edaran dalaman fokus akruan - anm.gov.my · hcm bertanggungjwab dalam pengurusan gaji, rekod masa,...
TRANSCRIPT
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Edaran Dalaman
Isu No.4
Proses to be
Objektif & skop 1GFMAS Objektif & skop 1GFMAS
Proses Proses to be to be bagi :bagi : -- Bayaran (Dengan Pesanan Tempatan & Tanpa Pembelian Kerajaan)Bayaran (Dengan Pesanan Tempatan & Tanpa Pembelian Kerajaan) -- TerimaanTerimaan
Penerangan FICO, MM & HCMPenerangan FICO, MM & HCM
Panduan umum akses bagi portal 1GFMAS & SAP GUIPanduan umum akses bagi portal 1GFMAS & SAP GUI
Pelaksanaan latihan sistem 1GFMASPelaksanaan latihan sistem 1GFMAS
Fokus AKRUANFokus AKRUANFokus AKRUAN
2
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
SIDANG REDAKSI
PENAUNG Pn Devantri Kaur
PENASIHAT Pn Noorlida Bt Mohd Khalid
KETUA EDITOR
Cik D.Joyce Christina Dharmaraj - (UPP)
EDITOR
En Mohamad Nor Azam Bin Sabtu - (UPP)
Pn Shabibah Bt Bachok - (UK&P)
Pn Nor Rosita Bt Idris - (UP&P)
Pn Juliyana Bt Abd. Rahim - (UPP)
Pn Nik Athirah Bt Nik Abdullah- (UTeknikal)
Pn Norhafiza Bt Burhanuddin - (UTeknikal)
Pn Nor Sakilawati Bt Abd. Wahab - (UPPD)
Pn Norhaslinda Bt Mahadi - (UAplikasi) Pn Siti Nurbaya Bt Yaudin - (UAplikasi)
Pn Norfarazila Bt Abd. Rahim - (UK&P)
Pn Rohaiza Bt Manab - (UPP)
En Mohd Nazri Bin Hassan - (UPP)
Pn Nor Azila Bt Ramli - (UPPD)
PwC - Service Provider : Perakaunan Akruan
The IA Group - System Integrator
PENYELARAS PENERBITAN
En Amin Husni Latfi Bin Anuar - (PwC)
En Nik Shazwan Hariz Bin Nik Abdullah - (PwC)
PENYELARAS PENGEDARAN
Pn Norayu Bt Hj Amir - (UPP)
Cik Nor Aniza Bt Rahman - (UPP)
Dari Meja Editor...
Edaran Dalaman
Isu No.4 FOKUS AKRUAN
S alam sejahtera kepada para pembaca yang dikasihi. Semoga kita masih bersemangat untuk terus menuju ke Go Live 2015 !
Fokus Akruan edisi ke empat ini akan memberi penekanan mengenai proses to be bagi sistem 1GFMAS. Latihan bagi sistem 1GFMAS kepada trainers yang dikendalikan oleh pihak Unit Pengurusan Perubahan (UPP) dan The IA Group kini sedang berlangsung.
Melalui proses to be ini, anda akan dapat mengetahui impak perubahan yang akan dialami kelak di antara proses sedia ada dan yang akan datang.
Semoga semangat kita terus meningkat menjelang Go Live 2015!
SELAMAT MEMBACA!
“When we are no longer able to change a situation - we are challenged to change
ourselves.”
Viktor E. Frankl
Bilakah latihan 1GFMAS akan dilaksanakan?
Latihan 1GFMAS
bermula dari
Ogos hingga
Disember 2014.
SENYUM AKRUAN
3
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4 September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
SKOP 1GFMAS
Pelaksanaan Sistem 1GFMAS akan memberikan perubahan terhadap proses kerja ( proses to be) untuk :
- Bayaran - Terimaan - Gaji - Pukal
Dalam isu ini, kami akan menumpukan kepada proses to be bagi bayaran dan juga terimaan.
Harmonize: Penyelenggaraan lejer tunai dan akruan di dalam satu sistem.
Integrate: 1GFMAS akan berintegrasi dengan sistem-sistem utama kerajaan yang lain.
Centralize: Satu sistem berpusat. Upgrade: Penambahbaikkan sistem
SAP 4.7 kepada sistem ECC 6.0.
OBJEKTIF
PENGENALAN PROSES TO BE
FICO : Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO) adalah 2 komponen dalam sistem SAP. Kedua- dua komponen ini berkait rapat dan aliran data antara dua komponen ini sering berlaku.
MM : Komponen Materials Management (MM) mewakili fungsi perolehan, inventori dan verifikasi invois dalam operasi harian. HCM : Modul Human Capital Management (HCM) dalam SAP membolehkan semua maklumat sumber manusia dipusatkan. HCM bertanggungjwab dalam pengurusan gaji, rekod masa, penyelenggaraan data kakitangan dan organisasi. Ia juga boleh membantu di dalam perancangan dan kawalan aktiviti kakitangan.
Menaik taraf sistem GFMAS yang ada pada masa kini termasuk semua
peningkatan ‘functional’ yang diperlukan bagi menampung keperluan bisnes dan pertukaran polisi.
1 Melaksanakan perakaunan tunai dan perakaunan akruan secara selari pada tahun
2015. Ini akan memerlukan penyusunan semula ‘Chart of Accounts’ yang sedia ada.
Memusatkan kesemua 37 sistem GFMAS yang berasingan kepada 1 sistem berpusat yang
dinamakan 1GFMAS. Ini akan membolehkan JANM mengurangkan kerumitan dalam penyelenggaraan dan penyatuan data daripada pelbagai sumber.
Menggantikan 7 sistem legasi JANM dengan sistem 1GFMAS bagi memperbaiki proses-proses
kerja dan menghasilkan jumlah kos pemilikan yang lebih rendah.
Menggunakan teknologi yang terkini untuk mencapai integrasi yang lebih stabil dan lancar
di antara 1GFMAS dengan sistem-sistem utama kerajaan yang lain.
Meningkatkan produktiviti dan kecekapan kerja dengan menggalakkan lebih automasi dan
mengurangkan penggunaan kertas.
2
3 4
5 6
PENERANGAN FICO, MM & HCM
4
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4 September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
PROSES BAYARAN TO BE (DENGAN PESANAN) - DISTRIBUTED PROCESSING
PTJ PEJABAT PERAKAUNAN
PESANAN TEMPATAN / INDEN KERJA/ KONTRAK/ WARAN UDARA
SEDIA & PERAKU
TIDAK
YA
TEPAT ?
CETAK PT
PERAKU TERIMAAN
BARANG (GRN/DO)
PAYMENT RUN PERAKU 1 & 2
di Arahan Pembayaran
Bagi pembayaran pesanan tempatan ePerolehan, perakuan 1 dan 2 dibuat
melalui sistem 1GFMAS.
Payment run akan dilakukan di AO
melalui modul AP (1GFMAS) dan
seterusnya membuat pembayaran melalui perbankan internet.
Token akan menggantikan
smartkad
SEMAK KETEPATAN CHARGELINE/ KOD PERAKAUNAN
5
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4 September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
PROSES BAYARAN TO BE (TANPA PESANAN PEMBELIAN KERAJAAN) - DISTRIBUTED PROCESSING
PTJ PEJABAT
PERAKAUNAN
SEDIA & KEMASKINI SEMAK KETEPATAN CHARGE LINE/
KOD PERAKAUNAN
TIDAK
YA
TEPAT ?
Tanpa Pesanan Tempatan - Tuntutan Perjalanan /
Pendahuluan Diri
PERAKU 1 & 2 di Arahan Pembayaran
Payment run akan dilakukan di AO melalui modul AP (1GFMAS) dan
seterusnya membuat pembayaran melalui perbankan internet.
PAYMENT RUN
Token akan menggantikan
smartkad
6
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4 September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
PROSES TERIMAAN TO BE - DISTRIBUTED PROCESSING
PTJ IBU PEJABAT JANM PEJABAT PERAKAUNAN
• RESIT PERBENDAHARAAN
• BUKU TUNAI • LEJAR BANK
KAUNTER / ONLINE
DOKUMEN MANUAL-KIOSK
(PENYATA PEMUNGUT MANUAL)
TERIMA DANA
Bagi proses terimaan, PTJ akan menggunakan Cash Desk Receipting melalui 1GFMAS dan bukan lagi melalui eTerimaan.
• BIL
• RESIT
• BANK - IN
PENYATA PEMUNGUT
JANA LAPORAN : CEK TAK LAKU AKAUN BELUM TERIMA LAPORAN URUSNIAGA HARIAN
PINDAHAN DANA
7
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4 September 2014
Isu No 4 - SEP 2014
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
Lancarkan Internet Explorer dan taip URL 1GFMAS
Pengguna perlu memasukkan Username dan Password untuk Log Masuk
Laman utama Portal akan dipaparkan
PENGENALAN KEPADA PORTAL JANM & SAP GRAPHIC USER INTERFACE (GUI)
Di ruangan Desktop, klik pada ikon SAP Log On
Bagi membolehkan pengguna mengakses Portal JANM dan juga SAP GUI, pengguna memerlukan token yang akan menghasilkan nombor akses yang unik bagi setiap pengguna.
Permohonan token tersebut hendaklah dilakukan melalui MAMPU menjelang GO LIVE 2015 kelak.
Pengguna hanya akan dapat mengakses kepada modul berdasarkan capaian yang dibenarkan.
Perisian SAP GUI dan URL JANM Portal akan dilaksanakan pada setiap komputer pengguna.
PANDUAN UMUM—CARA LOG MASUK MELALUI PORTAL
PANDUAN UMUM—CARA LOG MASUK MELALUI SAP GUI
Pengguna hanya akan dapat mengakses kepada modul berdasarkan capaian yang
dibenarkan.
1. Taip nombor Client Contoh: 200
2. Taip Username dan Password
3. Klik Enter
8
FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman
Isu No.4
Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan
Isu No 4 - SEP 2014
03 8882 1018 [email protected] www2.anm.gov.my
September 2014
03 8882 1018 [email protected] www2.anm.gov.my
Technology is nothing. What’s
important is that you have a faith in people, that they’re basically good and
smart, and if you give them tools, they’ll do wonderful things with them.
–Steve Jobs
Untuk pengetahuan lanjut mengenai Proses to be atau sebarang pertanyaan
berkenaan modul / sistem sila hubungi : [email protected]
LATIHAN SISTEM 1GFMAS DI SELURUH MALAYSIA - SEPTEMBER - DISEMBER 2014
Tahukah anda…
Hanya tinggal 3 bulan lagi untuk
migrasi ke 1GFMAS !
Sokongan, komitmen dan
kerjasama anda semua adalah diperlukan bagi memastikan
transformasi ini dapat dilaksanakan dengan jayanya.
Perlis 992 Pengguna
Kedah 2,154 Pengguna
Pulau Pinang 1,877 Pengguna
Perak 3,968 Pengguna
Selangor 1,386 Pengguna
Negeri Sembilan 1,476 Pengguna
Melaka 1,655 Pengguna
Johor 4,112 Pengguna
Terengganu 2,037 Pengguna
Pahang 2,769 Pengguna
Wilayah Persekutuan Putrajaya
JPM: 924 Pengguna MOF: 740 Pengguna MOTAC: 206 Pengguna KKMM: 280 Pengguna KLN: 12 Pengguna MOA: 518 Pengguna KPDNKK: 107 Pengguna KKR: 305 Pengguna KKLW: 121 Pengguna KeTTHA: 81 Pengguna KPM: 1,939 Pengguna MOSTI: 202 Pengguna
MOD: 952 Pengguna KBS: 104 Pengguna KSM: 148 Pengguna KPWKM: 121 Pengguna KWP: 39 Pengguna MITI: 40 Pengguna MOT: 322 Pengguna KDN: 923 Pengguna KKM: 224 Pengguna NRE: 287 Pengguna KPKT: 299 Pengguna KPPK: 22 Pengguna
Kelantan 1,831 Pengguna
Sarawak 5,346 Pengguna
Sabah 5,087 Pengguna
Wilayah Persekutuan Labuan 504 Pengguna