sistem perlaksanaan spa dan sps

Muka Surat | 1 Manual Perlaksanaan | SPA

Agensi Perintis Fasa 2 Tahun 2009

Sistem Pengurusan Aset dan Sistem Pengurusan Stor

Manual Pelaksanaan | SPA dan SPS

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 2

Isi Kandungan

Pekara Muka Surat Pengenalan 4

BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem

Pengurusan sistem SPA 6

Fungsi dan tanggungjawab pentadbir 8

Sistem Kod 13

BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan

Aliran pendaftaran aset 17

Pengesahan data oleh Pegawai 19

BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 20

Penempatan Aset 21

Carta alir proses kerja penempatan aset 22

Pergerakan aset 23

Carta alir proses kerja pergerakan aset 25

Pemeriksaan aset 26

Proses kerja pemeriksaan aset 28

BAB D | Penyelenggaraan aset alih

Penyelenggaraan aset 30

Proses kerja penyelenggaraan cegahan 32

Proses kerja penyelenggaraan pembaikan 33

Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan 34

Penambahan, penggantian dan naiktaraf 35

BAB E | Pelupusan dan Kehilangan

Pelupusan aset 35

Kehilangan dan hapuskira 50


BAB F | Pengurusan Stor.

Pengenalan dan kumpulan pengguna 60

Kawalan Stok 63

Paras Stok 65

Rekod Lajer Stok 67

Carta Alir Proses Penerimaan Barang 70

Permohonan Pengeluaran Barang 70

Kawalan dan verifikasi stok 74

Pelupusan dan Hapuskira 75

Laporan Stor 76


PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)

1. Pendahuluan.

1.1 Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi memudahkan pelaksanaan

penggunaan sistem SPA di ke semua agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini

buat sejajar dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan

dan Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh

Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih

berkuatkuasa.

1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan kerajaan

menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan Aset dan

stor di agensi masing-masing.

1.3 Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di setiap

agensi yang melaksana sistem ini.

2. Latarbelakang SPA.

2.1 Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor dapat

dipertingkatkan dan yang terbaru Bahagian Kawalan dan Pemantauan,

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengemaskini secara menyeluruh

peraturan pengurusan aset alih dengan mengeluarkan satu pekeliling baru ia itu.

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset

Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung dan mengemaskini

pekeliling lama supaya lebih teratur dan bersesuaian dengan keadaan semasa.

Satu pendekatan baru perlu diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan

diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk

memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini, tiba masanya pengurusan

aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara manual) kepada pengurusan

aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang

terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan rumit.


2.2 Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem SPA dan Sistem

SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori

berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-

pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem SPS

meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan |

Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain

yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.

2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.

2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.


BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.

3. Pengurusan Sistem SPA

3.1. Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua

Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini memberi

keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada dasarnya,

semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah,

dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan perpindahan.

maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang diberi kuasa laluan

sebagai Pentadbir SPA.

3.2. Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai

Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan

Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga

keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini ‘editing’,

penyimpanan dan penghapusan maklumat.

3.3. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti berikut;

3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan

oleh Pegawai Pengawal atau Timbalan. JKPAK merupakan Jawatankuasa

tertinggi yang akan menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan

sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di agensi

kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak

SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan

pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini.

Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat

kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini.

3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi

memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan

stor di cawangan atau bahagian masing-masing.

3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk

melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi

“Pentadbir-Pentadbir” kepada sistem ini.


Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;

(a) Pentadbir SPA

(b) Pentadbir SPS

(c) Pentadbir Kod

(d) Pentadbir Lokasi

(e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset

(f) Pentadbir Penempatan

(g) Pentadbir Penyelenggaraan

(h) Pegawai Pemeriksa.

(i) Pentadbir Pelupusan.

(j) Pentadbir Kehilangan.

(k) Pentadbir SPA (Cawangan)

Di mana semua ‘Pentadbir’ yang disebut di atas mempunyai fungsi dan

tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.

4. Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘Pentadbir)’ di dalam sistem SPA adalah seperti

berikut;

4.1. Pentadbir SPA

“Pentadbir SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini.

“Pentadbir SPA” boleh terdiri dari seorang atau sekumpulan pegawai yang

mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya

ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa untuk:-

(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir SPA”

(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir-

Pentadbir” lain dalam sistem SPA.

(c) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada

mana-mana pegawai dan kakitangan untuk menggunakan

sistem ini.

(d) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-

mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan

sistem ini.

(e) Mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan

maklumat di dalam sistem ini.

(f) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan

maklumat di dalam sistem ini.

4.1.1 Pelantikan “Pentadbir SPA”


Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA”. Jumlah

pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja.

Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka

yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan

Aset Alih dan Stor di agensi.

4.2. Pentadbir SPS

“Pentadbir SPS” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai

laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS. Ia bertanggungjawab dan di beri

kuasa untuk :-

(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor

(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor

(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan

maklumat di sistem SPS sahaja.

(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan di stor.

4.2.1. Pelantikan “Pentadbir SPS”

Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli

“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir SPS”,

berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja

dengan pengurusan stor di agensi.

4.3. Pentadbir Kod

4.3.1. Sistem Koding

Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding

digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk

mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan

dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.

Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan

kelancaran sistem ini.

dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu

kod pengenalan organisasi, kod aset alih dan inventori, kod stor dan

kod lokasi.

4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.

Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;


(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem kod SPA

sama seperti yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia.

(b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih.

4.3.2.1. Kod aset alih boleh di muat turun daripada portal

knowladgebase SPA atau sekiranya server di Kementerian

mempunyai akses internet sistem akan mengemaskini kod

secara auto.

4.3.2.2. Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di dalam katalog MOF,

pentadbir kod aset alih Kementerian perlu memohon kepada

Bahagian Kawalan dan Pemantauan untuk tambahan kod yang

diperlukan.

4.3.3. Pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”,

yang mempunyai pengetahuan dengan pengurusan kod dan aset di

agensi.

4.4. Pentadbir Lokasi

“Pentadbir Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi

penempatan aset.

.

(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang

telah didaftarkan.

4.4.1. Pelantikan “Pentadbir Lokasi”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Lokasi”,

berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan

hubungan kerja dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.

4.5. Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).


Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain bagi menggelakan

kesilapan kemasukan data ke dalam sistem. “Pegawai Pengesahan Daftar Aset”

merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan

kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh Pembantu

Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa mendaftar aset . Ia

bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan.

(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah

dimasukkan oleh Kerani aset.

(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi

yang ditetapkan.

(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan

memadam rekod yang telah disahkan.

4.5.1. Pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pegawai Pengesahan

Daftar Aset” . Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik seboleh-

bolehnya adalah pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan

daftar aset.

4.6. Pentadbir Penempatan

“Pentadbir Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia

bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau

maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa Pentadbir

penempatan adalah seperti berikut;-

(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset mengikut kepada

perubahan fizikal aset atau pegawai bertanggungjawab.

(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai

bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).

(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).

4.6.1 Pelantikan “Pentadbir Penempatan”



“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan Pelantikan “Pentadbir

Penempatan”. Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik seboleh-

bolehnya adalah pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung

Jawab.

4.7. Pentadbir Penyelenggaraan

“Pentadbir penyelenggaran” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di

beri kuasa untuk :-

(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang

dipertanggungjawab ke atasnya.

(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14

(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset

yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13).

(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).

4.7.1. Pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir

Penyelenggaraan”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai

pengetahuan dan menjalankan kerja dengan pengurusan

penyelenggaraan di agensi.

4.8. Pegawai Pemeriksaan.

“Pentadbir pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia

bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.

(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah dibuat.

4.8.1. Pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”,


kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di

Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.9. Pentadbir Pelupusan.

“Pentadbir pelupusan” merupakan pegawai pelupusan yang mempunyai laluan

dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri

kuasa untuk :-

(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.

(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.

(c) Mengemaskini keputusan pelupusan.

4.9.1. Pelantikan “Pentadbir Pelupusan”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pelupusan”,

kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli

Lembaga Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/

Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.10. Pentadbir Kehilangan.

“Pentadbir kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan

dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan

di beri kuasa untuk :-

(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan.

(e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan.

(f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.

(g) Mengemaskini keputusan hapuskira.

4.10.1. Pelantikan “Pentadbir Kehilangan”


“Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Kehilangan”,

kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia kehilangan, Ahli


Jawatankuasa Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di

Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.

4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).

“Pentadbir SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang

mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya

ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-

(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-

mana pegawai dan kakitangan di cawangannya.

(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana

pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini

di cawangannya .

(c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat

di cawangannya.

4.11.1 Pelantikan “Pentadbir SPA (Cawangan)”

Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA

(Cawangan)”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 1 hingga 3

orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan

dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab

pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di agensi.

5. Sistem Kod Aset

Contoh penerangan sistem kod yang digunakan. 5.1. Sistem Kod yang digunakan.

No Kod Definasi Kod

1 KK Kod Kementerian Kewangan

2 JPPH Kod Jabatan

3 H / I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.

4 07 Tahun perolehan aset

5 123 Bil atau nombor siri aset

5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.

KK/JPPH/H/07/123


5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.

KK/JPPH/I/07/123 Contoh Label:

Saiz Label : 6cm x 3.5cm

5.2. Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).

Kategori Sub Kategori Jenis

XXX XXX XXX

999 Kategori 999 Sub Kategori 999 Jenis

** Rujuk lampiran kod aset.

Contoh kod :


001 002 003

Peralatan/Kelengkapan Komputer

Komputer Komputer Peribadi

Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003

1 2 3

Klasifikasi Kod Jenis Aset

Klasifikasi Kod Kategori Aset

Klasifikasi Kod Sub Kategori Aset

JABATAN PENILAIAN DAN

PERKHIDMATAN HARTA

HAK KERAJAAN MALAYSIA

KK/JPPH/H/07/123

KOMPUTER PERIBADI NO SIRI : X0029OO029KY


Keterangan | Kod Aset 5.2.1 Klasifikasi kod.

Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.

5.2.2 Kawalan Kod.

Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian Kewangan Malaysia. Pentadbir kod di agensi yang dilantik oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras kod. Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.

5.2.3 Permohonan Kod Baru.

Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk kepada Pentadbir kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus kepada Pentadbir kod yang di lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian Kewangan Malaysia .

5.3. Koding lokasi.

Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap bagi memudahkan

penyenaraian aset mengikut lokasi, pemeriksaan aset dan pemantauan aset.

Oleh itu satu kod lokasi yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik

akan memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih mudah

dan teratur.

“Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut dipatuhi;

a. Satu lokasi satu kod

b. Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .

5.3.1. Bangunan.

Kod Definasi Kod

160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

BGN Kod Bangunan (tidak boleh diubah)

BS Blok Selatan

01 Aras 1

011 Bilik Gimnasium


Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011

5.3.2. Kawasan.

Kod Definasi Kod

160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

KAW Kod Kawasan (tidak boleh diubah)

P001 Lot Parking 01

Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001

Keterangan | Kod Lokasi 5.3.3 Klasifikasi kod Lokasi.

Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.

5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.

Kod lokasi dikawal oleh Pentadbir yang dilantik di setiap cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.


BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.

6 Penerimaan

6.1 Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima. Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

6.2 Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu;

(a) Aset yang diterima menenuhi spesifikasi seperti yang terdapat dalam

kontrak. (b) Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan oleh Pegawai

Bertauliah yang memiliki kepakaran dan pengetahuan mengenai aset tersebut.

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:

Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan

penerimaan.

(d) Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan, Pegawai Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )

Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal

(e) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan

daripada pembekal. (f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan

dan penyelenggaraan. 6.3 Arahan kepada pendaftar Laporan Penerimaan Aset |

a. Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan sahaja yang perlu mengisi Borang KEW-PA1.

b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada pembekal.

Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.


6.4 Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset – KEW-PA1.

Langkah Proses Tempoh Masa

1 Penerimaan aset daripada pembekal.

2 Semak butiran dalam dokumen

3 Tentukan aset yang diterima menenuhi spesifikasi

4 Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh Pegawai Bertauliah dan Berkelayakan

5 Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

6 Pengesahan penerimaan oleh Pegawai

7 Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )

8 Cetak KEW.PA-1.

9 Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan

10 Kemuka kepada Pembekal serta merta

7 Pendaftaran Aset Alih.

7.1. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

7.1.1. Harta Modal

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit

Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual

tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara

berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan

penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam

manual/buku panduan pengguna.

7.1.2. Inventori

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada

RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak

memerlukan penyelenggaraan berjadual.


(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa

mengira harga perolehan asal.

7.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;

7.2.1. Aset yang dibeli.

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan;

(b) Nota Serahan;

(c) Invois;

(d) Dokumen Kontrak;

(e) Kad Jaminan;

(f) Manual Pengguna; dan

(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

7.2.2. Aset yang disewa beli:-

(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan

(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:

(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;

(b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang

sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;

(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah

Lucuthak oleh Mahkamah.

7.2.4. Aset yang belum berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1, 7.2.2 dan 7.2.3,

pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan

atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

Arahan kepada pendaftar Aset |

a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran dibuat.

b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.


Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset. 7.3. Langkah pendaftaran aset alih.

Langkah Proses Tempoh Masa

1 Penerimaan aset daripada pembekal.

2 Penerimaan dokumen perolehan aset 1 hari

3 Tentukan kumpulan Aset 2 hari

4 Daftar Aset

5 Pengesahan data oleh Pegawai 3 hari

6 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

1 hari 7 Cetak Label Aset

8 Cetak KEW.PA-7.

9 Buat Penempatan Aset 1 hari


Perincian Pendaftaran.

7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.

Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah

menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 7.2 untuk

mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.

7.3.2. Penentuan kumpulan aset.

Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek;

(a). Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk perkara 7.1

dan;

(d). Klasifikasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan

kod jenis yang akan digunakan.

Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset,

pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk

terus kepada Pentadbir kod di ibu pejabat.

7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah pendaftaran

kontrak atau pendaftaran biasa.

7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai Pengesahan Daftar Aset)

7.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang didaftarkan oleh pendaftar

aset perlu disahkan oleh Pegawai Aset atau Pegawai

Pengesahan Daftar Aset (Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu;

(a) Memastikan aset yang di daftarkan telah diterima dalam

keadaan baik dan mengikut spesifikasi.

(b) Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam

sistem SPA adalah betul.

7.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana

no. siri pendaftaran (label aset) secara automatik.

7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.

7.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan kepada kad-kad

kewangan iaitu;


(a) KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar

harta modal.

(b) KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar

inventori.

(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.

7.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.

7.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu ditandatangani oleh Ketua

Jabatan atau Pegawai yang beri tanggungjawab mengesahlkan

kesahihan kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab

terhadap barang di penempatan yang telah dibuat.

7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori

(KEW.PA-5).

7.3.6.1. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara automatik oleh

sistem sebaik sahaja pendaftaran KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

7.3.6.2. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di kumpul dan

dikemukakan secara tahunan mengikut peringkat;

a) Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan b) Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ) kemuka ke

Kementerian c) Kumpul peringkat Kementerian dan agensi

7.3.7 Penempatan Aset.

Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di dalam sistem SPA.

7.3.8 Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat perubahan atau

berlaku perkara berikut; a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset b. Pemerikasaan aset c. Pelupusan; dan d. Hapus kira

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun 2007’

7.3.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8.

a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut tahun. b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15

Mac tahun berikutnya

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 12 PP bil. 5 Tahun 2007’


BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

8. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.

8.1. Objektif.

Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir

dan teratur bagi tujuan :

(a) Mengurangkan pembaziran;

(b) Menjimatkan kos;

(c) Mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

(e) Mengelakkan kehilangan.

8.2. Penggunaan

Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam

manual/buku panduan pengguna;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

(d) Perlu direkodkan; dan

(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan

Kerosakan Aset KEW.PA-9.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007’

8.3. Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah

menggunakan sistem di dalam menguruskan;

(a) Penempatan Aset.

(b) Pergerakan Aset.

(c) Pemeriksaan Aset

Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.


9. Penempatan Aset.

9.1. Pegawai bertanggungjawab.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan,

kerosakan atau kehilangan aset dibawah tanggungjawabnya.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007’

Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan aset dilantik

oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada

pegawai-pegawai lain.

9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:

(a) Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing.

(b) Pegawai penempatan mengikut bahagian atau cawangan.

9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a) Mengawal kedudukan atau penempatan aset dibawah

penjagaannya.

(b) Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.

(c) Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

(d) Mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab ke atas

penempatan yang telah dibuat.

(e) Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini.

(f) Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan rekod di

penempatan aset.

(g) Mencetak laporan penempatan sekurang-kurangnya setahun

sekali.


9.2 Pemindahan aset.

9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah

direkod samada perpindahan aset disebabkan;

(a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain

(b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain

(c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.

9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan

baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).

9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain

(Di luar kawasan) pastikan original kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

diserahkan ke cawangan tersebut.

9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada

pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai

penempatan perlu membuat kemaskini rekod penempatan kepada

pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas

aset tersebut.

9.3. Senarai Aset Di Lokasi

9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah

disedaikan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA7 dan disahkan

oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan.

9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya ada

perubahan.

Rujuk carta alir penempatan di sebelah


Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.

*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.

Tidak

Ya

Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala

Keputusan | keputusan aset alih di pindah atau tidak

Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak dipindahkan. Pastikan aset betul

Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.

Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Dan Cetak KEW.PA-7.

Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.

Aset perlu penempatan semula |

Pemeriksaan aset.

Pemindahan lokasi atau pegawai

Pegawai berhenti atau pindah.

*


10. Pergerakan Aset.

Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi

yang didaftarkan tanpa kebenaran dan pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab

terhadap aset tersebut..

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod

pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6)


Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai

penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.


10.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan

perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.

10.1.1 Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan.

Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:

(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.

(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.

10.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.

(b) Mencetak rekod pergerakan aset.

(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat.

(d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan seterusnya

dikemaskini.

(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan

tahunan tahunan.

(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami

kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.


(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya

di simpan di tempat yang selamat.

10.2. Kawalan pergerakan aset.

10.2.1. Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset atau mana-mana

Pegawai yang diberi kuasa meluluskan pinjaman aset.

10.2.2. Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh

pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang belum dipulangkan).

10.2.3. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan

memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan

mengikut tarikh yang ditetapkan.

10.2.4. Menyediakan laporan pergerakan aset.

10.2.5. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset

lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan

mengikut tarikh yang ditetapkan.

10.2.6. Merekod terus ke sistem SPA.

Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal

kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.

10.2 Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh digunakan untuk

merekod pergerakan aset. Namun begitu jika kaedah merekod terus digunakan

peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk

mengeluarkan barang tersebut.


Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.

| Proses Pemerhatian

Proses Kelulusan | Semua permohonan bagi pergerakan aset perlu disokong atau diluluskan oleh pegawai aset.


11. Pemeriksaan Aset.

11.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-

11.1.1. Fizikal;

11.1.2. Rekod; dan

11.1.3. Penempatan.

11.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

11.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya;

11.2.2. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat

dan kemaskini; dan

11.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang

tercatat dalam daftar.

11.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset

untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan

hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

11.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta

Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua

Jabatan.

11.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-

sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12

kepada Pegawai Pengawal.

11.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

11.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa

ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi

‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’


Sistem SPA.

11.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat

pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan pemeriksaan. Ia terdiri daripada

pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para

18.3 PP Bil. 5 Tahun 2007).

11.8.1 Kaedah Perlantikan:

Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa perlu

didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan pegawai berkenaan

menjana laporan menggunakan sistem SPA. SPA Pentadbir mempunyai

kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa.

Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:

(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua

kategori mengikut tapisan data .

(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori

tertentu sahaja mengikut tapisan data.

11.9. Fungsi dan tanggungjawab:

11.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu tahun sekali.

Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan membuat jadual supaya setiap

aset dapat diperiksa satu tahun sekali.

11.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.

11.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

11.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini

11.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini.

11.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.

11.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 (Ibu

Pejabat Jabatan atau Kementerian sahaja).


11.10. Proses Kerja Pemeriksaan.

No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.

1

Sediakan surat perlantikan pegawai pemeriksa aset

Pegawai Pengawal

2

Serahkan surat perlantikan kepada Pegawai Pemeriksa

(Pegawai Aset/Ketua Jabatan)

3

Sediakan jadual pemeriksaan aset

Pegawai Pemeriksa

4

Pegawai Pemeriksa menjalankan pemeriksaan aset mengikut jadual

Pegawai Pemeriksa

5

Sediakan laporan pemeriksaan aset

KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.

KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori

Cetak dan Tandatangan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

Pegawai Pemeriksa

6

Semak, Kaji Laporan dan Sediakan Jawapan Teguran Pemeriksa Aset

Pegawai Aset/Ketua Jabatan

7

Kemuka Laporan ke Kementerian

Ketua Jabatan/Pengarah

8

Terima Jawapan daripada Kementerian

Pengarah

9

Ambil tindakan berdasarkan syor dan kelulusan.

Pegawai Aset

10

Failkan Laporan pemeriksaan aset

Pegawai Aset

11 KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan

Ketua jabatan/Pegawai Pengawal


Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.

Task Pemeriksaan | Pegawai Pemeriksa perlu menjana task kerja pemeriksaan daripada jadual yang disediakan.

Pilih aset yang hendak diperiksa | Kumpulkan senarai aset yang hendak diperiksa.

Jana dan cetak laporan |

KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.

KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori.

KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.

Buat Pemeriksaan Aset | Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini hasil pemeriksaan ke Sistem SPA. Jana Laporan mengikut status aset yang diperiksa.

Cetak kad |

KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta Modal.

KEW.PA-3| Pemeriksaan Inventori.


BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.

12. Penyelenggaraan Aset .

12.1. Objektif Penyelenggaraan

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat

digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

(h) Memelihara imej Kerajaan.


12.2. Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan

penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis,

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur

supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat

berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.


12.3. Manual Penyelenggaraan

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan

sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.



Sistem SPA

Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah

menggunakan sistem di dalam menguruskan;

(a) Aduan Kerosakan.

(b) Penyelenggaraan Pencegahan

(c) Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan)

(d) Naiktaraf, Penggantian dan

Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.

Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam

modul penyelenggaraan. Dimana pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu

mengemaskini rekod penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.

Contoh penyelenggaraan :

Membaik pulih kerosakan pada komputer - Diisi di dalam borang

KEW.PA-14.

Contoh Menaiktaraf:

Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam borang

KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.

12.4 Kaedah Perlantikan:

Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh

Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori

pegawai iaitu :

12.4.1 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori

(mengikut tapisan data)

12.4.2 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu

sahaja (mengikut tapisan data)

12.5. Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:

12.5.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.


12.5.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran dalam menyenggara

aset (Pegawai Penyelenggaraan boleh dibuat mengikut pecahan

kategori).

12.6. Aduan Kerosakan

12.6.1. Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pegawai Aset mengenai

sebarang kerosakan Aset

12.6.2. Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan dengan menggunakan

Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 dengan memberi syor serta

ulasan mengenai aduan tersebut.

12.6.3. Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan tersebut sebelum

pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.

12.7. Penyelenggaraan Pencegahan

12.7.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan

Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan

disenaraikan mengikut KEW.PA-13.

12.7.2. Merancang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu

program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.

12.7.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah

ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan

segera.

12.8. Pemulihan (Pembaikan)

12.8.1. Merekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.

12.8.2. Menilai Program Penyelenggaraan

Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi

tujuan berikut:-

(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;


(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan

berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan

(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang

sesuai ke atas aset berkenaan.

12.8.3. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerja-

kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia

dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam

perjanjian dipatuhi


Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.

12.9. Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance).


1

Mewujudkan senarai aset yang perlu diselenggara (KEW.PA-13)

Pegawai Aset

2

Membuat penilaian kepada penyelenggraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu di lakukan oleh kontraktor

Pegawai Aset

3

Jana jadual penyelenggaraan cegahan.

Pegawai Aset

4

Laksana penyelenggaraan mengikut jadual dan Kemaskini rekod penyelenggraan KEW.PA-14 di dalam sistem SPA

Penyelenggara Aset

5

Cetak Laporan KEW.PA-13 dan kemaskini KEW.PA-14

Pegawai Aset

Daftar Aduan di dalam Borang KEW.PA-9

Terdapat 2 jenis penyelenggaraan iaitu corrective dan preventive

corrective preventive

Siap Dalam Pembaikan


12.10. Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).


1

Mengemukkan permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan

Aduan Pengguna Pegawai Aset.

2

Melakukan proses penilaian , ujian dan pentauliahan untuk samada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang KEW.PA-9

Pegawai Aset

3 Kelulusan Penyelenggaraan/ Pembaikan Aset

Ketua Jabatan

4

Melaksanakan proses perolehan sebutharga sekiranya perlu - tidak dapat melakukan pembaikan

sendiri dengan sempurna atau - mengesyorkan proses pelupusan atau

pengeluaran sijil / surat tidak ekonomi untuk di perbaiki (jika perlu)

Pegawai Aset

5

Kemaskini rekod penyelenggraan di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)

Penyelenggara Aset

6

Mengawasi kerja-kerja oleh kontraktor

Penyelenggara Aset

7.

Menyediakan laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam system SPA

Penyelenggara Aset

8.

Cetak kad KEW.PA-14

Penyelenggara Aset

9.

Sediakan laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan.

Pegawai Aset


Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance). 12.11 Kaedah kawalan.

a. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.

( Aset yang belum siap).

b. Membuat pemerhatian kepada kekerapan penyelenggaraan dibuat

kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan

penyelenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)

c. Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan.

(Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi

dibaiki dan perlu di cadangkan dilupuskan.)

Didaftarkan oleh pegawai penyengggara aset

Borang Disahkan oleh Pegawai Aset


11.12. Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

11.12.1. Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan

KEW.PA2 Bahagian B

11.12.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran penambahan,

penggantian dan naik taraf aset dibuat seperti berikut;

(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf

(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf

(c) Tempuh jaminan

(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf

(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.

Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

Terima bahan/barang untuk Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

Buat carian di SPA dan kenalpasti aset indul@asal

Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B

Cetak pada salian asal KEW.PA 2 Bahgian B


BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.

12. Pelupusan Aset.

“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

12.1. Justifikasi Pelupusan

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-

12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;

12.1.2. Usang/obselete;

12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;

12.1.4. Luput tempoh penggunaan;

12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;

12.1.6. Tiada alat ganti;

12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;

12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;

12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;

12.1.10. Perubahan teknologi; dan

12.1.11. Melebihi keperluan.

12.2. Kuasa Melulus.

12.2.1. Perbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti

berikut:-

A. Hadiah;

B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;

C. Tukar Beli (trade-in);

D. Tukar Barang (barter-trade); dan

E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara

ini.


12.2.2. Kementerian/Jabatan

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan

asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah

keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta

Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya

kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan

Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 24 dan 25 PP bil. 5 Tahun 2007’


Aliran kerja keseluruhan Modul Pelupusan.

Lulus, tidak lulus atau kuiri

Pegawai Aset Mengumpul Aset untuk lupus

Sediakan dokumen berkaitan pelupusan

Sediakan KEW.PA-17 (Dapatkan dpd Lembaga Pemeriksa)

Urus setia Pelupusan

Kemas kini KEW.PA-17 dan hantar permohonan

1

3

5

6

Urus setia Kelulusan (Kuasa Melulus)

7

Cetak rekod Aset Dilupuskan

Pegawai Aset

10

Semak dokumen

Bawa mesyuarat dan Syor J/Kuasa

Kemas kini maklumat Kelulusan

Laksana Pelupusan Urus setia Pelupusan

8

2

4

9

Serah kepada urusetia


12.3. Modul Pelupusan di dalam sistem SPA:

Proses kerja Pegawai Aset | SPA.

Task Pelupusan

MULA

Pegawai Aset

Wujudkan Task

Pelupusan

Carian Data

Senarai

Cadangan

Pelupusan

Pilihan

Senarai Aset Untuk

Pelupusan

Modul

Pemeriksaan

Penyediaan

Dokumen

Sokongan

Kemaskini

KEW.PA-16

Pilihan

Senarai Aset

(Dokumen

Lengkap)

Pilih Urusetia

Urusetia

Hantar dan

Simpan Dokumen

Senarai

Dokumen

DIhantar

Tamat


12.3.1. Fungsi Pegawai Aset.

12.3.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Pegawai Aset . Setiap Pegawai

Aset yang dilantik dan mempunyai kuasa untuk memilih aset

yang akan dilupuskan boleh mewujudkan task untuk tujuan

itu.

12.3.1.2. Pegawai Aset boleh membuat pelupusan mengikut kriteria

seperti berikut ;

a. Membuat pilihan daripada usia aset.

b. Melihat daripada rekod penyelenggaraan yang tidak

sesuai.

c. Melihat kepada rekod niali semasa aset.

d. Cadangan pelupusan daripada laporan Pegawai

Pemeriksa.

12.3.1.3. Menyediakan dokumen sokongan pelupusan.

12.3.1.4. Mengemaskini rekod perakuan pelupusan (PEP) KEW.PA-16

yang diterima daripada pegawai yang boleh memperakukan

pelupusan aset.

12.3.1.5. Menandakan dokumen yang dikumpulkan lengkap dan

memilih Urusetia yang akan menguruskan pelupusan.

12.3.1.6. Pengguna boleh menghantar data pelupusan kepada

Urusetia dan disusuli dengan dokumen sokongan (hard

copy).

12.3.1.7. Pegawai Aset mempunyai senarai task yang dihantar kepada

Urusetia.

12.3.1.8. Pegawai Aset akan mendapat alert sekiranya task pelupusan

yang dibuat perlu dokumen tambahan atau telah memdapat

kelulusan dan dikemaskini kaedah pelupusan oleh Urusetia

Pelupusan.


12.4. Urusetia Pelupusan | SPA

Task Pelupusan

MULA

Urusetia

Wujudkan Task

Pelupusan

Pelupusan BaruKelulusan

(Kemaskini)Pilihan

Keperluan

Tambahan

Lihat Senarai

Cadangan

Pelupusan

Semak dan pilih

untuk pelupusan

Sediakan Format

KEW.PA-17

Hantar ke

Lembaga

Pemeriksa

Hantar ke

Lembaga

Pemeriksa

Task dokumen

sokongan

diterima

Lembaga

PemeriksaPegawai Pelulus

Sediakan

dokumen

Dokumen

Lengkap

Alert : Dokumen

tambahan telah

dihantar kepada

LP atau pelulus

Hantar ke

Lembaga

Pemeriksa atau

Pelulus

Tamat

Tamat

Rujuk kaedah

kemaskini

kelulusan


12.4.1. Fungsi Urusetia Pelupusan.

12.4.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Urusetia . Hanya pegawai yang

dilantik sahaja yang boleh mewujudkan task pelupusan.

12.4.1.2. Task Urusetia:

Lihat senarai cadangan pelupusan daripada semua

Pegawai Aset.

Urusetia boleh membuat semakan dan memilih aset

yang sesuai untuk di masukkan ke dalam senarai

aset cadangan pelupusan.

Urusetia boleh membatalkan permohonan/ senarai

aset yang tidak sesuai dilupuskan.

Menyediakan format laporan KEW.PA-17 untuk

dikemaskini oleh Lembaga Pemeriksa.

Membuat pendaftaran Lembaga Pemeriksa

mengikut kepada lantikan yang telah dibuat oleh

Pegawai Pengawal.

Hantar dokumen pelupusan untuk semakan dan

kemaskini Lembaga Pemeriksa.

Urusetia akan menerima alert daripada Pegawai

Pelulus atau Lembaga Pemeriksa sekiranya

dokumen tambahan diperlukan.

Urusetia boleh mengemaskini dokumen yang

diperlukan (yang melibatkan data sistem SPA

sahaja).

Menghantar dokumen sokongan yang diperlukan

(data yang melibatkan data sistem SPA sahaja)

kepada untuk semakan Lembaga Pemeriksa atau

Pegawai Pelulus.

Mengemaskini maklumat KEW.PA-17 yang diperolihi

daripada Lembaga Pemeriksa.


12.5. Proses permohonan pelupusan | SPA

MULA

Urusetia

Senarai Task

Pelupusan

Pilih Task Untuk

Hantar Kelulusan

Sistem membuat

semakan dan

memaklumkan

kuasa melulus

Hantar

permohonan

pelupusan

Senarai

permohonan

pelupusan

dihantar

Hantar ke Ibu

Pejabat

P.U. 197

Hantar ke

Kementerian

Kewangan

Laporan

Lembaga

Pemeriksa

12.5.1. Proses permohonan pelupusan | Urusetia Pelupusan.

12.5.1.1. Urusetia menerima laporan Lembaga Pemeriksa (Format

KEW.PA-17) untuk semakan dan menghantar permohonan

kepada kuasa melulus.

12.5.1.2. Sistem akan membuat semakan secara auto bagi proses

kelulusan mengikut kepada kuasa melulus yang telah

dibenarkan.

12.5.1.3. Hantar data dan permohonan kelulusan kepada kuasa

melulus yang telah ditetapkan.

12.5.1.4. Sistem mewujudkan senarai permohonan yang dihantar

kepada kuasa pelulus.

12.5.1.5. Data yang dihantar merangkumi;

Laporan KEW.PA-17 Lembaga Pemeriksa.

Senarai KEW.PA-16.

Senarai Semak Permohonan Pelupusan.


12.6. Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | SPA

* Kaedah

Pelupusan

Kemaskini

Kaedah

Pelupusan

Auto Update jika

kaedah lupus

KEW.PA-18

Kemaskini

KEW.PA-19

(Auto)

Kemaskini

KEW.PA-20

(Auto)

Hantar Ke

JKPAK

Tamat

Task Pelupusan

MULA

Urusetia

Kelulusan

(Kemaskini)Pilihan

PilihanMohon Ubah

Kaedah

Diluluskan

Sediakan Kaedah

Dicadangkan

Mohon Kelulusan

Hantar ke Ibu

Pejabat

P.U. 197

Hantar ke

Kementerian

Kewangan

Lulus

Ubah status

kepada sedang

digunakan

Tidak

Lulus

Maklum Kepada

Pemohon


12.6.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | Urusetia Pelupusan.

12.6.1.1. Urusetia akan menerima alert apabila pegawai telah

mengemaskini keputusan kelulusan.

12.6.1.2. Urusetia akan membuat pengemaskinian kepada keputusan

yang telah diberikan. Keputusan merujuk kepada tidak

diluluskan dan diluluskan.

12.6.1.3. Jika keputusan diterima tidak diluluskan pegawai aset dalam

cadangan pelupusan akan diubah status boleh digunakan

12.6.1.4. Jika Urusetia mengemasikini kaedah keputusan secara

musnah, sistem secara auto akan menjana laporan KEW.PA-18

untuk dikemaskini dan dicetak.

12.6.1.5. Sistem akan menjana Sijil Pelupusan KEW.PA-19 mengikut

kepada kaedah yang telah dikemaskini.

12.6.1.6. Sistem akan menjana dan mengumpulkan laporan Urusetia

untuk dijana dalam laporan KEW.PA20 untuk JKPAK.

12.6.1.7. Sekiranya Urusetia tidak berpuashati dengan kaedah

pelupusan yang dicadangkan Urusetia boleh membuat

permohonan mengubah kaedah pelupusan kepada Kuasa

Melulus. Urusetia perlu membuat cadangan kepada kaedah

pelupusan yang diperlukan.

12.6.1.8. Sistem akan memberi alert sekiranya Urusetia tidak

mengemaskini kelulusan pelupusan selepas 1 bulan dan 3

bulan keputusan diterima.

12.6.1.9. Sistem akan menjana laporan kaedah pelupusan yang telah

diambil dan dihantar kepada kuasa pelulus untuk rujukan.


12.7. Urusetia Kelulusan Pelupusan | Modul Eksekutif

MULA

Urusetia Kelulusan

Senarai

Permohonan

Diterima

Senarai dokumen

tambahan

diperlukan

Semak Dokumen

Diterima

Dokumen

Menunggu

Mesyuarat

Perlu Dokumen

Tambahan

Alert kepada

pemohon

Pilih Dokumen

untuk dibawa ke

Mesyuarat

Wujudkan Task

Mesyuarat

Pelupusan

MULA

Urusetia Kelulusan

MULA

Urusetia Kelulusan

Senarai

Dokumen akan

dibawa ke

Mesyuarat

Alert kepada Ahli

Mesyuarat

Senarai dokumen

menunggu

kelulusan

Batal


12.7.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan |Urusetia Kelulusan Pelupusan.

12.7.1.1. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan menerima permohanan

daripada Urusetia pelupusan. Menandakan terima untuk

memberi alert kepada pemohon

12.7.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan

permohonan daripada Agensi untuk permohonan

Permohonan baru.

Permohonan kelulusan semula.

Permohonan kelulusan pertukaran kaedah pelupusan.

12.7.1.3. Pegawai Penyelaras akan merekod di dalam senarai

menunggu mesyuarat.

12.7.1.4. Pegawai Penyelaras akan mewujudkan task mesyuarat dan

memilih dokumen permohonan yang akan dibawa ke

mesyuarat.

12.7.1.5. Mengedarkan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat kelulusan

pelupusan melalui e-mail kepada ahli mesyuarat.


12.8. Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 | Modul Eksekutif

MULA

Urusetia Kelulusan

Task Mesyuarat

Semak Dokumen

Cadangan

Pelupusan

Perlu Dokumen

Tambahan

Alert kepada

pemohon

Kemaskini Status

Kelulusan

Pelupusan

Senarai

Permohonan

Tidak Diluluskan

Kemaskini

Kaedah

Pelupusan yang

diluluskan

Hantar

Keputusan

kepada Pemohon

Alert kepada

pemohon

Tamat

12.8.1. Keperluan Pengguna Proses Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat

Kuasa Melulus P.U 197 |Urusetia Kelulusan Pelupusan.

12.8.1.1. Melihat task mesyuarat dan mengemaskini syor dan

keputusan mesyuarat.

12.8.1.2. Mengemaskini syor mesyuarat dan keputusan yang telah

dibuat.

12.8.1.3. Cetak laporan mesyuarat untuk ditandatangani oleh pegawai

pelulus.


12.9. Proses tender dan sebutharga Pelupusan Aset | Modul SPA 12.9.1. Proses kerja tender atau sebutharga aset lupus.

MULA

Urusetia Kelulusan

Senarai Aset

Perlu Lupus

secara jual

Wujudkan Tawaran

Tender

KEW.PA-21

TAMAT

Senarai mengikut task pelupusan yang diwujudkan

Tender Sebutharga

Daftar syarikat yang

menghantar tawaran

Kemas kini tawaran

mengikut syarikat

yang menghantar

tawaran

KEW.PA-22

Cetak Jadual Tender

Pelupusan Aset Alih

KEW.PA-23

Kemas kini rekod

hasil jualan aset

Selesai Kemaskini

Wujudkan Tawaran

Sebutharga

KEW.PA-24

Daftar syarikat yang

menghantar tawaran

Kemas kini tawaran

mengikut syarikat

yang menghantar

tawaran

KEW.PA-25

Cetak Jadual Sebut

harga Pelupusan

Aset Alih

KEW.PA-26

Kemas kini rekod

hasil jualan aset

Selesai Kemaskini


12.9.2. Tugas Urusetia.

Urusetia pelupusan akan membuat kemaskini kepada proses tender

atau sebutharga sekiranya kelulusan kepada pelupusan adalah

melibatkan jual.

Urusetia sahaja yang dibenarkan mewujudkan dokumen tawaran

sebutharga atau tender (KEW.PA-21 dan KEW.PA24)

Jumlah aset dan item yang hendak dijual hendaklah dijana secara

auto mengikut kepada kaedah pelupusan yang telah diluluskan.

Urusetia perlu mendaftar syarikat yang menghantar dokumen

tawaran harga.

Urusetia perlu mengemaskini rekod tawaran syarikat dan

mengemaskini KEW.PA-23 atau KEW.PA-24.

Kemaskini rekod hasil jualan.


12. Kehilangan dan Hapuskira

“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan

oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,

kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

“Pegawai Pengawal” ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua

Pengarah Jabatan.

“Ketua Jabatan” termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,

pejabat atau pejabat wilayah.

13.1. Kuasa Melulus

13.1.1. Peringkat Perbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik,

Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai

perolehan asal iaitu:-

i. Telefon Bimbit;

ii. Walkie-Talkie;

iii. Kamera Digital;

iv. Kamera Video;

v. Komputer Riba;

vi. Palmtop/ Pocket PC;

vii. Personal Digital Assistant (PDA);

viii. LCD projector;

ix. Pemain CD/DVD; dan

x. Smartphone.

(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau

kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.


13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau

jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira

mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau

kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007’

13.2. Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA.

13.2.1. Senarai Pengguna terlibat:

(a) Urusetia Kehilangan.

(b) Ketua Bahagian

(c) Pegawai Pengawal

(d) Pegawai yang mempunyai kuasa melulus.

13.3. Proses kerja Urusetia kehilangan dan hapuskira | SPA 13.3.1. Pendaftaran kehilangan.

Pilih aset yang

hilang

MULA

Urusetia

Daftar Laporan

Kehilangan

Hantar Laporan

Awal Ke Pegawai

Pengawal dan

BKP-MOF

Tamat

Kemaskini

Laporan Awal

KEW.PA-28

Senarai menggu

pengesahan

ketua bahagian

Terima laporan

ketua bahagian


13.3.1.1. Daftar kehilangan aset.

13.3.1.2. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 untuk disahkan oleh

Ketua Bahagian . 13.3.1.3. Menghantar laporan awal kepada Pegawai Pengawal dan

salinan kepada PERBENDAHARAAN.

13.3.2. Lantik Jawatankuasa Penyiasat |Urusetia Kehilangan SPA.

Pilih task

MULA

Urusetia

Senarai task

kehilangan

semasa

Cetak

KEW.PA-29

Tamat

Daftar Pegawai

Penyiasat

Sistem akan memberi alert sekiranya

Pegawai Penyiasat tidak dilantik

dalam masa 2 minggu

13.3.2.1. Urusetia akan mendaftar Pegawai Penyiasat mengikut

kepada lantikan yang dibuat oleh Pegawai Pengawal. 13.3.2.2. Mencetak KEW.PA-29. 13.3.2.3. Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat

tidak dilantik dalam masa 2 minggu.


13.3.3. Kemaskini Laporan Akhir | Urusetia Kehilangan SPA.

Pilih task

MULA

Urusetia

Senarai task

kehilangan

semasa

Hantar Laporan

Akhir ke Pegawai

Pengawal

Tamat

Kemaskini

Laporan Akhir

KEW.PA-30

Alert : 2 minggu

sebelum tempoh 2

bulan (laporan akhir

tidak diterima)

Senarai Permohonan

Syor Pegawai

Pengawal dan

Kelulusan

Senarai

Penyiasata

semula

13.3.3.1. Senarai task menunggu laporan akhir daripada Pegawai

Penyiasat akan dipaparkan (penyiasatan baru atau

penyiasatan semula).

13.3.3.2. Urusetia akan mengemaskini laporan akhir mengikut

laporan yang diterima daripada Pegawai Penyiasat -

KEW.PA-30.

13.3.3.3. Mencetak KEW.PA-30 dan dokumen sokongan untuk

dihantar kepada syor Pegawai Pengawal.

13.3.3.4. Sistem akan memaparkan di dalam senarai menunggu syor

Pegawai Pengawal dan kelulusan.


13.3.4. Kemaskini Keputusan Permohonan | Urusetia Kehilangan SPA.

MULA

Urusetia

Senarai

Permohonan

Syor dan

Hapuskira

Pegawai

Pengawal

Siasatan SemulaKemaskini

Kelulusan

Jana dan Cetak

Laporan

KEW.PA-31

Daftar Semula

Pegawai

Penyiasat

Kemaskini

laporan akhir

Hantar Laporan

Akhir ke Pegawai

Pengawal

Tamat

Senarai Permohonan

Syor dan Hapuskira

Kuasa Melulus

Senarai

Menunggu

laporan Tatatertib

dan/atau Surcaj

Kemaskini Data

di hapuskira

Kemaskini

Tatatertib dan/

atau Surcaj

Hantar laporan ke

Pegawai

Pengawal dan

BKP-MOF

Tamat

Kelulusan Daripada

Pegawai Pengawal

Kelulusan Daripada

MOF

Alert Sila hantar

Sijil Hapuskira

kepada MOF

Tempoh 1 Bulan

Alert Jika tidak

terima laporan

tatatertib dalam

tempoh 3 bulan


13.3.4.1. Senarai task menunggu syor dan kelulusan hapuskira

daripada Pegawai Pengawal dan senarai menunggu

kelulusan daripada Kementerian Kewangan.

13.3.4.2. Dua pilihan keputusan pegawai pelulus iaitu:

a. Siasatan semula.

Aktifkan atau daftar Pegawai Penyiasat yang baru.

Menunggu laporan penyiasatan.

Daftar laporan penyiasat (jika Pegawai Penyiasat

tidak mempunyai akses kepada sistem).

Hantar laporan akhir kepada Pegawai Pengawal

(lalui proses kelulusan semula).

b. Diluluskan.

Kemaskini kelulusan yang diterima.

Sistem menjana Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dan

hantar laporan kepada Pegawai Pengawal.

Sistem akan memberi alert kepada Urusetia

sekiranya Sijil Hapuskira tidak dihantar kepada

Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam

tempoh 1 bulan.

Sistem akan menjana senarai untuk menunggu

laporan tatatertib dan surcaj.

Kemaskini laporan tatertib dan surcaj.

Hantar laporan kepada Pegawai Pengawal dan

PERBENDAHARAAN.


13.4. Proses kerja Jawatankuasa Penyiasat | SPA

MULA

PP

Terima Task

Penyiasatan

Kemaskini Hasil

Penyiasatan

Lengkap

Hantar ke

Urusetia

Penerimaan

Dokumen

Sokongan

Senarai

Dokumen

Sokongan

Diperlukan

Lengkap

Mulakan Siasatan

Perlu Dokumen

Sokongan

Alert Kepada

Urusetia

Pelupusan

TAMAT

PP

PP : Pegawai Penyiasat 13.4.1. Keperluan Pengguna Proses Jawatankuasa Penyiasat | SPA

13.4.1.1. Pegawai Penyiasat yang didaftar boleh mengemaskini laporan

daripada task kehilangan yang di kendalikan oleh pegawai

tersebut.

13.4.1.2. Pegawai Pemeriksa akan menerima dokumen penyiasatan

yang diterima daripada Urusetia (mengikut daftar yang dibuat

oleh Urusetia).

13.4.1.3. Pegawai Penyiasat boleh memberi alert kepada Urusetia

mengenai dokumen sokongan yang diperlukan. Sistem akan

menjana senarai dokumen sokongan yang diperlukan

mengikut kepada task pemeriksaan yang diwujudkan.


13.4.1.4. Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir KEW.PA-30.

Hantar kepada Urusetia pelupusan untuk mendapatkan syor

daripada Pengawai Pengawal dan kelulusan hapuskira.

13.5. Permohonan Hapuskira dan Kelulusan | Modul Eksekutif Pegawai Pengawal

MULA

Urusetia Kelulusan

Senarai Menuggu

Dokumen

Laporan Akhir

Hantar ke

Pegawai Pelulus

untuk kelulusan

P.U 197

Senarai

permohonan

hapuskira

dihantar

Maklum

Keputusan

kepada pemohon

Hantar

permohonan ke

Kementerian

Kewangan

Laporan Siasatan

Sediakan

Dokumen

Kelulusan

Semak Dokumen

Permohonan

Hapuskira

Dapatkan dan

Kemas kini syor

dan ulasan

Pegawai

Pengawal

Lulus dan

menunggu

laporan hapuskira

Gagal dan

menunggu

laporan

penyiasatan

semula

TAMAT

TAMAT

TAMAT

Maklum

Keputusan

kepada pemohon

Hantar KE MOF

+ Hilang atau Cuai


13.5.1. Keperluan Pengguna Proses syor dan kelulusan Hapuskira | Modul

Eksekutif Pegawai Pengawal SPA

13.5.1.1. Urusetia kelulusan kehilangan dan hapuskira (Pegawai

Pengawal) akan menerima semua laporan kehilangan dan

permohonan syor kelulusan.

13.5.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan

permohonan daripada agensi untuk permohonan

Permohonan baru.

Permohonan kelulusan semula.

13.5.1.3. Pegawai Penyelaras (Urusetia) akan merekod di dalam senarai

menunggu syor Pegawai Pengawal.

13.5.1.4. Mengemaskini syor Pegawai Pengawal.

13.5.1.5. Hantar laporan dan syor Pegawai Pengawal kepada

PERBENDAHARAAN atau proses kelulusan peringkat kuasa

melulus .

13.5.1.6. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira

mesti berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau

kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

13.5.1.7. Urusetia akan mengemaskini kelulusan yang diterima dan memaklumkan kepada pemohon.

13.5.1.8. Jika kemaskini keputusan gagal - Sistem akan menjana senarai menunggu penyiasatan semula. Proses penyiasatan dijalankan semula.

13.6. Ringkasan Proses Kerja dan Tugas Urusetia

13.6.1. Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat mengenai

aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori melalui sistem

SPA;

13.6.2. Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan Ketua

Jabatan;

13.6.3. Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada

Pegawai Pengawal;

13.6.4. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan

menggunakan format KEW.PA-29;

13.6.5. Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa

Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA;

13.6.6. Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor

daripada Pegawai Pengawal;

13.6.7. Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira

lengkap dan teratur;

13.6.8. Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam

tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan

walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;


13.6.9. Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan

kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA;

13.6.10. Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak

Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;

13.6.11. Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk pengesahan Ketua Jabatan

dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1)

bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;

13.6.12. Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib

daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya

kepada Perbendaharaan; dan

13.6.13. Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan

Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke

‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007’ &

‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 5 PP bil. 5 Tahun 2007’


Perlaksanaan. Sistem Pengurusan Stor BAB F | Sistem Pengurusan Stor.

14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses

penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem

ini dibangunkan mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan – Tatacara Pengurusan Stor

(PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta

lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.

15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:

16. Kumpulan Pengguna Sistem Stor.

Berikut merupakan kumpulan pengguna Sistem Stor dan mereka hendaklah

dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan:

Kumpulan Pengguna

1 Pentadbir SPS.

2 Pegawai Stor.

3 Kawalan Stor.

4 Penyelenggara Stor.

5 Pelulus/Penyokong Bahagian

6 Pengguna.


16.1. Pentadbir SPS.

Pentadbir SPS ialah pegawai yang dilantik oleh SPA Pentadbir atau

Pegawai Pengawal untuk mengawal keseluruhan operasi.

Skop Kerja dan tanggungjawab :

(a) Membuat pendaftaran Stor.

(b) Melantik Pegawai dan pengawal stor stor yang akan menjaga

stor dibawah kawalannya

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada semua stor yang

didaftarkan.

16.2. Pegawai Stor.

Pegawai Stor ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir untuk

mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.


(a) Melantik Penyelenggara stor yang akan menjaga stor dibawah

kawalannya

(b) Melulus atau menolak permohonan keperluan pejabat daripada

pengguna.

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok

terkini dan senarai pesanan semula).

(d) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang

yang tidak bergerak didalam stor.

(e) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh

Bahagian Kewangan

16.3. Pengawai Stor ( Kawalan Stor).

Pegawai Stor (Kawalan Stor) ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir

untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.

Sama tugasnya seperti Pegawai Stor tetapi had kuasa hanya tidak boleh

melantik penyelenggara stor


(a) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok


(b) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang

yang tidak bergerak didalam stor.


(c) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh

Bahagian Kewangan

16.4. Penyelenggara Stor.

Penyelenggara Stor ialah pegawai/ kerani stor yang dilantik oleh Pegawai

Stor untuk menyelia stor

Apabila seorang Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu

stor melepaskan tanggungjawab kepada pegawai lain maka pegawai

yang mengambil alih hendaklah memeriksa rekod stor dan berpuashati

ia adalah betul dan kemaskini. PP-TPS . Panduan 7.

Skop Kerja:

(a) Merekod penerimaan barang.

(b) Membuat pengeluaran barang mengikut kelulusan yang telah

ditetapkan.

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok


16.5. Pelulus Permohonan Barang

Pelulus/Penyokong Bahagian.

Pegawai Pelulus/penyokong permohonan pengguna di bahagiannya.

Pegawai ini boleh jadi Ketua Jabatan sendiri atau pegawai yang dibri

kuasa meluluskan permohonan pengeluaran barang dari stor.

Pegawai Pelulus/penyokong permohonan perlu memastikan barang-

barang yang dipohon adalah untuk kegunaan Bahagian sahaja dan boleh

meluluskan sepenuh atau sebahagian sahaj permohan tersebut.

16.6. Pengguna.

Pengguna dalam skop pengurusan stor ialah pegawai atau kakitangan

yang dibenarkan untuk memohon pengeluaran barang di stor.

Perlantikan Pengguna Sistem SPA akan dibuat oleh Pewagai Stor dan

setiap Bahagian perlu mencadangkan nama kepada Pegawai Stor untuk

tujuan ini.

Sila rujuk terma pengeluaran barang dalam proses permohonan barang.


17. Kawalan Stok

17.1. Katalog Barang Standard / Masterlisting

Semua barang-barang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat

dalam satu katalog yang megadungi maklumat-maklumat mengenai

nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga.( PP-TPS . Panduan 96.)

Dalam sistem SPS senarai standard ini boleh dicapai di butang (icon)

Kawalan Stok .Katalog Barang Standard ini mempunyai segala maklumat

barang. Ia hendaklah dicetak dan difailkan untuk tujuan rujukan dan

audit. Katalog Barang Standard ini hendaklah sentiasa dikemaskini setiap

kali terdapat perubahan kepada senarai barang.

17.2. Kod stor

Seberapa boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada

semua barang-barang yang diterima atau bekasnya dengan

menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan

pengendalian penstoren. PP-TPS . Panduan 72.

17.3. Pengujudan kod dan mengemaskini kod barang yang akan digunakan.

Tanggungjawab mengujud, mengemaskini, menambah dan memadam

semua kod stor adalah bibawah kuasa Pegawai Stor. Semasa

mengendalikan kod stor perkara berikut hendaklah diberi perhatian;

(a) Penggunaan kod akan ditentukan pada permulaan oleh

PegawaiStor semasa mengujudkan stor dan tidak boleh dipinda-

pinda.

(b) Sila rujuk kategori kod barang stor.

(c) Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis masukkan bersama

tahap pesanan semula, tahap minima, tahap maksima, unit

ukuran dan gambar barang (jika ada).

(d) Pastikan tiada pertindihan kod.


Contoh deklarasi kod barang:

Contoh kod bagi pen biru.

Kod penuh bagi pen biru mata bola ialah : 0101001

Paras pesanan barang bagi pen biru mata bola : 10 batang

Unit Ukuran bagi pen biru mata bola : Batang.

17.4. Lokasi Stok

Lokasi stok bagi semua barang-barang hendaklah direkodkan di dalam

lejar /kad Stok dan kad petak. Sekiranya perlu dibuat simpanan

rambang, lokasinya hedaklah ditunjuk di dalam satu carta lokasi stok

yang dikemaskini. PP-TPS Panduan. 125.

17.5. Daftar lokasi penyimpanan barang

Bagi sistem SPS kod lokasi akan dikendalikan oleh Pegawai Stor ketika

mendaftar kod lokasi. Sistem kod lokasi yang digunakan adalah tetap.

Contoh :

Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh

yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah : R01010101.


XX XX XXX

99 Kategori 99 Sub Kategori 99 Jenis


01 | Alatulis 01| Pen 001 | Pen biru mata bola

Keterangan Contoh Kod

Jenis Penyimpanan R untuk Rak XX

Rak No. 01 XX

Baris/ Tingkat 01 XX

Lajur/ Lot 01 XX

Ruang 01 XX


17.6. Lingkaran Lokasi

Sistem lokasi stok hendaklah dirangka semudah mungkin dan setiap stor

hendaklah mempunyai satu sistem yang tetap. PP-TPS, Panduan. 127.

17.7. Paras Stok

Paras stok harus disimpan mengikut Panduan 111 hingga 117, PP-TPS .

Terdapat tiga jenis paras stok ia itu;

17.7.1. Paras Maksima

Paras kuantiti maksima yang boleh disimpan satu-satu

stor. Pembelian Barang-barang yang berlebihan yang

mengakibatkan pembaziran wang dan ruang stor

hendaklah dielakkan (PP-TPS, Panduan. 95)

17.7.2. Paras Memesan

Paras dimana kuantiti stok telah sampai diperingkat

pesanan semula. Pada paras ini sistem akan

mengeluarkan tanda amaran “Bendera Hijau” (PP-TPS,

Panduan. 105)di icon pesan semula. Tindakan pesan

semula stok perlu dijalankan. (Ikut proses 16.5)

17.7.3. Paras Minima

Paras dimana kuantiti stok adalah kritikal disimpanan

stor. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda

amaran “Bendera Merah” (PP-TPS, Panduan. 107)di

icon pesan semula.

17.8. Pesanan Semula

17.8.1. Bagi memastikan stok keperluan mencukupi dan

mengelakkan pembaziran pengawal stor atau pegawai

stor perlu membuat kawalan dengan kaedah:

a. Menyedikan atau mencetak laporan bulanan kadar

penggunaan barang. Seperti yang dinyatakan di

dalam tajuk laporan.


b. Semasa membuat pembelian atau mengeluarkan

borang permohonan pembelian stok, pegawai perlu

melihat terlebih dahulu kadar penggunaan dan baki

semasa stok . Tujuan mengelakkan pembelian

berlebihan.

c. Pembelian barang-barang yang berlebihan akan

mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan

ruang stor yang luas hendaklah dielakkan. ” (PP-TPS,

Panduan. 95)

17.9. Barang-barang yang perlu dipesan.

(a) Barang-barang yang telah mencapai paras untuk pesanan semula

boleh di dapati di icon Senarai Barang Pesanan Semula.

(b) Setiap barang dibawah paras memesan akan ditandakan dengan

warna merah bagi tujuan memudahkan pemerhatian keperluan

barang. Tidak semestinya setiap barang yang ditandakan merah

perlu dipesan serta-merta. Ia bergantung kepada keperluan

Kementerian atau Jabatan.

17.10. Barang-barang bertarikh luput.

Semua barang-barang yang berhad tempuh penggunaan dan tarikh

luput hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat (PP-TPS, Panduan. 95).

Dalam sistem SPS, Pegawai Stor hendaklah;

(a) Senarai barang-barang bertarikh luput perlu disemak sekurang-

kurangnya seminggu sekali bagi menelakkan barang tidak boleh

digunakan lagi.

(b). Pegawai stor perlu mencetak senarai barang bertarikh luput dan

membuat perancangan kepada penggunaan barang tersebut.

17.11. Barang-barang tidak bergerak.

(a) Senarai barang tidak bergerak yang terdapat di dalam sistem

mengikut kaedah dimana jika tiada transaksi pengeluaran dalam


tempoh yang ditetapkan ia akan masuk ke dalam senarai item tidak

bergerak.

(b) Pegawai stor perlu memastikan barang tidak bergerak tidak dipesan

untuk tambahan stok dan membuat semakan kepada barang

tersebut untuk tujuan pelupusan. (Sekiranya barang tidak

digunakan lagi)

18. Rekod/Lejar Stor

Pekeling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengkehendaki semua maklumat dalam

Daftar Stor Bekalan Pejabat (KEW314) di pindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300J3) dan

Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.

18.1. Kad Stok

Satu lajer stor atau kad kawalan stok (KEW 300 J3) untuk merekod

penerimaan dan keluaran barang-barang hendaklah disimpan di setiap

stor dan hendaklah menunjukkan; PP-TPS, Panduan 88.

a. Kuantiti dan harga setiap barang yang diterima.

b. Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran; Baki-

baki numerik dan kewangan yang tinggal dalam stok setelah

resit atau keluaran telah dicatitkan

18.2. Kad Petak

Kad Petak (KEW300 300 J4) hendaklah disediakan bagi merekod

terimaan, keluaran dan baki stok. PP-TPS, Panduan 92.

Sebaik-baiknya Kad Petak ini hendaklah diletakan berhampiran dengan

barang-barang bagi memudahkan perekodan keluar-masuk barang.

18.3. Cetakan KAD PETAK dan KAD STOK

Kedua-dua kad perlu diselenggara seperti yang telah di nyatakan

didalam panduan perbendaharan - Tatacara pengurusan Stor bil. 85. Di

mana di dalam penggunaan sistem ini penyelenggara atau pegawai stor

perlu mencetak apabila diperlukan atau selepas setiap muka surat telah

penuh. Dan ia perlu difailkan di fail Kad Petak dan fail Kad Stok.


18.4. Pembetulan kad stok/Lejar

Kesilapan merekod di kad stok/Lejar tidak boleh dipadam (delete). PP-

TPS, Panduan 89. Semua pembetulan boleh dilakukan dengan membuat

lejar kedalam sistem

18.5. Keadaan dibenarkan pembetulan pada lejar atau Kad Kawalan Stok:

(a) Kesilapan semasa merekod penerimaan atau pengeluaran

barang.

(b) Berlaku perselisihan stok ( Disahkan oleh Pegawai Audit).

18.6. Kaedah pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(a) Hanya pegawai stor sahaja dibenarkan untuk membuat

pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(b) Pegawai stor perlu memasukkan sebab kenapa pembetulan

rekod perlu dilakukan.

19. Penerimaan

19.1. Rekod Penerimaan.

19.1.1. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut

berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil

serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran

yang sah. (PP.TPS Panduan 48)

19.1.2. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada

kepastian barang telah lengkap diterima.

19.1.3. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak,

kad kawalan stok dan sistem SPS.

19.1.4. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan

sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal.

19.1.5. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas

penerimaan barang.

19.2. Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna.

Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan

dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok

biasa.


19.3. Carta alir proses penerimaan barang stok.

Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok

20. Permohonan dan Pengeluaran Barang

Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang

pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah

menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.

Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti

barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP-TPS, Panduan 17.

20.1. Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem.

20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang

stor perlu melalui sistem SPA

20.1.2. Setiap bahagian akan melantik pengguna sistem yang

akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang.

20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada

pengguna akhir.

20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat

pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di

peringkat bahagian.

Jika barang tidak cukup atau rosak| Maklumkan kepada pembekal dan mohon

bekalkan kuantiti yang berselisih

Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang

beserta DO.

Rekod Penerimaan| Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul


20.1.5. Barang-barang yang diluluskan pengeluaran oleh

pengawai stor pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang

dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor

dan diambil oleh pemohon barang.

20.2. Perkara-perkara yang perlu dipatuhi.

20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor

tampa melalui proses permohonan on-line.

20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat

pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan

di atas.

20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan

betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses

pengeluaran.

20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan

daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan

diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau

Kementerian.

20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan akan meluluskan

pengeluaran mengikut keperluan munasabah.

20.3. Rekod Pengeluaran.

20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh

penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari

stor.

20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran

sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna.

20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di tandatangani oleh

penerima atau pengambil barang.

20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas

pengeluaran barang.


20.4. Pengeluaran secara Manual

20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan.

1. Pengguna perlu mengisi borang permohonan

pengeluaran barang stor.

2. Permohonan perlu mendapat kelulusan Bahagian.

3. Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan

mengesahkan pengeluaran tersebut.

4. Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di

dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.

5. Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.

6. Failkan borang pengeluaran.


20.5. Pengeluaran secara Online

Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang.

Permohonan Semula

Permohonan Semula

Permohonan Bekalan Pejabat | Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian

Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian | Ketua bahagian perlu menyokong permohonan.

Senarai Permohonan Di sokong |

Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai Stor| Pegawai stor perlu meluluskan permohonan.

Senarai Lulus| Senarai permohonan yang diluluskan menunggu pengeluaran barang

Pengeluaran Barang| Pengeluaran oleh penyelenggara stor. Pengambil barang dan pengeluar perlu menandatangani baucer pengeluaran.


21. Verifikasi Stok dan Perkiraan.

21.1. Verifikasi Stok.

21.2. Pegawai Pemverifikasi Stok.

Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai

Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor

untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor.

21.3. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok.

a. Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai

b. Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali.

c. Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali.

d. Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali

setahun.

e. Menyediakan Laporan Verifikasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)

f. Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan

21.4. Pemverifikasi Stok Menggunakan Sistem SPA

21.4.1. Untuk tujuan verifikasi, pegawai yang dilantik perlu

membuat verifikasi seperti yang dinyatakan didalam

sistem.

21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan-laporan

pemeriksaaann/ verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan

U2.

21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk

pertimbangan pegawai pengawal.

21.5. Peyelarasan Laporan Verifikasi

Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan

Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat

pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fizikal dengan

baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.


21.6. Perkiraan Stok

21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu

perancangan pusingan pengiraan stor yang formal

seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202

hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan

sekurang-kurangnya setahun sekali

21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barang-

barang yang dikira. PP. TPS Panduan 205

21.6.3. Dalam sistem SPS pengiraan stok boleh dilaksanakan

dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai

stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai

stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata

penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan

kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk

kelulusan.

22. Pelupusan dan Hapuskira Barang Stor.

22.1. Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barang-

barang stor ia itu;

(a) Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses

pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa,

dan

(b) Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang

dilaporkan oleh pemverifikasi stok melalui laporan-laporan

pemeriksaaann/verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan

diluluskan oleh Pegawai Pengawal.

22.2. Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod

pelupusan dan hapuskira stok.

22.3. Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal atau

Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.

22.4. Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke

dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.


22.5. Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang

stok tiga bulan sekali (jika Perlu).

23. Laporan Stor

23.1. Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 – Tanggungjawab

Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan

laoporan-laporan yang perlu dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian

Kewangan.

23.2. SPS telah mengadakan format-format laporan bagi memudahkan

pengguna mnjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi

kepada;

Laporan Bulanan

Laporan Tahunan

23.3. Laporan Bulanan

Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

23.4. Laporan Tahunan/Tetap

Kadar Pusingan Stok

Sijil Tahunan Pemeriksaan stok

Sijil Verifikasi Stok

sistem perlaksanaan spa dan sps

Documents