SMK PEKAN KOTA BELUD IIPETI SURAT 329

89159 KOTA BELUDSABAH

Tel: 088-972900 (Pengetua) 088-972901 (Pejabat Am) 088-972902 (Fax)Email: smkp2kb@yahoo.com.my

GARIS PANDUAN PENGGUNAAN MEMO DALAMAN

1.0 LATAR BELAKANG Memo merupakan aplikasi yang digunakan sebagai perantara komunikasi secara dalaman dan hanya melibatkan semua guru dan kakitangan SMK Pekan Kota Belud II.

2.0 OBJEKTIF Garis panduan ini bertujuan untuk memastikan penggunaan memo dalaman SMK Pekan Kota Belud II dapat menjadi antara alat komunikasi rasmi antara semua guru dan kakitangan sekolah mulai tahun 2010 serta ianya terhad untuk kegunaan dalaman sahaja.

3.0 SKOPGaris panduan ini digunapakai oleh semua guru dan kakitangan SMK Pekan Kota Belud II secara berintegriti dan beretika untuk memudahkan urusan dokumentasi rasmi sekolah melalui komunikasi antara individu, panitia, jabatan, dan pihak pentadbiran sekolah.

4.0 PELAKSANAAN GARIS PANDUAN

4.1.1 Aplikasi Memo

4.1.1.1 Lembaran memo adalah kemudahan yang tertakluk dengan peraturan sekolah yang sedia ada dan semua pihak tidak mempunyai hak mutlak dalam penggunaannya.

4.1.1.2 Lembaran memo hendaklah digunakan bagi tujuan rasmi yang mana lembaran tersebut akan disimpan sebagai dokumen rasmi sekolah untuk 3 tahun kebelakang. Walau bagaimanapun lembaran memo hanya terhad untuk kegunaan rasmi antara guru-guru serta kakitangan SMK Pekan Kota Belud II sahaja dan tidak melibatkan pelajar atau pihak luar.

Unit Hal Ehwal Murid SMK Pekan Kota Belud II – April 2010 1

4.1.2 Menyelenggara Kotak dan Lembaran Memo

4.1.2.1 Kandungan dan penyelenggaraan kotak dan lembaran memo akan melibatkan proses yang sama seperti borang rasmi lain di pejabat am sekolah dan menjadi tanggungjawab semua guru serta kakitangan SMK Pekan Kota Belud II.

4.1.2.2 Kemudahan memo hendaklah digunakan secara aktif dan menjadi tanggungjawab setiap individu untuk memastikan kotak surat diperiksa setiap pagi semasa sampai ke sekolah dan sebelum balik dari sekolah.

4.1.2.3 Penghantaran atau penyimpanan memo di dalam kotak surat individu hendaklah diwaspada kerana ia mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh murid khususnya aspek-aspek yang melibatkan urusan disiplin.

4.1.3 Menyedia dan Menghantar Lembaran Memo

4.1.3.1 Pastikan tajuk dan kandungan memo menyentuh perkara yang sama bagi memudahkan penerima menentukan keutamaannya. Sekiranya melibatkan urusan disiplin, bukti yang jelas dan maklumat lengkap perlu diberi perhatian.

4.1.3.2 Setiap memo yang dihantar perlulah menggunakan tulisan tangan yang kemas dan mudah dibaca. Penggunaan singkatan dan tulisan yang tidak jelas tidak dibenarkan dan memo tersebut dianggap tidak sah.

4.1.3.3 Pastikan dengan betul nama penerima lembaran memo berkenaan dan isikan maklumat-maklumat yang perlu dalam memo (rujuk contoh lembaran memo). Salinan kepada (s.k.) boleh digunakan apabila memo tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain, dan salinan boleh diperbanyakkan di bilik cetak.

4.1.4 Penerimaan Lembaran Memo

4.1.4.1 Setiap lembaran memo yang diterima perlu disimpan dengan kemas melalui sistem fail yang selaras dan menjadi tanggungjawab penerima untuk menyimpan dan melaksanakan kandungan memo berkenaan.

4.1.4.2 Sekiranya memo yang diterima adalah berbentuk rasmi contohnya panggilan ke mesyuarat, penerima hanya perlu mengambil tindakan untuk menghadiri mesyuarat berkenaan.

4.1.4.3 Sekiranya memo melibatkan urusan disiplin, penerima perlu menyimpan lembaran memo berkenaan sebagai rekod rasmi sekolah dan boleh digunakan sebagai rujukan dan bukti untuk kesalahan disiplin. Walau bagaimanapun, sekiranya maklumat tidak lengkap dalam memo berkenaan, penerima boleh mengabaikannya.

Unit Hal Ehwal Murid SMK Pekan Kota Belud II – April 2010 2

4.1.5 Penggunaan Bahasa Dalam Lembaran Memo

4.1.5.1 Semua maklumat yang disampaikan melalui lembaran memo hendaklah menggunakan Bahasa Malaysia yang “standard” untuk memudahkan rujukan dokumentasi rasmi sekolah dan penggunaan Bahasa Inggeris yang ‘standard’ terhad untuk panitia Bahasa Inggeris sahaja.

4.1.5.2 Bahasa dialek, loghat kedaerahan atau kenegerian, singkatan ala SMS, dan bahasa kesat atau lucah adalah dilarang sama sekali penggunaannya untuk mengelakkan kekeliruan dan salah tafsir tentang maklumat yang hendak disampaikan.

4.1.5.3 Maklumat-maklumat yang berunsur hasutan, cacian ataupun yang boleh menimbulkan syak wasangka atau perselisihan dalam kalangan warga SMK Pekan Kota Belud II juga adalah dilarang sama sekali. Tindakan tatatertib boleh diambil sekiranya ada individu atau pihak yang menyalahgunakan lembaran memo ini.

4.1.6 Keingkaran Dan Pelanggaran

4.1.6.1 Sebarang bentuk memo yang melanggari garis panduan ini boleh diabaikan oleh penerima dan pihak pentadbir boleh mengambil tindakan terhadap individu atau pihak yang melanggar peraturan sedia ada Kementerian Pelajaran Malaysia melalui penggunaan memo ini.

4.1.6.2 Pengguna perlu memastikan agar lembaran memo yang dikirim tidak mengandungi unsur-unsur sensitif, khianat, lepas geram, dan sebagainya. Sekiranya berlaku sebarang keingkaran atau perlanggaran terhadap garis panduan ini, pengguna boleh dikenakan tindakan tatatertib.

5.0 POLISI JANGKA WAKTU SIMPANAN LEMBARAN MEMO

Setiap lembaran memo yang diterima perlu diteliti oleh penerima untuk memastikan kepentingannya sebagai rekod rasmi sekolah. Setiap lembaran yang melibatkan panggilan mesyuarat dan pemberitahuan tentang kursus dan sebagainya boleh dihapuskan selepas tempoh masa tertentu mengikut budi bicara penerima.

Sekiranya lembaran memo melibatkan urusan disiplin, penerima (guru kelas, guru disiplin, dan pentadbir) perlu meneliti kandungan memo tersebut dengan segera dan menilai kesahihan kandungannya. Lembaran yang terbukti kesahihannya perlu disimpan untuk dokumen rasmi sekolah dan boleh digunakan untuk tujuan dokumentasi rasmi sekolah.

5.0 KESIMPULAN

Garis panduan ini adalah diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua guru dan kakitangan SMK Pekan Kota Belud II bagi mewujudkan warga yang bertanggungjawab, kompeten, dan berkesan. Penggunaan lembaran memo yang efektif boleh memudahkan urusan pentadbiran khususnya aspek disiplin pelajar melalui dokumentasi yang sistematik.

Unit Hal Ehwal Murid SMK Pekan Kota Belud II – April 2010 3