arahan pentadbiran bilangan 5/2014 garis panduan ... · tatacara berhubung dengan perjalanan tugas...
TRANSCRIPT
1
Rujukan Kami: MQA.100-1/9/2 (6)
Tarikh: 22 September 2014
ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 5/2014
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERJALANAN TUGAS RASMI
(TIDAK TERMASUK KURSUS)
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)
Semua Pegawai MQA,
1. TUJUAN
Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menjelaskan peraturan dan
tatacara berhubung dengan perjalanan tugas rasmi (tidak termasuk
kursus) yang melibatkan pegawai MQA dan perjalanan tugas rasmi
yang diuruskan oleh MQA termasuk untuk Ahli Panel Penilai (APP).
2. LATAR BELAKANG
2.1. Pada peringkat awal operasi, MQA telah mewujudkan
beberapa Arahan Pentadbiran bertujuan untuk menjelaskan
2
peraturan dan tatacara berhubung dengan perkara-perkara
yang berkaitan dengan perjalanan tugas rasmi seperti
tempahan, tanggungjawab bahagian/unit dan pegawai serta
kaedah tuntutan perjalanan. Arahan Pentadbiran yang
berkaitan adalah seperti berikut:
a. Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2008: Garis Panduan
Perjalanan Tugas Rasmi/Kursus Ke Luar Negara,
berkuatkuasa 4 Februari 2008;
b. Arahan Pentadbiran Bilangan 6/2008: Tatacara
Tempahan Tiket Penerbangan Untuk Tujuan Tugas
Rasmi, berkuatkuasa 1 April 2008; dan
c. Arahan Pentadbiran Bilangan 7/2008: Garis Panduan
Tuntutan Perjalanan, berkuatkuasa 1 April 2008.
2.2. Walau bagaimanapun, beberapa peraturan dan tatacara
yang terkandung dalam Arahan Pentadbiran di atas perlu
dipinda agar selaras dengan peraturan dan perkembangan
terkini di MQA.
3. PERJALANAN TUGAS RASMI DALAM NEGERI
3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan perjalanan
bertanggungjawab memastikan kelulusan telah
diperolehi untuk tugas rasmi berkenaan sebelum
sebarang tempahan dibuat.
3
3.2. Tempahan Penginapan
3.2.1. Pegawai yang menguruskan tempahan
bertanggungjawab untuk:
a. menyemak kelayakan pegawai yang akan
menginap;
b. mendapatkan sebut harga hotel yang
menyenaraikan jenis dan kadar bilik penginapan
bagi menentukan bilik penginapan yang
bersesuaian dengan kadar kelayakan pegawai
yang akan menginap; dan
c. menggunakan hotel panel yang disenaraikan oleh
Bahagian Pentadbiran sahaja bagi tujuan
tempahan penginapan pegawai yang tidak
berkelayakan.
3.2.2. Kadar bayaran sewa hotel hendaklah tidak melebihi
kadar kelayakan pegawai. Sekiranya tiada hotel
(termasuk hotel panel) yang memenuhi kelayakan,
cadangan tempahan penginapan melebihi kadar
kelayakan perlu mendapat kelulusan khas Ketua
Pegawai Eksekutif sebelum tempahan dibuat,
dengan syarat kadar berkenaan tidak melebihi
20% daripada kadar kelayakan pegawai. Justifikasi
4
bertulis keperluan penginapan perlu dinyatakan
dengan jelas.
3.2.3. Permohonan untuk Pesanan Tempatan penginapan
perlulah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan
selewat-lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh
menginap. Permohonan hendaklah dibuat melalui
Borang Permohonan Pesanan Tempatan Untuk
Tempahan Penginapan (Kew.L2) seperti di Lampiran
A dan disertakan dengan dokumen sokongan dan
maklumat yang lengkap seperti berikut:
a. kelulusan bertugas luar pejabat atau surat
panggilan mesyuarat;
b. sebut harga dari hotel dan pengesahan
tempahan yang menunjukkan harga penginapan;
dan
c. kelulusan khas penginapan yang melebihi
kelayakan jika berkaitan.
3.2.4. Pegawai dikehendaki menanggung lebihan kos
penginapan berkenaan sekiranya enggan menginap di
hotel/bilik yang memenuhi kelayakannya.
3.2.5. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu
membuat tempahan penginapan untuk pemandu jika
5
melibatkan perjalanan dengan kenderaan pejabat
dalam keadaan pemandu juga perlu menginap.
3.2.6. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga
boleh membuat tempahan penginapan sendiri dan
membuat tuntutan bayaran balik mengikut
kelayakannya dalam tuntutan perjalanan bulanan.
3.3. Tempahan Tiket Penerbangan
3.3.1. Pegawai yang menguruskan tempahan
bertanggungjawab menyemak kelayakan tiket
penerbangan pegawai.
3.3.2. Pegawai yang menguruskan tempahan juga perlu
membuat tempahan awal berhubung tarikh dan
masa perjalanan dengan agen pelancongan atau
syarikat penerbangan. Pegawai bertanggungjawab
memastikan semua maklumat adalah betul dan
lengkap sebelum memajukan permohonan tempahan
ke Bahagian Kewangan.
3.3.3. Tempahan tiket penerbangan hendaklah dibuat
dengan syarikat penerbangan yang dibenarkan sahaja
(rujuk Lampiran B). Tempahan perjalanan kapal
terbang domestik akan menggunakan Waran
Penerbangan Malaysia (WPM) (untuk MAS/Firefly)
atau Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA)
(untuk AirAsia).
6
3.3.4. Tempahan perjalanan kapal terbang domestik
dengan agen pelancongan hendaklah dibuat secara
penggiliran berdasarkan senarai agen pelancongan
yang disediakan oleh Bahagian Pentadbiran dalam
Sistem e-TAS.
3.3.5. Permohonan tempahan melalui WPM/WPUA
hendaklah dibuat melalui Borang Permohonan Waran
Penerbangan/Pesanan Tempatan Untuk Tempahan
Tiket Kapal Terbang (Kew.L3) seperti di Lampiran C
dan disertakan dengan dokumen sokongan yang
lengkap seperti berikut:
a. surat kelulusan bertugas luar pejabat untuk
tujuan lawatan penilaian yang lengkap dengan
maklumat berikut:
i. nama pegawai yang terlibat;
ii. nama ahli panel penilai;
iii. nama dan tempat institusi di mana ahli
panel penilai bertugas;
iv. alamat destinasi;
v. nama dan nombor rujukan program; dan
vi. tarikh perjalanan; atau
b. salinan surat panggilan mesyuarat atau arahan
menjalankan tugas rasmi lain; dan
c. sebut harga dari agen pelancongan.
7
3.3.6. Permohonan WPM atau WPUA hendaklah
dikemukakan ke Bahagian Kewangan selewat-
lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.
3.3.7. WPM/WPUA yang telah diluluskan akan diserahkan
oleh Bahagian Kewangan kepada agen pelancongan
berkenaan dan makluman akan dibuat kepada
pegawai yang menguruskan tempahan.
3.3.8. Pegawai yang menguruskan tempahan
bertanggungjawab menyemak butiran dalam tiket
penerbangan yang dikemukakan oleh agen
pelancongan sebelum menyerahkannya kepada
pegawai berkenaan.
3.3.9. Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi juga
boleh membeli sendiri tiket terus daripada syarikat
penerbangan atau agensi pelancongan termasuk
secara atas talian (on-line) dengan menggunakan
tunai atau kad kredit. Pembelian tiket hanya boleh
dibuat setelah perjalanan tugas rasmi tersebut
diluluskan oleh MQA. Pegawai akan menanggung
sepenuhnya sebarang risiko atau kerugian pembelian
tiket melalui kaedah ini. Tuntutan bayaran balik perlu
disokong dengan resit asal atau itinerary receipt dan
tuntutan hendaklah dibuat dalam tuntutan perjalanan
bulanan.
8
3.3.10. Pegawai MQA juga boleh membeli tiket
penerbangan perjalanan secara atas talian
menggunakan kad kredit MQA, tertakluk kepada
syarat dan tatacara yang telah ditetapkan dalam
Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2014: Syarat dan
Tatacara Penggunaan Kad Kredit Korporat Agensi
Kelayakan Malaysia (MQA).
3.3.11. No show passengers ditakrifkan sebagai salah satu
keadaan berikut bagi penerbangan dalam negeri
dan di antara Malaysia dan Singapura sahaja:
a. penumpang yang membatalkan tempahan
dalam tempoh 24 jam daripada masa yang
dijadualkan;
b. penumpang yang gagal melakukan
perjalanan dengan penerbangan yang
ditempah;
c. penumpang yang gagal melaporkan diri
dalam masa yang ditetapkan;
d. penumpang yang gagal melakukan
perjalanan oleh sebab tidak mempunyai
dokumen yang lengkap;
9
e. penumpang yang mengubah perjalanan
daripada sektor yang jauh kepada sektor
yang dekat dalam tempoh 24 jam; dan
f. penumpang yang gagal untuk menyerahkan
tiket di mana-mana pejabat tiket MAS untuk
penempahan semula atau pengeluaran tiket
baharu atau bayaran balik sekurang-
kurangnya 24 jam sebelum perjalanan asal
dijadualkan bertolak sepertimana yang
dinyatakan di tiket.
3.3.12. Bagi situasi no-show passengers, tuntutan
bayaran balik pembelian tiket sendiri oleh
pegawai hendaklah mendapat kelulusan Ketua
Pegawai Eksekutif dan beliau berpuas hati
bahawa punca kejadian bukan disebabkan oleh
kesilapan pegawai. Sekiranya pegawai
membatalkan tiket atau tidak menaiki
penerbangan atas sebab tidak rasmi atau atas
kecuaian pegawai itu sendiri, pegawai hendaklah
membayar balik caj pengurusan pembatalan tiket
berkenaan. Bagi tiket ahli panel penilai, bayaran
caj pengurusan pembatalan tiket atau no-show
passengers akan ditolak dari tuntutan perjalanan
ahli panel atau honorarium.
10
4. PERJALANAN TUGAS RASMI LUAR NEGERI
4.1. Pegawai yang menguruskan tempahan perjalanan
bertanggungjawab memastikan tugas rasmi yang
melibatkan perjalanan ke luar negeri telah mendapat
kelulusan awal Ketua Pegawai Eksekutif atau pegawai
yang diberi kuasa.
4.2. Perjalanan tugas rasmi luar negeri pegawai MQA akan
diuruskan oleh Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa
(UHEAA). Namun begitu, perjalanan tugas rasmi luar negeri
bagi Ketua Pegawai Eksekutif boleh diuruskan oleh Pejabat
Ketua Pegawai Eksekutif.
4.3. Tempahan Penginapan
4.3.1. Tempahan penginapan hendaklah dibuat berdasarkan
kelayakan jenis bilik pegawai.
4.3.2. Tempahan penginapan boleh dibuat melalui agen
pelancongan yang menguruskan tiket penerbangan.
4.4. Tempahan Perjalanan
4.4.1. Pegawai yang menguruskan tempahan perjalanan
bertanggungjawab menyemak kelayakan kelas tempat
duduk penerbangan pegawai. Sebagai langkah
penjimatan, tempahan tiket penerbangan mengikut
kadar penuh ekonomi (full fare) adalah tidak
11
dibenarkan untuk pegawai yang kelayakan
perjalanannya adalah tiket penerbangan kelas
ekonomi.
4.4.2. Laluan perjalanan hendaklah mengambil kira jarak
perjalanan yang paling dekat.
4.4.3. Tempahan tiket penerbangan hendaklah:
a. dibuat dengan syarikat penerbangan yang
dibenarkan sahaja (rujuk Lampiran B).
Penggunaan perkhidmatan syarikat penerbangan
selain daripada yang disenaraikan hanya
dibenarkan sekiranya tiada perkhidmatan yang
ditawarkan ke destinasi tersebut atau tiada
penerbangan pada tarikh yang dikehendaki;
b. mendapat kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif
terlebih dahulu sebelum tempahan dibuat
sekiranya pegawai atau mereka yang ditaja oleh
MQA terpaksa menggunakan perkhidmatan
syarikat penerbangan selain syarikat
penerbangan yang dibenarkan; dan
c. ditempah dengan agen pelancongan yang telah
disenaraikan oleh UHEAA untuk perjalanan luar
negeri.
12
4.4.4. Tempahan perjalanan luar negeri akan dibuat melalui
Pesanan Tempatan. Permohonan untuk Pesanan
Tempatan perjalanan luar negeri hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan selewat-
lewatnya 10 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan.
Pesanan Tempatan yang telah diluluskan akan
diserahkan kepada pegawai yang menguruskan
tempahan untuk tindakan lanjut.
4.4.5. Tempahan perjalanan ke luar negeri hendaklah
mengambil kira keperluan insurans perjalanan udara
dan insurans kesihatan untuk pegawai-pegawai yang
terlibat.
4.5. Tanggungjawab Pegawai
Pegawai yang akan menjalankan tugas rasmi di luar negeri
perlu mengambil tindakan berikut (mana yang berkaitan):
a. mendapatkan pasport baharu atau memastikan pasport
sedia ada masih dalam tempoh sah laku sekurang-
kurangnya enam bulan pada tarikh perjalanan;
b. memohon kelulusan pihak berkuasa melulus ke luar
negeri dengan melengkapkan Borang Menghadiri
Persidangan, Seminar Dan Lawatan Rasmi/Kursus Ke
Luar Negeri;
13
c. memohon Pendahuluan Diri/Pelbagai (jika perlu)
selewat-lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh
bertolak; dan
d. mendapatkan visa jika perlu.
5. Sekiranya terdapat kekeliruan atau situasi di luar kebiasaan,
pegawai yang menguruskan tempahan hendaklah merujuk
kepada Bahagian Kewangan sebelum pengesahan tempahan
dibuat dengan agen pelancongan atau hotel penginapan.
6. PENDAHULUAN DIRI DAN PENDAHULUAN PELBAGAI
6.1. Pegawai boleh memohon pendahuluan seperti berikut:
a. Pendahuluan Diri untuk bayaran sewa hotel dan elaun
makan; dan
b. Pendahuluan Pelbagai untuk perbelanjaan kecil
seperti tips dan tambang pengangkutan awam
contohnya teksi.
6.2. Pegawai perlu menjelaskan sepenuhnya wang Pendahuluan
Diri/Pendahuluan Pelbagai yang telah diambil terdahulu
sebelum permohonan berikutnya diluluskan. Pemberian
pendahuluan tidak boleh dianggap sebagai satu kelulusan
perjalanan untuk tugas rasmi.
14
6.3. Semua resit asal perbelanjaan yang menggunakan
Pendahuluan Diri dan Pendahuluan Pelbagai hendaklah
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Resit asal
perbelanjaan Pendahuluan Diri hendaklah disertakan
bersama tuntutan perjalanan berkaitan. Resit asal dan
bayaran balik baki Pendahuluan Pelbagai serta bayaran balik
baki Pendahuluan Diri hendaklah disertakan bersama borang
Bayaran Balik Pendahuluan Diri/Pelbagai dan dikemukakan
dalam tempoh 30 hari dari tarikh aktiviti yang dinyatakan
dalam permohonan pendahuluan.
6.4. Borang permohonan pendahuluan dan borang bayaran balik
pendahuluan adalah seperti di Lampiran D1, D2 dan D3.
6.5. Ahli Panel Penilai tidak dibenarkan memohon Pendahuluan
Diri atau Pendahuluan Pelbagai dengan MQA.
7. KELULUSAN DOKUMEN KEWANGAN
Semua permohonan untuk dokumen kewangan bagi perjalanan
tugas rasmi seperti Pesanan Tempatan dan WPUA, bagi tujuan
tempahan penginapan, tempahan perjalanan, pendahuluan dan
bayaran penyertaan akan hanya diproses setelah dokumen
sokongan yang lengkap diterima.
15
8. TUNTUTAN PERJALANAN
8.1. Tuntutan perjalanan pegawai MQA hendaklah dikemukakan
melalui borang Kenyataan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam
Negeri (Kew.T2) seperti di Lampiran E1. Tuntutan
perjalanan luar negeri hendaklah dibuat menggunakan
borang Kenyataan Tuntutan Elaun Perjalanan Luar Negeri
(Kew.T5) seperti di Lampiran E2.
8.2. Tuntutan perjalanan ahli panel penilai hendaklah
dikemukakan melalui borang Tuntutan Perjalanan Ahli Panel
Penilai (Kew.T3) seperti di Lampiran E3, dan disahkan oleh
pegawai yang mengendalikan penilaian kursus pengajian
berkenaan.
8.3. Tuntutan perjalanan akan dibayar berdasarkan kadar
kelayakan pegawai. Kadar kelayakan tuntutan perjalanan
adalah seperti di Lampiran F.
8.4. Butiran-butiran seperti di bawah perlu disi dengan betul dan
lengkap.
8.4.1. Maklumat Pegawai
a. Butir-butir diri.
b. Maklumat kenderaan yang dinyatakan hendaklah
mengenai kenderaan yang digunakan dalam
perjalanan tugas rasmi.
16
c. Pegawai hendaklah memastikan kelas kelayakan
tuntutan adalah betul berdasarkan gaji pokok dan
sukatan silinder kenderaan.
8.4.2. Tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan
a. Butir perjalanan hendaklah dinyatakan dengan
lengkap dan tepat dari segi maklumat masa,
destinasi dan jarak perjalanan.
b. Bayaran tol hendaklah dinyatakan untuk setiap
laluan (jika ada).
c. Bayaran letak kereta (jika ada) hendaklah
dinyatakan dengan jelas untuk setiap tarikh
perjalanan.
d. Jarak perjalanan perlu berdasarkan laluan yang
telah diikuti.
e. Sekiranya pegawai tidak dapat menentukan jarak
perjalanan, jarak perjalanan biasa mengikut
laluan lazim dari MQA ke destinasi perjalanan
akan digunakan.
8.4.3. Pengiraan Elaun Perjalanan Kenderaan dan Tambang
Pengangkutan Awam
17
a. Elaun perjalanan kenderaan dikira berdasarkan
kelas tuntutan seperti yang dinyatakan dalam
Maklumat Pegawai.
b. Tuntutan tambang teksi, bas atau pengangkutan
awam yang lain mestilah disokong dengan resit.
8.4.4. Tuntutan perjalanan akan dibayar mengikut kaedah
perjalanan yang digunakan oleh pegawai. Oleh yang
demikian, pegawai tidak dibenarkan menuntut
Tambang Gantian.
8.4.5. Seseorang pegawai tidak dibenarkan membuat
tuntutan perjalanan, iaitu Elaun Perjalanan
Kenderaan, Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut
dan Tambang Pengangkutan Awam bagi perjalanan
dari rumah ke pejabat atau sebaliknya pada setiap
hari bekerja biasa.
8.4.6. Walau bagaimanapun, pegawai layak membuat
tuntutan perjalanan jika diarahkan secara bertulis oleh
Ketua Jabatan untuk datang ke pejabat atau ke mana-
mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas
rasmi selepas waktu bekerja biasanya atau pada hari
rehat mingguan dan hari kelepasan am.
18
8.4.7. Elaun Makan
a. Elaun Makan dan Elaun Harian hanya layak
dituntut sekiranya tugas rasmi dijalankan di luar
kawasan ibu pejabat untuk tempoh melebihi
lapan jam hingga 24 jam (Elaun Harian) atau
melebihi 24 jam (Elaun Makan) dan makanan
tidak disediakan.
b. Sekiranya sebahagian dari makanan telah
disediakan, pegawai layak menuntut Elaun
Makan untuk bahagian yang tidak disediakan
mengikut peratusan dari kadar Elaun Makan
yang layak seperti di bawah:
Sarapan: 20%
Makan tengah hari: 40%
Makan malam: 40%
8.4.8. Bayaran Sewa Hotel
Sekiranya pegawai membayar sendiri bayaran sewa
hotel, tuntutan bayaran sewa hotel tersebut hendaklah
disokong dengan resit. Walau bagaimanapun, jika
bayaran sebenar sewa hotel melebihi kelayakan,
tuntutan akan dibayar mengikut kadar kelayakan
pegawai.
19
8.5. Tuntutan yang dikemukakan hendaklah hanya mengambil
kira perbelanjaan sebenar yang telah dikeluarkan oleh
pegawai atau mengikut kadar bayaran yang telah ditetapkan.
Pegawai tidak layak membuat tuntutan sekiranya
perbelanjaan ditanggung oleh MQA atau penganjur atau
pemberi pendidikan tinggi yang dilawati.
8.6. Dokumen yang menyokong tuntutan perjalanan hendaklah
dikemukakan bersama-sama borang tuntutan. Contohnya
surat kelulusan bertugas luar pejabat, surat/arahan
menghadiri mesyuarat, kelulusan menghadiri dan resit asal
bayaran.
8.7. Untuk setiap item tuntutan tol, letak kereta dan tambang
pengangkutan awam yang tidak melebihi RM150 dan resit
tidak dikeluarkan atau tidak didapati atau hilang, butiran
tuntutan perbelanjaan berkenaan ditandakan dengan ‘*’ dan
diperakukan seperti berikut:
“Saya mengaku yang perbelanjaan bertanda *
berjumlah RM................. telah sebenarnya dilakukan
atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya.”
8.8. Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan selewat-
lewatnya pada 10hb bulan kedua berikutnya selepas tarikh
perjalanan. Sebagai contoh, tuntutan perjalanan bulan Mac
hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 10 Mei.
Tuntutan yang dikemukakan lewat dari tarikh yang
ditetapkan hendaklah mendapat kelulusan khas Timbalan
20
Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) sebelum
dikemukakan kepada Bahagian Kewangan.
8.9. Walau bagaimanapun, tempoh di atas tidak terpakai untuk
tuntutan perjalanan bulan November dan bulan Disember.
Tuntutan bulan November hendaklah dikemukakan sebelum
atau pada 10 Disember dan tuntutan bulan Disember perlu
dikemukakan selewat-lewatnya pada 10 Januari. Tuntutan
selepas tarikh ini yang melangkaui tahun tidak akan dibayar.
9. TARIKH KUATKUASA
Arahan Pentadbiran ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya
dikeluarkan.
10. PEMBATALAN
Dengan berkuatkuasanya Arahan Pentadbiran ini, Arahan
Pentadbiran berikut adalah dibatalkan:
a. Arahan Pentadbiran Bilangan 4/2014: Garis Panduan
Pengurusan Perjalanan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk
Kursus) Agensi Kelayakan Malaysia;
b. Arahan Pentadbiran Bilangan 3/2008: Garis Panduan
Perjalanan Tugas Rasmi/Kursus Ke Luar Negara;
21
c. Arahan Pentadbiran Bilangan 6/2008: Tatacara Tempahan
Tiket Penerbangan Untuk Tujuan Tugas Rasmi; dan
d. Arahan Pentadbiran Bilangan 7/2008: Garis Panduan
Tuntutan Perjalanan.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Yang ikhlas
(DATO’ DR. SYED AHMAD HUSSEIN)
Ketua Pegawai Eksekutif
Agensi Kelayakan Malaysia
September 2014
s.k: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti)
Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)