Kertas Kerja Lawatan Audit

Sektor Pengurusan Akademik, JPN Sarawak Tahun 2014

1 Pendahuluan

Lawatan Audit merupakan satu kaedah untuk memantau perkembangan prestasi JPN/PPD/sekolah di bawah Progran Transformasi Daerah dan memberi bimbingan secara langsung kepada PPD bagi menangani isu-isu yang telah dikenal pasti.

2 Matlamat

Untuk membimbing dan memberi sokongan kepada PPD dalam menentukan intervensi mengikut keuamaan terhadap masalah dan isu – isu yang yang telah dikenalpasti di peringkat PPD

3 Objektif

(i) membuat semakan data dashboard dan data KPI akademik PPD.(ii) menyemak keselarian antara Pelan Intervensi Lima Langkah (PILL) PPD

dengan isu yang dikenal pasti daripada dashboard PPD.(iii) memantau pelaksanaan PILL PPD dan pencapaian KPI.

4 KPI

5.1 100% PPD dikenalpasti dilawati.5.2 Laporan Lawatan Audit dibentangkan kepada PPD

5 Instrumen

(A) Lawatan Audit Bil 1/2014 Sila rujuk Lampiran

(B) Lawatan Audit Bil 2/2014 Sila rujuk Lampiran

6 Pemilihan PPD

10 PPD yang berada pada kedudukan terbawah dalam pencapaian ARI dan AR2 dalam UPSR dan SPM

1

7 Pembentukan Kumpulan Pemantau

- Pemantau dibentuk dalam kumpulan terdiri daripada 5 orang.

- Ahli kumpulan akan diatur terdiri daripada pegawai daripada sektor yang berlainan

- Setiap kumpulan pemantau akan diketuai oleh seorang pegawai yang berpengalaman seperti Ketua Sektor

- Lawatan pemantauan juga boleh dilaksanakan semasa ada urusan rasmi di PPD berkenaan.

8 Pentadbiran Pemantauan

1. Sebelum Lawatan

1.1 PPD yang akan dilawati perlu dikenalpasti terlebih dahulu oleh Jawatankuasa Lawatan Audit, Sektor Pengurusan Akademik. Kriteria pemilihan PPD hendaklah ditentukan. Pelantikan pemantau dan jadual lawatan audit hendaklah diselaraskan oleh Jawatankuasa Lawatan Audit.

1.2 Lawatan ke luar stesen perlu mengambil kira perbelanjaan perjalanan berdasarkan peruntukan kewangan yang sedia ada.

1.3 Surat Lawatan Audit dihantar PPD sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh lawatan. Salinan surat dipanjangkan kepada Pengarah Pendidikan Sarawak. Lawatan Audit juga boleh dilakukan tanpa memaklumkan pihak PPD atas persetujuan AJK Pemantauan.

1.4 Instrumen Lawatan Audit disediakan dan dibawa bersama semasa lawatan ke PPD.

1.5 Masa berangkat dan urusan penempahan kenderaan pejabat perlu dibincangkan dan diuruskan. Permohonan untuk menggunakan kenderaan pejabat hendaklah dibuat dengan mengisi Borang Tempahan Kenderaan bagi mendapat kelulusan Ketua Sektor atau Pegawai Pejabat Pelajaran Daerah, jika perlu.

1.6 Ketua Kumpulan akan ditentukan oleh Jawatankuasa Lawatan Audit dan beliau perlu menyelaras tugas dan tanggungjawab ahli kumpulan.

2

2. Semasa Lawatan

2.1 Ahli kumpulan berjumpa dengan Pegawai Pendidikan Daerah untuk menerangkan tujuan lawatan, di samping mendapatkan penerangan tentang latar belakang PPD, sistem pentadbiran dan program pengajaran dan pembelajaran.

2.2 Jalankan pemerhatian dan segala dapatan hendaklah dicatatkan dalam instrumen atau buku catatan.

2.5 Perbincangan diadakan dengan pegawai meja selepas pemerhatian. Hasil pemerhatian hendaklah diberitahu dengan jelas. Berikan teguran yang membina dan cadangan untuk meningkatkan kualiti kerja. Penjelasan serta pandangan daripada pegawai meja hendaklah diambil kira jika munasabah.

2.6 Perjumpaan dengan semua Ketua Unit boleh dijalankan untuk memberi penjelasan serta mendapatkan maklum balas tentang program yang dijalankan di PPD.

2.7 Hasil pemerhatian dan perbincangan hendaklah dibentangkan kepada Pegawai Pendidikan Daerah sebelum meninggalkan pejabat. Salinan instrumen perlu diserahkan kepada pihak PPD bagi tujuan penambahbaikan.

3. Selepas Lawatan

3.1 Ketua kumpulan menyerahkan Insturumen Pemantauan yang lengkap diisi kepada Jawatankuasa Lawatan Audit seminggu selepas lawatan audit untuk membuat rumusan laporan.

3.3 Rumusan laporan perlu diserahkan kepada Ketua Koordinator dua minggu selepas tempoh tamat tempoh pemantauan.

3.2 Lawatan susulan dilakukan, jika perlu.

3.3 Koordinator membentangkan rumusan laporan program dalam mesyuarat Jawatankuasa Laporan Audit, Sektor Pengurusan Akademik atau Dialog Prestasi Negeri

3

9. Carta Alir Kerja

Mesyuarat Jawatankuasa Audit

Menyediakan perancangan lawatan Audit

Menyediakan jadual lawatan Audit

Melantik ahli pemantau

Menghantar surat pemberitahuan lawatan, jika perlu

Ketua Kumpulan menyelaraskan lawatan pemantauan

Menentukan/menempah tempat penginapan dan pengangkutan jika perlu

Menerangkan tujuan lawatan kepada Pegawai Pendidikan Daerah

4

Berjumpa dengan pegawai meja

Berjumpa dengan semua Ketua Unit

Melengkapkan Instrumen dan membentangkan hasil pemerhatian dan perbincangan kepada Pegawai Pendidikan Daerah

Menyediakan laporan untuk diserahkan kepada pihak berkenaan

Membuat tindak susul, jika perlu

Membentangkan laporan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Lawatan Audit / Dialog Prestasi

5