1

2

3

Pengurusan Aset 1. Aset dan inventori tidak

didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan Harta Bersepadu

2. Rekod pergerakan aset tidak disediakan atau dikemaskini

3. Peralatan yang dibekal tidak mengikut spesifikasi seperti dinyatakan di dalam sebutharga

4. Aset yang dibeli tidak digunakan

5. Peralatan telah dibeli dan diterima tetapi ruang belum tersedia

6. Aset yang dibeli tidak diinsurankan

7. Perolehan peralatan ICT tidak mendapat kelulusan JK Pemandu ICT

Bengkel Kesedaran & Pemantapan Kawalan Dalam

Unit Audit Dalam Universiti Malaya

Pengurusan Aset 1. Peralatan Tidak Digunakan

2. Pemeriksaan Aset Tidak Dijalankan

3. Peralatan Rosak Tidak Dibaiki/Peralatan Rosak Tidak Ekonomi Dibaiki Tidak Dilupuskan (RM4,412,963.00)

4. Aset Tidak Dilabel

5. Kelewatan Tindakan Pelupusan

4

5

Pengurusan Aset Dan Stor 1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan

2. Pegawai Penerima – tidak dilantik secara bertulis dan tidak membuat pengesahan penerimaan aset

3. Pemeriksaan Aset – tidak dijalankan secara berkala

4. Kawalan Kad Inden Minyak - buku rekod pergerakan tidak dikemaskini di ruangan Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi dan ruangan Jumlah Diisi (Liter/RM) juga tidak dicatat.

5. Kehilangan Aset – tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yang bertanggungjawab jika kehilangan berlaku disebabkan kecuaian pegawai.

PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN 38 BBP BAGI TAHUN 2016 BERBANDING 2013

6

Pengauditan Pengurusan Kewangan Badan Berkanun (Indeks Akauntabiliti) 2016 - Prestasi Pengurusan Aset Dan Stor

7

Tugasan 1

8

PTj : Tujuan :

Senaraikan 20 masalah/isu dalam pengurusan aset di tempat kerja

1. 2. 3. 4. 5.

Bahagian Pengurusan Harta (BPH), JPPHB

9

Fungsi

Urus setia Jawatankuasa

Pengurusan Aset

Urus setia Jawatankuasa

Perolehan Kenderaan Universiti

Urus setia Jawatankuasa Pengurusan

Kehilangan Aset

10

Rujukan & Panduan

• Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori

• http://portal.um.edu.my/

• Surat Edaran & Pekeliling Dalaman

• http://portal.um.edu.my/

• 1PP

• http://1pp.treasury.gov.my/

11

12

Perolehan Penerimaan Pendaftaran

Penggunaan & Penyimpanan

Pemeriksaan/ Pemverifikasi

Penyelenggaraan

Pelupusan Kehilangan &

Hapuskira

13

Proses Pengurusan Aset

Pengurusan Aset

Pegawai Aset

Pegawai Penerima Aset

Pegawai Teknikal/

Bertauliah

Pegawai Kenderaan

Pemilik/ Pengguna

Pegawai Pemeriksa/

Pemverifikasi

Pegawai Penyiasat

Jawatankuasa Pengurusan

Aset

Jawatankuasa Pengurusan Kehilangan

Aset

14

Kategori Aset

Aset

Aset Ketara

Aset Alih Aset Hidup

Aset Tak Alih

Aset Tak Ketara

Harta Intelek

Harta Bukan Intelek

15

Aset Nilai pembelian asal > RM3,000.00 dan ke atas A30000

Inventori Nilai pembelian asal < RM3,000.00 B27000

16

Objektif

• Menepati spesifikasi yang ditetapkan

• Kualiti dan kuantiti mengikut pesanan

• Diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

Peraturan

• Semak butiran di dalam dokumen

• Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta

• Buat pengesahan penerimaan serta-merta

• Pastikan ada Surat/Perakuan dan Manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada

17

18

Tugasan 2

19

20

21

22

Objektif

Wujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan fizikal aset/inventori diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian

aset/inventori

14 hari dari tarikh pengesahan penerimaan

23

Daftar Beli

Sewa beli

Lucut hak

Aset hadiah Aset tanpa

penempatan

Aset bersekali dengan

bangunan

Penempatan aset ke PTj lain

Sewa Aset yang digunakan bagi tujuan pameran

atau latihan

Aset peribadi/ persendirian

24

25

Punca maklumat pendaftaran

Dibeli

• Pesanan Rasmi

• Nota Serahan

• Invois

• Dokumen Kontrak

• Kad Jaminan

• Manual Pengguna

• Dokumen lain yang berkaitan.

26

Diterima daripada sumber lain

• Surat permohonan, persetujuan penyerahan

• Maklumat lengkap aset terlibat

• Rekod pendaftaran;

• Surat kelulusan dan pengesahan penerimaan

• Perintah Lucut Hak dari Mahkamah

• Dokumen pembelian/ kelulusan khas; atau

• Dokumen lain yang berkaitan.

Tiada punca maklumat

• Pendaftaran berasaskan maklumat fizikal

• Sumber lain yang berkaitan

Disewa beli

• Surat Ikatan Perjanjian

• Dokumen lain yang berkaitan

Dokumen Pendaftaran

27

https://asset.um.edu.my

Penting : 1. Kategori aset 2. Pengguna/Pemilik 3. Lokasi

penempatan

28

Tugasan 3

Fizikal Lokasi Rekod 29

Pelaksanaan Pendaftaran

Terima permohonan/

maklumat

Kenalpasti kategori

Semak dokumen pembelian

Daftar Cetak dan label Sedia dan

lekatkan Senarai Aset Dilokasi

Semak aset

Dokumen pendaftaran

Pergerakan Aset

Pinjaman

Untuk kerja lapangan atau tugas

rasmi Borang Pergerakan

Aset/Inventori UM/BPH/PA-4

30

Pindahan

PTj/jabatan yang sama -

kemaskini lokasi PTj/jabatan berlainan - Borang

Pergerakan/Pindahan Secara Kekal UM/BPH/PA-5.

31

32

33

34

35

36

Objektif

Mengurangkan pembaziran

Menjimatkan kos

Mencapai jangka hayat

Mencegah penyalahgunaan

Mengelakkan kehilangan

37

Penggunaan dan Penyimpanan • Penggunaan

(a) Tujuan rasmi sahaja

(b) Mengikut fungsi sebenar;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

(d) Penggunaan - rekod, semak dan pantau;

(e) Rosak – baiki/selenggara;

(f) Digunasama dengan PTj/Fakulti lain;

(b) Pergerakan – pinjaman atau pindahan.

• Penyimpanan

(a) Tanggungjawab Pemilik/Pengguna Aset;

(b) Disimpan di tempat yang selamat;

(c) Patuhi Arahan Keselamatan UM.

38

39

Pemeriksaan dan Pemverifikasi

40

Pemverifikasi - tindakan untuk memeriksa rekod dan fizikal aset yang terdapat di PTj/Jabatan yang dilakukan oleh pegawai yang tidak terlibat secara langsung di dalam pengurusan aset.

Objektif

Keadaan dan prestasi aset

Ada rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini

Aset berada di lokasi seperti dalam rekod

Kenalpasti aset yang tidak boleh digunakan, rosak, usang

Mengelakkan penipuan, kecurian atau kehilangan;

Peraturan pengurusan aset dipatuhi

Fizikal

Rekod

Penempatan

Pelantikan Pegawai Pemeriksa/

Pemverifikasi

Periksa dan verifikasi aset

Sediakan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Aset

Kemukakan Laporan untuk tindakan

PTj/Jabatan berkenaan

PTj/Jabatan ambil tindakan

pembaikan/ pembetulan

Pelupusan

41

Perlaksanan Pemeriksaan dan Pemverifikasi

42

43

Objektif

44

Pastikan aset berfungsi & selamat digunakan

Memelihara dan memanjangkan jangka

hayat aset

Mengurangkan kerosakan

Meningkatkan keupayaan aset

Mendapatkan ketahanan maksimum

sejajar dengan perbelanjaan

Menjimatkan perbelanjaan

Universiti

Menjamin keselamatan

pengguna

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif

Memelihara imej Universiti

Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance)

Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.

Kerja pembaikan atau penggantian komponen apabila

berlaku kerosakan/kegagalan supaya aset dapat berfungsi

semula mengikut piawaian yang ditetapkan.

45

46

Panduan Penyelenggaraan

Kenalpasti aset yang perlukan

penyelenggaraan

Sediakan Senarai Aset Yang

Memerlukan Penyelenggaran

Rancang dan sediakan jadual

penyelenggaraan aset

Laksanakan penyelenggaraan

ikut jadual

Rekodkan penyelenggaraan

yang dilaksanakan

Nilai penyelenggaraan

yang telah dilaksanakan

Laporan Tahunan Penyelenggaraan

Aset

47

48

49

50

51

Objektif

Tidak simpan aset

rosak/tidak digunakan

Jimatkan ruang

Hasil pulangan

yang terbaik

Kaedah pelupusan

bersifat mesra alam & lestari

Dipindahkan

Justifikasi Pelupusan

• Tidak ekonomi dibaiki

• Usang (Obsolete)

• Rosak dan tidak boleh digunakan

• Luput tempoh penggunaan

• Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

• Tiada alat ganti di pasaran

• Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

• Disyor selepas pemeriksaan/pemverifikasi aset

• Tidak lagi diperlukan oleh PTj/Jabatan

• Perubahan teknologi

• Melebihi keperluan

52

Kuasa Melulus Pelupusan

53

Hadkuasa Kuasa

Nilai aset melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu

Jawatankuasa Tetap Kewangan (dengan Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)

Nilai aset tidak melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu

Naib Canselor (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)

Nilai aset melebihi RM5,000.00 sehingga RM200,00.00 tiap-tiap satu

Pengawal Kewangan/Bendahari (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)

Nilai aset/barang tidak melebihi RM5,000.00 tiap-tiap satu

Ketua PTj (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset PTj)

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

Tanggungjawab Urus setia Pelupusan

• Pastikan permohonan pelupusan aset – lengkap dan teratur dari Urus setia Pelupusan PTj;

• Uruskan pelantikan dan kemaskini rekod Jawatankuasa Pengurusan Aset UM;

• Uruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM; • Sediakan laporan dan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM untuk

dikemukakan kepada Kuasa Melulus; • Memaklumkan status permohonan dan tindakan yang perlu diambil

kepada PTj/Jabatan; • Uruskan kaedah pelupusan seperti yang telah diluluskan oleh Kuasa

Melulus; • Uruskan permohonan untuk perlanjutan tempoh pelupusan, meminda

kelulusan kaedah pelupusan, pembatalan pelupusan dan penangguhan pengambilan oleh PTj/Jabatan;

• Sediakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset.

54

55

Proses Pelupusan

Pegawai Aset Kenalpasti dan labelkan

aset yang hendak dilupuskan

Pegawai Aset Dapatkan PEP

Pegawai Aset Senarai Pelupusan Aset

UM/BPH/PA-13 & Laporan Lembaga

Pemeriksa UM/BPH/PA-14

Pegawai Aset Hantar kepada Urus setia

Pelupusan Pusat @ PTj/Jabatan

Urus setia Semak dan bawa ke

mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM/PTj

Urus setia Serah/dapatkan surat kelulusan pelupusan

Urus setia Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang

diluluskan dalam tempoh yang ditetapkan

Urus setia Borang Pengambilan Aset

Lupus UM/BPH/PA-15 yang disahkan oleh PTj/Jabatan terlibat

Urus setia Laporan Pelupusan Aset

UM/BPH/PA-16

Perakuan Pelupusan (PEP)

56

Satu kenyataan yang disediakan oleh KPTj/KJ atau Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam bidang berkaitan atau khidmat pakar-pakar khusus bagi mengesahkan aset mekanikal, elektrikal, elektronik dan perkakasan komputer yang wajar untuk dilupuskan.

Perakuan Pelupusan (PEP)

PERAKUAN PELUPUSAN

(A) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik -

nilai perolehan asal > daripada

RM5,000.00 seunit

(B) Perkakasan komputer – nilai perolehan asal <

daripada RM1,000.00 seunit

Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik, Elektronik dan

perkakasan komputer - nilai perolehan asal kurang

daripada (A) dan (B) - tidak perlukan PEP dengan syarat telah capai jangka hayat @ diperakukan oleh Lembaga

Pemeriksa

57

Disediakan oleh : Pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer, Perubatan, Pergigian dan seumpamanya. Tempoh sah : Satu (1) tahun dari tarikh ia dikeluarkan.

58

Perakuan Pelupusan

59

Contoh 1 Contoh 2

60

Contoh 3 Contoh 4

61

Contoh 5

Contoh 6

62

Aset yang mengandungi bahan radioaktif, hendaklah disertakan dengan surat kelulusan/pengesahan dari Unit Perlindungan Sinaran (UPS) bahawa aset tersebut selamat untuk dilupuskan.

63

Boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis atau nilai perolehan aset

UM/BPH/PA-13

64

UM/BPH/PA-14

Boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis atau nilai perolehan aset

65

66

Contoh 1

67

Contoh 2

68

Contoh 3 Contoh 4

69

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU)

70

Bil Pusat PTj /Jabatan

(a)

Nilai pembelian asal melebihi RM5,000.00 setiap satu dan ke atas.

Nilai pembelian asal tidak melebihi RM5,000.00 setiap satu.

(b) Keanggotaan : (i) Bendahari (Pengerusi); (ii) Dekan Fakulti Kejuruteraan (iii) Ketua Penolong Bendahari,

Bahagian Akaun & Pelaburan, Jabatan Bendahari

(iv) Ketua Bahagian Pentadbiran JPPHB

(v) Ketua Bahagian Kejuruteraan Mekanikal JPPHB/wakil

(vi) Ketua/Pegawai Unit Audit Dalam

(vii) Ketua Bahagian Pentadbiran & Governan/wakil

Keanggotan (i) 1 orang Staf Akademik /P&P

(Pengerusi); (ii) 2 orang staf (Akademik/P&P)

/Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas;

(iii) Pegawai yang mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu;

(iv) Pegawai dari PTj/jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.

71

Bil Pusat PTj /Jabatan

(c) Kekerapan Mesyuarat : (i) Diadakan sekurang-

kurangnya empat (4) kali setahun;

(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.

Kourum : 3 orang

Kekerapan Mesyuarat ; (i) 1 bulan sekali / bergantung

kepada permohonan yang diterima;

(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.

Kourum : 3 orang

72

Bil Pusat PTj /Jabatan

(e) Bidang Tugas : (i) Bincang dan nilai keberkesanan serta kelemahan aset yang hendak

dilupuskan; (ii) Adakan lawatan pemeriksaan bagi memeriksa aset serta rekod

penyelenggaraan, jika perlu; (iii) Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam aset yang hendak

dilupuskan telah dikeluarkan/dihapuskan, jika ada; (iv) Lengkapkan Laporan Lembaga Pemeriksa UM/BPH/PA-14 : *Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan *Syor kaedah pelupusan dan justifikasi. (i) Sedia dan tandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa bagi

mengesahkan dan mempersetujui pelupusan yang telah dibuat.

*(e) Bidang Tugas : (i) Kedudukan semasa (pembelian) Aset/Inventori Universiti; (ii) Laporan Pemeriksaan Aset/Inventori Universiti meliputi pelantikan

Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;

(iii) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan; (iv) Laporan Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stok meliputi pelantikan

Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;

(v) Laporan Pelupusan Aset/Inventori meliputi pengesyoran kaedah pelupusan, jadual pemeriksaan dan tindakan pelupusan; dan

(vi) Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.

• Perlanjutan Tempoh

• Pinda Kaedah Pelupusan

• Penyimpanan Aset Yang Lulus Lupus

• Pembatalan Pelupusan

• Penangguhan Pengambilan Pelupusan

• Pengambilan Pelupusan

• Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan

• Desentralisasi Pelupusan PTj/Jabatan

73

Kaedah Pelupusan

74

(1) Jualan secara runcit

(6) Jualan secara

sebutharga

(10) Jualan secara tender

(2) E-waste

(3) Jualan secara

sisa (11) Lelong

(8) Tukar barang/ Perkhidmatan

(4) Tukar beli

(9) Tukar ganti

(5) Hadiah

(7) Musnah

(13) Kaedah

pelupusan lain

(12) Buangan

Terjadual & Sisa

Pepejal

75

UM/BPH/PA-16

76

Definasi

77

• Kehilangan

- disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai.

• Hapuskira

- proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

• Surcaj

- tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi aset Universiti yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.

78

Objektif

Selaraskan rekod

Kawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan

Tingkatkan kesedaran & tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan

aset Universiti

Membolehkan tindakan surcaj/ tatatertib dikenakan ke atas kecuaian

pegawai

Kuasa Melulus : Hapus Kira

79

Hadkuasa Kuasa

Nilai kehilangan melebihi RM1 juta Lembaga Pengarah Universiti

Nilai kehilangan tidak melebihi RM1 juta

Jawatankuasa Tetap Kewangan

Nilai barang tidak melebihi RM500,000.00

Naib Canselor

Nilai barang tidak melebihi RM500,000.00

Pengawal Kewangan/ Bendahari

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

80

Proses Hapus Kira

Melaporkan Kehilangan

Laporan Kehilangan Aset UM/BPH/PA-17

Pelantikan Pegawai

Penyiasat

Laporan Penyiasatan

Kehilangan Aset UM/BPH/PA-18

Syor tindakan oleh Pegawai

Penyiasat

Laporan Jawatankuasa Pengurusan

Kehilangan Aset

Tindakan Unit Integriti/Kuasa

Melulus

Dapatkan status syor tindakan

Kemaskini status Aset

81

82

83

84

85