KURS

US

PRA-

PEN

EMPA

TAN

ASPEK PENGURUSAN KEWANGAN PERATURAN ARAHAN PERBENDAHARAAN PEKELILING/SURAT PEKELILING/ SURAT

ARAHAN PERANAN & TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN KEWANGAN DI PERWAKILAN BUKU VOT BUKU TUNAI KAWALAN HASIL & TERIMAAN KAWALAN BAYARAN

Bajet dan kawalan peruntukan Terimaan Perolehan Bayaran Sistem Perakaunan Kerajaan

Pematuhan kepada peraturan semasa yang berkuatkuasa

Menyelenggara dan menyimpan rekod-rekod kewangan dan perakaunan dengan lengkap dan teratur

Integriti, akauntabiliti dan tadbir urus yang baik.

Arahan Perbendaharaan

Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 2013 – Dasar dan Peraturan Khidmat Luar Negara(menggantikan Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 1994)

Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 2009 – Sistem Pentadbiran Kerajaan Malaysia (SPKM) Di Luar Negeri

sambungan…

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2004 – Penjenisan Kod Hasil dan Perbelanjaan

Pekeliling Pentadbiran Wisma Putra Bil. 1/2002 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Pegurusan Kewangan Dan Akaun di Perwakilan-Perwakilan Malaysia di Luar Negara

sambungan…

Perintah Majlis Angkatan Tentera Bil 3 Tahun 2003 dibaca bersama pindaan

Pekeliling/ Surat Pekeliling Perbendaharaan

Pekeliling / Surat Pekeliling ANM Pekeliling/ Surat Pekeliling

Perkhidmatan Surat/ Memo Kementerian Luar Negeri Semua Peraturan Kewangan Yang

Berkuatkuasa

AP53 : Tanggungjawab Pegawai Pengawal AP11 : Penurunan Kuasa AP101: Pemberian Kuasa Menandatangani

Baucar AP69 – AP76 : Terimaan AP54 : Kawalan Perbelanjaan – Perbelanjaan

tidak boleh melebihi peruntukan AP58 (a) : Pembayaran Yang Memerlukan

Kebenaran Khas AP59 : Pembayaran Suci Hati AP111 – AP113 : Pengendalian Akaun Panjar

sambungan...

AP 125 – AP 129 : Peti Besi dan Bilik Kebal AP 309: Pemeriksaan Mengejut Oleh Ketua

Perwakilan/ Pegawai Diberi Kuasa (6 bulan sekali) AP 156 – AP162 : Akaun Deposit AP 96 : Pembayaran Atas Nama Ketua Jabatan /

Ketua Canseri (Pembayaran Kepada Ramai Penerima)

AP103 : Bayaran Bil Dalam Tempoh 14 Hari AP105 : Tarikh Membayar Gaji (Surat Kelulusan

Kementerian Kewangan) AP102 – Memperakui Bayaran Adalah Tepat dan

Betul

sambungan…

AP95 : Penyelenggaraan Buku Vot atau Buku Vot Elektronik

AP99 : Baucar Bayaran Perlu Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap

AP100 : Mengemukakan Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam Sebelum Atau Pada 10hb Bulan Berikutnya

PP 5/2004 : Penjenis Kod Hasil dan Belanja

SPANM 1/2008 : Had Kuasa BerbelanjaPROSES

TINDAKAN DAN HAD AMAUN

‹RM20,000 ≥RM20,000

Baucar bayaran dan baucar jurnal

i) Penyedia (gred 17 ke atas)

ii) Perakuan I ( Gred 22 keatas)

iii) Perakuan II ( Gred 27 keatas)

i) Penyedia (gred 17 keatas)

ii) Perakuan I (Gred 32 keatas)

iii) Perakuan II (Gred 41 keatas)

KETUA PERWAKILAN - Telah mendapat penurunan kuasa

daripada Pegawai Pengawal dalam hal-hal berkaitan pengurusan kewangan dan akaun yang meliputi perbelanjaan dan pungutan

- Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi

KETUA CANSERI- Diwakilkan kuasa oleh Ketua Perwakilan bagi

mengendalikan pengurusan kewangan dan akaun

- Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi

- Mengawal perbelanjaan Perwakilan dengan memastikan agar tidak melebihi jumlah Peruntukan yang diluluskan

- Memastikan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan teratur

- Contoh surat kuasa

SETIAUSAHA PERTAMA/ KEDUA / KETIGA (PENTADBIRAN)

- Diwakilkan kuasa oleh Ketua Perwakilan bagi mengendalikan tugas-tugas harian kewangan

- Memastikan semua peraturan kewangan yang berkuatkuasa dipatuhi

- Mengawal perbelanjaan Perwakilan dengan memastikan agar tidak melebihi jumlah Peruntukan yang diluluskan

- Memastikan rekod kewangan diselenggara dengan lengkap dan teratur

- Contoh surat kuasa

KAWALAN PERUNTUKAN- Merancang perbelanjaan dengan teliti dan

berbelanja secara berhemah

KAWALAN PERBELANJAAN- Memastikan berbelanja tidak melebihi

peruntukan - Tidak berbelanja tanpa peruntukan- Memastikan cek hanya dikeluarkan

selepas baucar diluluskan- Baucar Bayaran hendaklah disokong dengan

dokumen sokongan yang lengkap- Memastikan perbelanjaan dicaj kepada

kod perbelanjaan yang betul

Buku Vot Buku Tunai – Panjar Buku Resit Laporan Bil/ Invois Laporan Baucar Pembayaran Buku Rekod Pendahuluan (Buku Akaun

Subsidiari Kew.28) dan Buku Bayaran Balik Oleh Pegawai

Penyata Kiriman Khas Penyata Borang Hasil Yang Dikawal – Kew 68

(AP67) Buku Daftar Cek

Merekodkan segala peruntukan yang diterima, serta perbelanjaan yang dilakukan dan baki peruntukan terkini. (Dijana secara automatik oleh SPLN)

Perlu dicetak, disemak dan ditandatangani oleh Penyelia sekurang-kurangnya sekali setiap bulan. [AP95 (e)]

Tidak boleh berbelanja apabila baki di buku vot tidak mencukupi meskipun wang tunai dibank masih mencukupi.

Pejabat Perwakilan adalah bertanggungjawab untuk memastikan Laporan Kedudukan Baki Peruntukan mencukupi bagi setiap pembayaran yang hendak dilakukan.

Asas kepada permohonan peruntukan pada tahun hadapan.

Contoh Buku Vot

Buku yang merekodkan segala terimaan dan bayaran melalui akaun panjar

Perlu disediakan pada setiap bulan. (Dijana secara automatik melalui SPLN)

Merekodkan urusniaga pada hari ianya dibuat.

Disedia dan disahkan oleh pegawai yang berlainan dan diberi kuasa.

Contoh Buku Tunai Manual Contoh Buku Tunai SPLN

Perwakilan kuasa hendaklah dibuat secara bertulis.[AP11]

Kuasa memungut wang – [AP69] Perlu sediakan yang baru apabila

terdapat pertukaran pegawai meskipun hanya seorang pegawai sahaja yang terlibat.

Semua terimaan wang perlu disediakan Resit Kew 38 atau Kew 38e

Semua wang yang diterima hendaklah disimpan dengan selamat dan diakaunkan dengan betul

sambungan…

Terimaan dimasukkan ke dalam akaun bank (AP78) pada hari yang sama:

- bagi pungutan tunai yang melebihi RM500 atau jumlah pungutan melebihi RM2,000 (tunai dan cek)

- Jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan ke dalam akaun bank pada hari berikutnya

- Pungutan melalui cek perlu di masukkan ke bank tidak lewat dari satu minggu dari tarikh terima

- Semua terimaan hendaklah dimasukkan ke dalam bank sebelum penutupan akhir bulan

Disediakan oleh pegawai yang diberi kuasa Disedia dan ditandatangani dengan karbon

dua belah muka – AP63(a) AP70(a): Dua orang pegawai terlibat dalam

pengeluaran resit, Seorang bertanggungjawab menerima

kutipan dan menulis resit Seorang pegawai menandatangani resit

beserta cop nama dan jawatan Pengeluaran buku resit perlu mengikut

nombor turutan (AP63) Semua stok borang hasil perlu disimpan

selamat dan berkunci (AP68)sambungan…

Resit dicatat di sebelah debit Buku Tunai mengikut turutan nombor resit dan tarikh – AP66( c )

Meminda resit adalah dilarang, sekiranya terdapat kesilapan, batalkan resit tersebut dan sediakan yang baru – AP62

Resit batal tidak boleh dimusnahkan, salinan asal dan pendua perlu disimpan untuk semakan.

Wang pungutan tidak boleh digunakan, didahulukan atau ditukar sebelum dibankkan.

Resit Kew 38 - Contoh

JENISTERIMAAN

KOD JAB / PTJ

KOD OBJEK

PERIHAL

Kutipan Konsular

221/XXXXX

71399 Bayaran-bayaran Lain

Kutipan Hasil Jab. Imigresen

263/010300

71305 71306713077130871309

Permit KerjaPassportVisaDokumen LainLevi Pekerja Asing

Kutipan Hasil Jab. Pendaftaran

265/010700

71301

713027130371304

Beranak/ Anak Angkat/ KematianPendudukWarganegaraPerkahwinan / Perceraian

Deposit 221/XXXXX

79501 Deposit Am

JENISTERIMAAN

KOD JAB / PTJ

KOD OBJEK

PERIHAL

Bayaran Balik VAT/ Vot Tahun Lalu

221/XXXXX

81101 Terimaan Balik Bayaran Tahun-tahun Lalu

Faedah Bank 221/XXXXX

73507 Faedah Bank Luar Negara

Bayaran Balik Vot Tahun Semasa(cth : Utiliti)

221/XXXXX

Berdasarkan baucar bayaran

Bayaran Balik Vot

Bayaran Balik Pendahuluan (cth : Cagaran Keselamatan/ Deposit Yuran Sek/Tuntutan Perjalanan)

221/XXXXX

5320453202

53216

Cagaran Keselamatan RumahTuntutan Perjalanan Luar NegeriDeposit Yuran Sekolah

Pastikan pembayaran tidak melebihi peruntukan – AP93(i) & AP54

Setiap bayaran perlu sediakan Baucar Bayaran Kew 304

Maklumat pada baucar perlu lengkap Baucar Bayaran hendaklah disertakan

dengan dokumen sokongan asal dan lengkap(AP99).

Jika dokumen salinan, perlu dicap “ salinan diakui sah” dan ditandatangan oleh pegawai

Kod objek mesti tepat – PP 5/2004sambungan…

Penggunaan cecair pemadam adalah tidak dibenarkan – AP147

Bil-bil dalam bahasa asing perlu diterjemahkan.

Baucar bayaran ditandatangani mengikut SPANM Bil 1/2008 Peraturan Penyediaan Baucar Bayaran

Cap ‘TELAH BAYAR’ / ‘ PAID’ pada setiap helaian baucar dan dokumen sokongan

JENIS BAYARAN KOD OBJEK (OS)EPSH 12000TUNTUTAN TUGAS RASMI 21000BAYARAN GAJI KAT 11000 / 29000BAYARAN UTILITI 23000SEWAAN 24000PENYELENGGARAAN 28000YURAN SEKOLAH 15000CAJ BANK 52000BEKALAN PEJABAT 27000PETROL / DIESEL 26000PERUBATAN 15000KERAIAN 29000

Bekalan/ Perkhidmatan yang disempurnakan dalam tahun lepas tetapi pembayaran belum dibuat

Perlu kelulusan khas – Bahagian Akaun/ Kem. Kewangan

Pengecualian : Bil yang tempoh sempurnanya meliputi

tahun berikutnyaBil berkala bagi bulan Disember atau

sebelumya yang diterima pada bulan berikutnya (Januari)cth: Bil Utiliti, Sewaan, Yuran Sekolah