kandungan - ptg.selangor.gov.my download images... · kebarangkalian 6.1 had penerimaan risiko had...

PELAN PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR 2

KANDUNGAN

TAJUK MUKA

SURAT

PENDAHULUAN ........................................................................................ 4

PELAN PENGURUSAN RISIKO PERKHIDMATAN UTAMA ..................... 6

BAHAGIAN I: POLISI PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR ................................................................................. 6

1.0 Visi dan Pernyataan Misi Pejabat Tanah dan Galian Selangor .......... 6

2.0 Definisi Pengurusan Risiko ................................................................ 7

3.0 Objektif Pengurusan Risiko ................................................................ 8

4.0 Model dan Kerangka Proses Pengurusan Risiko ............................. 10

5.0 Senarai Stakeholders dan Pelanggan .............................................. 12

6.0 Had Penerimaan Risiko, Indeks Impak dan Indeks Kebarangkalian 13

BAHAGIAN II: STRUKTUR DAN TADBIR URUS PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR ....................................... 17

1.0 Struktur Jawatankuasa Induk dan Pelaksana Pengurusan Risiko .... 17

2.0 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

Pengurusan Risiko ........................................................................... 19

BAHAGIAN III: PENILAIAN, STRATEGI KAWALAN, KOMUNIKASI DAN PEMANTAUAN PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR ............................................................................... 22

1.0 Penilaian Risiko Pejabat Tanah dan Galian Selangor ...................... 22

2.0 Mengendalikan Risiko Melalui Strategi Kawalan .............................. 24

3.0 Kajian Semula Risiko dan Pemantauan Risiko ................................ 26


4.0 Komunikasi dan Perbincangan ........................................................ 27

LAMPIRAN A: JADUAL PENILAIAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR ............................................................................... 29

LAMPIRAN B: STRATEGI KAWALAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR ............................................................................... 36

PENUTUP ................................................................................................ 44


PENDAHULUAN

Pengurusan Risiko adalah satu aspek pengurusan yang signifikan dalam memastikan

kesinambungan perkhidmatan Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Selangor. Selaras

dengan itu adalah menjadi keutamaan PTGS agar memastikan penambahbaikan dan

pemantapan sistem pengurusan risiko yang berkesan dapat menepati matlamat jabatan

bagi meningkatkan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan.

Bagi menjamin pelaksanaan proses kerja yang berkesan, satu bentuk perancangan dan

pelan tindakan perlu dirangka sewajarnya bagi memastikan Pelan Strategik Pejabat

PTGS yang telah diwujudkan itu dapat dilaksanakan sepertimana yang diharapkan.

Oleh itu, Pelan Pengurusan Risiko Pejabat Tanah dan Galian Selangor ini telah dikenal

pasti dan dibentuk, bersesuaian dengan objektif kualiti organisasi bagi meningkatkan

kualiti sistem penyampaian perkhidmatan. Sebuah Jawatankuasa Pengurusan Risiko

yang dianggotai oleh pegawai pengurusan tertinggi jabatan bertindak sebagai

pemantau akan mengawal selia setiap proses kerja di PTGS. Perancangan dan

pelaksanaan pengurusan risiko ini meliputi tempoh Pelan Strategik PTGS bagi tahun

2012 hingga 2016 tetapi kajian semula dan semakan akan dilaksanakan secara

berterusan.

Pelan Pengurusan Risiko PTGS adalah bertujuan untuk mengenal pasti risiko serta

menganalisa kesan dan akibat sekiranya sesuatu risiko itu terjadi dan justeru itu

merancang tindakan-tindakan kawalan, tindakan alternatif dan penambahbaikan dalam

mengawal risiko tersebut daripada terus mengakibatkan kesan yang buruk. Pelan ini

dijangka dapat menghadapi cabaran dalaman dan luaran organisasi dalam segala

urusan. Inisiatif yang digariskan dalam pelan ini perlu dilaksanakan dengan

bersungguh-sungguh dan penuh iltizam oleh semua pihak. Di samping itu, proses

penambahbaikan pelan perlu diteruskan dari semasa ke semasa supaya sesuai dengan

cabaran dan keperluan baru pada masa hadapan.


Penyediaan Pelan Pengurusan Risiko ini merupakan satu inisiatif yang julung kali

diadakan bagi Pejabat PTG Selangor. Pengurusan Risiko merupakan amalan terbaik

dalam urusan Tadbir Urus Korporat yang berkesan. Pejabat Pengarah Tanah dan

Galian Selangor menyedari tentang pentingnya untuk mempunyai struktur pengurusan

risiko yang komprehensif bukan sekadar untuk mengurus risiko dengan berkesan tetapi

juga untuk bersedia dengan sebarang kemungkinan atau kejadian yang tidak diduga.

Pengurusan ini dapat membantu organisasi mengenal pasti halangan-halangan dan

seterusnya menggubal inisiatif dan penambahbaikan bagi membantu organisasi

mencapai matlamat. Dengan itu, Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Selangor telah

melaksanakan Rangka Kerja Pengurusan Risiko untuk mengurus risiko yang dihadapi

oleh organisasi ini.


PELAN PENGURUSAN RISIKO PERKHIDMATAN UTAMA

BAHAGIAN I: POLISI PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN

GALIAN SELANGOR

1.0 Visi dan Pernyataan Misi Pejabat Tanah dan Galian Selangor

VISI

Peneraju Perkhidmatan Tadbir Urus Tanah Yang Terbaik Dan

Cemerlang Menjelang 2015

Pejabat Tanah dan Galian Selangor telah memilih Visi ini adalah kerana pejabat ini

mempunyai agenda membawa institusi tanah menjadi satu agensi kerajaan yang

mempunyai kekuatan dan kualiti dalam pelbagai skop perkhidmatan terutamanya dalam

penyampaian teknologi yang dilihat dapat membantu meningkatkan penyampaian

maklumat kepada pelanggan menjadikan agensi ini lebih mesra pelanggan.

MISI

Mentadbir Urus Tanah negeri Selangor selaras dengan

Dasar-Dasar Kerajaan Melalui Perkhidmatan yang Cekap dan

Inovatif kepada Pelanggan

Dalam mencapai matlamat menjadi satu agensi yang cemerlang dalam penyampaian

maklumat dan mesra pelanggan, Pejabat Tanah dan Galian Selangor akan mendokong

dasar dasar-dasar kerajaan Negeri dan Persekutuan agar Agenda Transformasi

Perkhidmatan Awam dapat dilaksanakan bersama pembangunan kualiti yang ingin

dihasilkan di dalam agensi ini.


2.0 Definisi Pengurusan Risiko

Pengurusan risiko adalah proses bagi mengenal pasti, menilai dan

mengawal risiko serta merupakan salah satu ciri utama bagi sesebuah

organisasi berprestasi tinggi. Organisasi perlu bertindak secara positif

terhadap potensi risiko yang ada dan yang dijangka, di samping

memahami dan berusaha untuk mengawal sebarang kebarangkalian

berlakunya risiko yang mungkin menjejaskan penyampaian perkhidmatan

sesebuah agensi.

Matlamat utama pengurusan risiko adalah untuk meningkatkan kesedaran

keseluruhan warga organisasi terhadap kewujudan risiko yang memberi

kesan signifikan ke atas penyampaian perkhidmatan. Pengurusan risiko

yang berkesan akan mengurangkan kekerapan berlakunya gangguan dan

meminimumkan kesan insiden risiko terhadap penyampaian perkhidmatan

utama agensi. Menerusi pelaksanaan pengurusan risiko, risiko dapat

dikenalpasti dan ditangani dengan lebih cekap.

Bagi mewujudkan pengurusan risiko yang lengkap dan sempurna, kaedah

dari standard AS/NZ ISO 31000:2009 telah diadaptasi dalam

mengenalpasti dan menganalisis risiko. Penganalisiaan berdasarkan

standard ini adalah bagi menjamin insiden-insiden risiko dikenal pasti

berdasarkan perkhidmatan utama PTGS. Daripada penemuan ke atas

tahap risiko yang pelbagai membolehkan tindakan diambil oleh PTGS

untuk melaksanakan strategi kawalan risiko yang bersesuaian.


Dalam konteks PTGS, definisi risiko adalah apa juga ancaman yang

berkemungkinan menghalang jabatan daripada mencapai objektif

atau sasarannya.

Dalam konteks PTGS, definisi pengurusan risiko adalah mengenalpasti,

menilai dan mengatur kepentingan risiko sebagai kesan yang boleh

menjejaskan produktiviti kakitangan, ekspetasi pelanggan dan imej

jabatan dalam menyumbang ke arah negeri maju dan berkebajikan.

3.0 Objektif Pengurusan Risiko

Objektif Pelan Pengurusan Risiko PTGS adalah seperti berikut:-

1. Memastikan risiko kritikal yang memberi kesan ke atas pencapaian

perkhidmatan teras, menjejaskan pengurusan kewangan dan

ketidakberkesanan pengurusan sumber dikawal secara sistematik.

2. Merekodkan hasil analisis ke atas setiap insiden risiko yang telah

dikenalpasti secara komprehensif sebagai rujukan pengurusan tinggi

dalam memastikan tindakan bersesuaian dapat diambil dengan

berkesan.

3. Menjadi mekanisme dalam mengkoordinasikan tindakan pencegahan

dan mitigasi ke atas insiden risiko yang telah dikenalpasti.


4. Menjadi panduan utama dalam pelaksanaan tindakan ke atas

pengurusan bencana, komunikasi semasa krisis, dan tindak balas

semasa kecemasan.


4.0 Model dan Kerangka Proses Pengurusan Risiko

Model dan kerangka proses pengurusan risiko yang diterima oleh PTGS

adalah seperti berikut:

4.1 Model Pengurusan Risiko Pejabat Tanah dan Galian

Selangor

(Diadaptasi daripada MS ISO 31000:2010)


4.2 Kerangka Proses Pengurusan Risiko Pejabat Tanah dan

Galian Selangor

(Diadaptasi daripada AS/NZS ISO 31000:2009 Risk Management – Principles and

Guidelines)


5.0 Senarai Stakeholders dan Pelanggan

Jabatan Ketua Pengarah

Tanah dan Galian

Dato’ Menteri Besar

Ahli Majlis Mesyuarat

Kerajaan Negeri Selangor

Setiausaha Kerajaan

Negeri Selangor

STAKEHOLDERS

PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR

PELANGGAN

Rakyat Sektor Swasta/

Pembekal

Agensi Kerajaan

Negeri/ Persekutuan

Pejabat Tanah

Daerah

Pihak Berkuasa

Tempatan

BAR Council


6.0 Had Penerimaan Risiko, Indeks Impak dan Indeks

Kebarangkalian

6.1 Had Penerimaan Risiko

Had penerimaan risiko bermaksud tahap tertentu sesuatu risiko yang

berlaku dapat diterima oleh sesebuah organisasi. Sekiranya insiden

risiko yang berlaku itu berada dalam lingkungan yang boleh diterima,

tindakan kawalan akan diambil secara pentadbiran. Namun, jika

insiden risiko tersebut berada pada tahap tidak boleh diterima PTGS

perlu mempunyai strategi kawalan dalam mencegah insiden dari

berlaku atau mengurangkan kesan daripada insiden sekiranya

berlaku.

Had Penerimaan Risiko adalah berdasarkan seperti skala di bawah:

TAHAP

RISIKO SKALA TAHAP RISIKO PENERANGAN TAHAP RISIKO

E 13-25 Risiko sangat tinggi, pelan tindakan

terperinci diperlukan

H 8-12 Risiko tinggi, diberi perhatian oleh

pengurusan atasan PTGS

M 4-7

Risiko sederhana, diurus dan diberi

perhatian oleh pihak yang

dipertanggungjawabkan

L 1-3 Risiko rendah, diuruskan mengikut

prosedur sedia ada.


Berdasarkan Had Penerimaan Risiko di atas, PTGS telah bersetuju

dengan ketetapan berikut:

a) Insiden-insiden risiko dalam skala 1 hingga 7 adalah risiko yang

boleh diterima dan akan diuruskan dengan menggunakan

mekanisme sedia ada;

b) Manakala skala 8 hingga 25 adalah tahap risiko yang tidak boleh

diterima. PTGS akan membina strategi kawalan yang sesuai

bagi insiden-insiden risiko tersebut.

6.2 Indeks Impak

Indeks Impak merujuk kepada indikator yang menerangkan kesan ke

atas empat (4) faktor iaitu Manusia, Reputasi, Kewangan, dan

Operasi akibat daripada sesuatu insiden risiko.

PTGS telah telah bersetuju untuk menetapkan bahawa insiden risiko

yang melibatkan pejabat ini dikategorikan mengikut 4 jenis risiko iaitu

manusia, reputasi, kewangan dan operasi. Kesan insiden risiko

pejabat ini dikelaskan kepada 5 peringkat iaitu Sangat Kecil, Kecil,

Sederhana, Besar dan Sangat Besar mengikut konteks dan

tanggungjawab jabatan ini. Indeks Impak yang akan digunakan

dalam penilaian risiko adalah seperti berikut:


Faktor

Sangat Kecil Kecil Sederhana Besar Sangat Besar

1 2 3 4 5

Manusia

Masalah

melibatkan

anggota

seksyen/unit

Masalah

Melibatkan

anggota

Bahagian

Melibatkan

seluruh PTGS

Melibatkan

pelanggan

Melibatkan

seluruh rakyat

negeri

Sub unit

terjejas. Unit terjejas.

Bahagian

terjejas.

Lebih drpd 1

bahagian

terjejas.

Keseluruhan

jabatan

terjejas.

Reputasi Dalaman

sahaja

Melibatkan

agensi

Kerajaan

Negeri sahaja

Melibatkan

agensi

Kerajaan

Persekutuan

Rakyat Negeri

Selangor

Peringkat

nasional

Kewangan

Kerugian

sehingga 10%

dari

nilai/pulangan

projek/program

agensi

Kerugian

sehingga 20%

dari

nilai/pulangan

projek/program

agensi

Kerugian

sehingga 30%

dari

nilai/pulangan

projek/program

agensi

Kerugian

sehingga 40%

dari

nilai/pulangan

projek/program

agensi

Kerugian

sehingga 50%

dari

nilai/pulangan

projek/program

agensi

Operasi

Perkhidmatan

terganggu

untuk tempoh

3 jam

Perkhidmatan

terganggu

untuk tempoh

12 jam

Perkhidmatan

terganggu

untuk tempoh

24 jam

Perkhidmatan

terganggu

untuk tempoh

3 hari

Perkhidmatan

terganggu

untuk tempoh

7 hari

6.3 Indeks Kebarangkalian

Indeks Kebarangkalian merujuk kepada indikator yang akan

menerangkan kadar kemungkinan sesuatu kejadian risiko itu berlaku

di sesebuah agensi.


PTGS telah bersetuju untuk mengkelaskan insiden risiko kepada 5

tahap skala kekerapan iaitu skala 1 bagi insiden risiko yang Jarang

berlaku iaitu sekali bagi tempoh melebihi 3 tahun sehingga kepada

insiden yang paling kerap atau Hampir Pasti berlaku pada skala 5

iaitu sekali bagi tempoh 3 bulan. Indeks Kebarangkalian yang akan

digunakan dalam penilaian risiko adalah seperti berikut:

SKALA PENARAFAN KETERANGAN

5 HAMPIR PASTI Sesuatu kejadian yang kerap/ hampir pasti

berlaku – sekali dalam sebulan

4 KEMUNGKINAN

TINGGI

Sesuatu kejadian yang besar kemungkinan

berlaku – sekali setiap 6 bulan

3 ADA

KEMUNGKINAN

Sesuatu kejadian yang rendah mungkin berlaku

– sekali setahun

2 KEMUNGKINAN

RENDAH

Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan

berlaku – sekali setiap 3 tahun

1 JARANG Sesuatu kejadian yang jarang berlaku – sekali

melebihi 3 tahun


Pengerusi (Chief Risk Officer, CRiO)

Pengarah Tanah dan Galian Selangor

Ahli :

Timbalan Pengarah Tanah Galian (Pengurusan)

Timbalan Pengarah Tanah Galian (Pendaftaran)

Penolong Pengarah (Bahagian Khidmat Pengurusan)

Urusetia :

Bahagian Korporat dan Audit Pengurusan Tanah

BAHAGIAN II: STRUKTUR DAN TADBIR URUS PENGURUSAN RISIKO

PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR

1.0 Struktur Jawatankuasa Induk dan Pelaksana Pengurusan Risiko

1.1 Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko (JIPR) Pejabat

Tanah dan Galian Selangor


Pengerusi (Risk Champion)

Timbalan PTGS (Pengurusan)

Ahli (Risk Officers)

1. Ketua Bahagian Pendaftaran Hakmilik 2. Ketua Bahagian Pendaftaran Hakmilik Strata 3. Ketua Bahagian Pembangunan dan Kemajuan

Tanah 4. Ketua Bahagian Penguatkuasaan,

Pengambilan dan Teknikal 5. Ketua Bahagian Hasil 6. Ketua Bahagian Undang-Undang 7. Ketua Bahagian Khidmat Pengurusan 8. Ketua Bahagian Teknologi Maklumat 9. Ketua Bahagian Korporat dan Audit

Pengurusan Tanah\ 10. Ketua Unit Task Force dan Penyelidikan

Urusetia

Penolong Pengarah (Bahagian Korporat dan Audit Pengurusan

Tanah)

1.2 Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko (JPPR)

Pejabat Tanah dan Galian Selangor


2.0 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk dan

Pelaksana Pengurusan Risiko

2.1 Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Induk

Pengurusan Risiko (JIPR) Pejabat Tanah dan Galian

Selangor

a) Meluluskan pengurusan risiko PTGS;

b) Memantau pelaksanaan pengurusan risiko PTGS;

c) Mengadakan mesyuarat penyelarasan dengan JPPR

PTGS sekurang-kurangnya dua kali setahun;

d) Mengisytiharkan Bencana/ Krisis; dan

e) Meluluskan penambahbaikan pengurusan risiko PTGS

melalui kajian semula mengikut keperluan atau sekurang-

kurangnya dua kali setahun.

2.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko

(JPPR) Pejabat Tanah dan Galian Selangor

a) Melaporkan isu-isu berkaitan pengurusan risiko;

b) Memastikan dasar-dasar pengurusan risiko dilaksanakan

mengikut perancangan yang ditetapkan;

c) Memperakukan cadangan penambahbaikkan pengurusan

risiko kepada JIPR;

d) Mengadakan mesyuarat pemantauan pengurusan risiko

PTGS mengikut keperluan atau sekurang-kurangnya dua

kali setahun.


2.3 Peranan Chief Risk Officer (CRiO)

a) Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Induk

Pengurusan Risiko (JIPR) PTGS;

b) Memantau dan menyelia pengurusan risiko PTGS; dan

c) Merancang hala tuju pengurusan risiko PTGS.

2.4 Peranan Risk Champion

a) Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

Pengurusan Risiko (JPPR) PTGS;

b) Meneliti semua laporan pengurusan risiko Bahagian/ Unit;

dan

c) Mengesahkan dan meluluskan semua pengurusan risiko di

peringkat JPPR untuk diangkat kepada pengurusan

atasan.

2.5 Peranan Risk Officers

a) Mengenal pasti risiko, ancaman dan impak yang dihadapi

oleh setiap Bahagian/ Unit;

b) Membangun, mengemaskini dan memantau pengurusan

risiko Bahagian/ Unit supaya sentiasa lengkap dan terkini;

c) Menilai, menganalisa, mengklasifikasi dan mengenal pasti

impak risiko di setiap Bahagian/ Unit;


d) Mewakili dan mengetuai bahagian masing-masing dalam

menangani dan mengawal risiko di peringkat Bahagian/

Unit;

e) Mencadangkan kepada JPPR bagi perkara-perkara yang

berkaitan dengan pengurusan risiko agensi; dan

f) Melaporkan keputusan yang dibuat oleh JPPR kepada

Bahagian/ Unit masing-masing.

2.6 Peranan Urusetia Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

Pengurusan Risiko

Urusetia adalah berperanan membantu JIRP dalam aktiviti

Pengurusan Risiko agensi. Di samping itu, Urusetia juga terlibat

dalam:

a) Menyelenggarakan daftar risiko yang disediakan oleh

JPPR;

b) Menyelaras dan menyusun profil risiko yang disediakan

oleh JPPR;

c) Membantu JPPR dalam pemantauan tindakan pencegahan

dan mitigasi risiko yang telah diluluskan bagi tujuan

pelaporan kepada JIPR;

d) Merangka dan melaksanakan program kesedaran dan

latihan bagi meningkatkan kefahaman mengenai

pengurusan risiko di kalangan warga PTGS.


BAHAGIAN III: PENILAIAN, STRATEGI KAWALAN, KOMUNIKASI DAN

PEMANTAUAN PENGURUSAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN

GALIAN SELANGOR

1.0 Penilaian Risiko Pejabat Tanah dan Galian Selangor

1.1 Mengenalpasti Risiko

Tujuan langkah ini adalah untuk mendapatkan insiden-insiden risiko

yang memberi impak kepada prestasi dan pencapaian objektif PTGS

dalam penyampaian perkhidmatan. Insiden-insiden risiko yang

dikenalpasti perlu disenaraikan dalam daftar risiko.

1.2 Menganalisis Risiko

Tujuan langkah ini adalah untuk melihat kebarangkalian berlakunya

risiko (likelihood) dan juga potensi impak ke atas PTGS. Akibat dan

kebarangkalian boleh digabungkan untuk mendapatkan jangkaan

tahap risiko, dalam nilaian tertentu melalui kaedah kuantitatif.

Menganalisis risiko merupakan sesuatu yang subjektif dan banyak

bergantung kepada penilaian dan pertimbangan pegawai, kakitangan

dan ahli Jawatankuasa Induk (JIPR) dan Pelaksana (JPPR)

Pengurusan Risiko PTGS.

Hasil dapatan daripada proses analisis risiko ini akan menentukan

risiko sesuatu insiden adalah pada tahap Extreme, High, Medium


atau Low dengan menggunakan Matriks Kebarangkalian dan Impak

seperti rajah di bawah:

(Diadaptasi daripada Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360: 2004)

1.3 Mengkategori Risiko

Insiden risiko yang telah dianalisis dan ditentukan tahap risikonya

akan dikategorikan dalam langkah seterusnya. Insiden-insiden risiko

akan disusun mengikut tahap risiko mengikut keutamaan daripada

Extreme, High, Medium atau Low. Langkah ini akan

memperlihatkan dengan jelas susunan risiko yang perlu diberi

perhatian khusus bersesuaian dengan had penerimaan risiko (risk

appetite) yang telah dipersetujui.


2.0 Mengendalikan Risiko Melalui Strategi Kawalan

Bagi insiden risiko yang perlu diberi perhatian khusus, langkah-langkah

strategi kawalan yang bersesuaian perlu dirangka. Langkah ini adalah

untuk menggariskan pilihan strategi kawalan risiko dan sebagai panduan

kepada pegawai dan kakitangan PTGS terlibat dalam mengambil tindakan

sewajarnya bersesuaian dengan persekitaran dan kewangan semasa

dalam menangani risiko tersebut.

Berdasarkan Model dan Kerangka Proses Pengurusan Risiko, terdapat dua

(2) kategori tindakan kawalan utama iaitu Kawalan Pencegahan dan

Kawalan Mitigasi yang merangkumi empat (4) pilihan strategi kawalan

risiko iaitu Mengelak, Memindah, Mengurang dan Menerima risiko

seperti rajah berikut:

Mengurangkan kesan risiko, iaitu mengurangkan tahap teruknya

kerugian yang ditanggung dengan melaksanakan usaha kekangan

kerugian dan mengambil langkah untuk mengurangkan kerugian

Mengurangkan kemungkinan berlakunya risiko dengan mengawal penyebab berlakunya risiko tersebut

KAWALAN

PENCEGAHAN

KAWALAN MITIGASI


Matriks Penentuan Strategi Kawalan Risiko adalah seperti rajah berikut:

Jadual Penilaian dan Strategi Kawalan Risiko yang meliputi kawalan

pencegahan dan kawalan mitigasi bagi PTGS adalah seperti di LAMPIRAN

A dan LAMPIRAN B.


3.0 Kajian Semula Risiko dan Pemantauan Risiko

Pemantauan dan kajian semula dilaksanakan secara berkala bertujuan

untuk menguruskan risiko yang wujud dalam situasi yang berbeza.

Kaedah pemantauan dan kajian semula dalam pengurusan risiko adalah

seperti berikut:

Memastikan langkah-langkah strategi kawalan yang dipilih dalam

pengurusan risiko perkhidmatan utama bagi sesuatu insiden itu adalah

tepat;

Menilai semula sama ada strategi kawalan risiko yang dipilih sebelum

ini masih relevan;

Memastikan program atau langkah dalam dokumen pengurusan risiko

PTGS dilaksanakan mengikut ketetapan yang terkandung dalam

dokumen tersebut;

Menilai tahap risiko yang mungkin berubah dalam persekitaran

organisasi mengikut keadaan semasa;

Memastikan strategi komunikasi telah dilaksanakan dengan

menyeluruh dan komprehensif;

Memastikan sumber yang mencukupi dalam organisasi bagi

menangani risiko; dan

Memaklumkan status terkini berhubung pengurusan risiko kepada

stakeholders.


Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko (JPPR) yang ditubuhkan di

bawah tadbir urus pengurusan risiko adalah bertanggungjawab untuk

melaksanakan proses pemantauan dan kajian semula pengurusan risiko

semua Bahagian/ Unit PTGS. Hasil dapatan daripada pemantauan dan

kajian semula pengurusan risiko semua Bahagian/ Unit perlu dilaporkan

kepada Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko (JIPR) PTGS.

Pemantauan dan kajian semula perlu dilaksanakan secara menyeluruh

dalam proses pengurusan risiko. Perkara ini perlu dititikberatkan kerana ia

sangat kritikal dalam menentukan sama ada sesuatu pelan pengurusan

risiko telah memenuhi tujuan asal ia diwujudkan atau dibangunkan iaitu

untuk membantu PTGS menghadapi ancaman risiko.

4.0 Komunikasi dan Perbincangan

Komunikasi yang melibatkan pengurusan tinggi dengan seluruh warga

agensi melalui mekanisme kedua-dua Jawatankuasa Induk dan Pelaksana

Pengurusan Risiko yang diwujudkan dalam PTGS membolehkan

perancangan dan tindakan yang berkesan dapat diambil bagi mencegah

dan melakukan tindakan mitigasi ke atas insiden-insiden risiko PTGS.

Komunikasi melalui pendekatan perbincangan sangat berkesan bagi

memastikan aktiviti-aktiviti penting kepada pengurusan risiko berdasarkan

kerangka yang telah ditetapkan.

Komunikasi dan Perbincangan dalam pengurusan risiko penting bagi:


Melaksanakan Dokumen Pengurusan Risiko Perkhidmatan Utama

yang telah dibangunkan;

Mendokumentasikan semua mesyuarat dan perbincangan dengan

stakeholders;

Menyebarluaskan Pengurusan Risiko Perkhidmatan Utama kepada

warga organisasi; dan

Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga PTGS berkenaan

Dokumen Pengurusan Risiko Perkhidmatan Utama.

Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko (JPPR) yang ditubuhkan di

bawah tadbir urus pengurusan risiko adalah bertanggungjawab untuk

melaksanakan proses komunikasi dan rundingan. Hasil dan keputusan

berkaitan dengan proses ini perlu dibentangkan dalam mesyuarat

Jawatankuasa Induk Pengurusan Risiko (JIPR) PTGS.

Komunikasi dan rundingan adalah satu proses yang berterusan dan

dilaksanakan pada setiap proses pengurusan risiko iaitu bermula dari

proses penetapan risiko diikuti dengan penilaian risiko yang merangkumi

mengenal pasti dan menganalisis risiko seterusnya proses terakhir iaitu

menangani risiko. Kaedah ini penting bagi memastikan setiap proses

pengurusan risiko dapat dimanfaatkan sepenuhnya dalam menguruskan

risiko.


LAMPIRAN A: JADUAL PENILAIAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR

KO

D R

ISIK

O

SEBAB INSIDEN RISIKO AKIBAT

KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N

IMPAK SEKIRANYA RISIKO BERLAKU

IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c) K

ew

an

gan

(d) O

pe

ras

i

1.1 Kekurangan Ruangan Kerja

Salah letak dan kehilangan dokumen

Kebolehpercayaan orang awam terhadap jabatan berkurang

5 3 1 0 5 3 15 EXTREME

1.2 Bil tidak sampai kepada alamat pelanggan

Maklumat pelanggan yang tidak dikemaskini

Hasil tidak dapat dituntut 4 0 3 3 0 3 12 HIGH

1.3 Sistem / panduan / garis panduan yang tidak selaras dan tidak komprehensif

Keputusan pendaftaran tidak seragam

Integriti dan cara kerja dipersoalkan

5 0 2 0 1 2 10 HIGH

1.4 Ancaman semasa tindakan penguatkuasaan dijalankan

Kegagalan dan kelewatan dalam melaksanakan tindakan penguatkuasaan

Tindakan penguatkuasaan tidak dapat dilaksanakan 3 2 5 4 1 3 9 HIGH


KO

D R

ISIK

O


KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N


IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c)

Kew

an

gan

(d) O

pe

ras

i 1.5 Peruntukan yang

diterima kurang

berbanding yang

dipohon

Sumber Kewangan

Yang Terhad Program tidak dapat

dilaksanakan secara

menyeluruh

3 1 2 2 5 3 9 HIGH

1.6

Penyalahgunaan ID Pengguna/ Aset ICT.

Pencerobohan /penggodaman Keselamatan ICT

Piagam piagam tidak dapat dipenuhi.

2 4 5 1 4 4 8

HIGH

Pencerobohan Server Aplikasi oleh kakitangan/ bekas kakitangan/ pembekal.


Integriti terhadap keselamatan akan terjejas.

2 4 5 1 4 4 8

1.7 Tempat ruang simpanan tidak mencukupi

Fail hilang/ tidak dijumpai

Maklumat asal permohonan tanah tidak dapat diperolehi

2 2 2 - 5 3 6 MEDIUM

1.8 Surat diterima tidak direkod

Surat dari jabatan luar hilang

Terpaksa memohon surat ulangan 3 1 1 - 5 2 6 MEDIUM


KO

D R

ISIK

O


KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N IMPAK SEKIRANYA

RISIKO BERLAKU

IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c) K

ew

an

gan

(d) O

pe

ras

i

1.9 Surat ulasan jabatan teknikal lambat diterima

Proses permohonan tidak mencapai piagam (permohonan lewat)

Tidak mencapai sasaran yang ditetapkan 3 1 2 - 4 2 6 MEDIUM

1.10 Kecuaian dan tahap keselamatan yang rendah

Kehilangan barang kes

Reputasi dan kemungkinan bayaran pampasan perlu dilakukan.

3 2 3 1 1 2 6 MEDIUM

1.11 Laporan yang diterima tidak lengkap

Maklumat yang dilaporkan tidak menepati kehendak

Terpaksa membuat semakan semula (double work) 2 3 - - 4 2 4 MEDIUM

1.12 Serangan virus atau hardware rosak

Komputer rosak/tidak berfungsi dengan sempurna

Kerja-kerja penyediaan kertas ringkasan dan surat menyurat tertunda

2 1 - - 3 2 4 MEDIUM


KO

D R

ISIK

O


KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N


IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c) K

ew

an

gan

(d) O

pe

ras

i

1.13 Ketidaksempurnaan sistem Keselamatan Jabatan.

Gangguan teknikal sistem/ perkakasan ICT/

Kos pemulihan meningkat.

3 3 1 2 1 2 6 MEDIUM

Kelemahan coding di dalam sistem.

Masa yang lama diambil untuk pemulihan.

Kerosakan perisian dan perkakasan.

Terdedah kepada cubaan pengodam ( ct : Sql injection)

Kurang pengalaman/ kepakaran dalam mengendalikan masalah teknikal luar jangka.

Kos tinggi diperlukan untuk lantikan kumpulan pakar

Bekalan elektrik terputus

Gangguan teknikal sistem/

Kutipan hasil terjejas


Server tidak beroperasi

perkakasan ICT/ Penyampaian perkhidmatan tergendala

Bencana alam Kos operasi meningkat

Gangguan rangkaian

Berlaku serangan virus / penggodam


KO

D R

ISIK

O


KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N


IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c) K

ew

an

gan

(d) O

pe

ras

i 1.14 Berlaku Kerosakan

tape/hardisk

Kehilangan Data ICT

Operasi Terjejas

2 2 2 1 1 2 4 MEDIUM

Kecuaian operator Imej Terjejas

SOP tidak dipatuhi

Server tidak beroperasi

Penyampaian perkhidmatan tergendala

Bencana Alam Kos operasi meningkat

Gangguan Rangkaian

Berlaku serangan Virus /Pengodam

1.15 Kecurian

Aset/Kecuaian

Kakitangan

Kehilangan Aset Kerugian Kepada

Jabatan 3 1 1 2 3 2 5 MEDIUM


KO

D R

ISIK

O


KE

BA

RA

NG

KA

LIA

N


IMP

AK

(a+

b+

c+

d)/n

TA

HA

P R

ISIK

O

KO

D

TA

HA

P

RIS

IKO

(WA

RN

A)

(a) M

an

usia

(b) R

ep

uta

si

(c) K

ew

an

gan

(d) O

pe

ras

i

1.16 Kurang

Penyelenggaraan

Bangunan, Bilik

Rekod

Kerosakan

Dokumen/Peralatan

Pejabat

Kehilangan Maklumat

1 1 4 3 5 3 3 LOW

1.17 Tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan

Tindakan undang-undang terhadap Jabatan

Tindakan tidak dapat dilaksanakan dengan betul dan reputasi terjejas

1 3 3 3 1 3 3 LOW

1.18 Keselamatan pejabat dan ruang kerja

Pelanggan yang emosional membahayakan kakitangan

Kakitangan tidak mesra terhadap pelanggan

1 2 2 0 1 2 2 LOW

1.19 Kaedah penyimpanan dokumen yang tidak sempurna

Kerosakan dokumen usang

Urusan tanah terjejas

1 0 2 0 1 2 2 LOW

1.20 Mesin kirawang tidak dapat kenalpasti wang palsu

Terimaan wang palsu

Kehilangan wang awam

1 0 2 1 0 2 2 LOW


LAMPIRAN B: STRATEGI KAWALAN RISIKO PEJABAT TANAH DAN GALIAN SELANGOR

KOD

RISIKO JENIS RISIKO INSIDEN RISIKO KEBARANGKALIAN IMPAK

TAHAP

RISIKO

KOD

TAHAP

RISKO

1.1 Kekurangan ruangan

kerja

Salah letak dan kehilangan

dokumen 5 3 15 EXTREME

1.2 Bil tidak sampai kepada alamat pelanggan

Maklumat pelanggan yang tidak dikemaskini

5 2 10 HIGH

1.3 Sistem / panduan / garis panduan yang tidak selaras dan tidak komprehensif

Keputusan pendaftaran tidak seragam 5 2 10 HIGH

1.4 Ancaman semasa tindakan penguatkuasaan dijalankan

Kegagalan dan kelewatan dalam melaksanakan tindakan penguatkuasaan

3 3 9 HIGH

1.5 Peruntukan yang

diterima kurang

berbanding yang

dipohon

Sumber Kewangan Yang

Terhad 3 3 9 HIGH


KOD

RISIKO JENIS RISIKO INSIDEN RISIKO KEBARANGKALIAN IMPAK

TAHAP

RISIKO

KOD

TAHAP

RISKO

1.6

Penyalahgunaan ID Pengguna/ Aset ICT.


2 4 8

HIGH Pencerobohan Server Aplikasi oleh kakitangan/ bekas kakitangan/ pembekal.


2 4 8


TINDAKAN

BIL. TINDAKAN PENCEGAHAN SASARAN TEMPOH PELAKSANAAN

PIHAK BERTANGGUNGJAWAB

1. Menyediakan ruang tempat simpanan fail yang mencukupi

Berterusan BKP

2. Bahagian Khidmat Pengurusan perlu menyeragamkan dan memantau sistem pergerakan fail jabatan (Sistem elektronik)

Berterusan BKP

BIL. TINDAKAN MITIGASI


3. Mohon salinan daripada agensi/pihak berkaitan

KOD

RISIKO INSIDEN RISIKO TAHAP RISIKO

KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.1 Kekurangan ruangan kerja Salah letak dan kehilangan

dokumen EXTREME Cegah & Mitigasi


KOD


KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.2 Bil tidak sampai kepada alamat

pelanggan

Maklumat pelanggan yang tidak

dikemaskini HIGH Cegah atau Mitigasi

TINDAKAN



3 Kemaskini data dengan pengumpulan maklumat dari luar dan dalam (data sistem dan maklumat dari pemilik berdaftar)

Berterusan BPH, BHS, BH dan BTM


KOD


KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.3

Sistem / panduan / garis

panduan yang tidak selaras dan

tidak komprehensif

Keputusan pendaftaran tidak

seragam HIGH Cegah atau Mitigasi

TINDAKAN



2 Penyelarasan semua dokumen dan arahan yang berkaitan dengan urusan pendaftaran.

Berterusan BPH dan BHS


KOD


KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.4 Ancaman semasa tindakan

penguatkuasaan dijalankan

Kegagalan dan kelewatan

dalam melaksanakan tindakan

penguatkuasaan

HIGH Cegah atau Mitigasi

TINDAKAN



1. Melengkapkan anggota penguatkuasaan dengan peralatan yang diperlukan.

2 tahun (2013-2016)

Bahagian Penguatkuasaan

2. Mengadakan kolaborasi bersama agensi kerajaan yang berkaitan.

2 tahun (2013-2016)

Bahagian Penguatkuasaan


KOD


KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.5 Peruntukan yang diterima

kurang berbanding yang

dipohon

Sumber Kewangan Yang

Terhad HIGH Cegah atau Mitigasi

TINDAKAN



1. Merancang sebaik mungkin penggunaan sumber sedia ada


KOD


KOD TAHAP

RISIKO

(WARNA)

STRATEGI KAWALAN

1.6

Penyalahgunaan ID

Pengguna/ Aset ICT.

Pencerobohan /penggodaman

Keselamatan ICT

HIGH Cegah atau Mitigasi

Pencerobohan Server

Aplikasi oleh

kakitangan/ bekas

kakitangan/

pembekal.

TINDAKAN



1. Tukar ID pengguna Setiap 3 bulan BTM

2. Penetration Testing Setahun Sekali BTM

3. Mengemaskini Rules & Regulation Peralatan keselamatan ICT (Firewall/IPS/IDS/DLL)

6 Bulan Sekali BTM


PENUTUP

Pelan Pengurusan Risiko Pejabat Tanah dan Galian Selangor digubal

selaras dengan kehendak kepimpinan dalam merangka kerja kepada pihak

pengurusan dan sebagai panduan kepada semua warga Pejabat Pengarah

Tanah dan Galian Selangor ke arah pencapaian visi dan misi yang telah

ditetapkan. Skop dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Risiko

PTG termasuklah menyemak dan mencadangkan strategi pengurusan

risiko, polisi dan toleransi risiko bagi kelulusan pihak pengurusan.

Selain daripada itu, jawatankuasa ini juga menyemak dan menilai polisi

pengurusan risiko dan rangka kerja dalam mengenal pasti, mengukur,

memantau dan mengawal risiko, memastikan infrastruktur, sumber dan

sistemnya adalah dalam keadaan yang baik serta menyemak laporan

pengurusan tentang pendedahan kepada risiko dan aktiviti pengurusan

risiko.

Satu pelan tindakan yang komprehensif telah dibangunkan yang meliputi

pelbagai proses utama daripada semua unit di jabatan. Tindakan yang

dirangka di dalam pelan tersebut adalah mengenalpasti risiko dan mencari

langkah-langkah penyelesaian bagi memastikan objektif setiap proses

utama jabatan dapat dicapai. Kesimpulannya, Pelan Pengurusan Risiko ini

dapat menjadi pemangkin kepada sistem penyampaian perkhidmatan

awam yang cekap sekaligus menjamin kelancaran dan keberkesanan

pentadbiran tanah di Negeri Selangor.


Sebagai satu langkah penambahbaikan secara berterusan Pelan

Pengurusan Risiko ini sebenarnya tiada tempoh tertentu namun disediakan

bagi membantu dalam merealisasikan matlamat dan sasaran yang

terkandung dalam Pelan Strategik Pejabat Tanah dan Galian 2012 – 2016

ke arah menjadikan Pejabat Tanah dan Galian Selangor pejabat terbaik di

Malaysia.

kandungan - ptg.selangor.gov.my download images... · kebarangkalian 6.1 had penerimaan risiko had...

Documents