NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 1 drp. 9

1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bendahari mengenai tatacara memproses permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan mengikut pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa.

2.0 SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pinjaman / pembiayaan kenderaan bagi

staf UPM yang bertaraf tetap dan kontrak. 3.0. TATACARA TERPERINCI

3.1 Terima borang permohonan

3.1.1 Terima Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.

3.1.2 Cop tarikh terima pada muka surat hadapan borang tersebut.

3.1.3

Pegawai-pegawai yang layak memohon pinjaman kenderaan ialah pegawai-pegawai yang berjawatan tetap dan pegawai-pegawai yang berkhidmat secara kontrak. Pinjaman adalah bagi membeli kenderaan yang dibenarkan mengikut kelayakan dan kemampuan seseorang pegawai yang sesungguhnya memerlukan kenderaan untuk menjalankan tugas rasmi dengan sempurna

3.2 Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan

3.2.1 Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan seperti dibawah:-

(a) Bilangan @ Bil

(b) Tarikh terima permohonan

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: OPR/BEN/GP011/BYR

GARIS PANDUAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 2 drp. 9

(c) Nama pemohon

(d) Jawatan

(e) Pusat Tanggungjawab/ PTJ

(f) Jumlah permohonan

(g) Tarikh di kembalikan untuk pembetulan

(h) Tarikh kelulusan

(i) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (h)

(j) Tarikh terima perjanjian

(k) Nombor baucar

(l) Jumlah Baucar

(m) Tarikh Baucar

(n) Nombor Fail Peminjam

(o) Tarikh Cek

(p) Catatan

3.3 Semak maklumat permohonan dan kelayakkan

3.3.1 Semak syarat-syarat pinjaman seperti berikut :-

(a) Taraf jawatan staf tetap/ kontrak :

i. Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa.

ii. Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon.

(b) Gaji Pegawai : Semak slip gaji yang terkini pemohon yang mana gaji pokok mestilah tidak kurang daripada RM1,620.00 dan potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pinjaman kenderaan yang akan diluluskan

(c) Lesen Memandu : Semak lesen memandu yang sah bagi

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 3 drp. 9

pemohon mengikut kelas kenderaan yang hendak dibeli seperti yang tertera di dalam lesen yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan.

(d) Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon.

(e) Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.

(f) Staf yang baru dilantik daripada jabatan luar universiti tidak boleh memohon pinjaman kenderaan universiti untuk menyelesaikan baki pinjaman di jabatan lama kerana nama kakitangan tersebut telah tercatat di dalam kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan.

3.3.2 Semak kelayakkan pemohon seperti berikut:-

(a) Semak kelayakan jumlah dan tempoh pinjaman berdasarkan peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa.

(b) Semak baki pinjaman terdahulu sekiranya ada. Pemohon layak untuk mendapatkan pinjaman kenderaan setiap lima (5) tahun dengan syarat telah menyelesaikan semua pinjamannya.

(c) Bagi pemohon yang sedang membuat pinjaman motosikal adalah tidak layak untuk membuat pinjaman kereta dalam tempoh yang sama, begitu juga sebaliknya.

(d) Bagi pembiayaan kenderaan terpakai, peraturannya adalah seperti berikut:-

i. Pemohon tidak boleh membeli kenderaan suami atau isteri.

ii. Pegawai yang telah membeli kenderaan melalui syarikat-syarikat kewangan tidak boleh menggunakan wang pinjaman kenderaan UPM bagi menyelesaikan baki hutangnya dengan syarikat kewangan.

iii. Pemohon tidak boleh memohon pinjaman kenderaan jika namanya sudah tercatat di Kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan. Ianya juga termasuk bagi

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 4 drp. 9

kereta terpakai yang dibeli dari luar negeri.

3.3.3 Semak baki Kumpulan Wang Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan melalui Sistem Saga bagi memastikan peruntukkan sediada mencukupi.

3.4 Pengesahan maklumat permohonan dan kelayakkan

3.4.1 Dapatkan pengesahan maklumat dan kelayakkan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab.

3.5 Kelulusan pinjaman/pembiayaan

3.5.1 Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada Bendahari atau pegawai yang diberikuasa.

3.6 Penyediaan/penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan

3.6.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti berikut:-

(a) Daftar Format Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (AL-BAI BITHAMAN `AJIL) (OPR/BEN/DF050/BYR); atau

(b) Daftar Format Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (KONVENSIONAL) (OPR/BEN/DF051/BYR)

3.6.2 Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama tiga (3) bulan sahaja.

3.7 Sedia fail peminjam

3.7.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam.

3.7.2 Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR) pada kulit fail tersebut.

3.8 Terima Jawapan

3.8.1 Pemohon hendaklah mengemukakan jawapan samada menerima atau menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan dengan menggunakan Daftar Format Jawapan Tawaran Pinjaman

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 5 drp. 9

Kenderaan (OPR/BEN/DF038/BYR). Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam tempoh tersebut, tawaran akan terbatal dengan sendirinya.

3.8.2 Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran pinjaman kenderaan hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tamatnya tempoh tawaran asal.

3.9 Penyediaan / penyerahan Surat Perjanjian pinjaman/pembiayaan

3.9.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti berikut:-

(a) Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM (OPR/BEN/DF040/BYR) bagi perjanjian secara islam; atau

(b) Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi perjanjian secara biasa (konvensional)

3.9.2 Semak Surat Perjanjian tersebut dan pastikan jumlah pinjaman dan tempoh bayaran balik adalah selaras dengan kelulusan.

3.9.3 Serah surat perjanjian pinjaman/pembiayaan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

3.10 Terima Surat Perjanjian Pinjaman/pembiayaan daripada pemohon

3.10.1 Surat Perjanjian hendaklah dilengkapkan oleh pemohon dengan mendapatkan dua (2) orang penjamin.

(a) Penjamin hendaklah terdiri daripada staf tetap UPM yang sama kumpulan jawatannya atau lebih tinggi jawatannya daripada peminjam.

(b) Saksi bagi setiap penjamin boleh terdiri daripada orang yang sama atau berlainan dan hendaklah dikalangan staf tetap

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 6 drp. 9

UPM.

3.10.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

3.11 Tandatangan surat perjanjian pinjaman/pembiayaan

3.11.1 Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bendahari / Pegawai yang diberikuasa.

3.11.2 Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan.

3.12 Setem surat perjanjian pinjaman/pembiayaan

3.12.1 Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bendahari / Pegawai Kewangan hendaklah dikembalikan kepada pemohon untuk disetemkan secukupnya berdasarkan kepada amaun pinjaman kenderaan. Kadar penentuan jumlah setem adalah bergantung kepada cara pinjaman yang dibuat dan mengikut Akta Setem yang berkuatkuasa dari masa ke semasa

(a) Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi perjanjian secara biasa (konvensional) Jumlah setem bergantung kepada jumlah pinjaman yang dibuat. Contohnya:

Amaun Bayaran Setem

Bagi setiap RM500.00 atau sebahagian darinya

RM2.50

(b) Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM (OPR/BEN/DF040/BYR) bagi perjanjian secara Islam

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 7 drp. 9

Jumlah setem adalah sebanyak RM10.00 dan bergantung kepada Akta Setem yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

3.12.2 Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bendahari dalam masa tujuh (7) hari untuk proses bayaran.

3.13 Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar

3.13.1 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)

3.13.2 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.

3.13.3 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan.

3.13.4 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.

3.14 Penyedian dan pengedaran cek

3.14.1 Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).

3.14.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR)

3.15 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji

3.15.1 Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR)

3.15.2 Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-

(a) Pemohon

(b) Pejabat Pendaftar

(c) Penjamin

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 8 drp. 9

3.16 Tuntut Hak Milik

3.16.1 Dapatkan maklumat nombor chasis dan nombor enjin kenderaan secara bertulis

3.16.2 Sediakan Surat Pengesahan e-Hakmilik JPJ-FIS melalui laman web e-Hakmilik JPJ (http//:www.fis.com.my/)

3.16.3 Cetak surat tersebut sebanyak dua salinan:-

(a) Diserahkan kepada peminjam bagi tujuan pendaftaran dengan pihak JPJ. Pastikan Perakuan Pendaftaran Kenderaan tersebut telah dicop Hakmilik Dituntut Oleh : Universiti Putra Malaysia

(b) Disimpan didalam fail peminjam

3.16.4 Tandatangani borang JPJ K3.

3.17 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS

3.17.1 Kemaskini arahan potongan gaji untuk melaraskan pinjaman ke dalam sistem IHRMS berpandukan Manual Kerja Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui Sistem IHRMS (M026).

3.18 Terima dokumen pembelian kenderaan

3.18.1 Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek:-

(a) Resit / surat akuan penerimaan wang daripada penjual kenderaan

(b) Cover nota / polisi insuran komprehensif / takaful

(c) Kad Pendaftaran yang telah dicop dengan tanda Hakmilik Dituntut Oleh Universiti Putra Malaysia

(d) Invois rasmi bagi kenderaan baru atau surat jual beli bagi kenderaan terpakai

3.18.2 Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF053/BYR)

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 9 drp. 9

3.19 Pemeriksaan kenderaan

3.19.1 Periksa kenderaan dan pastikan nombor chasis, nombor engine dan nombor pendaftaran di kenderaan sama seperti di dalam Kad Perakuan Pendaftaran kenderaan dengan menggunakan Daftar Format Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BEN/DF042/BYR). Peminjam hendaklah mengemukakan Polisi Insuran Komprehensif bagi pinjaman Cara Biasa (konvensional) dan Polisi Insuran Takaful bagi pinjaman Cara Islam ke Pejabat Bendahari setiap tahun sehingga pinjaman selesai.

3.19.2 Jika peminjam menukar enjin dalam tempoh pinjaman atas sebab tertentu yang munasabah, Kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan hendaklah dikemukakan ke Pejabat Bendahari yang menyatakan nombor enjin yang baru.

3.20 Kemaskini Fail peminjam

3.20.1 Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR)