garis panduan pelaksanaan program kerjasama …ipgkpt.edu.my/dokumen/garis panduan program kerjasama...

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJASAMA IPG KPM

Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2015

DRAF

http://www.moe.gov.my/


Institut Pendidikan Guru Malaysia 1

1.0 PENGENALAN

Pelaksanaan program kerjasama yang melibatkan kementerian, agensi atau

institusi dalam dan luar negara bukan sahaja memberi impak kepada imej Institut

Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK)

tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Justeru, semua

program kerjasama IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih

profesional agar ianya memberi hasil yang berkualiti dan impak yang positif

kepada IPG KPM.

2.0 DEFINISI

2.1 Program Kerjasama IPG KPM

2.1.1 Program kerjasama IPG KPM yang melibatkan kementerian,

agensi, institusi, Universiti Awam dan Universiti Swasta di dalam

dan luar negara

2.1.2 Program kerjasama IPG KPM yang melibatkan sebarang proses

menandatangani dokumen kerjasama seperti pemeteraian

Memorandum Persefahaman (MoU), Memorandum Perjanjian

(MoA), Surat Hasrat (Letter of Intent) dan sebagainya

2.1.3 Program kerjasama IPG KPM yang melibatkan Bahagian-

bahagian Kementerian Pendidikan Malaysia

2.1.4 Program kerjasama yang melibatkan penyertaan dan sumbangan

IPG KPM yang berkesan kepada pertubuhan dalam dan luar

negara

2.1.5 Program yang melibatkan jaringan dan kolaborasi dalam bidang

latihan guru dengan agensi dan institusi latihan dalam dan luar

negara

2.1.6 Contoh program kerjasama adalah kursus pengajian, program

latihan, penyelidikan, seminar, persidangan, lawatan, Training of



Trainers(TOT), program pertukaran pelajar, program kerjasama

melalui Mesyuarat Joint Working Group (JWG) dalam Bidang

Pendidikan, dan sebagainya.

2.1.7 Program kerjasama tersebut mempunyai kriteria seperti berimpak

tinggi (outcome-based), mempunyai kebolehcapaian (doable),

mempunyai peruntukan yang mencukupi (budgetary readiness)

dan mempunyai nilai timbal balik yang setara (return on

investment).

2.2 Penyelaras Program Kerjasama IPGK

2.2.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung

antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan

berkaitan program kerjasama yang melibatkan mana-mana pihak

dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara.

2.2.2 Turut berperanan sebagai focal point bagi tujuan mengumpulkan

maklumat berkaitan semua program kerjasama yang melibatkan

semua jabatan dan unit di IPGK.

3.0 TUJUAN

Garis Panduan Pelaksanaan Program Kerjasama IPG KPM ini bertujuan untuk:

3.1 memaklumkan ketetapan IPGM tentang dasar sesuatu program

kerjasama dilaksanakan di peringkat IPG KPM;

3.2 menyediakan panduan mengenai prosedur pelaksanaan sebarang

program kerjasama di peringkat IPG KPM;

3.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu

dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang

sebarang program kerjasama IPG KPM.



4.0 PUNCA KUASA

4.1 Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 21 April 2004 -

perenggan 4.1.4 iaitu cadangan kementerian/agensi Kerajaan

mengadakan persidangan antarabangsa dan juga persidangan, seminar,

bengkel serta mesyuarat yang melibatkan peserta luar negara

memerlukan pertimbangan dan keputusan Jemaah Menteri.

4.2 Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 10 Mei 2006 perenggan

4.1.1 bilangan (7) iaitu cadangan Kerajaan menandatangani perjanjian

atau memorandum persefahaman (MoU) atau memorandum perjanjian

(MoA) dengan pihak asing perlulah dikemukakan untuk pertimbangan

dan persetujuan Jemaah Menteri.

4.3 Berdasarkan Cabutan Minit Mesyuarat Ketua Bahagian Kementerian

Pendidikan Malaysia Bil. 9/2015 pada 1 Julai 2015 yang

dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KPM:

(i) keterangan YBhg. Tan Sri Dr. Pengerusi bahawa secara umumnya,

program pengantarabangsaan yang dilaksanakan oleh pelbagai

bahagian, institusi pendidikan dan sekolah telah memberi impak yang

amat baik dan positif terhadap sistem pendidikan negara;

(ii) saranan YBhg. Tan Sri Dr. Pengerusi bahawa semua pihak perlu

sentiasa mematuhi tatacara dan prosedur yang telah ditetapkan

terutamanya melibatkan peraturan dan pekeliling yang sedang

berkuat kuasa seperti berikut:

a. setiap bahagian mesti bertanggungjawab untuk memaklumkan

kepada semua agensi, institusi dan sekolah di bawah seliaan

masing-masing berkenaan peraturan dan prosedur yang

berkuatkuasa berkenaan program pengantarabangsaan;



b. bahagian, agensi, institusi dan sekolah tidak boleh

menandatangani sebarang dokumen komitmen seperti

Memorandum of Understanding (MOU), Memorandum of

Agreement (MOA), Letter of Engagement (LOE) dan

sebagainya. Kelulusan untuk menandatangani dokumen

tersebut dengan mana-mana pihak luar adalah tertakluk kepada

kelulusan kabinet dalam Mesyuarat Jemaah Menteri;

c. bahagian, agensi, institusi dan sekolah adalah

bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada Bahagian

Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA), Sektor Pelajaran

(SP) dan Bahagian Hubungan Antarabangsa (BHA), Sektor

Pendidikan Tinggi (SPT) berkenaan semua program kerjasama

antarabangsa yang dilaksanakan termasuk program yang

dikendalikan oleh kedutaan asing;

d. bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan

penceramah luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri

Bilangan 1 Tahun 2008 telah menjelaskan bahawa semua

penganjuran seminar antarabangsa perlu mendapatkan

kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar

pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar

Negeri (KLN) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta

agensi lain yang berkaitan; dan

e. prosedur dan dasar lawatan antarabangsa ke luar negara perlu

diteliti sebaik-baiknya terutamanya melibatkan negara destinasi

yang memberikan ancaman kepada pelajar seperti penularan

fahaman ekstrimis serta wabak penyakit contohnya di Republik

Korea.



5.0 PROSEDUR KERJA

5.1 Pelaksanaan Program Kerjasama IPG KPM memerlukan perancangan

yang teliti. Perancangan awal harus mengambil kira jangkamasa yang

diperlukan untuk pembentangan kertas cadangan di peringkat Mesyuarat

IPGM, KPM mahu pun Jemaah Menteri.

BIL PROSES KERJA

SENARAI SEMAK TINDAKAN

1

Merancang Program

Kerjasama IPG KPM

a) IPG KPM memohon kebenaran

secara bertulis daripada Rektor IPGM

untuk pelaksanaan program kerjasama

IPG KPM dengan menyertakan

maklumat berkenaan program

berkenaan.

b) Mengenalpasti sumber kewangan

untuk melaksanakan program

kerjasama IPG KPM.

IPG KPM Rujuk Lampiran 1 (sekiranya berkaitan)

2

Menyediakan Kertas

Cadangan Pelaksanaan

Program Kerjasama IPG KPM

a) IPG KPM perlu menyediakan kertas

cadangan bagi tujuan mendapatkan

kebenaran melaksanakan program

kerjasama IPG KPM.

b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut

perlu dibentangkan dan mendapat

kelulusan pengarah IPGK terlebih

dahulu di Mesyuarat Majlis

Profesional, Pengurusan dan

Pentadbiran (M3P) di peringkat

kampus.

Rujuk Lampiran 9 bagi

Format dan Contoh

Kertas Cadangan

Penyelaras Program

Kerjasama IPGK



BIL PROSES KERJA


3

Mendapatkan Kelulusan

Penganjuran Program

Kerjasama IPG KPM

a) Kertas cadangan pelaksanaan

program kerjasama IPG KPM

berkenaan dihantar ke IPGM untuk

semakan.

b) Kertas cadangan dibentangkan untuk

kelulusan di mesyuarat peringkat

IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/

Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran

IPGM/ Mesyuarat Pengurusan

Pendidikan Guru atau mana-mana

mesyuarat IPGM yang sesuai)

c) Sekiranya kertas cadangan tersebut

perlu mendapatkan kelulusan pihak

Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun

sehingga peringkat Jemaah Menteri,

prosedur pembentangan dan

kelulusan kertas cadangan

berkenaan akan diuruskan oleh Pusat

Penyelidikan, Pembangunan dan

Inovasi (PPPI) IPGM.

IPGM

Pengarah Pusat/

Sektor/ Jabatan/ Unit

IPGM atau wakil

Pengarah IPGK atau

wakil IPGK

Pegawai Meja PPPI

IPGM

4

Menyelaras Persediaan/ Pelaksanaan


a) Penyelaras Program Kerjasama IPGK

akan memastikan proses persediaan

dan pelaksanaan program kerjasama

di IPGK berjalan lancar.

Penyelaras Program Kerjasama IPGK



BIL PROSES KERJA


b) Pegawai IPGM akan ditugaskan

untuk memantau dan membantu,

proses persediaan dan pelaksanaan

program kerjasama di IPGK.

c) Semua pihak yang terlibat perlu

memastikan program kerjasama IPG

KPM berjalan lancar dan segala isu

berkaitan diatasi dengan segera.

IPGM Semua pihak yang terlibat

5.2 Terdapat juga Program Kerjasama IPG KPM yang memerlukan pensyarah

atau pegawai IPGK bertugas di luar seperti menjalankan latihan kepada

guru-guru atau pegawai-pegawai dari agensi atau institusi dalam negara.

Pensyarah atau pegawai IPGK berkenaan boleh dipertimbangkan bertugas

di luar selagi ianya tidak menjejaskan tugas dan tanggungjawab hakiki.

Kebenaran tersebut adalah tertakluk kepada kebenaran Pengarah IPGK.

Selain daripada itu, perlu juga dipastikan bahawa program tersebut tidak

melibatkan sebarang implikasi kos terhadap IPG KPM. Sekiranya program

itu melibatkan pembayaran saguhati kepada penceramah atau bayaran lain,

ianya adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan yang sedang

berkuatkuasa.



5.3 Prosedur berkaitan jemputan yang melibatkan tetamu kenamaan dalam dan

luar negara serta pelibatan penceramah dan peserta luar negara harus

dititikberatkan. Selain daripada itu, pelaksanaan Program Kerjasama IPG

KPM yang melibatkan pembentangan kertas kajian/ kertas kerja/ kerja

ilmiah di dalam atau luar negara perlu mematuhi garis panduan yang

ditetapkan oleh KPM.

BIL PROSES KERJA


1

Permohonan Kelulusan

Penceramah Luar Negara

a) Kelulusan Tapisan Keselamatan oleh

Kementerian Luar Negeri (KLN) dan

Kementerian Dalam Negeri (KDN)

diperlukan bagi penceramah luar

negara.

b) Permohonan perlu dikemukakan

kepada KLN dan KDN tidak kurang

daripada 30 hari bekerja sebelum

program berlangsung.

c) Dokumen yang diperlukan untuk

dikemukakan kepada Kementerian

Luar Negeri dan Kementerian Dalam

Negeri :

i) Surat permohonan kelulusan

(cover letter)

ii) Surat jemputan kepada

penceramah

iii) Salinan passport

iv) Curriculum Vitae /

Resume Penceramah

v) Atur cara program

IPGM

Surat permohonan

kelulusan dan surat

jemputan kepada

penceramah

ditandatangani oleh

Rektor IPGM



BIL PROSES KERJA


2

Program Kerjasama

IPG KPM yang melibatkan dokumen perjanjian

a) Kelulusan untuk menandatangani

dokumen MOU/ MOA dengan mana-

mana pihak luar adalah tertakluk

kepada kelulusan kabinet dalam

Mesyuarat Jemaah Menteri.

b) Sebarang perjanjian bertulis (Letter of

Intent/ Letter of Cooperation/ Letter of

Exchange dan sebagainya) dengan

mana-mana pihak dalam negara perlu

dirujuk kepada Penasihat Undang-

undang (PUU) KPM manakala bagi

urusan dengan mana-mana pihak

luar negara perlu dirujuk kepada

BDHA.

IPGM perlu merujuk

terlebih dahulu kepada

PUU KPM dan BDHA

bagi memastikan

perkara dasar dan

hubungan dua hala

antara Malaysia dan

negara luar tidak

menjejaskan imej KPM

dan negara Malaysia.

3

Pembentangan

kertas

kajian/kertas

kerja/kerja

ilmiah

peringkat

antarabangsa

di dalam atau

luar negara

a) Penilaian dan kelulusan perlu

diperoleh daripada Bahagian

Perancangan dan Penyelidikan Dasar

Pendidikan (BPPDP) sebelum

dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan.

b) Kertas ilmiah perlu dikemukakan

kepada Jawatankuasa Kawalan Kualiti

Kertas Ilmiah (JKKKI) di BPPDP bagi

mendapatkan kelulusan sekurang-

kurangnya 30 hari bekerja sebelum

tarikh persidangan.

Rujuk Lampiran 4

Semua pegawai yang

layak, diberikan

kebenaran sebagai

menjalankan tugas

rasmi bagi menghadiri

pembentangan kertas



BIL PROSES KERJA


c) Semua permohonan perjalanan tugas

rasmi ke luar negara yang lengkap,

mesti dikemukakan ke Bahagian

Kewangan untuk kelulusan Pegawai

Pengawal tidak kurang daripada 21

hari bekerja sebelum tarikh

perjalanan dan tidak kurang daripada

35 hari bekerja bagi permohonan

yang memerlukan kelulusan khas

Kementerian Kewangan.

ilmiah di luar negara

jika mendapat

kelulusan Ketua

Jabatan, Ketua

Perkhidmatan dan

Pegawai Pengawal

5.4 Terdapat juga permohonan program kerjasama IPG KPM yang memerlukan

kelulusan Ketua Jabatan, Ketua Perkhidmatan dan Pegawai Pengawal,

terutamanya yang melibatkan perjalanan ke luar negara. Perjalanan yang

dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal boleh dikenakan tindakan

tatatertib.

BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN

1

Lawatan

Rasmi Ke Luar

Negara

a) Semua tugasan/lawatan rasmi yang

melibatkan Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan, perakuan/sokongan

Ketua Pengarah masing-masing

hendaklah diperoleh terlebih dahulu.

b) Bagi pegawai dan kakitangan bukan

guru perlu mendapat perakuan Ketua

Jabatan sebelum dikemukakan

kepada Pegawai Pengawal untuk

Rujuk Lampiran 2, 3,

5, 8, 10 dan 11




kelulusan.

c) Laporan Keberkesanan Program

melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-LA) di alamat

http:apps.moe.gov.my/ebdha/

hendaklah dikemukakan selepas

menghadiri program tersebut kepada

Bahagian Dasar dan Hubungan

Antarabangsa (BDHA) dalam masa

14 hari bekerja selepas perjalanan

dibuat.

Rujuk Lampiran 7

2

Program

Khusus

Bertugas

Rasmi di Luar

Negara

a) Permohonan peruntukan Program

Khusus Bertugas Rasmi di Luar

Negara bagi semua

Jabatan/Bahagian di KPM hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian-

bahagian yang dilantik sebagai

penyelaras mengikut jenis program.

b) Semua permohonan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara yang

lengkap mesti dikemukakan ke

Bahagian Kewangan untuk kelulusan

Pegawai Pengawal tidak kurang

daripada 21 hari bekerja sebelum

tarikh perjalanan dan tidak kurang

daripada 35 hari bekerja bagi

permohonan yang memerlukan

kelulusan khas Kementerian

Rujuk Lampiran 8 bagi

Senarai Bahagian-

bahagian yang dilantik

sebagai penyelaras

mengikut jenis

program.

Permohonan

seperti lawatan

penanda aras,

program latihan dan

sebagainya (yang

melibatkan

peruntukan KPM),

memerlukan

pembentangan kertas

cadangan di peringkat




Kewangan.

c) Semua permohonan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara yang

menggunakan peruntukan Akaun

Amanah/Kumpulan Wang Amanah

mesti dikemukakan ke Bahagian

Kewangan tidak kurang daripada 51

hari bekerja sebelum tarikh

perjalanan untuk mendapatkan

persetujuan Pegawai Pengawal

sebelum diangkat untuk kelulusan

Perbendaharaan.

IPGM dan KPM bagi

mendapatkan

kelulusan Pegawai

Pengawal

3.

Bertugas

rasmi ke luar

negara

menggunakan

peruntukan

sendiri,

tajaan oleh

penganjur/

badan-badan

bukan

kerajaan atau

persatuan dan

bukan syarikat

swasta

Permohonan kelulusan dikecualikan

daripada kelulusan khas Kementerian

Kewangan tetapi hendaklah mendapat

kelulusan Pegawai Pengawal.

Rujuk Lampiran 3 Contoh permohonan ini adalah seperti program lawatan penanda aras secara berkumpulan tetapi menggunakan peruntukan sendiri

4.

Program

Kerjasama IPG

KPM yang

melibatkan

guru pelatih

ke luar negara

Permohonan mengadakan lawatan ke

luar negara secara persendirian atau

berkumpulan oleh guru pelatih perlu

mengikut prosedur yang ditetapkan oleh

Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan

Rujuk Lampiran 1 (sekiranya berkaitan)




Luar (SHEPHL), IPGM.

6.0 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJASAMA IPG KPM

Ya

IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan program kerjasama IPG KPM

IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk melaksanakan program kerjasama IPG KPM dengan menyertakan maklumat berkenaan program kerjasama berkenaan.

Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan.

Sekiranya kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM/ Jemaah Menteri diperlukan:

Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.

Mula

Perancangan Pelaksanaan


Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.

Pembentangan kertas cadangan

untuk kelulusan di mesyuarat

peringkat IPGM

Persiapan Pelaksanaan Program Kerjasama

IPG KPM

Tidak TAMAT

Pelaksanaan Program Kerjasama

IPG KPM

Pegawai IPGM akan ditugaskan untuk memantau dan membantu, proses persediaan dan pelaksanaan program kerjasama di IPGK

Laporan dihantar ke IPGM (sekiranya berkaitan) sebagai rekod dan rujukan untuk pelaksanaan di masa akan datang.

Pelaporan Program Kerjasama

IPG KPM



7.0 SURAT ARAHAN, SURAT EDARAN DAN SURAT PEKELILING YANG BOLEH

DIJADIKAN RUJUKAN

7.1 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia

-Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM

7.2 Lampiran 1

Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014

berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara

Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

7.3 Lampiran 2

Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 8 Januari 2014

berkaitan Pindaan Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012

Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan

Persendirian

7.4 Lampiran 3

Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 10 Julai 2013 berkaitan

Perubahan Tatacara Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke

Luar Negara Bagi Semua Pegawai Awam di Kementerian Pendidikan

Malaysia

7.5 Lampiran 4

Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013

bertarikh 12 Jun 2013 berkaitan Garis Panduan Pembentangan Kertas

Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam atau Luar Negara

7.6 Lampiran 5

SELESAI



Pekeliling Perbendaharaan 1PP/ P.B 3.1/2013 mengenai Garis

Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengawal

Perbelanjaan Awam

7.7 Lampiran 6

Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 bertarikh 1 Oktober 2012

berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas

Urusan Persendirian

7.8 Lampiran 7

Pelaporan Maklum Balas Berkaitan Program Hubungan

Antarabangsa Secara Atas Talian bertarikh 15 Mei 2012

7.9 Lampiran 8

Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 13 April 2012 berkaitan

Garis Panduan Permohonan Bertugas Rasmi di Luar Negara Bagi

Semua Penjawat Awam di KPM

7.10 Lampiran 9

Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta

Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian

Pelajaran Malaysia, Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar

Pendidikan, KPM.

7.11 Lampiran 10

Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 3 Tahun 2010 Pindaan kepada SPK

Bil. 4 Tahun 2009 bertarikh 14 April 2010 berkaitan Peraturan

Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar Negara Kementerian Pelajaran

Malaysia

7.12 Lampiran 11

Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1984 bertarikh 1 Mac 1984 berkaitan

Menghadiri Persidangan/ Kursus/ Lawatan Rasmi/ Lawatan



Persendirian Ke Luar Negeri Badan-badan Berkanun dan Kuasa-

kuasa Tempatan

8.0 RUMUSAN

8.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling

dan Surat Arahan yang berkaitan

8.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada

semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses mendapatkan

kelulusan Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan

peruntukan kewangan

garis panduan pelaksanaan program kerjasama …ipgkpt.edu.my/dokumen/garis panduan program kerjasama...

Documents