i INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)

JABATAN PERDANA MENTERI ARAHAN KETUA PENGARAH ILKAP

BIL. 3 /2017

ARAHAN KETUA PENGARAH ILKAP BAGI PENGENDALIAN KURSUS SEWAAN

YANG MELIBATKAN AGENSI KERAJAAN / BADAN SWASTA / BADAN

BERKANUN / PIHAK BERKUASA TEMPATAN ATAU KERAJAAN NEGERI

1. TUJUAN

1.1. Arahan ini bertujuan untuk mewujudkan satu tatacara dan panduan

terperinci dalam mengendalikan Kursus Sewaan di ILKAP yang

melibatkan Agensi Kerajaan / Badan Swasta / Badan Berkanun / Pihak

Berkuasa Tempatan Atau Kerajaan Negeri.

2. LATAR BELAKANG

2.1. ILKAP ditubuhkan untuk merancang dan mengendalikan program latihan

(kursus /seminar/ bengkel) kepada pekhidmat awam, Badan Berkanun

dan Pihak Berkuasa Tempatan yang terlibat dalam bidang kehakiman,

perundangan dan penguatkuasaan undang-undang. Program latihan

yang dianjurkan ILKAP khususnya kursus berjadual dilaksanakan pada

setiap tahun untuk meningkatkan kualiti dan kepakaran pekhidmat awam

yang berkaitan.

2.2. Selain daripada melaksanakan kursus berjadual, ILKAP juga merupakan

salah sebuah pusat latihan yang terlibat dalam pelaksanaan 1 Malaysia

Training Centre (1 MTC). Melalui 1 MTC, fasiliti dan prasarana ILKAP boleh

digunakan secara bersama dan percuma kepada agensi kerajaan. Badan

swasta dikenakan bayaran separuh harga. Kadar bayaran sewaan fasiliti

ILKAP ditetapkan oleh Sahagian Penilaian Hartanah Daerah Hulu Langat.

1

2.3. Arahan ini hanya berkaltan tatacara pengendalian Kursus Sewaan. Arahan ini bertujuan meningkatkan lagi mutu perkhidmatan dalam penyelarasan bagi Kursus Sewaan di ILKAP.

3. DEFINISI

Bagi tujuan Garis Panduan ini -

Pemohon agensi bermaksud pihak yang terdiri daripada Agensi Kerajaan I

Swasta I Badan Berkanun / Pihak Berkuasa Tempatan atau Kerajaan Negeri termasuklah badan bukan kerajaan .(NGO) yang mernohon untuk rnenggunakan ILKAP bagi penganjuran kursus / bengkel / seminar I lain-lain.

Pegawai ILKAP berrnaksud pegawai yang rnenguruskan sewaan 1 MTC daripada Unit Pentadbiran, Sahagian Pengurusan,

1Malaysia Training Centre {1MTC) berrnaksud perkongsian prasarana dan kernudahan lnstitut Latihan Awarn (ILA) di bawah strategi lautan biru kebangsaan dengan prinsip ; tiada bayaran dikenakan kepada Agensi Kerajaan, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Ternpatan atau Kerajaan Negeri yang ingin menggunakan kernudahan dan fasiliti. Manakala, agensi swasta akan dikenakan kadar sewaan 50% daripada kadar yang ditetapkan oleh ILA.

4. KURSUS SEWAAN

4.1. Kursus Sewaan ertinya kursus / bengkel / seminar I lain-lain yang tidak termasuk dalarn kursus berjadual ILKAP, atas permohonan pernohon agensi. Pemohon agensi hanya memohon untuk rnenggunakan fasiliti ILKAP bagi tujuan mengadakan kursus / bengkel / seminar I lain-lain yang TIDAK melibatkan perbelanjaan peruntukan ILKAP.

4.2. Garis panduan kursus sewaan adalah seperti berikut :-

4.2.1 PERMOHONAN PENGGUNAAN / SEWAAN FASILITI

(a) Permohonan penggunaan fasiliti bagi pelaksanaan kursus Ibengkel / seminar / lain-lain boleh dikemukakan sama adamelalui laman web 1MTC atau surat I e-mel rasmi ke UnitPentadbiran, Sahagian Pengurusan ILKAP. Semua kelulusanpermohonan penggunaan I sewaan fasiliti akandipertirnbangkan Ketua Pengarah ILKAP.

(b) Permohonan penggunaan / sewaan fasiliti hendaklah dibuatselewat-lewatnya SATU (1) BULAN SEBELUM tarikh kursus

2

/ bengkel / seminar / lain-lain dijalankan. Permohon agensi

hendaklah menyatakan dengan jelas butiran berikut :

(i) Nama kursus /bengkel /seminar /lain-lain;

(ii) Jumlah peserta dan WIP (Menteri, Ketua Perkhidmatan,

Pengurusan Tertinggi Kerajaan dan lain-lain

seumpamanya) yang terlibat;

(iii) Tempoh / Bilangan hari;

(iv) Keperluan penginapan (memerlukan bilik atau tidak);

(v) Perkhidmatan sajian menggunakan catering pilihan

ILKAP dengan had minima sebanyak RM55 sehari (3 kali

makan);

(vi) Susun atur meja dan makanan;

(vii) Keperluan perkakasan tambahan seperti sofa, rostrum,

mikrofon dan lain - lain tarikh sewaan bermula melalui

surat / emel rasmi;

(ix) Keperluan wakil urusetia dari kalangan pegawai ILKAP

dalam membantu menjayakan kursus / bengkel / seminar

/ lain-lain khususnya jika melibatkan Menteri / Ketua

Peguam Negara I Ketua Hakim Malaya I Pejabat Ketua

Pendaftar atau lain-lain Pegawai Pengurusan Tertinggi

Kerajaan; dan

(x) Keperluan kemudahan khas seperti parkir berdekatan

kepada peserta kursus di kalangan Orang Kelainan

Upaya (OKU);

4.2.2 Keputusan status kelulusan pemohon agensi untuk menggunakan

I menyewa fasiliti ILKAP akan dimaklumkan dalam tempoh 2

minggu selepas permohonan.

4.2.3 Sebarang perubahan itinari seperti jumlah peserta, menu dan lain­

lain hendaklah dibuat selewat-lewatnya 5 hari sebelum kursus /

bengkel / seminar/ lain-lain bermula.

4.3 KEURUSETIAAN

4.3.1 Tugas dan tanggungjawab keurusetiaan kursus adalah terletak

sepenuhnya kepada pemohon agensi.

4.3.2 ILKAP akan berurusan sepenuhnya dengan urusetia kursus

pemohon agensi sahaja.

3

4.3.3 Urus setia kursus / bengkel /seminar/ lain-lain bertanggungjawab atas tugas-tugas berikut :-

(a) Menguruskan pendaftaran peserta;(b) Mengatur mesyuarat / _taklimat dengan ILKAP sekiranya

diperlukan bagi membantu penyelarasan kursus / bengkel/seminar/ lain-lain;

(c) Memastikan perjalanan kursus / bengkel / seminar / lain­lain berjalan lancar termasuk penyediaan / kawalan slaid,membuat lawatan tapak dan mengadakan sesi raptai.Pekerja teknikal ILKAP akan disediakan bagi membantusesi raptai dan kursus / bengkel / seminar / lain-lainberjalan lancar;

(d) Menyelaras keperluan penginapan termasuk mengambilkunci bilik penginapan kepada semua peserta kursus. Urussetia boleh memohon penyediaan meja kaunter untukpendaftaran penginapan dan penyerahan kunci asramapeserta kursus / bengkel /seminar/ lain-lain;

(e) Memastikan semua fasiliti dalam keadaan baik sebelummeninggalkan ILKAP selepas selesai kursus / bengkel /seminar / lain-lain. ILKAP boleh membuat tuntutandaripada pihak urus setia sekiranya terdapat kerosakanyang dikenal pasti kerana kecuaian pemohon agensi /peserta;

(f) Memaklumkan ILKAP sekiranya memerlukan urus setia dipihak ILKAP terutamanya jika kursus / bengkel /seminar/lain-lain melibatkan Menteri, Pengurusan TertinggiKerajaan, Pejabat Pendaftar Mahkamah dan JabatanPeguam Negara;dan

(g) Memaklumkan dengan segera kepada pihak ILKAPsekiranya terdapat sebarang perubahan butiran di saatakhir contohnya terdapat peserta membatalkan kehadiran/ penginapan di saat akhir dan lain-lain.

4.4 TAWARAN SLOT CERAMAH DALAM KURSUS PEMOHON

4.4.1 ILKAP boleh menawarkan satu slot ceramah dalam kursus pemohon agensi yang akan disampaikan oleh Pegawai ILKAP. Pilihan tajuk adalah berkaitan dengan perundangan, kehakiman dan penguatkuasaan undang-undang. Sekiranya dipersetujui, kursus anjuran agensi pemohon akan menjadi Kursus Kerjasama ILKAP.

4

4.4.2 Peserta kursus akan dikenakan bayaran RM30.00 setiap seorang

sebagai yuran kepada ILKAP.

4.4.3 Sahagian Pengurusan akan memaklumkan kepada Unit

Penyelidikan & lnovasi untuk penyediaan penceramah dan tajuk

ceramah.

4.5 PERKHIDMATAN SAJIAN

4.5.1 Pemohon agensi menanggung sepenuhnya kos sajian dan

hendaklah menggunakan perkhidmatan katering yang ditetapkan

oleh ILKAP sepanjang kursus / bengkel / seminar / lain-lain.

Semua urusan sajian akan dibantu oleh Kelab Sukan Dan

Kebajikan ILKAP.

4.5.2 Pembayaran perkhidmatan sajian perlu dimasukkan ke Akaun

Kelab Sukan dan Kebajikan ILKAP memandangkan pengurusan

kewangan I akaun ILKAP tidak melaksanakan perolehan sajian

daripada pihak ketiga (pemohon). ILKAP telah menetapkan

pembekal sajian / katerer bagi memudahkan penyelarasan menu

dan tempat hidangan terutamanya jika terdapat beberapa kursus

/ bengkel / seminar / lain-lain dijalankan serentak oleh pemohon

agensi berlainan.

4.6 PENGGUNAAN / SEWAAN FASILITI

4.6.1 Penggunaan I Sewaan fasiliti adalah termasuk dengan

perkakasan yang terlekat / disertakan sekali dengan fasiliti

tersebut seperti perabot dan penyaman udara (seperti yang

tercatat dalam KEW.PA-?). Penggunaan I Sewaan bagi fasiliti

yang tidak terlekat / tidak disertakan bersama fasiliti seperti kerusi

tambahan di Dewan Serbaguna, akan dikenakan harga berbeza

dengan mengambil kira ILKAP terpaksa mendapatkan perabot

luar untuk melengkapkan keperluan pihak Pemohon agensi.

4.6.2 Perkakasan hiasan tambahan seperti alas meja, bunga, rostrum,

mikrofon, alat audio visual, dan lain-lain boleh dipohon / disewa

berasingan daripada ILKAP. Perkakasan / perabot tambahan

yang lain hanya akan disediakan sekiranya ILKAP mempunyai

perkakasan / perabot tambahan tersebut.

5

4.10 PEMATUHAN

Semua pihak yang menggunakan / menyewa fasilti ILKAP hendaklah mematuhi perkara-perkara yang dinyatakan dalam perenggan 4 di atas. ILKAP berhak mengambil tindakan sewajarnya berdasarkan peruntukan undang - undang dan peraturan berkuatkuasa sekiranya perkara -perkara yang dinyatakan tidak dipatuhi oleh pemohon agensi / peserta / pihak lain berkaitan.

5. TARIKH KUAT KUASA

5.1 Arahan ini berkuat kuasa pada tarikh ia dikeluarkan.

� (YBHG. DATO' �A HARUN)Ketua Pengarah ILKAP

TARIKH: �$'" Oktober2017

Jabatan Perdana Menteri

8