proses panjar wang runcit secara elektronik (ipwr)...

8
1 PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PULAU PINANG 1.0 PENGENALAN Jabatan Akauntan Negara Malaysia merupakan sebuah jabatan yang terlibat dalam penyediaan dan pemantapan perkhidmatan perakaunan dan kewangan Kerajaan yang komprehensif dalam usaha berterusan mempertingkatkan akauntabiliti sektor awam. Justeru itu, Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Pulau Pinang (JANMPP) telah mewujudkan sebuah Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) iaitu SWAN. SWAN telah membangunkan Sistem iPWR bagi mengatasi masalah pengurusan Panjar Wang Runcit manual yang kurang efisien. SWAN terdiri daripada 10 orang ahli dan seorang fasilitator. Projek ini telah dimulakan pada Disember 2012 dan berjaya dibangunkan pada 2 April 2013. 2.0 LAPORAN INOVASI 2.1 TUJUAN PROJEK IPWR Pada masa ini, proses PWR dilakukan dan diurus yang melibatkan banyak proses kerja secara manual yang tidak efisien di mana masa yang agak lama diperlukan untuk merekod, menyemak Buku Tunai PWR serta tulisan tangan yang sukar dibaca. Terdapat juga peraturan kewangan yang tidak dipatuhi dalam mengendalikan pengurusan PWR dan telah mendapat teguran daripada Kementerian Kewangan, Jabatan Audit Negara dan Unit Naziran JANM. 2.2 PROSES PELAKSANAAN INOVASI Projek ini telah dibangunkan secara in-house oleh dua (2) orang pegawai dari JANMPP iaitu: 2.2.1 Puan Siti Hajar bt Mohamed, Penolong Pegawai Sistem Maklumat (Gred F32) yang mempunyai kelulusan dalam bidang Diploma Sains Komputer.

Upload: others

Post on 01-Sep-2019

66 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

1

PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI PULAU PINANG

1.0 PENGENALAN

Jabatan Akauntan Negara Malaysia merupakan sebuah jabatan yang terlibat dalam penyediaan dan pemantapan perkhidmatan perakaunan dan kewangan Kerajaan yang komprehensif dalam usaha berterusan mempertingkatkan akauntabiliti sektor awam. Justeru itu, Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Pulau Pinang (JANMPP) telah mewujudkan sebuah Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) iaitu SWAN.

SWAN telah membangunkan Sistem iPWR bagi mengatasi masalah pengurusan Panjar Wang Runcit manual yang kurang efisien. SWAN terdiri daripada 10 orang ahli dan seorang fasilitator. Projek ini telah dimulakan pada Disember 2012 dan berjaya dibangunkan pada 2 April 2013.

2.0 LAPORAN INOVASI

2.1 TUJUAN PROJEK IPWR

Pada masa ini, proses PWR dilakukan dan diurus yang melibatkan banyak proses kerja secara manual yang tidak efisien di mana masa yang agak lama diperlukan untuk merekod, menyemak Buku Tunai PWR serta tulisan tangan yang sukar dibaca. Terdapat juga peraturan kewangan yang tidak dipatuhi dalam mengendalikan pengurusan PWR dan telah mendapat teguran daripada Kementerian Kewangan, Jabatan Audit Negara dan Unit Naziran JANM.

2.2 PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Projek ini telah dibangunkan secara in-house oleh dua (2) orang pegawai dari JANMPP iaitu:

2.2.1 Puan Siti Hajar bt Mohamed, Penolong Pegawai Sistem Maklumat (Gred F32) yang mempunyai kelulusan dalam bidang Diploma Sains Komputer.

Page 2: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

2

2.2.2 Puan Norol Hosna bt Omar, Pembantu Tadbir (Kewangan)(Gred W17) yang mempunyai kelulusan dalam bidang Diploma Pengurusan Perniagaan.

Perkakasan yang diperlukan adalah komputer dan pencetak. Perisian yang digunakan adalah Microsoft Access 2007 dan ke atas. Pengujian pertama telah diadakan pada 2 April 2013 dan pengujian kedua telah dilakukan pada 20 Mei 2013. Pembentangan telah dilakukan kepada pihak Pengurusan JANMPP, Pejabat Perakaunan Zon Utara dan JANM Negeri Sabah.

2.3 MODUL SISTEM Sistem iPWR mempunyai tiga (3) modul utama iaitu Penyelenggaraan Sistem, Maklumat Pembelian Rekupmen dan Laporan seperti tertera pada paparan berikut:

Page 3: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

3

2.4 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Pengurusan Panjar Wang Runcit telah dilakukan secara manual oleh semua jabatan persekutuan di seluruh Malaysia. Berikut merupakan carta alir proses pengurusan Panjar Wang Runcit (PWR) secara manual.

2.4.1 Proses Sebelum

Page 4: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

4

Page 5: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

5

2.4.2 Proses Selepas

Berikut merupakan carta alir proses pengurusan PWR menggunakan sistem iPWR.

2.5 ELEMEN PENURUNAN KUASA (JIKA ADA)

Sistem ini masih mengekalkan elemen penurunan kuasa seperti sedia ada seperti manual yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal. Bagi tujuan keselamatan, sistem iPWR mempunyai had capaian yang dikategorikan seperti berikut:

2.5. 1 Pengguna Biasa

2.5.2 Penyelia

2.5.3 Pentadbir Sistem

Page 6: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

6

Ketiga-tiga tahap capaian pengguna mempunyai fungsi dan peranan yang berbeza ketika mengendalikan Sistem iPWR. Kawalan ke atas capaian sistem dihadkan mengikut peranan pengguna yang diluluskan. Pengguna perlu berdaftar dengan pentadbir sistem dan diberikan kata laluan untuk mengakses sistem. Modul parameter & set up boleh dikemaskini mengikut maklumat pengguna yang berkaitan.

2.6 IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR/PERKHIDMATAN/JABATAN/AGENSI/NEGARA:

2.6.1 Elemen Inovatif/Kreativiti

• Penambahan atau pengurangan apungan boleh dikemaskini apabila terdapat perubahan pada amaun apungan panjar.

• Memudahkan penyemakan baki apungan semasa. • Pelbagai kod program/aktiviti dan kod objek boleh dikunci

masuk di dalam Baucar Kew.50 yang sama. • Baucar Kew.50 tidak boleh dikeluarkan sekiranya baki apungan

tidak mencukupi. • Rekupmen tidak boleh diulang untuk Baucar Kew.50 yang

sama. • Modul Senarai Pembelian (Baucar Batal) dipaparkan dan boleh

dibatalkan melalui akses oleh penyelia. • Nombor rekupmen yang telah dikemaskini maklumat pungutan

cek akan dikeluarkan daripada senarai Cek /EFT yang belum dijelaskan.

• Baucar Kew.50 dijana mengikut format Baucar Kew.50 (manual) yang diperolehi dari Percetakan Nasional Berhad.

• Baucar Kew. 50 tiada catatan SALINAN dan boleh dicetak berulang kali tanpa had.

• Perekodan pada Buku Wang Runcit telah mematuhi kehendak AP 113(d).

• Buku Wang Runcit telah mempunyai nombor rujukan. • Kemasukan maklumat Cek/EFT rekupmen perlu disahkan oleh

penyelia bagi mengelakkan kesilapan kunci masuk maklumat oleh penyedia.

Page 7: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

7

2.6.2 Elemen Keberkesanan • Baucar Kew.50 belum rekup dan Cek/EFT/Rekupmen yang

belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku Wang Runcit • Buku Panjar Wang Runcit dikemaskini secara automatik setiap

kali Baucar Kew.50 dikeluarkan. • Amaun baki pada Sijil Akhir Panjar Wang Runcit dikemaskini

secara automatik. • Jabatan/PTJ dapat menyemak senarai Baucar yang belum

direkup terutamanya pada akhir tahun bagi mengelakkan pembayaran di bawah AP58(a).

2.6.3 Elemen Signifikan

• Laporan Ringkasan Perbelanjaan dijana mengikut kod objek dan kod aktiviti secara automatik.

• Alert system disediakan bagi menyemak ketepatan data yang dimasukkan.

• Sistem yang mesra pengguna

2.6.4 Elemen Relevan

Pembangunan projek ini telah memberi sumbangan dan memantapkan pengurusan kewangan dan perakaunan iaitu meningkatkan sistem penyampaian kerajaan, memenuhi Key Performance Indicators (KPI) Jabatan, mengawal perbelanjaan secara berhemat, penjimatan tenaga kerja dan mengurangkan kuiri audit atau teguran naziran.

2.7 PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Sistem ini telah melayakkan Kumpulan SWAN memenangi Tempat Ketiga sempena Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Peringkat JANM pada 1 hingga 2 Oktober 2013 (Kategori Pameran) yang telah diadakan di Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Sabak Bernam, Selangor.

Page 8: PROSES PANJAR WANG RUNCIT SECARA ELEKTRONIK (iPWR) …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1534-panjar-wang-runcit-elektronik-ipwr.pdf · belum dijelaskan telah ditunjukkan dalam Buku

8

2.8 GAMBAR-GAMBAR BERKAITAN

2.9 IMPLIKASI KEWANGAN (JIKA ADA)

Tiada implikasi kewangan memandangkan sistem ini telah dibangunkan secara in-house oleh pegawai-pegawai jabatan dalam waktu bekerja biasa.

3.0 PENUTUP

Sistem iPWR yang dibangunkan ini dapat diaplikasi oleh semua jabatan kerajaan persekutuan di Malaysia kerana mampu untuk menjadi pemangkin kepada sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih cemerlang dan memenuhi kehendak pelanggan melalui inovasi dan kreativiti yang selaras dengan usaha menjana transformasi perkhidmatan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.