garis panduan proses penyediaan: memorandum …

GARIS PANDUAN PROSES PENYEDIAAN:

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN (MOU)

MEMORANDUM PERJANJIAN (MOA)

SURAT PERJANJIAN (LOA)

JUN 2021

Dokumen ini disediakan oleh:

UNIT LATIHAN DAN PERKHIDMATAN KOMUNITI/ INDUSTRI INSTITUT ANTARABANGSA AKUAKULTUR DAN SAINS AKUATIK

(I-AQUAS)

ii

UNIT LATIHAN DAN PERKHIDMATAN KOMUNITI/ INDUSTRI Dr. Clement Roy De Cruz – Ketua Unit Dr. Illisriyani Ismail Dr. Farah Izana Abdullah En. Mohd Fakhrulddin Ismail En. Nasoha Abdul Malek Maklumat untuk dihubungi:

Emel: [email protected] Tel: +603-9769 8085/8095

Segala maklumat yang terdapat di dalam dokumen ini diperolehi dari Pusat Strategi dan

Perhubungan Korporat (PSPK) dan Pusat Penyelidikan dan Inovasi (RMC), Universiti Putra

Malaysia.

*NOTA: Unit Latihan dan Perkhidmatan Komuniti/ Industri, I-AQUAS hanya membantu dalam

memberi panduan kepada pihak/ penyelidik di I-AQUAS dalam proses pembentukan MOU/

MOA/ LOA dan tidak bertanggungjawab dalam sebarang penyediaan kertas kerja yang

diperlukan.

mailto:[email protected]

Proses Penyediaan MOU/ MOA/ LOA: I-AQUAS

iii

ISI KANDUNGAN 1. MOU & MOA ....................................................................................................................... 4

2. PERJANJIAN PERSEFAHAMAN (MOU)................................................................................. 5 2.1 TINDAKAN PTJ DALAM PROSES MOU ......................................................................... 5 2.2 CARTA ALIR PROSES PERJANJIAN PERSEFAHAMAN (MOU) ....................................... 6

3. PERJANJIAN PENYELIDIKAN (MOA) .................................................................................... 7 3.1 TINDAKAN PTJ DALAM PROSES MOA ......................................................................... 8 3.2 CARTA ALIR PROSES PERJANJIAN PENYELIDIKAN ....................................................... 9 3.3 PERBEZAAN PENYELIDIKAN KONTRAK DAN PERUNDINGAN ................................... 10

4. SURAT PERJANJIAN (LOA) ................................................................................................. 13 4.1 TINDAKAN PEMOHON DALAM PROSES LOA ............................................................ 13 4.2 CARTA ALIR PROSES SURAT PERJANJIAN (LOA) ....................................................... 15

LAMPIRAN 1: CONTOH “EXCHANGE OF LETTERS” ................................................................... 16 LAMPIRAN 2: CONTOH KERTAS KERJA JPU .............................................................................. 17 LAMPIRAN 3: CONTOH KERTAS KERJA JKTK ............................................................................ 24 LAMPIRAN 4: CONTOH FORMAT KERTAS KERJA LPU .............................................................. 29 LAMPIRAN 5: CONTOH FORMAT MOU (BM) ........................................................................... 34 LAMPIRAN 6: CONTOH FORMAT MOU (BI) ............................................................................. 41 LAMPIRAN 7: CONTOH FORMAT MOA .................................................................................... 49 LAMPIRAN 8: CONTOH SURAT MEMPERBAHARUI MOU/ MOA.............................................. 53 LAMPIRAN 9: CONTOH BORANG PERMOHONAN LOA ............................................................ 55 LAMPIRAN 10: CONTOH BORANG PERMOHONAN NDA ......................................................... 65


4

1. MOU & MOA

• Memorandum Persefahaman (MOU) di UPM adalah perjanjian yang melibatkan aktiviti-aktiviti kerjasama (selain dari aktiviti penyelidikan) di antara dua pihak atau lebih iaitu di antara UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) dan juga pihak industri.

• Memorandum Perjanjian (MOA) di UPM adalah perjanjian yang melibatkan aktiviti-aktiviti kerjasama penyelidikan di antara dua pihak iaitu di antara UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) dan juga pihak industri.

• Setiap kerjasama yang melibatkan MOU/MOA perlu mendapatkan perakuan Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) dan kelulusan Lembaga Pengurusan Universiti (LPU) untuk meneruskan transaksi kerjasama.

• Penyediaan dokumen MOU/MOA adalah tanggungjawab Pusat Tanggung Jawab (PTJ) bersama pihak industri dengan menggunakan format yang disediakan oleh Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat (PSPK).

• Tatacara pengurusan MOU/MOA boleh rujuk di website PSPK, (http://www.pspk.upm.edu.my). Pihak PTJ dan industri perlu memasukan setiap butiran yang telah dipersetujui bersama ke dalam dokumen MOU/ MOA. Dokumen MOU/ MOA akan dihantar ke Pejabat Penasihatan Undang-Undang untuk semakan selanjutnya.

• Majlis tanda tangan akan dikendalikan oleh Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat (PSPK) bersama PTJ dan peneraju.

• Penyediaan kertas cadangan disediakan oleh PTJ terlibat.

• Pihak Pengurusan MOA/MOU: a. Pengurusan MOA/lain-lain perjanjian berkaitan Akademik/Pelajar diuruskan

oleh Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat (PSPK) b. Pengurusan MOA/lain-lain perjanjian berkaitan penyelidikan diuruskan oleh

Pusat Penyelidikan dan Inovasi (RMC) c. Pengurusan MOA/Lain-lain perjanjian berkaitan perlesenan diuruskan oleh

Putra Science Park d. Pengurusan perjanjian berkaitan perundingan diuruskan oleh UPM Holding. e. Pengurusan MOU diuruskan oleh Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat

(PSPK)

http://www.pspk.upm.edu.my/


5

2. PERJANJIAN PERSEFAHAMAN (MOU)

• Surat hasrat “EXCHANGE OF LETTERS” (LAMPIRAN 1) untuk mengadakan MOU.

• Pihak PTJ bincang kandungan MOU dan perincian aktiviti dengan rakan institusi.

• Sekiranya cadangan MOU diterima terus daripada institusi berkenaan kepada CoSComm, CoSComm cadangkan PTJ yang bersesuaian sebagai peneraju.

• PTJ sediakan anggaran implikasi kewangan (perbincangan bersama antara PTJ dan Seksyen Kewangan PTJ masing-masing) dan Kertas Kerja (LAMPIRAN 2) untuk pertimbangan JPU mengikut format yang telah disediakan.

• Penghantaran kertas kerja JPU adalah melalui CosComm untuk dihantar kepada Pejabat Pensihat Undang Undang (PUU).

Templat penyediaan MOU dalam versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris boleh dirujuk di LAMPIRAN 3 dan LAMPIRAN 4.

2.1 TINDAKAN PTJ DALAM PROSES MOU 1) Pihak PTJ melalui CosComm hendaklah mendapatkan KELULUSAN sewajarnya daripada

Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) berkaitan semua terma-terma yang terkandung dalam perjanjian berserta implikasi kos langsung dan tidak langsung mengenai persefahaman yang dinyatakan.

2) PTJ juga hendaklah mendapat perakuan Jawatankuasa-Jawatankuasa lain jika berkenaan sebelum ke JPU (penyediaan kertas kerja JPU – LAMPIRAN 2).

3) Terma-terma yang terkandung dalam draf perjanjian ini adalah di bawah tanggungjawab pihak-pihak yang membuat keputusan dasar, perniagaan dan eksekutif yang hendaklah dilaksanakan sepenuhnya oleh PTJ sebagai obligasi yang dipersetujui dan mengikat pihak-pihak (LAMPIRAN 5 & LAMPIRAN 6).

4) Pihak-pihak telah dinasihati sewajarnya oleh Pejabat Penasihat Undang-undang (PUU) terhadap implikasi terma-terma berkaitan perundangan yang terdapat dalam draf perjanjian.

5) Adalah menjadi tanggungjawab PTJ dan CosComm memastikan nama-nama yang dinamakan di bahagian penandatangan bagi pihak ketiga adalah orang yang diberi kuasa untuk menandatangan perjanjian ini.


6

2.2 CARTA ALIR PROSES PERJANJIAN PERSEFAHAMAN (MOU)


7

3. PERJANJIAN PENYELIDIKAN (MOA)

Perjanjian Penyelidikan yang diuruskan oleh RMC adalah perjanjian penyelidikan yang melibatkan kerjasama penyelidikan bersama pihak UPM dan institusi / organisasi luar (tidak termasuk memorandum persefahaman (MOU) penyelidikan). Terdapat beberapa proses / prosedur yang perlu dipatuhi oleh pihak RMC sebelum perjanjian ditandatangani:

i. Semakan dan perakuan daripada Pejabat Penasihat Undang-Undang UPM ii. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)

iii. Perakuan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) iv. Makluman Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) setelah perjanjian

ditandatangani Terdapat lima (5) format perjanjian penyelidikan UPM yang boleh diperolehi daripada pihak RMC (03-9769 1624/ 1632) untuk kerjasama dengan pihak institusi / organisasi luar.

i. Format perjanjian kerahsiaan (NDA) penyelidikan.

ii. Format Master R&D Collaboration Agreement (MOA) – Kedua-dua pihak menjalankan penyelidikan dan salah satu pihak memberikan

peruntukan/ kedua-dua pihak memberi peruntukan.

iii. Format R & D Funding Agreement (MOA) – Comp UPM - Penyelidik UPM menjalankan penyelidikan, pihak institusi/ organisasi luar memberi peruntukan.

iv. Format R & D Funding Agreement (MOA) – UPM Comp

– Pihak institusi / organisai luar menjalankan penyelidikan, UPM memberi peruntukan.

v. Format perjanjian pemindahan bahan (MTA).

Semua perjanjian Dalam Negara atau perjanjian Luar Negara yang telah ditandatangani perlu dimatikan setem di Malaysia. ‘Duti Setem yang dikenakan ke atas dokumen / surat cara dibawah Jadual Pertama Akta Setem 1949 yang mempunyai kesan perundangan, komersil atau kewangan’ - Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia. Untuk semakan deraf perjanjian penyelidikan kepada pihak perundangan UPM, penyelidik UPM perlu melengkapkan dan menghantar borang permohonan kepada pihak RMC. Borang permohonan tersebut adalah:

1. Borang permohonan NDA / Dokumen Lain-Lain Penyelidikan (LAMPIRAN 10) 2. Borang permohonan MOA / LoA Penyelidikan 3. Borang permohonan MTA

Borang permohonan boleh dimuat turun disini (rujuk tajuk PERJANJIAN PENYELIDIKAN):

http://www.rmc.upm.edu.my/faildokumen

http://www.rmc.upm.edu.my/faildokumen


8

3.1 TINDAKAN PTJ DALAM PROSES MOA 6) Pihak PTJ melalui TNCPI hendaklah mendapatkan KELULUSAN sewajarnya daripada

Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) berkaitan semua terma-terma yang terkandung dalam perjanjian berserta implikasi kos langsung dan tidak langsung mengenai projek yang dinyatakan.

7) PTJ juga hendaklah mendapat perakuan Jawatankuasa-Jawatankuasa lain jika berkenaan sebelum ke JPU (penyediaan kertas kerja JPU – LAMPIRAN 2).

8) Sila pastikan bajet penyelidikan telah termasuk semua cukai-cukai Kerajaan yang berkenaan (sekiranya ada) untuk memastikan perbelanjaan projek tidak melebihi bajet yang telah ditetapkan. Ketua Penyelidik boleh merujuk dengan Bendahari di Bahagian Perolehan berkenaan hal ini. Pihak RMC tidak mengesahkan kandungan dan pembahagian bajet projek yang terkandung di dalam draf perjanjian kerana tiada pengetahuan mengenainya.

9) Terma-terma yang terkandung dalam draf perjanjian ini adalah di bawah tanggungjawab pihak-pihak yang membuat keputusan dasar, perniagaan dan eksekutif yang hendaklah dilaksanakan sepenuhnya oleh PTJ sebagai obligasi yang dipersetujui dan mengikat pihak-pihak.

10) Pihak-pihak telah dinasihati sewajarnya terhadap implikasi terma-terma berkaitan perundangan yang terdapat dalam draf perjanjian.

11) Adalah menjadi tanggungjawab PTJ dan RMC memastikan nama-nama yang dinamakan di bahagian penandatangan bagi pihak ketiga adalah orang yang diberi kuasa untuk menandatangan perjanjian ini.

12) Setelah draf perjanjian ini mendapat kelulusan daripada JPU (LAMPIRAN 2) dan ditandatangan, pihak PTJ hendaklah membawa kertas kerja (LAMPIRAN 3) dan perjanjian ini ke Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) untuk MAKLUMAN.

13) Pihak PTJ juga hendaklah menghantar salinan kertas kerja dan perjanjian yang telah dimatikan setem ke Pejabat Penasihat Undang Undang (PUU) bagi tujuan MAKLUMAN ke Lembaga Pengarah Universiti (LPU).


9

3.2 CARTA ALIR PROSES PERJANJIAN PENYELIDIKAN


10

3.3 PERBEZAAN PENYELIDIKAN KONTRAK DAN PERUNDINGAN

NO. PERKARA PENYELIDIKAN KONTRAK PERUNDINGAN

1. Pihak yang bertanggungjawab

Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) UPM Consultancy & Services Sdn Bhd (anak syarikat UPM Holdings).

2. Definisi Penyelidikan Kontrak ertinya suatu projek penyelidikan yang ditaja oleh syarikat, agensi Kerajaan, institusi atau organisasi luar daripada UPM untuk tempoh tertentu yang mempunyai ciri ciri berikut (yang diperlukan):

• Projek penyelidikan yang mempunyai keperluan tertentu dan syarat-syarat yang terperinci dalam kontrak, seperti yang dipersetujui oleh semua pihak yang terlibat.

• Jadual masa yang ditetapkan untuk kerja-kerja yang akan dilakukan.

• Kemajuan penyelidikan yang ditetapkan berdasarkan kepada tarikh carta perbatuan (milestone) yang telah ditetapkan.

• Pemilikan harta intelek dan perjanjian perlesenan.

• Peruntukan kerahsiaan dan penggunaan beretika maklumat yang dibekalkan dan diwujudkan dalam pelaksanaan projek.

• Kelulusan bajet, perincian kewangan dan jadual pembayaran yang ditetapkan seperti termaktub dalam terma rujukan (terms of reference) perjanjian.

• Pertimbangan Setuju-Terima dan / atau penamatan perjanjian yang ditetapkan.

• Liabiliti dan tanggung rugi terhad kepada pihak terlibat, dan

• Apa-apa perkara lain yang mungkin bersesuaian mengikut keadaan.

Perundingan ertinya aktiviti pemberian nasihat atau perkhidmatan profesional daripada penyelidik dalam bidang kepakaran tertentu sama ada berbayar atau tidak. Aktiviti perundingan tidak semestinya menggunakan sumber atau kemudahan Universiti. Serahan output perundingan biasanya terhad kepada pengeluaran laporan yang menjurus kepada kesimpulan dan / atau cadangan. Pihak universiti berhak mengenakan caj bayaran perkhidmatan terhadap penggunaan sumber atau kemudahan Universiti.

*NOTA: Untuk sebarang Perjanjian Perundingan perlu merujuk kepada UPM Holdings (https://www.upmholdings.com.my/) untuk mendapatkan nasihat.

https://www.upmholdings.com.my/


11

Samb.’ NO. PERKARA PENYELIDIKAN KONTRAK PERUNDINGAN

3. Pemarkahan MyRa Seksyen C: Geran 1) Geran Awam: 5.25

a. Sains & Teknologi (RM 60,000.00 perstaf). b. Bukan Sains & Teknologi (RM 24,000.00 perstaf).

2) Geran Swasta/ Industri: 2.1

a. Sains & Teknologi (RM 20,000.00 perstaf). b. Bukan Sains & Teknologi (RM 12,000.00 perstaf).

3) Geran Antarabangsa: 3.15

a. Sains & Teknologi (RM 20,000.00 perstaf) b. Bukan Sains & Teknologi (RM 24,000.00 perstaf)

Seksyen F: Pendapatan

1) Markah: 2.5

Pendapatan: 15 Juta setahun (termasuk hospital dan perkhidmatan makmal).

4. Nama Perjanjian Perjanjian penyelidikan/ penyelidikan kolaborasi. Perkhidmatan/ Perkhidmatan rundingan.

Proses / Prosedur Perjanjian

1) Semakan dan perakuan daripada Pejabat Penasihat Undang-Undang UPM.

2) Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU).

3) Tandatangan perjanjian. 4) Makluman Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK). 5) Makluman Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU)

setelah perjanjian ditandatangani.

Mengikut prosedur UPM Holdings.

5. Gelaran nama staf dalam surat tawaran/ perjanjian

Penyelidik Perunding


12

Samb.’ NO. PERKARA PENYELIDIKAN KONTRAK PERUNDINGAN

6. Harta Intelek Hak harta intelek yang terhasil daripada kerja kerja penyelidikan kontrak adalah tertakluk kepada Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Penyelidikan) 2012. Hak harta intelek dirundingkan bersama di antara klien dan pihak UPM bergantung kepada setiap kes penyelidikan kontrak.

Bergantung sepenuhnya kepada keputusan klien.

7. Kaedah bayaran kepada penyelidik/ perunding

Bayaran saguhati berdasarkan proposal penyelidikan kontrak. Bayaran yuran perunding.

8. Kos pentadbiran 5% daripada keseluruhan jumlah projek. 10% daripada keseluruhan jumlah projek.

9. Tandatangan perjanjian Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor (semasa ketiadaan Naib Canselor).

1) Pengarah Urusan, UPM Holdings (RM 100,000 ke atas). 2) Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), UPM Holdings (RM 100,000.00 ke bawah).

13

4. SURAT PERJANJIAN (LOA)

Surat Perjanjian yang diuruskan oleh RMC adalah perjanjian penyelidikan yang melibatkan kerjasama penyelidikan yang melibatkan PENYELIDIK UPM dan institusi/ organisasi luar yang kebiasaannya dikategorikan sebagai “one off project” samada telah mempunyai MOU/ MOA ataupun TIADA. Terdapat beberapa proses/ prosedur yang perlu dipatuhi oleh penyelidik UPM sebelum perjanjian ditandatangani (rujuk 4.1 untuk selanjutnya).

4.1 TINDAKAN PEMOHON DALAM PROSES LOA

1) Pemohon perlu menghantar dokumen Softcopy (word) kepada kepada email [email protected] & [email protected]. Dokumen tersebut adalah: a) Borang permohonan LOA (word LAMPIRAN 9) yang lengkap (yang tiada tandatangan).

Format penyediaan LOA boleh merujuk kepada format MOA (LAMPIRAN 7). b) Draf LOA (word) yang telah diisikan maklumat projek. c) Lampiran (jadual / appendix / annex) (word) dalam draf LOA, dilampirkan sekali (jika

ada). d) Salinan Carian SSM terkini (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).

2) Pemohon perlu menghantar juga dokumen Hardcopy kepada Pegawai Pusat Pengurusan

Penyelidikan (RMC) di alamat berikut; Unit Geran Swasta / Antarabangsa & Perjanjian Penyelidikan, Bahagian Geran Penyelidikan,

Aras 5, Pusat Pengurusan Penyelidikan,

Bangunan Pejabat TNCPI,

Universiti Putra Malaysia,

43400 UPM Serdang,

Selangor.

No. Tel: 03-97691624 (Cik Siti Saleha Ahmad) / 03-97691632 (Cik Syafurah Mohd Khalil).

Dokumen tersebut adalah:

a) Borang permohonan LOA (hardcopy) yang telah lengkap dan ditandatangani oleh Ketua Projek, Pegawai Kewangan, Pejabat Bursar dan Timbalan Dekan (Penyelidikan) Fakulti / Timbalan Pengarah Institut.

b) Salinan draf LOA (hardcopy) yang telah diisikan maklumat projek. c) Lampiran (jadual / appendix / annex) (hardcopy) dalam draf LOA perlu dilampirkan

sekali (jika ada). d) Salinan Carian SSM terkini (hardcopy) (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).



14

PERHATIAN: Permohonan akan diproses, setelah pihak RMC menerima kesemua dokumen hardcopy pada perkara (2). Penerimaan dokumen softcopy (word) pada perkara (1) di RMC, tidak bermaksud permohonan akan diproses jika pihak RMC masih tidak menerima dokumen hardcopy daripada pemohon.


15

4.2 CARTA ALIR PROSES SURAT PERJANJIAN (LOA)


16

LAMPIRAN 1: CONTOH “EXCHANGE OF LETTERS”

EXCHANGE OF LETTERS

[Name, Designation & Address of the Recipient] Title: Co-operation in ……. Dear Sirs, 1. I have the honour to confirm to you that in reference to the discussions held at ……………………. on

……………….. or through mails in respect of cooperation between ………………………. and …………………………… on the possibility of developing cooperation on ……………………………..., the following matters have in principle been agreed to: -

(i) Cooperation in matters relating to …………………………………... that would contribute to the

development and enhancement of relations between both parties which will include the provision of research in the conduct and management of ……………………………………………

(ii) The aforesaid activities will be carried out through the exchange of researchers, study

trips, joint courses and projects and through organization of workshops, seminars and conferences. [This provision is for reference only, to be formulated accordingly].

2. I have the honour also to confirm that this Exchange of Letters shall not form a legally binding

agreement between the …………………………………... and the ………………………………………… 3. The cooperation agreed herein would be carried out and implemented upon the signing of a legally

binding instrument between the two said parties in the near future. 4. I understand that the parties will take this matter for both universities approval so that further

discussion between the parties will take place when and as the university authority agrees and approves the said co-operation.

Thank you. Yours faithfully, ………………………………………. [Signatory] [Designation] [Name of University] [Place in Malaysia] [Date]


17

LAMPIRAN 2: CONTOH KERTAS KERJA JPU

FAKULTI .................................................

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, 43400 UPM SERDANG SELANGOR TEL: .................................. FAX: .......................................

Kertas Untuk Pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti

1.0 Tujuan

Kertas ini bertujuan untuk mendapatkan pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti mengenai cadangan Universiti Putra Malaysia (UPM) untuk mengadakan Memorandum Persefahaman (MoU) dengan Graduate School of Horticulture dan Faculty of Horticulture, Chiba University, Jepun.

2.0 Latar Belakang

Satu MoU di antara UPM dan Chiba University (CU) telah wujud pada tempoh masa Disember 2004 sehingga Disember 2009. Pada 8 Disember 2010, Prof. Kazayuki Inubushi selaku wakil CU telah mengunjungi Fakulti Pertanian, UPM dengan tujuan untuk berbincang tentang mengadakan semula MoU antara UPM dengan CU. Dalam perbincangan ini yang turut dihadiri oleh Dekan, Timbalan Dekan, Ketua-ketua Jabatan dan Pensyarah kedua-dua pihak bersetuju bahawa banyak ruang dan peluang yang boleh digunakan dalam mengadakan kerjasama akademik antara kedua belah pihak, khususnya bagi program pertukaran staf dan pelajar, dan penyelidikan bersama dan mobiliti pelajar pra-siswazah.

3.0 Maklumat Mengenai Chiba University (CU)/ Graduate School of

Horticulture/Faculty of Horticulture, CU

3.1 Chiba University merupakan salah sebuah institusi pengajian tinggi yang tertua dan bertaraf antarabangsa di Jepun. Ia ditubuhkan pada tahun 1909. CU terdiri daripada 8 buah fakulti (Sains, Perubatan, Sains Farmaseutikal, Kejururawatan, Kejuruteraan, Pengajian dan Pendidikan, Undang-undang dan Ekonomik, dan Hortikultur) dan 9 Sekolah Pengajian Siswazah (Sains, Sains Integrasi Lanjut, Perubatan, Sains Farmaseutikal, Kejururawatan, Kejuruteraan, Sains Sosial dan Kemanusiaan, Pendidikan,dan Hortikultur).

Cadangan Mengadakan Memorandum Persefahaman antara

Universiti Putra Malaysia dengan Graduate School of Horticulture dan Faculty

of Horticulture, Chiba University, Jepun


18

3.2 Faculty of Horticulture, CU terletak di Matsudo City dan merupakan fakulti tunggal yang dinamakan Horticulture di seluruh negara Jepun. Fakulti ini mempunyai jabatan dengan program masing-masing seperti berikut: (i) Department of Horticulture (Cultivation and Breeding program;

Environmental Bioproduction program) (ii) Department of Applied Biochemistry (Applied Biochemistry Program) (iii) Department of Green Environment (Greenspace Science Program;

Environmental Landscape Program) (iv) Department of Food-Resource Economics (Resource Environmental

Economics Program; Food Systems Economics Program)

3.3 Graduate School of Horticulture menerima kemasukan pelajar seramai 250 siswazah/tahun dan daripada jumlah ini lebih kurang 50 pelajar merupakan pelajar asing.

3.4 Aktiviti pengantarabangsaan di CU kini mempunyai jalinan kerjasama yang aktif

(berteraskan Memorandum Persefahaman) dengan 12 universiti/institusi luar, iaitu Nanjing Agricultural University (China), China Agricultural University (China), Shenyang University (China), Beijing Forestry University (China), Bogor Agricultural University (Indonesia), Chungbuk National University (Korea), Kyung-Hee University (Korea), Kasetsart University (Thailand), Mahidol University (Thailand), Hanoi Agricultural University(Vietnam), Tessedik Samuel College (Hungary) and Bangladesh Agricultural University (Bangladesh). Melalui rangkaian ini, CU menawarkan pelbagai perkongsian program, iaitu termasuklah program pertukaran pelajar, program latihan staf, penyelidikan dan program yang interaktif untuk pelajar. CU amat giat dalam bidang pengantarabangsaan bagi meningkatkan kualitinya melalui kerjasama penyelidikan antarabangsa serta penerimaan para penyelidik antarabangsa melalui pelbagai program bermula pada tahun 1992.

4.0 Aktiviti Melalui Memorandum Persefahaman Antara Universiti Putra Malaysia

dengan Graduate School of Horticulture dan Faculty of Horticulture, Chiba University, Jepun 4.1 Aktiviti yang telah dilaksanakan

4.1.1 Satu lawatan oleh 3 orang pensyarah Jabatan Pengurusan Tanah, Fakulti Pertanian telah diadakan ke Faculty of Horticulture, Chiba University pada Jun 2006 selama 3 hari untuk berbincang tentang kajian perladangan organik. Satu projek penyelidikan berkenaan pengeluaran sayur organik telah dijalankan di UPM (2006 -2008).

4.1.2 Prof. T. Koba selaku penyelaras International Relations, Chiba University

telah melawat UPM pada Mac 2007 selama 2 hari bagi perbincangan berkenaan program dan pengambilan 2 calon pasca-siswazah (seorang


19

tutor dari Fakulti Perhutanan dan seorang tutor dari Fakulti Pertanian). Calon dari Fakulti Pertanian telah menarik diri.

4.1.3 Prof. Kazayuki Inubushi telah datang ke UPM pada November 2008 selama

2 hari bagi perbincangan berkenaan penyelidikan dengan Jabatan Pengurusan Tanah, dan juga membentangkan 1 kertas kerja. Pada tempoh ini juga kedua-dua pihak telah bekerjasama dalam aktiviti penyelidikan iaitu berkaitan dengan pelepasan metana dari kawasan padi.

4.1.4 Mulai tahun 2010, UPM telah menjalin kerjasama penyelidikan bagi projek

‘Greenhouse gas emission from peat and mitigation’, dengan Chiba University dan projek ini turut melibatkan penyelidik dari Indonesia.

4.2 Cadangan aktiviti pada masa akan datang 4.2.1 Pertukaran akademik (latihan/penyelidikan)

4.2.2 Pertukaran pelajar pasca dan pra-siswazah 4.2.3 Menghantar pelajar pra-siswazah UPM ke Chiba University untuk program

mobiliti. Pihak CU juga telah mendapat permohonan daripada beberapa kumpulan pelajar UPM untuk melawat Chiba University di bawah program student mobility pada hujung tahun 2010 dan awal tahun 2011 tetapi permohonan tidak dapat diterima oleh CU kerana tiada MoU. CU telah mencadangkan bahawa dengan adanya Memorandum Persefahaman antara UPM dengan CU ini, program-program yang berpotensi melahirkan siswazah yang berkaliber dan berkualiti serta program student mobility dapat dijadikan aktiviti tahunan. Rancangan masa hadapan CU juga turut menekankan pada aspek integrasi program pengajaran dan pembelajaran pada peringkat Bacelor, Master dan PhD. CU juga giat meningkatkan penglibatan penyelidik serta warga akademik untuk mewujudkan kolaborasi dalam penyelidikan antarabangsa.

4.2.4 Koloborasi penyelidikan ‘Greenhouse gas emission from agricultural land

dan Biochar’ 4.2.5 Meningkatkan lagi kolaborasi dalam bidang pengajaran dan penyelidikan

melalui projek-projek yang bakal dijalankan. Antara bidang-bidang yang bakal mewujudkan kerjasama antara dua pihak ialah Hortikultur, Bioteknologi, Pengurusan Persekitaran, Sains Pemakanan dan Ekonomi Pertanian.


20

5.0 Implikasi Yang Terlibat (contoh)

IMPLIKASI KOS/KUANTITI (kos yang akan ditanggung oleh UPM)

FAEDAH UPM (faedah iaitu cash @ inkind yang akan diterima oleh UPM)

PENERANGAN

Implikasi Sumber Manusia/ Perundingan (jika berkaitan)

Untuk memberi peluang kepada staf/ pelajar menjalankan penyelidikan bersama profesor dari University XXX tanpa ada implikasi kewangan Untuk pensyarah bagi Sangkutan Industri atau cuti sabatikal, implikasi kewangan adalah tertakluk pekeliling Pendaftar.

Yuran yang sepatutnya dikenakn bagi setiap pelajar RM XXXX Faedah bagi UPM : RMXXX x XX pelajar = RM XXXXX

Tiada kos yang akan dikenakan kepada pelajar UPM yang akan ditempatkan di University XXX. Manakala bagi pegawai akademik yang akan menjalankan sangkutan industri atau sabatikal juga tidak dikenakan sebarang kos penempatan.

Implikasi Kewangan

Implikasi kewangan dari pihak UPM adalah untuk membayar gaji serta elaun cuti sabatikal manakal bagi sangkutan industry bergantung kepada jenis sangkutan; 1.Sangkutan berkontrak – cuti bergaji penuh 2.Sangkutan tanpa kontrak – pegawai bekerja seperti biasa Kos bagi penghantaran Staf bagi tempoh satu minggu Tiket – RM XXXX(Pergi balik) Penginapan–RM XXX/hari Makanan- RMXX/hari Jumlah A : RM XXXX Kos bagi penghantaran pelajar bagi tempoh dua minggu

Penginapan yang sepatutnya dikenakan bagi setiap pelajar / hari : RM XXX Faedah bagi UPM : RMXXX x XX pelajar x XX hari = RM XXXXX

Implikasi kewangan yang terlibat adalah tidak memerlukan kewangan tambahan dari pihak UPM sama ada sebelum atau selepas MoU. Kecuali bagi kos penerbangan. Bagi tujuan pertukaran staf dan pelajar sepanjang tempoh 5 tahun MoU, UPM bercadang untuk menghantar XX staf dan XX pelajar bagi tujuan penyelidikan, pertukaran staff dan pertukaran pelajar


21



PENERANGAN

Tiket – RM XXXX(Pergi balik) Penginapan – Ditanggung oleh University XXX Makanan - Ditanggung oleh Universiti XXX Jumlah B : RM 2500

Implikasi Fizikal/ Peralatan (Jika berkaitan)

Penggunaan makmal penyelidikan dan dewan

Bayaran yang sepatutnya dikenakan bagi pengunaan peralatan RM XXXX Faedah bagi UPM : RMXXXX x X staf = RM XXXXX Nilai Bahan penyelidikan yang disediakan oleh pihak Universiti XXX RM XXXXX

Tiada kos penggunaan dan sewaan peralatan dikenakan oleh pihak Universiti XXX semasa pelajar dan pegawai menjalankan kegiatan di sana Staf UPM akan ke Universiti XXX bagi tujuan menjalankan ujikaji yang mana peralatan, kelengkapan atau bahan tersebut tidak terdapat di UPM

Implikasi lain-lain (Sekiranya ada)

Tiada Tiada Tiada

Jumlah Keseluruhan (Anggaran)

Jumlah A x X = XXXXX Jumlah B x XX =XXXXX Jumlah keseluruhan kos yang akan ditanggung oleh UPM: A+B =RM XXXXX (Kos yang ditanggung oleh UPM akan menggunakan dana dari Geran Penyelidikan daripada vot. (?) dan bagi pelajar pula dana dari bahagian Siswazah,

XXXXX + XXXXX + XXXXX = RMXXXXX (Pulangan) Jumlah keseluruhan faedah yang akan diterima oleh UPM


22



PENERANGAN

Bahagian Akademik, Bahagian Jaringan Industri dan sumbangan luar.) (sila nyatakan maklumat dana/geran tersebut). Sila masukkan maklumat dana yang digunakan.

6.0 Faedah/Impak Kepada Pengantarabangsaan Universiti

5.1 Meningkatkan taraf UPM sebagai universiti yang diiktiraf oleh universiti Jepun untuk

pertukaran pelajar dan akademik, menjadi ’partner’ dalam projek penyelidikan dan mobiliti pelajar UPM di peringkat antarabangsa. Aktiviti pertukaran pelajar yang aktif dijalankan oleh CU ini perlu diambilkira dalam usaha memperluaskan mekanisma UPM dalam mencari tempat-tempat bagi pelajar UPM mengadakan program pertukaran, yang akhirnya dapat mencapai matlamat memantapkan kemahiran insaniah pelajar. (sila masukkan nama pensyarah/penyelidik UPM yang terlibat, jika berkaitan).

5.2 Chiba University (CU) merupakan antara institusi pengajian tinggi yang diiktiraf di

Jepun. Aktiviti/program pengajaran, penyelidikan dan pengembangan di CU adalah berteraskan konsep global interdependence. Usaha giat CU untuk menjalin kerjasama erat dengan universiti/institusi luar, termasuk UPM, perlu diambilkira.

7.0 Kandungan Memorandum Persefahaman Antara Universiti Putra Malaysia

dengan Graduate School of Horticulture dan Faculty of Horticulture, Chiba University, Jepun

7.1 Pihak CU telah bersetuju menggunakan MoU standard yang telah dikeluarkan oleh

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia untuk dijadikan sebagai dokumen asas bagi merealisasikan pembentukan hubungan antara kedua belah pihak ini (seperti ulasan dan cadangan Pejabat Penasihat Undang-undang, Lampiran A)

7.2 Draf MoU yang telah diperbaiki mengikut ulasan dan cadangan PUU (Lampiran B).


23

8.0 Statistik MoU di Jepun

Mengikut rekod, UPM mempunyai dua puluh (20) rakan kerjasama daripada Jepun. Diantaranya adalah Kobe College, Shinshu University, Alnair Laboratories Corporation, Tohoku University, Kagoshima University, Mitsubishi Corporation, Kyushu Institute of Technology, Tokyo University of Agriculture dan lain-lain institusi. Didapati hubungan dengan institusi ini mempunyai kejayaaannya tersendiri, iaitu termasuklah kerjasama penyelidikan, pertukaran pelajar dan sebagainya.

9.0 Syor

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti adalah diharap dapat mempertimbangkan dan meluluskan; i) cadangan mengadakan Memorandum Persefahaman antara UPM dengan

Graduate School of Horticulture and Faculty of Horticulture, Chiba University, Jepun.

ii) melantik Fakulti Pertanian sebagai peneraju MoU ini.


24

LAMPIRAN 3: CONTOH KERTAS KERJA JKTK

JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN

SULIT Kertas JKTK Bil. /6/2019

KERTAS UNTUK PERTIMBANGAN

Pembaharuan Memorandum Persefahaman antara

Universiti Putra Malaysia (UPM) dengan Institute of Microbiology

Chinese Academy of Sciences (IMCAS), China.

------------------------------------------------------------------------------

Tujuan

1. Kertas ini bertujuan meminta Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) Universiti

Putra Malaysia (UPM) untuk mengambil maklum cadangan mengadakan Memorandum

Persefahaman (MoU) antara Universiti Putra Malaysia dan Institute of Microbiology,

Chinese Academy of Sciences (IMCAS), China beserta implikasi sumber yang akan

ditanggung oleh UPM.

Latar Belakang

2. Lawatan 2 delegasi dari IMCAS ke Institut Biosains pada 20 Februari 2019 dan

telah membincangkan peluang-peluang kolaborasi di antara kedua-dua belah pihak.

Semasa lawatan tersebut, pihak IMCAS dan UPM telah membincangkan tentang hasrat

untuk mengadakan kerjasama. Bagi merealisasikan kerjasama ini, kedua-dua pihak telah

bersetuju supaya satu Memorandum Persefahaman (MOU) dapat diadakan supaya

pelbagai aktiviti dapat direncana serta dilaksanakan bagi kebaikan kedua-dua pihak


25

terutamanya di dalam bidang berkaitan koleksi kultur mikrob. Tempoh cadangan bagi

MoU ini adalah selama 5 tahun.

Impak MoU

3. MoU antara UPM dengan IMCAS diharap dapat meletakkan UPM sebaris dengan

pusat koleksi kultur mikrob terulung lain di Asia dan juga di peringkat antarabangsa.

Reputasi dan visibiliti sesebuah pusat koleksi kultur mikrob di kalangan komuniti

penyelidikan adalah penting. MoU ini diharap dapat membantu UPM di dalam usaha

mendapatkan pengiktirafan agar penggunaan Accesion Number (UPMC) diterima oleh

mana-mana penerbitan jurnal tempatan dan antarabangsa. Buat masa ini tiada institusi

di Malaysia yang mendapat pengiktirafan sebegini. Kebanyakan penyelidik di Malaysia

terpaksa mendepositkan strain mereka keluar agensi luar negara (contohnya ATCC,

DSMZ) di mana ianya akan melibatkan kos yang tinggi.

Implikasi Sumber

4. Berdasarkan cadangan aktiviti, jumlah peruntukan kewangan yang dijangkakan

berlaku sepanjang tempoh pelaksanaan MoU adalah seperti berikut:

IMPLIKASI KOS/

KUANTITI

PENERANGAN

Implikasi

Sumber

Manusia /

Perundingan

RM 21,590.00 Gaji asas/22 hari bekerja * anggaran hari untuk

program & aktiviti sepanjang tempoh MoU.

Profesor Madya (DS54) – 1 orang

(RM10,000.00/22) x 5 hari x 5 kali (anggaran 1

kali setahun untuk tempoh 5 tahun MoU ini)

Jumlah: RM 11,363.00

Pegawai Sains (C48) – 1 orang


26

IMPLIKASI KOS/

KUANTITI

PENERANGAN

(RM6,000.00/22) x 5 hari x 5 kali (anggaran 1 kali

setahun untuk tempoh 5 tahun MoU ini)

Jumlah: RM 6,818.00

Penolong Pegawai Sains (C29) – 1 orang

(RM3,000.00/22) x 5 hari x 5 kali (anggaran 1 kali

setahun untuk tempoh 5 tahun MoU ini)

Jumlah: RM 3,409.00

Implikasi

Kewangan

RM 15,000.00

Pertukaran Staf

Perjalanan ulang alik UPM ke IMCAS, China,

elaun makan, elaun penginapan

RM 5,000 x 3 orang/5 tahun =

Jumlah: RM 15,000.00

Implikasi Fizikal/

Peralatan

RM 5,000.00 Penggunaan makmal penyelidikan, bahan dan

dewan.

Jumlah: RM 5,000.00

Implikasi lain-

lain (Sekiranya

ada)

RM 3,000.00 Anggaran perbelanjaan utiliti dan perhubungan

seperti air, elektrik, penggunaan komputer dan

internet semasa projek berjalan.

Jumlah: RM 3,000.00


27

IMPLIKASI KOS/

KUANTITI

PENERANGAN

Jumlah

Keseluruhan

(Anggaran)

Jumlah

Keseluruhan:

= RM

44,590.00

(in kind)

Kos yang ditanggung adalah dari dana Tabung

Amanah Koleksi Kultur Mikrob

Perakuan Pihak Berkuasa Yang Berkenaan

5. Pihak Institut Biosains pada mesyuarat pengurusannya bertarikh 2 Mei 2019 telah

meneliti MoU dan bersetuju aktiviti yang berkaitannya dilaksanakan oleh PTJ [minit

pengurusan Institut Biosains 179.11(ii)].

6. Pihak PUU telah meneliti dan memperaku MoU ini dibawa ke Jawatankuasa

Pengurusan Universiti (JPU). [Pengesahan PUU bertarikh 8 April 2019].

7. YBhg Naib Canselor melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Ke-

679 (Minit 679.05(f) pada 19 Julai 2019 telah bersetuju MoU kerjasama akademik dan

kolaborasi penyelidikan antara kedua belah pihak, ditandatangani oleh Naib Canselor

terlebih dahulu dan dibawa kemudian ke Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk

makluman dan Lembaga Pengarah Universiti untuk pengesahan.


28

Syor

8. Pihak JKTK dengan hormatnya diminta mengambil maklum cadangan

mengadakan Memorandum Persefahaman (MoU) antara Universiti Putra Malaysia dan

Institute of Microbiology, Chinese Academy of Sciences (IMCAS), China dengan implikasi

sumber kepada UPM berjumlah RM 44,590.00 seperti pengiraan pada jadual di

perenggan 4.

Institut Biosains / Akma Aizatul Ain Ruslan - [email protected] /

03-97691117 / 019-6434708

Pejabat Bursar

Universiti Putra Malaysia.


29

LAMPIRAN 4: CONTOH FORMAT KERTAS KERJA LPU

SEKOLAH PERNIAGAAN DAN EKONOMI

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, 43400 UPM SERDANG SELANGOR TEL: 03-9769 6955

Kertas Untuk Pertimbangan Lembaga Pengarah Universiti

10.0 Tujuan

Kertas ini bertujuan untuk mendapatkan pertimbangan dan kelulusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti mengenai cadangan Universiti Putra Malaysia (UPM) bagi mengadakan Memorandum Persefahaman (MoU) dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia.

11.0 Latar Belakang

Pada 19 Mac 2018, Ir. Hj. Yuary Farradia, Ketua Pejabat Antarabangsa dan Pembangunan Kerjaya, Universitas Pakuan (UNPAK) bersama dengan beberapa orang pegawainya telah mengunjungi Sekolah Perniagaan dan Ekonomi, UPM dengan tujuan untuk berbincang tentang mengadakan MoU antara UPM dengan Universitas Pakuan (UNPAK). Dalam perbincangan ini yang turut dihadiri oleh Dekan SPE, Timbalan Dekan Penyelidikan, Pendanaan, Jaringan Korporat dan Komuniti, Timbalan Dekan Siswazah dan Antarabangsa dan Ketua-Ketua Jabatan. Kedua-pihak telah bersetuju bahawa banyak ruang dan peluang yang boleh digunakan dalam mengadakan kerjasama akademik antara UPM dan Universitas Pakuan (UNPAK) khususnya bagi program pertukaran staf dan pelajar dan penyelidikan bersama.

Jawatankuasa Pengurusan Universiti Ke-655 pada 26 September 2018 secara prinsipnya bersetuju memperakukan cadangan Memorandum Persefahaman Di Antara UPM dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia. Salinan petikan minit mesyuarat JPU ke-655 adalah seperti di Lampiran A.

Cadangan Mengadakan Memorandum Persefahaman antara

Universiti Putra Malaysia dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia


30

Selanjutnya Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) pada 18 Oktober 2019 telah bersetuju memperakukan MoU Di Antara UPM dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia untuk dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti. Salinan petikan minit JKTK adalah seperti di Lampiran B.

12.0 Aktiviti Melalui Memorandum Persefahaman Antara Universiti Putra Malaysia

dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia

Pihak Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia dan UPM bersetuju untuk mengadakan kerjasama akademik yang akan memberi manfaat bersama bagi kedua-dua pihak.

3.1 Aktiviti yang akan dilaksanakan:

(a) Program Pertukaran: Pelajar, Pensyarah dan Staf (b) Lawatan Profesor (Pensyarah Pelawat) (c) Maklumat Pertukaran dan Penerbitan (d) Program Penyelidikan dan Pengajian Bersama (e) Penyelia Bersama Bersama (f) Seminar / Persidangan Antarabangsa Bersama dan (g) Perkhidmatan Komuniti dan

13.0 Implikasi Kewangan Anggaran implikasi sumber kepada UPM bagi tempoh lima (5) tahun berjumlah RM123,900.00 seperti jadual berikut:-

IMPLIKASI KOS/KUANTITI FAEDAH UPM PENERANGAN

Implikasi Sumber Manusia/ Perundingan

Untuk memberi peluang kepada staf/pelajar menjalankan penyelidikan bersama profesor dari Universitas Pakuan (UNPAK) tanpa ada implikasi kewangan. Untuk pensyarah bagi Sangkutan Industri atau cuti sabatikal, implikasi kewangan adalah tertakluk pekeliling Pendaftar

Pengecualian yuran pengajian yang sepatutnya dikenakan kepada setiap pelajar iaitu sebanyak RM4310.65 (13,000,000 juta rupiah) /semester Faedah bagi UPM: RM4,310.65 x 1 pelajar = RM4,310.65

Tiada yuran pengajian yang akan dikenakan kepada pelajar UPM yang akan ditempatkan di Universitas Pakuan (UNPAK).

Implikasi Kewangan

Implikasi kewangan dari pihak UPM adalah untuk membayar gaji serta elaun cuti sabatikal

Implikasi kewangan yang terlibat adalah tidak memerlukan kewangan tambahan


31


manakala bagi sangkutan industri bergantung kepada jenis sangkutan; 1.Sangkutan berkontrak – cuti bergaji penuh 2.Sangkutan tanpa kontrak – pegawai bekerja seperti biasa Kos bagi penghantaran Staf bagi tempoh satu minggu Tiket – RM 1000.00 (Pergi balik) Elaun Penginapan –RM 414.00 /sebulan Elaun Sara Hidup – RM966.00 /sebulan Jumlah A : RM2380.00 Kos bagi penghantaran pelajar bagi tempoh 1 Semester Tiket – RM 800 (Pergi balik) Bantuan kewangan RM 2000 (RM500 X 4 bulan) Jumlah B : RM 2800

dari pihak UPM sama ada sebelum atau selepas MoU. Kecuali bagi kos penerbangan dan bantuan kewangan Bagi tujuan pertukaran staf dan pelajar sepanjang tempoh 5 tahun MoU, UPM bercadang untuk menghantar 5 staf dan 40 pelajar bagi tujuan penyelidikan, pertukaran staf dan pertukaran pelajar

Implikasi Fizikal/ Peralatan

Tiada kos yang berkenaan bagi penggunaan fasiliti yang sedia ada di Universitas Pakuan (UNPAK).

Tiada kos penggunaan fasiliti dikenakan oleh pihak Universitas Pakuan (UNPAK) semasa pelajar dan pegawai menjalankan kegiatan di sana

Implikasi lain-lain (Sekiranya ada)

Tiada Tiada


32


Jumlah Keseluruhan (Anggaran)

Jumlah RM2380 x 5 staf/5 tahun= RM11,900.00 Jumlah RM2800 x 40 pelajar/ 5 tahun =112,000.00 Jumlah Keseluruhan : A+B =RM 123,900.00 (Kos yang ditanggung adalah meliputi dana dari Geran Penyelidikan bagi staf. Bagi pelajar pula dana dari Bahagian Akademik)

Faedah bagi UPM: RM4,310.65 x 40 pelajar / 5 tahun = RM172,426.00 (Pulangan)

14.0 Faedah/Impak Kepada Pengantarabangsaan Universiti

14.1 Meningkatkan taraf UPM sebagai universiti yang diiktiraf oleh universiti Indonesia untuk pertukaran pelajar dan akademik, menjadi ’partner’ dalam projek penyelidikan dan mobiliti pelajar UPM di peringkat antarabangsa. Aktiviti pertukaran pelajar yang aktif dijalankan oleh Universitas Pakuan (UNPAK) ini perlu diambilkira dalam usaha memperluaskan mekanisma UPM untuk mendapat tempat bagi pelajar UPM mengadakan program pertukaran. Program pertukaran ini diharapkan dapat membantu memantapkan kemahiran insaniah pelajar dan memberi ruang kepada pelajar ke arah pemikiran global.

14.2 Universitas Pakuan (UNPAK) merupakan antara institusi pengajian tinggi yang diiktiraf di Indonesia. Aktiviti/program pengajaran, penyelidikan dan pengembangan di Universitas Pakuan (UNPAK) adalah berteraskan konsep global interdependence. Usaha giat Universitas Pakuan (UNPAK) untuk menjalin kerjasama erat dengan universiti/institusi luar, termasuk UPM, perlu diambilkira.

15.0 Kandungan Memorandum Persefahaman Antara Universiti Putra Malaysia Dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia

15.1 Pihak Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia telah bersetuju menggunakan MoU

standard yang telah dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia untuk dijadikan sebagai dokumen asas bagi merealisasikan pembentukan hubungan antara kedua belah pihak ini (seperti ulasan dan cadangan Pejabat Penasihat Undang-undang, UPM, Lampiran C)

15.2 Deraf MoU telah diperbaiki mengikut ulasan dan cadangan pihak PUU (Lampiran D).


33

16.0 Syor

Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti adalah diharap dapat mempertimbangkan dan meluluskan;

iii) cadangan mengadakan Memorandum Persefahaman antara UPM dengan Universitas Pakuan (UNPAK), Indonesia.

iv) melantik Sekolah Perniagaan dan Ekonomi sebagai peneraju MoU ini.


34

LAMPIRAN 5: CONTOH FORMAT MOU (BM)

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN

ANTARA

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

DAN

....................................

LOGO

(Foreign/University/Institute)


35

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN

ANTARA


DAN

...........................................

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, (selepas ini dirujuk sebagai “UPM”) sebuah Institusi Pengajian

Tinggi Awam yang ditubuhkan di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 [Akta 30]

Undang-Undang Malaysia yang beralamat di 43400 UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan dan

termasuk wakil sah dan penerimahaknya yang sah;

DAN

................................, (selepas ini dirujuk sebagai “...........”) sebuah ………………yang ditubuhkan

di bawah undang-undang ...............................yang beralamat………………………. dan

termasuklah wakil dan penerimahaknya yang sah;

(selepas ini dirujuk sebagai “Pihak” secara berasingan dan “Pihak-pihak” secara bersama),

BAHAWASANYA:-

A. UPM merupakan sebuah Universiti yang sentiasa berusaha memperkasakan dan

memperkuatkan penyelidikannya, pembangunannya dan kepakaran teknikalnya dan telah

mengambil pelbagai inisiatif bagi melengkapkan kecemerlangan pengajiannya dan telah

memasuki pelbagai perkiraan kerjasama dengan pihak-pihak lain bagi memperkasakan jaringan

kerjasamanya;

B. ........... merupakan sebuah......................................... ; dan

C. Pihak-pihak berhasrat untuk memasuki Memorandum Persefahaman ini bagi menzahirkan

niat masing-masing dan bagi mengadakan suatu asas kerjasama dan muafakan antara pihak-

pihak berdasarkan kepada terma-terma yang terkandung di sini,


36

TELAH MENCAPAI PERSEFAHAMAN BERIKUT:-

ARTIKEL I

OBJEKTIF

Pihak-pihak, tertakluk kepada terma-terma Memorandum Persefahaman ini dan undang-

undang, kaedah, peraturan dan polisi negara yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa di

negara masing-masing, akan berusaha untuk memperkuat, memupuk dan memperkembangkan

kerjasama penyelidikan antara pihak-pihak atas asas kesaksamaan dan manfaat bersama.

ARTIKEL II

BIDANG KERJASAMA

1. Setiap pihak, tertakluk kepada undang-undang, peraturan dan polisi negara yang

berkuatkuasa dari semasa ke semasa yang mentadbir perkara ini dalam negara masing-masing,

akan berusaha mengambil langkah-langkah yang perlu bagi menggalakkan dan memupuk

kerjasama dalam bidang berikut:-

(a) ...............................;

(b) ...............................;

(c) ...............................;

(d) ...............................; dan

(e) apa-apa bidang kerjasama lain yang akan dipersetujui kelak oleh Pihak-Pihak.

2. Bagi tujuan pelaksanaan kerjasama dalam bidang yang dinyatakan di perenggan 1, pihak-

pihak akan memasuki suatu perjanjian yang mengikat secara undang-undang tertakluk kepada

terma dan syarat yang akan dipersetujui kelak oleh kedua-dua pihak termasuklah peruntukan

mengenai “kerahsiaan”, “penangguhan”, “perlindungan hak harta intelek” dan “penyelesaian

pertikaian” seperti yang terkandung di Lampiran Memorandum Persefahaman ini.

ARTIKEL III

PERKIRAAN KEWANGAN


37

1. Memorandum Persefahaman ini tidak akan menimbulkan apa-apa tanggungjawab

kewangan oleh suatu pihak ke atas pihak yang lain.

2. Setiap pihak akan menanggung kosnya dan perbelanjaannya sendiri berkaitan dengan

Memorandum Persefahaman ini.

ARTIKEL IV

KESAN MEMORANDUM PERSEFAHAMAN

Memorandum Persefahaman ini hanyalah bertujuan untuk merekodkan niat pihak-pihak dan tidak

membentuk atau menjadikan, atau dihasratkan untuk membentuk atau menjadikan, suatu

tanggungjawab di bawah undang-undang dalam negara atau antarabangsa dan tidak akan

menimbulkan apa-apa proses perundangan dan tidak akan dianggap membentuk atau

menjadikan apa-apa ikatan undang-undang atau tanggungjawab yang boleh dikuatkuasakan di

sisi undang-undang, secara nyata atau termaklum.

ARTIKEL V

TIADA AGENSI

Tiada apa-apa yang terkandung di sini boleh ditafsirkan sebagai membentuk suatu usahasama,

rakankongsi atau apa-apa urusan rasmi organisasi antara pihak-pihak atau sebagai menjadikan

suatu pihak sebagai agen kepada pihak yang satu lagi.

ARTIKEL VI

KUATKUASA DAN TEMPOH

1. Memorandum Persefahaman ini berkuatkuasa dari tarikh ianya ditandatangani dan akan

terus berkuatkuasa bagi tempoh lima (5) tahun.

2. Memorandum Persefahaman ini boleh dilanjutkan bagi suatu tempoh seperti dipersetujui

secara bertulis oleh pihak-pihak.

ARTIKEL VII

NOTIS


38

Apa-apa komunikasi di bawah Memorandum Persefahaman ini hendaklah dibuat secara

bertulis dalam Bahasa Inggeris dan disampaikan secara surat berdaftar ke alamat, atau dihantar

ke alamat mel elektronik atau nombor faksimili UPM atau ..........., mengikut mana yang

berkenaan, yang dinyatakan di bawah atau ke mana-mana alamat atau alamat mel elektronik

atau nombor faksimili lain seperti diberitahukan oleh satu pihak kepada pengirim yang satu lagi,

dan hendaklah dianggap telah sempurna diberikan atau dibuat sekiranya disampaikan kepada

penerima di alamat atau alamat mel elektronik, atau nombor faksimili yang diakui:-

Kepada UPM: ..........................................

Universiti Putra Malaysia

43400 UPM Serdang, Selangor

MALAYSIA

(Attn. :..................................)

....................

Fax : (603) 894...................

E-mail: [email protected]

Kepada ...........: .....................................................

Attn. : ................................

Fax : .................

E-mail: ................................

Rekod yang dinyatakan di atas menggambarkan persefahaman yang dicapai antara UNIVERSITI

PUTRA MALAYSIA dan ......................................................., bagi perkara-perkara yang

dinyatakan di dalamnya.

Ditandatangani dalam dua (2) salinan pada _____________ hb ________ tahun ______ dalam

empat (4) teks asal, setiap dua (2) dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu, kesemua teks


39

adalah sahih. Sekiranya terdapat perbezaan tafsiran antara teks-teks tersebut, teks dalam

Bahasa Inggeris hendaklah mengatasi.

ARTIKEL ...

PERLINDUNGAN HAK HARTA INTELEK


Ditandatangani oleh dan bagi pihak

………………………………………….

PROF. DR. MOHD ROSLAN SULAIMAN

Naib Canselor

Di hadapan :

…………………………………………

.........................................................................

Ditandatangani oleh dan bagi pihak

……………………………………………….

Di hadapan :

……………………………………………….


40

1. Perlindungan hak harta intelek hendaklah dikuatkuasakan selaras dengan undang-

undang, kaedah dan peraturan negara pihak-pihak dan dengan apa-apa perjanjian antarabangsa

yang ditandatangani oleh pihak-pihak.

2. Penggunaan nama, logo dan atau lambang rasmi mana-mana pihak dalam apa-apa

penerbitan, dokumen dan/atau kertas dilarang, sekiranya kebenaran bertulis tidak diperoleh

terlebih dahulu oleh salah satu pihak.

3. Tanpa menjejaskan perenggan 1 di atas, hak harta intelek berkaitan apa-apa

perkembangan teknologi, produk dan perkhidmatan yang dijalankan:

i. secara bersesama oleh pihak-pihak atau hasil penyelidikan yang diperolehi melalui aktiviti

bersama, hendaklah dipunyai bersama oleh pihak-pihak mengikut terma-terma yang akan

dipersetujui kemudian kelak; dan

ii. secara tunggal dan berasingan oleh satu pihak atau hasil penyelidikan yang diperolehi

melalui usaha secara tunggal dan berasingan oleh satu pihak, hendaklah dipunyai secara

tunggal oleh pihak tersebut.

ARTIKEL ...

KERAHSIAAN

1. Setiap pihak hendaklah mengakujanji akan menjaga kerahsiaan dokumen, maklumat dan

apa-apa data yang diterima daripada, atau diberikan kepada, pihak yang lain dalam tempoh

pelaksanaan Memorandum Perjanjian ini atau apa-apa perjanjian lain yang dibuat mengikut

Memorandum Perjanjian ini.

2. Bagi tujuan perenggan 1 di atas, dokumen, maklumat dan data sedemikian termasuklah

apa-apa dokumen, maklumat dan data yang didedahkan oleh satu pihak (pihak yang

mendedahkan) kepada pihak yang satu lagi (pihak yang menerima) sebelum atau selepas

kuatkuasa Memorandum Perjanjian ini, yang melibatkan perkara teknikal, perniagaan,

pemasaran, dasar, tahu-bagaimana, kerahsiaan, perancangan, pengurusan projek dan dokumen,

maklumat, data dan/atau penyelesaian lain dalam apa-apa bentuk, termasuk tapi tidak terhad

kepada apa-apa dokumen, maklumat atau data yang dinyatakan secara bertulis sebagai “SULIT”,


41

atau kerana sifatnya, dihasratkan hanya untuk pengetahuan pihak yang menerima, atau sekiranya

diberikan secara lisan, diberi dalam keadaan rahsia.

3. Kedua-dua pihak bersetuju bahawa peruntukan Artikel ini akan berterusan mengikat

pihak-pihak, walaupun Memorandum Perjanjian ini telah tamat.

ARTIKEL ...

PENANGGUHAN

Setiap pihak memelihara hak, atas sebab keselamatan negara, kepentingan negara, atau

ketenteraman awam untuk menangguhkan sementara, sama ada keseluruhan atau sebahagian

perlaksanaan Memorandum Perjanjian ini yang mana penangguhan itu hendaklah berkuatkuasa

serta merta apabila pemberitahuan mengenainya diberikan kepada pihak yang satu lagi melalui

saluran diplomatik.

ARTIKEL ...

PENYELESAIAN PERTELINGKAHAN

Apa-apa perbezaan atau pertelingkahan antara pihak-pihak mengenai tafsiran dan/atau

pelaksanaan dan/atau pemakaian apa-apa peruntukan Memorandum Perjanjian ini hendaklah

diselesaikan secara baik melalui perbincangan dan perundingan antara pihak-pihak melalui

saluran diplomatik tanpa merujukkannya kepada pihak ketiga atau tribunal antarabangsa.

LAMPIRAN 6: CONTOH FORMAT MOU (BI)

LOGO

(Foreign/University/Institute)


42

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING

BETWEEN


AND

...................................................

43


MEMORANDUM OF UNDERSTANDING

BETWEEN


AND

.......................................................

ON …………………………. (Date)

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (hereinafter referred to as “UPM”), an institution of higher

learning established under the Universities and University Colleges Act 1971 [Act 30] of

Malaysia whose address is at 43400 UPM, Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia and

shall include its lawful representatives and permitted assigns;

AND

............................. (hereinafter referred to as ...........), a ………………………………..under

laws of ................ whose address is at ...........................................and shall include its lawful

representatives and permitted assigns;

(hereinafter referred to singularly as “the Party” and collectively as “the Parties”),

WHEREAS

A. UPM is an established University which strives to enhance and strengthen its research

and development and has taken various initiatives to complement its educational

excellence and has entered into various collaborative arrangements with other parties

to enhance networking;

B. ........... is an established of .................................; and (state nature of the core

business/strength of the Foreign University/Institute)

C. The Parties are desirous of entering into this Memorandum of Understanding to

declare their respective intentions and to establish a basis of co-operation and

collaboration between the Parties upon the terms as contained herein.

44


HAVE REACHED AN UNDERSTANDING as follows:

ARTICLE I

OBJECTIVE

The Parties, subject to the terms of this Memorandum of Understanding and the laws, rules,

regulations and national policies from time to time in force in each Party’s country, will

endeavour to strengthen, promote and develop research co-operation between the Parties on

the basis of equality and mutual benefit.

ARTICLE II

AREAS OF CO-OPERATION

1. Each Party will, subject to the laws, rules, regulations and national policies from time to

time in force, governing the subject matter in their respective countries, endeavour to

take necessary steps to encourage and promote co-operation in the following areas:

(a) ..........................................;

(b) ..........................................;

(c) ..........................................;

(d) .........................................; and

(d) any other areas of co-operation to be mutually agreed upon by the Parties.

2. For the purpose of implementing the co-operation in respect of any areas stated in

paragraph 1 the Parties will enter into a legally binding agreement subject to terms and

conditions as mutually agreed upon by the Parties including clauses on “confidentiality”,

“suspension”, protection of intellectual property rights” and “settlement of dispute” as

contained in Annexure of this Memorandum of Understanding.

45


ARTICLE III

FINANCIAL ARRANGEMENTS

1. This Memorandum of Understanding will not give rise to any financial obligation by one

Party to other.

2. Each Party will bear its own cost and expenses in relation to this Memorandum of

Understanding.

ARTICLE IV

EFFECT OF MEMORANDUM OF UNDERSTANDING

This Memorandum of Understanding serves only as a record of the Parties’ intentions and

does not constitute or create, and is not intended to constitute or create, obligations under

domestic or international law and will not give rise to any legal process and will not be deemed

to constitute or create any legally binding or enforceable obligations, express or implied.

ARTICLE V

NO AGENCY

Nothing contained herein is to be construed so as to constitute a joint venture partnership or

formal business organisation of any kind between the Parties or so to constitute either Party

as the agent of the other.

ARTICLE VI

ENTRY INTO EFFECT AND DURATION

1. This Memorandum of Understanding will come into effect on the date of signing and

will remain in effect for a period of five (5) years.

2. This Memorandum of Understanding may be extended for a further period as may be

agreed in writing by the Parties.

46


ARTICLE VII

NOTICES

Any communication under this Memorandum of Understanding will be in writing in the English

language and delivered by registered mail to the address or sent to the electronic mail address

or facsimile number of UPM or the ..........., as the case may be, shown below or to such other

address or electronic mail address of facsimile as either Party may have notified the sender

and shall, unless otherwise provided herein, be deemed to be duly given or made when

delivered to the recipient at such address or electronic mail address or facsimile number which

is duly acknowledged:

To UPM : ..............................................

43400 UPM Serdang, Selangor

MALAYSIA

(Attn. :..............................)

.................................

Fax : (603) ………...........

E-mail: [email protected]

To ........... : .........................................

(Attn. :...............................)

Fax : ..............................

E-mail: .............................

The foregoing record represents the understandings reached between UNIVERSITI PUTRA

MALAYSIA or ..........................................upon the matters referred to therein.

Signed in duplicate at ……………. on this ………. day of ……….. in the year …………. In two

(2) original texts, each in the English language, all texts being equally authentic.

Signed by

for and on behalf of the


Signed by

for and on behalf of the

………………………………………

47


ARTICLE …

PROTECTION OF INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS

1. The protection of intellectual property rights shall be enforced in conformity with the

respective national laws, rules and regulations of the Parties and with other

international agreements signed by both Parties.

2. The use of the name, logo and/ or official emblem of any of the Parties on any

publication, document and/ or paper is prohibited without the prior written approval of

either Party.

3. Notwithstanding anything in paragraph 1 above, the intellectual property rights in

respect of any technological development, products and services development,

carried out-

(i) jointly by the Parties or research results obtained through the joint activity effort

of the Parties, shall be jointly owned by the Parties in accordance with the terms

to be mutually agreed upon; and

(ii) solely and separately by the Party or the research results obtained through the

sole and separate effort of the Party, shall be solely owned by the Party

concerned.

ARTICLE …

CONFIDENTIALITY

1. Each party shall undertake to observe the confidentiality and secrecy of documents,

information and other data received from or supplied to, the other Party during the

period of the implementation of this Memorandum of Agreement or any other

agreements made pursuant to this Memorandum of Agreement.

2. For purposes of paragraph 1 above, such documents, information and data include

any document, information and data which is disclosed by a Party (the Disclosing

48


party) to the other Party (the Receiving party), prior to, or after, the execution of this

Memorandum of Agreement, involving technical, business, marketing, policy, know-

how, planning, project management and other documents, information, data and/or

solutions in any form, including but not limited to any document, information or data

which is designated in writing to be confidential or by its nature intended to be for the

knowledge of the Receiving party or if orally given, is given in the circumstances of

confidence.

3. Both Parties agree that the provisions of this Article shall continue to be binding

between the Parties notwithstanding the termination of this Memorandum of

Agreement.

ARTICLE …

SUSPENSION

Each Party reserves the right for reasons of national security, national interest, public order

or public health to suspend temporarily, either in whole or in part, the implementation of this

Memorandum of Agreement which suspension shall take effect immediately after notification

has been given to the other Party through diplomatic channels.

ARTICLE …

SETTLEMENT OF DISPUTES

Any difference or dispute between the Parties concerning the interpretation and/or

implementation and/or application of any of the provisions of this Memorandum of Agreement

shall be settled amicably through mutual consultation and/or negotiations between the Parties

through diplomatic channels, without reference to any third party or international tribunal.

49


LAMPIRAN 7: CONTOH FORMAT MOA

MEMORANDUM OF AGREEMENT

BETWEEN

SOONCHUNHYANG UNIVERSITY, KOREA

AND


In order to promote friendship and cooperation through a mutually beneficial

association, and in the interests of expanding educational opportunities,

Soonchunhyang University (hereinafter referred to as “SCH”) and Universiti Putra

Malaysia (hereinafter referred to as “UPM”) agreed to the following:

The two institutions shall promote the following programs;

a) Exchange of students (as detailed below in the student exchange

provisions);

b) Exchange of academic information and publications;

c) Other exchanges of an academic nature agreed upon by both parties;

d) Assistance in placing visiting scholars.

Student Exchange Provisions

1. Exchange Coordinator

Each party to the agreement will appoint an office who will be responsible for the

coordination and administration of the exchange, including the selection and

counseling of the exchange participants. For Soonchunhyang University, The

School of Global Education and Exchange will serve for this exchange program.

For Universiti Putra Malaysia, that role will be played by the Academic Division.

2. Duration of Exchanges

Exchanges may be for the duration of a semester or an academic year.

3. Number of students to be Exchanged

The number of qualified students will be exchanged on a reciprocal basis

between the two institutions with a minimum of two students per academic year

as a base number (This can be negotiated since both UPM and SCH cannot

always guarantee 2 candidates).

50


4. Balancing the exchange

Parity in numbers of exchange students is the objective of the agreement.

Numbers should be counted in semester units: 1 semester = 1, 1 academic year

= 2. However, each party should be prepared to consider a disparity in any given

semester or year during the agreement.

5. Academic Status

All students will remain enrolled as regular degree candidates at their home

institution and will not be enrolled as candidates for degrees at the host

institution. Students are expected to maintain full-time status at the home

institution.

6. Student Eligibility

The Exchange Coordinator at each institution, acting after consultation with the

appropriate academic unit, will be responsible for the selection of suitable

nominees for exchange. It is understood that the Coordinator will nominate the

students who are both academically and personally suitable for exchange

abroad and the details of academic background as well as references will be

provided to the host institutions. It is hoped that the host institution will not reject

a nominated student unless/he or she does not meet established admission

requirements for international students, or unless the host institution cannot

guarantee availability of required courses.

7. Transcripts

Both institutions agree to provide a transcript at the end of the period of study,

giving details of the courses studied and grades and credits awarded. .

8. Student Program Fees

Each student will pay his or her regular tuition and fees to the home institution

and will receive these benefits in turn from the host institution. All other pertinent

fees will be the responsibility of the exchange student at the host institution. The

host institution agrees to provide all necessary assistance in arranging

accommodation in the residence halls or off campus as appropriate. All travel

costs will be the responsibility of the individual student. Miscellaneous fees such

as special course fees, fieldwork courses, key deposits, books, etc. will be paid

by each participant.

51


Neither institution will charge visiting students an application fee. Scholarships

are encouraged to be made available to qualified students as per the selection

criteria of any specific scholarship program.

9. Vacation Periods

The individual student will be responsible for his or her own housing and meal

arrangements during vacation periods.

10. Housing and Other Assistance: Housing arrangements will be made as follows:

1) Participants from UPM will be accommodated in SCH dormitory.

2) SCH students will be accommodated in UPM dormitory.

11. Insurance

Each participant will provide his or her own health insurance. Proof of adequate

insurance coverage must be provided to the international office of each

institution.

12. Visa Requirements

Participants will be required to meet any visa requirements that pertain to

studying in the host country.

13. Effective Date and Termination of Agreement

This agreement shall be in effect for five years from the date of its signing unless

terminated by either institution with a six month written notice. This agreement

may be extended for another period of five (5) years by mutual agreement in

writing by both parties. This agreement may be amended by mutual consent of

both institutions. Either party may express its desire to terminate this agreement

within the regular agreement duration by serving written notice to the other party.

In this case, if either party desires to balance the numbers before termination,

the other party will cooperate in that effort. Otherwise, termination will take effect

six months from the date of the written notice.

14. Agreement

In agreement with the above terms of participation, the following signatures are

affixed:

Signed on this ………. day of ……………... in the year ............... in two (2) original texts

in English version.

52


Signed by, for and on behalf of the

SOONCHUNHYANG UNIVERSITY

………………………………………………

JOOYANG MANG, Ph.D.

Vice President

In the presence of:

……………………………………………..

YOONSUNG OH, Ph.D.

Dean

School of Global Education & Exchange

Signed by, for and on behalf of the


……………………………………………

PROF. DR. MOHD ROSLAN BIN SULAIMAN,

Vice Chancellor

In the presence of:

………………………………………………

ROSDI WAH

Head of

Administration

Undergraduate

Studies, UPM


53

LAMPIRAN 8: CONTOH SURAT MEMPERBAHARUI MOU/ MOA

Rujukan kami : UPM/PNC/BKK/13.2 Tarikh : 25 Oktober 2010

Dekan Fakulti Kejuruteraan Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang Selangor

U/P: En. Fahrul Asmady bin Yunus

Tuan,

MEMORANDUM PERSEFAHAMAN ANTARA UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA DENGAN JOHNS HOPKINS UNIVERSITY BLOOMBERG SCHOOL OF PUBLIC HEALTH, USA

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Dimaklumkan bahawa MoU antara UPM dengan Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, USA yang telah ditandatangani pada 25 April 2006 akan tamat tempohnya pada 25 April 2011.

Sehubungan itu, bagi memastikan kerjasama MoU UPM mencapai matlamatnya, mohon kerjasama pihak tuan untuk menilai semula keperluan bagi memperbaharui MoU tersebut dan mengambil tindakan susulan seperti yang dinyatakan dalam lampiran.

Sekian, terima kasih.

‘BERILMU BERBAKTI’

Yang menjalankan tugas,

MOHD REZUAN M ASPAR Ketua Unit Perhubungan Korporat b/p Pengarah, Pejabat Pemasaran dan Komunikasi


54

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Universiti Putra Malaysia Tel: 03-8947 2053/8946 6013 Faks: 03-8942 2609/ 03-8948 7273


55

LAMPIRAN 9: CONTOH BORANG PERMOHONAN LOA BORANG PERMOHONAN MEMORANDUM PERJANJIAN

(MEMORANDUM OF AGREEMENT) (MOA) / SURAT PERJANJIAN

(LETTER OF AGREEMENT) (LOA) PENYELIDIKAN

A. MAKLUMAT KETUA PROJEK PENYELIDIKAN

1. Nama Ketua Projek

2. No. Staf

3. No. Telefon

Pejabat:

4. Pusat

Tanggungjawab

Bimbit:

5. Email

B. MAKLUMAT PROJEK PENYELIDIKAN

1. Tajuk Projek

Penyelidikan

2. Latar Belakang

Projek Penyelidikan

3. Kerjasama

Bersama (Nama Institusi / Organisasi Luar)

(Mohon dapatkan daripada syarikat & lampirkan salinan Carian SSM terkini (Maklumat Korporat) untuk syarikat swasta Malaysia)

4. Negara Institusi

/ Organisasi Luar

5. Bidang

Penyelidikan

6. Tempoh Projek

Penyelidikan

a) Kewangan (Tunai) daripada Institusi / Organisasi Luar


56

7. Kewangan Projek Penyelidikan

i) Jumlah kewangan (Tunai) daripada Institusi / Organisasi Luar (cth: RM 100,000.00): …………………………………………………….... ii) Nama pembiaya kewangan (Tunai) untuk projek penyelidikan (cth: Syarikat Ali Sdn

Bhd): ………………………………………………………. b) Kewangan (In-Kind) daripada Institusi / Organisasi Luar (jika ada) i) Jumlah kewangan (In-Kind) daripada Institusi / Organisasi Luar (anggaran) (cth: RM

50,000.00 meliputi bahan XYZ) (cth meliputi: bahan XYZ, latihan, sumber manusia, kos perjalanan dan sebagainya):

a) …………………….. meliputi ………………………………………

b) …………………….. meliputi ………………………………………

c) …………………….. meliputi ………………………………………..

ii. Nama pembiaya kewangan (In-Kind) untuk projek penyelidikan (cth: Syarikat Abu Sdn Bhd): ………………………………………………………………

c) Kewangan (Tunai) daripada UPM (jika ada) i) Jumlah kewangan (Tunai) daripada UPM (cth: RM 100,000.00): …………………………………………………….... ii) Nama geran / sumber kewangan (Tunai) daripada UPM untuk projek penyelidikan (cth:

Geran Putra, Pusat Kos 93xxxx): ……………………………………………………… d) Kewangan (In-Kind) daripada UPM (jika ada) i) Jumlah kewangan (In-Kind) daripada UPM (anggaran) (cth: RM 50,000.00 meliputi

penggunaan makmal) (cth meliputi: penggunaan makmal, alatan dan sebagainya): a) …………………….. meliputi ……………………………………… b) …………………….. meliputi ……………………………………… c) …………………….. meliputi ………………………………………..


57

ii. Nama geran / sumber kewangan (In-Kind) daripada UPM untuk projek penyelidikan (cth: Peruntukan Fakulti X, Pusat Kos xxxxx): ………………………………………………………………

8. Manfaat kepada

UPM / PTJ.

9. Penyelidik Bersama UPM (minimum 3 orang Pegawai Akademik. Digalakkan untuk melibatkan pensyarah muda dalam projek kerjasama ini) *Mohon buat lampiran lain jika penyelidik bersama melebihi daripada tiga (3) orang.

i. Nama: PTJ: No. Staf:

10. Penyelidik Bersama Luar UPM (jika ada) *Mohon buat lampiran lain jika penyelidik bersama melebihi daripada tiga (3) orang.

i. Nama: Institusi / Organisasi Luar:

ii. Nama: PTJ: No. Staf:

ii. Nama:

Institusi / Organisasi Luar:

Iii. Nama: PTJ: No. Staf:

iii. Nama: Institusi / Organisasi Luar:

11. Nama Pemohon / Wakil Ketua Projek (jika berlainan daripada nama Ketua Projek). Contoh: Pelajar / Pegawai di Pusat Tanggungjawab.

Nama: No. Telefon (Pejabat): (Bimbit): Email:


58

C. MAKLUMAT DRAF MOA / LOA

1. Kategori MoA /

LoA

Standard (Tidak Boleh Diubah) Tidak Standard (Boleh Diubah)

• Mohon tandakan ‘Tidak Standard’ bagi format UPM.

2. Format MoA /

LoA

UPM Lain-lain. Nyatakan daripada mana: …………………………………………………………………….

3. Penggunaan

harta intelek sedia ada (Background Intellectual Property) di dalam projek penyelidikan ini.

Ada Tiada Jika Ada,

a) Nama harta intelek tersebut: ………………………………………

b) No. Pemfailan: …………………………………………………………….

c) Sila tandakan ()

Paten (Patent) Rekabentuk Industri (Industrial Design) Hak Cipta (Copyright) Cap Dagangan (Trademark) ICLD Rahsia Dagangan (Trade Secret)

4. Potensi harta

intelek baharu (New Intellectual Property) di dalam projek penyelidikan ini.

Ada Tiada Jika Ada,

a) Pemilikan dan pembahagian potensi harta intelek yang baharu akan; Diputuskan kemudian / Sekarang

b) Pemilikan harta intelek baharu (mohon nyatakan nama pihak yang terlibat):

…………………………………………………………………………………………………………………….

c) Pemilikan harta intelek (jika berkaitan): Ada Tiada


59

Jika Ada, i) UPM :…………………% ii) ……………………………..(nama pihak yang terlibat) : ………………%

iii) ……………………………..(nama pihak yang terlibat) : ………………%

5. Maklumat yang

perlu ada / dinyatakan dalam draf MoA / LoA.

(Tandakan () pada yang disediakan)

a) Jangkaan output (expected outcome / deliverable) telah dimasukkan dalam draf MoA / LoA

b) Keseluruhan jumlah bajet penyelidikan telah termasuk dengan kos pentadbiran (5%) kepada RMC di dalam draf MoA / LoA Dimaklumkan caj perkhidmatan 5% telah mula berkuatkuasa mulai 1 Januari 2018 bagi semua terimaan geran daripada semua penaja geran kecuali Kementerian Pengajian Tinggi. Sehubungan itu, Seksyen Pengurusan Akaun Amanah akan membuat potongan caj 5% ke atas terimaan peruntukan tabung amanah penyelidikan (63xxxx). Justeru itu, mohon pastikan keseluruhan jumlah bajet penyelidikan telah termasuk dengan kos pentadbiran 5% kepada RMC di dalam draf MoA / LoA.

c) Keseluruhan jumlah bajet penyelidikan telah termasuk dengan kos matikan setem di Malaysia (maksimum 0.5% daripada jumlah bajet penyelidikan (tertakluk kepada kadar duti setem yang ditentukan oleh pihak Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)) di dalam draf MoA / LoA (Kecuali kos duti setem yang ditanggung oleh institusi / organisasi luar yang mana ia telah dinyatakan pada klausa dalam draf MoA / LoA). Dimaklumkan ‘Duti Setem’ dikenakan ke atas surat cara dan bukan transaksi. Surat cara didefinisikan sebagai setiap dokumen bertulis dan pada amnya duti setem dikenakan ke atas surat cara jenis undang-undang, komersial dan urusan kewangan. Surat cara yang dikenakan duti adalah surat cara yang tersenarai di bawah Jadual Pertama Akta Setem 1949. Justeru itu, mohon pastikan keseluruhan jumlah bajet penyelidikan telah termasuk dengan kos matikan setem, maksimum 0.5% (tertakluk kepada kadar duti setem yang ditentukan oleh pihak LHDN) di dalam deraf MoA / LoA.

d) Nama Ketua Projek, penyelidik bersama (UPM) dan penyelidik bersama luar UPM telah dimasukkan dalam draf MoA / LoA


60

e) Pemilikan harta intelek dikongsi bersama di antara UPM dan institusi / organisasi luar. Ya Tidak Mengikut polisi penyelidikan, pemilikan harta intelek adalah dikongsi bersama di antara UPM dan institusi / organisasi luar untuk projek kerjasama penyelidikan bersama pihak UPM dan institusi / organisasi luar. Jika ia tidak dikongsi bersama, mohon dapatkan pandangan dan persetujuan daripada Timbalan Pengarah Geran Penyelidikan, RMC.

6. Carta

perbatuan dan pengagihan kewangan projek penyelidikan

Mohon lengkapkan jadual dibawah (Mohon buat lampiran lain jika memerlukan ruang yan lebih besar dan tidak mencukupi);

No. Scope of Work

The Party(ies) involved

Timeline for Performance

/ Completion

Milestone to be achieved

Disbursement of the R&D Fund (RM) and the timeline for

disbursement

1.

2.

3.

4.

TOTAL

7. Lampiran di

dalam draf MoA / LoA

Kesemua lampiran (jadual / appendix / annex) dalam draf MoA / LoA telah dilengkapkan dan dilampirkan. Tiada

PERAKUAN KETUA PROJEK PENYELIDIKAN Saya dengan ini mengaku bahawa semua maklumat yang diberi adalah benar. Saya yang menjalankan amanah, …………………………………………………………….. (Tandatangan Ketua Projek Penyelidikan) Nama / Cop: Tarikh:


61

PENGESAHAN PEGAWAI KEWANGAN DI SEKYEN KEWANGAN FAKULTI, PEJABAT BURSAR / BAHAGIAN KEWANGAN PENGURUSAN OPERASI BERPUSAT (BPOB), PEJABAT BURSAR TERHADAP PERANCANGAN / JADUAL KEWANGAN DI DALAM DRAF MOA / LOA DAN IMPLIKASI KEWANGAN PADA LAMPIRAN 1 Ulasan: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Telah Disemak dan Disahkan Oleh; …………………………………………………………………………………. (Tandatangan Pegawai Kewangan, Pejabat Bursar PTJ) Nama / Cop: Jawatan: Tarikh:

SOKONGAN TIMBALAN DEKAN (PENYELIDIKAN) FAKULTI / TIMBALAN PENGARAH INSTITUT Sokong Tidak Disokong Ulasan: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Saya yang menjalankan amanah, ………………………………………………………………………………………………………….. (Tandatangan Timbalan Dekan (Penyelidikan) / Timbalan Pengarah PTJ) Nama / Cop: Jawatan: Tarikh:


62

NOTA

3) Pemohon perlu menghantar dokumen Softcopy (word) kepada kepada email [email protected] & [email protected]. Dokumen tersebut adalah; e) Borang permohonan MoA / LoA (word) yang lengkap (yang tiada tandatangan). f) Draf MoA / LoA (word) yang telah diisikan maklumat projek. g) Lampiran (jadual / appendix / annex) (word) dalam draf MoA / LoA, dilampirkan sekali (jika ada). h) Salinan Carian SSM terkini (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).

4) Pemohon perlu menghantar juga dokumen Hardcopy kepada Pegawai Pusat Pengurusan Penyelidikan

(RMC) di alamat berikut; Unit Geran Swasta / Antarabangsa & Perjanjian Penyelidikan, Bahagian Geran Penyelidikan, Aras 5, Pusat Pengurusan Penyelidikan, Bangunan Pejabat TNCPI, Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor. No. Tel: 03-97691624 (Cik Siti Saleha Ahmad) / 03-97691632 (Cik Syafurah Mohd Khalil).

Dokumen tersebut adalah; e) Borang permohonan MoA / LoA (hardcopy) yang telah lengkap dan ditandatangani oleh Ketua

Projek, Pegawai Kewangan, Pejabat Bursar dan Timbalan Dekan (Penyelidikan) Fakulti / Timbalan Pengarah Institut.

f) Salinan draf MoA / LoA (hardcopy) yang telah diisikan maklumat projek. g) Lampiran (jadual / appendix / annex) (hardcopy) dalam draf MoA / LoA perlu dilampirkan sekali

(jika ada). h) Salinan Carian SSM terkini (hardcopy) (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).

5) PERHATIAN: Permohonan akan diproses, setelah pihak RMC menerima kesemua dokumen hardcopy pada

perkara (2). Penerimaan dokumen softcopy (word) pada perkara (1) di RMC, tidak bermaksud permohonan akan diproses jika pihak RMC masih tidak menerima dokumen hardcopy daripada pemohon.

Tarikh Kemaskini Borang: 17/3/2021 (7)



63

LAMPIRAN 1

SUMBANGAN PIHAK LUAR (IN KIND

/TUNAI) SUMBANGAN UPM (IN KIND / TUNAI )

KEWANGAN

TUNAI (RM)

SUMBER

MANUSIA

(RM)

FASILITI /

ALATAN (RM)

KEWANGAN TUNAI

(RM)

SUMBER MANUSIA /

PERUNDINGAN (A)

ALATAN /

FASILITI (B)

BAHAN/

PERJALANAN

( C)

LAIN2 (D) KESELURUHAN

A + B + C + D


64

PENERANGAN MAKLUMAT

SUMBANGAN PIHAK LUAR (IN KIND /TUNAI) SUMBANGAN UPM (IN KIND / TUNAI )

KEWANGAN

TUNAI (RM)

SUMBER

MANUSIA

(RM)

FASILITI /

ALATAN (RM)

KEWANGAN TUNAI

(RM)

SUMBER MANUSIA /

PERUNDINGAN (A)

ALATAN /

FASILITI (B)

BAHAN/

PERJALANAN

( C)

LAIN2 (D) KESELURUHAN

A + B + C + D

Kos aktiviti ditanggung masing masing atau melalui permohonan geran dari dana penyelidikan/ latihan di bawah kementerian, agensi kerajaan dan agensi swasta yang berkaitan.

i) kerja penyelidikan dan penerbitan; ii) pemasaran, promosi, pelancaran; iii) anjur seminar, bengkel ; --- jika tidak dibayar oleh UPM

i) Akses kepada data banci kebangsaan seperti data Household Income Survey, Hosehold Expenditure Survey, Vital Statistics dan Labour Force Survey secara percuma (anggaran harga pasaran data-data tersebut RM100K) ii) Kemudahan XXXXuntuk program (cth: bilik mesyuarat/seminar) - aktiviti bersama yang tidak menggunakan peruntukan UPM.

P11 man hours, upahan, gaji penyelidik RM25,000(bil jam penyelidik darab gaji per jam penyelidik); ie. staf UPM yang terlibat P11 man hours, Gaji asas/ 22 hari bekerja * jumlah anggaran hari untuk program & aktiviti di bawah MoA sepanjang tempoh MoA. 1. Professor (RM???/22)*?? hari * tempoh projek =RM ??? 2. Penyelidik DS 52 (RM???/22)*?? = RM ??? 3. Penyelidik DS54 (RM 1???/22)*?? = RM ???? 4. Penyelidik DS52 (RM ???/22)*??? = RM ??? 5. Pegawai Penyelidik Q45 (RM????/22)*??? = RM ???

Penggunaan fasiliti dan peralatan - anggaran RM peluang sewaan yang terpaksa dilepaskan; selenggara fasiliti dan peralatan- jika tiada peruntukan pembiaya, kos kos selenggara fasiliti dan alatan adalah peruntukan in kind sumbangan UPM kepada projek ini. jika naik taraf fasiliti menyebabkan staf dan pelajar lain tidak dapat menggunakan fasiliti dan alatan, anggaran kos ganti

Anggaran perjalanan P21, bekalan P27, khidmat lain P29 yang dibelanjakan menggunakan peruntukan UPM bukan peruntukan projek anggaran perjalanan P21, bekalan P27, khidmat lain P29 yang dibelanjakan menggunakan peruntukan UPM bukan peruntukan projek

P23 utiliti & komunikasi --- anggaran perbelanjaan utiliti dan perhubungan yang dibayar oleh UPM dan bukan peruntukan projek

Keseluruhan anggaran setahun . anggaran belanja tunai dan in kind aktiviti yg dilaksanakan dan sumber peruntukan UPM yang digunakan


65

LAMPIRAN 10: CONTOH BORANG PERMOHONAN NDA BORANG PERMOHONAN PERJANJIAN KERAHSIAAN (NON- DISCLOSURE AGREEMENT) (NDA) / DOKUMEN LAIN-LAIN PENYELIDIKAN

A. MAKLUMAT KETUA PROJEK PENYELIDIKAN

1. Nama Ketua

Projek

2. No. Staf

3. No. Telefon

Pejabat:

4. Pusat

Tanggungjawab

Bimbit:

5. Email

B. JENIS DOKUMEN

1. Jenis Dokumen

NDA

Dokumen Lain-Lain

i. Nyatakan nama dokumen lain-lain: …………………………………………………………….

ii. Latar belakang kerjasama sehingga dokumen lain-lain tersedia:

……………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………..

C. MAKLUMAT CADANGAN PROJEK PENYELIDIKAN

1. Kerjasama

Bersama (Nama

Institusi /

Organisasi Luar)

(Mohon dapatkan

daripada syarikat &

lampirkan salinan

2. Negara

Institusi /

Organisasi

Luar


66

Carian SSM terkini

(Maklumat

Korporat) untuk

syarikat swasta

Malaysia

3. Bidang

Penyelidikan

4. Tempoh NDA

/ Dokumen

Lain-Lain

5. Penyelidik

Bersama UPM

(minimum 3 orang

Pegawai Akademik.

Digalakkan untuk

melibatkan

pensyarah muda

dalam projek

kerjasama ini)

*Mohon buat

lampiran lain jika

penyelidik bersama

melebihi daripada

tiga (3) orang.

i. Nama:

PTJ:

No. Staf:

6. Penyelidik

Bersama Luar UPM

(jika ada)

*Mohon buat

lampiran lain jika

penyelidik bersama

melebihi daripada

tiga (3) orang.

i. Nama:

Institusi / Organisasi

Luar:

ii. Nama:

PTJ:

No. Staf:

ii. Nama:


Luar:

iii. Nama:

PTJ:

No. Staf:

iii. Nama:


Luar:

6. Nama Pemohon /

Wakil Ketua

Projek (jika

berlainan

daripada nama

Ketua Projek).

Contoh: Pelajar /

Pegawai di Pusat

Tanggungjawab.

Nama:

No. Telefon (Pejabat):

(Bimbit):

Email:

D. MAKLUMAT DRAF NDA / DOKUMEN LAIN-LAIN

1. Kategori NDA /

Dokumen Lain-

Lain

Standard (Tidak Boleh Diubah) Tidak Standard (Boleh Diubah)

• Mohon tandakan ‘Tidak Standard’ bagi format UPM.


67

2. Format NDA /

Dokumen Lain-

Lain

UPM

Lain-lain. Nyatakan daripada mana: …………………………………………………………………….

3. Maklumat yang perlu ada / dinyatakan dalam draf NDA / Dokumen Lain-Lain.

Nama Ketua Projek, penyelidik bersama (UPM) dan penyelidik bersama luar UPM telah

dimasukkan dalam draf NDA / dokumen Lain-Lain

4. Lampiran di dalam draf NDA / Dokumen Lain-Lain.

Kesemua lampiran (jadual / appendix / annex) dalam draf NDA / dokumen Lain-Lain

telah dilengkapkan dan dilampirkan.

Tiada

PERAKUAN KETUA PROJEK PENYELIDIKAN

Saya dengan ini mengaku bahawa semua maklumat yang diberi adalah benar.

Saya yang menjalankan amanah,

……………………………………………………………..

(Tandatangan Ketua Projek Penyelidikan)

Nama / Cop: Tarikh:


68

SOKONGAN TIMBALAN DEKAN (PENYELIDIKAN) FAKULTI / TIMBALAN PENGARAH INSTITUT

Sokong Tidak Disokong

Ulasan: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Saya yang menjalankan amanah,

………………………………………………………………………………………………………………………………

(Tandatangan Timbalan Dekan (Penyelidikan) Fakulti / Timbalan Pengarah Institut)

Nama / Cop:

Jawatan: Tarikh:


69

NOTA

6) Pemohon perlu menghantar dokumen Softcopy (word) kepada kepada email [email protected] & [email protected]. Dokumen tersebut adalah; i) Borang permohonan NDA / dokumen Lain-Lain (word) yang lengkap (yang tiada tandatangan). j) Draf NDA / dokumen Lain-Lain (word) yang telah diisikan maklumat cadangan projek. k) Lampiran (jadual / appendix / annex) (word) dalam draf NDA / dokumen Lain-Lain, dilampirkan

sekali (jika ada). l) Salinan Carian SSM terkini (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).

7) Pemohon perlu menghantar juga dokumen Hardcopy kepada Pegawai Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) di alamat berikut;

Unit Geran Swasta / Antarabangsa & Perjanjian Penyelidikan,

Bahagian Geran Penyelidikan,

Aras 5, Pusat Pengurusan Penyelidikan,

Bangunan Pejabat TNCPI,

Universiti Putra Malaysia,

43400 UPM Serdang,

Selangor.

No. Tel : 03-97691624 (Cik Siti Saleha Ahmad) / 03-97691632 (Cik Syafurah Mohd Khalil).

Dokumen tersebut adalah;

i) Borang permohonan NDA / dokumen Lain-Lain (hardcopy) yang telah lengkap dan ditandatangani oleh Ketua Projek dan Timbalan Dekan (Penyelidikan) Fakulti / Timbalan Pengarah Institut.

j) Salinan draf NDA / dokumen Lain-Lain yang telah diisikan maklumat cadangan projek. k) Lampiran (jadual / appendix / annex) (hardcopy) dalam draf NDA / dokumen Lain-Lain perlu

dilampirkan sekali (jika ada). l) Salinan Carian SSM terkini (hardcopy) (untuk syarikat Swasta di Malaysia sahaja).

8) PERHATIAN: Permohonan akan diproses, setelah pihak RMC menerima kesemua dokumen hardcopy pada perkara (2). Penerimaan dokumen softcopy (word) pada perkara (1) di RMC, tidak bermaksud permohonan akan diproses jika pihak RMC masih tidak menerima dokumen hardcopy daripada pemohon.

Tarikh Kemaskini Borang: 9/6/2021 (6)


garis panduan proses penyediaan: memorandum …

Documents