arahan pentadbiran bilangan 5/2014 garis panduan ... · pdf file tatacara berhubung dengan...

Click here to load reader

Post on 19-Jul-2020

5 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1

    Rujukan Kami: MQA.100-1/9/2 (6)

    Tarikh: 22 September 2014

    ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 5/2014

    GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERJALANAN TUGAS RASMI

    (TIDAK TERMASUK KURSUS)

    AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)

    Semua Pegawai MQA,

    1. TUJUAN

    Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menjelaskan peraturan dan

    tatacara berhubung dengan perjalanan tugas rasmi (tidak termasuk

    kursus) yang melibatkan pegawai MQA dan perjalanan tugas rasmi

    yang diuruskan oleh MQA termasuk untuk Ahli Panel Penilai (APP).

    2. LATAR BELAKANG

    2.1. Pada peringkat awal operasi, MQA telah mewujudkan

    beberapa Arahan Pentadbiran bertujuan untuk menjelaskan

  • 2

    peraturan dan tatacara berhubung dengan perkara-perkara

    yang berkaitan dengan perjalanan tugas rasmi seperti

    tempahan, tanggungjawab bahagian/unit dan pegawai serta

    kaedah tuntutan perjalanan. Arahan Pentadbiran yang

    berkaitan adalah seperti berikut:

    a. Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2008: Garis Panduan

    Perjalanan Tugas Rasmi/Kursus Ke Luar Negara,

    berkuatkuasa 4 Februari 2008;

    b. Arahan Pentadbiran Bilangan 6/2008: Tatacara

    Tempahan Tiket Penerbangan Untuk Tujuan Tugas

    Rasmi, berkuatkuasa 1 April 2008; dan

    c. Arahan Pentadbiran Bilangan 7/2008: Garis Panduan

    Tuntutan Perjalanan, berkuatkuasa 1 April 2008.

    2.2. Walau bagaimanapun, beberapa peraturan dan tatacara

    yang terkandung dalam Arahan Pentadbiran di atas perlu

    dipinda agar selaras dengan peraturan dan perkembangan

    terkini di MQA.

    3. PERJALANAN TUGAS RASMI DALAM NEGERI

    3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan perjalanan

    bertanggungjawab memastikan kelulusan telah

    diperolehi untuk tugas rasmi berkenaan sebelum

    sebarang tempahan dibuat.

  • 3

    3.2. Tempahan Penginapan

    3.2.1. Pegawai yang menguruskan tempahan

    bertanggungjawab untuk:

    a. menyemak kelayakan pegawai yang akan

    menginap;

    b. mendapatkan sebut harga hotel yang

    menyenaraikan jenis dan kadar bilik penginapan

    bagi menentukan bilik penginapan yang

    bersesuaian dengan kadar kelayakan pegawai

    yang akan menginap; dan

    c. menggunakan hotel panel yang disenaraikan oleh

    Bahagian Pentadbiran sahaja bagi tujuan

    tempahan penginapan pegawai yang tidak

    berkelayakan.

    3.2.2. Kadar bayaran sewa hotel hendaklah tidak melebihi

    kadar kelayakan pegawai. Sekiranya tiada hotel

    (termasuk hotel panel) yang memenuhi kelayakan,

    cadangan tempahan penginapan melebihi kadar

    kelayakan perlu mendapat kelulusan khas Ketua

    Pegawai Eksekutif sebelum tempahan dibuat,

    dengan syarat kadar berkenaan tidak melebihi

    20% daripada kadar kelayakan pegawai. Justifikasi

  • 4

    bertulis keperluan penginapan perlu dinyatakan

    dengan jelas.

    3.2.3. Permohonan untuk Pesanan Tempatan penginapan

    perlulah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan

    selewat-lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh

    menginap. Permohonan hendaklah dibuat melalui

    Borang Permohonan Pesanan Tempatan Untuk

    Tempahan Penginapan (Kew.L2) seperti di Lampiran

    A dan disertakan dengan dokumen sokongan dan

    maklumat yang lengkap seperti berikut:

    a. kelulusan bertugas luar pejabat atau surat

    panggilan mesyuarat;

    b. sebut harga dari hotel dan pengesahan

    tempahan yang menunjukkan harga penginapan;

    dan

    c. kelulusan khas penginapan yang melebihi

    kelayakan jika berkaitan.

    3.2.4. Pegawai dikehendaki menanggung lebihan kos

    penginapan berkenaan sekiranya enggan menginap di

    hotel/bilik yang memenuhi kelayakannya.

    3.2.5. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu

    membuat tempahan penginapan untuk pemandu jika

  • 5

    melibatkan perjalanan dengan kenderaan pejabat

    dalam keadaan pemandu juga perlu menginap.

    3.2.6. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga

    boleh membuat tempahan penginapan sendiri dan

    membuat tuntutan bayaran balik mengikut

    kelayakannya dalam tuntutan perjalanan bulanan.

    3.3. Tempahan Tiket Penerbangan

    3.3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan

    bertanggungjawab menyemak kelayakan tiket

    penerbangan pegawai.

    3.3.2. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu

    membuat tempahan awal berhubung tarikh dan

    masa perjalanan dengan agen pelancongan atau

    syarikat penerbangan. Pegawai bertanggungjawab

    memastikan semua maklumat adalah betul dan

    lengkap sebelum memajukan permohonan tempahan

    ke Bahagian Kewangan.

    3.3.3. Tempahan tiket penerbangan hendaklah dibuat

    dengan syarikat penerbangan yang dibenarkan sahaja

    (rujuk Lampiran B). Tempahan perjalanan kapal

    terbang domestik akan menggunakan Waran

    Penerbangan Malaysia (WPM) (untuk MAS/Firefly)

    atau Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA)

    (untuk AirAsia).

  • 6

    3.3.4. Tempahan perjalanan kapal terbang domestik

    dengan agen pelancongan hendaklah dibuat secara

    penggiliran berdasarkan senarai agen pelancongan

    yang disediakan oleh Bahagian Pentadbiran dalam

    Sistem e-TAS.

    3.3.5. Permohonan tempahan melalui WPM/WPUA

    hendaklah dibuat melalui Borang Permohonan Waran

    Penerbangan/Pesanan Tempatan Untuk Tempahan

    Tiket Kapal Terbang (Kew.L3) seperti di Lampiran C

    dan disertakan dengan dokumen sokongan yang

    lengkap seperti berikut:

    a. surat kelulusan bertugas luar pejabat untuk

    tujuan lawatan penilaian yang lengkap dengan

    maklumat berikut:

    i. nama pegawai yang terlibat;

    ii. nama ahli panel penilai;

    iii. nama dan tempat institusi di mana ahli

    panel penilai bertugas;

    iv. alamat destinasi;

    v. nama dan nombor rujukan program; dan

    vi. tarikh perjalanan; atau

    b. salinan surat panggilan mesyuarat atau arahan

    menjalankan tugas rasmi lain; dan

    c. sebut harga dari agen pelancongan.

  • 7

    3.3.6. Permohonan WPM atau WPUA hendaklah

    dikemukakan ke Bahagian Kewangan selewat-

    lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.

    3.3.7. WPM/WPUA yang telah diluluskan akan diserahkan

    oleh Bahagian Kewangan kepada agen pelancongan

    berkenaan dan makluman akan dibuat kepada

    pegawai yang menguruskan tempahan.

    3.3.8. Pegawai yang menguruskan tempahan

    bertanggungjawab menyemak butiran dalam tiket

    penerbangan yang dikemukakan oleh agen

    pelancongan sebelum menyerahkannya kepada

    pegawai berkenaan.

    3.3.9. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga

    boleh membeli sendiri tiket terus daripada syarikat

    penerbangan atau agensi pelancongan termasuk

    secara atas talian (on-line) dengan menggunakan

    tunai atau kad kredit. Pembelian tiket hanya boleh

    dibuat setelah perjalanan tugas rasmi tersebut

    diluluskan oleh MQA. Pegawai akan menanggung

    sepenuhnya sebarang risiko atau kerugian pembelian

    tiket melalui kaedah ini. Tuntutan bayaran balik perlu

    disokong dengan resit asal atau itinerary receipt dan

    tuntutan hendaklah dibuat dalam tuntutan perjalanan

    bulanan.

  • 8

    3.3.10. Pegawai MQA juga boleh membeli tiket

    penerbangan perjalanan secara atas talian

    menggunakan kad kredit MQA, tertakluk kepada

    syarat dan tatacara yang telah ditetapkan dalam

    Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2014: Syarat dan

    Tatacara Penggunaan Kad Kredit Korporat Agensi

    Kelayakan Malaysia (MQA).

    3.3.11. No show passengers ditakrifkan sebagai salah satu

    keadaan berikut bagi penerbangan dalam negeri

    dan di antara Malaysia dan Singapura sahaja:

    a. penumpang yang membatalkan tempahan

    dalam tempoh 24 jam daripada masa yang

    dijadualkan;

    b. penumpang yang gagal melakukan

    perjalanan dengan penerbangan yang

    ditempah;

    c. penumpang yang gagal melaporkan diri

    dalam masa yang ditetapkan;

    d. penumpang yang gagal melakukan

    perjalanan oleh sebab tidak mempunyai

    dokumen yang lengkap;

  • 9

    e. penumpang yang mengubah perjalanan

    daripada sektor yang jauh kepada sektor

    yang dekat dalam tempoh 24 jam; dan

    f. penumpang yang gagal untuk menyerahkan

    tiket di mana-mana pejabat tiket MAS untuk

    penempahan semula atau pengeluaran tiket

    baharu atau bayaran balik sekurang-

    kurangnya 24 jam sebelum perjalanan asal

    dijadualkan bertolak sepertimana yang

    dinyatakan di tiket.

    3.3.12. Bagi situasi no-show passengers, tuntutan

    bayaran balik pembelian tiket sendiri oleh

    pegawai hendaklah mendapat kelulusan Ketua

    Pegawai Eksekutif dan beliau berpuas hati

    bahawa punca kejadian bukan disebabkan oleh

    kesilapan pegawai. Sekiranya pegawai

    membatalkan tiket atau tidak menaiki

    penerbangan atas sebab tidak rasmi atau atas

    kecuaian pegawai itu sendiri, pegawai hendaklah

    membay