KURSUS

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

UNTUK JURUAUDIT

KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI

31 OKTOBER & 1 NOVEMBER 2018

22 & 23 SAFAR 1440H

Oleh:

Harun bin JantanBahagian SST

Jabatan Kastam Diraja MalaysiaPUTRAJAYA (ZON TENGAH)

(Tel: 03 – 8311 1313 @ 017 – 221 1327)

RANGKA KURSUS

1. Pengenalan Ringkas EKSA

2. Etika Juruaudit

3. Tatacara Auditan EKSA

4. Perincian Instrumen Auditan dan Penilaian EKSA

5. Penyediaan Laporan Auditan EKSA

6. Pembahagian Kumpulan Latihamal Auditan EKSA

7. Latihamal Auditan EKSA

8. Penyediaan Laporan Untuk Persembahan

9. Persembahan Kumpulan

PANORAMA

4

YANG BIASA DILIHAT ………

PARKIR SELAGI MAHU ………

ITU APA?

PESTA SEPANJANG MASA

TABURAN MARKAH ZON-ZON

FALSAFAH EKSA

Setiap tempat ada barang,setiap barang ada tempat

TUJUANMemenuhi keperluan

semasa

Meningkatkanpersaingan antara

agensi

Identiti sendiri

Kekal Relevan

Imej Baharu

PENJENAMAAN EKSA

Imej Korporat

ELEMEN-ELEMEN EKSA

Kreativiti & Inovasi Go Green

Persekitaran kerjakondusif

KepelbagaianAgensi

1 2 3

4 5

BERIMEJ KORPORAT

BERIMEJ KORPORAT

BERIMEJ KORPORAT

PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF

Parking OKU disediakan

PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF

KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM

PelbagaiAgensi

Badan Berkanun Persekutuan (BBP)

Badan Berkanun Negeri (BBN)

Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)

Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)

Keselamatan & Infrastruktur

Pentadbiran

Sosial

Ekonomi

KlusterJenis Agensi

CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM

KESELAMATAN

Polis

Imigresen

Tentera

Kastam

Mahkamah

PusatLatihan

PBT

Masjid

APMM PejabatKadi

Hospital

Klinik

Sekolah

IPTA

PENTADBIRAN SOSIAL

KREATIVITI DAN INOVASI

KREATIVITI DAN INOVASI

TANDA ARAS BORANG MencukupiBuat pesananPerlu Tambah

PERINGATAN ETIKA PENGGUNAAN TELEFON

PERNYATAAN RUKUN NEGARA DIPAMER SECARA KREATIF

inovasi inovasi kreativiti

PEMBANGUNAN SISTEM CARIAN FAIL

SUDUT KITAR SEMULA DIPERBUAT DARIPADA BARANG-BARANG TERPAKAI

PAPARAN PEGAWAI BERTUGAS DALAM BENTUK KALENDAR MEJA

KREATIVITI DAN INOVASI

kreativiti

GO GREEN (AMALAN HIJAU)

Daun pandan

PEMBENTUKAN JAWATANKUASA

PEWUJUDAN / PEMBAHAGIAN ZON EKSA

LATIHAN / TAKLIMAT EKSA

PELANCARAN / PERASMIAN EKSA

PENGIKTIRAFAN

PENGAUDITAN & PENSIJILAN EKSA

1

2

3

4

5

6

PENGAUDITAN & PENSIJILAN EKSA

AUDITAN DALAMAN AUDITAN LUARAN

AUDITAN MAMPU

PENILAIAN KENDIRI

• auditan EKSA yang dilaksanakan oleh agensi

itu sendiri

• perlu dilaksanakan selepas setahun sesebuah

agensi mendapat pensijilan EKSA

• laporan penilaian dikemukakan kepada

MAMPU berserta gambar-gambar bukti

MODEL A

Generik

KomponenA hingga E

MODEL B

Generik + Khusus*

KomponenA hingga F

* Bergantung pada jenis agensi

PELAKSANAAN PENGAUDITAN

PENGAUDITAN MODEL

Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komponen A hinggaKomponen E1 Contoh: Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang

Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komponen Ahingga Komponen E2Contoh:Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU

Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komponen Ahingga Komponen DContoh:Wisma Persekutuan

A. Keperluan Utama Pelaksanaan

B. Ruang Tempat Kerja / Pejabat

C. Tempat Umum

D. Keselamatan Persekitaran

E. Kawasan Persekitaran Pejabat

F. Tempat Khusus

KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1. Dasar/ Polisi EKSA

A2. Jawatankuasa Pelaksana

A3. Penglibatan Pengurusan Atasan

A4. Penilaian Kendiri

A5. Pengiktirafan

A6. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

A7. Tindakan Penjimatan / Go Green

KOMPONEN A

RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

FIZIKAL

B1. Lantai

B2. Dinding & Siling

B3. Lampu & Soket

KEPERLUAN UMUM

B4. Susun Atur Peralatan

B5. Keadaan Peralatan

B6. Pelabelan & Papan Tanda / Tanda Arah

B7. Perhiasan

B8. Keperluan Utama

RUANG KERJA

B9. Meja Kerja Warga / Work Station /Kubikel Kerja

B10. Bilik Pegawai

B11. Stor Peralatan Pejabat

B12. Bilik Fail

B13. Sudut/ Bilik Cetak / Bilik Dokumentasi

B14. Bilik Pemandu

B15. Bilik Server / Terperingkat

KOMPONEN B

TEMPAT UMUM

C1. Lobi Utama / Ruang Hadapan

C2. Kaunter Utama

C3. Ruang Menunggu

C4. Laluan Utama / Koridor

C5. Bilik Mesyuarat

C6. Perpustakaan / Pusat Sumber

C7. Surau / Bilik Solat

C8. Lif

C9. Pantri / Tempat Minum

C10.Tandas

KOMPONEN C

KESELAMATAN PERSEKITARAN

D1. Pelan Tindakan Kecemasan

D2. Pendawaian / kabel

D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran

D4. Laluan / Tangga Kecemasan

D5. Kunci

33

KOMPONEN D

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

E1.

Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri

E2.

Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan

KOMPONEN E

TEMPAT KHUSUS

Tempat-tempat khusus di agensi mengikut kluster:

F1. Keselamatan

F2. Pentadbiran

F3. Sosial

KOMPONEN F

Pemarkahan menggunakan

skala Likert 1 hingga 5

SKALA PEMARKAHAN

PERATUSAN MARKAH KATEGORI SIJIL

90.0 % DAN KE ATAS CEMERLANG

80.0% - 89.9% BAIK

79.9% DAN KE BAWAH TIADA PENSIJILAN

Melebihi 80%: layak dipersijilkan

JURUAUDIT

➢Sebagai panduan juruaudit Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA)

melaksanakan penilaian secara beretika

dan profesional; dan

➢Memastikan hasil kerja juruaudit EKSA

dilaksanakan mengikut standard

ditetapkan.

BEBAS DAN ADIL

INTEGRITI

KOMPETENSI

NILAI-NILAI TERAS

Berkelakuan profesional

setiap masa

Sentiasa kreatif dan

inovatif

Profesional dalam

merancang, melaksana dan

melapor hasil penilaian

Berpakaian kemas,

berketerampilan dan

sopan

Telus, amanah dan berakauntabiliti

Pegang teguh kepada prinsip

kebenaran dan keadilan

Keperibadian mulia dan bersih

Memahami persekitaran

tempat diaudit

Membuat perancangan

teliti

Menilai dan mengkaji

semula sebelum

laporan dibentangkan

Memberi panduan, latihan dan

penyeliaan kepada pasukan

audit

Meningkatkan

kompetensi &

pengetahuan

berterusan

Peka dengan

persekitaran

Sentiasa mengemaskini

maklumat

Hindarkan diri daripada

perilaku yang boleh

menjejaskan imej & nama

baik juruaudit

Tahap disiplindiri yang tinggi

Komunikasi

berhemah dan

teguran membina

Memupuk

semangat kerja

berpasukan

Bertindak secarabebas, adil dan

saksama

Bebas daripadapengaruh luar

Tidakmudah

terpengaruh

Maklum balas

berasaskan

bukti sahih

SILA

….

➢ Bertanya soalan dan

memberi pendapat

secara berhemah

➢ Datang awal dan

menepati masa

➢ Hormati dan raikan

pandangan pihak lain

➢ Sopan dan

bertimbang rasa

➢Mengkritik semasa

melaksanakan

penilaian

➢Menggunakan

telefon dengan lama

➢Membangga diri dan

bercakap besar

Jangan

…

TATACARA AUDITAN EKSA

PERSEDIAAN AUDITAN

- 3 fasa auditan – sebelum, semasa, selepas

- auditan dalaman, auditan luaran dan auditan MAMPU

SEBELUM

• menentukan tarikh sasaran

• tunjukkan dalam carta perbatuan

• auditan sekurang-kurangnya dua kali setahun

• tentukan jadual auditan (auditan dalaman)

• kemukakan surat permohonan jika auditan luaran dan auditan MAMPU

• maklumkan kepada warga tentang tarikh auditan

• buat hebahan atau siar raya atau “countdown”

• adakan perjumpaan atau mesyuarat juruaudit-juruaudit dalaman

• tempahan makanan, minuman, pengangkutan

• jadual auditan – termasuk opening dan exit conference

• bahan tayangan slide – pelaksanaan EKSA

PERSEDIAAN AUDITAN

SEMASA

• mengamalkan etika juruaudit

• mengaudit kesemua bilik, ruang, peralatan, perhiasan, perabot, laluan

• mencatit ringkas apa ditemukan

• mengambil gambar

• menyambut juruaudit dengan mesra

• menjaga makan minum juruaudit mengikut masa

• menerima teguran dengan hati terbuka

• mencatit teguran untuk penambahbaikan

• pemilik bilik guna sama perlu berada di bilik jagaan masing-masing

• pintu-pintu bilik pegawai dibuka

Sebagai Warga

Sebagai Juruaudit

PERSEDIAAN AUDITAN

SELEPAS

• menyediakan laporan auditan

• menyampaikan hasil laporan auditan dalam exit conference

• melaksanakan penambahbaikan dalam tempoh masa yang telah

ditetapkan

• mengemukakan laporan penambahbaikan termasuk menyertakan

gambar bukti

• menghadiri exit conference jika diarahkan atau diundang

• mencatit teguran juruaudit

Sebagai Warga

Sebagai Juruaudit

PERINCIAN INSTRUMEN

KOMPONEN GENERIK A, B, C, D, E

KOMPONEN KHUSUS F

PENYEDIAAN LAPORAN

AUDITAN EKSA

CONTOH LAPORAN

PEMBAHAGIAN KUMPULAN

LATIHAMAL AUDITAN EKSA

LATIH AMAL AUDITAN EKSA

KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI

Anda dan ahli kumpulan dikehendaki melaksanakan auditan EKSA di

pejabat-pejabat yang telah ditentukan berasaskan kriteria MAMPU.

Hasil auditan anda hendaklah dipersembahkan dan terkandung perkara-

perkara berikut:

Perkara yang boleh dijadikan amalan (best practice) –

ditunjukkan dengan gambar

Penemuan Untuk Penambahbaikan – nyatakan apakah

penambaikan yang perlu dilakukan (ditunjukkan dengan gambar)

Kreativiti / Inovasi (jika ada) – ditunjukkan dengan gambar

Kesimpulan atau Rumusan FORMAT LAPORAN

SELAMAT BERLATIH AMAL

ASAS MENGEKALKAN

KUALITI DAN KECEMERLANGAN

PERSEKITARAN

• tahu standard dan kehendak semasa MAMPU

• sokongan dan kerjasama daripada semua lapisan

pegawai

• idea dan penerangan yang sama

• ketegasan juruaudit

• jadikan budaya kerja

• auditan secara berkala

• juruaudit peka terhadap kehendak semasa

ASAS MENGEKALKAN KECEMERLANGAN

TIP-TIP

• Jaga hospitality semasa auditan.

• Beri kerjasama sepenuhnya.

• Bersedia dahulu baru panggil

juruaudit MAMPU.

• Setiap teguran segera diambil

tindakan penambahbaikan.

TERIMA KASIH