1

PENGURUSAN DAN

PEMBUATAN KEPUTUSAN

(FEM 3201)

BUKRYMAN SABRI

Jabatan Pengurusan Sumber & Pengajian Pengguna

2

KULIAH 3:

PENGENALAN KEPADA

PENGURUSAN ORGANISASI

3

Definisi Organisasi

Sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada

manusia yang bekerjasama dan saling

bergantung antara satu dengan yang lain bagi

mencapai matlamat individu, kumpulan dan

organisasi.

4

Ciri-Ciri Organisasi

Hierarki atau tingkat autoriti.

Terdapat struktur organisasi atau pembahagian

kerja.

Terdapatnya peraturan, dasar, prosedur dan

sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti

organisasi.

5

Definisi Pengurusan

Pengurusan sebagai proses perancangan,

penyusunan, pengarahan dan pengawalan

usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan

menggunakan semua sumber organisasi secara

cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat

organisasi.

6

Fungsi Pengurusan

1. Perancangan :

– Tujuan & Objektif : kenalpasti perkara yang hendak

dicapai berdasarkan matlamat penubuhannya.

– Strategi : Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan

matlamat Jabatan.

– Mengatur program atau projek mengikut strategi

yang berasaskan matlamat organisasi.

7

Fungsi Pengurusan

2. Penyusunan:

– Melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf.

– Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja

mengikut aktiviti dan tingkat autoriti.

– Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber

manusia, orientasi latihan, program keselamatan

dan program kebajikan.

8

Fungsi Pengurusan

3. Pengarahan :

– Fungsi penting bagi menjamin aktiviti organisasi

berjalan dengan teratur, lancar serta dalam suasana

harmoni.

– Terlibat faktor motivasi, kepimpinan dan sistem

komunikasi.

9

Fungsi Pengurusan

4. Pengawalan :

– Bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai

mengikut perancangan.

– Masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan

langkah tertentu diambil.

– Sifat kakitangan yang ada hubungan dengan

prestasi dan tingkah laku diberi perhatian dan

diawasi.

10

Tanggungjawab Pengurus

1. Penyelaras : Mengawasi aliran kerja serta

meyatupadukan kakitangan yang berada di

bawah tanggungjawabnya dalam organisasi.

2. Bertanggungjawab menggunakan segala

sumber dengan cekap dan berkesan untuk

mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

11

Tanggungjawab Pengurus

3. Menetapkan keutamaan projek yang hendak

dicapai.

4. Mewujudkan matlamat, perundangan, dasar dan

implementasi strategi.

12

Peranan Pengurus

Mengikut Henry Mintzberg dalam bukunya The

Manager’s Job : Folklore & Fact :

– Peranan Pengurus dibahagi kepada 3 bahagian:

Peranan sebagai penghubung atau orang pengantara

bagi mendapatkan maklumat luar.

Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.

Peranan sebagai pembuat keputusan berdasarkan

maklumat yang lengkap dan kemaskini.

13

Tahap Pengurus

1. Pengurusan Atasan : terlibat dalam perancangan

jangka panjang organisasi, membuat dasar serta

analisa perkara yang berlaku di persekitaran luaran.

(Pengurusan Strategik)

2. Pengurusan Pertengahan : Penyelarasan dan

pengawalan kerja pada peringkat bahagian atau unit

bagi mencapai matlamat di atas.( Perancangan

Tektikal)

14

Tahap Pengurusan

3. Pengurus Bawahan : Mengawasi kerja-kerja

harian di bahagian operasi mengikut

perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak

pengurusan atasan dan pengurusan

pertengahan.(Perancangan Operasi)

15

Penilaian Kejayaan Pengurusan

Boleh diukur berdasarkan :

– Kecekapan

– Keberkesanan ( sejauh mana strategi mencapai

matlamat )

– Produktiviti ( penggunaan tenaga manusia)

– Kualiti Prosedur ( kepuasan pelanggan)

– Perkhidmatan yang ditawarkan.

16

Prinsip Pengurusan

Henri Fayol (1841 – 1925): digelar sebagai bapa

pemikiran Pengurusan menggariskan 14 prinsip

pengurusan :

– Pembahagian Kerja : pembahagian kerja yang

khusus dapat meningkatkan produktiviti.

– Autoriti : Autoriti sebagai hak untuk memberi arahan

dan sebagai kuasa untuk menarik seseorang

menurut arahan itu.

17

Prinsip Pengurusan

– Disiplin : menurut arahan dan prosedur serta

menghormati persetujuan yang telah dibuat di antara

organisasi dan kakitangan.

– Satu perintah : mendapatkan arahan daripada

seorang ketua sahaja bagi mengelakkan kekeliruan

dan konflik.

– Satu arahan : aktiviti yang mempunyai objektif yang

sama hendaklah disatukan dan diurus oleh seorang

ketua.

18

Prinsip Pengurusan

– Mengutamakan kepentingan organisasi .

– Pembayaran upah.

– Penurunan kuasa : kepada kakitangan bawahan

untuk menjalankan tugas dengan berkesan.

– Rantai pemerintahan: melalui aliran komunikasi

formal di dalam organisasi.

19

Prinsip Pengurusan

– Susunan kakitangan.

– Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan

kepada organisasi.

– Kestabilan personel : Firma yang berjaya

mempunyai kumpulan pengurus yang stabil.

20

Prinsip Pengurusan

– Inisiatif : kakitangan diberi kebebasan untuk

memajukan dan mengimplementasi rancangan.

– Kekitaan : keharmonian di kalangan kakitangan

mewujudkan perpaduan dan keteguhan organisasi.

21

Komunikasi dalam Organisasi

1. Saluran Menegak : Dari atas ke bawah lebih

bersifat arahan, perintah berhubung sesuatu

tindakan yang harus di ambil.

2. Saluran mendatar : Di mana hierarki autoriti

yang sama berkomunikasi.

22

Model Penambahbaikan Kualiti

1. Tentukan matlamat penambahbaikan

2. Tentukan kaedah

3. Latih kakitangan

4. Laksanakan penambahbaikan

5. Menilai pencapaian

6. Seragamkan proses

7. Ambil tindakan pembetulan.

23

Rumusan

1. Pengurus mestilah mempunyai konsep yang jelas tentang tujuan, misi unit dan organisasi.

2. Pengurus mestilah menilai dengan realisitik.

3. Pengurus memikir masa depan organisasi dan membuat perubahan mengikut keperluan pelanggan.