jabatan hal ehwal agama islam pulau pinang...
TRANSCRIPT
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
1
ISI KANDUNGAN
1. PENGENALAN PROJEK .................................................................................... 2
1.1 LATAR BELAKANG JABATAN....................................................................... 2
1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN DAIE EVO………………………………….. 4
1.3 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DAIE EVO........................................................ 5
1.4 PERANCANGAN…………………………………………………………………... 7
1.5 RINGKASAN EKSEKUTIF ……………………………………………………….. 9
2. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK ....................................................................... 11
3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN............................................... 14
4. KEBERHASILAN PROJEK……………………………………………………………. 16
5. ANALISA PEROLEHAN DATA……………………………………………………….. 19
6. FAEDAH SAMPINGAN DARIPADA PROJEK ……………………………………… 22
7. PENGIKTIRAFAN YANG TELAH DITERIMA ………………………………………..26
8. PENUTUP …………………………………………………………………………………26
LAMPIRAN
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
2
1. PENGENALAN PROJEK
1.1 LATAR BELAKANG JABATAN
Sejarah Pentadbiran Hal Ehwal Agama Islam di Negeri Pulau Pinang telah bermula
sebelum merdeka lagi apabila wujud lembaga Penasihat Agama Islam yang bertugas sebagai
penasihat dan bertanggungjawab mengenai Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang. Pada Tahun
1955, satu jawatankuasa khas telah dilantik oleh kerajaan negeri Pulau Pinang untuk
menubuhkan Majlis Agama Islam Negeri Pulau Pinang. Secara rasminya Majlis Agama Islam
Pulau Pinang telah ditubuhkan pada 15 April 1959 setelah Dewan Undangan Negeri Pulau
Pinang meluluskan Undang-undang Pentadbiran Agama Islam Tahun 1959.
VISI
Membina khaira ummah yang berilmu dan bertaqwa melalui pengurusan yang berkualiti
berlandaskan syariat Islam.
MISI
Menjadi institusi pengurusan hal ehwal Islam bertaraf antarabangsa demi kesejahteraan ummah
yang seimbang.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang terdiri daripada 8 Bahagian meliputi :
1) Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
2) Bahagian Dakwah
3) Bahagian Undang-undang Keluarga Islam
4) Bahagian Pengurusan Halal
5) Bahagian Penguatkuasaan
6) Bahagian Pendakwaan
7) Bahagian Pengurusan Masjid dan Surau
8) Bahagian Pendidikan
serta 6 buah Pejabat Agama Daerah yang menguruskan hal ehwal pentadbiran Islam:
1) Pejabat Agama Daerah Timur Laut
2) Pejabat Agama Daerah Barat Daya
3) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara (Kepala Batas)
4) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)
5) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah
6) Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Selatan.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
3
CARTA ORGANISASI JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM PULAU PINANG
PEJABAT AGAMA DAERAH
BAHAGIAN DAKWAH
BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
KELUARGA ISLAM
BAHAGIAN PENGURUSAN MASJID DAN
SURAU
BAHAGIAN PENDAKWAAN
SETIAUSAHA PEJABAT
PENGARAH
BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN DAN
PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN
BAHAGIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN PENGURUSAN
HALAL
BAHAGIAN PENGUATKUASAAN
PEJABAT AGAMA DAERAH SPU
(KEPALA BATAS)
PEJABAT AGAMA DAERAH SPU
(BUTTERWORTH)
PEJABAT AGAMA
DAERAH SPT
PEJABAT AGAMA
DAERAH SPS
PEJABAT AGAMA
DAERAH DTL
PEJABAT AGAMA
DAERAH DBD
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
4
1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN DAIE EVO
Kumpulan KIK, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang telah ditubuhkan pada
tarikh 2 Mei 2019 yang terdiri daripada 10 orang pegawai dan kakitangan yang terlibat secara
langsung dengan Pengurusan Nikah Cerai dan Ruju’ Orang Islam di Negeri Pulau Pinang. Idea
penubuhan kumpulan ini adalah bagi menyahut cabaran Tuan Pengarah JHEAIPP melalui
Program “I Challenge You” yang telah dilancarkan pada Mac 2019. Perbincangan bersama ahli
kumpulan telah memilih Sistem ePINS untuk diketengahkan dalam pertandingan Kumpulan
Inovatif dan Kreatif Peringkat Negeri Pulau Pinang. Sistem ini telah dibangunkan atas gabungan
idea Bahagian Undang-Undang Keluarga Islam Negeri Pulau Pinang, 6 buah Pejabat Agama
Daerah, Unit ICT JHEAIPP serta mendapat sokongan yang padu daripada Pengarah Jabatan Hal
Ehwal Agama Islam Pulau Pinang.
ePINS adalah satu sistem semakan maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang
Islam Negeri Pulau Pinang yang dibangunkan untuk kegunaan agensi-agensi pemegang taruh
jabatan. Nama ePINS dipilih daripada 3 cadangan nama yang dikemukakan oleh ahli kumpulan.
ePINS adalah singkatan kepada electronic Penang Information NCR Systems yang juga
membawa maksud kod akses (PIN) manakala huruf (S) menggambarkan kepelbagaian agensi
(plural). PINS juga menjadi slogan kumpulan ini iaitu Productive, INnovative and Supportive.
Kumpulan ini memilih untuk tampil dengan nama “Daie Evo” yang membawa maksud
Pendakwah Pencetus Evolusi. Daie Evo membawa semangat ahli kumpulan ini khususnya para
Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang Islam dan petugas NCR Negeri Pulau
Pinang yang sentiasa komited dan berusaha melakukan perubahan dalam meningkatkan kualiti
penyampaian perkhidmatan yang relevan, tepat dan cepat kepada pelanggan dari semasa ke
semasa. Takrifan Daie Evo boleh dijelaskan dengan maksud:
Daie Pendakwah, Pemudahcara, Agen Perubahan
Evo (Evolusi) Perubahan yang beransur-ansur
Kolaborasi idea seorang fasilitator, 7 orang Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam, 2 petugas NCR serta pegawai ICT jabatan telah membentuk satu idea baharu yang
dapat dilihat dapat membantu meningkatkan mutu perkhidmatan kepada pelanggan serta
keberkesanan sistem penyampaian yang bermatlamatkan kesejahteraan rakyat.
1.3 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DAIE EVO
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
5
Kumpulan Daie Evo diketuai oleh Tuan Anuar bin Ismail selaku Penolong Pengarah
Kanan Bahagian Undang-undang Keluarga Islam Negeri Pulau Pinang yang sentiasa komited
dalam menguruskan rekod perkahwinan, perceraian dan ruju’ orang Islam Negeri Pulau Pinang.
Kumpulan ini juga dianggotai oleh ahli-ahli seperti;
Nama Pegawai Jawatan
1. Tuan Huzaimi bin Ghazali Ketua Penolong Pengarah,
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,
Fasilitator
2. Tuan Anuar bin Ismail Penolong Pengarah Kanan,
Bahagian Undang-undang Keluarga Islam, JHEAIPP
Merangkap
Pendaftar Kanan Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam Negeri Pulau Pinang
3. Tuan Mohd Fauzi bin Ibrahim Pegawai Tadbir Agama Daerah Timur Laut
Merangkap
Pendaftar Kanan Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam Daerah Timur Laut
4. Tuan Haji Norzli bin Mat Pegawai Tadbir Agama
Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)
Merangkap
Pendaftar Kanan Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam Daerah Seberang Perai Utara (Butterworth)
5. Tuan Khairul Azman bin Azizan Pegawai Tadbir Agama
Daerah Seberang Perai Utara (Kepala Batas)
Merangkap
Pendaftar Kanan Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam Daerah Seberang Perai Utara (Kepala
Batas)
6. Puan Izura binti Ismail Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
6
7. Puan Yasmin binti Hamdan Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam
(Unit Rekod dan NCR)
Bahagian Undang-undang Keluarga Islam, JHEAIPP
Merangkap
Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang
Islam Negeri Pulau Pinang
8. Puan Mariatul Shima binti Che
Embi
Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam
(Unit Pentadbiran dan NCR)
Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah
Merangkap
Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang
Islam
Daerah Seberang Perai Tengah
9. Encik Mohd Nizam bin Ibrahim Penolong Pegawai Hal Ehwal Islam
(Unit Pentadbiran dan NCR)
Pejabat Agama Daerah Barat Daya
Merangkap
Pendaftar Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang
Islam
Daerah Barat Daya
10. Encik Mohd Mustaqkim bin Sabri Pembantu Hal Ehwal Islam
(Unit Rekod dan NCR)
Bahagian Undang-undang Keluarga Islam, JHEAIPP
11. Puan Siti Sabariah binti Abu
Bakar
Pembantu Hal Ehwal Islam
(Unit Pentadbiran dan NCR)
Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Selatan
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
7
1.4 PERANCANGAN
Kesemua ahli kumpulan telah dilantik oleh Tuan Pengarah Jabatan Hal Ehwal Agama
Islam Pulau Pinang pada 2 Mei 2019 melalui memo no rujukan JHEAIPP.KP.100-13/5/1 (3)
bertarikh 2 Mei 2019.
Tarikh Perkara Status
2 Mei 2019
(Khamis)
Memo lantikan dikeluarkan kepada semua ahli yang
terlibat
Selesai
15 Mei 2019
(Rabu)
Mesyuarat Pra-Penyelarasan KIK 2019
(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Utara, Kepala
Batas)
Selesai
27 Mei 2019
(Isnin)
Mesyuarat Penyelarasan KIK Bil 1/2019
(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah)
Selesai
11 Jun 2019
(Selasa)
Mesyuarat Penyelarasan KIK Bil 2/2019
(Pejabat Agama Daerah Seberang Perai Tengah)
Selesai
20 Jun 2019
(Khamis)
Sesi libat urus pengenalan Sistem Semakan Nikah,
Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau Pinang antara agensi.
Selesai
21-26 Jun 2019
(Jumaat – Rabu)
Sesi Pengujian Sistem Semakan Antara Agensi Selesai
23-24 Jun 2019
(Ahad - Isnin)
Bengkel Pelaporan KIK
Institut Latihan dan Kecemerlangan MARA,
ILKM Jawi
Selesai
25 -26 Jun 2019
(Selasa – Rabu)
Bengkel Pemurnian Pelaporan KIK
Masjid Daerah Seberang Perai Tengah,
Bandar PERDA
Selesai
27 Jun 2019
(Khamis)
Bengkel Semakan Pelaporan KIK (Akhir)
Bilik Mesyuarat,
Darul Hidayah, Seberang Perai Utara
Selesai
28 Jun 2019
(Jumaat)
Tarikh Akhir Serahan Pelaporan KIK kepada pihak
urusetia
Selesai
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
8
Carta Perbatuan Gerak Kerja Kumpulan Daie Evo
Fasa Bil Perkara
Jan
2019
Feb
2019
Mac
2019
April
2019
Mei
2019
Jun
2019
Julai
2019
1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Perancangan
dan Analisis
1 Perancangan
keperluan
2 Analisis keperluan
Pengujian dan
Implimentasi
3 Pengujian Fungsian
Sistem
4
Taklimat dan
Bersama Agensi
Pemegang Taruh
5 Penambahbaikan
6 Persembahan
pasukan KIK
Pengujian dan
Penambahbaik
an
7 Penambahbaikan
8 Tindakan
Penyeragaman
9 Tindakan Susulan
Nota: Perancangan
Pencapaian
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
9
1.5 RINGKASAN EKSEKUTIF
Dalam menyusuri arus kepesatan teknologi maklumat hari ini, terdapat banyak pihak yang
menjadi dalang dalam memalsukan dokumen Nikah, Cerai dan Ruju’ dengan tujuan mendapat
keuntungan atau mempunyai niat untuk menganiaya orang lain. Hal ini telah menimbulkan
masalah kepada agensi-agensi kerajaan yang terlibat dalam menjamin kesahihan maklumat yang
diterima daripada pelanggan. Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang serta Pejabat-
pejabat Agama Daerah sentiasa komited dalam membantu urusan pengesahan maklumat yang
dipohon oleh agensi-agensi kerajaan. Walau bagaimanapun, proses ini mengambil masa yang
agak lama untuk disahkan melalui dokumen kepada agensi-agensi pemegang taruh jabatan.
Selain itu proses pengesahan status Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ dilihat memerlukan kos
yang tinggi melibatkan kertas, setem serta dakwat pencetak.
Tujuan projek ini direalisasikan adalah untuk menghasilkan satu gudang perkongsian
maklumat berkaitan maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang Islam Negeri Pulau
Pinang melalui platform yang dinamakan sebagai ePINS (electronic Penang Information NCR
Systems) atau lebih dikenali sebagai Pengurusan Maklumat Nikah, Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau
Pinang. Platform ini diyakini dapat membantu agensi-agensi kerajaan dalam menentusahkan
maklumat yang tepat dalam tempoh masa yang cepat dengan pulangan yang hebat seiring
inisiatif kerajaan digital ke arah negara pintar 2016 – 2020.
Projek inovasi ini dilihat menepati 7 prinsip asas Pelan Strategik Sektor Awam (ISP) 2016-
2020. Tujuh (7) prinsip asas tersebut adalah, (1) Berpaksikan data (2) Berpaksikan rakyat (3)
Teknologi Hijau (4) Inovasi Digital (5) Perisian Sumber Terbuka (6) Kepatuhan ICT (7)
Kebolehpercayaan dan Keyakinan.
Setelah melaksanakan sesi pengujian sistem bersama beberapa agensi pemegang taruh,
didapati ePINS memberi impak yang amat besar terhadap sistem penyampaian perkhidmatan
kepada agensi-agensi yang terlibat selaras dengan seruan kerajaan yang menggalakkan
perkongsian data di antara agensi awam. Inovasi ini mempunyai capaian muka mesra pengguna
(user-friendly) yang memudahkan dua agensi berinteraksi melalui satu sistem tanpa perlu
kemahiran yang tinggi dalam bidang komputer. Ia juga dapat merasionalisasikan institusi sektor
awam dalam meningkatkan produktiviti dan prestasi seterusnya meningkatkan pengurusan untuk
menghasilkan outcome yang lebih tepat dan cepat.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
10
Projek ini berpotensi dalam jangka masa panjang, dikomersilkan kepada mana –mana
agensi swasta dan badan berkanun sebagai satu gudang maklumat Perkahwinan, Perceraian
dan Ruju’ Orang Islam Negeri Pulau Pinang. Selain itu sistem ini juga dapat mewujudkan capaian
yang lebih sistematik dan efektif bagi memenuhi kehendak dan ekspektasi pelanggan
terutamanya agensi pemegang taruh jabatan. Keseluruhan penggunaan sistem ePINS ini dapat
menjimatkan kos operasi jabatan serta dapat mengurangkan penggunaan kertas sekaligus
menjimatkan ruang penyimpanan dokumen atau fail. Secara tidak langsung projek ini
mendatangkan banyak keuntungan kepada kerajaan negeri, jabatan dan pelanggan juga sebagai
satu cara yang kreatif dan sistematik dalam mewujudkan nilai dan impak yang tinggi dengan kos
yang rendah.
Tuntasnya, dengan kewujudan sistem ePINS ini Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau
Pinang telah menjadi perintis kepada perkongsian maklumat Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’
Orang Islam secara digital yang pertama di Malaysia.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
11
2. SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK
Sistem ePINS berfungsi sebagai sumber utama maklumat perkahwinan, perceraian dan
ruju’ orang Islam Negeri Pulau Pinang kepada semua pemegang taruh Jabatan Hal Ehwal Agama
Islam Pulau Pinang. Sistem ini dilihat mampu memudahkan proses pengesahan maklumat
perkahwinan, perceraian dan ruju’ dengan cepat, tepat, jimat dan selamat.
Sistem ini adalah aplikasi atas talian yang menjadi platform utama dalam membantu agensi untuk
membuat keputusan dalam menyelesaikan urusan pelanggan.
Pelaksanaan sistem ini mampu memberikan impak yang besar kepada perkhidmatan awam
memandangkan ia menjadi titik perubahan kepada pemegang taruh jabatan dalam meningkatkan
kecekapan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Perkongsian pintar ini dapat
dimanfaatkan oleh agensi-agensi seperti berikut;
Bil Nama Agensi Kaitan
1 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Pulau Pinang
(Bahagian Sumber Manusia)
- Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk rekod maklumat peribadi penjawat awam negeri.
2 Jabatan Pendaftaran Negara (Ibu
Pejabat)
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pendaftaran kelahiran anak. (Penentuan nasab anak)
- Permohonan kad pengenalan 12 tahun
3 Jabatan Imigresen Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah untuk permohonan dan penyambungan VISA pasangan warganegara.
4 Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pengesahan nikah, proses perceraian, faraq, faraid dan pengesahan nasab anak.
5 Lembaga Tabung Haji Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah untuk pengesahan mahram haji dan umrah.
6 Jabatan Agama Islam Negeri dan
Wilayah Persekutuan (15 jabatan)
- Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk proses perkahwinan, dan khidmat nasihat.
7 Ibu Pejabat Polis Diraja Malaysia
Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki Orang Yang Disyaki (OYDS) di alamat ahli keluarga yang terdekat.
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk rekod anggota.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
12
Bil Nama Agensi Kaitan
8 Suruhanjaya Pencegahan Rasuah
Malaysia Cawangan Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki Orang Yang Disyaki (OYDS) di alamat ahli keluarga yang terdekat.
9 Jabatan Kesihatan Negeri Pulau
Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mendaftar buku rekod kehamilan.
10 Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri
Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki waris / ahli keluarga
- Pengesahan surat perakuan perceraian untuk proses bantuan kepada ibu tunggal dan anak-anak yang terlibat.
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mendapatkan Interim Protection Order (IPO) daripada mahkamah.
11 Angkatan Tentera Malaysia
(Pulau Pinang)
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk tujuan rekod anggota.
12 Lembaga Hasil Dalam Negeri
(Pulau Pinang)
- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian Bantuan Sara Hidup kepada yang berkelayakan.
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk tujuan taksiran cukai bersama.
13 Zakat Pulau Pinang - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian zakat kepada asnaf yang berkelayakan.
14 Jabatan Akauntan Negara - Pengesahan surat perakuan nikah untuk urusan wang yang tidak dituntut.
15 Jabatan Perkhidmatan Awam
(Bahagian Pasca Perkhidmatan)
(Bahagian Sumber Manusia)
- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan pemberian pencen kepada ahli waris si mati.
16 Jabatan Perangkaan Malaysia - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan mendapatkan statistik rekod perkahwinan orang Islam di Malaysia.
17 PERKESO - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk pemberian pencen i’lat
18 Jabatan Pendidikan Negeri Pulau
Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk pendaftaran persekolahan anak-anak.
19 Amanah Raya Berhad - Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan tuntutan harta si mati.
20 Jabatan Bantuan Guaman - Pengesahan surat perakuan nikah, cerai dan ruju’ untuk proses pasca perceraian.
21 Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
(KWSP)
- Pindahan wang pencarum kepada penama.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
13
Bil Nama Agensi Kaitan
22 Bahagian Pendakwaan, Jabatan Hal
Ehwal Agama Islam Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mencari maklumat individu berkaitan kes jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di mahkamah syariah.
23 Bahagian Penguatkuasaan, Jabatan
Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk mencari maklumat individu berkaitan kes jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di mahkamah syariah.
- Pengesahan surat perakuan nikah untuk menjejaki Orang Yang Disyaki (OYDS) di alamat ahli keluarga yang terdekat.
24 Bahagian Dakwah (Unit Ukhuwah),
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau
Pinang
- Pengesahan surat perakuan nikah, surat perakuan perceraian dan surat perakuan ruju’ untuk tujuan rekod saudara baru
Dengan kewujudan sistem ini, Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang berjaya
mengurangkan karenah birokrasi dan persepsi negatif pelanggan terhadap perkhidmatan awam
terutamanya dari segi kelewatan mendapatkan pengesahan maklumat yang berkaitan.
Semakan maklumat boleh dilakukan di mana-mana dan pada bila-bila masa dengan
menggunakan ID yang didaftarkan sah dengan jabatan.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
14
3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN
Cetusan idea pewujudan Sistem ePINS ini terhasil daripada rungutan kakitangan
mengenai lambakan permohonan pengesahan dokumen perkahwinan, perceraian dan ruju’ oleh
agensi pemegang taruh. Kakitangan jabatan ini juga kerapkali menerima aduan daripada agensi
pemegang taruh yang seringkali lambat menerima maklumbalas yang dipohon. Di samping itu,
pelanggan-pelanggan juga sentiasa mendesak untuk mendapatkan pengesahan segera bagi
menyelesaikan urusan rasmi yang lain. Maklumbalas daripada kakitangan dan pelanggan ini
secara tidak langsung memberi impak persepsi negatif kepada perkhidmatan awam.
Berdasarkan input yang dicerakinkan daripada maklumbalas kakitangan dan Borang
Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman, kumpulan KIK ini mengambil inisiatif untuk mewujudkan
sistem ePINS. Sistem ini diyakini dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh kakitangan
dan pelanggan dengan cepat, tepat, jimat dan selamat.
Setelah mendapat kelulusan daripada pihak pengurusan, Mesyuarat Pra-Penyelarasan
KIK pertama telah diadakan pada 15 Mei 2019 bersama ahli kumpulan yang dilantik. Hasil analisis
dan perkongsian idea, ahli kumpulan bersetuju untuk mengetengahkan sistem ePINS sebagai
satu inovasi jabatan. Percambahan idea di kalangan ahli-ahli berpandukan konsep PDCA adalah
seperti berikut :
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
15
Dalam mengenal pasti masalah, input pelanggan diambil daripada semua peringkat. Pada
peringkat permulaan, input pelanggan diambil daripada kakitangan dalaman yang melaksanakan
pengesahan dokumen perkahwinan, perceraian dan ruju’. Selain itu, input dan maklumbalas
daripada pelanggan luaran juga banyak membantu jabatan untuk membentuk sistem ePINS ini.
•Pelaksanaan•Penilaian
•Analisis Projek
•Kenalpasti masalah
•Mengenal Pasti Projek/ Masalah
• Pemilihan Masalah/Projek
• Sasaran
• Cadangan Penyelesaian
•Persembahan & Persetujuan Pihak Pengurusan
•Pemantauan
ACTION PLAN
DOCHECK
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
16
4. KEBERHASILAN PROJEK
Sebelum projek ini dilaksanakan, keseluruhan tempoh proses yang terlibat adalah 28
harinamun selepas sistem digunakan masa yang diambil hanya satu (1) minit sahaja. Perincian
proses semakan manual adalah seperti di bawah;
Agensi / Pemohon
Pemohon menyediakan surat 5 minit
Dapatkan tandatangan pegawai 1 jam
Sampul 6 minit
Franking
Hantar surat ke Pejabat Pos
(semua surat pejabat dikumpul serentak) 6 jam
Proses penghantaran ke JHEAIPP
(purata dari luar & dalam negeri) 7 hari
JHEAIPP
Terima di JHEAIPP 6 hari
Terima di pegawai meja
Semakan data 1 hari
Surat jawapan dikeluarkan
Proses penghantaran
(purata ke luar & dalam negeri) 7 hari
Agensi / Pemohon
Terima di Agensi 6 hari
Terima di pegawai meja
JUMLAH HARI 223.18(J) @ (27.89)H
Masa yang diperlukan untuk
semakan
28 Hari
Sebelum Projek
1 hari = 8 jam bekerja
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
17
Layari URL http://emunakahat.penang.gov.my/agensi
Login menggunakan ID yang telah didaftarkan secara sah
Semak maklumat pasangan
Masa yang diperlukan untuk semakan
“1 MINIT SAHAJA”
Selepas Projek
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
18
PAPARAN UTAMA SISTEM
Agensi boleh membuat pengesahan status Nikah,Cerai dan Ruju’ secara terus (atas talian) tanpa menggunakan tempoh masa yang lama.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
19
5. ANALISA PEROLEHAN DATA
Sesi libat urus pengenalan Sistem Semakan Nikah,
Cerai dan Ruju’ Negeri Pulau Pinang antara agensi telah
diadakan pada 20 Jun 2019. Lima (5) agensi telah hadir
iaitu Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kehakiman
Syariah Pulau Pinang, Lembaga Tabung Haji Pulau
Pinang, Bahagian Penguatkuasaan dan Pendakwaan
JHEAIPP. Agensi berkenaan telah diberikan ID dan
Katalaluan untuk mengakses ke sistem tersebut. Sesi
Pengujian sistem telah dilaksanakan dalam tempoh tujuh
(7) hari bermula 20 Jun 2019 sehingga 26 Jun 2019.
Kesemua agensi berkenaan telah melaksanakan ujian
dan mengemukakan maklumbalas melalui link
https://forms.gle/CrXwFib2zmCaqR65A.Hasil
maklumbalas telah dianalisa dan ditunjukkan seperti
rajah di bawah.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
20
Berikut merupakan maklumbalas daripada agensi pemegang taruh;
NAMA AGENSI MAKLUMBALAS
Jabatan Pendaftaran Negara Pulau Pinang Sistem ini sangat membantu pihak kami dalam
membuat pengesahan sijil nikah atau cerai bagi
urusan pendaftaran kelahiran serta proses lain.
Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau
Pinang
Dapat membantu pelangan kami yang ingin
membuat semakan dengan segera dan hakim
dalam membuat penyasatan keterangan pihak-
pihak.
Sistem ini dapat membantu agensi ini.
Bahagian Pendakwaan, JHEAIPP Mencari maklumat individu berkaitan kes
jenayah matrimoni untuk pendakwaan kes di
Mahkamah Syariah di Negeri Pulau Pinang
Bahagian Penguatkuasaan, JHEAIPP Kerja menjadi lebih mudah dan efisien
Lembaga Tabung Haji Pulau Pinang Dokumen nikah/kahwin diperlukan oleh pihak
Arab Saudi dengan pengesahan. Sistem ini
menjimatkan masa dan tenaga.
Hasil analisa yang dijalankan 80% menunjukkan sistem ini Sangat Membantu proses kerja
agensi dan 20% sistem ini Menepati keperluan.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
21
Contoh cetakan skrin maklumbalas pelanggan
(Masukkan data 27 Jun 2019)
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
22
6. FAEDAH SAMPINGAN DARIPADA PROJEK
Sistem ePINS ini berpotensi untuk dikomersilkan kepada mana–mana agensi swasta dan badan
berkanun yang berhasrat untuk menyemak rekod Perkahwinan, Perceraian dan Ruju’ Orang
Islam Negeri Pulau Pinang dengan mengenakan caj bayaran bagi setiap semakan maklumat.
Sistem ini boleh diperluaskan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa kerana konsep yang
digunakan adalah sama dan tidak melibatkan perubahan proses serta prosedur kerja. Ia
berkeupayaan untuk ditambah nilai agar sentiasa selari dengan perkembangan teknologi
semasa serta memenuhi kehendak jabatan dan pelanggan.
Sistem ini juga memberi impak yang positif ke atas kesejahteraan sosial kakitangan. Ia dapat
mengurangkan tekanan dan bebanan kerja. Ini secara tidak langsung dapat meningkatkan
produktiviti.
Penggunaan sistem ini mampu menjimatkan ruang penyimpanan dokumen di jabatan serta
mengurangkan penggunaan kertas selaras dengan kempen Go Green-Paperless oleh Kerajaan
Negeri Pulau Pinang. Di samping itu, ia juga dapat menjimatkan kos pelupusan bagi dokumen
yang telah luput tarikh seperti kos pengangkutan dan proses pelupusan.
Selain itu, kos pelanggan dapat dijimatkan kerana pelanggan tidak perlu hadir ke pelbagai agensi
bagi menyelesaikan satu-satu urusan. Sebagai contoh kes pendaftaran kelahiran yang
dikendalikan oleh Jabatan Pendaftaran Negara yang memerlukan pengesahan maklumat
perkahwinan, pelanggan terpaksa hadir sendiri ke pejabat yang mendaftarkan perkahwinan
pemohon untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh agensi berkaitan.
Pelanggan dapat membuat pengesahan maklumat dengan tepat, cepat dan sahih serta dapat
mengelakkan daripada berlakunya pindaan dan pemalsuan maklumat pada dokumen kerana ia
diakses terus dari sumber asal.
Penggunaan sistem ini dapat memupuk minat, kesedaran dan kemahiran serta membudayakan
kakitangan dan pelanggan kepada penggunaan teknologi maklumat selaras dengan perubahan
semasa.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
23
Penggunaan sistem ini telah berjaya memberi impak dari segi pengurangan guna tenaga kerja,
masa, proses dan kos bahan. Proses kerja dan masa yang diambil sebelum ini adalah seperti
ditunjukkan dalam jadual di bawah.
Pihak Proses Kerja Masa
Pemohon /
Agensi
1 Penyediaan surat 5 minit
2 Dapatkan tandatangan pegawai 1 jam
3 Sampul 6 minit
4 Franking
5 Hantar surat ke Pejabat Pos (semua surat
pejabat dikumpul serentak) 6 jam
6 Proses penghantaran (purata dari luar & dalam
negeri) 7 hari
JHEAIPP 7 Terima di JHEAIPP 6 hari
8 Terima di pegawai meja
9 Semakan data 1 hari
10 Surat jawapan dikeluarkan
Pemohon /
Agensi
11 Proses penghantaran (purata ke luar & dalam
negeri) 7 hari
12 Terima di Agensi 6 hari
13 Terima di pegawai meja
Jumlah Masa (Jam) 223.18 jam @
27.89 hari
Proses kerja yang baharu pula iaitu setelah sistem ini digunapakai telah diminimumkan iaitu dari
13 ke 4 proses kerja sahaja. Ia dinyatakan sebagaimana berikut:
Pihak Proses Kerja Masa
Pemohon /
Agensi
1 Log in sistem
1 minit 2 Input nombor kad pengenalan
3 Carian dan keputusan
4 Cetakan
Bagi melihat sejauh mana impak yang terhasil dari segi penjimatan wang kerajaan dan pulangan
kepada nilai yang telah dibelanjakan untuk pembangunan sistem, ia dapat ditunjukkan melalui
nilai Creativity Index (CI) yang biasanya digunakan dalam permohonan projek ke EPU, JPM dan
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
24
juga BPEN, PSUKPP. Pengiraan dimulakan dengan mendapatkan purata permohonan setiap
agensi dalam sebulan terlebih dahulu.
Bilangan permohonan dari 2017 hingga 2018 (24 bulan) = 2,160 permohonan
Bilangan permohonan ini adalah dari 21 agensi
Bilangan permohonan per agensi per bulan
= 2,160 / 21 agensi / 24 bulan
= 4.29 permohonan
Jadual di muka seterusnya menunjukkan kaedah memperolehi nilai-nilai yang akan digunakan
bagi pengiraan Creativity Index.
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
25
Pengiraan Creativity Index
Creativity Index = Total Impak Total Kos = 16,454,037.60 + 29,190.00 4,000
= RM4,120.81
Setiap RM1.00 yang dibelanjakan kerajaan bagi pembangunan sistem ini memberikan pulangan impak sebanyak
RM4,120.81. Ini menunjukkan yang sistem ePINS mempunyai impak yang amat tinggi dengan kos yang sangat
minima.
Impak Kuantiti
Nilai
Setahun,
RM
Penerangan Nilai / Sumber
Jangka
Masa
Impak,
Tahun
Jumlah
Anggaran Impak
Keseluruhan
(RM)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2*3*5)
Penjimatan masa untuk
mendapatkan maklumat.
Jumlah masa yang
dijimatkan sebanyak
*223.18 jam bagi 1
permohonan
21
agensi
78,352.56 • Penjimatan masa dinilai setara dengan
nilai gaji minimum, sebulan RM1,200,
sejam RM6.82
• Nilai 223.18 jam = RM6.82 x 223.18 =
RM1,522.09
• Bil permohonan per agensi per bulan =
4.29
• Penjimatan setahun = 4.29 x
RM1,522.09 x 12 bulan = RM78,352.56
10 16,454,037.60
Penjimatan kos bahan
pejabat untuk
mendapatkan maklumat.
21
agensi
139.00 • Kos letterhead, setem, sampul, fotostat
dan faks oleh agensi dan JHEAIPP =
RM2.70
• Bil permohonan per agensi per bulan =
4.29
• Penjimatan setahun = RM2.70 x 4.29
permohonan sebulan x 12 bulan =
RM139.00
10 29,190.00
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang ePINS
26
7. PENGIKTIRAFAN YANG TELAH DITERIMA
Bagi projek sistem ini, belum ada pengiktirafan diterima disebabkan projek ini baru disiapkan.
Sistem ini dijangka untuk dilancarkan dalam Majlis Perjumpaan Ketua Menteri Bersama Anggota
Perkhidmatan Awam Pulau Pinang.
8. PENUTUP
Projek ePINS ini akan memberikan impak yang memberangsangkan kepada perkhidmatan
Nikah, Cerai dan Ruju’ di Negeri Pulau Pinang. Inovasi ini juga telah berjaya membolehkan
permohonan semakan dapat dilaksanakan dalam tempoh yang singkat dan cepat. Di samping itu
juga, ianya dapat memberikan penjimatan yang besar dari segi masa, tenaga dan kos.
Projek ini juga berpotensi untuk memudahkan urusan-urusan agensi pemegang taruh secara
amnya serta JHEAIPP secara khususnya dalam meningkatkan mutu perkhidmatan awam kepada
pelanggan.
Disediakan oleh:
KUMPULAN DAIE EVO
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang