garis panduan pengurusan aset kpm

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Saya ingin mengucapkan syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan limpah kurnianya Buku Garis Panduan Perolehan dan Pengurusan Aset telah berjaya diterbitkan.

Buku Panduan ini dihasilkan bertujuan untuk dijadikan rujukan dan panduan kepada semua pegawai di Bahagian-bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM), Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan Sekolah-sekolah/Institusi Pendidikan bagi memastikan peraturan perolehan bekalan/perkhidmatan dan pengurusan aset dipatuhi selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa.

Usaha ini adalah selaras dengan peranan KPM amnya dan Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) khususnya untuk memberi khidmat nasihat kepada semua peringkat pegawai KPM dalam membantu menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan dan bagi memastikan peraturan-peraturan serta proses kerja perolehan bekalan/perkhidmatan dan pengurusan aset sentiasa dipatuhi.

Akhir kata, semoga maklumat yang diperolehi melalui buku ini dapat dikongsi dan dimanfaatkan sepenuhnya oleh semua pegawai selaras dengan usaha KPM untuk meningkatkan lagi sistem penyampaian Kerajaan dan tadbir urus yang cemerlang.

Sekian, terima kasih.

Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia

Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.

Buku Garis Panduan Perolehan diterbitkan adalah bertujuan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dalam urusan perolehan dan pengurusan aset di semua peringkat Bahagian, JPN, PPD, Sekolah dan Institusi Pendidikan.

Penerbitan Buku Garis Panduan ini adalah bertepatan dengan KPM di mana urusan perolehan Perkhidmatan/Bekalan, Pengurusan Aset dengan Penyelenggaraan melibatkan lebih 10,000 buah sekolah dan Institusi Pendidikan yang perlu diberi perhatian. Buku ini boleh dijadikan panduan untuk segenap lapisan pegawai KPM memastikan semua urusan perolehan bekalan/perkhidmatan dan penyelenggaraan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

Akhir kata saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam usaha merealisasikan penghasilan Buku Garis Panduan ini dan diharapkan ianya dapat dimanfaatkan oleh setiap lapisan pegawai di KPM dan memastikan mutu perkhidmatan yang diberi adalah yang terbaik dan cemerlang.

Sekian, terima kasih.

Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)Kementerian Pelajaran Malaysia

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN TAHUN1/2 TAHUNAN RUJUKAN

TEMPOH TINDAKAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1

(Sepanjang tahun)

(Sekali sahaja)

(Setiap 3

bulan)

(Mengikut keperluan)



(3 bulansekali)

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Menyelaras penyediaan Laporan berikut: Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/ Tatatertib

Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat

Mengurusetiakan Mesyuarat Jawatankuasa Aset Alih Kerajaan Kementerian/ Jabatan

Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan

Menguruskan kehilangan dan hapuskira

Menubuhkan Unit Pengurusan Aset oleh Ketua Jabatan

Menguruskan semua aset alih Kerajaan di bawah kawalan Kementerian/ Jabatan meliputi perkara berikut: Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpaan dan Pemeriksaan Penyenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapuskira

BPPA/ BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH

GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

A. PENUBUHAN UNIT PENGURUSAN ASET

2BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN TAHUN1/2 TAHUNAN RUJUKAN

TEMPOH TINDAKAN

8.

9.

10.

11.

12.

(Sekali sahaja)


(3 bulansekali)

(3 bulansekali)

(3 bulansekali)

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

BPPA/ BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH

B. PENUBUHAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) oleh Ketua Jabatan

Melantik ahli JKPAK seperti berikut: Pengerusi : TKSU/ TKP/ Pengarah Setiausaha: Pegawai Aset Ahli: o Ketua Bahagian/ Unit o Ketua Audit Dalam o Pegawai-pegawai lain yang sesuai

Mengadakan Mesyuarat JKPAK empat (4) kali setahun

Melaksanakan Mesyuarat JKPAK mengikut agenda berikut: Kedudukan semasa aset alih Laporan hasil pemeriksaan harta modal dan inventori Laporan tindakan pelupusan Laporan tindakan surcaj/ tatatertib Masalah berkaitan pengurusan aset alih

Melaporkan hasil mesyuarat kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)


TEMPOH TINDAKAN

18.

13.

14.

15.

16.

17.

3

BPPA

BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH


(setiap hari)

(2 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

(sepanjang tahun)

Bab A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

D. PENERIMAAN

C. PELANTIKAN PEGAWAI ASET

Memastikan kualiti dan kuantiti sebenar diterima mengikut pesanan

Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

Menerima aset yang dibeli oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan

Menerima surat kelulusan pelantikan daripada Pegawai Pengawal

Memaklumkan kelulusan pelantikan oleh Pegawai Pengawal kepada pemohon

Mengemukakan senarai nama yang dicadangkan untuk kelulusan Pegawai Pengawal

Menerima senarai nama pegawai aset (seorang setiap PTJ) dari Bahagian/ JPN/ PPD/ Institusi Pendidikan/ Sekolah melalui: Kaedah manual atau Sistem Pelantikan Pegawai Aset

Arahan Perbendaharaan 11 Bab A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Bab A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Keajaan (TPA)


TEMPOH TINDAKAN

18.

19.

4

BPPA/BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH


(1 hari)

(sepanjang tahun)

Memohon kelulusan aset yang diterima secara hadiah daripada Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan

Menyediakan Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) kepada pembekal jika terdapat kerosakan/ perselisihan

Bab A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah di dalam Perkhidmatan Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2005 Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah oleh Jabatan Kerajaan Surat kelulusan JPA Ruj. JPA(S)TT(11)343 Jld. 4 (67) bertarikh 12 September 2008 - Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah daripada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia/ Pegawai Pengawal kepada Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Pelajaran Negeri


TEMPOH TINDAKAN

18.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

5


(2 minggudaripada

tarikh terima)

(3 bulansekali)

(1 bulan dari

tarikhterima)

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang masa)

(Sentiasa dikemaskini apabila ada perubahan kuantiti / lokasi)

(sentiasa dikemas-kini)

E. PENDAFTARAN ASET Bab B, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Mendaftar aset yang diterima menggunakan : KEW.PA-2: Harta Modal KEW.PA-3: Inventori

Menyediakan senarai daftar aset menggunakan: KEW.PA-4: Harta Modal KEW.PA-5: Inventori

Mengemaskini rekod daftar apabila berlaku: Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan Pemeriksaan aset Pelupusan atau Hapus kira

Melabelkan aset yang diterima dengan no. siri pendaftaran dan tanda Hak Kerajaan Malaysia dengan menggunakan dakwat kekal

Menyediakan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6) bagi pinjaman atau penempatan sementara aset

Menyimpan KEW.PA-2, KEW.PA-3 dan KEW.PA-6 di dalam kabinet berkunci

Menyenaraikan aset mengikut lokasi menggunakan KEW.PA-7


TEMPOH TINDAKAN

18.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

6



(1 minggu)

(2 minggu)

(1 minggu)

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang tahun)

BPPA

BPPA

Bab C, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)



ii. PENYIMPANAN

iii. PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Melapor kepada Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-9 jika berlaku kerosakan

Mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan bagi aset yang hendak dibawa keluar dari pejabat.

Menyimpan aset di tempat yang selamat dan di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab

Menerima senarai nama pegawai pemeriksa (sekurang-kurangnya dua orang setiap PTJ) dari Bahagian/ JPN/ PPD/ Institusi Pendidikan/ Sekolah melalui: Kaedah manual; atau Sistem Pelantikan Pegawai Aset

Mengemukakan senarai nama yang dicadangkan untuk kelulusan Pegawai PengawalNota: Pegawai yang dilantik adalah untuk tempoh tidak melebihi dua (2) tahun


F. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN i. PENGGUNAAN


TEMPOH TINDAKAN

34.

33.

35.

36.

37.

38.

39.

7



(1 minggu)

(2 kali

setahun)

(1 kali

setahun)

(setiap 3bulansekali)

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang tahun jika berlaku kerosakan)

(Sepanjang tahun)


Melaksanakan pemeriksaan aset sekurang-kurangnya 1 kali setahun

Menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Inventori (KEW.PA-11)

Mengadakan pemeriksaan mengejut oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan sekurang-kurangnya dua kali setahun

Menyediakan senarai aset yang memerlukan penyenggaraan menggunakan KEW.PA-13

Mengemukakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) untuk penyenggaraan

Menyedia dan melaksanakan program penyengga-raan aset mengikut jadual

G. PENYENGGARAAN i. PENYENGGARAAN ASET ALIH SELAIN KENDERAAN


Bab D, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Surat Pekeling Am Bil. 2 Tahun 1995 Pengurusan Penyenggaraan Yang Dirancang


TEMPOH TINDAKAN

41.

40.

42.

36.43.

44.

8



(setiap minggu)

(setiap minggu)

(2 kali

setahun)

(Sepanjang tahun jika ada perubahan)

(Sepanjang tahun)

PEGAWAI PENGANGKUTAN/ PEGAWAI YANG DIBERI KUASA

ii. PENYENGGARAAN KENDERAAN

Menyelia dan memantau penyenggaraan (jika dilaksana-kan oleh pihak luar)

Merekod penyenggaraan dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (Kew. PA-14)

Menilai program penyenggaraan

Melantik Pegawai Pengangkutan oleh Ketua Jabatan

Mewujudkan fail berasingan bagi setiap unit kenderaan Jabatan

Bab D, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Para 7, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 Peraturan Mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan

Para 1.2, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 - Peraturan Mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan


TEMPOH TINDAKAN

46.

45.

47.

48.

49.

9

(setiap minggu)

(setiap bulan)

(setiap

hari)

(Sepanjang tahun jika ada perubahan)

(Sepanjang tahun)



PEMANDU

Mengecop atau menunjukkan nama Kementerian/ Jabatan pada kenderaan

Menyediakan Buku Log bagi setiap kenderaanNota: Keratan Salinan Asal Buku Log yang telah dicatit hendaklah dikoyak dan difailkan ke dalam fail kenderaan yang berkenaan

Melakukan pemeriksaan Buku Log oleh Pegawai Pengangkutan

Mengadakan pemeriksaan oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa

Menyenggara kenderaan mengikut tempoh dan jarak


Para 7.3.2, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 - Peraturan Mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan




TEMPOH TINDAKAN

51.

50.

52.

53.

10

(1 kali

setahun)

(setiap

hari)

(setiap

hari)

(Sepanjang tahun)

PEGAWAI PENGANGKUTAN/ PEGAWAI YANG DIBERI KUASA /PEMANDU

Merekod kos penyenggaraan dan pembaikan kenderaan dalam fail kenderaan atau daftar harta modal

Mengawal penggunaan minyak oleh Pegawai Pengangkutan

Menyediakan dan mengemaskini buku rekod pergerakan Kad Inden Minyak




Para 7.4, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 Pelaksanaan Penggunaan Kad Inden untuk Pembelian Minyak Petrol/ Disel bagi Kenderaan Kerajaan

Membuat pemeriksaan tahunan kenderaan


TEMPOH TINDAKAN

56.

55.

54.

57.

11

(1 minggu)

(setiap

minggu)

(setiap

minggu)

(setiaphari)

Menerima senarai nama Lembaga Pemeriksa dari Bahagian/ JPN/ PPD/ Institusi Pendidikan/ Sekolah melalui: Kaedah manual Sistem Pelantikan Pegawai AsetNota: Senarai nama Lembaga Pemeriksa Pelupusan yang terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang (seorang Pegawai Pengurusan dan Profesional) dan seorang daripada Kumpulan Sokongan 1) dikemukakan mengikut format KEW.PA-15

Mengemukakan senarai nama yang dicadangkan untuk kelulusan Pegawai Pengawal Nota: Pegawai yang dilantik adalah untuk tempoh tidak melebihi dua (2) tahun


BPPA

H. PELUPUSAN i. PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

Para 4 Lampiran A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1999 Penggunaan Kad Elektronik bagi Pembayaran Tol untuk Kenderaan

Bab E, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

PEGAWAI PENGANGKUTAN/ PEGAWAI YANG DIBERI KUASA / PEMANDU

Menyediakan buku rekod pergerakan kad Touch n Go/ Smart Tag


TEMPOH TINDAKAN

58.

59.

60.

61.

62.

12

(1 bulan)

(1 bulan)

(1 bulan)

(1 minggu)

(1 minggu)

PEGAWAI ASET/ LEMBAGA PEMERIKSA YANG DILANTIK

Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) berserta dokumen berikut: Perakuan Pelupusan (PEP) bagi aset mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik dan ICT Surat permohonan daripada Kementerian/ Jabatan/ Pertubuhan bagi kaedah hadiah/ pindahan Laporan Kemalangan bagi kenderaan yang terlibat dengan kemalangan

Mendapatkan perakuan pelupusan (PEP) (KEW.PA-16) bagi aset mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik dan peralatan ICT

Nota: PEP untuk peralatan ICT boleh disediakan oleh Pegawai Perkhidmatan (DG29/41) yang mempunyai kelayakan dalam bidang Sains Komputer dan Pegawai Teknologi Maklumat / Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (F29/41)

LEMBAGA PEMERIKSA

BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKO-LAH


Menyediakan dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan

Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh arahan Jabatan

ii. TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA Bab E, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Surat Kementerian Kewangan Ruj. KK/BKP/10/535/36 Jld (36) bertarikh 1 Julai 2007 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1985 Kemalangan yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan Malaysia

Bab E, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 -Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Surat Kementerian Pelajaran Ruj.: KP.574/I/B/E/5 Jld.13(29) bertarikh 16 Nov. 2007


TEMPOH TINDAKAN

63.

64.

65.

66.

13

(1 minggu)

(1 minggu)

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang tahun)

iii. HAD KUASA MELULUS

Perwakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan, P.U. (B) 197 Bertarikh 17 April 2008

Arahan Perbendaharaan 326 (b) Bab E, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

BPPA Menyediakan had Kuasa Melulus Perbendaharaan seperti berikut: Nilai perolehan asal aset melebihi RM50,000.00 seunit atau RM500,000.00 secara keseluruhannya Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti berikut:- o Hadiah o Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri o Tukar Beli (trade-in) o Tukar Barang (barter-trade) o Kaedah pelupusan lain yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini

Menyediakan had Kuasa Melulus Pegawai Pengawal seperti berikut: Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000.00 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00 Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00

Mengemukakan permohonan pelupusan untuk kelulusan Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal

Memaklumkan kelulusan Perbendaharaan kepada Bahagian/ JPN/ PPD/ Institusi Pendidikan/ Sekolah


TEMPOH TINDAKAN

67.

68.

69.

70.

71.

72.

14

(3 bulan

dari tarikhkelulusan)

(1 minggu)

(1 minggu)

(2 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

iv. PELANJUTAN TEMPOH DAN MEMINDA KAEDAH PELUPUSAN

Perwakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan, P.U. (B) 197 bertarikh 17 April 2008 Arahan Perbendaharaan 326 (b) Bab E, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)


URUSETIA PELUPU-SAN (JPN)


BAHAGIAN/ JPN / PPD / INSTITUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH

Menyediakan had Kuasa Melulus Ketua Jabatan seperti berikut: Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000.00 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00 Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00

Mengemukakan permohonan pelupusan untuk kelulusan Ketua Jabatan

Memaklumkan kelulusan Ketua Jabatan kepada PPD/ Sekolah

Melaksanakan proses pelupusan mengikut kelulusan Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan

Mengemukakan permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dalam masa dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan kepada Kuasa Melulus melalui BPPA

Mengemukakan permohonan meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh kelulusan kepada Kuasa Melulus Perbendaharaan/ Ketua Jabatan melalui BPPA

15


TEMPOH TINDAKAN

73.

74.

(2 mingguselepas

pelupusanselesai)

(Sepanjang tahun)

Memaklumkan pelaksanaan tindakan pelupusan kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) oleh Pegawai Aset beserta dokumen sokongan berikut: salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah

Menyediakan had Kuasa Melulus Perbendaharaan seperti berikut: Nilai perolehan asal aset melebihi RM50,000.00 seunit atau RM500,000.00 secara keseluruhannya Semua kehilangan melibatkan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT tanpa mengira nilai perolehan asal seperti: o Telefon Bimbit o Walkie-Talkie o Kamera Digital o Kamera Video o Komputer Riba o Palmtop/Pocket PC o Personal Digital Assistant (PDA) o LCD projektor o Pemain CD/ DVD o Smartphone Kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal

I. KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA i. HAD KUASA MELULUS


Perwakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan, P.U. (B) 197 bertarikh 17 April 2008

Arahan Perbendaha- raan 326 (b)

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007

v. PENYEDIAAN SIJIL PELUPUSAN/ SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN


TEMPOH TINDAKAN

75.

76.

16

(Sepanjang tahun)

(Sepanjang tahun)

BPPA Perwakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan, P.U. (B) 197 bertarikh 17 April 2008 Arahan Perbendaha-raan 326 (b) Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Arahan Perbendaha-raan 326(b) Surat Arahan Perben-daharaan KK/BKP/I 01535136 Jld. 4 ( 15 ) bertarikh 5 Februari 2009

Menyediakan had Kuasa Melulus Pegawai Pengawal seperti berikut: Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000.00 atau tidak melebihi RM500,000.00 secara keseluruhannya Tidak melibatkan kehilangan peralatan ICT, komunikasi, elektronik Tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam

Kehilangan melibatkan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT berikut yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa tertakluk kepada syarat-syarat ditetapkan:o Walkie-Talkieo Kamera Digitalo Kamera Videoo Komputer Ribao Palmtop/Pocket PCo Personal Digital Assistant (PDA)o Pemain CD/ DVDo Smartphone

PEGAWAI PENGAWAL


TEMPOH TINDAKAN

77.

78.

79.

80.

81.

82.

17

(2 minggudari tarikh

Laporan Awalditanda-tangan)

(2 hari)

(2 hari)

(24 jam)

(2 minggu)

BPPA


Tidak berkaitan

Membuat Laporan Polis

Menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) untuk dihantar kepada Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada: Ketua Setiausaha Kementerian Akauntan Negara Ketua Audit Negara wakil tempatan Ketua Audit negara

Mengemukakan Laporan Awal kepada BPPA

Menerima senarai nama Jawatankuasa Penyiasat daripada Bahagian/ JPN/ PPD/ Institusi Pendidikan/ Sekolah menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani

Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada: sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari bahagian/ unit yang sama Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

iii. JAWATANKUASA PENYIASAT

ii. PROSES HAPUS KIRA

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Arahan Perbenda-haraan 315 dan 316


TEMPOH TINDAKAN

83.

84.

85.

86.

18

(2 bulan

dari tarikh pelantikan Penyiasat)

(setiap minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

BPPA


Tidak berkaitan

JAWATANKUASA PENYIASAT

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) Arahan Perbenda-haraan 317 (a) dan 323 (a)

Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

Mengemukakan senarai nama yang dicadangkan untuk kelulusan Pegawai Pengawal



Melaksanakan tugas-tugas Jawatankuasa Penyiasat seperti berikut:

Menjalankan siasatan Memeriksa sendiri tempat berlaku kehilangan Meneliti laporan polis Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi Mengenalpasti kelemahan yang wujud Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir

BIL PIHAK TERLIBAT TINDAKAN HARIAN MINGGUAN BULANAN TAHUN1/2 TAHUNAN RUJUKAN / LAMPIRAN

TEMPOH TINDAKAN

88.

89.

90.

91.

92.

93.

87.

19

(1 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

(1 minggu)

(2 minggu)

(1 bulan)

BPPA

BPPA

PEGAWAI PENGAWAL

Mengemukakan Laporan Akhir untuk syor/ ulasan kepada Pegawai Pengawal dan disertakan perkara-perkara berikut : salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori gambar lokasi kejadian (jika perlu) dokumen berkaitan ke Perbendaharaan

Mengesyorkan tindakan hapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali

Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib

Menandatangani syor dan ulasan

Mengemukakan Laporan Akhir untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan

Menerima kelulusan hapus kira dan syor tatatertib daripada Perbendaharaan

Memaklumkan kelulusan hapus kira kepada Bahagian

Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

(4 bulan

dari tarikhLaporaAwal dikemuka

kan)


TEMPOH TINDAKAN

98.

94.

95.

96.

97.

20

(1 minggu)

(1 minggu)

(3 bulansekali)

(1 bulan daritarikhkelulusan)

(3 bulan


(1 bulan


Bab F, Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)


BAHAGIAN/ JPN

Mencatatkan kelulusan hapus kira dalam Daftar Harta Modal atau Inventori

Memaklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31)

Mengesyor surcaj/Tatatertib hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib

Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/ tatatertib dimaklumkan ke Perbendaharaan

Menyedia dan mengemukakan dokumen di bawah kepada BPPA selewat-lewatnya dua minggu sebelum tarikh Mesyuarat JKPAK KPM: Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8) Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib (KEW.PA-32)

J. LAPORAN TAHUNAN i. LAPORAN SUKU TAHUN


TEMPOH TINDAKAN

94.

99. (1 kali

setahun)

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

Menyedia dan mengemukakan dokumen di bawah ke BPPA selewat-lewatnya pada 30 Januari tahun berikutnya: Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20) Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib (KEW.PA-32)

ii. LAPORAN TAHUNANKPM/ BAHAGIAN/ JPN/ PPD/ INSTI-TUSI PENDIDIKAN/ SEKOLAH

21

garis panduan pengurusan aset kpm

Documents