ekoji999 edisi067-14 nov12-bs-cuntukegovernment

SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT

HALAMAN 1 DARI 6 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2012

Balanced Scorecard untuk E-Governmentoleh Prof. Richardus Eko Indrajit - [email protected]

EKOJI9

99 N

omor

067

, 14

Nov

embe

r 201

2

Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email [email protected].

PENDAHULUANJika dalam manajemen perusahaan dikenal balanced scorecard sebagai salah satu alat pengukuran performa perusahaan, maka dalam e-‐Government, Booz Allen dan Hamilton dalam satu studinya bersama Berstelment Foundation mengenalkan apa yang disebut sebagai balanced e-‐Government scorecard sebagai alat ukur performa pemerintahan yang menerapkan e-‐Government. Terdapat lima dimensi dalam balanced e-‐Government scorecard yang masing-‐masing dijabarkan dalam berbagai kriteria secara lebih detil. Kelima dimensi itu adalah: manfaat, e�isiensi, partisipasi, transparansi, dan manajemen perubahan (Stiftung, 2001).

Dimensi pertama, manfaat. Dimensi manfaat berhubungan dengan kualitas dan kuantitas layanan yang diberikan dan bagaimana masyarakat mendapatkan manfaat dari layanan tersebut. Termasuk dalam kriteria ini adalah:

Cakupan layanan yang sudah diimplementasikan

Bagaimana layanan tersebut bisa diakses dalam “one stop shop” dari satu portal menuju berbagai layanan

Kemudahan penggunaan dalam mendapatkan layanan tersebut

Dimensi kedua, e�isiensi. E�isiensi berhubungan dengan bagaimana teknologi bisa mempercepat proses dan meningkatkan kualitas layanan. Kriteria dalam e�isiensi, di antaranya:

Ketersediaan arsitektur proses, aplikasi dan database yang bisa berjalan baik ketika ditubuhkan

Perencanaan sumber daya dan keuangan secara baik

Pemanfaatan platform teknologi informasi dan teknologi secara maksimal pada keseluruhan aspek

Kualitas dan ruang lingkup pelatihan bagi para staf dan pegawai.

Dimensi ketiga, partisipasi. Ini berhubungan dengan pertanyaan apakah layanan yang diberikan memberikan kesempatan yang luas kepada masyarakat untuk memberikan partisipasi dalam penyampaian pendapat dan proses pengambilan keputusan. Beberapa kriteria dalam hal ini, di antaranya:

Akses langsung masyarakat terhadap orang yang berkepentingan melalui web

Pertimbangan terhadap umpan balik dan keinginan masyarakat

Pengaruh dan keterlibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan

Kemungkinan untuk memperdebatkan topik yang menyangkut masyarakat umum (tersedianya fasilitas chatting, forum, milis).

Dimensi keempat, transparansi. Apakah pemerintah dalam hal ini mendorong keterbukaan informasi menuju proses transparansi dalam pemerintahan. Kriteria transparansi, di antaranya:

Banyaknya informasi yang dikeluarkan pemerintah dalam proses pengambilan keputusan (misalnya konferensi pers, release hasil rapat kabinet, dan lain-‐lain)



Informasi status permohonan aplikasi yang diajukan masyarakat. Apakah masyarakat misalnya bisa menanyakan dan mengetahui secara langsung apakah permohonan aplikasinya disetujui atau tidak.

opicality of information

Dimensi kelima, manajemen perubahan. Ini terkait dengan proses implementasi apakah ada proses review yang jelas dan dikelola dengan baik. Kriteria dalam hal ini, di antaranya:

Strategi pengembangan, misalnya seberapa besar implementasi melibatkan perbandingan dan studi kasus dengan implementasi di tempat lain.

Kualitas kontrol dan review

Keterlibatan dan motivasi dari pegawai

Sumber: Stiftung, 2001

HASIL TEMUAN BOOZ ALLEN DAN HAMILTONDari hasil studi di beberapa negara, Booz Allen dan Hamilton mendapatkan beberapa temuan menarik mengenai performa dalam pelaksanaan e-‐Government melalui balanced e-‐Government scorecard. Studi ini melibatkan 12 negara yang melaksanakan e-‐Government

Pertama, dimensi manfaat. Beberapa negara sudah menerapkan asas kemudahan pemakaian bagi pengguna, dan juga membagi pengguna sesuai dengan pro�il dan kebutuhan mereka.

Pemerintah Kanada adalah contoh yang sangat bagus dalam hal memberikan kemudahan bagi pengguna. Dalam portal mereka misalnya, mereka membagi pengguna menjadi “warga negara Kanada, bukan warga negara Kanada, dan masyarakat bisnis Kanada”, yang akan memudahkan bagi masyarakat menemukan informasi sesuai dengan kebutuhannya.

Portal kota Seattle membedakan dirinya dengan yang lain dengan desain portal yang mudah digunakan dan ruang lingkup layanan yang sangat luas. Portal Seattle terhubung dengan sekitar 50.000 website dari berbagai otoritas dan layanan.



Salah satu negara bagian US, Virginia membangun keamanan pengguna dengan mengenalkan Virginia PIN bagi setiap warga negara yang digunakan ketika akan mengakses berbagai fasilitas di portal mereka.

Kedua, e�isiensi. E�isiensi menyangkut bagaimana teknologi mengurangi proses kerja dari sisi waktu dan meningkatkan kualitas serta produkti�itas. Di beberapa negara misalnya, pengenalan pembayaran pajak secara online berhasil meningkatkan produkti�itas karena mengurangi berbagai proses administrasi yang diperlukan. Namun demikian, penggunaan teknologi informasi di beberapa negara merupakan sesuatu yang baru bagi para staf dan pegawai. Karena itu, cukup banyak terdapat resistensi dari pegawai karena kemampuan dan pengetahuan yang mereka miliki. Salah satu pemecahannya adalah mengadakan pelatihan yang intensif kepada staf dan pegawai sehingga punya kemampuan yang memadai untuk bekerja dalam sistem yang baru. Isu lain dalam pemanfaatan teknologi adalah sistem aplikasi yang kadang tidak bisa bekerja jika berhubungan dengan aplikasi yang lain. Menjadi isu penting untuk menciptakan standar aplikasi yang bisa terhubung dan bisa beroperasi antara satu dengan yang lain karena memang implementasi e-‐Government membutuhkan pertukaran informasi dari berbagai aplikasi.

Ketiga, partisipasi publik. Dalam hal partisipasi publik, secara umum masih sulit mewujudkan e-‐democracy di mana masyarakat bisa memberikan banyak pilihan dan proses pengambilan keputusan secara online. Belum ada satupun yang mengarah pada petisi online mengenai keputusan yang dikeluarkan pemerintah. Kondisi ini disebabkan oleh dua hal: pemerintah memang belum siap dan masyarakatpun belum terbiasa sehingga tuntutan ke arah sana belum banyak dilakukan. Namun demikian, beberapa negara sudah menyediakan lembar untuk usulan, kritikan, dan keluhan baik yang akan disampaikan kepada pemerintah maupun lembaga legislatif. Masyarakat dengan demikian dimungkinkan untuk berkomunikasi langsung dengan wakil-‐wakilnya di legislatif. Dan beberapa negara juga sudah menyediakan fasilitas konsultasi dengan kalangan legislatif secara online.

Keempat, transparansi. Dari sisi transparansi, kebutuhan masyarakat akan informasi yang semakin terbuka menjadi semakin terasa. Pemerintah dalam banyak negara sudah memanfaatkan portal mereka untuk memberikan informasi secara umum yang berhubungan dengan masyarakat. Yang lebih maju adalah kasus di Seattle, USA, di mana masyarakatnya bisa melakukan tracking secara online status permohonan mereka. Online tracking ini menjadi layanan menarik karena masyarakat tidak perlu mengeluarkan biaya terlalu banyak hanya untuk menanyakan apakah permohonan mereka diterima atau tidak.

Kelima, manajemen perubahan. Ada banyak kriteria dalam hal manajemen perubahan ini. Yang paling penting adalah perencanaan strategis dan strategi pengembangan ke depan. Rata-‐rata setiap negara mempunyai perencanaan yang cukup bagus dalam hal ini. Karena e-‐Government dalam implementasinya selalu bergerak secara dinamis, diperlukan adanya monitoring dan kontrol yang ketat. Selain itu, tidak bisa tidak keterlibatan pegawai menjadi faktor penting kesuksesan pelaksanaannya di lapangan. Keterlibatan pegawai akan besar jika mereka memiliki kemampuan dan pengetahuan yang memadai serta rasa memiliki yang kuat. Amerika dan Inggris menjadi contoh yang baik dalam kedua hal ini.

REKOMENDASI UNTUK PENERAPAN EGOVERNMENTUntuk membangun egovernment sesuai dengan tujuannya yaitu memberikan kualitas layanan yang lebih baik kepada masyarakat, Booz Allen dan Hamilton menyarankan 8 (delapan) strategi pelaksanaan e-‐Government:



1. Perencanaan strategis secara keseluruhan. Kombinasikan antara perencanaan dari sisi strategis dan detil operasionalnya di lapangan. Perencanaan akan membantu proses implementasi baik dari sisi pengembangan teknologi maupun kesiapan sumber daya.

2. Harus ada struktur tanggung jawab yang jelas untuk menjamin pelaksanaan dan implementasi sesuai rencana. Struktur dan tanggung jawab ini disesuaikan dengan kemampuan dan tanggung jawab kerja setiap departemen selama ini.

3. Bangun rencana aksi jangka panjang. Rencana aksi jangka panjang termasuk perencanaan strategis, aksi operasional di lapangan hingga parameter kesuksesan. Implementasi dari sisi teknologi hampir pasti memerlukan tahapan-‐tahapan pelaksanaan, dan faktor lain yang perlu dipikirkan adalah pembiayaan dalam jangka panjang.

Sumber: Stiftung, 2001

4. Perbandingan pelaksanaan egovernment secara internasional. Dengan melakukan proses perbandingan, akan lebih memudahkan bagi proses adaptasi dan penyusunan perencanaan yang disesuaikan dengan kondisi secara lokal.

5. Standarisasi dalam berbagai hal. Standarisasi ini menyangkut prosedur dan juga pembangunan sistem aplikasi. Karena e-‐Government akan melibatkan berbagai sektor dan departemen dalam pemerintahan, standarisasi menjadi faktor mutlak agar memudahkan interaksi berbagai aplikasi dan memungkinkan adanya pertukaran data.

6. Orientasi pada pengguna. Tidak bisa dipungkiri, bahwa e-‐Government membutuhkan partipasi penuh dari masyarakat sebagai pengguna. Karena itu, pengembangan sistem informasi yang akan dilaksanakan haruslah berorientasi pada kemudahan dan kenyamanan masyarakat dalam menggunakannya.

7. Integrasi dan keterlibatan penuh dari staf dan seluruh pegawai. Mereka perlu mendapatkan pelatihan yang memadai, dan adanya insentif yang diukur berdasarkan



kesuksesan pelaksanaan e-‐Government di lapangan. Keterlibatan pegawai menjadi mutlak karena sebaik apapun sistem aplikasi yang dijalankan tidak bisa mempunyai manfaat penuh tanpa keterlibatan mereka.

8. Kerjasama dengan berbagai pihak baik pemerintah maupun swasta. Egovernment adalah proyek yang sangat besar yang membutuhkan partisipasi dari berbagai kalangan. Pemerintah akan sulit menjalankan program e-‐Government tanpa partisipasi penuh dari masyarakat. Karena itu kerjasama dengan berbagai pihak terutama yang terkait secara teknis perlu dilakukan.

-- akhir dokumen --



ekoji999 edisi067-14 nov12-bs-cuntukegovernment

Documents