fokus akruan isu no. 4

Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan

September 2014

Isu No 4 - SEP 2014

Edaran Dalaman

Isu No.4

Proses to be

Objektif & skop 1GFMAS Objektif & skop 1GFMAS

Proses Proses to be to be bagi :bagi : -- Bayaran (Dengan Pesanan Tempatan & Tanpa Pembelian Kerajaan)Bayaran (Dengan Pesanan Tempatan & Tanpa Pembelian Kerajaan) -- TerimaanTerimaan

Penerangan FICO, MM & HCMPenerangan FICO, MM & HCM

Panduan umum akses bagi portal 1GFMAS & SAP GUIPanduan umum akses bagi portal 1GFMAS & SAP GUI

Pelaksanaan latihan sistem 1GFMASPelaksanaan latihan sistem 1GFMAS

Fokus AKRUANFokus AKRUANFokus AKRUAN

2


September 2014

Isu No 4 - SEP 2014

SIDANG REDAKSI

PENAUNG Pn Devantri Kaur

PENASIHAT Pn Noorlida Bt Mohd Khalid

KETUA EDITOR

Cik D.Joyce Christina Dharmaraj - (UPP)

EDITOR

En Mohamad Nor Azam Bin Sabtu - (UPP)

Pn Shabibah Bt Bachok - (UK&P)

Pn Nor Rosita Bt Idris - (UP&P)

Pn Juliyana Bt Abd. Rahim - (UPP)

Pn Nik Athirah Bt Nik Abdullah- (UTeknikal)

Pn Norhafiza Bt Burhanuddin - (UTeknikal)

Pn Nor Sakilawati Bt Abd. Wahab - (UPPD)

Pn Norhaslinda Bt Mahadi - (UAplikasi) Pn Siti Nurbaya Bt Yaudin - (UAplikasi)

Pn Norfarazila Bt Abd. Rahim - (UK&P)

Pn Rohaiza Bt Manab - (UPP)

En Mohd Nazri Bin Hassan - (UPP)

Pn Nor Azila Bt Ramli - (UPPD)

PwC - Service Provider : Perakaunan Akruan

The IA Group - System Integrator

PENYELARAS PENERBITAN

En Amin Husni Latfi Bin Anuar - (PwC)

En Nik Shazwan Hariz Bin Nik Abdullah - (PwC)

PENYELARAS PENGEDARAN

Pn Norayu Bt Hj Amir - (UPP)

Cik Nor Aniza Bt Rahman - (UPP)

Dari Meja Editor...

Edaran Dalaman

Isu No.4 FOKUS AKRUAN

S alam sejahtera kepada para pembaca yang dikasihi. Semoga kita masih bersemangat untuk terus menuju ke Go Live 2015 !

Fokus Akruan edisi ke empat ini akan memberi penekanan mengenai proses to be bagi sistem 1GFMAS. Latihan bagi sistem 1GFMAS kepada trainers yang dikendalikan oleh pihak Unit Pengurusan Perubahan (UPP) dan The IA Group kini sedang berlangsung.

Melalui proses to be ini, anda akan dapat mengetahui impak perubahan yang akan dialami kelak di antara proses sedia ada dan yang akan datang.

Semoga semangat kita terus meningkat menjelang Go Live 2015!

SELAMAT MEMBACA!

“When we are no longer able to change a situation - we are challenged to change

ourselves.”

Viktor E. Frankl

Bilakah latihan 1GFMAS akan dilaksanakan?

Latihan 1GFMAS

bermula dari

Ogos hingga

Disember 2014.

SENYUM AKRUAN

http://www.brainyquote.com/quotes/quotes/v/viktorefr121087.html



http://www.brainyquote.com/quotes/authors/v/viktor_e_frankl.html

3

FOKUS AKRUAN Edaran Dalaman

Isu No.4 September 2014

Isu No 4 - SEP 2014


SKOP 1GFMAS

Pelaksanaan Sistem 1GFMAS akan memberikan perubahan terhadap proses kerja ( proses to be) untuk :

- Bayaran - Terimaan - Gaji - Pukal

Dalam isu ini, kami akan menumpukan kepada proses to be bagi bayaran dan juga terimaan.

Harmonize: Penyelenggaraan lejer tunai dan akruan di dalam satu sistem.

Integrate: 1GFMAS akan berintegrasi dengan sistem-sistem utama kerajaan yang lain.

Centralize: Satu sistem berpusat. Upgrade: Penambahbaikkan sistem

SAP 4.7 kepada sistem ECC 6.0.

OBJEKTIF

PENGENALAN PROSES TO BE

FICO : Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO) adalah 2 komponen dalam sistem SAP. Kedua- dua komponen ini berkait rapat dan aliran data antara dua komponen ini sering berlaku.

MM : Komponen Materials Management (MM) mewakili fungsi perolehan, inventori dan verifikasi invois dalam operasi harian. HCM : Modul Human Capital Management (HCM) dalam SAP membolehkan semua maklumat sumber manusia dipusatkan. HCM bertanggungjwab dalam pengurusan gaji, rekod masa, penyelenggaraan data kakitangan dan organisasi. Ia juga boleh membantu di dalam perancangan dan kawalan aktiviti kakitangan.

Menaik taraf sistem GFMAS yang ada pada masa kini termasuk semua

peningkatan ‘functional’ yang diperlukan bagi menampung keperluan bisnes dan pertukaran polisi.

1 Melaksanakan perakaunan tunai dan perakaunan akruan secara selari pada tahun

2015. Ini akan memerlukan penyusunan semula ‘Chart of Accounts’ yang sedia ada.

Memusatkan kesemua 37 sistem GFMAS yang berasingan kepada 1 sistem berpusat yang

dinamakan 1GFMAS. Ini akan membolehkan JANM mengurangkan kerumitan dalam penyelenggaraan dan penyatuan data daripada pelbagai sumber.

Menggantikan 7 sistem legasi JANM dengan sistem 1GFMAS bagi memperbaiki proses-proses

kerja dan menghasilkan jumlah kos pemilikan yang lebih rendah.

Menggunakan teknologi yang terkini untuk mencapai integrasi yang lebih stabil dan lancar

di antara 1GFMAS dengan sistem-sistem utama kerajaan yang lain.

Meningkatkan produktiviti dan kecekapan kerja dengan menggalakkan lebih automasi dan

mengurangkan penggunaan kertas.

2

3 4

5 6

PENERANGAN FICO, MM & HCM

4



Isu No 4 - SEP 2014


PROSES BAYARAN TO BE (DENGAN PESANAN) - DISTRIBUTED PROCESSING

PTJ PEJABAT PERAKAUNAN

PESANAN TEMPATAN / INDEN KERJA/ KONTRAK/ WARAN UDARA

SEDIA & PERAKU

TIDAK

YA

TEPAT ?

CETAK PT

PERAKU TERIMAAN

BARANG (GRN/DO)

PAYMENT RUN PERAKU 1 & 2

di Arahan Pembayaran

Bagi pembayaran pesanan tempatan ePerolehan, perakuan 1 dan 2 dibuat

melalui sistem 1GFMAS.

Payment run akan dilakukan di AO

melalui modul AP (1GFMAS) dan

seterusnya membuat pembayaran melalui perbankan internet.

Token akan menggantikan

smartkad

SEMAK KETEPATAN CHARGELINE/ KOD PERAKAUNAN

5



Isu No 4 - SEP 2014


PROSES BAYARAN TO BE (TANPA PESANAN PEMBELIAN KERAJAAN) - DISTRIBUTED PROCESSING

PTJ PEJABAT

PERAKAUNAN

SEDIA & KEMASKINI SEMAK KETEPATAN CHARGE LINE/

KOD PERAKAUNAN

TIDAK

YA

TEPAT ?

Tanpa Pesanan Tempatan - Tuntutan Perjalanan /

Pendahuluan Diri

PERAKU 1 & 2 di Arahan Pembayaran

Payment run akan dilakukan di AO melalui modul AP (1GFMAS) dan

seterusnya membuat pembayaran melalui perbankan internet.

PAYMENT RUN

Token akan menggantikan

smartkad

6



Isu No 4 - SEP 2014


PROSES TERIMAAN TO BE - DISTRIBUTED PROCESSING

PTJ IBU PEJABAT JANM PEJABAT PERAKAUNAN

• RESIT PERBENDAHARAAN

• BUKU TUNAI • LEJAR BANK

KAUNTER / ONLINE

DOKUMEN MANUAL-KIOSK

(PENYATA PEMUNGUT MANUAL)

TERIMA DANA

Bagi proses terimaan, PTJ akan menggunakan Cash Desk Receipting melalui 1GFMAS dan bukan lagi melalui eTerimaan.

• BIL

• RESIT

• BANK - IN

PENYATA PEMUNGUT

JANA LAPORAN : CEK TAK LAKU AKAUN BELUM TERIMA LAPORAN URUSNIAGA HARIAN

PINDAHAN DANA

7



Isu No 4 - SEP 2014


Lancarkan Internet Explorer dan taip URL 1GFMAS

Pengguna perlu memasukkan Username dan Password untuk Log Masuk

Laman utama Portal akan dipaparkan

PENGENALAN KEPADA PORTAL JANM & SAP GRAPHIC USER INTERFACE (GUI)

Di ruangan Desktop, klik pada ikon SAP Log On

Bagi membolehkan pengguna mengakses Portal JANM dan juga SAP GUI, pengguna memerlukan token yang akan menghasilkan nombor akses yang unik bagi setiap pengguna.

Permohonan token tersebut hendaklah dilakukan melalui MAMPU menjelang GO LIVE 2015 kelak.

Pengguna hanya akan dapat mengakses kepada modul berdasarkan capaian yang dibenarkan.

Perisian SAP GUI dan URL JANM Portal akan dilaksanakan pada setiap komputer pengguna.

PANDUAN UMUM—CARA LOG MASUK MELALUI PORTAL

PANDUAN UMUM—CARA LOG MASUK MELALUI SAP GUI

Pengguna hanya akan dapat mengakses kepada modul berdasarkan capaian yang

dibenarkan.

1. Taip nombor Client Contoh: 200

2. Taip Username dan Password

3. Klik Enter

8


Isu No.4


Isu No 4 - SEP 2014

03 8882 1018 [email protected] www2.anm.gov.my

September 2014

03 8882 1018 [email protected] www2.anm.gov.my

Technology is nothing. What’s

important is that you have a faith in people, that they’re basically good and

smart, and if you give them tools, they’ll do wonderful things with them.

–Steve Jobs

Untuk pengetahuan lanjut mengenai Proses to be atau sebarang pertanyaan

berkenaan modul / sistem sila hubungi : [email protected]

LATIHAN SISTEM 1GFMAS DI SELURUH MALAYSIA - SEPTEMBER - DISEMBER 2014

Tahukah anda…

Hanya tinggal 3 bulan lagi untuk

migrasi ke 1GFMAS !

Sokongan, komitmen dan

kerjasama anda semua adalah diperlukan bagi memastikan

transformasi ini dapat dilaksanakan dengan jayanya.

Perlis 992 Pengguna

Kedah 2,154 Pengguna

Pulau Pinang 1,877 Pengguna

Perak 3,968 Pengguna

Selangor 1,386 Pengguna

Negeri Sembilan 1,476 Pengguna

Melaka 1,655 Pengguna

Johor 4,112 Pengguna

Terengganu 2,037 Pengguna

Pahang 2,769 Pengguna

Wilayah Persekutuan Putrajaya

JPM: 924 Pengguna MOF: 740 Pengguna MOTAC: 206 Pengguna KKMM: 280 Pengguna KLN: 12 Pengguna MOA: 518 Pengguna KPDNKK: 107 Pengguna KKR: 305 Pengguna KKLW: 121 Pengguna KeTTHA: 81 Pengguna KPM: 1,939 Pengguna MOSTI: 202 Pengguna

MOD: 952 Pengguna KBS: 104 Pengguna KSM: 148 Pengguna KPWKM: 121 Pengguna KWP: 39 Pengguna MITI: 40 Pengguna MOT: 322 Pengguna KDN: 923 Pengguna KKM: 224 Pengguna NRE: 287 Pengguna KPKT: 299 Pengguna KPPK: 22 Pengguna

Kelantan 1,831 Pengguna

Sarawak 5,346 Pengguna

Sabah 5,087 Pengguna

Wilayah Persekutuan Labuan 504 Pengguna

fokus akruan isu no. 4

Documents