chapter 3 organization and information systems mis

DDC3013/3473 TOPIK 3

HSH

Chapter 3 : Information Systems, Organizations and Strategy

Bab 3 : Sistem Maklumat, Organisasi dan Strategi

3.1 ORGANISASI DAN SISTEM MAKLUMAT/ ORGANIZATION AND INFORMATION SYSTEMS

Sistem Maklumat dibina oleh pengurusan bagi memberi khidmat kepada organisasi.

Interaksi antara Teknologi Maklumat dan organisasi adalah kompleks dan dipengaruhi

oleh benyak faktor pengantara termasuk persekitaran, budaya, struktur, proses

perniagaan , poitik dan keputusan pengurusan .

Adalah penting untuk memahami organisasi perniagaan itu sendiri sebelum

merekabentuk sistem baru.

The Two-Way Relationship Between Organizations And Information Technology

3.1.1 APA ITU ORGANISASI?

a) Technical Definition

Struktur sosial yang stabil dan formal, yang menggunakan sumber dari

persekitaran, memproses dan menghasilkan hasil.

Organisasi menukarkan sumber-sumber tersebut kepada produk dan

perkhidmatan.

Organisasi merupakan entiti formal dengan peraturan dalaman serta

prosedur yang mematuhi undang-undang.

Organisasi juga merupakan struktur sosial kerana ianya merupakan kumpulan

elemen sosial.


HSH

b) Behavioral definition

Kumpulan hak, keistimewaan, kewajipan dan tanggungjawab yang seimbang

dalam satu jangkamasa melalui satu resolusi.

Mereka yang bekerja di dalam organisasi membangunkan satu cara kerja;

mereka mendapatkan persetujuan dengan orang bawahan dan pegawai

atasan tentang bagaimana kerja-kerja akan dilakukan dan dalam keadaan apa

kerja akan dilakukan.

Ada sesetengah sistem maklumat mengubah keseimbangan organisasi dari

segi hak, keutamaan, kewajipan dan tanggungjawab serta rasa yang telah

wujud sekian lama.

Perubahan ini memakan masa yang lama, mengganggu dan memerlukan

banyak sumber untuk menyokong latihan dan pembelajaran.

Perubahan teknologi juga memerlukan perubahan dalam menentukan siapa

yang berhak dan mengawal maklumat, siapa yang mempunyai hak untuk

mencapai dan mengemaskini maklumat tersebut dan siapa yang membuat

keputusan tentang siapa, bila dan bagaimana.

3.1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI

o Organisasi menyusun kepakaran manusia dalam bentuk hierarki kuasa di mana

semua orang bertanggungjawab kepada seseorang dan kuasa adalah terhad

kepada tindakan tertentu yang ditadbir dengan peraturan atau prosedur yang

abstrak.

o Organisasi cuba untuk melantik pekerja yang mempunyai kelayakan asas teknikal

dan professional.

a) Routines and Business Processes

Routines

Juga dikenali sebagai “standard operating procedures”.

Adalah peraturan yang tepat, prosedur dan amalan yang telah

dibangunkan untuk menghadapi situasi yang dijangkakan.

Pekerja akan menjadi lebih produktif dan cekap dan organisasi mampu

untuk mengurangkan kos serta meningkatkan kecekapan.

Business Process

Kumpulan rutin-rutin. Organisasi perniagaan terbentuk dari koleksi

proses-proses perniagaan.

b) Organizational Politics

pandangan berbeza membawa kepada perjuangan politik, persaingan

dan konflik.

Rintangan politik menyekat perubahan organisasi


HSH

c) Organizational Culture

Semua organisasi mempunyai satu set andaian yang menentukan

matlamat dan produk.

Example : Organizational culture at University. Some bedrock

assumptions of University life are that professors know more than

students.

Menghalang konflik politik dan menggalakkan persefahaman, perjanjian

atau prosedur dan amalan yang biasa.

d) Organizational Environments

Disruptive Technologies

Kadang-kadang teknologi dan hasil inovasi perniagaan datang

bersama-sama untuk mengubah landskap perniagaan.

Inovasi ini dikenali sebagai “gangguan”

Gangguan teknologi adalah produk gantian yang mampu menjadi sama

baik atau lebih baik dari produk yang sedia ada.

Contoh:

word processor vs. typewriters

Apple iPod vs. portable CD players

Digital Photography vs. film photography.

Dalam sesetengah kes sesetengah darinya berjaya mengembangkan

pasaran dengan kos yang lebih rendah berbanding produk sedia ada.

Sesetengah organisasi mempu untuk menyesuaikan diri dan mewujudkan

teknologi baru. Malahan ada juga yang musnah.

e) Organizational Structure

o Mintzberg’s mengenalpasti lima asas struktur organisasi.

Entrepreneurial bureaucracy.

Machine bureaucracy.

Divisionalized bureaucracy.

Professional bureaucracy.

Adhocracy

o Sistem maklumat yang ada dalam organisasi perniagaan dan jenis

masalah dalam system ini selalunya menggambarkan jenis struktur

organisasi.

f) Other Organizational Features.

Goals

Constituencies

Leadership

Tasks and technology

Surrounding Environments.


HSH

3.2 BAGAIMANA SISTEM MAKLUMAT MEMBERI IMPAK KEPADA

ORGANISASI DAN ORGANISASI PERNIAGAAN

Perkembangan teknologi dalam organisasi melibatkan perubahan dalam infrastruktur

organisasi serta perkhidmatan yang boleh disediakan kepada pekerja, pelanggan dan

pembekal.

Terdapat 2 jenis teori tentang bagaimana sistem maklumat mempengaruhi organisasi

iaitu teori ekonomi dan teori tingkahlaku (behavioral).

3.2.1 IMPAK/KESAN EKONOMI

Dari sudut pandangan ekonomi, IT membawa perubahan kepada kos modal dan

kos maklumbalas.

Teknologi sistem maklumat boleh dilihat sebagai antara faktor pengeluaran yang

boleh menggantikan modal kewangan dan buruh.

Contoh : Sebuah organisasi memperuntukkan etika pemakaian untuk staff.

Pembantu HR menulis draf dan menghantarnya kepada pengarah HR secara

bertulis/ di atas kertas. Pengarah HR akan mengkaji kod etika pemakaian

tersebut dan membuat perubahan. Pembantu HR seterusnya akan

mengubahsuai draf tersebut dan mencetaknya. Berbanding dengan

menggunakan sistem maklumat, pembantu HR hanya perlu mengemukakan draf

secara elektronik kepada pengarah HR dan pengarah boleh membuat perubahan

di dalam fail tersebut secara elektronik dan seterusnya emailkan kembali kepada

pembantu HR. Kos juga dapat dijimatkan apabila pembantu HR tidak perlu

mencetak panduan pemakaian dalam kuantiti yang banyak dan mengedarkannya

kepada staff sebaliknya hanya perlu email sahaja kepada semua staff. Secara

tidak langsung organisasi telah menjimatkan kos penggunaan kertas.

IT memberi kesan kepada kos dan kualiti maklumat, dan perubahan dalam

ekonomi maklumat.

IT membantu kotrak organisasi dalam saiz kerana ia dapat mengurangkan kos

transaksi (transaction cost)-iaitu kos apabila organisasi membeli di pasaran apa

yg tidak dapat dikeluarkan sendiri oleh organisasi tersebut.

a) Teori Kos Transaksi

IT, khususnya penggunaan rangkaian dapat membantu organisasi

mengurangkan kos penyertaan pasaran (market participation) iaitu kos

transaki di mana organisasi boleh mengadakan kontrak dengan pembekal

luar daripada mengunakan sumber dalaman. Hasilnya organisasi dapat

mengurangkan jumlah pekerja kerana ia jauh lebih murah menggunakan

sumber-sumber dari luar daripada mengaji pekerja baru.

Rajah di bawah menunjukan kos transaksi menurun, saiz organisasi (jumlah

pekerja)mengecil, kerana ia lebih murah dan mudah bagi organisasi untuk

melakukan pembelian produk dan perkhidmatan di pasaran berbanding

dengan mengeluarkan sendiri produk dan perkhidmatan tersebut.


HSH

The Transaction Cost Theory Of The Impact Of InformationTechnology On The

Organization

b) Agency Theory

Organisasi di lihat sebagai “Nexus of Contract” di kalangan pihak-pihak

yang memerlukan penyeliaan.

Cost Agency- kos mengurus dan menyelia pekerja-pekerja di dalam

organisasi. Kos ini meningkat seiring dengan pertumbuhan organisasi.

Penggunaan IT mampu mengurangkan kos agensi, menjadikan organisasi

boleh berkembang tanpa perlu menambah kos penyeliaan dan tanpa

menambah pekerja.

Rajah di bawah menunjukkan dengan mengurangkan keseluruhan kos

pengurusan, IT membolehkan organisasi meningkatkan pendapatan dan

pada masa yang sama mengurangkan jumlah pengurus pertengahan dan

kerani.

The Agency Theory Of The Impact Of Information Technology On The

Organization


HSH

3.2.2 ORGANISASI DAN IMPAK TINGKAHLAKU

3.2.2.1 IT Flattens Organization

Daripada lima lapisan pengurusan dalam sesebuah organisasi,

penggunaan teknologi maklumat membolehkan sayrikat-syarikat

mengurangkan kepada 3 mahupun dua lapisan.

IT memberikan hak membuat keputusan kepada tahap yang lebih rendah

kerana pekerja bawahan menerima maklumat yang diperlukan untuk

membuat keputusan tanpa pengawasan.

Pengurus kini menerima maklumat lebih tepat pada masanya, dengan ini

membolehkan mereka lebih cepat membuat keputusan, jadi kurang

pengurus diperlukan.

3.2.2.2 Organisasi postindustrial

Teori postindustrial juga menyokong bahawa IT perlu mendatarkan

hierarki sesebuah organisasi. Antara faktor-faktornya adalah:-

Pekerja professional cenderung ke arah pengurusan diri, dan pembuatan

keputusan menjadi lebih meluas dalam organisasi.

Menggalakkan perbincangan secara face-to-face atau secara elektronik.

Organisasi mendatar kerana dalam masyarakat postindustrial, golongn

atasan semakin bergantung kepada pengetahuan dan kecekapan dan

bukannya jawatan formal.

Contohnya: katakan syarikat anda ingin membangunkan satu kaedah baru

untuk “shipping hammers”. Anda perlu perlu mendapatkan khidmat

pekerja dari jabatan pengeluaran, jabatan perkapalan, jabatan

pembungkusan dan jabatan perakaunan bagi membantu membangunkan


HSH

prosedur baru. Tanpa sistem maklumat, anda memerlukan kerani untuk

merekod dan menghantar semua maklumat kepada semua jabatan

sebelum dan selepas mesyuarat. Anda perlu menetapkan masa dan

tempat untuk ahli-ahli pasukan bertemu dan berbincang. Inilah masalah

utama untuk mencari masa dan tempat yang paling sesuai. Dengan

menggunakan tenologi, kerjasama dan komunikasi seluruh organisasi

boleh dicapai dan sekaligus mengurangkan kos.

3.2.2.3 Memahami Rintangan Organisasi Untuk Perubahan

Sistem maklumat saling berkait rapat dengan struktur, budaya

organisasi, dan proses perniagaan.

Hubungan yang kompleks antara sistem maklumat, prestasi organisasi,

dan membuat keputusan mesti diuruskan dengan berhati-hati.

Teknologi boleh meningkatkan komunikasi dan organisasi dari satu

jabatan yang lain diperingkat pengurusan yang sama. Menggunakan

talian komunikasi adalah lebih pantas, jelas dan lebih ringkas dan tepat.

Teori tingkahlaku integrasi sistem maklumat dalam sesebuah organisasi

mengatakan bahawa struktur politik dalam organisasi berubah melalui

akses kepada maklumat.

System maklumat penting dalam politik organisasi kerana ia

mempengaruhi capaian ke atas sumber utama maklumat.

Sebab utama kegagalan projek-projek besar adalah organisasi dan politik

tidak mahukan perubahan.

3.2.3 INTERNET DAN ORGANISASI

Internet meningkatkan akses/capaian storan dan penyebaran maklumat dan

pengetahuan untuk organisasi.

Internet boleh mengurangkan kos transaksi dan kos agensi. Contoh: organisasi

besar mengagihkan manual kerja kepada kakitangan menerusi laman web

korporat. Dengan cara ini, ia dapat mengurangkan kos agihan.

Internet menyediakan teknologi platform terbuka yang membolehkan

pemprosesan transaksi di antara perniagaan pada kos yang lebih murah dan

menyediakan antaramuka yang mesra pengguna.

Cara-cara inovatif organisasi menggunakan internet, intranet dan extranet untuk

memperbaiki proses perniagaan mereka dan kos yang lebih rendah.

3.2.4 IMPLIKASI MEREKABANTUK DAN MEMAHAMI SISTEM MAKLUMAT

Faktor-faktor organisasi yang dipertimbangkan apabila merancang satu sistem

baru.

o Environment/persekitaran

o Struktur-hirarki,pengkhususan, rutin proses perniagaan

o Budaya dan politik


HSH

o Jenis organisasi dan gaya kepimpinan

o Kepentingan kumpulan utama yang terjejas oleh sistem: sikap pengguna

akhir

o Tugas, keputusan dan proses perniagaan yang dibantu oleh sistem

3.3 MENGGUNAKAN SISTEM MAKLUMAT UNTUK MENCAPAI KELEBIHAN PERSAINGAN

3.3.1 MODEL KELEBIHAN PERSAINGAN PORTER/ PORTER’S COMPETITIVE FORCES MODEL

Model persaingan ahli kompetitif porter berpendaat bahawa banyak kejayaan

atau kegagalan sesuatu perniagaan bergantung kepada keupayaan untuk

bertindakbalas terhadap persekitaran luaran. Rajah di bawah menunjukkan lima

bentuk daya saing yang perlu dalam sesebuah organisasi

Model yang menyediakan paparan umum tentang organisasi, persaingan dan

persekitaran.

Lima bentuk daya saing sesebuah organisasi.

a) Traditional Competitors/Persaing Tradisi

b) New Market Entrance/ Peserta Baru Pasaran

c) Substitute Product And Services/ Produk Dan Perkhidmatan Gantian.

d) Customers/Pelanggan

a) Traditional Competitors/Persaing Tradisi

Sentiasa berusaha untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan baru untuk

mencuri pelanggan.

Semua organisasi berkongsi ruang pasaran dengan pesaing yang mana

sentiasa merangka produk dan perkhidmatan baru, kecekapan dan kos

penukaran,


HSH

b) New Market Entrance/ Peserta Baru Pasaran

Tidak dibatasi oleh cara tradisi menghasilkan barangan dan

perkhidmatan, mereka dengan mudah boleh memasuki pasaran dan

menarik pelanggan dengan produk yang lebih murah atau menawarkan

perkhidmatan yang lebih baik.

Sesetengah industri sukar memasuki pasaran. Contohnya perniagaan cip

komputer.

Syarikat-syarikat baru mempunyai peralatan baru, pekerja yang lebih

muda, tetapi pengiktirafan jenama yang kurang.

c) Substitute Product And Services/ Produk Dan Perkhidmatan Gantian.

Pelanggan boleh bertukar kepada produk dan perkhidmatan gantian jika

mereka merasakan harga yang ditawarkan oleh sesuatu organisasi terlalu

tinggi dan perkhidmatan tidak memuaskan.

d) Customers/Pelanggan

Bolehkah pelanggan dengan mudah beralih kepada produk pesaing?

Bolehkan mereka memaksa perniagaan bersaing di pasaran dari segi harga?

Dengan adanya sistem maklumat, pelanggan lebih mudah beralih kepada

pesaing, peserta pasaran baru atau produk gantian.

e) Suppliers/Pembekal

Kuasa pasaran di tangan pembekal apabila organisasi tidak boleh menaikkan

harga secepat pembekal.

Bilangan pembekal yang digunakan boleh menentukan bagaimana mudah

atau sukar perniagaan mengawal rantaian bekalan (supply chain). Terdahulu

beberapa pembekal telah membuatkan organisasi kehilangan kawalan.

3.3.2 EMPAT STRATEGI UNTUK BERURUSAN DENGAN PESAING DENGAN

MENGGUNAKAN IT

3.3.2.1 Kos Kepimpinan Yang Rendah/Low-Cost Leadership

Menghasilkan produk dan perkhidmatan pada harga yang lebih rendah

berbanding pesaing disamping meningkatkan kualiti dan tahap

perkhidmatan. Contoh Wal-mart

Denga menggunakan sistem maklumat,kos operasi akan kurang dan ini

dapat menurunkan harga jualan produk.

Strategi ini berkesan untuk komoditi seperti komputer atau peruncit

barangan harian seperti Wal-Mart.

Sistem maklumat menyediakan maklumat kepada syarikat dan

pembekal. Semua pekerja mempunyai akses kepada maklumat di dalam


HSH

sistem untuk membantu mengurangkan kos dan harga jauh lebih rendah

dari pesaing.

o Contoh : Sistem inventori antara organisasi dan pembekal. Apabila

produk perlu ditambah, sistem secara automatik akan menghantar

mesej kepada pembekal untuk menghantar stok baru dengan kadar

segera.

3.3.2.2 Perbezaan Produk/ Product Differentiation

Penggunaan sistem maklumat membolehkan produk atau perkhidmatan

baru dicipta bagi memberikan perubahan ke atas keselesaan dan

pengalaman pelanggan. Pilihan produk membuatkan organisasi mampu

bersaing di pasaran.

Contoh : google, nike, Apple

Contoh : Apple; syarikat pesaing terdiri daripada Hawlett

Packard dan IBM. Apple membezakan produknya dengan

menambahkan ciri-ciri iPod dan sistem muzik atas talian.

3.3.2.3 Tumpuan Kepada Pasaran Khusus/ Focus On Market Niche

Sistem maklumat digunakan bagi membolehkan satu strategi yang

memberi tumpuan kepada pasaran khusus.

o Contoh : Hotel Hilton

3.3.2.4 Mengukuhkan Keintiman Pelanggan Dan Pembekal / Strengthen

Customer And Supplier Intimacy

Menggunakan sistem maklumat bagi membentuk hubungan yang baik

denganpelanggan dan pembekal; meningkatkan kos penukaran.

Contoh : Neflix, Amazon

SistemPengurusan rantaian bekalan (SCM) meningkatkan keintiman

pembekal manakala sistem pengurusan perhubungan pelanggan

meningkatkan kemesraan pelanggan.

Sistem pengurusan hubungan pelanggan membolehkan syarikat-syarikat

untuk mengetahui butiran mengenai pelaggan yang memberikan mereka

kelebihan daya saing berbanding pesaing tradisi dan peserta pasaran

baru.

3.3.3 KESAN INTERNET KE ATAS KELEBIHAN DAYA SAING

Transformasi, kemusnahan, ancaman kepada sesetegah industri. Contohnya agensi

pelancongan, ensiklopedia bercetak dan akhbar.

Daya saing di tempat kerja, persaingan yang lebih sengit

Standard universal yang membenarkan pesaing/peserta baru memasuki pasaran.

Peluang baru untuk membentuk jenama dan pelanggan setia.


HSH

3.3.4 BUSINESS VALUE CHAIN MODEL/ MODEL RANTAIAN NILAI PERNIAGAAN.

Satu siri aktiviti yang menambahnilai produk atau perkhidmatan

Menekankan aktiviti-aktiviti di mana strategi-strategi terbaik persaingan yang boleh

digunakan. Contoh aktiviti utama vs aktiviti sokongan.

Contoh aktiviti utama – aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam penghasilan coklat

termasuklah aktiviti mendapatkan bahan-bahan mentah untuk coklat, bagaimana

coklat akan dipasarkan dan bagaimana untuk mengiklankan coklat.

o Aktiviti-aktiviti sokongan-sumber manusia, perakaunan dan kewangan di

mana ia menyokong fungsi-fungsi utama pengeluaran, penghantaran, jualan

dan pemasaran.

o Pada setiap peringkat, menentukan bagaimana sistem maklumat dapat

meningkatkan kecekapan operasi dan meningkatkan keintiman pelanggan

dan pembekal.

o Menggunakan penanda aras (benchmarking), yang merupakan amalan

terbaik industri.

o Benchmarking-menyediakan cara bagi organisasi/perniagaan untuk

menentukan bagaimana untuk bersaing dengan pesaing-pesaing dalam

industri yang sama.

3.3.5 SYNERGIES, CORE COMPETENCIES, AND NETWORK-BASED STRATEGY/

SINERGI, KECEKAPAN, TERAS DAN STRATEGI BERASASKAN RANGKAIAN.

Hampir setiap perniagaan bergantung kepada perkongsian dengan syarikat-

syarikat lain untuk menghasilkan barangan dan perkhidmatan.

Syarikat-syarikat yang paling berjaya akan menentukan sinergi terbaik,

kompetensi teras dan strategi yang berasaskan rangkaian untuk mengurangkan

kos, memperbaiki produk dan perkhidmatan, dan meningkatkan keuntungan.

Sistem maklumat dapat meningkatkan prestasi keseluruhan unit perniagaan

dengan menggalakkan sinergi dan kecekapan teras.

a) Synergi/Sinergi

Apabila pengeluaran beberapa unit yang digunakan sebagai input kepada

rang lain, atau organisasi pool market dan kepakarann.

Contoh : penggabungan Bank of NY dan JPMorgan Chase, Pembelian

YouTube oleh Google.

b) Core Competencies/Kecekapan Teras

Aktiviti untuk organisasi yang mempunyai pemimpin bertaraf

dunia/world-class leader.

Bergantung kepada pengetahuan, pengalaman dan perkongsian dalam

keseluruhan unit perniagaan.


HSH

c) Network-Based Strategies/ Strategi Berasaskan Rangkaian

Mengambil kesempatan kebolehan organisasi untuk rangkaian antara

satu sama lain.

Termasuk penggunaan:

i. Rangkaian Ekonomi

Contoh: anda mempunyai sebuah syarikat dengan 15

pekerja operasi rangkaian pelanggan/pelayan. Anda

telah dibayar untuk pelayan/server yang menyokong 25

pekerja. Apabila anda mengupah 16 pekerja, anda tidak

akan perlu untuk membelanjakan wang yang banyak, jika

ada, hanyalah untuk menyokong pekerja baru pada

rangkaian. Anda sebenarnya meningkatkan output

server tanpa meningkatkan kos.

ii. Model Syarikat Maya

Syarikat maya menggunakan rangkaian untuk berhubung

dengan syarikat lain untuk membuat dan mengedar

produktanpa sempadan atau lokasi fizikal.

Teknologi menjadikan syarikat-syarikat maya lebih

murah, dan muda untuk dibangunkan.

Contoh : syarikat Boeing, pengeluar kapal terbang,

menggunakan organisasi maya sepanjang proses reka

bentuk dan pembuatan. kontrak dengan perniagaan

yang lain bagi sesetengah kerja seperti merekabentuk

tempat duduk baru. Apabila proses selesai, pembekal

tidak lagi terikat dengan kontrak.

iii. Ekosistem Perniagaan

Set industri yang menyediakan perkhidmatan dan produk

yang berkaitan.

Contoh : IBM membina komputer mainframe yang pertama.

Ia bukan sahaja mengendalikan semua perkakasan dan

pembuatan tetapi juga turut membekalkan perisian program.

Contoh : Sebuah syarikat membuat telefon pintar-RIM dan

BlackBerry. Satu lagi syarikat verizon Wireless, membantu

pasaran dan menjual telefon untuk mempromosikan

perkhidmatan telefon bimbit. Syarikat-syarikat lain

membekalkan lebih daripada 2000 aplikasi yang

menggabungkan fungsi kedua-dua telefon dan perkhidmatan

wireless. Satu lagi syarikaat, Verizon Wireless membantu

pasaran dan menjual telefon untuk mempromosikan

perkhidmatan telefon bimbit. Pembekal perhidmatan

internet juga tergolong dalam ekosistem perniagaan ini di

mana ia membekalkan perkhidmatan data kepada pelanggan.

chapter 3 organization and information systems mis

Education