7/24/2019 Ioc Number 1

1/2

Laporan Tindakan Penemuan Audit PersijilanAudit Persijilan: Stage 1 (25/02/2015)No. Rujukan Penemuan:IOC 1Klausa :4.2.4 Kawalan rekodTanggungjawab: Pengawal Dokumen, Ketua a!atanDiskripsi IO:"#e organ$%at$on need to $n&lude all de'artment re&ord $n e&ord a*ter +$*t.

Organ$*a*$ #endakla# menenara$kan rekod-rekod ke*emua a!atan kedalamSenara$ Induk ekodKeputusan !asil pen"iasatan:1) "$dak *emua rekod-rekod d$*enara$kan kedalam Senara$ Induk ekod(!ertar$k#..) ang d$wuudkan

2) ekod !erka$tan Penguru*an Sum!er anu*$a dan +at$#an, O'era*$Pengeluaran dan la$n-la$n ma*$# !elum d$ma*ukkan kedalam Senara$ Indukekod

Pengenalpastian pun#a$pun#a ketakakuran:1) a!atan ma*$# lag$ dalam 'ro*e* mengenal'a*t$ dan mewuudkan rekod-rekodang !erka$tan ke'erluan SPK untuk d$*enara$kan

2) Kurang ke*edaran ter#ada' 'engendal$an rekod-rekod *erta 'ro*edur Kawalanekod S/KP-002

Pembetulan% sekiran"a berkenaantermasuk tarik! perlaksanaan:1) em!uat *urat ge*aan ke'ada *emua Ketua a!atan untuk mengenal'a*t$ danmewuudkan ke*emua rekod-rekod !erka$tan ke'erluan SPK dan menera#kan*emua rekod ke'ada Pengawal Dokumen untuk d$da3tarkan (d$!er$ nom!orkawalan dan '$ndaan) menggunakan orang Permo#onan Pewuudan/P$ndaan

Dokumen (S/SPK/PD/or-01 P$nd. 00)2) Pengawal Dokumen akan menenara$kan ke*emua rekod-rekod ang tela#d$kenal'a*t$ dan d$wuudkan (ang !erka$tan dengan ke'erluan SPK) *emua

a!atan

"ar$k# *ele*a$ 'em!etulan

Tindakan pembetulan termasuk tarik! perlaksanaan:1)engendal$kan takl$mat *emula ke'ada Ketua a!atan dan 'em$l$k 'ro*e*!erka$tan Kawalan ekod ('enerangan *emula 'ro*edur Kawalan ekod S/PK-002) !ag$ mema*t$kan ke*emua rekod-rekod !erka$tan SPK d$*enara$kan kedalamSenara$ Induk ekod, terma*uk rekod-rekod ang !aru d$kenal'a*t$ dand$wuudkan dar$ ma*a ke*ema*a.

"ar$k# takl$mat

2) 6ak$l Penguru*an dan Pengawal Dokumen #endakla# mema*t$kan'enda3taran ke*emua rekod SPK d$rekodkan dan mengema*k$n$ Senara$ Indukekod 'ada *et$a' 'erwuudan/ '$ndaan ang d$*era#kan ole# a!atan.

7) uruaud$t dalaman akan mem!uat 'emer$k*aan *tatu* rekod *e&ara ter'er$n&$*e'ert$ ang d$dokumenkan d$dalam Senara$*emak 8ud$t Dalaman

&ukti pelaksanaan pembetulan:1) Surat ge*aan ke'ada Ketua a!atan !ertar$k# .

7/24/2019 Ioc Number 1

2/2

uuk +am'$ran IOC1-1

2) orang Permo#onan Pewuudan/P$ndaan Dokumen (S/SPK/PD/or-01 P$nd.00) !ag$ rekod Penguru*an Sum!er anu*$a dan +at$#an !ertar$k# ..uuk +am'$ran IOC1-2

7) Senara$ Induk rekod

uuk +am'$ran IOC1-7

&ukti pelaksanaan tindakan pembetulan:1) ekod ke#ad$ran takl$mat !ertar$k#..uuk +am'$ran IOC1-4

2) ormat *enara$ *emak aud$t dalaman ang mendokumenkan ke'erluan'emantauan ke!erke*anan 'engendal$an kawalan rekoduuk +am'$ran IOC1-5