kementerian pengajian tinggi laporan inovasi aplikasi ez-offer

Bahagian Biasiswa, KPT

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

LAPORAN INOVASI APLIKASI EZ-OFFER SEBAGAI MEDIUM EDARAN DOKUMEN

TAWARAN BIASISWA SLAB/SLAI SECARA ATAS TALIAN (ONLINE)

BAHAGIAN BIASISWA

Bahagian Biasiswa merupakan salah satu bahagian di bawah Kementerian Pengajian

Tinggi (KPT). Bahagian ini terlibat secara langsung dalam menyediakan perkhidmatan

kepada rakyat. Bahagian ini diketuai oleh seorang Setiausaha Bahagian dan disokong

oleh empat (4) Unit iaitu Unit Pentadbiran dan Kewangan, Unit SLAB/SLAI, Unit

Biasiswa, Unit MyBrain15 dan Unit Penguatkuasaan dan Kutipan Balik.

SETIAUSAHA BAHAGIAN

UNIT MYBRAIN15UNIT

PENGUATKUASAAN & KUTIPAN BALIK

UNIT PENTADBIRAN &

KEWANGAN

UNIT SLAB/SLAI UNIT BIASISWA

Misi Bahagian Biasiswa

1


Bahagian Biasiswa komited untuk menyediakan peluang pembiayaan bagi

meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran di pelbagai peringkat di institusi-

institusi pengajian tinggi.

Visi Bahagian Biasiswa

Pembiayaan pelajaran sebagai salah satu instrumen untuk menjadikan institusi

pengajian tinggi negara sebagai pusat kecemerlangan pendidikan yang diiktiraf di

peringkat antarabangsa.

Program Bahagian Biasiswa

Program Bahagian Biasiswa adalah bersandarkan kepada Plan Strategik Pengajian

Tinggi Negara (PSPTN). Di bawah Teras 1 PSPTN: Meluaskan akses pengajian tinggi,

program-program yang telah dan sedang dilaksanakan adalah Tabung Pinjaman

Pelajaran (TPP), Bantuan Kewangan Kolej Komuniti, Bantuan Kewangan OKU,

Program Pendidikan Khas, Biasiswa Sukan dan Bantuan Kewangan Matrikulasi.

Manakala di bawah Teras 2 PSPTN: Menambah kualiti pengajaran, Bahagian Biasiswa

telah melaksanakan Program MyBrain15.

Sementara itu, Bahagian Biasiswa turut memainkan peranan besar dalam

melaksanakan Teras 4 PSPTN: Memperkasakan IPT melalui program Skim Latihan

Akademik Bumiputera (SLAB)/Skim Latihan Akademik IPTA (SLAI), Hadiah Latihan

Persekutuan, Biasiswa Khas Tenaga Akademik IPTA dan Biasiswa Sub Kepakaran dan

Pasca Kedoktoran. Bahagian Biasiswa juga turut menyokong Teras 5 PSPTN:

Mempergiat pengantarabangsaan melalui pelaksanaan Biasiswa Komanwel, Biasiswa

Malaysia-IDB, MTCP dan MIS.

Secara ringkas, program-program yang dilaksanakan oleh Bahagian Biasiswa adalah

sepertimana ditunjukkan di dalam rajah berikut.

2


TERAS 1Meluaskanaksespengajian

tinggi

• Tabung PinjamanPelajaran

• Bantuan Kewangan KK

• Bantuan KewanganOKU

• Program PendidikanKhas

• Biasiswa Sukan

• Bantuan KewanganMatrikulasi

TERAS 1Menambahbaikkualiti

pengajaran

•MyBrain 15 Sasaran 60ribu pemegang PhD Menjelang 2023

TERAS 1MemperkasakanIPT

• SLAB/SLAI

• Hadiah LatihanPersekutuan

• Biasiswa Khas TenagaAkademik IPTA

• Skim Latihan TenagaPengajar Teknikal

• Skim Latihan & Pembangunan Pentadbir IPTA

• Biasiswa Sub Kepakaran & PascaKedoktoran

TERAS 1Mempergiatkan

pengantarabangsaan

• Biasiswa Komanwel

• Biasiswa Malaysia-IDB

• MTCP

• MIS (Ijazah Pertama)

• MIS (Ijazah Lanjutan)

PROJEK INOVASI

Aplikasi eZ-offer sebagai medium edaran dokumen tawaran Biasiswa SLAB/SLAI

secara atas talian (online).

Projek ini telah dibangunkan secara in-house pada tahun 2010 dan telah dilaksanakan

sepenuhnya pada tahun 2011 secara atas talian. Pelaksanaan projek ini melibatkan

semua pegawai dan kakitangan Bahagian Biasiswa dan institusi pengajian tinggi awam

(IPTA) yang menguruskan Biasiswa SLAB/SLAI.

Projek ini telah dilaksanakan dengan objektif seperti berikut:

1. Mengurangkan kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI yang tinggi;

2. Mempercepatkan proses edaran surat tawaran SLAB/SLAI kepada pelajar;

3. Memenuhi tuntutan perbelanjaan berhemah; dan

3


4. Menambahbaik penyampaian perkhidmatan.

Ciri-ciri teknikal eZ-offer adalah seperti berikut:

1. Aplikasi berasaskan web dan boleh diakses dari portal rasmi KPT

2. Penggunaan melibatkan kakitangan di Bahagian Biasiswa selaku pentadbir, dan

pegawai IPTA serta penerima tajaan Biasiswa SLAB/SLAI sebagai pengguna

langsung

3. Dibangunkan secara dalaman oleh pegawai di Bahagian Biasiswa

4. Menambahbaik dan memperluaskan sistem dalaman sedia ada

5. Bahasa pengaturcaraan : PHP, PL/SQL

6. Pangkalan data : Oracle

7. Perisian : Macromedia Dreamweaver, Oracle Developer 2000

Fungsi eZ-offer adalah seperti berikut:

1. Memaparkan maklumat beserta dokumen tawaran biasiswa seperti Surat

Tawaran, syarat, kadar elaun, dokumen Perjanjian dan lain-lain.

2. Memudahkan akses dokumen tawaran di mana-mana sahaja.

3. Mengatasi masalah dokumen tawaran lambat sampai, rosak, hilang semasa

penghantaran dan sebagainya.

4. Penerima tajaan dapat memberi maklum balas lebih cepat dan seterusnya

mempercepatkan proses penajaan.

Kerjasama pihak IPTA

Pelaksanaan sistem eZ-offer telah dibentangkan dan diselaraskan di peringkat IPTA. Ini

bertujuan memastikan sistem ini dapat diterima oleh semua IPTA yang terlibat.

4


Pembentangan pelaksanaan eZ-offer dalam mesyuarat bersama IPTA

24

Aplikasi eZ-offer

2

5


3

4

6


5

MULA

Penajakemaskini maklumat yang ditajadi sistemdalaman

Penaja tanda dokumen tawaran yang diperlukan

Maklumankepadayang ditajauntuksemakdi Portal KPT

Penerima tajaan semak dan cetak tawaran

TAMAT25

7


Kedudukan Sebelum Inovasi Dilaksanakan

Sebelum inovasi ini dilaksanakan, semua penawaran biasiswa SLAB/SLAI kepada

pelajar yang layak dilakukan secara manual iaitu penghantaran dokumen tawaran

melalui pos. Senarai dokumen tawaran yang perlu dihantar kepada pelajar dan kos

yang terlibat adalah seperti berikut:

Bil. Dokumen Tawaran Bil. Salinan/Set Kos Cetakan/Set

1 Surat Tawaran Biasiswa KPT Tiga (3) salinan RM2.70

2 Surat Financial Affidavit Tiga (3) salinan RM2.70

3 Surat Visa Empat (4) salinan RM1.80

4 Perakuan Persediaan Calon Satu (1) salinan RM0.45

5 Senarai Semak Satu (1) salinan RM0.30

6 Syarat-syarat Tawaran Biasiswa Satu (1) salinan RM0.75

7 Borang Tuntutan Pakaian Panas Satu (1) salinan RM0.15

8 Borang Kesihatan Satu (1) salinan RM0.60

9 Borang Tuntutan Visa Satu (1) salinan RM0.15

10 Borang Maklumat Bank Satu (1) salinan RM0.15

11 Borang Maklumat Bank - Pembayaran Panjar

Satu (1) salinan RM0.15

12 Borang Elaun Penempatan Satu (1) salinan RM0.30

13 Laporan Kemajuan PSD Enam (6) salinan RM4.20

14 Jadual Laporan Kemajuan Satu (1) salinan RM0.15

15 Jadual Kadar Elaun Satu (1) salinan RM0.15

16 Panduan Mengisi Perjanjian Satu (1) salinan RM0.60

17 Dokumen Perjanjian Tiga (3) salinan RM2.10

18 Borang Insuran Satu (1) salinan RM0.15

19 Borang Setuju Terima Satu (1) salinan RM0.15

JUMLAH RM17.70

8


Anggaran kos perbelanjaan bagi satu tawaran bagi setiap pelajar adalah RM22.20 yang

melibatkan kos penyediaan satu set dokumen seperti di atas sebanyak RM17.70 dan

kos penghantaran dokumen tawaran kepada pelajar secara pos laju sebanyak RM4.50.

Carta alir sebelum projek dilaksanakan adalah seperti berikut:

No Set DokumenTawaran Bil. salinan

1 SuratTawaranBiasiswaKPT Tiga( ) 3 salinan

2 SuratFinancial Affidavit Tiga( ) 3 salinan

3 SuratVisa Empat( ) 4 salinan

4 PerakuanPersediaanCalon Satu( ) 1 salinan

5 SenaraiSemak Satu( ) 1 salinan

6 Syarat-syaratTawaranBiasiswa Satu( ) 1 salinan

7 BorangTuntutanPakaianPanas Satu( ) 1 salinan

8 BorangKesihatan Satu( ) 1 salinan

9 BorangTuntutanVisa Satu( ) 1 salinan

10 BorangMaklumatBank Satu( ) 1 salinan

11 BorangMaklumatBank - PembayaranPanjar Satu( ) 1 salinan

12 BorangElaunPenempatan Satu( ) 1 salinan

13 LaporanKemajuanPSD Enam( ) 6 salinan

14 JadualLaporanKemajuan Satu( ) 1 salinan

15 JadualKadar Elaun Satu( ) 1 salinan

16 PanduanMengisi Perjanjian Satu( ) 1 salinan

17 DokumenPerjanjian Tiga( ) 3 salinan

18 BorangInsuran Satu( ) 1 salinan

19 BorangSetujuTerima Satu( ) 1 salinan

Key-in MaklumatCalonBerjaya DalamSistem

Cetak Surat Tawaran

Sediakan Dokumen Tawaran Sokongan (telah dicetak)

Serahan Dokumen Tawaran (samada Pos Laju atau datang ambil sendiri)

TAMAT

Penyediaan dokumen untuk penghantaran (memasukkan dalam sampul)

Proses franking

MULA

1

Masalah-Masalah Yang Dihadapi Sebelum Inovasi Dilaksanakan

Masalah-masalah yang dihadapi sebelum inovasi dilaksanakan adalah seperti berikut:

1. Pelajar tajaan lambat memperolehi dokumen tawaran

Sebelum eZ-offer dilaksanakan, pelajar hanya akan menerima surat tawaran

dalam masa 9 hari selepas surat tawaran dikeluarkan oleh Bahagian Biasiswa,

KPT.

9


Bang.. Surattawaransayaadatakkat

sini???

Entahlaa..Kaucarila katsini..

Kalaubuatonline kansenang, x payah

laaaakutunggulama katsini..

Tensionnyer… Hari-harinakngadap

student..

7

10


2. Kos penyimpanan dokumen fizikal yang tinggi

Peningkatan fail pelajar telah menyebabkan pertambahan kepada ruang untuk

penyimpanan fail. Ini telah menyebabkan KPT terpaksa menyewa stor milik pihak

swasta dengan kos yang agak tinggi.

.1 1 1 1 1 .1 1 1 1 1

.1 1 1 1 1

.1 1 1 1

1

1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

JUL-SEP 00 OKT-DIS 00 JAN-MAR 11 APR-JUN 11

Ribu

Bil. Fail Pelajar

Ruang penyimpanan dokumen fizikal sedia ada

12

3. Kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI tinggi

KPT perlu mencetak dokumen tawaran SLAB/SLAI yang telah melibatkan

anggaran kos sebanyak RM100,000 setahun.

11


Perghhh!! Biarbetul?? Banyaknyaborang….

Contoh-contoh surat tawaran dan borang yang perlu diisi

Kos penyediaan dokumen tawaran SLAB/SLAI tinggi

13

4. Kesukaran mengakses fail pelajar dalam masa yang singkat

Ruang penyimpanan fail yang tidak mencukupi telah menyebabkan pengurusan

fail tidak sistematik dan sukar diakses dalam masa yang singkat.

Bilik f ail ke storpelupusan ni ?

Kesukaran mengakses fail pelajar dalam masa yang singkat

16

12


Analisis Masalah Berdasarkan Rajah Ishikawa

Berdasarkan analisis yang telah dibuat menggunakan Rajah Ishikawa, masalah-

masalah yang dihadapi oleh Bahagian Biassiwa sebelum eZ-offer dilaksanakan adalah

seperti berikut:

MANUSIAPERSEKITARANMESIN

KAEDAHBAHAN

KOS PENYEDIAAN DOKUMEN

TAWARAN TINGGI

Kerja lebih masa dan tuntutan elaun

perjalanan

Tempoh masa surat tawaran perlu

dikeluarkan singkat

Bebanan kerja bertambah

KURANG KAKITANGAN

Karenah pembekal

Penawaran pelajar bertambahMOTIVASI

RENDAH

Tidak mahir dalam melaksanakan

tugasan

Menerima tekanan daripada

pelajar tajaan

Sikap sambil lewa kakitangan

Kesilapan mengisi

dokumen

RUANG

BIL UTILITI MENINGKAT

Peningkatan bil air, elektrik dan telefon

Ruang pejabat yang tidak kondusif

Ruang penyimpanan dokumen tawaran tidak mencukupi

PERTAMBAHAN KOS DOKUMEN

TAWARAN

Dokumen / borang hilang

Kertas tidak berkualiti dan mudah rosak

Harga bahan meningkat

Maklumat tidak lengkap

Borang cetakan tidak

jelas

Bayaran kepada pembekal

PENYELENGGARAAN

Kos selenggara mesin pencetak

Mesin pencetak rosak

Mesin fotokopi tidak mencukupi

TEKNOLOGI

Penggunaan teknologi lama

Kesilapan teknikal

Teknologi terhad

PENGHANTARAN DOKUMEN

Pelajar tajaan lambat menerima dokumen tawaran

Dokumen tawaran perlu dibuat untuk beberapa salinan

Lewat terima dokumen lengkap

Kos edaran

Tidak diterima pelajar

SISTEM

Penyediaan secara manual

Tiada unit khas percetakan

KOMUNIKASI

Arahan tidak jelas

Komunikasi dengan pelajar

Komunikasi dengan agensi

KARENAH BIROKRASI

Pindaan

Terlalu banyak dokumen sokongan

4

FAEDAH-FAEDAH PELAKSANAAN INOVASI

Projek inovasi ini merupakan idea asli yang telah dilaksanakan oleh Bahagian Biasiswa.

Projek ini telah dilaksanakan secara menyeluruh di Bahagian Biasiswa pada tahun

2011. Projek ini boleh dilaksanakan oleh agensi lain yang mempunyai core-business

yang sama seperti Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Majlis Amanah Rakyat

(MARA) dengan pengubahsuaian yang perlu berdasarkan program penajaan masing-

masing.

Faedah-faedah yang telah diperolehi daripada pelaksanaan projek inovasi ini adalah

seperti berikut:

13


1. Penjimatan Kos

Projek eZ-offer telah terbukti dapat menjimatkan kos kepada kewangan Kerajaan

dalam mengendalikan pengurusan biasiswa SLAB/SLAI. Melalui sistem ini, kos

cetakan dokumen bukan lagi ditanggung oleh Kerajaan sebaliknya ia ditanggung

oleh pelanggan. Selain itu, sistem ini dapat mengawal tuntutan kerja lebih masa

kakitangan. Ini telah menyumbang kepada penjimatan sebanyak 90%.

Penyediaan Dokumen Tawaran SLAB/SLAIPERKARA SEBELUM SELEPAS

Kos Bahan / Peralatan(Upah cetak, kertas)

RM ,1 111 RM 1

Kos Ruang Simpanan (Stor)RM ,1 111( m30 ₂)

RM ,1 111( m10 ₂)

Anggaran Kos Sumber Manusia (Kos per Tawaran)

RM ,0 000 RM 1

Kos Edaran(Pos Laju)

RM ,0 000 RM 1

Anggaran Kos Mesin (Mesin cetak, mesin fotokopi)

RM000 RM 1

JUMLAH KESELURUHAN RM ,11 111 RM ,1 111

PENJIMATAN = RM , . @ %11 111 11 11

PENJIMATAN%1 1

2. Penjimatan Masa

Memandangkan projek inovasi ini melibatkan penggunaan ICT, ia telah

membantu menjimatkan masa yang diperlukan oleh kakitangan dalam

memproses sesuatu permohonan biasiswa SLAB/SLAI. Ini membolehkan kerja

disiapkan dengan cepat dan teratur.

14


PERKARA SEBELUM SELEPAS

Tempoh Penyediaan Dokumen Tawaran

minit1 1 minit1 1

Tempoh Edaran Dokumen Tawaran Dari Bahagian Biasiswa ke IPTA

hari1 tiada

Tempoh Edaran Dokumen Tawaran Dari IPTA Ke Pemohon

hari1 tiada

JUMLAH KESELURUHAN hari 1 minit1 1

minit1 1

PENJIMATAN = . %11 1

PENJIMATAN. %1 1 1

3. Peningkatan Output/Hasil Kerja

Pelaksanaan eZ-offer juga telah berjaya meningkatkan output atau hasil kerja

kakitangan Bahagian Biasiswa. Secara perbandingan, sebelum sistem ini

dilaksanakan, bilangan surat tawaran yang dikeluarkan sehari hanyalah 10

berbanding dengan 24 surat tawaran yang dikeluarkan selepas sistem ini

dilaksanakan. Ia melibatkan peningkatan hasil kerja sebanyak 140%.

Ini akan membolehkan Bahagian Biasiswa memberi tumpuan seterusnya kepada

agenda bayaran dan pemantauan terhadap pelajar serta program-program lain

yang baru diperkenalkan.

15


PERKARA SEBELUM SELEPAS

Bilangan Tawaran Dapat Dikeluarkan Dalam Sehari

10tawaran tawaran24

PENINGKATAN = %111

PENJIMATAN%1 1 1

4. Mudah Digunakan (User Friendly)

Projek eZ-offer ini mudah digunakan oleh pelanggan di mana surat tawaran

dapat diakses dan dikeluarkan dengan cepat kerana ia boleh dicetak sendiri oleh

pelajar pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja sekiranya mempunyai

talian internet. Pelajar boleh mengakses sistem melalui portal rasmi KPT iaitu

www.mohe.gov.my atau www.payloan.mohe.gov.my/ez-offer. Selain itu, pelajar

boleh membuat cetakan secara berulang-ulang kali.

16

http://www.payloan.mohe.gov.my/ez-offer

http://www.mohe.gov.my/


5. Meningkatkan Sistem Penyampaian Kerajaan

Pelaksanaan projek ini akan dapat meningkatkan sistem penyampaian Kerajaan

khususnya KPT kepada rakyat. Ia juga adalah selaras dengan Pelan

Transformasi KPT yang komited bahawa “Sistem Pengurusan

Biasiswa/Pinjaman akan sentiasa dipertingkatkan bagi meningkatkan kualiti

perkhidmatan dan lebih mesra pelanggan”. Inovasi yang dilaksanakan ini diharap

akan dapat mewujudkan budaya inovasi dan perbelanjaan berhemah dalam

perkhidmatan awam serta menyokong pembudayaan ICT dalam memantapkan

sistem penyampaian maklumat.

Bahagian Biasiswa telah membuat soal selidik kepuasan pelanggan dan didapati

sistem eZ-offer yang dilaksanakan ini memuaskan pelanggan.

17


BORANG SOAL SELIDIK

PENGGUNAAN APLIKASI

Jumlahrespondenyang terlibat adalahseramai 201orang(terdiri daripada

penggunaeZ-offer)

21

.1 1 1.0 00

.0 00.0 00 .0 00 .0 00

0

.05

1

.15

2

.25

3

.35

4

.45

5

SKALA :

. 1 0 - . : AMAT TIDAK 1 9MEMUASKAN

.2 0- . : TIDAK MEMUASKAN2 9

.3 0- . : SEDERHANA3 9

.4 0- . : MEMUASKAN4 9

. : AMAT MEMUASKAN5 0

SKALA

ASPEK

22

18


“Memandangkan saya baru sahaja menggunakan portal ini,saya tidaknampak lagi sebarang kelemahan pada sistem ini. Setakat ini,semuanyabaik,Tahniah!”

~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UMT

“Amat memudahkan dan sangat berpuashati atas perkhidmatan yangefisien ini. Syabas! “

~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UM

“Tahniah di atas kecekapan pihak bahagian biasiswa, KPT dalam segalaurusan bermula dari urusan surat tawaran hingga kepada pembayaran...Syabasdantahniah... semogakecekapanini dikekalkan...”

~ Pelajar tajaan SLAB/SLAI dari UiTM

Testimoni dari penerimatawaranez-Offer… (maklumbalassoal selidik)

23

KOMITMEN PENGURUSAN

Projek inovasi yang dilaksanakan ini telah mendapat sokongan yang padu daripada

Setiausaha Bahagian, Bahagian Biasiswa dan semua pegawai serta kakitangan

Bahagian Biasiswa. Selain itu, projek ini turut mendapat kerjasama daripada pegawai

IPTA terutamanya semasa membuat proses ujicuba terhadap sistem eZ-offer yang

telah dibangunkan ini.

19


Bahagian Biasiswa

Kementerian Pengajian Tinggi

September 2011

20

kementerian pengajian tinggi laporan inovasi aplikasi ez-offer

Documents