layanan prima bagi generasi millenia -...

Rita_Syafei's blog | LAYANAN PRIMA BAGI GENERASI MILLENIACopyright Rita Komalasari [email protected]://ritasyafei.staff.ipb.ac.id/2010/04/07/layanan-prima-bagi-generasi-millenia/

LAYANAN PRIMA BAGI GENERASI MILLENIA

Pustakawan Madya pada Perpustakaan IPB

e-mail: [email protected]; [email protected]

Abstrak

Perpustakaan adalah sumber informasi, Perpustakaan merupakan mata rantairangkaian sejarah masa lalu, sebagai pijakan masa kini dan merupakan penuntundalam merencanakan dan mewujudkan masa depan yang lebih baik. Perpustakaandan Teknologi Informasi laksana mata rantai yang saling berkaitan, tak terpisahkansatu dengan lainnya. Kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat, harussenantiasa dicermati dan dipelajari agar menjadi pemicu dan mampu mendorongsegenap jajaran pengelola Pepustakaan untuk ikut ambil bagian dalam menerapkan teknologi informasi, yang pada akhirnya akan dirasakan manfaatnyaoleh pemustaka sebagai generasi millenial. Pemanfaatan teknologi informasi yangtepat guna dan tepat sasaran, diyakini dapat mewujudkan layanan prima bagigenerasi millennial.

Kata kunci: Perpustakaan; Teknologi Informasi, Layanan Prima; Generasi Millenial

Abstract

The library is a source of information, a series of histori’s chain, as a basic of thepresent, and the planning guide for realization of a better future. Library and

page 1 / 10

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Information Technology like chain of interrelated, inseparable from one another.Information technology advances so fast, should always be followed in order to beable to trigger and encourage all librarian to take part in implementing informationtechnology, which will eventually be perceived as beneficial by millennialgeneration. Utilization of information technology, appropriate and on target,believed will bring excellent service for the millennial generation.

Keywords: Library; Information Technology, Excellent Service ; Millennial Generation

PENDAHULUAN

Era digital dan era globalisasi telah banyak mempengaruhi berbagai aspekkehidupan bangsa. Begitu pula dengan perpustakaan yang telah banyak berkiprahdan memberi peran positif dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. Sejalandengan perkembangan teknologi Informasi (TI), pengelola perpustakaanseyogyanya terus berupaya meningkatkan kualitas Sumber daya Manusianya agarmampu menguasai TI yang pada akhirnya dapat diaplikasikan bagi pengembanganlayanan, agar terwujud layanan prima bagi pemustaka. Salah satu bentukpeningkatan kualitas SDM adalah dengan memberikan kesempatan kepadapegawainya (Pustakawan maupun non Pustakawan) untuk menimba ilmu secaraformal mupun non formal dengan program beasiswa yang dibiayai oleh sponsor danatau instansi terkait.

Peningkatan kualitas SDM adalah langkah tepat agar kualitas SDM pengelolaperpustakaan meningkat secara signifikan, sesuai tuntutan zaman dan tuntutanprofesionalisme, yang pada akhirnya dapat memberikan layanan prima bagigenerasi millenial. Selain pendidikan formal, peningkatan kualitas SDM dapatdiperoleh melalui pendidikan informal seperti Pelatihan dan Diklat. Disamping ituuntuk meningkatkan pengalaman dan wawasan dapat diperoleh melalui studibanding, seminar maupun workshop yang berkaitan dengan ilmu Perpustakaan danteknologi informasi.

Salah satu kegiatan yang tak kalah pentingnya yaitu lomba menulis artikel yangbertujuan menjaring ide-ide, gagasan serta masukan-masukan yang berharga bagipengembangan Perpustakaan umumnya dan bagi Perpustakaan Universitas GajahMada khususnya.

page 2 / 10


Generasi Millenial

Generasi millennial adalah generasi muda yang sangat pintar dan tanggap terhadapkemajuan teknologi. Lebih dari 74 penduduk Amerika diklasifikasikan sebagaigenerasi millennial, mereka berusia 8 – 29 tahun. (www2.telkom.net). Generasipekerja lahir antara tahun 1977 dan 1995, yang biasa dikenal dengan millennialatau generasi Generation Y. Hal ini merepresentasikan pergeseran para pekerjaantara generasi X menuju pada generasi Y. Generasi ini telah membawa perubahanbudaya bagi perusahaan. Menurut Stan Smith, national director for humanresources at accounting giant Deloitte mengatakan bahwa millennial adalah team-oriented, mampu mengatasi tantangan besar serta peduli pada parapemimpin dan akan bekerja keras bagi seseorang yang mengajarkan mereka.Deloitte menekankan para middle manager untuk menawarkan jadwal yangfleksibel bagi team member mereka dan Google merancang struktur organisasimereka dimana struktur yang tertinggi diduki oleh para generasi millennial barudemi kemajuan perusahaan. Menurut Lynne Lancaster, konsultan tenaga kerja,millennial adalah generasi yang mampu bekerja berat. Mereka juga adalah pihakyang mau belajar serta berkemampuan secara cepat dalam mencerna informasi.Memiliki karyawan millennial pada suatu perusahaan merupakan asset yang sangatberharga.

Millennial adalah nama pendek dari generasi Y. Sebuah generasi dimana merekaberperilaku sebagai seseorang yang haus akan ilmu. Selalu menanyakanpertanyaan setelah pertanyaan. Hal ini telah memberikan perusahaan banyakpeluang untuk mengasah kaum millennial. Kelemahan dari millennial akan cepatmeninggalkan perusahaan Anda jika mereka menilai perusahaan yang Anda milikitidak menawarkan kesempatan bekerja yang baik. Salah satu cara untuk menahanpara milenial di kantor adalah ikatkanlah mereka dengan sebuah kontrak dimanamereka akan dilatih menjadi seseorang yang tangguh dan jangan lupa untuk selalumemberikan kompensasi yang sesuai dengan apa yang telah mereka lakukan untukperusahaan.(vibiznews.com.disarikan dari bnet.com)

PELAYANAN PRIMA

page 3 / 10


Kata prima memiliki arti harfiah `yang terbaik'. Pelayanan prima diartikan sebagailayanan yang terbaik, yang dapat diberikan oleh Pemerintah/Penyedia jasa kepadamasyarakat. Ukuran 'terbaik' ini sangat relatif, dan biasanya dikaitkan dengan Standar pelayanan Prima (SPP). Pelayanan prima dibedakan atas 3 tingkatan

1) Layanan yang dianggap terbaik oleh lembaga-lembaga Pemerintah yang belummemiliki SPP. Lembaga semacam ini memiliki kewajiban untuk segera menyusunSPP.

2) Layanan yang sesuai dengan SPP, bagi lembaga Pemerintah yang sudahmemiliki SPP.

3) Layanan terobosan yang mampu melebihi persyaratan SPP, bagi lembagaPemerintah yang selama ini tingkat layanannya sudah secara rutin dapatmemenuhi SPP mereka. Lembaga semacam ini wajib memperbaharui SPP untukmenampung upaya terobosan-terobosan yang sudah mulai dilakukan.

Batasan pengertian di atas adalah dari sisi kaca mata Pemerintah sebagai penyedialayanan publik. Namun masyarakat memiliki ukurannya sendiri. Sebuah layanandikatakan terbaik apabila dapat memenuhi rasa kepuasan mereka. Kepuasantercapai jika layanan yang nyata-nyata mereka terima dapat melebihi apa yangmereka harapkan.

Kedua ukuran ini dapat saling memberikan negasi. Sebuah layanan yang sudahdinyatakan terbaik oleh Penyedia jasa dapat saja tetap tidak dapat memuaskanmasyarakat pemustaka, karena Penyedia jasa tidak mengenal harapan pemustaka.Atau sebaliknya sebuah layanan sudah dapat memenuhi harapan Pemustaka tetapisebenarnya Penyedia jasa masih dapat berbuat yang lebih baik lagi karena memilikipengetahuan, teknologi, dan sarana yang lebih canggih. Dengan demikian, keduamacam ukuran tersebut harus dapat dipadukan. Jadi sebuah layanan dapatdikatakan layanan prima jika disain dan prosedurnya mematuhi beberapa prinsip,yaitu mengutamakan pemustaka, merupakan sistem yang efektif dan efisien,melayani dengan hati nurani, melakukan perbaikan yang berkelanjutan danmemberdayakan pemustaka.

page 4 / 10


TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap prosespenyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengirimaninformasi tersebut akan: lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lamapenyimpanannya. (Wikipedia bahasa Indonesia). Sedangkan menurut Onno W.Purbo Teknologi Informasi (TI) merupakan alat bantu yang sangat effektif bagiseseorang, sebuah institusi atau sebuah negara. Dengan kondisi saat ini dimanakurang dari 5% rakyat berpendidikan tinggi, sulit bagi bangsa kita untuk menangberkompetisi di era globalisasi yang berbasis informasi & pengetahuan, walaupundibantu oleh komputer secanggih apapun. Dalam kebijakan nasional, TeknologiInformasi (TI) menjadi kunci dalam dua (2) hal yaitu effisiensi proses danmemenangkan kompetisi.

Berdasarkan hal tersebut, sudah selayaknya Pustakawan mampu memahami danmenguasai teknologi informasi. Disamping itu,, Pustakawan dan pengelolaperpustakaan seyogyanya menjalin jejaring informasi dengan baik, efektif danefisien, sehingga tidak terjadi kesenjangan pemahaman dan penguasaan TIdiantara sesama pengelola dan Pustakawan. Dengan begitu, komunikasi antarasesama Pustakawan, akan mampu meningkatkan kemajuan layanan, penelusuraninformasi, serta mutu pendidikan. Diakui atau tidak, jejaring perpustakaan saat ini,masih lemah, penguasaan TI Pustakawan masih sangat beragam sekali. Ada yangsudah jauh melesat menguasai TI, ada pula yang tertinggal jauh, bahkan masihbanyak pustakawan yang belum memilki E-mail. Masih banyak yang beranggapanbekerja di perpustakaan tidak harus pintar, yang penting bisa selving dan melayanipemustaka. Paradigma tentang perpustaakn yang negatif sudah seharusnyaditinggalkan dan dibuang jauh-jauh. Perpustakaan harus menjadi tempat yangnyaman dan menyenangkan bagi semua orang yang ingin menggali informasi.Untuk menjembatani kepentingan antara Pemustaka dengan Pustakawan, dan antar sesama Pustakawan, mau tidak mau, Pustakawan harus memahami danmenguasai TI. Namun kondisi saat ini belum cukup menggembirakan, dimanabanyak Pustakawan yang belum menggeluti, mengenal dan memahami TI. Haltersebut tentunya akan menjadi kendala dalam memberi kepuasan kepadapemustaka/pemustaka dalam mengakses informasi secara tepat, cepat dan akurat.Terlebih lagi saat ini telah muncul generasi millenial yang menuntut kemajuanteknologi informasi. Jadi jelas bahwa TI merupakan kebutuhan vital yang harusdifahami dan dikuasai oleh setiap Pustakawan, dalam upayanya memberikanlayanan prima bagi pemustaka dan generasi millenial.

page 5 / 10

http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi

http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi

http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi


PERMASALAHAN

Adalah konsekuensi logis, bahwa Pustakawan saat ini harus menguasai TI,Pustakawan harus berani melakukan terobosan-terobosan di bidang TI, yang padaakhirnya akan bermuara kepada layanan dan kepuasan pemustaka. Namun sepertiapakah terobosan-terobosan yang selayaknya dilakukan oleh Pustakawan? Hal inimasih menjadi tanda tanya, bahkan seringkali Pustakawan merasa gamang. Disatu sisi dituntut untuk melakukan terobosan, namun di sisi lain adapembatasan-pembatasan yang menghambat pemanfaatan TI tersebut.Permasalahan lainnya adalah kedisiplinan Pustakawan yang masih kurang, sebagaicontoh, masih ada Pustakawan yang tidak malu merokok di ruang terbuka dankelihatan oleh pemustaka, hal ini tentu menjadi citra buruk bagi Pustakawan, masihada Pustakawan yang enggan memberikan layanan yang ramah dan santun kepadapemustaka, masih ada Pustakawan yang tidak malu menggunakan komputeruntuk bermain “ game online”, maupun “game offline”, lagi-lagi di ruang terbukayang kelihatan oleh pemustaka. Jadi banyak petugas yang salah kaprah dalampemanfaatan TI ini, seharusnya sarana yang ada dimanfaatkan untukmengembangkan potensi diri, meningkatkan kinerja dan kompetensi, alih-alih TIdimanfaatkan untuk mengisi waktu luang petugas jika sedang tidak ada pekerjaan. Dengan kondisi seperti itu, tentu, visi dan misi perpustakaan di manapun itu, tidakakan pernah terwujud, karena pemanfaatan TI tidak sesuai dan tidak tepatsasaran. Satu masalah penting lainnya yang erat kaitannya dengan layanan prima,yaitu belum ada Perpustakaan yang berani memberikan layanan dengan moto “tercepat, termurah, terbaik dan terramah”. Moto tersebut adalah prinsip-prinsip darilayanan prima. Jadi, sebagai pemustaka/pemustaka, untuk saat ini harus merasapuas dengan layanan seadanya, tanpa standar layanan yang jelas yang dapatmemuaskan mereka.

PEMECAHAN MASALAH

Kini sudah saatnya kita sebagai Pustakawan yang professional, berani melakukanterobosan-terobosan di bidang TI dengan tujuan meningkatkan layanan ataumemberikan layanan prima bagi pemustaka. Perlu ada komitmen dari pimpinanhingga jajaran petugas layanan untuk memberikan yang “terbaik, tercepat,termurah, terramah” sehingga pemustaka/pemustaka benar-benar terpuaskandalam hal temu kembali informasi.

page 6 / 10


Motivasi Pustakawan untuk memberikan layanan prima perlu ditingkatkan. Karenadengan motivasi tersebut, Pustakawan akan terpacu untuk bekerja dengan penuhtanggung jawab, disiplin, dedikasi, loyalitas dan kreativitas yang tinggi yang padaakhirnya dapat meningkatkan produktivitas dan memberikan layanan terbaik bagiPemustaka. Untuk memberikan layanan prima diperlukan perjuangan dengansegenap daya upaya dengan memperbaiki kekurangan dan kelemahan yang ada.Diperlukan perbaikan di segenap lini dengan berbagai upaya yang sebaiknyadilakukan diantaranya :

- Penambahan jam buka layanan Perpustakaan dan hari buka perpustakaandalam seminggu; seyogyanya jam buka perpustakaan dari jam 8.00 pagihingga jam 20 malam, dan buka dari senin sampai minggu; Hal ini dapatmenjadi motivasi bagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan di luarjam perkuliaha;

- Penambahan bandwith internet, sehingga pemustaka dapat dengan mudahdan cepat mengakses internet, namun tetap ada pengaturan bahwa situsinternet terlarang, tidak dapat diakses oleh SIVA UGM;

- Perpustakaan UGM seyogyanya menjalin kerjasama dengan perpustakaandi lingkup Nasional maupun Internasional. Hal ini penting untukmeningkatkan kualitas layanan dan merupakan salah satu komponen untukmewujudkan layanan prima. Sebab, dengan terbentuknya jejaringkerjasama tersebut, berarti akses Pemustaka terhadap informasi yangdibutuhkannya akan semakin luas. Kepuasan Pemustaka adalah wujud nyatadari layanan prima.

- Perlu dilakukan kajian-kajian yang berkaitan dengan rasio pengunjung danjumlah koleksi buku perpustakaan, mengingat banyak pemustaka yanglebih suka mengakses buku-buku atau jurnal ataupun informasi lainnya viainternet;

- Pustakawan yang bertugas di bagian layanan harus mampu memberikanservis kepada pemustaka dengan ramah, sopan, santun dan murah senyum(gunakan senyum 227, yaitu bibir ditarik 2 cm ke kiri dan kekanan, senyumselama 7 detik);

- Harus ada sistim pengawasan/kontrol yang jelas dan transparan. Komitmenbahwa pegawai harus senantiasa mengutamakan kepentingan pemustakaharus tetap diterapkan;

- Perbaikan pendidikan (formal maupun non formal). Dengan perbaikanpendidikan ini, diharapkan Pustakawan yang menguasai TI akanmemberikan dan mengaplikasikan ilmunya yang bermanfaat bagikepentingan kariernya juga bagi kepentingan pemustaka.

- Seyogyanya di setiap bidang ada standar prosedur kegiatan (StandardOperation Procedur) yang jelas, terutama di bagian layanan, komitmenuntuk memberikan layanan prima benar-benar harus tertuang dalam SOPyang jelas dan akuntabel.

- Seyogyanya tercipta suasana kerja yang kondusif. Hal ini penting untukmenciptakan kinerja yang baik. Suasana ruangan sebaiknya sejuk, bebas

page 7 / 10


asap rokok disertai lengkapnya sarana penunjang; hal ini diyakinimempengaruhi psikologis staf/pegawai dalam memberikan layanan. Jikasuasana kerja mendukung, dilengkapi fasilitas yang memadai, tentu tidakada lagi alasan bagi pegawai untuk mengabaikan pemustaka;

- Seyogyanya ada sistim penghargaan dan hukuman (Reward andPunishment) yang tegas dan jelas. Hal ini mendorong setiap individu untukberbuat yang terbaik dan malu/takut melakukan hal-hal tercela yang dapatmerugikan tempatnya bekerja, karena ada resiko yang harus dibayar jikamelakukan perbuatan tercela.

- Perlu dilakukan evaluasi hasil kerja setiap bulannya. Dalam hal inipemustaka dapat memberikan masukan melalui kotak saran, SMS, E-mailatau kuisioner mengenai layanan perpustakaan. Hal ini penting untukmengukur sejauh mana kualitas Perpustakaan Universitas Gajah Madadalam memberikan layanan bagi pemustaka;

- Perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam tentang aspek-aspeklayanan. Langkah ini perlu dilakukan guna mengetahui dan memperbaikikekurangan yang ada, sehingga terwujudnya layanan prima;

- Kebersihan, keindahan, ketertiban dan keamanan harus senantiasadipelihara. Hal ini merupakan salah satu indikator layanan prima. Dengansuasana yang bersih, indah, tertib, aman dan nyaman tentunya pemustakaakan merasa nyaman dan puas mencari informasi di PerpustakaanUniversitas Gajah Mada.

- Perlunya disediakan fasilitas pelengkap yang memadai bagi pemustaka,misalnya mushola yang luas, bersih dan nyaman, toilet yang bersih dannyaman serta kantin yang bersih dan lengkap. Fasilitas tersebut menjadidaya tarik bagi pemustaka dan salah satu bagian penting dari layananprima. Biarkan kesan mendalam tertanam di benak pemustaka. “Masuk kePerpustakaan Universitas Gajah Mada serasa masuk ke HotelPengetahuan”;

page 8 / 10


KESIMPULAN DAN SARAN

Perkembangan teknologi informasi sudah demikian pesatnya, namun manfaatnyamungkin belum optimal dapat dirasakan oleh pemustaka . Diakui atau tidakPenguasaan Pustakawan di bidang Teknologi Informasi mempunyai peran yangsangat penting dalam memberikan layanan. Diperlukan strategi yang matang, arifdan bijaksana untuk menguasai dan menerapkan TI sehingga manfaatnya dapatdirasakan oleh segenap lapisan masyarakat dengan meminimalisir dampak negatifdari penggunaan TI tersebut. Untuk itu saran yang dapat dilakukan diantaranya:

- Seyogyanya Jajaran Pimpinan Perpustakaan membuat renstra untukpengembangan TI. Hal ini penting dan akan memberikan dampak positifbagi kepentingan Pemustaka;

- Perlunya dilakukan pelatihan/kursus bagi pengelola perpustakaan danPustakawan mengenai layana prima bagi generasi millenial;

- Pustakawan harus terus belajar agar dapat memahami dan menguasai TIdengan cara mengikuti kursus /pelatihan / magang di tempat/Perpustakaanyang lebih maju dan dapat memberikan fasilitas pengembangan TI;

- sebaiknya ada alokasi dana khusus untuk pengembangan TeknologiInformasi, hal ini penting karena pengembangan TI memangmembutuhkan dana khusus guna pembelian perangkat lunak dan perangkat keras yang menjadi dasar penerapan dan pengembangan TI;

- seyogyanya ada program studi banding untuk Pustakawan ketempat-tempat atau negara yang telah maju teknologi informasinya,dengan studi banding tersebut diharapkan motivasi mengembangkan danmengaplikasikan TI semakin terpacu sehingga wawasan Pustakawanmenjadi semakin luas dan berkembang ;

- perlunya antisipasi dampak negatif dari perkembangan TI, dengan sistimpenyaringan informasi (Perlunya didirikan badan pengawas atau badansensor yang dapat meredam arus informasi global yang dapat merusakmoral bangsa).

Dengan semangat dan tekad yang kuat , dengan modal penguasaan TI yang kokohdan kuat dari seluruh jajaran Pengelola Perpustakaan Universitas Gajah Mada,serta kemauan untuk mengaplikasikan TI bagi kepentingan Pemustaka sebagaigenerasi Millenial, diyakini dalam waktu dekat Perpustakaan Universitas GajahMada akan mampu mewujudkan layanan prima

DAFTAR PUSTAKA

page 9 / 10


http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi, diakses 4 Pebruari 2010

http: // www2.telkom.net, diakses 5 Pebruari 2010

http://www. vibiznews.com, diakses 5 Pebruari 2010

Komalasari, Rita. 2001. Membangun Sumber Daya Manusia IPB di Era OtonomiUntuk mencapai Visi dan Misi IPB. UPT Perpustakaan. Institut pertanian Bogor.

Mustafa, B. 2007. Mengenal Greenstone Digital Library Software. Perpustakaan Institut Pertanian Bogor.

Purbo, Onno W. Menang Karena Pandai Bukan Karena Berkuasa. versi HTML dariberkas http://onno.vlsm.org/v09/onno-ind-1/network/teknologi-informasi-di-indonesia-01-2001.rtf.

Suhady, Idup dan Desi Fernanda. 2005. Dasar-Dasar Good Governance. Bahan Ajar Diklatpim Tingkat IV. Lembaga Administrasi Negara–Republik Indonesia.

Supriyanto Eko dan Sri Sugiyanti. 2001. Operasionalisasi Layanan Prima. Bahan AjarDiklatpim Tingkat IV. Lembaga Administrasi Negara–Republik Indonesia

page 10 / 10

http://onno.vlsm.org/v09/onno-ind-1/network/teknologi-informasi-di-indonesia-01-2001.rtf

http://onno.vlsm.org/v09/onno-ind-1/network/teknologi-informasi-di-indonesia-01-2001.rtf

layanan prima bagi generasi millenia -...

Documents