1

LAPORAN POST-MORTEM JAWATANKUASA JEMPUTAN, SAMBUTAN DAN PROTOKOL

SENARAI AHLI JAWATANKUASA

BIL NAMA PEGAWAI JAWATAN

1 Joey Eriksen Teo Ketua

2 Janet Johanes Ahli

3 Elssy Aban Ahli

4 Jaikol Udar Ahli

5 Nor Azman bin Mohamad Ahli

6 Christina Ahli

7 Rubiah binti Hussin Ahli

8 Mohammad Nor bin Onal Ahli

9 Awangku Aliuddin bin Awang Ahli

JEMPUTAN

1. Majlis Penutup dan Penyampaian Hadiah SCINTEX tahun 2015 • Senarai Tetamu Kenamaan:

i. YB. Datuk Hajah Jainab Datuk Seri Panglima Haji Ahmad Ayid

Menteri Pembangunan Masyarakat dan Hal Ehwal Pengguna Sabah

ii. YBrs. Cik Chin Phaik Yoong Ketua Pengarah Jabatan Tenaga Manusia

iii. YBrs. Encik Muhammad Aziph Dato’ Mustapha Ketua Eksekutif Yayasan Inovasi Malaysia (YIM)

iv. Encik Mohd Azmi bin Pelah Pengarah Jabatan Pembangunan Kemahiran Wilayah Sabah & Labuan

v. Encik Mustal bin Makmud Pengarah Institut Latihan Perindustrian Kota Kinabalu

2

• Jumlah Kehadiran Jemputan:

Jumlah Jemputan Jumlah Kehadiran Tambahan Peratus Kehadiran

24 orang 18 orang 2 orang 75%

2. Majlis Pelancaran MySkill Fair 2015 • Senarai Tetamu Kenamaan:

i. YB. Dato’ Sri Haji Ismail bin Haji Abd Mutallib

Timbalan Menteri Sumber Manusia

ii. YBrs. Dr. Mohd Gazali bin Abas Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi) Kementerian Sumber Manusia

iii. YBrs. Dr. Mohd Rashid bin Buyong Hamzah Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) Jabatan Pembangunan Kemahiran

iv. YBrs. Cik Chin Phaik Yoong Ketua Pengarah Jabatan Tenaga Manusia

• Jumlah Kehadiran Jemputan:

Jumlah Jemputan Jumlah Kehadiran Tambahan Peratus Kehadiran

22 orang 20 orang 2 orang 91%

3. Majlis Konvokesyen ILJTM Wilayah Timur (Zon Sabah & W.P Labuan) kali ke-11 tahun 2015 • Senarai Tetamu Kenamaan:

i. YB. Dato’ Sri Haji Ismail bin Haji Abd Mutallib

Timbalan Menteri Sumber Manusia

ii. YBrs. Dr. Mohd Gazali bin Abas Timbalan Ketua Setiausaha (Operasi) Kementerian Sumber Manusia

iii. YBrs. Cik Chin Phaik Yoong Ketua Pengarah Jabatan Tenaga Manusia

iv. Pengarah-pengarah ILJTM Wilayah Timur

• Jumlah Kehadiran Jemputan:

Jumlah Jemputan Jumlah Kehadiran Tambahan Peratus Kehadiran

49 orang 36 orang 1 orang 73%

3

KEKUATAN

1. Tiada sebarang perbelanjaan khas digunakan oleh jawatankuasa bagi kos yang melibatkan percetakan kad jemputan, pembelian folder watikah dan goodies bag untuk tetamu jemputan.

2. Hampir keseluruhan ahli jawatankuasa mempunyai pengalaman dalam tugas dan peranan masing-masing kerana terlibat dalam jawatankuasa yang sama pada majlis konvokesyen tahun 2014.

3. Perlantikan pegawai pengiring (liaison officer) daripada ILJTM Wilayah Timur yang lain merupakan

kelebihan kepada jawatankuasa untuk memberi lebih tumpuan terhadap tugasan yang lebih penting.

4.

KELEMAHAN/ MASALAH

Bil. Kelemahan / Masalah Tindakan Segera Cadangan Penambahbaikan

1. Ahli jawatankuasa telah dilantik untuk melaksanakan tugas lain

Peranan dan tugas ahli jawatankuasa tersebut telah diambil alih oleh ahli-ahli yang lain

Cadangan penubuhan jawatankuasa pada peringkat awal perlu mengambil kira kemahiran dan pengetahuan, kepakaran dalam bidang tertentu dan pengalaman pegawai dalam majlis-majlis terdahulu

2. Ketidakhadiran jemputan pada saat akhir (semasa hari majlis diadakan)

Tempat duduk jemputan yang tidak hadir diisi oleh pegawai yang berada di dalam dewan

Mengenal pasti dan menyedia pegawai-pegawai khas yang tidak mempunyai tugas semasa majlis untuk menjadi “simpanan” penganti jemputan

3. Pakaian bagi penerima Anugerah Tokoh Graduan tidak mengikut etika berpakaian yang telah digariskan dalam kad jemputan

Blazer pegawai telah dipinjamkan kepada penerima anugerah

Tindakan susulan untuk memberi penerangan kepada penerima anugerah mengenai perjalanan majlis termasuk etika berpakaian beberapa hari sebelum majlis diadakan

4.

PERBELANJAAN

Bil. Perkara Kos Catatan

1. Percetakan kad jemputan Tiada Menggunakan folder kad jemputan sedia ada dan kertas bagi cetakan kad menggunakan peruntukan OS27000 sedia ada

4

2. Pembelian folder watikah Tiada Menggunakan folder sedia ada (majlis perasmian Samsung Tech Academy)

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Urusetia yang dilantik bagi sesuatu majlis bertindak sebagai floor manager dan tidak diberi tanggung jawab

menerajui sesuatu jawatankuasa.

2. Pegawai diberi pilihan untuk menentukan sendiri jawatankuasa yang akan dianggotai tanpa mengambil kira pengalaman, norma dan “kemahiran”.

3. Sekiranya terdapat unsur-unsur penganjuran bersama, peranan sesuatu jawatankuasa diberi

tanggungjawab terus kepada agensi atau organisasi yang terlibat. Gabungan ahli daripada pelbagai agensi atau organisasi dalam satu jawatankuasa perlu dielakkan.

4.

Disediakan oleh Tarikh