HASIL DARI SEMAKAN OLEH JU KEW PADA 17-20 JANUARI 2016

BIL ISU RUJUKAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1 Pembelian Kertas A4 menggunakan peruntukan SUWA tiada kelulusan

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8/2012 Buku Tatatacara Pengurusan Perakauan

Kumpulan Wang Suwa (TPPKWS)

Pembelian mengunakan Peruntukan SUWA hendaklah mendapatkan kelulusan kecuali pengangkutan murid, makan minum murid, duit kocek murid, barang habis guna untuk aktiviti murid yang disertakan oleh surat dan kertas kerja program.

Sebelum tandatangani cek, PGB hendaklah memastikan dokumen kelulusan ada dan dokumen Pesanan Tempatan (LO) dan Nota Minta (NM) lengkap berserta kertas kerja.

2. Sebutharga bagi perolehan melebihi RM20,000 terutama buku, toner, kertas.

Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1/2014 (1PP-Perolehan)

Surat Pekeliling Pengkelasan 1 item TPPKWS

Sebarang perolehan bekalan dan perkhidmatan melebihi RM20,000

Perolehan buku rujukan, buku cerita, buku panduan, buku latihan adalah di bawah 1 item, oleh itu perolehan melebihi RM20,000 setahun hendaklah dibuat melalui proses sebutharga ringkas iaitu sebutharga ‘B’ dan hendaklah memilih hanya satu syarikat sahaja.

Bagi sekolah yang telah membuat perolehan lebih dari satu syarikat hendaklah mengambil tindakan seperti berikut:-

o Sebutharga ditawarkan mengikut kategori (Contoh: Syarikat A - Buku Cina, Syarikat B – Buku BM,BI).

o Syarat Sebutharga wajib diletakkan seperti

Pembelian akan dilakukan secara runcit bagi tahun tersebut.

Pihak sekolah tidak akan terikat

dengan pembekal yang menawarkan harga yang rendah.

Pihak sekolah bebas membuat pilihan serta boleh melantik lebih dari satu pembekal dalam sebutharga ini .

Pembekal boleh untuk menawarkan sebutharga secara sebahagian atau keseluruhan barang,item.

Dan syarat-syarat yang sedia ada mengikut buku TPPKWS

3. Salah maksud belanja Contoh peruntukan Yuran Khas

Sekolah telah membeli alatan sukan sebagai stok sekolah. Oleh itu, pihak sekolah haruslah membuat pelarasan dengan peruntukan yang sepatutnya. Pastikan maksud belanja adalah betul dan mengikut SPK 8

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8/2012 Pelarasan ke lajur sebenar hendaklah dibuat dengan syarat lajur sebenar baki mencukupi.

Penggunakan bagi aktiviti murid mesti disertakan dengan kertas kerja.

4. Dokumen Pembayaran / Baucar bayaran tidak lengkap

TPPKWS Sebelum menandatangani cek untuk bayaran kepada pembekal, PGB hendaklah memastikan perkara berikut telah lengkap:-

i. Kertas kerjaii. Sebutharga

iii. Nota Minta pastikan lengkap dengan butiran, tandatangan, baki, tarikh

iv. LO pastikan lengkap dengan butiran, tandatangan, tarikh, cop

v. Invois

5. Pembelian barang ICT tiada kelulusan Rujuk Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1/2014 – Garis Panduan Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Initiatif ICT Bahagian, Jabatan/Agensi dan Badan Berkanun Di bawah KPM.

TPPKWS

Rujuk Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1/2014 – Garis Panduan Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Initiatif ICT Bahagian, Jabatan/Agensi dan Badan Berkanun Di bawah KPM.

Sebarang perolehan peralatan ICT seperti di dalam SP ICT KPM Bil.1/2014 atau software hendaklah mendapat kelulusan JPICT

Pembelian aircond perlu mendapat kelulusan JKR dan KPM

Pembelian hendaklah dilakukan setelah terimanya kelulusan.

6. Penggunaan tarikh selepas menandatangani dokumen

TPPKWS Pengurus Sekolah perlu pastikan selepas menandatangani dokumen kewangan hendaklah diletakkan tarikh.

Sebagai contoh : penyata bank, slip bank

7. Penyata Penyesuaian Bank TPPKWS Hendaklah dibuat selepas 14 hari menerima penyata bank. Penyata bank hendaklah dicop tarikh terima dan disahkan oleh Pengurus sekolah.

8. Baki Peruntukan PCG tidak dibelanjakan

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8/2012 TPPKWS

Rancang perbelanjaan setelah menerima PCG Buat mesyuarat bersama ketua panitia/subjek

dan ABM Pastikan peruntukan dibelanjakan mengikut

ABM Mesyuarat JPKA hendaklah diadakan pada akhir

setiap suku tahun bagi memastikan prestasi perbelanjaan.

9. Penggunaan Panjar Wang Runcit Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8/2012 TPPKWS

Had perbelanjaan satu resit adalah RM200 Tidak dibenarkan pecah kecil

Hanya perbelanjaan kecemasan sahaja dibenarkan melebihi RM200

Resit perlu disahkan oleh ketua panitia/bidang/GPK

10. Aset Alih Kerajaan 1pp.treasury.gov.my AM 2.1

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8/2012

Aset Alih terbahagi kepada 2 iaitu:-i. Harta Modal – bernilai RM2,000 atau

lebih setiap unit.ii. Aset Alih Bernilai Rendah (ABR) –

bernilai sehingga RM1,999 setiap unit

Perolehan melebihi RM5,000 atau melebihi 30% daripada keseluruhan PCG matapelajaran setahun perlu dapat kelulusan JPNJ - Bagi Sekolah Rendah

Perolehan melebihi RM10,000 atau melebihi 30% daripada keseluruhan PCG matapelajaran setahun perlu dapat kelulusan JPNJ - Bagi Sekolah Menengah

11. Stok Inventori 1pp.treasury.gov.my AM 6.1

Barang-barang stok yang belum digunakan dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan contoh alatan pejabat, alatan sukan dsbnya.

Perlu didaftarkan ke dalam kad petak (KEW.PS4) walaupun ianya sekadar penggunaan terus dikeluarkan.

SENARAI SEMAK PEROLEHAN SEBELUM PENGETUA/GURU BESAR MENANDATANGANI CEK

PEROLEHAN BEKALAN

PESAN

NOTA MINTA YANG LENGKAP

PESANAN TEMPATAN YANG LENGKAP

SEBUTHARGA DARI PEMBEKAL /PERBANDINGAN HARGA

INVOIS DARI PEMBEKAL

PENYATA BANK YANG TERKINI

LAMPIRAN Q (1PP-1 ITEM) JIKA PEMBELIAN MELEBIHI RM 20,000 SETAHUN

SIJIL DAFTAR SYARIKAT (SSM)

BORANG PENDAFTARAN PEMBEKAL ( PK 07-1)

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL (PK07-2)

PEROLEHAN PERKHIDMATAN/PENYELENGGARAAN/PROGRAM

PESAN

NOTA MINTA YANG LENGKAP

PESANAN TEMPATAN YANG LENGKAP

SEBUTHARGA DARI PEMBEKAL /PERBANDINGAN HARGA

INVOIS DARI PEMBEKAL

PENYATA BANK YANG TERKINI

LAMPIRAN Q (1PP-1 ITEM) JIKA PEMBELIAN MELEBIHI RM 20,000 SETAHUN

SIJIL DAFTAR SYARIKAT (SSM)

BORANG PENDAFTARAN PEMBEKAL ( PK 07-1)

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL (PK-2)

SURAT AKUAN PENERIMAAN BAGI PROGRAM JIKA PEMBEKAL MERUPAKAN ORANG PERSEORANGAN

KERTAS KERJA/MINIT MESYUARAT