garis panduan pengurusan panjar wang runcit online

GARIS PANDUAN PENGURUSAN

PANJAR WANG RUNCIT ONLINE

Muka surat : 1/12

Tarikh : 11 APRIL 2016

UPSI(ISO)/BEN/P10/GP01

Pindaan : 02

Keluaran : A

BAHAGIAN A: MEMBUAT PERMOHONAN PANJAR WANG PANJAR RUNCIT (OLEH

PEMOHON)

1. Login ke portal MyUPSI di http://www.upsi.edu.my > Klik Finance > Klik Petty Cash

> klik New. Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan.

Pilih Pusat Kos

Masukkan Nombor Resit

Masukkan Jumlah Tuntutan

Masukkan Tujuan Perbelanjaan

Klik butang Submit

Catatkan nombor rujukan permohonan (portal).

Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan (portal) kepada

Pembantu Tadbir yang menguruskan panjar.

http://www.upsi.edu.my/



Muka surat : 2/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

BAHAGIAN B : MEMPROSES PERMOHONAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH

PEMBANTU TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ)

1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable >

Petty Cash Module > Petty Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan

dipamerkan.

Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan (portal) di

ruang Reference No. dan kemudian Klik Execute Query

Klik dua kali atau tekan butang F9 pada ruang Acct Code dan pilih kod

akaun berkaitan. Makumat kod akaun pada ruang Description akan

dijana secara automatik.

Masukkan tujuan perbelanjaan pada ruang Item Description

Masukkan jumlah tuntutan sebelum cukai GST pada ruang Item Amt.

Klik butang F9 pada ruang Tax code dan pilih kod cukai GST yang

berkaitan. Sekiranya kod cukai GST mempunyai kadar 6% jumlah GST



Muka surat : 3/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

akan secara automatik berada di ruang GST Amt dan jumlah tuntutan

termasuk GST akan secara automatik berada di ruang Trans Amt.

Jika jumlah tuntutan pada Trans Amt tidak sama dengan pengiraan yang

sepatutnya iaitu jumlah tuntutan + jumlah GST , pengguna diminta untuk

klik √ di hujung transaksi tersebut dan tuntutan yang sepatutnya akan

dikira dengan betul.

Klik Save dan catatkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS.

Serahkan resit bercatat nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS

kepada Penolong Pendaftar/Penolong Akauntan/Pegawai PTj yang

meluluskan panjar wang runcit.

BAHAGIAN C: MENGESAHKAN PERMOHONAN DAN MEMBUAT BAYARAN TUNTUTAN

PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PENOLONG PENDAFTAR/PEGAWAI

PTJ)

1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ Acc Payable > Petty

Cash Module > Petty Cash Approval/Paid/Cancellation. Paparan seperti skrin di

bawah akan dipamerkan.

Pilih menu Approve pada Transaction Type



Muka surat : 4/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Pilih permohonan

Klik Approve jika diluluskan

Klik Cancel jika tidak diluluskan atau dibatalkan

Klik Save

2. Bagi mencetak borang PWR, login ke Sistem MyFIS di

https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable > Petty Cash Module > Petty

Cash Update. Paparan seperti skrin dibawah akan dipamerkan.

Klik Enter Query dan masukkan nombor rujukan permohonan Sistem MyFIS

di ruang Reference No.

Klik Execute Query

Klik Print dan cetak Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit seperti yang

dipamerkan seperti di bawah.



Muka surat : 5/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Borang Tuntutan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh :

Ketua PTj

Pegawai Pembayar

Penerima

Wang tuntutan panjar wang runcit diserahkan kepada pemohon.

Resit dicop “Telah Dibayar”



Muka surat : 6/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

3. Bagi tujuan mengemaskini status pembayaran Panjar Wang Runcit, buka semula

skrin Petty Cash Approval/Cancellation di Sistem MyFIS dan pilih menu Paid.

Pilih permohonan yang telah dibayar

Klik Paid Sistem MyFIS

Borang permohonan difailkan.



Muka surat : 7/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

BAHAGIAN D: PROSES REKUPAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH PEMBANTU

TADBIR/PEMBANTU AKAUNTAN/STAF YANG DILANTIK OLEH PTJ)

1. Login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc Payable >

Petty Cash Module > Petty Cash Batch. Paparan seperti skrin dibawah akan

dipamerkan.

Pilih permohonan panjar yang telah dibayar (Status “Paid”)

Klik Create Batch

Klik Print dan cetak Laporan Rekupan. Laporan Rekupan perlu

ditandatangani oleh :

i. Pegawai Penyedia

ii. Pegawai Mengesah

2. PTj perlu menghantar memo permohonan rekupan kepada Unit Bayaran,

Jabatan Bendahari bersama-sama dokumen berikut :-

i. Laporan Rekupan

ii. Borang Tuntutan Asal

iii. Resit Asal



Muka surat : 8/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

3. Pembayaran rekupan panjar wang runcit akan dibuat oleh Unit Bayaran

Jabatan Bendahari mengikut Prosedur Pembayaran (UPSI(ISO)/BEN/P06).

4. PTj akan menerima wang rekupan panjar wang runcit melalui cek atau

pindahan Electronic Payment System (EPS) ke dalam akaun pegawai yang

diberikan kuasa. Kuasa boleh diperolehi dengan mengisi permohonan melalui

Borang Penurunan Kuasa Bagi Menunaikan Cek Panjar Wang Runcit

(UPSI/BEN/AKS/B-04).

5. Seterusnya, Penolong Pendaftar/Pegawai PTj perlu mengemaskini rekupan

dengan login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ > Acc

Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan

seperti skrin dibawah akan dipamerkan.



Muka surat : 9/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Klik Execute Query dan pilih permohonan panjar yang telah direkup

berstatus “Voucher”

Klik “Bank In”

Klik “Save”

Memastikan baki panjar di Sistem MyFIS sama dengan baki tunai dalam

tangan.

Memfailkan dokumen sokongan.

BAHAGIAN E: PEMERIKSAAN PANJAR WANG RUNCIT (OLEH KETUA PTJ)

1. Ketua PTj perlu login ke Sistem MyFIS di https://myfis.upsi.edu.my:8099/ims/ >

Acc Payable > Petty Cash Module > Initial Allocation For Cost Center. Paparan

seperti skrin dibawah akan dipamerkan.

Klik Execute Query

Klik Borang Pemeriksaan



Muka surat : 10/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Klik “Print” dan cetak Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit seperti

yang dipamerkan seperti di bawah.



Muka surat : 11/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara

berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan,

tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam

tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan.



Muka surat : 12/12



Pindaan : 02

Keluaran : A

Pihak PTj perlu mengisi butiran bahagian (b) dan (c) Borang

Pemeriksaan Panjar Wang Runcit selepas pemeriksaan mengejut

dilakukan.

Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit perlu ditandatangani oleh :-

i. Pegawai Pengesah

ii. Pegawai Pemeriksa

Borang Pemeriksaan Panjar Wang Runcit yang lengkap perlu disimpan

selamat untuk sebarang pemeriksaan audit.

garis panduan pengurusan panjar wang runcit online

Documents