ISUISUISUISU----ISU OPERASIISU OPERASIISU OPERASIISU OPERASI

KANDUNGAN

i. DEFINISI

ii. ISU-ISU GRN

iii. TATACARA SEMAKAN LEJAR L1312959

iv. KAEDAH MENGENALPASTI GRN YANG BELUM SELESAI

v. TINDAKAN PTJ

vi. TATACARA PEMBATALAN GRN/FRN

vii. KESAN JIKA TERDAPAT GRN/FRN YANG TIDAK DISELESAIKAN

PENGURUSAN GRN

Definisi GRN/FRN� Goods Received Note/Fullfillment Received Note (NotaPenerimaan Barang/Nota Pelaksanaan Perkhidmatan).Dokumen untuk mengesahkan penerimaanbarang/perkhidmatan yang mengandungi kuantiti yangditerima dan amaun yang perlu dibayar.

� Penerimaan dilakukan oleh Pegawai PenerimaBekalan/Perkhidmatan yang diberi peranan.

Isu-isu GRN� GRN masih berstatus open item di Lejar L1312959.

� GRN dibuat penerimaan tetapi pembayaran dilaksanakanmelalui Modul InvoisTanpa Pesanan Kerajaan.

TATACARA SEMAKAN LEJAR L1312959

Pilih Laporan

1. PilihLaporan Aset/Liabiliti/Ekuiti

2. Masukkan Bulan<Enter>

3. Masukkan Kod PTj<Enter>

4. Pilih Radiobutton Liabiliti

5. Masukkan KodAkaunL1312959

Pilih Jana

KAEDAH MENGENALPASTI GRN/FRN YANG BELUM SELESAI

Tatacara Mengenalpasti GRN Yang BelumSelesai

� TUJUAN : Mengenalpasti pesanan kerajaan/tanggungan kontrak yangtiada maklumat bayaran melalui Laporan Terperinci PesananKerajaanYangTelah Lengkap (LTPKYTL).

� Sekiranya tiada maklumat Arahan Pembayaran dalam LTPKYTL, PTJperlu mengenalpasti tindakan yang sepatutnya iaitu SAMADAmeneruskan pembayaran atau membatalkan GRN/FRN tersebut.

� Semak sama ada bayaran telah dilakukanmelalui Modul Invois Tanpa PesananKerajaan!

� Peringatan! : Pembayaran melalui Modul Invois Tanpa PesananKerajaan perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu.

Langkah 1 : Log-in

Klik Perolehan

Langkah 2 : Semakan LaporanTerperinciPesanan KerajaanYang Telah Lengkap

Klik Laporan

Langkah 3 : Semakan LaporanTerperinciPesanan KerajaanYang Telah Lengkap

Pilih Jenis Laporanyang dikehendaki

Langkah 4 : Semakan LaporanTerperinci PesananKerajaanYang Telah Lengkap

Lengkaspkantempoh

laporan yang dikehendaki

Pilih JenisDokumen(P3 & P4)

Pilih Jana

Contoh LaporanTerperinci Pesanan KerajaanYang Telah Lengkap

Ruangan MaklumatArahan Pembayaran

Contoh LaporanTerperinci Pesanan KerajaanYang Telah Lengkap (RuanganArahan Pembayaran)

Contoh LaporanTerperinci Pesanan KerajaanYang Telah LengkapYang Tiada Maklumat ArahanPembayaran

TIADA MAKLUMAT ARAHAN PEMBAYARAN!!

GRN YANG TELAH LENGKAP TETAPI ARAHAN

PEMBAYARAN TIDAK DIBUAT

Tindakan PTJ� Sekiranya tiada Nombor Rujukan Arahan Pembayaran, PTJperlu mengenalpasti status GRN tersebut.

� Sediakan laporan yang mengandungi maklumat GRN/FRNyang tiada maklumat Arahan Pembayaran.

� Kenalpasti status setiap GRN/FRN tersebut sama ada telahdibayar melalui Modul Invois Tanpa Pesanan Kerajaan, atautidak perlu dibayar, dan GRN/FRN tersebut hendaklahDIBATALKAN!

� RujukTatacara Pembatalan GRN untuk tujuan pembatalan.

TATACARA PEMBATALAN GRN/FRN

iGFMAS: Proses Pembatalan Dilakukan oleh Pegawai Peraku I

Masukkan MaklumatTarikh Dokumen

Senarai dokumen akandipaparkan

Masukkan Catatan

Pilih Perakuan I

Dihantar kepada PegawaiPeraku II Untuk Pengesahan

iGFMAS: Dokumen Pembatalan GRN akan dipaparkan dalamSenaraiTugas Harian Pegawai Peraku II

Proses Pembatalan FRN (ePerolehan)� Pelulus Pemenuhan boleh membuat pembatalan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan sekiranya perlu.

� Pembatalan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan adalahdibenarkan pada bila-bila masa selepas Nota PenerimaanBekalan/Perkhidmatan disahkan sehingga status Pemenuhanialah Menunggu Invois.

Paparan Selepas Log-in

Klik pada pilihan menu Aplikasi Saya > Pemenuhan

Klik pada pautan PenyelenggaraanPemenuhan untuk meneruskandengan pembatalan Nota PenerimaanBekalan/Perkhidmatan

Pegawai Pengesah membuat carian dan memilih Nota PenerimaanBekalan/Perkhidmatan untuk dibatalkan.

1. Isikan ruangan JenisUrusniaga dan Jenis Dokumen(P1 & P2)

2. Klik Cari

3. Senarai dokumen akan dipaparkan

4. Klik Pilihan > Batal

Klik menu sisi Item untuk meneruskandengan pembatalan Nota PermintaanBekalan/Perkhidmatan

2. Muatnaik Lampiran Jika Perlu

1. Masukkan Catatan

3. Klik menu sisi Item untukmeneruskan dengan pembatalanNota PermintaanBekalan/Perkhidmatan

Pegawai Pengesah menyemak maklumat Item dan meneruskan kemenu sisi Penilaian Pembekal.

Klik menu sisi PenilaianPembekal untuk meneruskanpembatalan Nota PermintaanBekalan/Perkhidmatan

Pegawai Pengesah menyemak Penarafan Pembekal dan seterusnyamenyerahkan pembatalan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan.

Klik butang Batal untuk membatalkan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan

Pengesahan Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan telahdibatalkan dan dihantar untuk pengesahan pembatalan di 1GFMAS akan dipaparkan. Seterusnya Pegawai Pengesah boleh log keluar.

“Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan FN170000000000545 telah dibatalkan dan dihantar untuk pengesahan pembatalan di iGFMAS”

Tindakan PTJ� Jika Pesanan Kerajaan selesai dan GRN/FRN dibuat bagiPesanan Kerajaan tersebut, sila pastikan pembayarandilakukan terhadap GRN tersebut.

� Jika pembayaran tidak perlu dibuat terhadap GRN tersebut,sila pastikan GRN dibatalkan.

Kesan Jika Terdapat GRN/FRN Yang TidakDiselesaikan

� Baki peruntukan ditolak dua kali.

� Menyebabkan pelaporan ptj dan kementerian tidak tepat.

� Memberi bebanan pada sistem iGFMAS kerana terdapatdokumen yang masih berstatus ‘OPEN’ yang memerlukantindakan selanjutnya.

AKAUN BELUM TERIMA (ABT)AKAUN BELUM TERIMA (ABT)AKAUN BELUM TERIMA (ABT)AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

SENARAI PTJ YANG TERLIBAT DENGAN AKAUN SENARAI PTJ YANG TERLIBAT DENGAN AKAUN SENARAI PTJ YANG TERLIBAT DENGAN AKAUN SENARAI PTJ YANG TERLIBAT DENGAN AKAUN

BELUM TERIMA (ABT) BELUM TERIMA (ABT) BELUM TERIMA (ABT) BELUM TERIMA (ABT) –––– A0481101 SEHINGGA A0481101 SEHINGGA A0481101 SEHINGGA A0481101 SEHINGGA

04.11.201904.11.201904.11.201904.11.2019

PTJ PTJ PTJ PTJ YANG YANG YANG YANG

TERLIBATTERLIBATTERLIBATTERLIBAT

CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH DIKUNCI MASUK CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH DIKUNCI MASUK CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH DIKUNCI MASUK CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH DIKUNCI MASUK

MELALUI INVOIS DI MODUL TERIMAAN MELALUI INVOIS DI MODUL TERIMAAN MELALUI INVOIS DI MODUL TERIMAAN MELALUI INVOIS DI MODUL TERIMAAN iGFMASiGFMASiGFMASiGFMAS

CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH ‘0’ TETAPI CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH ‘0’ TETAPI CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH ‘0’ TETAPI CONTOH: MAKLUMAT ABT YANG TELAH ‘0’ TETAPI

MASIH DALAM LEJAR ABT (A04811101)MASIH DALAM LEJAR ABT (A04811101)MASIH DALAM LEJAR ABT (A04811101)MASIH DALAM LEJAR ABT (A04811101)

DR : INVOIS

DZ : RESIT

DG : NOTA KREDIT

ISU : WALAUPUN JUMLAH ‘0’ TETAPI CARA PENGGUNAAN DAN PENYELESAIAN DALAM ABT TETAP TIDAK CLEAR, DIMANA RESIT YANG DIBUAT MENGGUNAKAN RESIT BIASA DAN PELARASAN NOTA KREDIT DIGUNAKAN BAGI ‘0’KAN INVOIS.

PENYELESAIAN : PTJ HENDAKLAH MEMBATALKAN NOTA KREDIT DAN SETERUSNYA MEMBATALKAN INVOIS KERANA BAYARAN SUDA DITERIMA MENGGUNAKAN RESIT BIASA

LAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCI

CONTOH CONTOH CONTOH CONTOH LAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCILAPORAN INVOIS TERPERINCI