PENGURUSAN DAN

PEMBUATAN KEPUTUSAN

FEM 3201

EN. BUKRYMAN SABRI

JPSPP

KULIAH 8

TRUPUT

Proses Pengurusan sebagai sistem

Input

Truput

Perancangan

Pelaksanaan

Output

maklumbalas

PERANCANGAN PERLAKSANAAN

penetapan

standard

turutan

tindakan

mengambil

tindakan

mengawal

memeriksa

mengubahsuai

Rajah: Proses Truput dan Sabsistem Perancangan dan Pelaksanaan

rancangan

input

Truput

Output

PERANCANGANP

E

R

L

A

K

S

A

N

A

A

N

penetapan

standard

turutan

tindakan

Rajah: Proses Truput dan Sabsistem Perancangan

rancangan

input

Truput

Output

Konsep Perancangan

Keadah yang terpeinci diatur sebelum membuat sesuatu

Aktiviti fizikal dan mental yang dibuat sebelum mengambil sesuatutindakan.

Proses penilaian masa hadapan

Pembentukan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai matlamatdan pilihan tindakan terbaik.

Aktiviti yang berorientsikan masa hadapan

Memberi perhatian ke atas tindakah-tindakan yang akan dilaksanakan

dimasa hadapan.

Sistem pengurusan (gambarajah)

• Perancangan -- salah satu sabsistem utama proses truput.

• Beberapa siri membuat keputusan berkaitan..

• Penetapan standard (dari segi matlamat dan sumber) dan

• Turutan tindakan yang akan diambil bagi mencapai matlamat.

Proses perancangan melibatkan pembuatan keputusan -- penentuan

matlamat dan penggunaan sumber.

Kepentingan Merancang

Garispanduan untuk tindakan masa hadapan

Memudahkan proses perlaksanaan untuk mencapai matlamat

Menyelaraskan aktivititi ke arah matlamat utama sesebuah sistem /

individu

Menggalakkan penggunaan sumber dengan lebih berkesan

Mengurangkan masalah ketidakpastian

Kepentingan Merancang

• Mengurangkan risiko hasil keputusan yang diambil,

• Persediaan yang lebih baik menghadapi perubahan baru masa

kesemasa

• Menggalakkan cara pemikiran masa hadapan yang lebih teratur

• Menggalakkan interaksi antara individu dan, memupuk sikap

bertanggung jawab

Dimensi Perancangan

Umum dan khusus

Jangkamasa

Skop ( sempit dan luas)

Tunggal dan berulang.

Perancangan umum

• Rancangan yang memberi tumpuan hanya kepada unsur-unsur

utama sesuatu rancangan secara menyeluruh

• Contoh - rancangan untuk setahun

Perancangan khusus

• Rancangan yang disediakan lengkap dengan aspek standard dan

turutan tindakan dengan terperinci.

JangkamasaBanyak bergantung kepada bentuk matlamat yang hendak dicapai.

Jangka pendek

Jangkamasa setahun atau kurang dari setahun, seminggu, satu bulan atau beberapa hari

Berkait rapat dengan rancangan jangka panjang, dan sederhana

Biasanya diperlukan untuk mencapai rancangan jangka sederhana / panjang

Skop adalah terhad

Jangka Sederhana

• Jangkamasa antaran setahunhingga 3 tahun

• Diperlukan untuk mencapai matalmat j/panjang

Jangka panjang.

• Lebih 3 tahun, kebiasaan nya antara 3 ke lima tahun atau lebih

• Memerlukan perhatian yang mendalam kerana kemungkinan untuk

menghadapi masalah ketidakpastian adalah tinggi

• Skop agak luas, menyeluruh atau umum.

• Semua rancangan merupakan aktivit yang sama pentingnya yang

diperlukan bagi mencapai sesuatu matlamat.

Skop yang luas

Rancangan tersebut meliputi pelbagai aspek yang dianggap umum.

• Contoh menyediakan rancangan untuk aktiviti persatuan untuk

semester ini,

• Melibatkan pelbagai aktiviti – mengadakan seminar dan ceramah motivasi,

lawatan-lawatan, aktiviti sukan, dan sebagainya, tanpa menetapkan jadual

secara terpeinci.

Skop yang terhad

Rancangan untuk satu jangaka masa ditumpukan khusus kepada satu

aspek sahaja

• Contohnya mengadakan ceramah motivasi

• Mudah untuk diuruskan.

Rancangan tunggal

Rancangan dibuat hanya sekali sepanjang hayat atau sekali untuk

beberapa tahun.

• Contoh merancang untuk mememsukki ke pusat pengajian tinggi

selepas mendapat keputusan peperiksaan SPM/SPMV atau STPM.

Rancangan berulang

Rancangan lebih dari satu kali.

Boleh menjadi salah satu sumber , digunakan untuk perancangan

masa hadapan bagi situasi yang sama.

• Contohnya rancangan aktiviti harian, mingguan atau semester. Rancangan

minggu ini boleh dijadikan panduan untuk merancang aktiviti minggu hadapan.

Proses Perancangan

Melibatkan dua langkah

• Penetapan standard (matlamat dan sumber) dan

• Penentuan turutan tindakan.

Lebih merupakan proses mental yang memerlukan kemahiran membuat keputusan.

Merupakan satu proses yang berterusan.

• Proses perancangan tidak mempunyai titik penamat,

• Tertaluk kepada pindaan-pindaan, oleh faktor-faktor individu dan alam sekitar yang tidak boleh dikawal sepenuhnya.

• Contoh masalah kesihatan individu, kemalangan yang menimpa dengan tiba-tiba, keadaan angin ribut yang datang tanpa mengikut hari dan masa.

• Sukar dielakkan dan apabila berlaku, rancang mungkin perlu diubahsuai bila berlaku.

Penetapan Standard

Langkah menentukan kualiti dan/ atau kuantiti matlamat dan sumber

yang diperlukan selaras dengan nilai yang dipegang.

• Mengenalpasti dan menjelaskan kualiti dan/ atau kuantiti matlamat

• Mentaksir dan mangagihkan kuantiti dan /atau kualiti sumber.

Aspek kualitiCiri-ciri, sifat, imej sesuatu yang dikehendakki.

Contoh warna, bentuk, dan ketahanan sesuatu barangan.

Merupakan penilaian subjektif dan sukar diukur.

Aspek kuantitiAdalah anggaran jumlah, bilangan atau saiz sesuatu yang ditetapkan.

Contohnya nilai 2000, 1 atau 4 ½ .

Ia merupakan penilaian secara objektif yang boleh diukur menggunakan peralatan yang sesuai.

Tujuan menetapkan standard

Menjelaskan sesuatu matlamat, proses dan aktiviti yang terlibat,

Memudahkan pengukuran pencapaian matlamat

Memudahkan penyelesaian sesuatu masalah

Membolehkan sesuatu rancangan digunakan secara berulang jika menghadapi situasi yang sama pada masa hadapan

Elakkan amalan merancang tanpa memikirkan kedudukan jumlahsumber yang ada. Ini bertujuan supaya dapat mengelakkan perasaankeciwa sekiranya matlamat yang ditetapkan gagal untuk dipenuhi.Sebagai contoh

“ Matlamat untuk menyiapkan pelbagai tugasan akademik dalamsehari atau seminggu. Untuk mencapai matlamat tersebut aktivitiyang perlu hendaklah dirancang mengikut keupayaan dan jumlahsumber masa yang ada. Sekiranya aktiviti dirancang tanpamemikirkan tahap sumber yang ada (keupayaan diri dan masa),mungkin aktiviti yang telah dirancang tidak semuanya dapatdibereskan. Ini disebabkan keadaan diri yang telah letih dan rasakesuntukan masa setelah melakukan separuh dari kerja-kerja yangperlu dilaksanakan. Akhirnya matlamat tidak dapat dicapai dalamtempuh yang ditetapkan”

Oleh itu matlamat dan sumber perlu diselarsakan semasa merancangsupaya hasil yang dijangkakan dapat penuhi.

Penetapan Turutan Tindakan

Turutan tindakanlangkah menentukan susunan diantara kerja dan/ atau didalam kerja.

Termasuk langkah mengatur dan mendaligasikan tugas kepada pihak tertentu supaya selari dengan matlamat, nilai dan sumber.

Tentukan alternatif susunan tindakan yang perlu berpandukan matlamat dan sumber yang ada.

Teknik untuk mengatur aktiviti bagi menjimatkan penggunaan sumber

Serentak,

Bertindih lapis dan

Berkelompok.

.

Secara berasingan, Apabila kerja-kerja yang perlu dibuat memerlukan perhatian yang berbeza-beza.

Contoh rancangan untuk menyediakan laporan projek atau kajian ilmiah.

• Pengunpulan maklumat, penyediaan kertas cadangan, menyediakan borang soalselidik, mengumpul data, menganalis data dan menulis laporan hendaklah di buat secara berasingan.

• Setiap satu aktiviti memerlukan tumpuan yang berbeza-beza.

• Jukaq melibatkan pihak lain, susunan kerja tersebut perlu dirancang mengikut keupayaan sumber pihak yang terlibat

.

Secara serentak

Dilakukan secara memberi perhatian ke atas kerja yang dirancang secara terputus-putus sehingga kerja-kerja tersebut selesai.

• Contoh kerja mencuci pakaian serentak dengan kerja menggosok pakaian.

• Tumpuan ke atas kedua-dua kerja di berikan secara bergilir-gilir, walaupun kedua-dua dilakukan serentak.

Secara bertindih lapis

Susunan kerja yang dibuat secara serentak dirancang untuk dilakukan

secara berasingan.

Secara memberi tumpuan yang aktif dalam satu aktiviti, tetapi pasif

bagi aktivit yang lain.

• Sebagai contoh dua kerja iaitu membaca dan mendengar radio.

• Kerja tersebut dilakukan secara betindih lapis, dimana membaca memerlukan

tumpuan yang aktif menakala mendengar radio boleh di beri perhatian yang

sedikit sahaja.

Secara berkelompok.

Kerja-kerja disusun mengikut masa atau tempat yang sama .

• Contoh… apabila pergi ke perpustakaan, kerja-kerja mencari buku

rujukan, mencari bahan-bahan untuk tugasan akademik dan

membuat tempahan bilik perbincangan boleh dilakukan sekali gus.

• Semua kerja berlaku disatu tempat yang sama.

Ciri-Ciri Rancangan

kriteria menentukan keberkesanan sesuatu rancangan

• aspek terang atu jelas,

• boleh dicapai,

• mempunyai kelonggaran dan

• tidak rumit

Terang dan jelas

Maklumat -- lengkap, jelas, terang

• Standard matlamat dan sumber

• Susunan dan turutan tindakan

Boleh dicapai

Menjadi kenyatan, boleh dilaksanakan

Standard matlamat dan turutan tindakan yang dipilih yang ditetapkan

hendaklah bersesuaian dengan jumlah sumber yang ada mampu

dilakukan

Kelonggaran

Darjah penerimaan standard dan turutan tindakan sesuatu rancangan.

Masalah ketidakpastian akan maklumat dan fakta sebenar masa-masa

hadapan.

Kerumitan

Mudah dilaksanakan

Dipengaruhi oleh salinghubungan antara individu dan skop kerja.

Tidak rumit –

• matlamat yang jelas, sumber mencukupi, skop kerja tidak luas, penglibatan ahli < 2 orang

Rumit

• Matlamat kabur, sumber kurang, skop luas dan penglibatan > 2 ahli

Perancangan Ketidakpastian

Perancangan berarah• Mengenalpasti aktibiti khusus dan memilih aktibiti yang menuju ke

arah matlamat tertentu• Contoh– memilih bidang kerjaya

Perancangan kontijensi• Menentukan alternatif pilihan untuk keadaan yang tidak pasti

• Contoh– memilih tempat tinggal sementara–masalah kemungkinan sewa rumah dinaikkan

• buat alternatif rancangan

A- pindah tinggal di kolej

B-pindah rumah baru

C-tindak pindah- bayar kadar sewa baru

Sebagai contoh:

Merancang untuk pergi membeli belah . Sebelum pergi, hendaklah ditentukan dahulu pilihan tempat yang hendak dituju, bagaimana caranya untuk sampai ke tempat tersebut dan bila waktunya boleh pergi.

Jadi untuk memudahkan perlaksanaan dan menjimatkan sumber yang terlibat, maklumat yang perlu mesti disediakan. Sebagai contoh di atas, maklumat tentang nama pusat membeli belah, lokasinya dan masa dibuka perlu diketahui. Selain itu cara untuk sampai ketempat tersebut, dan masa yang sesuai untuk pergi juga perlu difikirkan. Dengan adanya maklumat yang lengkap mengenai sesuatu rancangan yang dibuat, turutan tindakan mudah dilaksanakan.

Faktor-Faktor yang mempengaruhi Perancangan

Tiga faktor utama

• Faktor individu,

• Alam sekitar dan

• Keluarga.

Boleh menentukan hasil sesuatu rancangan yang telah dibuat dan

mempengaruhi proses perlaksanaan.

Faktor individu

Perbezaan dari segi kebolehan

Orientasi terhadap masa,

Kebolehan meramal (membuat jangkaan)

Kawalan dalaman dan luaran.

Orientasi terhadap masa

• Orientasi masa kini dan kehadapan

Orientasi masa kini

• Kurang yakin dengan perancanga masa hadapan

• Anggapan masa kini lebih nyata dan mempunyai kepastian yang

tinggi;

• Masa hadapan tidak jelas, tidak menjanjikan apa-apa.

• Akan hanya membuat perancang untuk hari ini, atau esok atau bila

perlu,tidak sedar akan kepentingan merancang.

Orientsi masa hadapan

• Lebih proaktif

• Sedar akan kepentingan merancang

• Sentiasa memproses maklumat bagi memudahkan proses

perancangan untuk masa kini dan masa hadapan.

Kebolehan meramal

• Kebolehan membuat pengamatan dan tanggapan tentang sesuatu

yang mungkin berlaku pada masa akan datang.

Membuat pengamatan

• Kebolehan memandangan kehadapan berdasarkan keadaan masa

kini

• Mengenalpasti alternatif yang berkesan untuk menyelesaikan

sesuatu masalah.

• Contoh

• Menyediakan jadual kuliah memerlukan pengamatan

Melibatkan analisis maklumat yang jelas bagi membolehkan individu

melihat perkara-perkara yang pada masa ini belum berlaku.

Kebolehan membuat tanggapan

Kebolehan mengaitkan keadaan yang mungkin berlaku pada masa

hadapan dengan keadaan sekarang.

Mengenalpasti masalah dengan lebih mendalam dan

Mengubahsuai faktor-faktor masa kini, meneliti pengaruhnya, dengan

memandang keperluan masa hadapan

Memikirkan perkara-perkara yang perlu disiap sediakan untuk

menghadapi sebarang kemungkinan atau membuat rancangan masa

depan.

Kebolehan memikirkan sesuatu sebelum orang lain terfikir hal itu

terlebih dahulu

Memikirkan perkara-perkara yang mungkin berlaku sebelum ianya

benar-benar terjadi.

• contoh pelajar yang mendapat tawaran kenaikkan khas untuk mengikuti

program baru.

• Sebelum menerima tawaran, meneliti dan memikirkan kesan dari keputusan

yang dibuat. Mampukah ia mengikuti program tersebut dan apakah kesanya

terhadap masa depan.

• Contoh

• Memilih kursus dari aspek tanggapan ialah memilih kursus-

kursus elektif bebas.

• Individu yang mempunyai keupayaan tanggapan akan

mengenalpasti dan memilih kursus-kursus berpandukan kepada

bidang pengkhususan dan bersesuaian dengan kerjaya yang

akan diceburi.

Kebolehan membuat pengamatan dan membuat tanggapan adalah

perlu semasa proses perancangan.

Keupayaan yang boleh dipertingkatkan melalui latihan-latihan yang

sesuai samada secara formal atau tidak formal.

Kawalan dalaman dan luaran

Sikap individu terhadap sesuatu.

Kawalan dalaman

• Yakin dengan kebolehan diri sendiri

• Sikap yang positif terhadap perancangan.

• Tidak suka menyerahkan segalanya kepada takdir.

Kawalan luaran

• Mempunyai perkaitan dengan kepercayaan individu terhadap

pengaruh kuasa luar yang boleh menentukan segalanya.

Percaya perisitwa dan kegagalan sesuatu rancangan tidak ada

kaitanaya dengan tingkah laku sendiri.

Percaya sesatu kejadian tidak boleh dikawal,

Segala yang berlaku ditentukan oleh keadaan

Memang nasib buruk.

• contoh mempercayai kejadian atau ramalan bintang dua belas,. tidak berani

melakuku sesuatu rancangan pada hari-hari yang memberikan gambaraan

yang tidak baik.

Faktor kebolehan menyusun aktiviti dengan teratur mengikut

keutamaan

• Individu yang tidak tahu menyusun kerja-kerja, pasti akan

merumitkan lagi rancangan dan seterusnya pelaksanaanya.

Faktor Alam Sekitar

Keadaan alam sekitar dan kejadian-kejadian diluar dugaan atau semula jadi yang menimpa dengan tiba-tiba

• Contoh hujan lebat, banjir kilat dan kemalangan yang menimpa.

• boleh menjejaskan pelaksanaan rancangan --rancangan mungkin terpaksa dibatalkan / diubahsusi /ditangguhkan sehingga keadaan pulih seperti yang dirancang.

• masa berlakunya tidak dapat dipastikan atau dikawal. Keadaan seumpama ini pastinya akan melibatkan risiko.

Faktor Keluarga

Meliputi aspek seperti tahap pendidikan keluarga, dan kitaran hidup

keluarga.

Berpendidikan tinggi / formal

• lebih berupaya membuat sesuatu perancangan.

• kesedaran yang tinggi tentang kepentingan merancang sumber-sumber.

Keluarga peringkat mengembang, perancangan lebih rumit.

Bilangan ahli :

- Ramai pelbagai ragam dan kehendak

- Mungkin lebih kerap ubahsuai rancangan

Rumusan

Kebolehan merancang aspek penting dalam pengurusan.

Membentuk satu cara kerja yang teratur dan hidup berdisiplin.

Dapat mengawasi penggunaan sumber yang ada, supaya kesemua

matlamat dapat dicapai dengan kepuasan yang tinggi.

Soalan-soalan seperti mengapa, apa, dimana, bila, siapa dan

bagaimana boleh menjadi panduan dalam menyediakan sesuatu

rancangan yang berkesan.

Perancangan yang berkesan mesti berdasarkan fakta, bukan mengikut

emosi.

Memerlukan keupayaan imaginatif, kreatif (mempunyai idea yang

inovatif), dan pandang kehadapan supaya lebih bersedia dengan

segala kemungkinan

PERLAKSANAAN

Konsep Perlaksanaan

• Satu proses mental dan fizikal yang dinamik yang melibatkan pelbagai aktiviti khusus.

• Subsistem bagi sistem pengurusan (Rajah).

• mengambil tindakan dan mengawal tindakan

Mengambil tindakan

• Langkah pertama dalam proses pelaksanaan

• Menggerakkan rancangan yang telah disediakan.

• Tidak semestinya dilakukan oleh orang yang merancang,

• Boleh dilaksanakan oleh pihak lain termasuklah peralatan.

• Kebiasaannya tindakan lebih mudah dilakukan sekiranya perlaksanaan melibatkan orang yang merancang.

• Tindakan semestinya tidak dilasakanakan secara serentak tetapi dilakukan secara berperingkat.

• Dilakukan jika dalam keadaan kekurangan maklumat yang tepat tentang sesuatu yang telah dirancang.

• Contohnya rancangan untuk masuk ke IPTA/IPTS.

• Mencari maklumat tentang IPTA/IPTS melalui sumber seperti internet atau akhabar atau kawan-kawan., membuat lawatan untuk melihat keadaan kampus, kemudahan yang ada dan keselesaan persekitaran. Seterusnya jika maklumat yang dikumpul menepati matlamat yang ditetapkan, langkah untuk membuat permohonan dilaksanakan sehingga berjaya.

• Faktor penting ciri-ciri rancangan yang disediakan dan pihak yang bertanggungjawab

• Gagal ...sekiranaya rancangan yang disediakan tidak memenuhi ciri-ciri rancangan yang baik.

….pihak individu tidak mempunyai tanggung jawab / kesungguhan melakukanya,

Mengawal

• Langkah kedua dalam pelaksanaan

• Tujuan

-- memastikan langkah yang diambil tidak melencaong dari rancangan asal.

• Bukan bertujuan untuk menyekat aktiviti yang telah dirancang

• Boleh mengelakkan pembaziran sumber.

• Perlu dilakukan sepanjang proses pelaksanaan.

Langkah Mengawal

• Melibatkan aktiviti memeriksa dan mengubahsuaitindakan atau rancangan jika perlu.

Memeriksa

• Meneliti segala langkah dan hasil yang diperolehi supaya selaras dengan standard dan turutan tindakan yang telah ditetapkan.

• Dilakukan dari segi kualiti dan/ atau kuantiti sesuatu standard yang telah ditetapkan.

• Contoh rancangan untuk mengadakan seminar pembentangan projek pelajar tahun akhir.

• Buat pembahagian tugas, sekali periksa proses pelaksanaan.

Mengubahsuai

• Menukar standard atau turutan rancangan, terdapat perbezaan antara rancangan asal dengan perlaksanaan

• Jika kedua-dua aspek ditukar atau diubahsuai, maka satu rancangan baru perlulah dibentuk semula.

• Contoh, restoran A .. penuh, terpaksa pergi ke B, rancangan asal

diteruskan. » jika batalkan rancangan, ubah segala aspek .. maka satu

rancangan baru perlu ditetapkan.

Faktor Pemudah Cara Kerja

Penggalak keadaan

• Ciri-ciri situasi /persekitaran dan peralatan yang dapat membantu melicinkan /memudahkan kerja.

• Kebiasaanya tidak diambil kira dalam perancangan tetapi jika biasa diamalkan akan mempercepatkan pelaksanaan rancangan.

• Contoh….

• Membahagikan tugas kepada pihak-pihak yang boleh menjalankan tugas.

• Keadaan persekitaran .. gangguan luar….bunyi bising dan gangguan dari rakan-rakan

• Peranan motivasi dan minat ……..mudah jika usaha disertakan dengan minat.

• Mengamalkan komunikasi secara terbuka

…..bertukar maklumat dan mempercepatkan tindakan untuk membuat sesuatu keputusan atau penentuan dalam penyelesaian masalah.

• Menggunakan mekanisma yang dapat mempercepatkan kerja

…..menggunakan jam untuk mengawal jadual waktu kerja, …….menyediakan senarai barang-barang untuk membeli belah

Faktor2 mempengaruhi Perlaksanaan

• Ciri-ciri individu,

• Keluarga

• Persekitaran

• Kualiti kerja

Faktor Individu

• Nilai peribadi

– Contoh nilai bertanggung jawab, tekun, bersabar, berdaya tahan, yakin, bersih, amanah, cekap dan sistematik. melakukanya.

• Kebolehan / kemahiran untuk menyediakan satu rancangan yang baik.

• Kesihatan

Ciri-Ciri Keluarga

• pusingan hidup keluarga

• Keluarga diperingkat awal tidak mempunyai banyak masalah untuk melaksanakan sesuatu rancangan

• saiz keluarga

• umur anak-anak.

Ciri-Ciri Persekitaran

• persekitaran mikro • Contoh susunan ruang atau fizikal rumah

– penggunan peralatan kerja rumah. – susunan ruang yang baik melicinkan perjalanan kerja dirumah,

menjimatkan tenaga dan masa.

• persekitaran makro • Contoh, sosial, biologi/ semulajdi dan rekaan manusia

– Kebanyakkan tidak dapat dikawal– banyak membawa kepada pengubahsuaian rancangan. – keadaan cuaca yang buruk

Ciri-Ciri Kerja

• jenis dan ciri-ciri sesuatu kerja

– rumit … pengawalan yang lebih kerap dan perhatian yang banyak.

– contohnya kerja-kerja penyelidikan di makmal.

• kerja perlu tumpuan yang berbeza-beza.

– boleh dilakukan serentak atau bertindihlapis

Rumusan

• Pelaksanaan adalah mengambil tindakan terhadap rancangan dan mengawal tindakan tersebut

• Tindakan yang diambil tidak semestinya dilakukan oleh pihak yang merancang.

• Jika keadaan mendesak ubahsuaian boleh dilakukan.

• Faktor pemudah cara kerja perlu jadikan amalan semasa pelaksanaan bagi melicinkan perjalanan kerja.

• Kesedaran faktor yang boleh mempengaruhi pelaksanaan membantu memperbaikki potensi diri, meningkatakan keberkesanan kerja