jabatan kerja raya malaysia laporan project...

JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

LAPORAN

PROJECT LESSON LEARNED

MENAIKTARAF SISTEM PENYAMAN UDARA

BERPUSAT SERTA LAIN-LAIN PERALATAN

BERKAITAN DI JABATAN KIMIA IBU PEJABAT,

PETALING JAYA, SELANGOR

DISEDIAKAN OLEH:

BAHAGIAN PENGURUSAN PORTFOLIO

CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL

IBU PEJABAT JKR MALAYSIA

DISEMBER 2018

Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain

Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor 2018

1

ISI KANDUNGAN

1 PENGENALAN ................................................................................................................................... 2

2 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT ............................................................................................... 3

3 PENDEKATAN CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL DALAM PENGURUSAN

& PEMANTAUAN PROJEK ............................................................................................................. 4

4 METODOLOGI ................................................................................................................................... 6

5 IKTIBAR PROJEK ............................................................................................................................ 7

6 RUMUSAN ........................................................................................................................................ 14

6.1 Aspek Kekuatan (What Went Well) ........................................................................................ 14

6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better) ............................................... 14

6.3 Cadangan ..................................................................................................................................... 15



2

1 PENGENALAN

Kementerian Tenaga, Sains, Teknologi, Alam Sekitar & Perubahan Iklim

(MESTECC) telah melantik Jabatan Kerja Raya untuk melaksanakan Projek

Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan

Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor dengan kos

projek sebanyak RM 4,130,255.02. Skop pembinaan bagi projek ini melibatkan

perkara-perkara seperti berikut:

a) Kerja-kerja penggantian dua (2) unit chiller, satu set papan suis kawalan

utama, membaikpulih unit menara penyejuk, kerja-kerja perpaipan sistem

penyaman udara di dalam chiller plant room

b) Menguji & mentauliah keseluruhan sistem water cooled chiller serta lain-

lain peralatan berkaitan di chiller plant room Jabatan Kimia Malaysia.

Projek ini telah berjaya disiapkan dalam tempoh 5 bulan dan 3 hari, iaitu lebih awal

dari jadual sebanyak 27 hari beserta dengan penjimatan kos Projek ini juga telah

berjaya diserah kepada pihak pelanggan secara ‘3 dalam 1’ iaitu bersama

dokumen Perakuan Siap Kerja (CPC), Lukisan Terbina dan Manual Operasi &

Senggaraan serta Penyata Akaun Muktamad (SOFA).

Jadual 1: Projek Naiktaraf

Bil. Nama Projek Kos (RM) Kaedah Perolehan

1. Kerja-Kerja Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor

RM 4,130,255.02 Tender Terbuka



3

2 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT

Antara stakeholder yang terlibat ialah:

Pelanggan : Kementerian Tenaga, Sains, Teknologi,

Alam Sekitar & Perubahan Iklim

(MESTECC)

Head of Project Team (HOPT) : Pengarah Khidmat Pakar, CKM

Head of Project Team (HOPT) : Bahagian Pakar Penyaman Udara dan

Perlindungan Risiko Kebakaran

Pegawai Penguasa (S.O)

: Bahagian Pakar Penyaman Udara dan

Perlindungan Risiko Kebakaran

Wakil Pegawai Penguasa : Ketua Jurutera Mekanikal Negeri Cawangan

Kejuruteraan Mekanikal Negeri Selangor

Pengguna : Ibu Pejabat Jabatan Kimia Malaysia

Petaling Jaya, Selangor



4

3 PENDEKATAN CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL DALAM

PENGURUSAN & PEMANTAUAN PROJEK

Bahagian Pakar Penyaman Udara dan Perlindungan Risiko Kebakaran CKM telah

mengambil beberapa pendekatan dalam melaksanakan kerja-kerja penggantian

ini dari peringkat awal perancangan lagi bagi memastikan pelaksanaan

pengurusan dan pemantauan projek yang efektif dan menepati aspek masa, kualiti

dan kos yang ditetapkan.

Jadual 2: Pendekatan yang Diambil

Fasa Aspek Pendekatan yang Diambil

Peranan & Tanggungjawab

Pengurusan Sumber

Pengurusan Komunikasi

Permulaan Pembahagian tugas telah dilakukan Head of Project Team (HOPT) mengikut organisasi sediada

Penyelarasan untuk pelupusan aset Jabatan Kimia sedia ada dilaksanakan sebelum projek dimulakan

Perancangan Mengenalpasti skop kerja iaitu Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Jenis Chiller

Bengkel Pelan Pengurusan Risiko telah dilaksanakan

Mesyuarat Teknikal & Mesyuarat Pra-Pembinaan diadakan.

Perancangan Merujuk dan menggunakan dokumen Pelan Pengurusan Projek (PMP) yang telah disediakan sebagai kaedah dalam melaksanakan pengurusan projek.



5

Fasa Aspek Pendekatan yang Diambil

Peranan & Tanggungjawab

Pengurusan Sumber

Pengurusan Komunikasi

Pemantauan

Komitmen yang tinggi daripada pengurusan CKM serta kerjasama yang erat antara stakeholder. Pemeriksaan kualiti dijalankan di tapak setiap hari. NCR akan dikeluarkan sekiranya berlaku percanggahan dengan spesifikasi yang ditetapkan. Pegawai Penguasa (S.O) dan Wakil Pegawai Penguasa (WPP) yang kompeten dalam bidang kuasa dan skop kerja masing-masing.

Menggunakan teknik dan kaedah penjadualan projek dalam pemantauan & pengesanan kemajuan projek. Komitmen yang tinggi dari kontraktor serta kerjasama erat dari end user bagi pelaksanaan kerja di luar waktu pejabat Intervensi dan bantuan daripada Bahagian Pengurusan Portfolio CKM sejak dari awal projek telah membantu dalam kejayaan pelaksanaan projek.

Mesyuarat koordinasi awalan telah dibuat di peringkat tertinggi bagi penentuan skop dan kos siling projek. Kekerapan mengadakan mesyuarat bersama stakeholder bagi mendapatkan maklumbalas keperluan/skop kerja, kelulusan bahan dan membuat keputusan. Pegawai Penguasa (S.O) dan Wakil Pegawai Penguasa (WPP) sering berbincang mengenai kemajuan projek.



6

4 METODOLOGI

Pengumpulan maklumat project lesson learned ini dibuat melalui

perlaksanaan temubual bersama HODT projek pada 23 November 2018.

Temubual ini dijalankan untuk mengumpul semua maklumat dan juga

mencatatkan pengalaman pegawai yang telah terlibat di dalam projek ini.

Pengumpulan maklumat ini dikhususkan kepada fasa rekabentuk dan pembinaan

bagi projek ini.

Semua maklumat yang dikumpulkan diklasifikasikan kepada tiga aspek

utama seperti berikut:

What went well?

What could have been done better?

What are the lesson learned?

Setiap pegawai yang terlibat di dalam projek ini diminta untuk memberikan

maklumbalas dan maklumat berkaitan pelaksanaan projek diperingkat reka bentuk

dan pembinaan. Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, data

kemudiannya digabungkan dan dianalisa mengikut knowledge areas yang telah

dikenalpasti.

Carta Alir Project Lesson Learned

Interview Session to gather information relevant to lesson learned.

Consolidate information according to knowledge areas & project life-cycle.

Finding and recommendation

Analysis project lesson learned according to knowledge areas.



7

5 IKTIBAR PROJEK

Berikut disediakan Jadual 3 dan Jadual 4 yang masing-masing

menunjukkan analisa hasil maklumat yang diperolehi dan dikategorikan

mengikut knowledge areas serta huraian daripada hasil maklumat tersebut.

Jadual 3: Analisa Keseluruhan

Bidang Pengetahuan (Knowledge

Area)

What Went Well

(WWW)

What Could Have Been

Done Better (WCHBDB)

1 Skop 2 1

2 Masa 3 0

3 Kos 1 0

4 Kualiti 2 1

5 Sumber 1 0

6 Komunikasi / Stakeholder

2 1

7 Risiko 1 0

8 Perolehan 1 0

9 Integrasi 0 1

JUMLAH 13 4

Project Lesson Learned: Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu

Pejabat, Petaling Jaya, Selangor

2018

8

Jadual 4: Iktibar Projek

Bil. Bidang Pengetahuan

Isu Mula Rancang Laksana Pantau Kekuatan Proses & Prosedur / Fungsi Sumber (Kompetensi)

Masalah / Kelemahan / Kekangan

(Knowledge Area)

What Went Well? What Could Have Been Done Better?

1 Skop Pelupusan aset sedia ada sistem penyaman udara Jabatan Kimia telah dilaksanakan sebelum kerja-kerja naiktaraf bermula.

WWW Kelulusan pelupusan aset mendapat kelulusan awal melalui penyelarasan dan bengkel dengan pihak pelanggan sebelum kerja-kerja bermula

Skop kontrak yang komprehensif

WWW WWW WCHBDB Perubahan Kerja (VO) dapat dielakkan menerusi perancangan dan penilaian yang teliti untuk penetapan butiran dan kos WPS yang teratur dengan mengambil kira aspek luar jangka termasuk kerja-kerja sivil dan elektrik

Maklumat dan dokumentasi lengkap termasuk rekod senggara yang lengkap selepas serah projek perlu disimpan dengan baik dalam bentuk hardcopy dan softcopy oleh pelaksana projek dan pelanggan bagi mengurangkan risiko luar jangka bagi pelaksanaan projek-projek sedia ada terutamanya life building.



2018

9




(Knowledge Area)


2 Masa Pengurusan masa yang baik

WWW WWW WWW WWW Penjadualan Projek dan pemantauan yang berkesan membolehkan projek dapat disiapkan mengikut jadual dan diiktiraf sebagai "Project 3 in 1"

WWW WWW WWW WWW Projek siap lebih awal sebanyak 27 hari menerusi kerjasama dan komunikasi berkesan oleh semua pihak JKR dan pihak pelanggan.

WWW WWW WWW Jadual perancangan kerja mengambil kira aktiviti pihak pelanggan dan tempoh cuti umum semasa dalam tempoh kontrak



2018

10




(Knowledge Area)


3 Kos Pengurangan dalam kos pembinaan.

WWW WWW Pengurangan dan penjimatan kos semasa projek menerusi kajian dan perancangan mengambil kira aspek luar jangka termasuk kerja-kerja elektrik dan sivil.

4 Kualiti Penghasilan rekabentuk sistem mekanikal.

WWW WWW WCHBDB WCHBDB Method statement dan kelulusan bahan telah dihantar mengikut borang SPK.

Maklumat dan rekod Lukisan Siap Bina bagi rekabentuk asal dan sedia ada bangunan pihak pelanggan tidak mencerminkan pemasangan sebenar di tapak. Perkara ini menyebabkan lukisan reka bentuk bagi kerja penggantian tidak menepati keperluan sebenar di tapak.

Pengawasan tapak bina.

WWW WWW Terdapat pegawai (Standing Supervision) yang memantau kualiti pemasangan bagi sistem mekanikal di tapak bina



2018

11




(Knowledge Area)


5 Sumber Pengemblengan sumber manusia dan jentera dengan sebaiknya

WWW WWW Komitmen semua pihak bekerja di luar waktu pejabat, demi menyiapkan projek lebih awal dari ditetapkan; sebagai contoh wakil pelanggan menyediakan kakitangan untuk mengawasi kerja-kerja yang dilakukan pada waktu malam

6 Komunikasi / Stakeholder

Kekangan waktu kerja bagi kontraktor melibatkan semua pihak

WCHBDB Kerja-kerja perlu dilakukan pada luar waktu pejabat akan meningkatkan kos dan sumber secara tidak langsung



2018

12




(Knowledge Area)


Komunikasi yang baik dan jelas di antara wakil pelanggan, JKR dan kontraktor

WWW WWW WWW Sentiasa berkomunikasi melalui pertemuan mesyuarat, aplikasi Whatsapp dan panggilan telefon

Penglibatan Stakeholder dalam keputusan penting

WWW WWW WWW WWW Sentiasa berkomunikasi melalui stakeholder untuk keputusan-keputusan penting dan dipersetujui bersama

7 Risiko Pengurusan risiko diadakan seawal mungkin dan perlu mengenalpasti semua risiko yang wujud

WWW WWW Bengkel Risk Assessment telah dilaksanakan bagi projek ini di peringkat awalan dan pindaan dilakukan sebelum projek disiapkan

8 Perolehan Perolehan adalah secara tender terbuka

WWW Penilaian tender dilakukan dengan teliti agar melantik kontraktor yang benar-benar layak sahaja dari segi kewangan, teknikal serta pengalaman berkaitan



2018

13




(Knowledge Area)


9 Integrasi Integrasi sistem di bangunan sedia ada

WCHBDB

Peralatan sedia ada (BAS) yang tidak digantikan bersama dengan peralatan baru (ACMV) tidak diambil kira dalam kelulusan peruntukan menyebabkan sistem tidak dapat dikawal dan dipantau secara optimum.


Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor

2018

14

6 RUMUSAN

Secara keseluruhannya, Kerja-Kerja Menaiktaraf Sistem Penyaman Udara

Berpusat Serta Lain-Lain Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat,

Petaling Jaya, Selangor merupakan satu projek yang boleh dijadikan contoh dan

pengajaran kepada pelbagai pihak. Projek ini merupakan projek penggantian yang

padat dan singkat. Dengan komitmen yang diberikan oleh semua pihak terutama

pasukan projek dari Bahagian Pakar Penyaman Udara dan Perlindungan Risiko

Kebakaran, projek ini dapat disiapkan lebih awal daripada yang dijadualkan dan

diiktiraf sebagai projek serahan yang merangkumi 3 in 1 iaitu lengkap dengan

dokumen Perakuan Siap Kerja (CPC), Lukisan Terbina dan Manual Operasi &

Senggaraan (O&M) serta Penyata Akaun Muktamad (SOFA). Projek ini juga telah

mendapat penghargaan secara bertulis yang telah diberikan oleh pihak pelanggan

kepada Cawangan Kejuruteraan Mekanikal, JKR.

6.1 Aspek Kekuatan (What Went Well)

Untuk menjadi projek yang diiktiraf sebagai projek 3 in 1 bukanlah sesuatu

yang mudah. Segala aspek perlu dititikberatkan dari peringkat penyerahan

sehingga penyerahan. Antara faktor kejayaan projek ini adalah penjadualan

projek yang dilakukan dengan baik pada peringkat awal projek, komunikasi

yang berkesan antara semua stakeholder dan disusuli dengan pemantauan

yang berkesan oleh pegawai tapak bina (standing supervision) agar

perancangan yang telah diatur tidak tersasar. Peranan dan tanggungjawab

yang turut digalas bersama oleh semua pihak termasuk Pegawai Tapak

Bina dapat membantu dalam menyelesaikan banyak perkara yang dihadapi

diperingkat pembinaan sama ada yang berpunca daripada rekabentuk

ataupun berpunca dari keadaan semasa di tapak. Di samping itu, konsep

‘delighting customer’ dijadikan sebagai kunci utama untuk memastikan

setiap aktiviti yang dirancang khususnya bagi bangunan berpenghuni ketika

kerja naiktaraf berjalan (life building) bukan sahaja mengambil kira visi dan

misi JKR malahan juga visi dan misi pihak pelanggan.

6.2 Aspek Kelemahan (What Could Have Been Done Better)

Terdapat juga beberapa aspek dalam pelaksanaan projek yang perlu

ditambahbaik antaranya dalam penetapan skop projek dan perancangan

sumber manusia. Aspek ini dilihat adalah wajar untuk diterapkan kepada

projek-projek yang akan datang bagi memastikan penyampaian

perkhidmatan yang lebih cemerlang.


Peralatan Berkaitan Di Jabatan Kimia Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Selangor

2018

15

6.3 Cadangan

Penemuan-penemuan yang dibincangkan dalam laporan ini adalah amat

berguna untuk perancangan kerja-kerja yang seumpamanya (kerja-kerja

menaiktaraf) pada masa akan datang. Penemuan ini seharusnya dilihat

dari sudut yang positif dalam memastikan setiap teguran yang dibuat

adalah tidak berulang. Secara keseluruhan antara cadangan

penambahbaikan yang boleh diambil sebagai pengajaran bagi projek ini

adalah seperti berikut

1. Maklumat dan dokumentasi lengkap termasuk rekod senggara yang

lengkap selepas serah projek perlu disimpan dengan baik dalam bentuk

hardcopy dan softcopy oleh pelaksana projek dan pelanggan bagi

mengurangkan risiko luar jangka bagi pelaksanaan projek-projek sedia

ada terutamanya life building.

2. Pengurusan masa perlu dilaksanakan bagi kerja-kerja yang dilakukan

pada luar waktu pejabat bagi mengelakkan peningkatan mendadak

terhadap kos dan sumber.

3. Integrasi sistem di bangunan sedia ada perlu diambil kira semasa

peringkat perancangan supaya sistem dapat dikawal dan berfungsi

secara optimum.

jabatan kerja raya malaysia laporan project...

Documents