garispanduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor …jpbd.pahang.gov.my/images/pdf/binder1.pdf ·...

E k o s i s t e m K o n d u s i f S e k t o r A w a m ( E K S A )

- 1 -

J a b a t a n P e r a n c a n g a n B a n d a r & D e s a

N e g e r i P a h a n g

P L A N M a l a y s i a @ P a h a n g

GARISPANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

JABATAN PERANCANGAN BANDAR & DESA

NEGERI PAHANG

JABATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA NEGERI PAHANG

OKTOBER 2016


- 2 -




1.0 PRAKATA

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Syukur ke hadrat Ilahi, di atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, Jabatan Perancangan Bandar & Desa Negeri Pahang telah berjaya menerbitkan Buku Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA merupakan istilah baharu bagi 5S yang telah diterapkan dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan selain penjenamaan semula mengikut keperluan masa kini. Jabatan Perancangan Bandar & Desa Negeri Pahang telah melaksanakan Amalan 5S sejak Tahun 2010. 5S merupakan satu amalan budaya masyarakat Jepun, dengan fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang mampu memastikan standard yang ditetapkan serta menerapkan semangat untuk penambahbaikan berterusan. MAMPU telah mengambil inisiatif untuk penambahbaikan pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada EKSA. Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi cemerlang, berkualiti dan berinovatif di kalangan sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga jabatan. Amalan EKSA di jabatan ini merupakan salah satu inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha menerapkan budaya penambahbaikan, menitikberatkan imej koporat, memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan dan mengutamakan aspek penjimatan iaitu elemen Go Green telah ditekankan. Akhir kata, saya berharap dengan terbitnya Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini, semua warga jabatan dapat menjadikannya sebagai bahan rujukan dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menentukan kepatuhan kepada standard yang telah ditetapkan. Selain itu, saya ingin mengingatkan bahawa amalan EKSA bukan sekadar untuk mendapatkan pensijilan malahan perlu sentiasa diamalkan dan dijadikan budaya kerja harian. HAJAH HAZIZAH BINTI SULAIMAN SMP., AIS., PJK PENGARAH JAB. PERANCANGAN BANDAR & DESA NEGERI PAHANG


- 3 -




2.0 TUJUAN

Tujuan penyediaan Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini adalah untuk :

i. Menerangkan Maksud dan Konsep Pelaksanaan EKSA

ii. Memberi pendedahan dan pengetahuan serta elemen baru dalam EKSA

iii. Sebagai panduan asas dan kaedah dalam pelaksanaan EKSA di setiap

bahagian/zon.

iv. Menerangkan kaedah dan peranan setiap jawatankuasa EKSA

v. Sebagai panduan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan, keceriaan

dan keselamatan pelaksanaan EKSA di jabatan.

3.0 LATAR BELAKANG

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan persekitaran tempat kerja yang

selesa, kemas dan selamat. Matlamat Amalan 5S adalah mewujudkan

persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal selain daripada

berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara tidak

langsung, kos operasi jabatan dapat dijimatkan.

Elemen Amalan 5S

Bahasa Inggeris Bahasa Melayu Bahasa Jepun

Sort Sisih Seiri

Mengasingkan barang atau dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja untuk disisihkan dan dilupuskan secara sistematik.

Systemize Susun Seiton

Menyusun barang-barang yang diperlukan secara teratur dan sistematik supaya ianya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat setelah digunakan.

Sweep Sapu Seiso

Membersih dan memeriksa tempat kerja secara berkala dan menyeluruh supaya tiada habuk atau kekotoran di atas lantai, mesin dan peralatan.

Standardize Seragam Seiketsu

Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan menekankan kebersihan dan kekemasan pada setiap masa.

Self-Discipline Sentiasa Amal Shitsuke

Melatih pekerja mematuhi system persekitaran berkualiti secara berterusan supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam organisasi.


- 4 -




4.0 PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S

Januari 2014, EKSA telah diperkenalkan sebagai inisiatif penjenamaan semula

Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi

mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya

lebih relevan kepada jabatan / agensi sector awam. Langkah penjenamaan

semula difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa

untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping

menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif di kalangan jabatan / agensi

sektor awam.

Pelaksanaan EKSA adlah menambahbaik elemen 5S dengan menyokong

kewujudan persekitaran kerja lebih kondusif. Oleh demikian, komponen utama

dalam pelaksanaan EKSA masih berteruskan Amalan 5S dan ditambahbaik

dengan penambahan lima (5) elemen baharu, iaitu :

✓ Imej Korporat

• Meningkatkan imej korporat.

✓ Kreativiti dan Inovasi

• Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan

tuntutan pihak berkepentingan.

✓ Amalan Hijau

• Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau

melalui pembudayaan amalan hijau.


- 5 -




✓ Persekitaran Kondusif

• Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi

mewujudkan persekitaran yang kondusif.

✓ Kepelbagaian Agensi

• Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan

kepelbagaian agensi kerajaan.


- 6 -




5.0 PELAKSANAAN EKSA

5.1 POLISI EKSA

Membudayakan kerja ke arah persekitaran yang kondusif, inovatif dan

berkualiti sebagai prinsip utama serta amalan berterusan dalam

mempertingkatkan perkhidmatan dan penyampaian awam.

5.2 OBJEKTIF

✓ Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu

bersih, kemas, selesa dan selamat setiap masa

✓ Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja bagi memenuhi

keperluan piagam jabatan

✓ Memupuk semangat kerjasama dan displin yang tinggi di kalangan

warga jabatan

✓ Meningkatkan kesedaran di kalangan warga jabatan terhadap

kepentingan penjimatan tenaga dan kitar semula (go green) serta

elemen koporat dan kreativiti.


- 7 -




5.3 LOGO

5.4 MOTTO

‘ Kondusif, Inovatif, Produktif ’

Hijau - Melambangkan nilai-nilai positif serta harmoni terhadap persekitaran kerja penerapan amalan hijau (go green)

Bulatan - Bulatan - Perancangan yang dibuat perlu mementingkan persekitaran yang kondusif dan mampan

- Bulatan juga melambangkan semangat kerja berpasukan dan mempunyai displin yang tinggi

Putih - Merupakan asas perpaduan, imej koporat dan membawa rasa hormat.

Hitam - Melambangkan komitmen dan keteguhan warga jabatan


- 8 -




6.0 CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA


- 9 -




7.0 PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA

PERANAN TANGGUNGJAWAB

PENAUNG/PENASIHAT • Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

• Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan

• Penentukan pembahagian zon

PENGERUSI • Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA

• Menentukan pelan tindakan pelaksanaan EKSA

• Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan

• Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan

• Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator

• Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan

• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa (Latihan, Promosi, Audit Dalam)

• Memantau Kemajuan Pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik.

PENYELARAS • Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

• Menyelaraskan program EKSA

• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA

• Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA

• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

• Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

FASILITATOR

• Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli

• Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan

• Menentukan pembahagian zon

• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana

• Menyelaras dan memantau aktiviti


- 10 -




• Menjadualkan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan

• Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA

• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

• Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Pengerusi

• Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan

SETIAUSAHA • Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan dengan pelaksanaan amalan EKSA

• Membantu Penyelaras bagi pengurusan perjalanan mesyuarat, aktiviti promosi, latihan dan audit.

JAWATANKUASA LATIHAN

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi

• Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA

• Menyelaraskan dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

JAWATANKUASA AUDIT DALAM

• Menyediakan kriteria audit dalam EKSA

• Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA

• Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA

• Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

JAWATANKUASA PROMOSI

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA

• Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk menjayakan EKSA

• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan.


- 11 -




KETUA ZON • Mewujudkan subzone bagi Zon EKSA di bahagian masing-masing

• Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan

• Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA

• Merancang aktiviti Zon

• Member maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Mesyuarat Jawatankuasa Induk

• Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli kumpulan

AHLI-AHLI

• Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanan EKSA

• Menyertai aktiviti EKSA secara aktif

• Bekerjasama dalam kumpulan

• Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA


- 12 -




8.0 PEMBAHAGIAN ZON

Jab. Perancangan Bandar dan Desa Negeri Pahang telah membahagikan tiga (3)

zon yang melibatkan Tingkat 3 dan Tingkat 4 seperti berikut :

ARAS /

TINGKAT

NAMA ZON TEMA WARNA BAHAGIAN/UNIT

Tingkat 4 Garden City Jingga Bahagian Kawalan

Perancangan & Geospatial

Tingkat 4 Smart City Hijau Bahagian Korporat &

Pentadbiran

Tingkat 3 Liveable City Biru Bahagian Rancangan

Pembangunan & Projek Khas

GARDEN CITY

(Bah. Kawalan Perancangan & Geospatial)


- 13 -




SMART CITY

(Bah. Korporat & Pentadbiran)

LIVEABLE CITY

(Bah. Rancangan Pembangunan & Projek Khas)


- 14 -




9.0 SUDUT INDUK DAN ZON EKSA

Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan

pelaksanaan EKSA kepada warga JPBD Pahang bagi memastikan keberkesanan

pelaksanaan EKSA. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

PENYEDIAAN SUDUT EKSA

BIL SUDUT INDUK SUDUT ZON

1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA

2 Carta Organisasi Induk Carta Organisasi Zon

3 Jadual Perancangan (Carta Gantt) Jadual Perancangan (Carta Gantt)

4 Pelan Lantai (Setiap Zon) Pelan Lantai Zon

5 Gambar Aktiviti J/K Induk (Audit, Promosi, Latihan)

Gambar Aktiviti Sebelum & Selepas Zon

7 Informasi dan hebahan Informasi dan hebahan

8 Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut

***Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan atau

berlebih-lebihan). ***Sudut EKSA boleh disediakan melalui kaedah elektronik seperti TV Informasi / Blog /

Facebook / Portal mengikut kreativiti masing-masing.


- 15 -




10.0 DOKUMENTASI EKSA (FAIL)

Dokumentasi EKSA (Fail) perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini

berkaitan EKSA kepada warga Jabatan bagi memastikan keberkesanan

pelaksanaan EKSA. Dokumentasi EKSA perlu mengandungi perkara-perkara

berikut:

PENYEDIAAN DOKUMENTASI EKSA (FAIL)

BIL FAIL INDUK FAIL J/K (AUDIT, PROMOSI,

LATIHAN)

FAIL ZON

1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA

Polisi, Objektif dan Logo EKSA

Polisi, Objektif dan Logo EKSA

2 Carta Organisasi Induk Carta Organisasi Jawatankuasa

Carta Organisasi Zon

3 Jadual Perancangan Induk Jadual Perancangan J/K

Jadual Perancangan Zon

4 Pelan Lantai (Semua Zon)

Pelan Lantai (Semua Zon)

Pelan Lantai Zon

5 Rekod Mesyuarat / Perbincangan

Rekod Mesyuarat / Perbincangan

Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon

6 Gambar Aktiviti Sebelum & Selepas ( semua J/K Induk)

Gambar Sebelum & Selepas J/K

Gambar Sebelum & Selepas Zon

8 Laporan Jawatankuasa (Audit, Promosi dan Latihan)

Laporan Jawatankuasa

9 Lampiran Lampiran Lampiran


- 16 -




11.0 PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA

11.1 KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

11.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 20 pecahan

komponen yang merujuk kepada tanggungjawab setiap

jawatankuasa serta aktiviti yang perlu dilakukan.

Sub Komponen

Peranan / Tanggungjawab

Aktiviti

A1 JK Pelaksana (Penyelaras)

• Menyediakan Manual / Garis Panduan EKSA

A2 JK Pelaksana (Penyelaras)

• Menyebarkan Manual / Garis Panduan kepada semua warga jabatan melalui email/portal /poster/memo/hebahan lain.

• Memastikan semua warga jabatan memahaminya

A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)

• Memastikan amalan EKSA dipatuhi dan diamalkan secara berterusan melalui aktiviti harian (cth: kekemasan /kebersihan/langkah penjimatan)

A4 Sekretariat (JK Pelaksana) Setiausaha (JK Latihan, Promosi, Audit dan Zon)

• Memastikan dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK Pelaksana • Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh JPBD

A6 Ketua Zon • Menyedia dan memaparkan Sudut EKSA ditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan


- 17 -




A7 JK Pelaksana

• Membentuk dan melantik Jawatankuasa Eksa yang terdiri sekurang-kurangnya 3 jawatankuasa seperti berikut

i. JK Latihan ii. JK Promosi iii. JK Audit

A8 JK Pelaksana JK Latihan, Promosi dan Audit JK Zon

• Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt

ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit

iii. Melaksana Program EKSA

A9 JK Pelaksana • Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA

A10 JK Pelaksana • Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan

A11 JK Pelaksana Penyelaras Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit Ketua Zon

• Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan jabatan / Mesyuarat JK Pelaksana EKSA / Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit • Melaksanakan Audit dalaman/ pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

A13 JK Audit • Menyebarkan hasil/ laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan warga kerja

A14 JK Audit • Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada


- 18 -




MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)

A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit

• Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut

i. Anugerah Zon terbaik ii. Anugerah meja terbaik iii. Anugerah Go Green

terbaik (individu) iv. Anugerah Go Green

Terbaik (zon)

• Lain-lain pengiktirafan yang difikirkan sesuai

A16 JK Pelaksana dengan bantuan Fasilitator

• Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

A17 JK Promosi (Pelaksana)

• Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga jabatan i. Hebahan secara media

cetak – Buletin ii. Hebahan secara media

elektronik – infoblast, portal

A18 JK Pelaksana JK Zon

• Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga jabatan

A19 JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)

• Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai

A20 JK Zon • Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut i. Notis/ arahan penjimatan


- 19 -




tenaga ii. Penggunaan

lampu/peralatan elektrik save energy

iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen Hijau dan kitar

semula

• Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)


- 20 -




11.2 KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

11.2.1 Lantai

i. Pastikan lantai sentiasa dalam keadaan yang bersih dari

sebarang kotoran. (tiada kesan celloptape, tidak berdebu

dan tidak basah).

ii. Tong sampah disediakan dan tiada sampah sarap di sudut

atau di bawah peralatan, perabot dan hiasan.

iii. Pastikan lantai tidak pecah dan tidak berlubang yang boleh

mendatangkan bahaya.

iv. Terdapat jadual pembersihan.

11.2.2 Dinding dan Siling

i. Tiada kekotoran pada dinding dan siling.

ii. Hiasan pada dinding perlulah yang bersesuaian.

a) Hiasan hendaklah berada dalam keadaan yang

tersusun, seragam dan kemas.

b) Mestilah bersesuaian dengan imej jabatan dan

korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.

c) Berada dalam keadaan yang bersih dan tidak berdebu.

d) Semua hiasan yang berbentuk maklumat hendaklah

sentiasa dikemaskini dan diselenggara dengan baik.

11.2.3 Lampu dan Soket

i. Semua lampu dalam keadaan bersih, berfungsi dan dalam

keadaan yang baik.

ii. Semua soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

iii. Sebarang kerosakan hendaklah dilaporkan melalui

memo/borang aduan kerosakan dan sebagainya.


- 21 -




11.2.4 Susun Atur Peralatan

i. Laci pada meja/mobile pedestal dibahagikan kepada 3

bahagian iaitu;

a) Tingkat 1 = Alat Tulis (atas)

b) Tingkat 2 = Bahan Rujukan (tengah)

c) Tingkat 3 = Peribadi (bawah)

ii. Kedudukan laci meja/mobile pedestal mengikut

keselesaan pegawai.

iii. Barang-barang yang dibenarkan diletakkan di atas atau

berada di sekitar meja hendaklah disusun dengan kemas,

teratur dan seragam mengikut kesesuaian di zon masing-

masing. Barang-barang tersebut ialah;

a) Komputer dan pekakasan

b) Tanda nama pegawai

c) Tray in/out/kiv hendaklah dilabel dan dikemaskan (jika

ada)

d) Fail Kerja

11.2.5 Keadaan Peralatan

i. Alatulis hendaklah diletakkan di dalam laci meja ATAU alatulis

juga boleh diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang

munasabah dan kemas.

ii. Semua peralatan pejabat dalam keadaan baik dan boleh

digunakan. Peralatan yang telah rosak hendaklah dibaiki atau

dicadangkan untuk dilupuskan.

iii. Peralatan yang disimpan dilabel mengikut kesesuaian kecuali

peralatan yang berharga seperti komputer riba dan LCD

Projektor.


- 22 -




iv. Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan kemas.

v. Peralatan hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai dan

mudah digunakan.

vi. Setiap peralatan gunasama perlu ada PIC beserta nombor

telefon/sambungan.

vii. Manual penggunaan bagi peralatan gunasama disediakan

mengikut kesesuaian.

viii. Semua peralatan gunasama yang boleh dialihkan mesti

mempunyai arahan/notis agar diletakkan atau disusun semula

dengan kemas.

11.2.6 Perlabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

i. Tanda nama pegawai/kakitangan yang seragam disediakan

pada bilik/kubikel/meja dan dipamerkan secara seragam

mengikut kesesuian di zon/bahagian.

ii. Tanda nama bahagian disediakan mengikut kesesuaian dan

seragam.

iii. Papan tanda/tanda arah disediakan mengikut kesesuaian

dan seragam.

iv. Kedudukan papan tanda/tanda arah adalah strategik dan

mudah dilihat.

v. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

seperti plug (contoh; SILA PADAM LAMPU SELEPAS

DIGUNAKAN / LANGKAH-LANGKAH PENJIMATAN )


- 23 -




11.2.7 Perhiasan

i. Perhiasan hendaklah berada dalam keadaan yang tersusun,

terkawal dan menyenangkan pergerakan.

ii. Mestilah bersesuaian dengan imej jabatan dan korporat dan

tidak keterlaluan dari segi kuantiti.

iii. Berada dalam keadaan yang bersih dan tidak berdebu.

iv. Dapat memberikan kesan persekitaran dalaman yang selesa,

kemas dan ceria.

11.2.8 Keperluan Umum

i. Pelan lantai disediakan di setiap ruang/bilik dan

dipamerkan.

ii. Pelan lampu disediakan di setiap bilik dan ruang sekiranya

lebih dari satu (1) suis. Pelan lampu dipamerkan, jelas dan

mudah difahami.

iii. Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7) dipamerkan dan

dikemaskini.

iv. Setiap ruang/bilik mempunyai PIC berserta nombor

telefon/sambungan.

v. Etika penggunaan ruang/bilik perlu dipamerkan.

vi. Borang aduan kerosakan/memo dalaman digunakan bagi

melaporkan sebarang kerosakan.


- 24 -




11.2.9 Meja Kerja Kakitangan / Kubikel Kerja

i. Meja kemas dan peralatan disusun dengan baik. (Rujuk

11.2.4)

a) Bakul sampah hendaklah diletakkan ditempat yang

sesuai dan teratur. Penggunaan visual hendaklah

seragam mengikut zon sekiranya ada.

b) Kasut/selipar hendaklah diletakkan di dalam keadaan

teratur dan kemas mengikut kretiviti di zon masing-

masing. (Cth; berada dalam bekas/kotak dan tidak perlu

dilabel).

c) Fail-fail aktif yang berada di atas meja pegawai pada

satu tempoh tugasan hendaklah disusun dengan kemas

dan teratur pada setiap masa.

11.2.10 Bilik Pegawai

i. Meja kemas dan peralatan disusun dengan baik. (Rujuk

11.2.4)

ii. Perabot disusun dengan kemas.

iii. Hiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.


- 25 -




11.2.11 Stor Peralatan Pejabat

i. Stor hendaklah dalam keadaan kemas, bersih dan tidak

berdebu. Bahan-bahan dalam rak hendaklah dalam

keadaan bersih dan tersusun.

ii. Terdapat sistem rekod inventori yang baik.

iii. Semua item dilabel mengikut kesesuaian dan terdapat

ruang/garisan untuk membezakan barang-barang

simpanan.

iv. Etika, nama PIC, nombor telefon/sambungan dan pelan

lantai yang bersesuaian perlu disediakan.

v. Kad rekod (kew-PS) digunakan untuk merekod pergerakan

stok.

vi. Bahan yang rosak dan yang boleh diguna perlu diasingkan.

vii. Terdapat penanda aras untuk tambahan stok disediakan

bagi bahan yang bersesuaian.

11.2.12 Bilik Fail

i. Bilik fail/ruang simpanan fail hendaklah dalam keadaan

tersusun, kemas, bersih dan tidak berdebu.

ii. Peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik

dan kemas.

iii. Fail disusun kemas dengan teknik yang bersesuaian bagi

capaian kurang dari 30 saat.

iv. Senarai indeks fail disediakan dan fail bernombor.

v. Fail dilabel dengan jelas dan mudah dilihat serta

mempunyai tajuk fail dan nombor yang berturutan.

vi. Sistem Kawalan Fail disediakan

Rak (fail yang berdaftar sahaja)


- 26 -




a) Mengikut kabinet/rak fail yang sedia ada di zon

masing-masing.

b) Semua fail disetiap unit diletakkan secara berpusat dan

dikawalselia oleh seorang PIC mengikut bahagian.

c) Menggunakan kod lokasi kedudukan fail bagi

memudahkan capaian (dalam kiraan masa 30 saat

dalam keadaan yang sesuai dan munasabah).

d) Mewujudkan sistem pergerakan fail dengan

menggunakan salah satu atau kombinasi kaedah

dummy file, buku rekod pergerakan fail, borang

pergerakan fail atau senarai nama pegawai.

e) Penulisan pada fail mestilah kemas dan mudah dilihat

(tulisan tangan yang kemas).

f) Mengikut turutan siri nombor.

Kabinet Fail Besi Bertingkat

a) Guna pocket fail

b) Kedudukan fail ‘tetulang fail disusun ke bawah dan

selari (muka depan fail menghala ke depan)

c) Setiap pocket fail dalam kabinet perlu dilabelkan

dengan font dan saiz yang bersesuaian.

Mobile Rack

a) Gunakan kotak fail

b) Letakkan label pada setiap kotak

c) Susunan menegak

d) Letakkan label pada setiap fail


- 27 -




Kabinet Kayu

a) Dokumen Kewangan/Dokumen Kontrak

1. Letakkan label pada setiap bundle dokumen/fail

2. Susunan dokumen / fail hendaklah sentiasa kemas.

(contoh; mengikut PTJ dan tahun)

b) Fail Rasmi

1. Gunakan kotak kertas

2. Letakkan label pada setiap kotak

3. Susunan menegak

4. Letakkan label pada setiap fail

11.2.13 Sudut / Bilik Cetak / Dokumentasi

i. Sudut/bilik cetak/dokumentasi dalam keadaan bersih, tidak

berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

ii. Peralatan-peralatan dan kabinet atau rak berada dalam

keadaan teratur, baik dan kemas. (Rujuk 11.2.5).

11.2.14 Bilik Server / Terperingkat

i. Bilik server/terperingkat dalam keadaan bersih, tidak

berdebu, tersusun, baik dan kemas.


- 28 -




11.3 KOMPONEN C : TEMPAT UMUM

11.3.1 Ruangan Hadapan

i. Persekitaran adalah bersih, kemas, ceria dan selaras

dengan imej korporat.

ii. Terdapat sudut informasi di setiap bahagian.

11.3.2 Kaunter Utama

i. Kaunter utama berimej korporat dan mempunyai kriteria

berikut;

a) Maklumbalas kepuasan pelanggan

b) Direktori kakitangan

c) Borang-borang dan brosur berkaitan

d) Bahan bacaan/informasi

e) Piagam pelanggan

ii. Persekitaran adalah bersih, kemas, ceria dan selaras

dengan imej korporat.

iii. Persekitaran kaunter yang menyenangkan pelanggan.

iv. Kerusi disediakan.

v. Ada nama kakitangan bertugas.

vi. Terdapat loceng bagi pelanggan untuk mendapatkan

layanan di kaunter.

vii. Carta alir perkhidmatan disediakan dan dikemaskini.

11.3.3 Ruang Menunggu

i. Sofa atau tempat duduk disediakan.

ii. Peralatan, perabut dan perhiasan sentiasa dalam keadaan

kemas, bersih, teratur dan boleh digunakan.

iii. Terdapat tong sampah yang bersesuaian.


- 29 -




11.3.4 Laluan Utama / Koridor

i. Peralatan dan hiasan disusun kemas, bersih dan teratur.

ii. Tiada halangan disemua laluan dan pintu kecemasan.

11.3.5 Bilik Mesyuarat

i. Sediakan pelan lantai, etika & nama PIC beserta nombor

telefon/sambungan bagi setiap bilik mesyuarat.

ii. Pastikan kawasan, peralatan dan perabot berada dalam

keadaan baik, kemas, bersih dan teratur.

iii. Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di

tempat yang boleh dilihat.

iv. Sediakan makluman penggunaan bilik mesyuarat di luar

bilik mesyuarat – tindakan oleh setiausaha mesyuarat.

11.3.6 Surau / Bilik Solat

i. Sediakan etika dan nama PIC beserta nombor

telefon/extention.

ii. Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di

tempat yang boleh dilihat.

iii. Pastikan lantai/karpet di surau dalam keadaan yang bersih,

teratur, kemas dan selesa.

iv. Terdapat air freshner dan tiada bau yang kurang

menyenangkan.

v. Telekung dan sejadah hendaklah disusun dengan kemas

dan teratur.

vi. Tuala/barang peribadi dilarang digantung di dinding atau

pada tempat sangkut/penyidai.


- 30 -




vii. Bahan bacaan seperti Al-Quran dan Yassin disusun kemas

dan dalam keadaan baik.

viii. Arah Kiblat dipamerkan dengan jelas.

ix. Terdapat rak kasut dan selipar untuk kegunaan umum.

11.3.7 Pantri / Tempat Istirehat


telefon/sambungan.

ii. Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di

tempat yang dilihat.

iii. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

Panduan/manual penggunaan peralatan yang memenuhi

ciri keselamatan perlu disediakan.

iv. Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas kotor diletak di atas

meja dan sinki.

v. Kain lap sentiasa bersih dan disangkut kemas. (jika ada)

vi. Sinki bersih tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

vii. Meja makan perlu sentiasa berkeadaan bersih.

viii. Kabinet dilabel mengikut kesesuaian.

ix. Bahan makanan/minuman hendaklah diletakkan dalam

bekas bertutup.

x. Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas

daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran

dan bau yang tidak menyenangkan.

xi. Peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.


- 31 -




11.3.8 Tandas


telefon/sambungan.

ii. Semua peralatan dan kelengkapan berada dalam keadaan

baik dan berfungsi dengan baik.

iii. Bekas sampah berkeadaan bersih.

iv. Terdapat air freshner dan tiada bau yang kurang

menyenangkan.

v. Terdapat sabun dan tisu/pengering tangan

vi. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

vii. Senarai semak/jadual kerja-kerja penyelenggaraan dan

pembersihan tandas dilekatkan di dalam bilik air.

viii. Meja sinki sentiasa bersih dan kering.

ix. Cermin muka berkeadaan bersih.

x. Tempat mengambil wuduk bersih dan tidak tersumbat dan

semua paip air berfungsi dengan baik.

11.4


- 32 -




KOMPONEN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

11.4.1 Pelan Tindakan Kecemasan

i. Peralatan keselamatan (alat pemadam api, first aids dan

sebagainya) diletakkan di tempat yang betul, mudah

dilihat dan terdapat tatacara penggunaan.

ii. Peralatan berada dalam keadaan baik dan berfungsi serta

tidak luput jangka hayat pemakaian.

iii. Terdapat ubat-ubatan yang bersesuaian dalam first aids

box dan tarikh luput disemak.

iv. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan

dengan jelas (contoh: Dilarang Merokok, Di Larang MASUK

dan tanda KELUAR) di kawasan yang bersesuaian.

v. Kakitangan diwajibkan menyertai latihan keselamatan

bangunan yang dilaksanakan oleh pihak jabatan.

vi. Kakitangan diberi pengetahuan tentang pelan laluan

kecemasan dan tempat berkumpul.

vii. Tanda arah laluan kecemasan diletakkan di tempat yang

bersesuaian.

11.4.2 Pendawaian / Kabel

i. Pendawaian elektrik/telefon/komputer/mesin/peralatan

hendaklah dalam keadaan baik, sempurna, teratur, tidak

berserabut dan selamat.

ii. Setiap kepala plug hendaklah dilabel dengan kemas dan

seragam mengikut zon.

iii. Extention yang digunakan di meja bertugas hendaklah di

letakkan dalam keadaan kemas dan tersusun samada


- 33 -




tergantung menggunakan skru @ double tape dan dalam

keadaan yang paling selamat.

iv. Pelan lampu dan suis disediakan bagi kawasan/bilik yang

mempunyai lebih dari satu (1) suis.

11.4.3 Peralatan Pencegahan Kebakaran

i. Alat pemadam api diletakkan di tempat yang sesuai,

mudah dilihat dan terdapat tatacara penggunaan.

ii. Peralatan berada dalam keadaan bersih dan berfungsi

serta tidak luput jangka hayat pemakaian.

iii. Tarikh luput bagi alat pemadam api dipamerkan dengan

jelas bagi tujuan penyelenggaraan.

iv. Gelung hos disediakan dan boleh digunakan.

11.4.4 Laluan / Tangga Kecemasan

i. Tanda arah keluar dipaparkan dengan jelas.

ii. Pintu rintangan api sentiasa berfungsi, tidak dihalang dan

tidak terbuka.

iii. Tiada halangan di laluan/ tangga/ pintu kecemasan.


- 34 -




12.0 PENSIJILAN EKSA

Pensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan yang berjaya memperoleh markah

purata 80% dan ke atas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti berikut:

Markah Kategori Sijil

90.0% - 100.0% CEMERLANG

80.0% - 89.9% BAIK

Sijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan yang diaudit

oleh MAMPU. Entiti ini merujuk kepada jabatan yang mempunyai kewujudan

tersendiri dari segi bangunan, ruang persekitaran atau lokasi. Pihak pengurusan

memandang serius perkara ini dan berharap semua warga JPBD Pahang

memberikan komitmen yang tinggi dalam melaksanakan program ini.

12.1 Tempoh Sah Laku

Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua (2) tahun dan tarikh ini

dipaparkan dalam sijil EKSA.

Permohonan pembaharuan sijil EKSA perlu dimohon daripada MAMPU

satu (1) bulan sebelum tarikh tamat sah laku sijil.

Sekiranya jabatan berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal

tempat sesi pengauditan dibuat, jabatan boleh membuat permohonan

bagi sesi pengauditan semula mengikut lokasi agensi di bangunan atau

penempatan yang baru. Sijil EKSA yang terdahulu ditamatkan dan perlu


- 35 -




dikembalikan kepada MAMPU. Sijil EKSA yang baharu dikeluarkan

berdasarkan kepada hasil pengauditan di lokasi baharu.

12.2 Permohonan Rasmi Jabatan yang minat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA

perlu mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-

sama laporan audit dalam yang dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai

purata markah 80.0% ke atas selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh

pengauditan yang dicadangkan.

13.0 PENUTUP

Panduan EKSA Jab. Perancangan Bandar dan Desa Negeri Pahang yang di

sediakan ini di harap dapat memberi panduan dan rujukan kepada warga jabatan

dalam pengurusan persekitaran kerja yang lebih bersih, selesa, kemas, tersusun

dan selamat

Melalui EKSA, warga jabatan secara bersama-sama memberikan komitmen,

displin yang tinggi serta etika kerja yang baik dapat menghasilkan prestasi kerja

yang berkualiti. EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong

menolong yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian setiap

bahagian kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan

imej JPBD Pahang secara amnya. Amalan Go Green yang menitikberatkan

penjimatan dan teknologi hijau diharap dapat diamalkan.

Oleh itu, diharapkan buku panduan ini dapat membantu warga JPBD Pahang

untuk melaksanakan pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti melalui EKSA

dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan yang baik.


- 36 -




14.0 LAMPIRAN

garispanduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor …jpbd.pahang.gov.my/images/pdf/binder1.pdf ·...

Documents