manual pelaksanaan ekosistem kondusif sektor … · 4.0 kunci kejayaan eksa ... selesa dan...
TRANSCRIPT
MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
CAWANGAN NEGERI SEMBILAN
KAMPUS SEREMBAN 3
Nor Azizah Mohammad Amin Norfarhana Zulkifli Sri Yusmawati Mohd Yunus Eley Suzana Kasim
Universiti Teknologi MARA
Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
1
Cetakan Pertama 2016
Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
Persiaran Seremban Tiga/1,
70300 Seremban 3
Negeri Sembilan Darul Khusus Malaysia. Tel: +606 634 2000
Laman Web: http://seremban.uitm.edu.my
© Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang dalam apa jua bentuk dan dengan cara apa jua
pun baik secara elektronik, fotostat, mekanik atau lain-lain, mana-mana bahagian artikel/ilustrasi/isi
kandungan manual ini sebelum mendapat izin bertulis daripada Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan.
Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan
Nor Azizah Mohammad Amin
Norfarhana Zulkifli
Sri Yusmawati Mohd Yunus
Eley Suzana Kasim
MANUAL PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) UNIVERSITI
TEKNOLOGI MARA CAWANGAN NEGERI SEMBILAN KAMPUS SEREMBAN 3 ISBN 978-967-
14569-0-3
Rekabentuk kulit buku: Abdul Halim Bin Malek
Dicetak oleh:
SASTRONIC SALES &SERVICES
No.11, Jalan Dato’ Lee Fong Yee
70000 Seremban
NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS
ii
KANDUNGAN
KATA-KATA ALUAN REKTOR..................................................................................................................... 1
1.0 Tujuan Penggubalan Manual EKSA ............................................................................................... 2
2.0 Pengenalan EKSA .......................................................................................................................... 2
2.1 Dasar EKSA ............................................................................................................................... 2
2.2 Visi EKSA ................................................................................................................................... 2
2.3 Misi EKSA .................................................................................................................................. 2
2.4 Objektif EKSA ............................................................................................................................ 2
2.5 Logo .......................................................................................................................................... 3
2.6 Slogan ....................................................................................................................................... 3
2.7 Carta Organisasi EKSA ............................................................................................................... 4
2.8 Pelan Lantai Induk ..................................................................................................................... 5
3.0 Faedah Pelaksanaan EKSA ............................................................................................................. 6
4.0 Kunci Kejayaan EKSA ..................................................................................................................... 7
5.0 Elemen-elemen dalam EKSA ......................................................................................................... 7
5.1 Amalan 5S ................................................................................................................................. 8
5.2 Imej Korporat ............................................................................................................................ 9
5.3 Kreativiti dan Inovasi ................................................................................................................. 9
5.4 Amalan Hijau ............................................................................................................................ 9
5.5 Persekitaran Kondusif ............................................................................................................. 10
5.6 Kepelbagaian Agensi ............................................................................................................... 10
6.0 Prosedur Pelaksanaan EKSA ........................................................................................................ 10
6.1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA ........................................................................... 11
6.2 Mewujudkan Luak EKSA .......................................................................................................... 12
6.3 Menganjurkan Program Latihan .............................................................................................. 12
6.4 Melancarkan Pelaksanaan EKSA .............................................................................................. 13
7.0 Pelaksanaan Audit Dalam............................................................................................................ 13
7.1 Kriteria Audit EKSA MAMPU .................................................................................................... 13
8.0 Penutup ...................................................................................................................................... 47
9.0 Penghargaan ............................................................................................................................... 47
Rujukan………………………………………………………………………………………………………………………………………… 48
1
KATA-KATA ALUAN REKTOR
Salam UiTM dihatiku.
Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, Manual Pelaksanaan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) khas untuk Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus
Seremban 3 telah berjaya diterbitkan.
Manual ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang
kemas, bersih dan tersusun khususnya di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3. Dengan
adanya Manual EKSA ini, diharapkan akan meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
lebih inovatif seterusnya menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian
perkhidmatan kita.
Manual Pelaksanaan EKSA ini adalah selari dengan hasrat kerajaan untuk ‘merakyatkan perkhidmatan’
secara total melalui pengurusan persekitaran pejabat yang mengambil kira kehendak dan ekspektasi
pelanggan. Ianya juga dapat membantu warga UiTM merancang dan melaksanakan usaha-usaha
meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi, menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi
keperluan warga universiti yang pelbagai.
Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Negeri
Sembilan Kampus Seremban 3 atas penerbitan Manual Pelaksanaan EKSA ini. Semoga pelaksanaan EKSA
dapat memberi impak positif terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan kita.
Sekian, terima kasih.
Prof. Dr. Nasrudin Mohamed Rektor UiTM Cawangan Negeri Sembilan
2
1.0 Tujuan Penggubalan Manual EKSA
Tujuan manual digubal adalah untuk memberi panduan kepada warga kampus Universiti
Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 dalam mengamalkan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif dapat
dihasilkan. Manual ini berfungsi sebagai bahan rujukan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan
dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat luak.
Penerbitan manual ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban
3 dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
2.0 Pengenalan EKSA
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S
Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di
Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan
kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping
menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.
2.1 Dasar EKSA
EKSA menjadi teras kepada penghayatan nilai PERPATIH dalam mewujudkan budaya kerja
cemerlang di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3.
2.2 Visi EKSA
Mewujudkan ekosistem kondusif dalam persekitaran UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus
Seremban 3
2.3 Misi EKSA
Mengukuhkan sistem budaya kerja berkualiti, selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan
selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem kondusif dengan penerapan nilai
PERPATIH dalam kalangan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
2.4 Objektif EKSA
i. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih,
kemas dan selesa pada setiap masa.
ii. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan dalam kalangan
warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
iii. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pemegang taruh dan pelanggan terhadap
perkhidmatan yang ditawarkan.
iv. Mewujudkan budaya kerja yang yang berteraskan nilai PERPATIH.
v. Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kampus terhadap kepentingan
penjimatan tenaga serta amalan hijau (Go Green).
4
2.7 Carta Organisasi EKSA
NUR HIDAYAH BT MOHD RAZALI
AMALIA QISTINA C. ABDULLAH
NOR HIDAYAH BT MOHD ZAKI
6
3.0 Faedah Pelaksanaan EKSA
Pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
membawa faedah seperti berikut :
Mewujudkan Persekitaran Tempat Kerja Berkualiti ( Bersih , Kemas Dan Rapi )
Meningkatkan Kecekapan Dan Keberkesanan Pengurusan Organisasi
Mengenal Pasti , Mengurang Dan Menghapuskan Pembaziran
Menjana Idea Kreatif Dalam Kalangan Warga Kampus
Mewujudkan Piawaian Kerja Yang Jelas
Meningkatkan Mutu Penyampaian Perkhidmatan
Meningkatkan Disiplin Kampus
Meningkatkan Semangat Kerja Berpasukan
Meningkatkan Imej Universiti Teknologi MARA
7
4.0 Kunci Kejayaan EKSA
Kejayaan pelaksanaan EKSA di Uiversiti Teknologi Mara Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban
3 bergantung kepada faktor-faktor seperti:
5.0 Elemen-elemen dalam EKSA
Elemen-Elemen EKSA terdiri daripada :-
Amalan 5S
Imej Korporat
Kreativiti dan Inovasi
Amalan Hijau
Persekitaran Kondusif
Kepelbagaian Agensi
Sokongan & komitmen pengurusan atasan
Stuktur pengurusan EKSA yang efektif & efisien
Pendidikan & latihan kepada warga UiTM
Komunikasi yang efektif
Pelan pelaksanaan yang mantap
Projek perintis EKSA
8
5.1 Amalan 5S
Amalan 5S di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 adalah seperti berikut:
SISIH
pengasingan dan pelupusan barang - barang yang tidak diperlukan di tempat kerja
SUSUN
peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai
SAPU
memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan
SERAGAM
sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri - ciri, susun atur atau peraturannya
SENTIASA AMAL
usaha mengekalkan 4 amalan 5S di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3
9
5.2 Imej Korporat
Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan terhadap persekitaran,
tindakan dan pencapaian Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus
Seremban 3 berteraskan nilai PERPATIH. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam
kalangan warga universiti amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang
positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitik beratkan aspek keselamatan persekitaran di Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban
3.
5.3 Kreativiti dan Inovasi
EKSA menggalakkan warga UiTM Cawangan Negeri Sembilan, Kampus Seremban 3 membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam melaksanakan tugas dan
tanggungjawab masing-masing. Berasaskan kreativiti dan inovasi, kampus ini sentiasa
bersedia mengikut peredaran masa bagi mewujudkan budaya organisasi yang dinamik.
Warga kampus digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak untuk menghasilkan
persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.
5.4 Amalan Hijau
Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di ruang kerja dengan elaksanakan
program seperti aktiviti kitar semula, penggunaan pokok berdaun hijau sebagai hiasan
dalaman di ruang kerja dan penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga kampus ke arah penggunaan sumber secara
optimum berteraskan nilai PERPATIH.
• PERMUAFAKATAN P
• EKSELSIOR E
• ROH KESUNGGUHAN R
• PERJUANGAN P
• AMANAH A
• TUNTAS T
• INTEGRITI I
• HANDAL H
10
5.5 Persekitaran Kondusif
Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. Amalan
EKSA menggalakkan UiTM Cawangan Negeri Sembilan memberikan penekanan nilai
PERPATIH pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi
keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan
yang sesuai harus disediakan.
5.6 Kepelbagaian Agensi
EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi
kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis UiTM
Cawangan Negeri Sembilan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan
kepelbagaian UiTM Cawangan Negeri Sembilan pada masa kini.
6.0 Prosedur Pelaksanaan EKSA
EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus serta tindakan pengurusan yang
mantap dan mapan merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:
I. mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan
pelaksanaan yang jelas
II. mewujudkan luak bagi ruang kerja yang bersesuaian
III. mengadakan program latihan
IV. mengadakan pelancaran EKSA di kampus
Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil perlu dilaporkan secara berkala
kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan. Pemantauan secara berterusan
perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menentukan langkah- langkah penambahbaikan yang perlu
diambil.
11
6.1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA
6.1.1 Penaung/ Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
iii. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan iv. Menentukan
belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;
vi. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;
vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
viii. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.
6.1.2 Fasilitator
i. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua luak dan ahli;
ii. Memastikan semua warga kampus mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;
iii. Menentukan pembahagian luak;
iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
v. Menyelaras dan memantau aktiviti.
6.1.3 Penyelaras
i. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;
ii. Menyelaras program EKSA;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA; iv. Membantu
pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
v. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
6.1.4 Jawatankuasa Promosi
i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
ii. Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan
untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan iv.
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dikalangan
warga kampus.
6.1.5 Jawatankuasa Audit
i. Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
ii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;
iii. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan iv.
Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikutkeperluan.
12
6.1.6 Jawatankuasa Latihan
i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya
EKSA kepada semua warga kampus; ii. Mengenal pasti jenis latihan yang
diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan
iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga kampus diberikan latihan EKSA
secukupnya.
6.1.7 Jawatankuasa Standard
i. Menyediakan kriteria penyeragaman EKSA
ii. Menentukan kriteria penyeragaman EKSA dipatuhi
iii. Menyemak kriteria penyeragaman EKSA dari semasa ke semasa mengikut
keperluan.
6.1.8 Ketua Luak
i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli luak;
ii. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
iii. Merancang aktiviti kumpulan;
iv. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan
EKSA
kepadafasilitator; dan
v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli luak.
6.1.9 Ahli-ahli
i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
iii. Bekerjasama dalam luak; dan
iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA.
6.2 Mewujudkan Luak EKSA
i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab luak bagi memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan EKSA. ii. Pembahagian luak hendaklah dijelaskan melalui pelan lokasi luak bagi
memudahkan rujukan.
iii. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian luak adalah seperti yang berikut:
susun atur keseluruhan kampus dan pembahagian kepada luak-luak kecil
hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah
luak tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan.
menentukan nama luak untuk setiap luak dan jumlah keahlian bagi setiap luak;
mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan luak
dengan mengambil kira hala tuju EKSA di kampus; dan
luak haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.
13
6.3 Menganjurkan Program Latihan
Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping
membudayakan EKSA dalam kalangan warga kampus.
6.4 Melancarkan Pelaksanaan EKSA
Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di
samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA
dalam kampus.
Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.
Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang
berikut:
dasar EKSA;
luak EKSA;
objektif EKSA;
pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan manual panduan pelaksanaan EKSA.
7.0 Pelaksanaan Audit Dalam
Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh kampus secara penilaian kendiri. Audit Dalam ini perlu
dijadualkan secara berkala untuk memastikan kampus membuat penambahbaikan secara
berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya.
Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh kampus.
7.1 Kriteria Audit EKSA MAMPU
Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA yang di amalkan di Kampus atau
persekitaran tempat kerja. Komponen yang digunakan ialah;-
7.1.1 KOMPONEN A - Keperluan Utama Pelaksanaan
i. Dasar EKSA
ii. Polisi
iii. Visi iv. Misi
v. Objektif
vi. Logo dan slogan
vii. Carta Jawatankuasa EKSA
viii. Pelan Lantai Induk EKSA
14
7.1.2 KOMPONEN B- Ruang Tempat Kerja
LANTAI
Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut;
1 - selamat dan tidak licin
2 - tiada \ kekotoran/sampah di lantai
3 - tidak berlubang/pecah atau rosak
Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual
pembersihan dipatuhi
DINDING DAN SYILING
Memastikan dinding dan syiling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik
Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat
15
SUSUN ATUR PERALATAN
Menyeragamkan susunan laci meja/ kekaki boleh gerak (mobile pedestal) tidak seragam
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaaan teratur dan kemas
1 - Komputer
2 - Dulang (tray) keluar / masuk
3 - folder/ Fail
4 - perhiasan tidak keterlaluan
5 - kedudukan laci
LAMPU DAN SOKET
Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik
Memastikan soket eletrik berfungsi dan dalam keadaan baik
16
KEADAAN PERALATAN
Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ dulang (tray)/ dalam laci
Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan
memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci
mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian)
mempamerkan arahan/ notis bagi memastikan peralatan disusun kemas
PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH
Menyediakan tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam
Menyediakan label bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/ unit
Menggunakan papan tanda/ tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca
Meletakkan papan tanda/ tanda arah pada kedudukan strategik dan mudah dilihat
17
KEPERLUAN UMUM
Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ ruang guna sama yang mudah dilihat ( sekiranya melebihi dua suis )
Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW.PA - 7) di semua bilik/ ruang.
Melantik pegawai bertangungjawab atau Person - In - charge (PIC) bagi setiap ruang/ bilik guna sama beserta nombor telefon untuk dihubungi
Menyedia dan memaparkan etika/ tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas
merencakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera ( jika ada )
PERHIASAN
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat
Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdedu dan dalam keadaan baik
18
MEJA KERJA WARGA/ KUBIKEL KERJA
Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat
BILIK PEGAWAI/ PENSYARAH
Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
Memastikan susunan perabot kemas
menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat
19
STOR PERALATAN PEJABAT
Memastikan stor memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Bersih
2 - Tidak berdebu
3 - Susunan kemas dan teratur
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja
Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini.
Memastikan tiada bahan. peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor
Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor
20
BILIK FAIL
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Bersih
2 - Tidak berdebu
3 - Susunan kemas dan teratur
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur baik dan kemas
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat
Menyediakan senarai indeks dan nombor fail
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/ dokumen yang mengandungi;
1 - Tajuk Fail
2 - Nombor susunan fail
Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/ fail tidak aktif/ fail tutup.
21
SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTARI
Memastikan sudut/ bilik cetak/ dokumentasi memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Bersih
2 - tidak berdebu
3 - tersusun
4 - kemas
5 - selamat
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
BILIK PEMANDU
Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik
Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat
22
BILIK SERVER/ TERPERINGKAT
Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Bersih
2 - tidak berdebu
3 - tersusun
4 - kemas
5 - selamat
23
7.1.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM
LOBI UTAMA/ RUANG HADAPAN
Memastikan persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh yang berikut;
1 - Visi
2 - Misi
3 - Maklumat pengurusan atasan
4 - Moto; dan
5 - Piagam Pelanggan
Menyediakan perkara berikut di lobi utama
1 - Buku kedatangan pelawat
2 - Direktori pelawat
3 - Sudut informasi untuk pelanggan
4 - perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
24
KAUNTER UTAMA
Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Sistem maklumbalas pelanggan
2 - Direktori warga
3 - borang - borang/ brosur berkaitan
4 - bahan bacaan/ informasi
5 - Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
6 - maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria
Memastikan usaha - usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan
Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemas kini
25
RUANG MENUNGGU
Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat
Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur
menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi
BILIK MESYUARAT
Memastikan semua perlatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik
Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat
26
PERPUSTAKAAN/ PUSAT SUMBER
Memastikan ruang perpustakaan/ pusat sumber bersih, kemas dan teratur
Menyediakan sistem susunan/ capaian/ label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.
LIF
Memastikan lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi
Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan
Memaparkan nama bahagian/ seksyen bagi setiap aras dengan jelas
Memaparkan sijil perakuan keselamatan Mesin Angkat yang mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala
27
SURAU/ BILIK SOLAT
Memastikan barang - barang/ peralatan yang berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadan bersih;
1 - Telekung
2 - Sejadah
3 - Penyidai
Menyediakan kemudahan berikut;
1 - Tanda arah kiblat
2 - Rak menyimpan Al - Quran dan bahan bacaan
3 - Tempat letak/ rak kasut
4 - Selipar
Memastikan Al - Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik
Memastikan surau/ bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa
Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)
Memastikan tempat wuduk bersih
28
TANDAS
Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering
Memastikan bau tandas menyenangkan
Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik
Memastikan pengudaraan tandas baik
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas
Menyediakan peralatan tambahan seperti yang berikut;
1 - Cecair pencuci tangan
2 - Tisu tangan
3 - Bakul sampah/ tong sanitari
4 - cermin muka
5 - Bahan pewangi
Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik
PANTRI
Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan
Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus
29
7.1.4 KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN
PELAN TINDAKAN KECEMASAN
Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang mengandungi;
1 - Arahan keselamatan
2 - Latihan pengungsian bangunan, latihan kebakaran (fire - drill)
3 - Tanda Amaran
4 - Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
5 - tanda arah laluan kecemasan
Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan
PENDAWAIAN/ KABEL
Memastikan pendawaian eletrik/ telefon/ kabel komputer/ mesin/ peralatan dalam keadaan kemas. teratur dan selamat
Memastikan plag dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan
30
PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN
Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut;
1 - Penyeleggaraan secara berkala
2 - Mempunyai tatacara penggunaan
3 - Berkeadaan bersih
4 - Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan
Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik
LALUAN/ TANGGA KECEMASAN
Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup
Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/ pintu kecemasan
Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas
31
KUNCI
Memastikan anak kunci dilabelkan/ ditandai dan memenuhi tatacara keselamatan
Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat
Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertangungjawab
Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemas kini
32
7.1.5 KOMPONEN E - Kawasan persekitaran pejabat
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU
Menyediakan tanda/ garisan yang jelas di antara lot - lot tempat letak kenderaan yang disediakan
Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas
Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih
Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik
Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik
Memastikan taman permaian dan peralatan taman permaianan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada)
Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan
Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/ mati di sekitar kawasan
Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang
Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi
Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik
Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih
33
7.1.6 KOMPONEN F – KHUSUS
BILIK RAWATAN
Memastikan persekitaran bilik kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan alatan tajam
Menyediakan senarai ubat troli kecemasan
Memastikan ubat tidak rosak atau luput tarikh
I. HOSPITAL/ KLINIK
34
PETI SEJUK
Setiap bahan dilabelkan, disusun kemas dan berada dalam keadaan baik
Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemas kini
WAD
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
35
FARMASI
Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Menyusun dan melabelkan ubat - ubatan dengan baik dan teratur
STOR PERALATAN/ UBAT FARMASI
Memastikan stor memnuhi kriteria seperti yang berikut;
1 - Bersih
2 - Tidak berdebu
3 - Susunan kemas dan teratur
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi oleh warga kerja
Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor
Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor
Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemas kini
Ubat disusun mengikut sistem First in first out (FIFO) atau First Expiry First Out (FEFO)
36
BILIK MAKMAL
Memastikan persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal. domestik. alatan tajam dan bahan buangan berbahaya
BILIK/ RUANG KAD REKOD PERUBATAN
Memastikan persekitaran bilik atau ruang rekod perubatan bersih, kemas dan selamat
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian rekod dengan cepat dan pantas
Menyediakan peraturan pengambilan rekod untuk dipatuhi warga kerja
37
III. MASJID
RUANG AZAN
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi (cth; alat siar raya dan jam dinding
Menyediakan tatacara penggunaan alatan
Memaparkan info solat
38
TEMPAT WUDUK
Menyediakan etika dan peraturan tempat wuduk
Menyediakan arah/ simbol ruang wuduk wanita dan lelaki di tempat yang mudah dilihat
Menyediakan tempat wuduk mesra OKU atau orang tua
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik
Memastikan persekitaran bilik adalah bersih, kemas dan selamat
39
TEMPAT MANDI JENAZAH
Menyediakan dan memaparkan etika dan peraturan tempat mandi jenazah
Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik dan teratur
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
40
III. BALAI POLIS / PEJABAT POLIS BANTUAN
KAUNTER ADUAN
Menyediakan kaunter aduan yang bersih, kemas dan ceria
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan
Memastikan kemudahan untuk pelanggan selesa dan mencukupi
Memaparkan carta aliran/proses kerja atau piagam pelanggan
41
STOR SIMPANAN BARANG - BARANG BUKTI
Memastikan barang - barang disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan untuk memudahkan capaian
Menyediakan senarai indeks barang - barang
Memastikan bilik simpanan kes memenuhi kriteria yang berikut;
1 - Bersih
2 - Tidak berdebu
3 - Tersusun; dan
4 - Kemas
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap barangan kes
Memastikan peralatan kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas
Menyediakan tangga khas untuk penyimpanan dan capaian barang bukti
42
IV. UMUM
BILIK KULIAH/ BILIK LATIHAN/ BILIK PERBINCANGAN
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini
DEWAN/ AUDITORIUM
Memastikan persekitaran bilik kemas, bersih dan selamat
Memastikan semua perlatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Memastikan maklumat yang dipaprkan dalam keadaan baik dan terkini
43
DEWAN MAKAN/ TEMPAT MAKAN/ KAFETERIA/ KANTIN
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Memastikan susunan perabot kemas
GARAJ
Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat
Memastikan tempat letak kenderaan disediakan
44
PREMIS PERNIAGAAN
Memastikan persekitaran premis bersih, kemas dan selamat
Menyediakan etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa
ASRAMA
Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
Memastikan susunan perabot kemas
45
BILIK PENGINAPAN/ BILIK REHAT/ BILIK TRANSIT/ RUMAH TAMU
Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat
Memastikan semua peralatan/ perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun
PADANG
Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik
Memastikan rumput di kawasan padang pendek
46
GELANGGANG
Memastikan kawasan gelanggang dalam keadaan bersih, baik dan selamat digunakan
Menyediakan dan memaparkan peraturan/ etika penggunanaan gelanggang
Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusn dengan kemas dan berada dalam keadaan baik
GIMNASIUM
Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik
Memastikan kawasan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun dan selamat digunakan
47
8.0 Penutup
Pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Negeri Sembilan Kampus Seremban 3 akan lebih sistematik
dan sempurna dengan adanya Manual Pelaksanaan EKSA ini. Khususnya, manual ini dapat
dijadikan sebagai rujukan utama bagi seluruh warga kampus pada setiap masa.
9.0 Penghargaan
Ucapan terima kasih dirakamkan kepada pihak pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan
Kampus Seremban 3 di atas sokongan yang diberikan kepada gerakan EKSA ini. Juga penghargaan
kepada ‘Champion’ EKSA yang telah membantu pihak universiti untuk merealisasikan hasrat
melaksanakan EKSA di kampus ini.
48
RUJUKAN
Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Sektor Awam (EKSA) IKBN Seri Iskandar. (2015). Retrieved from
pengenalan5s.blogspot.my/2015/03/garis-panduan-pelaksanaan-ekosistem.html Kementerian
Pertahanan Malaysia. Buku Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).
MAMPU. Panduan Pelaksanaan EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam.