arahan pentadbiran bilangan 5/2014 garis panduan ... · pdf file tatacara berhubung dengan...

1

Rujukan Kami: MQA.100-1/9/2 (6)

Tarikh: 22 September 2014

ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 5/2014

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERJALANAN TUGAS RASMI

(TIDAK TERMASUK KURSUS)

AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)

Semua Pegawai MQA,

1. TUJUAN

Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menjelaskan peraturan dan

tatacara berhubung dengan perjalanan tugas rasmi (tidak termasuk

kursus) yang melibatkan pegawai MQA dan perjalanan tugas rasmi

yang diuruskan oleh MQA termasuk untuk Ahli Panel Penilai (APP).

2. LATAR BELAKANG

2.1. Pada peringkat awal operasi, MQA telah mewujudkan

beberapa Arahan Pentadbiran bertujuan untuk menjelaskan

2

peraturan dan tatacara berhubung dengan perkara-perkara

yang berkaitan dengan perjalanan tugas rasmi seperti

tempahan, tanggungjawab bahagian/unit dan pegawai serta

kaedah tuntutan perjalanan. Arahan Pentadbiran yang

berkaitan adalah seperti berikut:

a. Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2008: Garis Panduan

Perjalanan Tugas Rasmi/Kursus Ke Luar Negara,

berkuatkuasa 4 Februari 2008;

b. Arahan Pentadbiran Bilangan 6/2008: Tatacara

Tempahan Tiket Penerbangan Untuk Tujuan Tugas

Rasmi, berkuatkuasa 1 April 2008; dan

c. Arahan Pentadbiran Bilangan 7/2008: Garis Panduan

Tuntutan Perjalanan, berkuatkuasa 1 April 2008.

2.2. Walau bagaimanapun, beberapa peraturan dan tatacara

yang terkandung dalam Arahan Pentadbiran di atas perlu

dipinda agar selaras dengan peraturan dan perkembangan

terkini di MQA.

3. PERJALANAN TUGAS RASMI DALAM NEGERI

3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan perjalanan

bertanggungjawab memastikan kelulusan telah

diperolehi untuk tugas rasmi berkenaan sebelum

sebarang tempahan dibuat.

3

3.2. Tempahan Penginapan

3.2.1. Pegawai yang menguruskan tempahan

bertanggungjawab untuk:

a. menyemak kelayakan pegawai yang akan

menginap;

b. mendapatkan sebut harga hotel yang

menyenaraikan jenis dan kadar bilik penginapan

bagi menentukan bilik penginapan yang

bersesuaian dengan kadar kelayakan pegawai

yang akan menginap; dan

c. menggunakan hotel panel yang disenaraikan oleh

Bahagian Pentadbiran sahaja bagi tujuan

tempahan penginapan pegawai yang tidak

berkelayakan.

3.2.2. Kadar bayaran sewa hotel hendaklah tidak melebihi

kadar kelayakan pegawai. Sekiranya tiada hotel

(termasuk hotel panel) yang memenuhi kelayakan,

cadangan tempahan penginapan melebihi kadar

kelayakan perlu mendapat kelulusan khas Ketua

Pegawai Eksekutif sebelum tempahan dibuat,

dengan syarat kadar berkenaan tidak melebihi

20% daripada kadar kelayakan pegawai. Justifikasi

4

bertulis keperluan penginapan perlu dinyatakan

dengan jelas.

3.2.3. Permohonan untuk Pesanan Tempatan penginapan

perlulah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan

selewat-lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh

menginap. Permohonan hendaklah dibuat melalui

Borang Permohonan Pesanan Tempatan Untuk

Tempahan Penginapan (Kew.L2) seperti di Lampiran

A dan disertakan dengan dokumen sokongan dan

maklumat yang lengkap seperti berikut:

a. kelulusan bertugas luar pejabat atau surat

panggilan mesyuarat;

b. sebut harga dari hotel dan pengesahan

tempahan yang menunjukkan harga penginapan;

dan

c. kelulusan khas penginapan yang melebihi

kelayakan jika berkaitan.

3.2.4. Pegawai dikehendaki menanggung lebihan kos

penginapan berkenaan sekiranya enggan menginap di

hotel/bilik yang memenuhi kelayakannya.

3.2.5. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu

membuat tempahan penginapan untuk pemandu jika

5

melibatkan perjalanan dengan kenderaan pejabat

dalam keadaan pemandu juga perlu menginap.

3.2.6. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga

boleh membuat tempahan penginapan sendiri dan

membuat tuntutan bayaran balik mengikut

kelayakannya dalam tuntutan perjalanan bulanan.

3.3. Tempahan Tiket Penerbangan

3.3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan

bertanggungjawab menyemak kelayakan tiket

penerbangan pegawai.

3.3.2. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu

membuat tempahan awal berhubung tarikh dan

masa perjalanan dengan agen pelancongan atau

syarikat penerbangan. Pegawai bertanggungjawab

memastikan semua maklumat adalah betul dan

lengkap sebelum memajukan permohonan tempahan

ke Bahagian Kewangan.

3.3.3. Tempahan tiket penerbangan hendaklah dibuat

dengan syarikat penerbangan yang dibenarkan sahaja

(rujuk Lampiran B). Tempahan perjalanan kapal

terbang domestik akan menggunakan Waran

Penerbangan Malaysia (WPM) (untuk MAS/Firefly)

atau Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA)

(untuk AirAsia).

6

3.3.4. Tempahan perjalanan kapal terbang domestik

dengan agen pelancongan hendaklah dibuat secara

penggiliran berdasarkan senarai agen pelancongan

yang disediakan oleh Bahagian Pentadbiran dalam

Sistem e-TAS.

3.3.5. Permohonan tempahan melalui WPM/WPUA

hendaklah dibuat melalui Borang Permohonan Waran

Penerbangan/Pesanan Tempatan Untuk Tempahan

Tiket Kapal Terbang (Kew.L3) seperti di Lampiran C

dan disertakan dengan dokumen sokongan yang

lengkap seperti berikut:

a. surat kelulusan bertugas luar pejabat untuk

tujuan lawatan penilaian yang lengkap dengan

maklumat berikut:

i. nama pegawai yang terlibat;

ii. nama ahli panel penilai;

iii. nama dan tempat institusi di mana ahli

panel penilai bertugas;

iv. alamat destinasi;

v. nama dan nombor rujukan program; dan

vi. tarikh perjalanan; atau

b. salinan surat panggilan mesyuarat atau arahan

menjalankan tugas rasmi lain; dan

c. sebut harga dari agen pelancongan.

7

3.3.6. Permohonan WPM atau WPUA hendaklah

dikemukakan ke Bahagian Kewangan selewat-

lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.

3.3.7. WPM/WPUA yang telah diluluskan akan diserahkan

oleh Bahagian Kewangan kepada agen pelancongan

berkenaan dan makluman akan dibuat kepada

pegawai yang menguruskan tempahan.

3.3.8. Pegawai yang menguruskan tempahan

bertanggungjawab menyemak butiran dalam tiket

penerbangan yang dikemukakan oleh agen

pelancongan sebelum menyerahkannya kepada

pegawai berkenaan.

3.3.9. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga

boleh membeli sendiri tiket terus daripada syarikat

penerbangan atau agensi pelancongan termasuk

secara atas talian (on-line) dengan menggunakan

tunai atau kad kredit. Pembelian tiket hanya boleh

dibuat setelah perjalanan tugas rasmi tersebut

diluluskan oleh MQA. Pegawai akan menanggung

sepenuhnya sebarang risiko atau kerugian pembelian

tiket melalui kaedah ini. Tuntutan bayaran balik perlu

disokong dengan resit asal atau itinerary receipt dan

tuntutan hendaklah dibuat dalam tuntutan perjalanan

bulanan.

8

3.3.10. Pegawai MQA juga boleh membeli tiket

penerbangan perjalanan secara atas talian

menggunakan kad kredit MQA, tertakluk kepada

syarat dan tatacara yang telah ditetapkan dalam

Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2014: Syarat dan

Tatacara Penggunaan Kad Kredit Korporat Agensi

Kelayakan Malaysia (MQA).

3.3.11. No show passengers ditakrifkan sebagai salah satu

keadaan berikut bagi penerbangan dalam negeri

dan di antara Malaysia dan Singapura sahaja:

a. penumpang yang membatalkan tempahan

dalam tempoh 24 jam daripada masa yang

dijadualkan;

b. penumpang yang gagal melakukan

perjalanan dengan penerbangan yang

ditempah;

c. penumpang yang gagal melaporkan diri

dalam masa yang ditetapkan;

d. penumpang yang gagal melakukan

perjalanan oleh sebab tidak mempunyai

dokumen yang lengkap;

9

e. penumpang yang mengubah perjalanan

daripada sektor yang jauh kepada sektor

yang dekat dalam tempoh 24 jam; dan

f. penumpang yang gagal untuk menyerahkan

tiket di mana-mana pejabat tiket MAS untuk

penempahan semula atau pengeluaran tiket

baharu atau bayaran balik sekurang-

kurangnya 24 jam sebelum perjalanan asal

dijadualkan bertolak sepertimana yang

dinyatakan di tiket.

3.3.12. Bagi situasi no-show passengers, tuntutan

bayaran balik pembelian tiket sendiri oleh

pegawai hendaklah mendapat kelulusan Ketua

Pegawai Eksekutif dan beliau berpuas hati

bahawa punca kejadian bukan disebabkan oleh

kesilapan pegawai. Sekiranya pegawai

membatalkan tiket atau tidak menaiki

penerbangan atas sebab tidak rasmi atau atas

kecuaian pegawai itu sendiri, pegawai hendaklah

membay