instrumen pemantauan aset alih kpm

PERKARA: PEMANTAUAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN Tarikh:…………………………………

MAKLUMAT AGENSI

1 Nama Agensi

2 Alamat Agensi

3 No. Telefon

4 No. Faks

5 Nama dan tandatangan Ketua Jabatan

6 Nama dan tandatangan

Pegawai Aset

BORANG PEMANTAUAN

SENARAI SEMAK PEMANTAUAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJ AAN

BIL. PERKARA YA TIDAK MARKAH CATATAN

I: MESYUARAT JKPAK 1. Adakah Minit Mesyuarat

JKPAK mengandungi perkara berikut:

i. Ahli Jawatankuasa yang betul dan sesuai

ii. Agenda yang dibincangkan seperti PP Bil.5/2007

iii. Minit disediakan dan difailkan

iv. Pelaksanaan sekali setiap 3 bulan? (4x setahun)

II: SURAT PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL

2. Adakah pegawai berikut dilantik oleh KSU KPM beserta surat pelantikan yang masih sah tempohnya:

i. Pegawai Aset

ii. Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori

iii. Lembaga Pemeriksa Pelupusan (KEW.PA-15)

iv. Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29) – jika berkaitan

JUMLAH I & II /24

III: PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET

3. Adakah KEW.PA-1 (Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan) disediakan dengan betul sekiranya terdapat perselisihan aset?

4. Adakah Harta Modal didaftarkan dengan sempurna pada KEW.PA-2? (semua ruangan diisi lengkap dan ditandatangan oleh pegawai yang bertanggungjawab)

5. Adakah Harta Modal dilabel dengan nombor siri dan HAK KERAJAAN MALAYSIA diletakkan pada tempat yang sesuai?



6. Adakah Inventori didaftarkan dengan sempurna pada KEW.PA-3? (semua ruangan diisi lengkap dan ditandatangan oleh pegawai yang bertanggungjawab)

7. Adakah Inventori dilabel dengan nombor siri dan HAK KERAJAAN MALAYSIA diletakkan pada tempat yang sesuai?

8. Adakah KEW.PA-4 (Senarai Daftar Harta Modal) disediakan dengan tepat? (diasingkan mengikut tahun pembelian)

9. Adakah KEW.PA-5 (Senarai Daftar Inventori) disediakan dengan tepat? (diasingkan mengikut tahun pembelian)

10. Adakah pergerakan aset dicatatkan pada KEW.PA-6 (Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori)?

11. Adakah Borang BPPA-20 diisi oleh peminjam sekiranya aset dibawa keluar dari kawasan agensi?

12. Adakah lokasi penempatan aset di KEW.PA-7 sama seperti yang dicatatkan pada KEW.PA-2 / KEW.PA-3 aset tersebut?

13. Adakah KEW.PA-7 diisi dengan lengkap dan tepat pada ruangan berikut:

i. Lokasi aset

ii. Bahagian

iii. Keterangan aset

iv. Kuantiti aset



14. Adakah ruangan tersebut (pada KEW.PA-7) diisi dengan tepat:

RUANGAN PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

TEPAT TIDAK

TEPAT

SKOR CATATAN

DISEDIAKAN OLEH

Pegawai Aset

DISAHKAN OLEH

Pegawai yang bertanggungjawab

terhadap aset

JUMLAH III /48

IV: PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

15. Adakah kerosakan aset alih dicatatkan pada KEW.PA-9?

16. Adakah aset alih telah diperiksa sekurang-kurangnya sekali dalam setahun oleh Pegawai Pemeriksan Harta Modal/ Inventori yang dilantik?

17. Adakah KEW.PA-10 (Laporan Pemeriksaan Harta Modal) disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori yang dilantik setelah pemeriksaan dilakukan ke atas Harta Modal?

18. Adakah KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori) disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori yang dilantik setelah pemeriksaan dilakukan ke atas Inventori?

19. Adakah pemeriksaan aset alih yang dilaksanakan dicatatkan pada KEW.PA-2/ KEW.PA-3 tersebut?

JUMLAH IV /15



V: PENYELENGGARAAN ASET ALIH

20. Adakah Kad Jaminan (Guarantee Card) disimpan/ direkodkan bersama-sama aset?

21. Adakah aset alih yang memerlukan penyelenggaraan telah disenaraikan dalam KEW.PA-13?

22. Adakah aset alih pernah menjalani sebarang aktiviti penyelenggaraan?

23. Sekiranya YA (bagi soalan 21), adakah penyelenggaraan dicatatkan pada KEW.PA-14?

JUMLAH V /12

VI : PELUPUSAN ASET ALIH

(SOALAN 24 – 28 DIISI SEKIRANYA AGENSI PERNAH MELAK SANAKAN PELUPUSAN)

24. Adakah kelulusan yang diperolehi bagi aset alih yang dilupuskan mematuhi had Kuasa Melulus yang ditetapkan?

25. Adakah KEW.PA-16 (Perakuan Pelupusan – PEP) bagi aset alih yang berkenaan disediakan dengan teratur?

26. Adakah KEW.PA-17 (Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan) disediakan oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan yang dilantik oleh KSU?

27. Adakah KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan) disediakan setelah aset alih dilupuskan dengan kaedah MUSNAH?



28. Adakah KEW.PA-19 (Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan) disediakan setelah aset alih selesai dilupuskan?

JUMLAH VI /15

VII: KEHILANGAN ASET ALIH

(SOALAN 29 – 31 DIISI SEKIRANYA AGENSI PERNAH MENGU RUSKAN KES KEHILANGAN)

29. Nyatakan kesemua tarikh kehilangan yang berlaku di Jabatan/ agensi.

Bil. Tarikh Kehilangan Peralatan Yang Hilang

i.

ii.

iii.

iv.

30. Berdasarkan tarikh kehilangan di atas, nyatakan status penyelesaian. Tandakan √ jika ada.

(markah diberi untuk ruangan Laporan Polis dan Lapo ran Awal (KEW.PA-28) sahaja)

Bil. Laporan Polis (3 markah)

Laporan Awal (KEW.PA-28) (3 markah)

Jawatankuasa Penyiasat Telah Datang Menyiasat

Kelulusan Hapus Kira Daripada BPPA

Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31) telah dikemukakan kepada BPPA

Penggantian oleh SKK/ Bayaran telah diselesaikan pegawai (BB/ Surcaj)

i.

ii.

iii.

iv.

31. Catatan Tambahan (Nyatakan Berdasarkan Tarikh Kehilangan)

- Semak laporan dihantar kepada PPD/ JPN/ Bahagian sekiranya kes belum selesai



JUMLAH VII (rujuk no. 30 sahaja , markah tertakluk kepada

bilangan kes kehilangan)

VIII:LAPORAN TAHUNAN PENGURUSAN ASET ALIH

(SOALAN 32 – 36: LAPORAN TAHUNAN YANG WAJIB DIHANTA R OLEH SEMUA AGENSI DI KPM SETIAP TAHUN)

32. Adakah KEW.PA-8 (Laporan Tahunan Harta Modal & Inventori) yang lengkap dikemuka mengikut tempoh ditetapkan?

33. KEW.PA-12 (Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori) yang lengkap dikemuka mengikut tempoh ditetapkan?

34. KEW.PA-20 (Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan) yang lengkap dikemuka mengikut tempoh ditetapkan?

35. KEW.PA-32 (Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib) yang lengkap dikemuka mengikut tempoh ditetapkan?

36. KEW.PA-33 (Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan) yang lengkap dikemuka mengikut tempoh ditetapkan?

JUMLAH VIII /15

JUMLAH KESELURUHAN (I+II+III+IV+V+VI+VII*+VIII)

Nota: * - markah merujuk no. 30 sahaja / %


ULASAN DAN SYOR PEGAWAI PEMANTAU

37. Ulasan Keseluruhan

38. Syor/ Cadangan

39. Pencapaian (Bintang)

PENGESAHAN PEGAWAI PEMANTAU

40. Nama dan Tandatangan Ketua kumpulan

41. Nama ahli kumpulan


Catatan:

MARKAH KRITERIA PEMARKAHAN

3 DILAKSANAKAN SEPENUHNYA TANPA KESILAPAN

1 DILAKSANAKAN, TETAPI TERDAPAT BEBERAPA KESILAPAN/ T IDAK LENGKAP

0 TIDAK DILAKSANAKAN

TB ASET ALIH TIDAK TERLIBAT DENGAN KRITERIA PENILAIAN YANG DITETAPKAN

BINTANG PERATUSAN (%) STATUS PENARAFAN

0 0 - 49 Tidak Memuaskan

1 50 – 59 Kurang Memuaskan

2 60 - 69 Memuaskan

3 70 – 79 Amat Memuaskan

4 80 - 89 Cemerlang

5 90 - 100 Amat Cemerlang

instrumen pemantauan aset alih kpm

Education