ekoji999 edisi185-12 mar13-kerangkae-govmanchester

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

HALAMAN 1 DARI 5 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

Kerangka E-Government di Manchesteroleh Prof. Richardus Eko Indrajit - [email protected]

EKOJI9

99 N

omor

185

, 12

Mar

et 2

013

Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email [email protected].

Stockport adalah salah satu kota metropolitan di wilayah Inggris. Seperti diketahui, e-‐Government di Inggris merupakan salah satu yang paling maju. Dewan kota Stockport mempunyai visi untuk menjadikan Stockport sebagai kota paling bersih, paling hijau, paling aman, dan paling kuat. Untuk membangun ke arah sana, tentu saja membutuhkan jalan panjang. Dewan kota memulai dengan upaya memberikan layanan yang terbaik buat masyarakat secara umum, dan egovernment adalah salah satu agenda besar yang ingin diimplementasikan. E-‐Government bukan hanya sekedar menerapkan teknologi informasi dan komunikasi ke dalam layanan pemerintah, tetapi lebih jauh harus mampu membangun kultur dan cara baru dalam pelayanan kepada masyarakat.

Ada lima hal yang menjadi tujuan mereka menerapkan e-‐Government, yaitu (Horton, 2000):

1. Menyediakan layanan yang terintegrasi kepada setiap warga negara.

2. Memperlancar proses bisnis dan mendayagunakan sumber daya sebaik-‐baiknya.

3. Menyediakan semua layanan secara elektronik.

4. Memberikan keterampilan dan alat yang memadai bagi staf dan pegawai untuk bekerja

secara e�isien.

5. Membantu komunitas dalam menggunakan teknologi baru.

E-‐GOVERNMENT DAN MANAJEMEN PERUBAHANDalam pelaksanaan e-‐Government, strategi implementasinya di lapangan tidak hanya terkait dengan penerapan teknologi informasi dan pengembangan sistem, bahkan lebih banyak waktu akan dihabiskan untuk adaptasi kultur dan manajemen perubahan. Dalam berbagai penelitian, lebih dari 60% implementasi egovernment dihabiskan untuk manajemen perubahan, sisanya baru implementasi sistem dan teknologi informasi. Setidaknya ada tiga hal terkait dalam proses implementasi e-‐Government. Ketiga hal itu adalah strategi e-‐Government itu sendiri, pengembangan sumber daya manusia, dan manajemen infrastruktur serta asset negara. Ketiganya mempunyai sinergi antara satu dengan yang lain, dan diikat oleh sesuatu yang sama, yaitu manajemen perubahan.

Sumber: Horton, 2000



Implementasi e-‐Government tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya manajemen perubahan pada strategi sumber daya pegawai dan aset negara lainnya. Secara kultur misalnya, e-‐Government menuntut jam kerja pelayanan masyarakat tidak lagi dari jam 08.00 – 15.00 setiap hari. Tetapi karena bisa mendapatkan pelayanan selama 24 jam penuh secara online, tentu saja perlu ada mekanisme dan prosedur baru dalam pelayanan. Inti semuanya tentu saja adalah pelayanan masyarakat yang lebih baik. Dan perlu diingat juga, bahwa semua itu harus didukung oleh pengembangan komunitas masyarakat menuju kultur baru pemanfaatan teknologi informasi dalam cara mereka berhubungan dengan pemerintah. Dengan adanya partisipasi penuh dari masyarakat inilah diharapkan egovernment bisa memberikan nilai tambah yang kuat untuk pelayanan lebih baik kepada mereka.

Untuk mencapai itu semua, manajemen perubahan membutuhkan beberapa langkah strategis yang perlu ditempuh untuk menopang implementasi egovernment.

Pertama adalah Business Process Reengineering. Business Process Reengineering mengisyaratkan untuk mereview secara total proses kerja yang sekarang ini berjalan. E-‐government tidak boleh hanya sekedar membuat alternatif akses untuk pelayanan pemerintah, karena itu berarti malah menambah biaya. Lebih dari itu, egovernment adalah proses kerja baru di mana layanan pemerintah terintegrasi dalam sistem yang lebih baik. Perubahan karena itu tidak hanya sekedar penampilan di sisi akses masyarakat, tetapi juga pada proses kerja secara keseluruhan yang perlu direview secara reguler.

Staf dan pegawai memerlukan cara kerja baru, di mana memungkinkan terbentuknya “kantor virtual” di antara mereka. Kantor virtual adalah kondisi di mana setiap staf bisa mengerjakan segala sesuatunya dari manapun ia berada tanpa perlu berkantor setiap hari. Pemimpin dituntut untuk mengubah pendekatan kepemimpinannya dengan menjadikan performa dan hasil kerja sebagai dasar penilaian seseorang, dan bukan lagi pada kehadiran. Tentu saja hal ini membutuhkan manajemen perubahan yang terencana dengan baik.

Fasilitas yang memungkinkan staf dan pegawai bekerja dari rumah dan kerja jarak jauh. Melalui penggunaan fasilitas teknologi dan internet, seorang staf bisa mengerjakan hampir seluruh proses pelayanan masyarakat tanpa perlu datang ke kantor.

Untuk mencapai semua itu, tentu saja dibutuhkan ketrampilan dan pengetahuan yang memadai bagi semua pegawai. Pendidikan dan pelatihan adalah cara terbaik bagaimana menyiapkan pegawai untuk bisa bekerja ketika saatnya egovernment diimplementasikan.

STRATEGI IMPLEMENTASIDalam perencanaan implementasi di lapangan, dewan kota Stockport membagi perencanaan secara lebih detil dalam empat bagian besar yaitu: infrastruktur, program jangka pendek dan menengah, program jangka panjang, dan program-‐program yang menghasilkan e�isiensi bagi pemerintah. Penjabaran secara detil adalah seperti penjelasan di bawah.

Pertama, pembangunan infrastruktur. Infrastruktur yang baik akan landasan bagi pelaksanaan tahap lebih lanjut:

Pengembangan layanan pita lebar (broadband) untuk akses komunikasi dan pertukaran data. Menggunakan jalur telepon biasa (PSTN) untuk komunikasi data akan



menyulitkan dan memperlambat akses. Dengan pembangunan broadband di berbagai wilayah, diharapkan masyarakat mendapatkan banyak kemudahan dalam kecepatan proses pelayanan.

Otomatisasi di berbagai proses kerja di kantor. Kerja-‐kerja administratif secara perlahan diubah menjadi kerja secara elektronis menuju era “paperless work”.

Membangun portal sebagai sarana akses masyarakat terhadap berbagai layanan pemerintah. Portal akan menjadi pintu masuk awal bagi masyarakat untuk mengakses semua layanan yang tersedia.

Kedua, program jangka pendek dan menengah, yang secara detil dijabarkan sebagai berikut:

Pembangunan internet akses untuk publik dan intranet untuk akses staf dan pegawai. Intranet merupakan sarana komunikasi, administrasi, dan prosedur kerja internal pemerintah. Dengan demikian, di antara pegawai pemerintah akan terbiasa melakukan prosedur kerja secara elektronik.

Karena yang akan menggunakan teknologi sebagai akses terhadap layanan pemerintah adalah masyarakat, maka diperlukan konsultasi dan proses mendengar terhadap keinginan dan pendapat mereka. Dengan demikian, teknologi yang dibangun akan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan masyarakat.

Customer Relationship Management System, di mana memungkinkan bagi pemerintah untuk melakukan proses pelayanan kepada masyarakat secara lebih individual sehingga menghasilkan layanan sesuai kebutuhan masing-‐masing.

Pembangunan contact centre, sebagai sarana di masyarakat bisa menghubungi untuk meminta informasi ataupun bantuan terhadap semua proses layanan yang ingin mereka dapatkan.

Integrasi dengan berbagai proyek egovernment pada tingkat nasional. Karena pada akhirnya nanti pengembangan egovernment harus bisa berintegrasi dengan wilayah dan departemen lain, kordinasi dengan pemerintah pusat menjadi penting.

Manajemen pengelolaan informasi dan pengetahuan (knowledge management), melalui pemberdayaan perpustakaan umum sebagai sarana utama masyarakat mendapatkan pengetahuan.

Ketiga, program jangka panjang, yaitu:

Pembangunan “one stop shop”, sebuah kantor ataupun tempat di mana masyarakat bisa mendapatkan semua layanan pemerintah dalam satu waktu. Karena diharapkan semua layanan pemerintah bisa dilakukan di sana, tentu saja membutuhkan kordinasi dari semua sektor pemerintahan.

Pengembangan ke arah TV digital, di mana akses terhadap layanan pemerintah nantinya juga bisa diakses lewat TV. Karena bagaimanapun, penetrasi TV di rumah tangga lebih banyak, dan masyarakat sudah terbiasa menggunakan televisi sebagai sarana mendapatkan hiburan dan pengetahuan.



Pembangunan berbagai kios informasi terutama di fasilitas umum. Pada saatnya, ke manapun masyarakat pergi, mereka akan punya akses terhadap layanan pemerintah.

Pengembangan ke arah “smart card”, yang akan menjadi identitas individu masyarakat dan menjadi akses ke berbagai layanan.

Keempat, program-‐program yang menghasilkan e�isiensi bagi pemerintah:

Pengembangan e-‐procurement, di mana pengadaan berbagai kebutuhan pemerintah bisa dilakukan secara online, dan memungkinkan adanya tender secara cepat. Sistem ini akan menghasilkan e�isiensi dalam proses pengadaan dan memungkinkan bagi pemerintah untuk mendapatkan penawaran terbaik.

Pelatihan bagi pegawai pemerintah terutama dalam hal penggunaan teknologi informasi. Kemampuan dan pengetahuan pegawai akan sangat membantu proses pelaksanaan egovernment pada saatnya diimplementasikan.

Manajemen perubahan pada proses kerja. Dengan menghilangkan berbagai proses kerja manual, diharapkan akan mempercepat proses dan meningkatkan kualitas kerja.

Peningkatan budaya pelayanan kepada masyarakat. Dengan pelayanan yang baik dan cepat, masyarakat akan terdorong untuk menggunakan layanan ini secara maksimal.

Kerjasama dengan berbagai pihak, baik pemerintah maupun swasta karena pemerintah tidak bisa berjalan sendiri. Kerjasama dengan berbagai pihak di samping meringankan beban pemerintah, juga menjamin program egovernment akan mendapatkan dukungan dan partisipasi penuh.

Tidak mudah memang untuk mengintegrasikan berbagai proses ini menjadi satu kesatuan strategi yang lengkap. Gambar di bawah bisa mengilustrasikan bagaimana antara satu rencana dengan yang lain saling berhubungan.

Sumber: Horton, 2000



ekoji999 edisi185-12 mar13-kerangkae-govmanchester

Documents