

Nama Pegawai :

No. Telefon Pejabat/Bimbit :

Emel :

Nota :

Pegawai yang ditugaskan hendaklah:

1. Mendapatkan pengganti apabila tidak dapat bertugas; dan 2. Melengkapkan Senarai Semak/Laporan Harian dan mengemukakannya kepada

Penyelia pada keesokan harinya.

( )

Ketua Jabatan

Tarikh :


VERSI 1.0 (A)


54

SEMAKAN I - CGSO

SENARAI SEMAK PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN PERLINDUNGAN UNTUK DIKEMUKAKAN KEPADA PEJABAT KETUA KESELAMATAN

KERAJAAN MALAYSIA

PUSAT :

BIL

SENARAI BORANG

PERKARA

TANDA √ JIKA

LENGKAP

1.

Borang KPKK 6

Maklumat Pegawai Keselamatan Jabatan

2.

Borang KPKK 9

Maklumat Pegawai Yang Telah Dilantik Di Bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)

3.

Borang KPKK 20

Maklumat Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB)

4.

Lampiran E1

Maklumat Pegawai Pendaftar Rahsia


VERSI 1.0 (A)


55

SEMAKAN II - ANM

SENARAI SEMAK PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN

UNTUK DIKEMUKAKAN KEPADA JABATAN ARKIB NEGARA MALAYSIA

PUSAT :

BIL

SENARAI BORANG

PERKARA

TANDA √ JIKA

LENGKAP

1.

Borang SKL 8

Maklumat Pegawai Rekod Jabatan (PRJ)/ Pembantu Rekod Jabatan (PTRJ)


VERSI 1.0 (A)


56

SEMAKAN III - KKLW

SENARAI SEMAK PELANTIKAN PEGAWAI AWAM SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS MENGIKUT SEKSYEN 2B

UNTUK DIKEMUKAKAN KEPADA KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR & WILAYAH

PUSAT :

BIL

SENARAI BORANG

PERKARA

TANDA √ JIKA LENGKAP

1.

Lampiran C1

Borang Pelantikan Pegawai Awam Sebagai Pegawai Pengelas Mengikut Seksyen 2B

SULIT

BORANG KPKK 6

BORANG MAKLUMAT PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN ( PKJ )

ARAHAN MENGISI BORANG KPKK 6:

1. BORANG KPKK 6 INI HENDAKLAH DIISI DALAM DUA (2) SALINAN.

2. PENUHKAN SETIAP RUANGAN KOSONG. JIKA RUANGAN TIDAK MENCUKUPI KEPILKAN DENGAN LAMPIRAN.

3. PERUBAHAN BUTIRAN PERIBADI ATAU PELANTIKAN BARU PKJ HENDAKLAH DIMAKLUMKAN KE PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN

KERAJAAN MALAYSIA OLEH KETUA JABATAN.

4. BORANG KPKK 6 INI JUGA BOLEH DIDAPATI DARI LAMAN SESAWANG: http://www.cgso.gov.my.

1. NAMA PENUH (mengikut kad pengenalan) 9. NO. TELEFON PEJABAT

10. NO. FAKS PEJABAT

2. JANTINA L P

3. NO. KAD PENGENALAN BARU 11. ALAMAT RUMAH

- -

4. JAWATAN

5. SKIM PERKHIDMATAN & GRED 12. NO. TELEFON RUMAH

13. NO. TELEFON BIMBIT

6. KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI

14. TARIKH LANTIKAN SEBAGAI PKJ

/ /

7. ALAMAT PEJABAT

15. TAPISAN KESELAMATAN

BELUM SUDAH

16. KURSUS KESELAMATAN PERLINDUNGAN

PERNAH TIDAK PERNAH

8. EMAIL RASMI 17. DILANTIK DI BAWAH SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972

DILANTIK BELUM DILANTIK

18. _________________________ 19. TARIKH

TANDATANGAN / /


20. PERAKUAN OLEH KETUA JABATANAdalah dengan ini saya _________________________________________, selaku Ketua Jabatan bagi Kementerian/Jabatan/Agensi _______________________________________ memperakui bahawa ______________________________________ telah dilantik sebagai Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) yang bertanggungjawab melaksanakan arahan - arahan Keselamatan Kerajaan selaras dengan peruntukan Para 17 Buku Arahan Keselamatan.

21. _______________________ 22. TARIKH

TANDATANGAN & COP JABATAN / /

KETUA JABATAN

NAMA :_____________________________

JAWATAN :_____________________________

SULIT

SULIT

BORANG KPKK 20

BORANG MAKLUMAT PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (PJKB)




3. PERUBAHAN BUTIRAN PERIBADI ATAU PELANTIKAN BARU PJKB HENDAKLAH DIMAKLUMKAN KE PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN





2. JANTINA L P


- -

4. JAWATAN




14. TARIKH LANTIKAN SEBAGAI PKJ

/ /

7. ALAMAT PEJABAT


BELUM SUDAH


PERNAH TIDAK PERNAH

8. EMAIL RASMI

17. _________________________ 18. TARIKH

TANDATANGAN / /


19. PERAKUAN OLEH KETUA JABATANAdalah dengan ini saya _________________________________________, selaku Ketua Jabatan bagi Kementerian/Jabatan/Agensi _______________________________________ memperakui bahawa ______________________________________ telah dilantik sebagai Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (PJKB) selaras dengan peruntukan Buku Arahan Keselamatan, para 84.

20. _______________________ 21. TARIKHTANDATANGAN & COP JABATAN / /

KETUA JABATAN

NAMA :_____________________________

JAWATAN :_____________________________

SULIT

SULIT

BORANG MAKLUMAT BORANG KPKK 9

PEGAWAI YANG TELAH DILANTIK DI BAWAH SEKSYEN 2BAKTA RAHSIA RASMI 1972 (AKTA 88)




3. PERUBAHAN BUTIRAN PERIBADI ATAU PELANTIKAN BARU HENDAKLAH DIMAKLUMKAN KE PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN





2. JANTINA L P


- -

4. JAWATAN



6. KLASIFIKASI PERKHIDMATAN


BELUM SUDAH



PERNAH TIDAK PERNAH

8. ALAMAT PEJABAT 17. DILANTIK DI BAWAH SEKSYEN 2B, AKTA RAHSIA RASMI 1972

PADA

OLEH

18. SILA SERTAKAN SALINAN SIJIL PERLANTIKAN SEBAGAI PEGAWAI

9. EMAIL RASMI PENGELASAN

19. PERAKUAN OLEH KETUA JABATANAdalah dengan ini saya _________________________________________, selaku Ketua Jabatan bagi Kementerian/Jabatan/Agensi _______________________________________ memperakui bahawa ______________________________________ telah dilantik sebagai Pegawai Pengelasan Di Bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88).

20. _______________________ 21. TARIKH


KETUA JABATAN

NAMA :_____________________________

JAWATAN :_____________________________

SULIT

SULIT

BORANG MAKLUMAT BORANG KPKK 9(A)

PEGAWAI PENGELASAN SEMULA DI BAWAH SEKSYEN 2CAKTA RAHSIA RASMI 1972 (AKTA 88)




3. PERUBAHAN BUTIRAN PERIBADI ATAU PELANTIKAN BARU HENDAKLAH DIMAKLUMKAN KE PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN



1. NAMA PENUH (mengikut kad pengenalan) 9. EMAIL RASMI

2. JANTINA L P 10. NO. TELEFON PEJABAT

3. NO. KAD PENGENALAN BARU

- - 11. NO. FAKS PEJABAT

4. JAWATAN

12. ALAMAT RUMAH

5. SKIM PERKHIDMATAN & GRED

6. KLASIFIKASI PERKHIDMATAN 13. NO. TELEFON RUMAH




PERNAH TIDAK PERNAH

8. ALAMAT PEJABAT


BELUM SUDAH

17. PERAKUAN OLEH KETUA JABATANDengan ini saya mengesahkan bahawa keterngan di atas adalah benar.

18. _______________________ 19. TARIKH


KETUA JABATAN

NAMA :_____________________________

JAWATAN :_____________________________

SULIT

majlis amanah rakyat (mara)mqs.mara.gov.my/bahan mqs/e/edaranbpin.pdf · surat edaran bahagian...

Documents