food safety information system of malaysia (fosim)

Food Safety Information System of Malaysia (FoSIM) – Manual Pensijilan HACCP (Pemohon)

Mukasurat | ii

© 2021 Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM). Hak Cipta Terpelihara.

Manual ini tidak boleh disalin, dihasilkan semula, diterjemah atau ditukarkan kepada sebarang format berelektronik yang boleh dibaca tanpa mendapat kelulusan bertulis daripada Kerajaan.

Manual Pensijilan HACCP (Pemohon)

Food Safety Information System of Malaysia (FoSIM)

Edisi Pertama: 17 Februari 2021

ID Dokumen: PMP-18045

Versi: A

Mukasurat | iii

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN ........................................................................................................................ III

SENARAI JADUAL ....................................................................................................................... V

SENARAI GAMBARAJAH ............................................................................................................. VI

PENDAHULUAN.................................................................................................................... 1

1.1 SUSUNAN MANUAL PENGGUNA................................................................................................. 1

2 PENGENALAN MODUL .......................................................................................................... 2

2.1 LATAR BELAKANG ....................................................................................................................... 2

2.2 PERANAN PENGGUNA DAN TANGGUNGJAWAB........................................................................ 2

3 PERMOHONAN BARU HACCP ................................................................................................ 4

3.1 PRASYARAT PERMOHONAN ....................................................................................................... 4

3.2 ALIRAN PROSES ........................................................................................................................... 4

3.2.1 Membuat Permohonan ...................................................................................................... 6

3.2.2 Carian Permohonan ......................................................................................................... 24

3.2.3 Maklum Balas Permohonan ............................................................................................. 27

3.2.4 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 34

3.2.5 Audit Kecukupan ............................................................................................................. 35

3.2.6 Audit Pematuhan ............................................................................................................. 36

3.2.7 Kelulusan Permohonan .................................................................................................... 36

4 AUDIT PENGAWASAN HACCP .............................................................................................. 37

4.1 ALIRAN PROSES ......................................................................................................................... 37

4.1.1 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 37

4.1.2 Audit Pengawasan ........................................................................................................... 39

5 PERMOHONAN TAMBAH PRODUK HACCP ........................................................................... 40

5.1 PRASYARAT PERMOHONAN ..................................................................................................... 40

5.2 ALIRAN PROSES ......................................................................................................................... 40

5.2.1 Membuat Permohonan .................................................................................................... 41

5.2.2 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 54

5.2.3 Audit Kecukupan ............................................................................................................. 56

5.2.4 Audit Pematuhan ............................................................................................................. 56


6 PERMOHONAN PEMBAHARUAN HACCP .............................................................................. 58


Mukasurat | iv


6.2 ALIRAN PROSES ......................................................................................................................... 58


6.2.2 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 72

6.2.3 Audit Pembaharuan ......................................................................................................... 73


7 PERMOHONAN CETAKAN SEMULA SIJIL HACCP .................................................................. 75


7.2 ALIRAN PROSES ......................................................................................................................... 75


7.2.2 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 80

8 PERMOHONAN PINDAAN SIJIL HACCP ................................................................................. 81


8.2 ALIRAN PROSES ......................................................................................................................... 81


8.2.2 Audit Verifikasi ................................................................................................................ 94

8.2.3 Membuat Bayaran ........................................................................................................... 94

9 LAIN-LAIN .......................................................................................................................... 96

9.1 SEMAK PENSIJILAN .................................................................................................................... 96

GLOSARI ................................................................................................................................... 98

LAMPIRAN ................................................................................................................................ 99


Mukasurat | v

SENARAI JADUAL

Jadual 1: Aktiviti Pensijilan HACCP ..............................................................................................................................................2 Jadual 2: Peranan Pengguna dan Tanggungjawab .......................................................................................................................3 Jadual 3: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Syarikat & Premis – Panduan Masalah Permohonan .......................................8 Jadual 4: Permohonan Baru HACCP – Senarai Dokumen ........................................................................................................... 19 Jadual 5: Panduan Jenis Pencetus ............................................................................................................................................. 24 Jadual 6: Panduan Status Permohonan ..................................................................................................................................... 25 Jadual 7: Permohonan Tambah Produk HACCP – Senarai Dokumen ......................................................................................... 51 Jadual 8: Panduan Status Sijil.................................................................................................................................................... 97


Mukasurat | vi

SENARAI GAMBARAJAH

Gambarajah 1: Aliran Proses Permohonan Baru HACCP (bukan SIRIM) ......................................................................................4 Gambarajah 2: Aliran Proses Permohonan Baru HACCP (SIRIM) .................................................................................................5 Gambarajah 3: Skrin - Menu Permohonan Baru HACCP ..............................................................................................................6 Gambarajah 4: Permohonan Baru HACCP – Syarat Permohonan ................................................................................................6 Gambarajah 5: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Syarikat & Premis (1) .............................................................................7 Gambarajah 6: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Syarikat & Premis (2) ..............................................................................9 Gambarajah 7: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Premis Pemprosesan ........................................................................... 10 Gambarajah 8: Permohonan Baru HACCP – Alamat Pemprosesan (sama seperti alamat premis) ............................................. 11 Gambarajah 9: Permohonan Baru HACCP – Alamat Pemprosesan (berlainan alamat premis) .................................................. 11 Gambarajah 10: Panduan Isi Alamat ......................................................................................................................................... 11 Gambarajah 11: Permohonan Baru HACCP – Eksport ke Negara ............................................................................................... 12 Gambarajah 12: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Produk & OEM .................................................................................... 13 Gambarajah 13: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Pilih Produk ............................................................ 14 Gambarajah 14: Permohonan Baru HACCP – Pilihan Jenis Pemprosesan Utama ....................................................................... 15 Gambarajah 15: Permohonan Baru HACCP - Jenis Pemprosesan Utama - Lain-lain ................................................................... 15 Gambarajah 16: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai Produk ....................................................... 16 Gambarajah 17: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM .......................................................... 17 Gambarajah 18: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM ........................................................... 17 Gambarajah 19: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Dokumen ........................................................................................... 18 Gambarajah 20: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Dokumen – Pilih Nama Dokumen ...................................................... 19 Gambarajah 21: Permohonan Baru HACCP – Muat Naik Dokumen ........................................................................................... 19 Gambarajah 22: Permohonan Baru HACCP – Muat Naik Dokumen Berjaya .............................................................................. 19 Gambarajah 23: Permohonan Baru HACCP – Semakan Kandungan Minimum Manual ............................................................. 21 Gambarajah 24: Permohonan Baru HACCP - Pengesahan ......................................................................................................... 22 Gambarajah 25: Permohonan Baru HACCP – Permohonan Berjaya .......................................................................................... 23 Gambarajah 26: Permohonan Baru HACCP – Senarai Permohonan .......................................................................................... 23 Gambarajah 27: Permohonan HACCP – Senarai Permohonan ................................................................................................... 24 Gambarajah 28: Permohonan HACCP – Maklumat Permohonan .............................................................................................. 26 Gambarajah 29: Menu Maklum Balas Permohonan .................................................................................................................. 27 Gambarajah 30: Senarai Maklum Balas Permohonan ............................................................................................................... 28 Gambarajah 31: Maklumat Maklum Balas Permohonan ........................................................................................................... 28 Gambarajah 32: Maklum Balas Permohonan – Kemaskini Permohonan (1) .............................................................................. 29 Gambarajah 33: Maklum Balas Permohonan – Semakan Kandungan Minimum Manual .......................................................... 30 Gambarajah 34: Maklum Balas Permohonan – Muat Naik Dokumen ....................................................................................... 30 Gambarajah 35: Senarai Bayaran .............................................................................................................................................. 34 Gambarajah 36: Maklumat Bayaran ......................................................................................................................................... 35 Gambarajah 37: Aliran Proses Audit Pengawasan HACCP (bukan SIRIM) .................................................................................. 37 Gambarajah 38: Audit Pengawasan – Senarai Bayaran ............................................................................................................. 38 Gambarajah 39: Audit Pengawasan - Maklumat Bayaran ......................................................................................................... 38 Gambarajah 40: Aliran Proses Permohonan Tambah Produk HACCP (bukan SIRIM) ................................................................. 40 Gambarajah 41: Aliran Proses Permohonan Tambah Produk HACCP (SIRIM)............................................................................ 41 Gambarajah 42: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Pilih Produk ........................................... 48 Gambarajah 43: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai Produk ...................................... 49 Gambarajah 44: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM ........................................ 49 Gambarajah 45: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM ......................................... 50 Gambarajah 46: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Dokumen.......................................................................... 50 Gambarajah 47: Permohonan Tambah Produk HACCP – Muat Naik Dokumen ......................................................................... 51 Gambarajah 48: Permohonan Tambah Produk HACCP – Senarai Dokumen .............................................................................. 51 Gambarajah 49: Permohonan Tambah Produk HACCP – Semakan Kandungan Minimum Manual ............................................ 52 Gambarajah 50: Permohonan Tambah Produk HACCP - Pengesahan ........................................................................................ 53 Gambarajah 51: Permohonan Tambah Produk HACCP – Permohonan Berjaya ......................................................................... 54 Gambarajah 52: Permohonan Tambah Produk - Senarai Bayaran ............................................................................................. 55


Mukasurat | vii

Gambarajah 53: Permohonan Tambah Produk - Maklumat Bayaran ........................................................................................ 55 Gambarajah 54: Aliran Proses Pembaharuan HACCP (bukan SIRIM) ......................................................................................... 58 Gambarajah 55: Aliran Proses Pembaharuan HACCP (SIRIM) .................................................................................................... 59 Gambarajah 56: Skrin - Menu Permohonan Pembaharuan HACCP ........................................................................................... 59 Gambarajah 57: Pembaharuan – Pilih Rekod Permohonan ....................................................................................................... 60 Gambarajah 58: Pembaharuan – Maklumat sijil yang diperbaharui .......................................................................................... 60 Gambarajah 59: Pembaharuan – Langkah 1: Syarat Permohonan ............................................................................................. 61 Gambarajah 60: Pembaharuan – Langkah 2: Maklumat Syarikat & Premis ............................................................................... 62 Gambarajah 61: Pembaharuan – Langkah 3: Maklumat Premis Pemprosesan .......................................................................... 63 Gambarajah 62: Pembaharuan – Langkah 4: Maklumat Produk & OEM ................................................................................... 64 Gambarajah 63: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM - Tambah Produk ......................................................................... 65 Gambarajah 64: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM ............................................................................ 66 Gambarajah 65: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM ............................................................................. 66 Gambarajah 66: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen ........................................................................................... 67 Gambarajah 67: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Pilih Dokumen ................................................................. 68 Gambarajah 68: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Lampirkan Dokumen ....................................................... 68 Gambarajah 69: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Senarai Dokumen ............................................................ 68 Gambarajah 70: Pembaharuan – Langkah 6: Pengesahan ......................................................................................................... 70 Gambarajah 71: Pembaharuan – Permohonan Berjaya ............................................................................................................ 71 Gambarajah 72: Pembaharuan – Senarai Permohonan............................................................................................................. 71 Gambarajah 73: Permohonan Pembaharuan - Senarai Bayaran ............................................................................................... 72 Gambarajah 74: Permohonan Pembaharuan - Maklumat Bayaran ........................................................................................... 73 Gambarajah 75: Aliran Proses Permohonan Cetakan Semula Sijil ............................................................................................. 75 Gambarajah 76: Skrin - Menu Permohonan Cetakan Semula .................................................................................................... 76 Gambarajah 77: Permohonan Cetakan Semula – Senarai Permohonan .................................................................................... 76 Gambarajah 78: Permohonan Cetakan Semula ......................................................................................................................... 77 Gambarajah 79: Permohonan Cetakan Semula – Langkah 1 ..................................................................................................... 77 Gambarajah 80: Permohonan Cetakan Semula – Maklumat Sijil .............................................................................................. 78 Gambarajah 81: Permohonan Cetakan Semula – Alasan Cetakan Semula ................................................................................ 78 Gambarajah 82: Permohonan Cetakan Semula - Pengesahan ................................................................................................... 79 Gambarajah 83: Permohonan Cetakan Semula – Permohonan Berjaya .................................................................................... 79 Gambarajah 84: Permohonan Cetakan Semula – Senarai Permohonan .................................................................................... 80 Gambarajah 85: Aliran Proses Permohonan Pindaan (HACCP bukan SIRIM) ............................................................................. 81 Gambarajah 86: Aliran Proses Permohonan Pindaan (HACCP SIRIM) ........................................................................................ 82 Gambarajah 87: Skrin - Menu Permohonan Pindaan HACCP ..................................................................................................... 82 Gambarajah 88: Permohonan Pindaan – Pilih Permohonan Untuk Dipinda .............................................................................. 83 Gambarajah 89: Permohonan Pindaan – Maklumat Sijil yang dipinda ...................................................................................... 83 Gambarajah 90: Permohonan Pindaan – Syarat Permohonan .................................................................................................. 84 Gambarajah 91: Permohonan Pindaan HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM ..................................................... 89 Gambarajah 92: Permohonan Pindaan HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM ...................................................... 89 Gambarajah 93: Permohonan Pindaan HACCP – Permohonan Berjaya ..................................................................................... 94

Mukasurat | 1

PENDAHULUAN

Manual ini mengandungi penerangan mengenai tatacara permohonan pensijilan HACCP, juga menerangkan tentang fungsi butang, ikon serta langkah dan arahan untuk setiap skrin permohonan.

1.1 SUSUNAN MANUAL PENGGUNA Manual ini disusun seperti berikut:

Bab 1: Pendahuluan menerangkan tentang tujuan dan isi kandungan manual.

Bab 2: Pengenalan Modul menerangkan tentang Modul Pensijilan HACCP, peranan pengguna dan tanggungjawab mereka serta aliran proses yang terlibat.

Bab 3: Permohonan Baru HACCP menerangkan langkah yang terlibat dalam proses permohonan baru

Bab 4: Audit Pengawasan HACCP – menerangkan langkah yang terlibat dalam proses audit pengawasan sijil

Bab 5: Permohonan Tambah Produk HACCP – menerangkan langkah yang terlibat dalam proses permohonan tambah produk ke atas sijil HACCP

Bab 6: Permohonan Pembaharuan HACCP – menerangkan langkah yang terlibat dalam proses pembaharuan sijil

Bab 7: Permohonan Cetakan Semula Sijil HACCP - menerangkan langkah yang terlibat dalam proses permohonan cetakan semula sijil

Bab 8: Permohonan Pindaan Sijil HACCP - menerangkan langkah yang terlibat dalam proses permohonan pindaan sijil

Bab 9: Pengurusan Rekod menerangkan cara akses sijil.


Mukasurat | 2

2 PENGENALAN MODUL

2.1 LATAR BELAKANG Modul Pensijilan HACCP menawarkan pensijilan kepada:

Premis yang ingin mendapatkan HACCP (KKM)

Pemegang Sijil HACCP (SIRIM) yang ingin mendapatkan HACCP (KKM)

Aktiviti-aktiviti yang terlibat adalah seperti berikut:

Sebelum Mendapat Pensijilan Selepas Mendapat Pensijilan

Permohonan Baru HACCP

Pemantauan HACCP

Permohonan Tambah Produk HACCP

Permohonan Pembaharuan HACCP

Permohonan Pindaan HACCP

Permohonan Cetakan Semula Sijil

Permohonan Pertukaran Pemilik Sijil

Jadual 1: Aktiviti Pensijilan HACCP

2.2 PERANAN PENGGUNA DAN TANGGUNGJAWAB Peranan dan juga tanggungjawab pengguna adalah seperti berikut:

Nota: Senarai peranan pengguna adalah bergantung kepada profil pengguna yang ditetapkan

No Peranan Pengguna Tanggungjawab

1 Pemohon 1. Membuat permohonan seperti yang disenaraikan di Jadual 1: Aktiviti Pensijilan HACCP

2. Membuat bayaran jika permohonan melibatkan bayaran 3. Menyemak status permohonan 4. Menyemak status sijil

Jika melibatkan audit kecukupan

1. Menghantar maklum balas ke atas ketidakcukupan Manual HACCP dan PRP/GMP sekiranya ada.

Jika melibatkan audit lapangan

1. Menghantar perancangan dan bukti pembetulan untuk setiap Corrective Action Request (CAR) yang dikeluarkan oleh juruaudit.


Mukasurat | 3

No Peranan Pengguna Tanggungjawab

2 Agensi SIRIM

Rujuk PMP-18103 Manual Pensijilan HACCP (Agensi SIRIM)

1. Menghantar laporan audit 2. Membuat jadual pemantauan bagi Sijil HACCP yang aktif

Jadual 2: Peranan Pengguna dan Tanggungjawab


Mukasurat | 4

3 PERMOHONAN BARU HACCP

3.1 PRASYARAT PERMOHONAN Pengguna yang ingin membuat permohonan baru HACCP perlu memenuhi prasyarat seperti berikut dalam sistem FoSIM:

Pemohon perlu mendaftarkan syarikat/koperasi/agensi

Pemohon perlu mendaftarkan premis dan mengisi maklumat produk bagi premis tersebut.

Pemohon perlu mengaitkan premis tersebut dengan syarikat/koperasi/agensi yang telah didaftarkan.

Pemohon tidak pernah membuat permohonan HACCP bagi syarikat/koperasi/agensi & premis tersebut.

Rujuk PMP-18037_Manual_Pendaftaran_Syarikat_&_Premis untuk membuat pendaftaran syarikat dan premis.

3.2 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses permohonan baru HACCP:

Gambarajah 1: Aliran Proses Permohonan Baru HACCP (bukan SIRIM)

Berikut adalah aliran proses permohonan baru HACCP (SIRIM):


Mukasurat | 5

Gambarajah 2: Aliran Proses Permohonan Baru HACCP (SIRIM)

MEMBUAT PERMOHONAN1

2

3 KELULUSAN PERMOHONAN

Pemohon membuat permohonan

SIRIM hantar laporan audit

PKKM membuat kelulusan

LAPORAN AUDIT


Mukasurat | 6

3.2.1 Membuat Permohonan

Gambarajah 3: Skrin - Menu Permohonan Baru HACCP

ARAHAN

1. Klik menu Pendaftaran/Permohonan

2. Klik sub menu Pensijilan

3. Klik Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP).

Gambarajah 4: Permohonan Baru HACCP – Syarat Permohonan

1

2

3

1

2


Mukasurat | 7

ARAHAN

1. Klik pada tab Permohonan

2. Klik butang Seterusnya jika anda memenuhi semua prasyarat permohonan.

Perhatian: Jika butang Seterusnya tidak boleh diklik, ini bermaksud anda belum daftarkan premis dalam sistem.

Gambarajah 5: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Syarikat & Premis (1)

ARAHAN

1. Klik dan pilih Nama Premis (*).

Perhatian: Medan yang bertanda * (Asterik) adalah medan mandatori, bermakna medan ini mesti diisi. Jika medan ini dibiarkan kosong, sistem tidak akan membenarkan pengguna melakukan aktiviti seterusnya.

Nota:

Pastikan anda memilih premis yang ingin mendapat pensijilan HACCP

Jika nama premis tiada di dalam senarai pilihan, pemohon perlu daftar premis tersebut di dalam sistem terdahulu. Sila rujuk PMP-18037_Manual_Pendaftaran_Syarikat_&_Premis.

1


Mukasurat | 8

Berikut adalah panduan masalah berkenaan pilihan Nama Premis:

Paparan Mesej Masalah Penyelesaian

Premis yang dipilih tidak mempunyai syarikat

Pilih premis yang mempunyai syarikat ATAU kemaskini profil premis untuk mengaitkan syarikat

Premis yang dipilih mempunyai permohonan HACCP yang tengah diproses

Pilih premis yang tidak mempunyai permohonan HACCP

Premis yang dipilih mempunyai pensijilan HACCP

Pilih premis yang tidak mempunyai pensijilan HACCP

Premis yang dipilih tidak mendaftarkan maklumat produk dalam profil premis

Kemaskini profil premis dan mengisi maklumat produk

Jadual 3: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Syarikat & Premis – Panduan Masalah Permohonan


Mukasurat | 9

Gambarajah 6: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Syarikat & Premis (2)

2. Profil syarikat dan premis dipaparkan.

3. Klik butang Seterusnya.

3

2


Mukasurat | 10

Gambarajah 7: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Premis Pemprosesan

ARAHAN

1. Masukkan maklumat di setiap medan (*).

Perhatian: Anda bolen klik ikon untuk panduan kemasukkan maklumat.

2. Masukkan Alamat Pemprosesan (*).

Perhatian: Alamat pemprosesan akan dicetak dalam sijil.

a. Jika alamat pemprosesan sama dengan alamat premis, pilih Sama Seperti Alamat Premis dan

alamat premis akan dipaparkan.

2

6

3

4

5

1


Mukasurat | 11

Gambarajah 8: Permohonan Baru HACCP – Alamat Pemprosesan (sama seperti alamat premis)

b. Jika alamat pemprosesan berlainan daripada alamat premis, pilih Berlainan Alamat Premis

dan masukkan alamat 1 (*), alamat 2 (jika ada), alamat 3 (jika ada), poskod (*), bandar (*),

negeri (*) & daerah (*).

Gambarajah 9: Permohonan Baru HACCP – Alamat Pemprosesan (berlainan alamat premis)

Perhatian: Pastikan anda mengisi alamat 1, 2 & 3 seperti mana yang dikehendaki dalam cetakan sijil.

Gambarajah 10: Panduan Isi Alamat

3. Jika premis tersebut telah memohon Sijil HACCP melalui SIRIM QAS International, klik dan pilih YA.

4. Klik dan pilih Pulangan Tahunan Syarikat (RM) (*).

Nota: Kategori Industri dipaparkan berdasarkan pulangan tahunan syarikat yang dipilih

Cara isi alamat Cetakan alamat dalam sijil

Maksima 60 aksara

Maksima 60 aksara

Maksima 60 aksara

a

b


Mukasurat | 12

5. Klik dan pilih Tujuan Permohonan (*).

a. Jika tujuan permohonan adalah Prasyarat Eksport, klik pada ruangan Eksport ke Negara

b. Pilih senarai negara yang hendak eksport kepada. Pengguna boleh pilih lebih daripada 1

negara.

Gambarajah 11: Permohonan Baru HACCP – Eksport ke Negara

c. Masukkan nama negara di ruangan Tapisan untuk membuat carian.

d. Klik butang Pilih dan negara yang dipilih dipaparkan pada ruangan Eksport ke Negara.


b

c

d


Mukasurat | 13

Gambarajah 12: Permohonan Baru HACCP - Maklumat Produk & OEM

ARAHAN

Bahagian Maklumat Produk (*)

Perhatian: Bahagian ini WAJIB diisi

1. Klik butang Tambah Produk untuk memasukkan butiran produk yang ingin mendapat pensijilan

HACCP.

1

3

5


Mukasurat | 14

Gambarajah 13: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Pilih Produk

a. Klik dan pilih Jenis Produk (*) yang didaftarkan dalam profil premis.

Perhatian: Pastikan anda mengisi jenis produk yang ingin mendapatkan pensijilan HACCP dalam profil premis terlebih dahulu.

Nota: Anda perlu mengemaskini profil premis jika ingin menambah jenis produk.

b. Kategori Produk dipaparkan berdasarkan Jenis Produk yang dipilih.

c. Isi maklumat Produk (*) dan klik butang di sebelah kanan. Ulangi langkah ini untuk

menambah produk berikutnya.

d. Klik dan pilih Jenis Pemprosesan Utama (*) yang sesuai bagi jenis produk yang dipilih.

Pengguna boleh pilih lebih daripada 1 jenis pemprosesan.

a

c

d

f

g

e

b


Mukasurat | 15

Gambarajah 14: Permohonan Baru HACCP – Pilihan Jenis Pemprosesan Utama

i. Masukkan jenis pemprosesan di ruangan Tapisan untuk membuat carian.

ii. Jika jenis pemprosesan anda tidak dijumpai dalam senarai pilihan, pilih ‘Lain-Lain’.

iii. Klik butang Pilih dan pilihan anda dipaparkan pada ruangan Jenis Pemprosesan

Utama.

iv. Jika anda memilih Lain-Lain, sila masukkan maklumat jenis pemprosesan utama yang

berkenaan.

Gambarajah 15: Permohonan Baru HACCP - Jenis Pemprosesan Utama - Lain-lain

e. Masukkan maklumat Jenama Produk.

Nota: Jika lebih daripada 1 jenama, asingkan dengan “,”.

f. Klik dan pilih fail Carta Alir Pemprosesan Produk (*) untuk dimuat naik.

g. Klik butang Simpan.

i

iii

iv


Mukasurat | 16

2. Ulangi langkah 1 untuk menambah jenis produk berikutnya yang ingin mendapatkan pensijillan

HACCP.

Gambarajah 16: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai Produk

a. Klik butang untuk kemaskini maklumat produk.

b. Klik butang untuk hapuskan rekod produk.

Bahagian Maklumat OEM (Original Equipment Manufacturer)

Sila masukkan maklumat syarikat yang menggunakan perkhidmatan OEM (Original Equipment

Manufacturer).

Nota: Bahagian ini TIDAK WAJIB diisi

3. Klik butang Tambah OEM untuk memasukkan butiran OEM bagi produk yang telah dimasukkan di

bahagian Maklumat Produk.


Mukasurat | 17

Gambarajah 17: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM

a. Klik dan pilih Jenis Produk (*) yang telah dimasukkan dii Bahagian Maklumat Produk.

b. Masukkan Nama Syarikat (*).

c. Masukkan Alamat Syarikat (*), termasuk alamat, poskod, bandar, negeri dan daerah.

d. Isi maklumat Jenama Produk dan klik butang di sebelah kanan. Ulangi langkah ini untuk

menambah jenama produk berikutnya.

e. Klik butang Simpan.

4. Ulangi langkah 3 untuk menambah maklumat OEM berikutnya.

Gambarajah 18: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM

a. Klik butang untuk kemaskini maklumat OEM.

b. Klik butang untuk hapuskan rekod OEM.


a

d

e

b

c


Mukasurat | 18

Gambarajah 19: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Dokumen

ARAHAN

Bahagian Maklumat Dokumen Syarikat

1. Salinan pendaftaran syarikat yang dilampirkan dalam profil syarikat dipaparkan.

Perhatian: Jika tiada fail dipaparkan, sila kemaskini profil syarikat dan lampirkan salinan pendaftaran syarikat.

Bahagian Maklumat Dokumen Premis

2. Lesen Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) yang dilampirkan dalam profil premis dipaparkan.

Perhatian: Jika tiada fail dipaparkan, sila kemaskini profil premis dan lampirkan salinan lesen PBT.

Bahagian Muat Naik Dokumen

3. Klik dan pilih Nama Dokumen.

1

2

3

4


Mukasurat | 19

Gambarajah 20: Permohonan Baru HACCP – Maklumat Dokumen – Pilih Nama Dokumen

Nama Dokumen Panduan

Company Audit

Account/ Bank

Statement (for

company < 1 year)

Wajib dilampirkan bagi premis berdaftar Suruhanjaya

Syarikat Malaysia (SSM) atau agensi pendaftaran yang

setara.

Tidak perlu bagi premis yang diselenggara oleh Kerajaan,

contoh: hospital kerajaan.

Manual HACCP Wajib dilampirkan

Manual PRP/GMP Wajib dilampirkan

Dokumen Sokongan Tidak wajib dilampirkan

Jadual 4: Permohonan Baru HACCP – Senarai Dokumen

Gambarajah 21: Permohonan Baru HACCP – Muat Naik Dokumen

a. Klik dan pilih dokumen untuk dilampirkan.

Gambarajah 22: Permohonan Baru HACCP – Muat Naik Dokumen Berjaya

a

c


Mukasurat | 20

b. Jika dokumen yang dipilih melebihi saiz maksimum yang ditetapkan, pengguna perlu

memisahkan dokumen tersebut kepada beberapa sub-dokumen dan klik butang untuk

melampirkan semua sub-dokumen.

c. Klik butang untuk masukkan ulasan ke atas dokumen.

d. Klik butang untuk hapuskan dokumen.

4. Ulangi langkah 3 (a sehingga c) untuk melampirkan dokumen berikutnya. Pengguna perlu

melampirkan semua dokumen yang disenaraikan dalam Jadual 4: Permohonan Baru HACCP – Senarai

Dokumen.



Mukasurat | 21

Gambarajah 23: Permohonan Baru HACCP – Semakan Kandungan Minimum Manual

ARAHAN

1. Pastikan Manual HACCP dan PRP/GMP yang telah dilampirkan mengandungi elemen-elemen

kandungan minimum manual yang disenaraikan.

2. Tandakan pada di tepi semua elemen (*).

3. Klik butang Seterusnya

2


Mukasurat | 22

Gambarajah 24: Permohonan Baru HACCP - Pengesahan

1 2


Mukasurat | 23

ARAHAN

1. Semak butiran yang dipaparkan dan klik pada kotak Pengesahan (*).

2. Klik butang Hantar.

Gambarajah 25: Permohonan Baru HACCP – Permohonan Berjaya

3. Klik butang OK.

4. Permohonan yang berjaya dihantar atau disimpan akan tersenarai di tab Carian (Senarai

Permohonan).

Perhatian: Sila simpan No. Permohonan sebagai rujukan. Nombor tersebut akan dipakai untuk sebarang rujukan atau pertanyaan dengan pihak PKKM.

Gambarajah 26: Permohonan Baru HACCP – Senarai Permohonan

Permohonan akan dihantar ke Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk diproses.

4


Mukasurat | 24

3.2.2 Carian Permohonan

Permohonan yang berjaya dihantar atau disimpan akan tersenarai di tab Carian (Senarai Permohonan).

Gambarajah 27: Permohonan HACCP – Senarai Permohonan

ARAHAN



3. Klik Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) dan tab Carian dipaparkan.

4. Isi mana-mana medan dalam bahagian Carian dan klik butang Cari. Hasil carian dipaparkan.

5. Panduan Jenis Pencetus

Jenis Pencetus Diskripsi

Permohonan/

Pendaftaran Baru

Permohonan baru sijil HACCP

Pindaan Permohonan pindaan sijil HACCP

Pembaharuan Permohonan pembaharuan sijil HACCP

Cetakan Semula Permohonan cetakan semula sijil HACCP

Jadual 5: Panduan Jenis Pencetus

3

4

5 6

7


Mukasurat | 25

6. Panduan Status Permohonan.

Status Permohonan Diskripsi

Sedang Diproses Permohonan tengah diproses oleh pihak PKKM.

Tidak Lengkap Permohonan didapati Tidak Lengkap dan dikembalikan semula kepada

pemohon untuk pembetulan.

Ditolak Permohonan ditolak.

Diluluskan Permohonan diluluskan dan sijil dikeluarkan.

Tidak Lulus Permohonan tidak diluluskan.

Maklumbalas Permohonan dalam proses maklum balas.

Tangguh Kelulusan permohonan ditangguh.

Sila hubungi pihak PKKM untuk pertanyaan lanjut.

Dibatalkan Permohonan dibatalkan.

Jadual 6: Panduan Status Permohonan

7. Klik pada No. Permohonan

a. Bagi status rekod ‘Disimpan’, pemohon boleh mengemaskini butiran permohonan atau

hapuskan permohonan.

i. Klik pada No. Permohonan untuk kemaskini permohonan, atau;

ii. Klik butang untuk hapuskan permohonan.

b. Bagi status rekod ‘Dihantar’, pemohon boleh melibat butiran permohonan yang dihantar

serta menyemak status terkini permohonan.

ii i


Mukasurat | 26

Gambarajah 28: Permohonan HACCP – Maklumat Permohonan

i. Tugasan Terkini memaparkan proses terkini bagi permohonan tersebut.


i


Mukasurat | 27

3.2.3 Maklum Balas Permohonan

Penyemak akan kembalikan rekod permohonan kepada pemohon jika mendapati maklumat permohonan tidak lengkap.

Pemohon perlu kemukakan maklumbalas dan kemaskini maklumat permohonan (jika perlu) berdasarkan komen penyemak.

Pemohon perlu menghantar permohonan tersebut kepada pegawai PKKM untuk semakan semula.

Perhatian: Jika pemohon gagal mengemukakan apa-apa makum balas dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh permohonan, permohonan akan terbatal dengan sendirinya dan pemohon perlu mengemukakan permohonan baru beserta dengan bayaran.

Gambarajah 29: Menu Maklum Balas Permohonan

ARAHAN

1. Klik menu Maklum Balas.

2. Klik sub menu Permohonan.

1

2


Mukasurat | 28

Gambarajah 30: Senarai Maklum Balas Permohonan

ARAHAN

1. Klik pada No. Maklum Balas.

Gambarajah 31: Maklumat Maklum Balas Permohonan

2. Semak komen penyemak di bahagian Sejarah Maklum Balas.

3. Klik pada tab Kemaskini Permohonan.

1

3

2


Mukasurat | 29

Gambarajah 32: Maklum Balas Permohonan – Kemaskini Permohonan (1)

4. Di langkah 1 – Syarat Permohonan, klik butang Seterusnya.

5. Di langkah 2 – Maklumat Syarikat & Premis, klik butang Seterusnya.

6. Di langkah 3 – Maklumat Premis Pemprosesan, anda boleh kemaskini maklumat permohonan jika

perlu. Klik butang Seterusnya.

7. Di langkah 4 – Maklumat Produk & OEM, anda boleh kemaskini maklumat produk & OEM jika perlu.

Klik butang Seterusnya.

8. Di langkah 5 – Maklumat Dokumen, anda boleh kemaskini dokumen permohonan jika perlu. Klik

butang Seterusnya.

9. Di langkah 6 – Semakan Kandungan Minimum Manual, hasil semakan kandungan minimum manual

oleh PKKM dipaparkan.


Mukasurat | 30

Gambarajah 33: Maklum Balas Permohonan – Semakan Kandungan Minimum Manual

a. Setelah betulkan manual HACCP & manual PRP/GMP berdasarkan komen pegawai, klik

butang Sebelum untuk kembali ke langkah 5 – Maklumat Dokumen.

Gambarajah 34: Maklum Balas Permohonan – Muat Naik Dokumen


1. Senarai dokumen asal dipaparkan.

2. Jika terdapat salinan baru,

a. Klik butang di tepi nama dokumen tersebut untuk hapuskan dokumen.

b. Klik dan pilih Nama Dokumen yang hendak dimuat naik.

9

a


Mukasurat | 31

c. Klik pada ikon dan pilih dokumen untuk dilampirkan.

d. Dokumen yang berjaya dimuat naik dipaparkan


4. Di langkah 6 – Semakan Kandungan Minimum Manual, klik butang Seterusnya.

5. Di langkah 7 – Pengesahan, semak butiran permohonan yang anda kemaskini (jika ada).

b

c

d


Mukasurat | 32

a. Klik pada kotak Pengesahan (*).

b. Klik butang Hantar.

a

b


Mukasurat | 33

c. Permohonan telah dikembalikan ke Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk

semakan semula.

ARAHAN

1. Masukkan mesej penyemak pada ruangan Mesej.

2. Klik butang Balas.

3. Mesej anda telah berjaya dihantar kepada penyemak.

4. Klik butang Kembali untuk kembali ke senarai maklum balas.

1

2 4


Mukasurat | 34

3.2.4 Membuat Bayaran

Prasyarat: o Permohonan berserta dokumen telah dihantar kepada Program Keselamatan dan Kualiti Makanan

(PKKM) untuk semakan dan hasil semakan permohonan adalah Lengkap, dan; o Pemohon menerima makluman untuk membuat bayaran.

Gambarajah 35: Senarai Bayaran

ARAHAN

1. Klik pada menu Bayaran.

2. Permohonan yang memerlukan bayaran akan tersenarai dalam Senarai Pembayaran.

3. Semak status pembayaran.

4. Klik pada No. Permohonan untuk maklumat terperinci.

1

2

3 4


Mukasurat | 35

Gambarajah 36: Maklumat Bayaran

5. Semak butiran bayaran dan klik butang Bayar FPX.

Sila rujuk PMP-18038_Manual_Bayaran untuk penerangan terperinci langkah pembayaran.

Nota: Setelah keseluruhan bayaran diterima, PKKM akan melantik 1 pasukan juruaudit untuk menjalankan audit pematuhan. Audit pematuhan merangkumi audit kecukupan, audit lapangan dan audit susulan (jika ada).

Perhatian: Jika pemohon gagal mengemukakan keseluruhan bayaran dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh semakan lengkap, permohonan akan terbatal dengan sendirinya dan pemohon perlu mengemukakan permohonan baru beserta dengan bayaran.

3.2.5 Audit Kecukupan

Prasyarat: o Pemohon telah menghantar Manual HACCP dan Manual PRP/GMP.

PKKM akan melantik juruaudit untuk menjalankan audit kecukupan ke atas Manual HACCP & Manual PRP/GMP yang diterima daripada pemohon.

Sekiranya terdapat ketidakcukupan dalam manual, pemohon perlu betulkan manual tersebut berdasarkan komen juruaudit.

Pemohon perlu mengemukakan maklum balas berserta manual yang telah dibetulkan kepada juruaudit untuk semakan semula dalam tempoh yang ditetapkan.

5


Mukasurat | 36

Jika pemohon gagal mengemukakan apa-apa makum balas ke atas ketidakcukupan manual dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh ketidakcukupan dihantar, permohonan akan terbatal dengan sendirinya dan pemohon perlu mengemukakan permohonan baru beserta dengan bayaran.

Sila rujuk PMP-18044_Manual_Pengguna_Pengauditan – seksyen Audit Kecukupan – Hantar Maklum Balas ke atas Ketidakcukupan untuk penerangan terperinci.

3.2.6 Audit Pematuhan

PKKM akan melantik juruaudit untuk menjalankan audit lapangan ke atas premis pemprosesan.

Sekiranya terdapat ketidakpatuhan semasa audit dijalankan, arahan tindakan pembetulan (CAR) akan dikeluarkan kepada pemohon untuk tindakan pembetulan.

Pemohon perlu mengemukakan perancangan tindakan pembetulan CAR dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh CAR dikeluarkan.

Pemohon perlu mengambil tindakan pembetulan dan mengemukakan bukti pembetulan CAR dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh CAR dikeluarkan.

Jika pemohon gagal membetulkan CAR dalam tempoh yang ditetapkan, permohonan akan terbatal dengan sendirinya dan pemohon perlu mengemukakan permohonan baru beserta dengan bayaran.

Sila rujuk PMP-18044_Manual_Pengguna_Pengauditan – seksyen Audit Lapangan – Hantar Pembetulan CAR untuk penerangan terperinci.

3.2.7 Kelulusan Permohonan

Jika permohonan diluluskan, sijil baru akan disenaraikan di bahagian Senarai Sijil/Lesen/Penyenaraian/ Pengiktirafan/Perakuan. Rujuk seksyen Semak Pensijilan untuk maklumat terperinci.


Mukasurat | 37

4 Audit Pengawasan HACCP

Jabatan Kesihatan Negeri (JKN) akan menjalankan audit pengawasan ke atas premis yang telah mendapat pensijilan HACCP mengikut jadual yang ditetapkan.

Perhatian:

Audit pengawasan dijalankan sekurang-kurangnya setahun sekali.

Kegagalkan menjalankan audit pengawasan boleh menyebabkan sijil HACCP ditarik balik atau dibatalkan.

4.1 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses audit pengawasan HACCP

Gambarajah 37: Aliran Proses Audit Pengawasan HACCP (bukan SIRIM)


Prasyarat: Pemohon menerima makluman untuk membuat bayaran.

PENENTUAN TUGAS

PEMANTAUAN1

MEMBUAT BAYARAN2

AUDIT LAPANGAN3

4 PEMBETULAN KETIDAKPATUHAN

5 LAPORAN AUDIT

JKN tentukan tugas pemantauan

Pemohon bayar kos audit pengawasan

Juruaudit jalankan audit pengawasan di lapangan

Pemohon membetulkan CAR (sekiranya ada)

Ketua juruaudit sediakan laporan audit

6 SOKONGAN

7 KELULUSAN

JKN membuat sokongan



Mukasurat | 38

Gambarajah 38: Audit Pengawasan – Senarai Bayaran

ARAHAN





Gambarajah 39: Audit Pengawasan - Maklumat Bayaran

5. Semak butiran bayaran dan klik butang Bayar FPX.


5

1

2

3 4


Mukasurat | 39

Nota: Setelah keseluruhan bayaran diterima, PKKM akan melantik 1 pasukan juruaudit untuk menjalankan audit pemantauan. Audit pemantauan merangkumi audit lapangan dan audit susulan (jika ada).

Perhatian: Jika pemohon gagal mengemukakan bayaran dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh makluman dihantar, sijil HACCP akan ditarik balik atau dibatalkan.

4.1.2 Audit Pengawasan

JKN akan melantik juruaudit untuk menjalankan audit pengawasan ke atas premis pemprosesan.




Jika pemohon gagal membetulkan CAR dalam tempoh yang ditetapkan, sijil HACCP boleh ditarik balik atau dibatalkan.



Mukasurat | 40

5 PERMOHONAN TAMBAH PRODUK HACCP

Pemegang sijil perlu membuat permohonan tambah produk HACCP jika ingin menambah produk baru ke dalam sijil HACCP.

5.1 PRASYARAT PERMOHONAN Pengguna yang ingin membuat permohonan tambah produk HACCP perlu memenuhi prasyarat seperti berikut dalam sistem FoSIM:

Pemohon mempunyai sijil HACCP yang masih sah dan aktif dalam sistem FoSIM.

Pemohon perlu mengisi maklumat produk yang ingin ditambah dalam profil premis terlebih dahulu. Rujuk PMP-18037_Manual_Pendaftaran_Syarikat_&_Premis untuk penerangan terperinci langkah kemaskini profil premis.

5.2 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses permohonan tambah produk HACCP

Gambarajah 40: Aliran Proses Permohonan Tambah Produk HACCP (bukan SIRIM)

MEMBUAT PERMOHONAN1

SEMAKAN PERMOHONAN2

MEMBUAT BAYARAN3

4 AUDIT KECUKUPAN

5 AUDIT LAPANGAN


7 LAPORAN AUDIT


PKKM semak permohonan

Pemohon bayar kos pensijilan

Juruaudit semak kecukupan dokumen

Juruaudit jalankan audit di lapangan



maklumattidak lengkap

8 KELULUSAN PERMOHONAN PKKM membuat kelulusan


Mukasurat | 41

Gambarajah 41: Aliran Proses Permohonan Tambah Produk HACCP (SIRIM)


ARAHAN



3. Klik Tambah Produk HACCP.

MEMBUAT PERMOHONAN1

2





LAPORAN AUDIT

1

2

3


Mukasurat | 42

4. Klik pada tab Permohonan

5. Klik butang Seterusnya jika anda memenuhi semua prasyarat permohonan.


Mukasurat | 43

ARAHAN

1. Klik dan pilih No. Sijil (*) bagi tujuan penambahan produk.

Nota: Pilih sijil yang anda ingin tambah produk kepada.

2. Maklumat sijil, premis, syarikat dan pemohon dipaparkan berdasarkan no. sijil yang dipilih.


Mukasurat | 44



Mukasurat | 45

4. Maklumat permohonan sijil dipaparkan berdasarkan no. sijil yang dipilih.



Mukasurat | 46

Bahagian Maklumat Produk

Nota: Bahagian ini WAJIB diisi

6. Senarai produk dari sijil asal dipaparkan.

a. Jika pemohon ingin menambah produk ke atas jenis produk yang sedia ada, klik butang

Kemaskini ( ).


Mukasurat | 47

i. Maklumat produk asal dipaparkan.

ii. Masukkan produk baru di medan Produk dan klik butang di sebelah kanan. Ulangi

langkah ini untuk menambah produk berikutnya.

iii. Tambah jenama baru dalam medan Jenama Produk.

iv. Klik butang Simpan

b. Jika pemohon ingin menambah produk bagi jenis produk yang berlainan, klik butang Tambah

Produk untuk memasukkan butiran produk baru yang ingin mendapat pensijilan HACCP.

Perhatian: Jika butang Tambah Produk tidak dijumpai, sila kemaskini profil premis anda terlebih dahulu dan masukkan jenis produk yang ingin mendapatkan pensijilan HACCP.


Mukasurat | 48

Gambarajah 42: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Pilih Produk

i. Masukkan maklumat di setiap medan (*).

ii. Klik dan pilih Jenis Produk yang didaftarkan dalam profil premis.

Perhatian: Pastikan anda mengisi maklumat produk yang ingin mendapatkan pensijilan HACCP dalam profil premis terlebih dahulu.

Nota: Anda perlu mengemaskini profil premis jika ingin menambah jenis produk.

iii. Isi maklumat Produk dan klik butang di sebelah kanan. Ulangi langkah ini untuk

menambah produk berikutnya.

iv. Klik dan pilih Jenis Pemprosesan Utama yang sesuai bagi jenis produk yang dipilih.

Pengguna boleh pilih lebih daripada 1 jenis pemprosesan.

v. Masukkan maklumat Jenama Produk.

Nota: Jika lebih daripada 1 jenama, asingkan dengan “,”.

vi. Klik dan pilih fail Carta Alir Pemprosesan Produk untuk dimuat naik.

vii. Klik butang Simpan.

b

a

c

e

g

h

f


Mukasurat | 49

c. Ulangi langkah b untuk menambah jenis produk berikutnya yang ingin mendapatkan

pensijillan HACCP.

Gambarajah 43: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai Produk


Nota: Bahagian ini TIDAK WAJIB diisi

7. Senarai OEM dari sijil asal dipaparkan.

a. Klik butang Tambah OEM untuk memasukkan butiran OEM bagi produk baru yang

dimasukkan di bahagian Maklumat Produk.

Gambarajah 44: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM


ii. Klik dan pilih Jenis Produk yang telah dimasukkan dii Bahagian Maklumat Produk.

a

b

c

e


Mukasurat | 50

iii. Isi maklumat Jenama Produk dan klik butang di sebelah kanan. Ulangi langkah ini

untuk menambah jenama produk berikutnya.

iv. Klik butang Simpan.

b. Ulangi langkah a untuk menambah maklumat OEM berikutnya.

Gambarajah 45: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM

c. Klik butang untuk kemaskini maklumat OEM.

d. Klik butang untuk hapuskan rekod OEM.


Gambarajah 46: Permohonan Tambah Produk HACCP – Maklumat Dokumen


9. Klik dan pilih Nama Dokumen.

a. Pilih nama dokumen yang hendak dimuat naik.


Certificate Information Form Tidak wajib dilampirkan

HACCP Summary Plan Wajib dilampirkan


Mukasurat | 51


Hazard Analysis Worksheet Wajib dilampirkan

Label Artwork Wajib dilampirkan

Plant Layout Wajib dilampirkan

Product Description, Intended Use and Potential Customer Wajib dilampirkan

Jadual 7: Permohonan Tambah Produk HACCP – Senarai Dokumen

b. Pilih nama dokumen yang hendak dimuat naik

Gambarajah 47: Permohonan Tambah Produk HACCP – Muat Naik Dokumen

c. Klik dan pilih dokumen untuk dilampirkan.

Gambarajah 48: Permohonan Tambah Produk HACCP – Senarai Dokumen

d. Dokumen yang berjaya dimuat naik dipaparkan.

e. Klik butang untuk masukkan ulasan ke atas dokumen.

f. Klik butang untuk hapuskan dokumen.

10. Ulangi langkah 9 untuk melampirkan dokumen berikutnya. Pengguna perlu melampirkan semua

dokumen yang disenaraikan dalam Jadual 7: Permohonan Tambah Produk HACCP – Senarai

Dokumen.


b

c

d


Mukasurat | 52

Gambarajah 49: Permohonan Tambah Produk HACCP – Semakan Kandungan Minimum Manual

12. Pastikan dokumen yang telah dilampirkan di langkah 9 mengandungi elemen-elemen yang

disenaraikan.

13. Tandakan pada di tepi semua elemen (*).



Mukasurat | 53

Gambarajah 50: Permohonan Tambah Produk HACCP - Pengesahan


Mukasurat | 54

ARAHAN



Gambarajah 51: Permohonan Tambah Produk HACCP – Permohonan Berjaya

3. Klik butang OK.


Permohonan)


Permohonan telah dihantar ke Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk diproses.


Prasyarat:

Permohonan berserta dokumen telah dihantar kepada Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk semakan dan hasil semakan permohonan adalah Lengkap, dan;

Pemohon menerima makluman untuk membuat bayaran.


Mukasurat | 55

Gambarajah 52: Permohonan Tambah Produk - Senarai Bayaran

ARAHAN





Gambarajah 53: Permohonan Tambah Produk - Maklumat Bayaran

5. Semak butiran bayaran dan klik butang Bayar.


1

2

3 4

5


Mukasurat | 56

Nota: Setelah keseluruhan bayaran diterima, PKKM akan melantik 1 pasukan juruaudit untuk menjalankan audit pematuhan. Audit pematuhan merangkumi audit kecukupan, audit lapangan dan audit susulan (jika ada).


5.2.3 Audit Kecukupan

PKKM akan melantik juruaudit untuk menjalankan audit kecukupan ke atas dokumen yand diterima daripada pemohon.

Sekiranya terdapat ketidakcukupan dalam dokumen, pemohon perlu betulkan dokumen tersebut berdasarkan komen juruaudit.

Pemohon perlu mengemukakan maklum balas berserta dokumen yang telah dibetulkan kepada juruaudit untuk semakan semula dalam tempoh yang ditetapkan.

Jika pemohon gagal mengemukakan apa-apa makum balas ke atas ketidakcukupan dokumen dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh ketidakcukupan dihantar, permohonan akan terbatal dengan sendirinya dan pemohon perlu mengemukakan permohonan baru beserta dengan bayaran.

Sila rujuk PMP-18044_Manual_Pengguna_Pengauditan – seksyen Audit Kecukupan – Hantar Maklum Balas ke atas Ketidakcukupan untuk penerangan terperinci.

5.2.4 Audit Pematuhan








Jika permohonan diluluskan, tambahan produk akan dimasukkan ke dalam sijil sedia ada seperti yang disenaraikan di bahagian Senarai Sijil/Lesen/Penyenaraian/ Pengiktirafan/Perakuan. Rujuk seksyen Semak Pensijilan untuk maklumat terperinci.


Mukasurat | 57


Mukasurat | 58

6 PERMOHONAN PEMBAHARUAN HACCP

Pemegang sijil perlu mengemukakan permohonan pembaharuan seawal enam (6) bulan sebelum tarikh tamat tempoh sijil.

6.1 PRASYARAT PERMOHONAN Pengguna yang ingin membuat permohonan pembaharuan HACCP perlu memenuhi prasyarat seperti berikut dalam sistem FoSIM:

Pemohon mempunyai sijil HACCP yang akan tamat tempoh dalam masa enam (6) bulan, dan;

Sijil tersebut tidak mempunyai permohonan lain seperti permohonan pindaan/tambah produk/pembaharuan yang sedang diproses.

Perhatian: Perbaharuan tidak dibenarkan ke atas sijil HACCP yang telah tamat tempoh. Pemohon perlu mengemukakan permohonan baru HACCP jika ingin mendapat pensijilan.

6.2 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses permohonan pembaharuan HACCP

Gambarajah 54: Aliran Proses Pembaharuan HACCP (bukan SIRIM)

MEMBUAT PERMOHONAN1

SEMAKAN PERMOHONAN2

MEMBUAT BAYARAN3

4 AUDIT LAPANGAN


6 LAPORAN AUDIT



Pemohon bayar kos pensijilan

Juruaudit jalankan audit pembaharuan di lapangan



maklumattidak lengkap

7 KELULUSAN PERMOHONAN PKKM membuat kelulusan


Mukasurat | 59

Gambarajah 55: Aliran Proses Pembaharuan HACCP (SIRIM)


Gambarajah 56: Skrin - Menu Permohonan Pembaharuan HACCP

ARAHAN




MEMBUAT PERMOHONAN1

2





LAPORAN AUDIT

1

2

3


Mukasurat | 60

Gambarajah 57: Pembaharuan – Pilih Rekod Permohonan

4. Klik No. Permohonan pada rekod sijil yang ingin diperbaharui.

Perhatian: o Pastikan anda pilih sijil yang terkini untuk pembaharuan. o Pastikan rekod sijil yang dipilih mempunyai status permohonan Diluluskan.

Gambarajah 58: Pembaharuan – Maklumat sijil yang diperbaharui

a

b

6

4


Mukasurat | 61

5. Bahagian Maklumat Sijil/Lesen/Penyenaraian/Pengiktirafan/Perakuan memaparkan butiran sijil

a. Tarikh Mula dan Tarikh Tamat – tempoh sah sijil

b. Status – status terkini sijil

6. Klik butang Tindakan dan pilih Pembaharuan

Perhatian: Jika butang Pembaharuan tidak boleh dipilih, ini bermaksud sijil yang dipilih:

Masih ada lebih daripada 6 bulan sebelum tempoh sijil tamat.

Gambarajah 59: Pembaharuan – Langkah 1: Syarat Permohonan



Mukasurat | 62

Gambarajah 60: Pembaharuan – Langkah 2: Maklumat Syarikat & Premis

ARAHAN

1. Maklumat premis, syarikat dan pemohon dipaparkan berdasarkan rekod sijil yang dipilih.



Mukasurat | 63

Gambarajah 61: Pembaharuan – Langkah 3: Maklumat Premis Pemprosesan

ARAHAN

1. Maklumat premis pemprosesan dipaparkan berdasarkan rekod sijil yang dipilih. Pengguna boleh

kemaskini maklumat sekiranya perlu.



Mukasurat | 64

Gambarajah 62: Pembaharuan – Langkah 4: Maklumat Produk & OEM

ARAHAN



a. Jika pemohon ingin menambah produk ke atas kategori & jenis produk yang sedia ada, klik

butang Kemaskini ( ).


Mukasurat | 65

Gambarajah 63: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM - Tambah Produk






b. Ulang langkah a (i sehingga iv) untuk kategori & jenis produk berikutnya.






Mukasurat | 66

Gambarajah 64: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM






b. Ulangi langkah a (i sehingga iv) untuk menambah maklumat OEM berikutnya.

Gambarajah 65: Pembaharuan – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM




a

b

c

e


Mukasurat | 67

Gambarajah 66: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen

ARAHAN



Perhatian: Jika terdapat salinan pendaftaran syarikat baharu, sila kemaskini profil syarikat dan lampirkan salinan tersebut.



Perhatian: Jika terdapat lesen PBT baharu , sila kemaskini profil premis dan lampirkan lesen tersebut.

a


Mukasurat | 68






Gambarajah 67: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Pilih Dokumen


Gambarajah 68: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Lampirkan Dokumen


Gambarajah 69: Pembaharuan – Langkah 5: Maklumat Dokumen – Senarai Dokumen


b

c

d


Mukasurat | 69




Mukasurat | 70

Gambarajah 70: Pembaharuan – Langkah 6: Pengesahan


Mukasurat | 71

ARAHAN



Gambarajah 71: Pembaharuan – Permohonan Berjaya

3. Klik butang OK.

4. Permohonan pembaharuan yang berjaya dihantar atau disimpan akan tersenarai di tab Carian

(Senarai Permohonan).


Gambarajah 72: Pembaharuan – Senarai Permohonan

Permohonan telah dihantar ke Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk diproses.


Mukasurat | 72


Prasyarat:

Permohonan berserta dokumen telah dihantar kepada Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk semakan dan hasil semakan permohonan adalah Lengkap, dan;


Gambarajah 73: Permohonan Pembaharuan - Senarai Bayaran

ARAHAN





1

2

3 4


Mukasurat | 73

Gambarajah 74: Permohonan Pembaharuan - Maklumat Bayaran

5. Semak butiran bayaran dan klik butang Bayar.


Nota: Setelah keseluruhan bayaran diterima, PKKM akan melantik 1 pasukan juruaudit untuk menjalankan audit pembaharuan. Audit pembaharuan merangkumi audit lapangan dan audit susulan (jika ada).


6.2.3 Audit Pembaharuan






5


Mukasurat | 74



Jika permohonan diluluskan, sijil baru akan disenaraikan di bahagian Senarai Sijil/Lesen/Penyenaraian/ Pengiktirafan/Perakuan. Rujuk seksyen Semak Pensijilan untuk maklumat terperinci.


Mukasurat | 75

7 PERMOHONAN CETAKAN SEMULA SIJIL HACCP

Sepanjang tempoh sah sijil, pemegang sijil yang ingin mendapat salinan baru sijil boleh mengemukakan permohonan cetakan semula sijil atas sebab-sebab berikut:

Sijil asal rosak

Sijil asal hilang

Tidak menerima sijil

Terdapat perubahan maklumat dalam sijil seperti nama premis & alamat premis.

Lain-lain

7.1 PRASYARAT PERMOHONAN Pengguna yang ingin membuat permohonan cetakan semula sijil HACCP perlu memenuhi prasyarat seperti berikut dalam sistem FoSIM:


Jika cetakan semula sijil adala disebabkan oleh perubahan maklumat seperti nama dan/atau alamat premis, pemohon perlu kemaskini profil premis terlebih terdahulu. Rujuk PMP-18037_Manual_Pendaftaran_Syarikat_&_Premis untuk penerangan terperinci langkah kemaskini profil premis.

7.2 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses permohonan cetakan semula sijil HACCP

Gambarajah 75: Aliran Proses Permohonan Cetakan Semula Sijil


MEMBUAT PERMOHONAN1

MEMBUAT BAYARAN2


Pemohon bayar fi cetakan semula

3 KELULUSAN PERMOHONAN PKKM semak & membuat kelulusan


Mukasurat | 76

Gambarajah 76: Skrin - Menu Permohonan Cetakan Semula

ARAHAN


2. Klik sub menu Permohonan Cetakan Semula Sijil/Lesen

Gambarajah 77: Permohonan Cetakan Semula – Senarai Permohonan

3. Klik pada tab Tambah/Kemaskini.

1

2

3


Mukasurat | 77

Gambarajah 78: Permohonan Cetakan Semula

4. Masukkan No. Sijil (*) yang ingin dicetak semula.

Perhatian: o Pastikan anda pilih sijil yang terkini untuk cetakan semula. o Pastikan sijil yang dipilih masih dalam tempoh sah.

5. Klik butang Cari.

Gambarajah 79: Permohonan Cetakan Semula – Langkah 1

6. Klik pada tab Maklumat Permohonan untuk melihat maklumat sijil yang dipilih.

4

5

6


Mukasurat | 78

Gambarajah 80: Permohonan Cetakan Semula – Maklumat Sijil

7. Klik pada tab Alasan Cetakan Semula.

Gambarajah 81: Permohonan Cetakan Semula – Alasan Cetakan Semula

ARAHAN

1. Pilih Alasan (*).

2. Masukkan Justifikasi (*).

7


Mukasurat | 79

3. Pilih Cara Penyerahan (*).

4. Klik pada ikon dan pilih dokuman sokongan untuk dilampirkan.

Perhatian: Pemohon wajib lampirkan salinan laporan polis jika alasan cetakan semula adalah Sijil Hilang.

5. Klik butang Seterusnya untuk ke skrin Pengesahan.

Gambarajah 82: Permohonan Cetakan Semula - Pengesahan

ARAHAN



Gambarajah 83: Permohonan Cetakan Semula – Permohonan Berjaya

3. Klik butang OK.


Permohonan)


Mukasurat | 80


Gambarajah 84: Permohonan Cetakan Semula – Senarai Permohonan

Pemohon perlu menjelaskan bayaran Fi Cetakan Semula Sijil terlebih dahulu sebelum permohonan diproses.


Pemohon perlu jelaskan Fi cetakan semula sijil setelah membuat permohonan cetakan semula sijil. Sijil asal perlu dipulangkan kepada PKKM.

Prasyarat: Pemohon menerima makluman untuk membuat bayaran.


Setelah bayaran Fi cetakan semula sijil diterima, permohonan anda akan dihantar PKKM untuk pengeluaran sijil baru.

Perhatian: Jika pemohon gagal mengemukakan bayaran dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh makluman, sijil baru tidak akan dikeluarkan.


Mukasurat | 81

8 PERMOHONAN PINDAAN SIJIL HACCP

Sepanjang tempoh sah sijil, pemegang sijil yang ingin kemaskini maklumat pensijilan (kecuali maklumat produk) boleh mengemukakan permohonan pindaan sijil.

Perhatian: Jika pindaan sijil melibatkan penambahan produk, sila buat permohonan tambah produk HACCP. Rujuk seksyen PERMOHONAN TAMBAH PRODUK HACCP.

8.1 PRASYARAT PERMOHONAN Pengguna yang ingin membuat permohonan pindaan sijil HACCP perlu memenuhi prasyarat seperti berikut dalam sistem FoSIM:


Sijil tersebut tidak mempunyai permohonan lain seperti pembaharuan/pindaan/tambah produk yang sedang diproses.

8.2 ALIRAN PROSES Berikut adalah aliran proses permohonan pindaan sijil HACCP

Gambarajah 85: Aliran Proses Permohonan Pindaan (HACCP bukan SIRIM)

MEMBUAT PERMOHONAN1

SEMAKAN PERMOHONAN2

3 AUDIT LAPANGAN




Juruaudit jalankan verifikasi lapangan (jika perlu)


maklumattidak

lengkap


Mukasurat | 82

Gambarajah 86: Aliran Proses Permohonan Pindaan (HACCP SIRIM)


Gambarajah 87: Skrin - Menu Permohonan Pindaan HACCP

ARAHAN




MEMBUAT PERMOHONAN1

SEMAKAN PERMOHONAN2

3 LAPORAN AUDIT






maklumattidak

lengkap

1

2

3


Mukasurat | 83

Gambarajah 88: Permohonan Pindaan – Pilih Permohonan Untuk Dipinda

4. Klik No. Permohonan pada rekod sijil yang ingin dipinda.

Perhatian: Pastikan rekod sijil yang dipilih mempunyai status permohonan Diluluskan.

Gambarajah 89: Permohonan Pindaan – Maklumat Sijil yang dipinda

a

b

6

4


Mukasurat | 84




Perhatian: Pastikan tempoh sah sijil belum tamat dan status sijil adalah Aktif.

6. Klik butang Tindakan dan pilih Pindaan.

Perhatian: Jika butang Pindaan tidak boleh dipilih, ini bermaksud sijil yang dipilih:

Mempunyai permohonan lain (contoh: pembaharuan, tambah produk, pindaan) yang sedang diproses, atau;

Telah tamat tempoh, atau;

Sijil bukan berstatus AKTIF.

Gambarajah 90: Permohonan Pindaan – Syarat Permohonan



Mukasurat | 85


Mukasurat | 86

ARAHAN

1. Maklumat premis, syarikat dan pemohon dipaparkan berdasarkan rekod sijil yang dipilih.


ARAHAN

1. Maklumat premis pemprosesan dipaparkan berdasarkan rekod sijil yang dipilih. Pengguna boleh

kemaskini maklumat sekiranya perlu.



Mukasurat | 87

ARAHAN



a. Jika pemohon ingin menambah produk ke atas kategori & jenis produk yang sedia ada, klik

butang Kemaskini ( ).


Mukasurat | 88






c. Ulang langkah a (i sehingga iv) untuk kategori & jenis produk berikutnya.






Mukasurat | 89

Gambarajah 91: Permohonan Pindaan HACCP – Maklumat Produk & OEM – Tambah OEM






b. Ulangi langkah a (i sehingga iv) untuk menambah maklumat OEM berikutnya.

Gambarajah 92: Permohonan Pindaan HACCP – Maklumat Produk & OEM – Senarai OEM




a

b

c

e


Mukasurat | 90

ARAHAN



a


Mukasurat | 91

Perhatian: Jika terdapat salinan pendaftaran syarikat baharu, sila kemaskini profil syarikat dan lampirkan salinan tersebut.



Perhatian: Jika terdapat lesen PBT baharu , sila kemaskini profil premis dan lampirkan lesen tersebut.








b

c


Mukasurat | 92



Bahagian Ulasan Pindaan

5. Masukkan Ulasan (*) pindaan.

6. Lampirkan Dokumen Sokongan (*) yang mengandungai maklumat perubahan/pindaan.

a. Klik dan pilih dokumen untuk dilampirkan.

b. Dokumen yang berjaya dimuat naik dipaparkan

c. Klik butang untuk melampirkan dokumen berikutnya.

d. Klik butang untuk masukkan ulasan ke atas dokumen.

e. Klik butang untuk hapuskan dokumen.

b

c

d

5

a


Mukasurat | 93



Mukasurat | 94

ARAHAN



Gambarajah 93: Permohonan Pindaan HACCP – Permohonan Berjaya

3. Klik butang OK.


Permohonan)

Permohonan akan dihantar ke Program Keselamatan dan Kualiti Makanan (PKKM) untuk diproses.

8.2.2 Audit Verifikasi

PKKM akan menjalankan audit verifikasi di premis anda jika mendapati maklumat yang dipinda memerlukan verifikasi di lapangan. Jika verifikasi diperlukan, PKKM akan melantik juruaudit untuk pelaksanaan verifikasi.


Jika permohonan pindaan diluluskan dan cetakan semula sijil diperlukan, pemohon perlu jelaskan Fi cetakan semula sijil untuk mendapatkan sijil baru. Sijil asal perlu dipulangkan kepada PKKM.


Mukasurat | 95

Prasyarat:

Permohonan pindaan telah diluluskan dengan cetakan semula sijil.



Setelah bayaran Fi cetakan semula sijil diterima, PKKM akan keluarkan sijil baru. Sijil asal perlu dipulangkan kepada PKKM.

Sijil baru akan disenaraikan di bahagian Senarai Sijil/Lesen/Penyenaraian/ Pengiktirafan/Perakuan. Rujuk seksyen Semak Pensijilan untuk maklumat terperinci.

Perhatian: Jika pemohon gagal mengemukakan bayaran dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh makluman, sijil baru tidak akan dikeluarkan.


Mukasurat | 96

9 LAIN-LAIN

9.1 SEMAK PENSIJILAN

Sijil HACCP akan dipaparkan dalam dashboard pemohon setelah permohonan diluluskan.

ARAHAN

1. Klik menu Dashboard

2. Sijil HACCP tersenarai di seksyen Senarai Sijil/Lesen/Penyenaraian/ Pengiktirafan/Perakuan.

3. Klik pada No. Sijil dan pemohon boleh melihat butiran sijil dan permohonan.

2

1

3

a

b


Mukasurat | 97




Status Diskripsi Nota

Aktif Sijil aktif -

Gantung Sijil digantung Sila hubungi pihak PKKM untuk pertanyaan lanjut.

Cadangan Batal Sijil dalam proses pembatalan Sila hubungi pihak PKKM untuk pertanyaan lanjut.

Batal/ Delist Sijil dibatalkan Pemohon perlu membuat permohonan baru jika

ingin mendapat pensijilan.

Tamat Tempoh Tempoh sah sijil telah tamat. Pemohon perlu membuat permohonan baru jika

ingin mendapat pensijilan.

Jadual 8: Panduan Status Sijil


Mukasurat | 98

GLOSARI

Akronim/Singkatan/ Terminologi

Definisi

CAR Corrective Action Request

Permintaan Tindakan Pembetulan yang dikeluarkan kepada pemohon jika terdapat ketidakpatuhan (non-comformance) semasa pelaksanaan audit/verifikasi.

FoSIM Food Safety Information System of Malaysia

PKKM Program Keselamatan dan Kualiti Makanan


Mukasurat | 99

LAMPIRAN

Berikut adalah senarai ikon yang diguna pakai dalam sistem FoSIM.

No Ikon Fungsi

1

Membenarkan fungsi carian dibuat oleh pengguna

2 /

Membenarkan pengguna mengubah warna tema, warna teks dan jenis teks

3

Pengguna boleh klik bendera Malaysia untuk memilih Bahasa Malaysia

4

Pengguna boleh klik bendera United Kingdom untuk memilih Bahasa Inggeris

5

Membenarkan pengguna mendaftar sebagai pengguna sistem.

6 Membenarkan pengguna untuk menetapkan semula ID dan kata laluan.

7

Membenarkan pengguna menghantar borang permohonan

8

Paparan visual data peribadi yang berkaitan dengan pengguna tertentu

9

Pengguna boleh mengakses dokumen yang menerangkan ciri-ciri sistem dan cara penggunaan sistem

10

Memaparkan mesej yang diterima dari PKKM. Nombor yang dipaparkan menunjukkan jumlah mesej baru yang belum dibuka.

11

Klik untuk membuka (expand) dan menutup (collapse) bahagian menu dalam skrin

12

Klik untuk membuka (expand) bahagian tersebut

13 Klik untuk menutup (collapse) bahagian tersebut

14 *

Medan yang bertanda * (Asterik) adalah medan mandatori, bermakna medan ini haruslah diisi. Jika medan ini dibiarkan kosong, sistem akan menunjukkan ralat.

15

sekiranya mahu menyimpan maklumat permohonan dan ingin menghantar permohonan tersebut pada masa akan datang.

Setiap kali butang Simpan sementara diklik, mesej Maklumat telah berjaya disimpan akan dipaparkan


Mukasurat | 100

No Ikon Fungsi

16

Membenarkan pengguna untuk ke laman seterusnya. Setiap kali

17

Membenarkan pengguna kembali ke laman sebelumnya

18

Klik untuk memuat naik dokumen seterusnya

19

Klik untuk membuang rekod yang sebaris dengan ikon

20 Klik untuk menambah catatan bagi dokumen yang hendak di muat naik.

21

Klik untuk mengosongkan semula medan untuk carian.

22

Klik untuk memuat turun senarai maklumat ke dalam word, pdf, csv atau untuk mencetak.

food safety information system of malaysia (fosim)

Documents