PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/12

PROSEDUR

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN RASMI PK.PPAS(O)13

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

ZAINUDDIN B TASIMAN Pegawai Tadbir

NOR CHEMPAWAN BT ABU

Penolong Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/12

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/12

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 8

8. Carta Aliran Kerja 9 - 10

9. Rekod Kualiti 11

10. Lampiran 12

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/12

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk melaksanakan perkara berkaitan

program promosi PPAS yang merangkumi perkara berikut:

i) Merancang aktiviti promosi produk dan perkhidmatan PPAS

ii) Menyediakan jadual aktiviti promosi

iii) Melaksanakan program aktiviti promosi yang telah

dipersetujui

bagi memastikan produk dan perkhidmatan PPAS dikenali.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai semasa merancang, menyedia dan

melaksanakan program aktiviti promosi produk dan perkhidmatan

PPAS

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS 9001:2015

Seksyen 5.1.2 - Keutamaan pelanggan

Seksyen 8.2.1 - Komunikasi dengan pelanggan

Seksyen 8.2.2. - Penentuan Keperluan - Keperluan

Perkhidmatan yang hendak disampaikan

Seksyen 7.4 - Komunikasi

Seksyen 7.5.1 - Maklumat dan Dokumentasi

Seskyen 8.5.1. - Kawalan Penyampaian Perkhidmatan

3.2 Piagam Pelanggan PPAS

3.3 Pelan Strategik PPAS

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/12

4. ISU – ISU RISIKO

4.1 Kekurangan kakitangan untuk pembawa lawatan

4.2 Lokasi taklimat lawatan

5. DEFINISI

5.1 Promosi Program untuk memperkenalkan dan memberi publisiti

berkaitan produk dan perkhidmatan PPAS melalui aktiviti

seperti pameran, sesi taklimat, seminar, hebahan di media

cetak dan elektronik.

5.2 Kumpulan Sasaran Kumpulan/ individu yang ditetapkan sebagai pelanggan yang

berpotensi menggunakan perkhidmatan perpustakaan

(potential client).

5.3 Gerakan Membaca Kempen/ aktiviti yang terancang untuk galakan membaca

dan menggunakan perkhidmatan perpustakaan.

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/12

6. SINGKATAN KUK - Ketua Unit Korporat

KBTM - Ketua Bahagian Teknologi Maklumat

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PSM - Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia

PBGN - Bahagian Perancangan dan Pembangunan

PQ - Pengurus Kualiti

KB - Ketua Bahagian

PP - Penolong Pustakawan

PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

PemP - Pembantu Pustakawan

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/12

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. PROMOSI DAN PUBLISITI 1. Menentukan produk dan perkhidmatan PPAS yang akan

dipromosikan.

2. Arahkan PP untuk merancang aktiviti promosi.

KUK

3. Kemukakan kepada Pengarah anggaran kos untuk

kelulusan

4. Menentukan PP untuk mengendalikan program promosi

5. Tubuhkan kumpulan kerja untuk merancang dan

melaksanakan program promosi (jika perlu)

PQ/KUK

6. Sediakan program dan jadual promosi yang

mengandungi aktiviti promosi, produk yang hendak

dipromosikan, tarikh, lokasi, kumpulan sasar dan kit

promosi.

7. Uruskan bahan – bahan publisiti dan promosi

8. Laksanakan promosi yang dirancang

KUK

9. Kaji keberkesanan hasil promosi yang telah dijalankan

berdasarkan aktiviti berikut:

i. Bahan promosi (contoh: brosur, kenyataan akhbar,

powerpoint presentation, dan lain-lain) untuk menilai

kesesuaian bahan promosi;

ii. Maklumbalas Pelanggan

KUK

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/12

TINDAKAN T/JAWAB 10. Kemukakan laporan keberkesanan aktiviti promosi di

dalam Mesyuarat Pengurusan PPAS

KUK

11. Ambil langkah penambahbaikan berdasarkan hasil

keberkesanan aktiviti promosi dan keputusan Mesyuarat

Pengurusan PPAS.

KUK

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/12

8. CARTA ALIRAN KERJA PROMOSI PRODUK DAN PERKHIDMATAN PPAS

TINDAKAN T/ JAWAB

KUK - Menentukan produk dan perkhidmatan PPAS yang akan dipromosikan

KUK - Arahkan PP untuk merancang aktiviti promosi.

KUK - Kemukakan kepada Pengarah

anggaran kos untuk kelulusan

KUK

KUK

KUK

- Menentukan PP untuk mengendalikan

program promosi - Tubuhkan kumpulan kerja promosi

(jika perlu)

- Sediakan program dan jadual promosi

KUK

- Uruskan bahan – bahan publisiti dan

promosi

MULA

A

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/12

8. CARTA ALIRAN KERJA PROMOSI PRODUK DAN PERKHIDMATAN PPAS (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

PP - Laksanakan promosi yang dirancang.

KUK - Kaji keberkesanan hasil promosi yang telah dijalankan

KUK - Kemukakan laporan keberkesanan

aktiviti promosi di dalam Mesyuarat

Pengurusan PPAS

KUK

- Ambil langkah penambahbaikan

berdasarkan hasil keputusan

Mesyuarat Pengurusan PPAS

A

TAMAT

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/12

9. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

9.1

9.2

Fail Aduan dan Maklum Balas

Pelanggan

Fail Pengurusan Risiko

PBGN

KORP

5 tahun

5 tahun

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)13

NO. KELUARAN

: 01

PENGURUSAN LAWATAN-LAWATAN

RASMI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/12

10. LAMPIRAN

BIL. JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN

10.1

Borang Maklum Balas Pelanggan

PK.PPAS(O)13(L1)