format

G:\Mesy. JPU\JPU Khas\Pendaftar\format penulisan minit mesyuarat.doc

FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

Pengenalan

1. Minit adalah satu rekod yang bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dalam

sesuatu mesyuarat.

2. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan.

Komponen Minit Mesyuarat

1. Aluan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan

3. Perkara-Perkara Berbangkit

4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan

5. Hal-Hal Lain

6. Penangguhan

Format Minit

1. Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat.

2. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.

3. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.

4. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau

Makluman sahaja.

5. Nama penyedia minit, penyemak dan Pengerusi atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa

untuk mengesahkan dicatat.

6. Tarikh minit disediakan.

Pengesahan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

1. Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat

hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.

2. Urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang

diterima.

3. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.

4. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.

5. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau

Makluman sahaja.

Disediakan oleh

Bahagian Pentadbiran & Kewangan

Pejabat Canselori

15 Julai 2013

MINIT SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

2

Tarikh : 7 Januari 2013

Masa : 2.00 Petang

Tempat : Bilik Mesyuarat Eksekutif, Pejabat Canselori,

Kampus Kota

KEHADIRAN

Bil Nama Jawatan

1. 1. YBhg. Prof. Datuk Dr. Raduan bin Che Rose Naib Canselor/Pengerusi

2. 2. YBhg. Prof. Dr. Roselina binti Ahmad Saufi Timbalan Naib Canselor (A&A)

3. 3. YBhg. Prof. Madya Abdul Aziz bin Ab Latif Timbalan Naib Canselor (HEPA)

4. 4. YBhg. Prof. Dr. Mohamad Kamal bin Harun Penolong Naib Canselor (PIK)

5. 5. YBhg. Prof. Dr. Razli bin Che Razak Pendaftar

6. 6. YBrs. En. Mohd Yusri bin Awang Pemangku Bendahari

7. 7. YBrs. En. Azman bin Hashim Ketua Pustakawan

8. 8. YBhg. Prof. Datuk Abdul Halim bin Sidek Penasihat Undang-Undang

9. 9. YBhg. Prof. Dr. Hj Ibrahim bin Che Omar Pengarah Kampus Jeli

TURUT HADIR

Bil Nama Jawatan

1. YBhg. Prof. Dr. Nik Maheran binti Nik Muhammad Pengarah Pusat Hal Ehwal Korporat

2. YBrs. Tn. Haji Mohd Nor bin Jaafar Pengarah, Pusat Pembangunan Infra & Perkhidmatan


3

URUSETIA

Bil Nama Jawatan

1. En. Mohd Akhmal bin Abu Bakar Penolong Pendaftar Kanan, Bahagian Pembangunan

Organisasi, Pejabat Pendaftar

2. En. Mohd Norhafizan bin Muhammad Penolong Pendaftar, Bahagian

Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar /

Pencatat

2. Pn. Sharifah Noor Lella bt Ahmad Pembantu Tadbir (P/O), Bahagian Pembangunan

Organisasi, Pejabat Pendaftar


4

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

1. ALUAN PENGERUSI

Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummu Kitab Al-Fatihah dan ucapan

terima kasih oleh YBhg. Datuk Pengerusi kepada semua ahli yang hadir.

YBhg. Datuk Pengerusi seterusnya menarik perhatian ahli kepada perkara

berikut:

1.1 Kehadiran Ahli Baru

YBhg. Datuk Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli baru

iaitu Tn. Hj. Mohd Nor bin Jaafar, Pengarah PPIP yang baru

Semua pihak

Mesyuarat mengambil maklum.

1.2 Format Minit Mesyuarat

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar urus setia menyediakan

minit mesyuarat menggunakan format baru dengan

berpandukan format minit mesyuarat Kabinet.

Urusetia

Format minit mesyuarat yang baru akan

digunakan bermula minit mesyuarat JPU Bil.

1/2013.

1.3 Laporan dan Pembentangan Bagi Setiap Portfolio

YBhg. Datuk Pengerusi meminta urus setia memasukkan dalam

agenda mesyuarat agar setiap portfolio mempunyai agenda

masing-masing untuk dibentangkan dalam mesyuarat akan

datang.

Pegawai Pengurusan

Universiti &

Urus setia

Setiap portfolio akan membentangkan agenda

masing-masing pada mesyuarat akan datang.


5


1.4 Keberadaan Pegawai Pengurusan Di Kampus Kota

YBhg. Datuk Pengerusi meminta supaya Pegawai Pengurusan

Tertinggi Universiti perlu berada di Kampus Kota sekurang-

kurangnya sekali seminggu pada hari yang ditetapkan termasuk

Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah PPIP.

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar menempatkan

Pembantu Tabdir (P/O) di Kampus Kota bagi mewakili

Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah JPIP.

Pegawai Pengurusan

Tertinggi Universiti

Pendaftar


Tindakan telah diambil oleh Pejabat Pendaftar.

1.5 Keputusan Universiti

YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan bahawa setiap

perbincangan di dalam mesyuarat JPU adalah sulit dan tidak

boleh dihebahkan sebelum keputusan atau minit mesyuarat

diedarkan.

Semua pihak &

Urusetia

Ahli mesyuarat mengambil maklum mengenai

perkara ini.

Dalam hal yang sama, Pendaftar juga dalam

mesyuarat Pejabat Pendaftar telah

mengingatkan urusetia Mesyuarat Utama

Universiti iaitu BPO supaya memastikan semua

dokumen dan fail-fail mesyuarat utama

Universiti diselenggara dan disimpan dengan

baik.


6


2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA

PENGURUSAN UNIVERSITI BIL.13/2012 (KALI KE-117)

Mesyuarat bersetuju mengesahkan Minit Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Universiti Bil.13/2012 (kali ke-117)

yang diadakan pada 7 Januari 2013 disahkan dengan

beberapa pindaan;

i) Minit 1.5(i), Muka Surat 4 –

“semua pensyarah yang tidak memegang jawatan di pejabat

perlu memenuhi minimum 12 jam beban pengajaran

seminggu” dipinda kepada “semua pensyarah yang tidak

memegang jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi

minimum 12 jam beban pengajaran seminggu.“

ii) Minit 1.5 (ii), Muka Surat 4 –

“pensyarah yang memegang jawatan di pejabat perlu

memenuhi sekurang-kurangnya 6 jam beban pengajaran

seminggu” dipinda kepada “pensyarah yang memegang

jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi sekurang-

kurangnya 6 jam beban pengajaran seminggu.”

Urus Setia

Pindaan minit Mesyuarat JPU Bil. 13/2012 telah

dibuat.


7


3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Minit 1.3, Muka Surat 4 – Kepakaran dari Babson

College, Amerika Syarikat melalui keahlian GCEE

dalam memantapkan silibus keusahawanan Universiti.

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar teruskan

untuk dapatkan kepakaran dari Babson College bagi

memantapkan lagi silibus keusahawanan Universiti.

Pendaftar

Perbincangan lanjut akan dibuat dengan pihak

Babson pada 3 -11 Februari 2013 semasa

lawatan kerja YBhg. Datuk Naib Canselor,

YBhg. Timb. Naib Canselor (A&A) dan YBhg.

Prof Pendaftar ke United Kingdom.

3.2 Minit 1.8, Muka Surat 5 – Susunan Tempat Duduk Dalam

Bilik Kuliah

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar semua meja dan

kerusi jenis kayu ditukar kepada jenis besi (kalis air). Ini

adalah untuk mengelakkan meja dan kerusi mengalami

kerosakan apabila berlaku banjir.

Pengarah JPIP

Menyusul tindakan selanjutnya.

3.3 Minit 1.9, Muka Surat 6 - Aktiviti Pembangunan Pelajar

YBhg. Datuk Pengerusi meminta untuk diadakan sesi

perjumpaan dengan semua staf akademik yang terlibat dalam

kelab dan persatuan yang ditubuhkan.

Timbalan Naib

Canselor (HEPA)

Mesyuarat HEP telah menetapkan polisi

penubuhan kelab dan persatuan pelajar mesti

melantik sekurang-kurangnya seorang staf

akademik sebagai penasihat.


8


4. LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN MENGURUS BAGI TEMPOH 1

JANUARI 2012 SEHINGGA 30 OKTOBER 2012

Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Prestasi Perbelanjaan

Mengurus Universiti bagi tempoh 01 Januari 2012 sehingga 31

Disember 2012 yang berjumlah RM91,839,415 iaitu 100.26%

berbanding jumlah peruntukan mengurus yang diluluskan bagi

tahun 2012 dan pecahannya mengikut setiap Pusat Tanggungjawab

(PTj).


5. KERTAS KERJA UNTUK PERBINCANGAN & KELULUSAN

5.1 Kertas Kerja JPU 1/2013 - Cadangan Penganjuran

Kursus Induksi Khusus Kepada Staf Pengurusan

Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan

Mesyuarat mengambil maklum dan meluluskan

Cadangan Penganjuran Kursus Induksi Khusus Kepada

Staf Pengurusan Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan.

YBhg. Datuk Pengerusi juga meminta agar dijemput

jemputan dari luar seperti Ketua Pengarah KPT, KSU

KPT atau ahli Lembaga Pengarah Universiti. Mesyuarat

juga bersetuju untuk mengubah perancangan aturcara

dan tajuk ceramah untuk kursus kepada tajuk yang lebih

mencabar dan lebih kepada tema keusahawanan.

Pendaftar

Cadangan supaya menjemput YBhg. Prof,

Datuk Rujhan, Ketua Pengarah JPT.



9


5.2 Kertas Kerja JPU 2/2013 - Cadangan Pengubahsuaian dan

Menaiktaraf Ruang Perpustakaan UMK Kampus Kota Dalam

Menangani Masalah Banjir dan Meningkatkan Keselesaan

Pengguna

Mesyuarat mengambil maklum dan YBhg. Datuk

Pengerusi meminta agar kertas kerja ini disatukan dengan

kertas kerja dari pihak Timbalan Naib Canselor (HEPA)

untuk perbincangan lanjut.

Ketua Pustakawan


5.3 Kertas Kerja JPU 3/2013 - Cadangan Deraf Peraturan

Universiti Malaysia Kelantan (Lalu Lintas Jalan) 2012

Diambil maklum dan dipersetujui supaya kertas kerja

berkenaan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Lembaga

Pengarah Universiti (LPU) akan datang.

Penasihat Undang-

Undang

Dalam tindakan.

6. KERTAS KERJA UNTUK MAKLUMAN

6.1 Laporan Banjir di Perpustakaan Universiti Malaysia

Kelantan di Kampus Kota

YBhg. Datuk Pengerusi merakam dan mengucapkan

perhargaan terima kasih kepada semua staf perpustakaan yang

telah bertungkus lumus menjaga harta Universiti terutama buku-

buku dan sebagainya.

Ketua Pustakawan



10


7. HAL-HAL LAIN

7.1 Surat dari KPT – Urusan Penyediaan dan

Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata

Kewangan (LTPK) Tahun 2012.

YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan dan

mengingatkan ahli mesyuarat mengenai perkara ini dan

iainya perlu disediakan dengan merujuk kepada jadual

kerja yang telah disediakan oleh KPT.

Pegawai Pengurusan

Tertinggi Universiti


7.2 Pembentukan (Wujudkan – potong) Kumpulan Untuk

Penyediaan Kalendar dan Diari

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pengarah PHKS

(PHEK) membentuk (mewujudkan-potong) kumpulan

yang terdiri daripada para pensyarah UMK untuk

membuat penyediaan kalendar dan diari. Ini adalah

untuk memastikan tiada kesilapan yang berlaku selepas

percetakan dan edaran dibuat.

Pengarah PHKS

(PHEK)


8. PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.05 petang dengan bacaan Surah

Al-Asr.


11

Disediakan oleh : Disemak oleh:

...................................... ........................... ......................................................

MOHD NORHAFIZAN BIN MUHAMMAD MOHD AKHMAL BIN ABU BAKAR

PENOLONG PENDAFTAR PENOLONG PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

(PENYEDIA MINIT) TARIKH:

TARIKH :

Disahkan oleh:

...........................................................

PROF. DR. RAZLI BIN CHE RAZAK

PENDAFTAR

(SETIAUSAHA)

TARIKH:

format

Business