Garis Panduan Tugas-tugas Jawatankuasa Pengelolaan PENDIDIKAN LUAR

SINOPSIS RANGKA KERJA

I Perancangan :

a. Meninjau tempat, lokasi, laluan yang dicadangkan.

b. Pastikan bilangan ahli / anggota

c. Jangkamasa / Jarak perjalanan

d. Pengangkutan

e. Perbelanjaan – kewangan

f. Personel – Peralatan

g. Pengurusan makanan

h. Pengesahan surat menyurat (Indemnity letters)

i. Temujanji / tempahan

j. Lain-lain yang berkaitan seperti aktiviti, kemudahan sosial dan keselamatan.

II Pelaksanaan :

a. Mesyuarat, Pengesanan AJK, Penerangan Bidang Tugas pengurusan mesyuarat AJK

Induk dan kordinasi dengan JK Kecil Biro-Biro.

b. Tahu tentang pengurusan aktiviti, faktor pengalaman kebolehan AJK, tahap

kecergasan, masalah perubatan ahli, phobia dan lain-lain.

c. Perancangan laluan (route planning) – tinjau tahap kesukaran lokasi, pilih tapak

aktiviti yang sesuai, dapat kebenaran bertulis dari pihak tertentu peta atau kompas.

d. Mendapat kebenaran – kawasan larangan atau kawalan, faktor keselamatan kumpulan

/ luaran.

e. Pengurusan Peralatan – pecahan alatan personal, kumpulan dan utiliti, penyediaan

senaraisemak, urusan penerimaan dan penghantaran, pengkhususan bahagian

peralatan seperti dapur, aktiviti, khemah dan sebagainya serta urusan peminjaman dan

pembelian.

III Pengurusan Makanan

a. Rancang menu / bahan masakan (GORP)

b. Perbelanjaan

c. Sumber-sumber dari penaja

d. Agihan masakan – tugasan

e. Tatacara menghidang kepada ahli

f. Menu Kecemasan

g. Penglibatan ahli

h. Morale ahli

i. Lakaran fizikal

j. Membasuh pinggang mangkuk dan kebersihan kawasan.

IV Pengurusan Pengangkutan / Perhubungan :

a. Perbincangan penetapan tarikh / personel

b. Perbelanjaan deposit, sewa, petrol dan lain-lain

c. Cara bayaran

d. Surat pengesahan

V Taklimat Akhir :

a. Taklimat Aktiviti – semua ahli dimaklumkan aktiviti yang dirancangkan

b. Berlepas dan pulang balik – masa, tempat dan tatacara

c. Makluman kepada polis / renjer / mergastua / pihak yang berkenaan.

d. Senarai nama / pengagihan kumpulan / hubungi orang orang tertentu / institusi untuk

pengesahan

e. Persedian faktor-faktor keselamatan ahli / kumpulan.

f. Fleksibeliti – perubahan mendadak rancangkan alternatif-alternatif yang sesuai.

Keanggotaan

Bilangan ahli dalam jawatankuasa mengikut keperluan pengurusan pengelolaan. Pemilihan AJK

dilakukan mengikut kumpulan/gabungan kumpulan-kumpulan manakala AJK dilantik melalui

Pengerusi Biro berkenaan. Bilangan ahli dalam tiap-tiap JK Kecil terpulanglah kepada

Pengerusi itu sendiri, tetapi biarlah lantikan itu benar-benar berfungsi dan berfaedah.

Bidang Tugas

Tiap-tiap JK, setelah mempunyai keahlian yang cukup, bolehlah menjalankan tugas masing-

masing mengikut bidang tugasnya. Sekiranya terdapat bidang tugas “overlap”, bercanggah

antara JK lain dalam penyempurnaan tugasnya. Pengerusi perlulah menyelesaikan permasalahan

ini. Segala keraguan atau sebarang masalah boleh dirujukkan kepada Jabatan PJK (pensyarah

pembimbing atau Penyelaras Pendidikan Luar). Tiap-tiap JK bertanggungjawab di atas kelicinan

dan kesempurnaan tugas JK masing-masing dan hendaklah mempunyai kordinasi yang erat

antara JK yang lain.

Mesyuarat

Setelah Pengerusi mengadakan perbincangan dengan Penyelaras Pendidikan Luar mengenai

penentuan destinasi dan tarikhnya maka JK Pengelolaan hendaklah mengadakan mesyuarat

sekurang-kurangya LIMA kali mesyuarat :

Mesyuarat 1

Pengesahan perlantikan JK Pengelolaan

Penerangan tentang bidang tugas JK

Kewangan dan Sumber Bersama Pensyarah Pembimbing

Rancangan/ketetapan isu-isu penting

Penelitian akronim POSDCORB

Mesyuarat 2

Pengesahan tiap-tiap JK Kecil

Anggran perbelanjaan tiap-tiap JK Pensyarah Pembimbing dijemput

Laporan Kemajuan

Mesyuarat 3

Semakan Penyelarasan

Mesyuarat 4

Semakan Penyelarasan (Akhir) - bersama Pensyarah Pembimbing

Mesyuarat 5

Penyampaian pelaporan

Pembentangan Kunci kira-kira

Post Mortem

Semakan mesyuarat

Setiap keputusan mesyuarat perlu ada catatan minit mesyuarat

Sebelum mesyuarat, setiap JK mengadakan perbincangan antara JK lain bagi

mempastikan tugas-tugas yang lain bagi mempastikan tugas-tugas yang dirancangkan

Sekiranya mesyuarat memerlukan nasihat, jumpalah Pensyarah Pembimbing untuk

mendapat pandangannya

Pastikan jumpa dengan Pensyarah Pembimbing sebelum mesyuarat diadakan

Mustahak diambil perhatian, setiap mesyuarat pastikan kehadiran keseluruhan ahli

SUMBER BEKALAN / PERLATAN

Item-item peralatan boleh diperolehi daripada institut berikut dengan membuat permohonan

pinjaman :

a. Unit Pendidikan Jasmani dan Kesihatan

b. Persaruan Guru Pelatih

c. Pengakap MPKB

d. Masjid MPKB

e. Majlis Belia dan Sukan, Kelantan

f. Jabatan Perpaduan Negeri

g. KADA

h. Perhilitan

i. Tentera

j. Agen-agen institut rekreasi

k. Lain-lain yang berkaitan.

TUGAS-TUGAS

Urusetia / Induk

a. menguruskan segala perhubungan dalam / luar negeri

b. menyempurnakan segala urusan mesyuarat perjumpaan @ mana-mana bidang

berbangkit

c. menyelenggarakan tugas-tugas seperti berikut :

- menyiapkan dan mendapatkan ucapan, kata-kata aluan untuk buku program

- permohonan kebenaran Pengetua / Polis

- permohonan tempahan ke lokasi dan keperluan lain.

d. Tindaksusul dan semakan kerja-kerja yang dicadangkan dan diluluskan oleh JK

Pengelola.

e. Pengurusan kordinasi dan penyampaian laporan dari semasa ke semasa.

f. Menerima / Menyampaikan maklumat terkini untuk dimaklumi.

Kewangan

a. Mencadang yuran ahli dan memungutnya

b. Menerima dan mengagihkan anggaran perbelanjaan oleh JK Induk.

c. Mengeluarkan wang pendahuluan.

d. Membuat bayaran terhadap tanggungan / perbelanjaan

e. Mendapat tajaan dan kemudahan lain.

f. Membuat perhubungan dengan pihak tertentu mencari jalan mendapat derma.

g. Mengurukan barangan untuk dijual / projek / cenderahati.

h. Membuat pengiraan / Kunci kira-kira keluar masuk / perbelanjaan.

Biro-Biro :

Biro Tajaan

a. Menyenaraikan nama-nama penaja untuk dikumpulkan kepada Penyelaras Pendidikan Luar / Pengetua.

b. Mencari / memilih / melobi institusi.c. Membuat surat permohonan, tandatangan Penyelaras Pendidikan Luar dan

Pengetua untuk dimajukan kepada yang berkenaan.d. Menghantar / mengedar kepada ahli untuk dihantar kepada penaja.e. Membuat tindakan susulan kepada penaja.

Biro Penginapan

a. Mengurus penginapan ahli sebelum / semasa dan selepas aktiviti.b. Agihan kumpulan jika perlu.c. Urusan tempatan.d. Mendapat kebenaran bertulis.e. Mencari tapak yang sesuai.f. Menyenaraikan tatatertib peraturan seperti, disiplin, kebersihan, senteri,

keselamatan.

Biro Perhubungan dan Pengangkutan

a. Menyelaras / merancang pengangkutan pergi balik.b. Berurusan dengan pihak tertentu mengenai bayaran / konsesi / keselamatam

barang dan peserta.c. Mengadakan temujanji / pengesahan hitam putih / bertulis.

d. Menyiapkan aturcara perjalanan, tatacara yang berkaitan dengan masa atau peraturan.

Biro Keselamatan

a. Merancang peraturan penjagaan keselamatan peserta / peralatan sebelum, semasa dan selepas aktiviti.

b. Mengenalpasti ciri-ciri keselamatan.c. Menyediakan jadual-jadual petugas.d. Menyediakan peraturan keselamatan seperti peraturan perkhemahan, panduan dan

penggunaan setir pusat.e. Menyedia / mengenalpasti ubat-ubatan yang perlu.

Biro Peralatan

a. Memohon / menerima / mengumpul segala peralatan dari semua JK / Biro-biro.b. Menyenaraikan untuk semakan.c. Mempastikan barang pinjamaan selamat samada sebelum, semasa dan selepas

aktiviti.d. Agihan pengawasan kepada kumpulan tertentu jika perlu.e. Menyediakan borang semakan penerimaan dan penghantaran supaya kerja

pengurusan dapat dikemaskinikan.f. Menghantar balik pinjaman.g. Mengenalpasti alatan yang rosak / perlu diganti atau dibaiki.

Biro Makanan

a. Merancang anggaran perbelanjaan.b. Merancang dengan sistematik – penglibatan ahli, morale, menu dan menu segera

atau kecemasan.c. Penyusunan jadual bertugas.d. Merancang pengagihan cara makan / TH / Malame. Penjagaan setor makanan.f. Kedudukan fizikal dapur.g. Alatan diperlukan – sanitasi, keselamatan.h. Lain-lain pertimbangan difikirkan perlu.

Biro Aktiviti

(Pemilihan Pengerusi / AJK mestilah yang benar-benar dapat menjalankan tugas.)a. Merancang, menyedia dan menyusun program aktiviti, kordinasi dengan AJK

lain.b. Mengagihkan tugas kepada AJKnya.

c. Mengatur aktiviti yang melibatkan semua peserta supaya mendatangkan kesan yang positif selaras dengan objektif PL.

d. Mengawal keselamatan semua peserta semua peserta semasa aktiviti dijalankan.e. Menyediakan alatan untuk aktiviti.f. Mempastikan semua yang terlibat mendapat maklumat yang jelas.g. Menyediakan aktiviti tambahan / alternatif sekiranya aktiviti asal dibatalkan /

ditambah / diubah disebabkan faktor yang tidak boleh dielakkan.h. Membuat anggaran perbelanjaan.i. Membuat laporan.

Contoh-contoh Aktiviti yang boleh dijalankan :

Daratan Air Udara

Khemah/kraf Renang Payung terjun

Menjelajah Keno/rakit Layang gantung

Exploration Snorkelling Pandu glider

Kembara A/Semulajadi Keselamatan di air Gugur bebas

Absailing/rock climbing Memancing ‘Para sailing’

Orienteering Rekreasi di air Pandu kapal terbang

Survival Fotografi

‘Nite Walking” Selam scuba

Menjejak/trekking

Pertolongan cemas

Burung hantu

Ikatan

Rekreasi/Hiburan

Kerja amal/Huluran Khidmat

Malaysia cergas

Ucapan bebas (Public Speaking)

Biro Publisiti / Komunikasi :

a. Menghebahkan aktiviti kepada umum melalui mass media, RTM etc.

b. Menampal/memaklumkan tentang aktiviti.

c. Mendapat maklumat dari semua AJK

d. Menyelaras antara Biro Penaja untuk menguruskan bahan-bahan tajaan seperti

topi, sepanduk atau T-Shirt.

e. Memilih tempat yang strategik untuk menyebarkan kepada umum – kain rentang,

handout, atau lain-lain.

f. Merancangkan untuk membuat rekod simpanan samada dalam bentuk video,

koleksi album, filem slaid untuk rujukan.

Biro Tugas-tugas Khas :

a. Menyelenggara dan membantu Biro Aktiviti dan Kebajikan.

b. Menyediakan cenderahati untuk pemenang/pihak tertentu.

c. Membuat anggaran perbelanjaan.

d. Menentukan/mengagihkan tugas-tugas seperti imam dan bilal.

Biro Buku Program

a. Menenerima bahan-bahan yang hendak dimuatkan serta maklumat yang terkini dari

lain-lain Biro.

b. Merancang / menyusunatur program mengikut prioriti.

c. Menyedia / menyiapkan serta menguruskan percetakan SEMINGGU sebelum

menjalankan aktiviti pendidikan luar.

d. Jika perlu mengadakan Buletin/penerbitan dari masa ke semasa.

e. Menerima dan menyusunatur Laporan Post Mortem dari AJK Induk untuk pelaporan.