intan - modul spa fasa 1 & 2
TRANSCRIPT
Sistem Pengurusan Aset & StorSPA Fasa 2 & 3 | SPS Fasa 2
13 - 16 Disember 2010
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
1
PENGENALAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
2
PENGENALAN
SPA ialah Sistem Pengurusan Aset
Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih
PENGENALAN KODMODUL SPA
PENGENALAN
PENGENALAN KODMODUL SPA
SPA
TatacaraPengurusan AsetBil. 5 Tahun 2007
SPS
TatacaraPengurusan StorBil. 5 Tahun 2009
MyEXEC
Laporan dan Statistik
PENGENALAN
PENGENALAN KODMODUL SPA
PENGENALAN
PENGENALAN KODMODUL SPA
PENGENALAN
MODUL SPA KODAPA ITU SPA?
ModulPendaftaran
ModulPenempatan
ModulPergerakan
ModulPenyelenggaraan
ModulPemeriksaan
ModulLaporan
ModulPelupusan
ModulKehilangan
ModulAdministrator
ModulPembekal
ModulKawalan Kod
Modul Pengesahan PendaftaranPergerakan
Modul Barcode Generator & SPA for PDAPergerakan
Modul PDF GeneratorPergerakan
Kawalan dan Pemantauan Aset
ModulSusut Nilai
7
PENGENALAN
KODMODUL SPAAPA ITU SPA?
Singkatan KEM/Jabatan dan Kod Fail
Kod Tambahan Caw./Bah. (Jika Perlu)
Kod Pengkelasan Aset
Tahun Perolehan
No. Siri Aset
MOT/DCA/H/10/1KOMPUTER RIBA (LAPTOP)HAK KERAJAAN MALAYSIA
JABATAN PENERBANGAN
AWAM
/ / / /DCAMOT H 10 1
8
No. Siri Pendaftaran: Dijana secara automatik oleh SPA
/ / / /DCAMOT I 10 1
Harta Modal
Inventori
MOT
DCA
H
10
1
PENGENALAN
KODMODUL SPAAPA ITU SPA?
9
001
008007006005
002 004003
012011010009
013 014 015 016
KO
D K
LASI
FIK
ASI
ASE
T
PENGENALAN
KODMODUL SPAAPA ITU SPA?
10
KOD PENERANGAN
KOD KATEGORI 001 – XXX – XXX Melambangkan bidang
KOD SUB KATEGORI XXX –001– XXX Kelas kumpulan barang
KOD JENIS XXX – XXX – 003 Pengenalan barang
KATEGORISUB KATEGORI
JENIS
http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase
PENGENALAN
160101 / BGN / BA / 01 / B01
Negeri, Daerah, Cawangan
Bangunan
Kod Bangunan
Tingkat
Kod Bilik / Ruang
160101 / KAW / 001
Kawasan Kod Kawasan
KODMODUL SPAAPA ITU SPA?
PENGENALAN
B01
B11 B10 B09 B08 B07
B06B05B04B03B02
B12
R01
KODMODUL SPAAPA ITU SPA?
R02
PENGENALAN
PENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA ALIRAN SISTEM
PENTADBIR SPA1
PENDAFTAR2 PEGAWAI PENGESAH 3 PEGAWAI PENEMPATAN 4
PEGAWAI PENYELENGGARA
5 PEGAWAI PEMERIKSA 6
ADMIN PELUPUSAN 7 ADMIN KEHILANGAN 8
PENGENALAN
1. Selesaikan maklumat Cawangan
2. Selesaikan maklumat Bahagian bagi setiapcawangan
3. Tambah Maklumat Kakitangan dan kemaskinirekod maklumat kakitangan
4. Tambah dan kemaskini Kod Lokasi
4 SYARAT UTAMAPENGGUNA SISTEM ALIRAN SISTEM
PENGENALAN
ALIRAN SISTEMPENGGUNA SISTEM 4 SYARAT UTAMA
PENGENALAN
Terima Aset
Tentukan Kumpulan Aset
Daftar Aset
Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5
CetakKEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
CetakLabel Aset
Kemaskini KEW.PA-7
Tempatkan Aset
Simpan Daftar Aset
Terima Aset bersama punca maklumat
Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)Inventori (KEW.PA-3)
Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)
Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)
Simpan kad untuk tujuan kemaskini
Pengesahan Pegawai
Rekod Pergerakan
Rekod Penempatan
Rekod Pemeriksaan
Rekod Penyelenggaraan
Proses Kehilangan
Proses Pelupusan
Kawalan
dan
Pem
antau
an
MyAsset Database
MODUL PENDAFTARAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
16
PENDAFTARAN
Objektif pendaftaran aset;• Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini• Memudahkan pengesanan dan pemantauan• Membolehkan keadaan aset diketahui• Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
Punca maklumat – bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk;• Pesanan Rasmi Kerajaan (LO)• Nota Serahan (DO)• Invois• Dokumen Kontrak• Dokumen lain yang berkaitan
PENGENALAN DEFINASI CARTA
PENDAFTARAN
Tempoh pendaftaran aset;• Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu
dari tarikh pengesahan penerimaan
Pendaftaran aset hadiah;• Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran atau
latihan/pembelajaran tidak perlu didaftarkan• Satu senarai daftar aset perlu diwujudkan untuk tujuan rekod
Aset yang belum berdaftar;• Sekiranya tiada punca maklumat pendaftaran hendaklah
berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan
PENGENALAN DEFINASI CARTA
PENDAFTARAN
HARTA MODAL
• Aset Alih yang hargaperolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu
atau
• Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengiraharga perolehan asal
INVENTORI
• Aset Alih yang hargaperolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual
• Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengiraharga perolehan asal
DEFINASIPENGENALAN CARTA
PENDAFTARAN
CARTADEFINASIPENGENALAN
ASET ALIH
RM1000KE BAWAH
RM1000 KE ATAS
HARTA MODAL INVENTORI
PENYELENGGARAAN BERJADUAL
TIADA PENYELENGGARAAN
BERJADUAL
PERABOT, HAMPARAN, HIASAN & LANGSIR,
PINGGAN MANGKUK
MODUL PENGESAHAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
21
PENGESAHAN
TUGAS & TANGGUNGJAWAB
Mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftar oleh kerani aset.
• Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Membuat semakan kepada data aset yang direkodkan.
(b) Memastikan rekod yang didaftarkan adalah tepat dan benar.
(c) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah direkodkansama ada belum atau telah disahkan.
PROSES
PENGESAHAN
LANTIKAN PEGAWAI
Kata NamaKata Laluan
Capaian LuarPengguna
Kerani / OMPD
Pegawai Pengesahan Daftar Aset
Lantikan Dibuat Oleh Admin SPA
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
Terdapat lima (5) level pengesahan daftar aset;
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
1- Aset di penempatan pengguna di cawangannya
BKP
BAC
BPP
BPTMPenempatan
Pengesah Daftar Aset
Pendaftar Aset
- Pengesah Daftar Aset
Pengesahan akan di buat mengikut bahagian pengguna aset tersebut
- Pengesah Daftar Aset
- Pengesah Daftar Aset
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
2- Aset mengikut bahagian kad di cawangannya
BPTM
Pengesah
PendaftarBKP
BAC
BPPBKP
Ibu PejabatCawangan
Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh bahagiannya yang di tempatkan di cawangannya sahaja
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan
BPTM
Pengesah
PendaftarBKP
BAC
BPPBKP
Ibu PejabatCawangan
Pengesah boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh bahagiannya yang tempatkan di semua cawangan
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
4- Semua aset di cawangannya
BPTM
Pengesah
PendaftarBKP
BAC
BPPBKP
Ibu PejabatCawangan
Pengesah hanya boleh mengesahkan aset yang didaftarkan oleh semua bahagian yang di tempatkan di cawangannya sahaja
Pendaftar
Pendaftar
Pendaftar
Pendaftar
PROSES
PENGESAHAN
LEVEL PENGESAHAN
3- Aset mengikut bahagian kad di semua cawangan
BPTM
Pengesah
BKPBAC
BPPBKP
Ibu PejabatCawangan
Pengesah boleh mengesahkan semua aset yang didaftarkanoleh semua bahagian yang tempatkan di semua cawangan
Pendaftar
PendaftarPendaftar
PendaftarPendaftar
PROSES
PENGESAHAN
PROSESTUGAS & TANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGESAH
LAMAN KERJA
PILIH JENIS PENGESAHAN
SEMAK REKOD
SAHKAN
Maklumat BahagianKategori AsetNo. Siri PembuatTarikh Beli / TerimaHarga & PembekalPenempatan
MODUL CARIAN ASET
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
31
CARIAN ASET
SUBMODUL
CARIAN DATA
– Semua Harta Modal dan Inventori
– Disahkan atau belum disahkan
CARIAN HARTA MODAL
– Semua Harta Modal yang disahkan
CARIAN INVENTORI
– Semua Inventori yang disahkan
CARIAN KOMPONEN
FUNGSI
CARIAN ASET
FUNGSI
1. Membuat cetakan Kad KEW.PA-2 / KEW.PA-3
2. Membuat cetakan label aset (barkod)
3. Membuat kemaskini dan memadam data
4. Mengimport data ke dalam format excel (laporan)
5. Mengenalpasti maklumat induk sesuatukomponen
SUBMODUL
MODUL PENEMPATAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
34
PENEMPATAN
DEFINASI
PENEMPATAN – proses perubahan lokasi atauperubahan pegawai sesuatu aset
• Rekod penempatan perlu dikemaskini setiap kali berlaku perubahan lokasi atau perubahanpegawai pengguna aset atau kedua-duanya sekali
• Pegawai Penempatan – di lantik oleh JKPAK untuk menyelenggara dan merekod maklumat berkaitanpenempatan aset
FUNGSI
PENEMPATAN
FUNGSI
• Carian penempatan Membuat cetakan KEW.PA-7
• Penempatan aset
• Penempatan inventori
• Pengesahan penempatan Pemeriksaan aset
• Pemantauan penempatan
• Aset tiada pengguna
• Aset tiada penempatan
DEFINASI
Menambah dan kemaskinirekod penempatan
Senarai rekodpenempatan bermasalah, perlu disemak dan dikemaskini
MODUL PERGERAKAN/PINJAMAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
37
PERGERAKAN/PINJAMAN
FUNGSI & PERINGATAN
• Pinjaman terus
• Penerimaan barang
TUGAS
• Daftar kumpulan
aset gunasama
• Melantik pegawai
ADMIN SPA
PROSES
• Menambah aset
• Kemaskini nama stor
• Meluluskan
permohonan
pinjaman secara
online
PENGESAH
• Membuat pengeluaran
barang
(permohonan Online)
PENYELIA
PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS FUNGSI & PERINGATANPROSES
Daftar Kumpulan Aset Gunasama
LantikPegawai
TambahAset
Carian Aset
PEMOHON
PERGERAKAN/PINJAMAN
TUGAS FUNGSI & PERINGATANPROSES
PEMOHON
ONLINETERUS
KELULUSAN
PENERIMAAN
• Periksa aset• Cetak KEW.PA-6• Tandatangan
PENGELUARAN
• Cetak borang pinjaman• Tandatangan
• Kelulusan oleh Peg. Pengesah
1 2
PERGERAKAN/PINJAMAN
FUNGSI & PERINGATAN
• Merekod semua pinjaman / pergerakan yang dibuat ke atas aset kerajaan
• Mengetahui status pinjaman aset
• Membuat pemerhatian di atas pergerakan | pinjaman aset
TUGAS PROSES
• Aset yang sedang diselenggara• Aset yang sedang dipinjam• Aset yang telah lupus• Aset yang sedang digunakan oleh Pegawai lain• Aset yang belum didaftarkan ke dalam sistem
PERINGATAN – SYARAT SAH ASET GUNASAMA
MODUL PENYELENGGARAAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
42
PENYELENGGARAAN
DEFINASI FUNGSI
Penyelenggaraan Pencegahan(Preventive maintenance)
Penyelenggaraan Pembaikan(Corrective maintenance)
PENYELENGGARAAN
PROSES
PEGAWAI PENYELENGGARA
Merekod aduan, merekod penyelenggaraan, merekod penambahan/naiktaraf/penggantian
PENTADBIR PENYELENGGARA
Melantik dan memberi capaian kepada pegawai-pegawai penyelenggara
ADMIN SPAMelantik dan memberi capaian kepada pentadbir penyelenggara
DEFINASI
PENYELENGGARAAN
PROSESDEFINASI
PERLANTIKAN PEGAWAI
DAFTAR ADUAN KEROSAKAN
PROSES KELULUSAN ADUAN
REKODKAN PENYELENGGARAAN
REKODKAN PENYELENGGARAAN
REKODKAN PENAMBAHAN, PENGGANTIAN & NAIKTARAF
KEW.PA-9
KEW.PA-14
KEW.PA-2B
Tentukan jenispenyelenggaraan
KEW.PA-14
PEMBAIKAN PENCEGAHAN
REKODKAN PENAMBAHAN, PENGGANTIAN & NAIKTARAF
KEW.PA-2BJika perlu
MODUL PEMERIKSAAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
46
PEMERIKSAAN
Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-a) Fizikal;b) Rekod; danc) Penempatan.
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod
yang lengkap, tepat dan kemaskini; danc) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama
seperti yangtercatat dalam daftar.
PENGENALAN CARTA PROSES
PEMERIKSAAN
CARTAPENGENALAN PROSES
ADMIN SPA
PEGAWAI PEMERIKSA
•Pemeriksaan hendaklahdilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun
•Kemukakan LaporanPemeriksaanHarta Modal KEW.PA-10 dan LaporanPemeriksaan InventoriKEW.PA-11 kepada KetuaJabatan
PEMERIKSAAN
KEMASKINI MAKLUMAT PEMERIKSAAN
•Tambah nama Pemeriksa 2•Cari aset untuk periksa•Tambah aset untuk periksa
CETAK BORANG PEMERIKSAAN
BUAT PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN SELESAI
PEMERIKSA•Sekurang-kurangnya 2 orang•Tidak terlibat dalam pengurusan aset
DAFTAR TASK PEMERIKSAAN
•Mengikut bahagian•Keseluruhan
CETAKAN KEW.PA10 & 11
CETAKAN KEW.PA-12
KEMASKINI MAKLUMAT ASET YANG DIPERIKSA
Berdasarkan maklumat di dalam Borang Pemeriksaanyang telah siap diisi
CARTAPENGENALAN PROSES
MODUL LAPORAN
Kanntronics Sdn. Bhd. (562622-V)
Oleh :
50
LAPORAN
Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 dibahagian sahaja
BAHAGIAN MYEXECKESELURUHAN
LAPORAN
Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di keseluruhan ibu pejabat sahaja
KESELURUHAN MYEXECBAHAGIAN
LAPORAN
Laporan menyenaraikan KEW.PA-4 / KEW.PA-5 di keseluruhan ibu pejabat dan cawangan.
MYEXECKESELURUHANBAHAGIAN
