BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Latihan industri merupakan sebahagian daripada kursus wajib yang perlu

diambil oleh semua pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

(KPTM), setiap pelajar diwajibkan menjalani latihan industri selama satu semester

sebelum sijil atau diploma. Latihan industri ini dilakukan selama 4 bulan 15 hari

difirma atau organisasi yang telah dipilih sendiri oleh pelajar atau yang telah

ditetapkan.

Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan

yang bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam

bidang akademik mahupun bukan akademik dengan semangat penampilan

profesionalisme yang tinggi.

1

Selain itu, memberi pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia

pekerjaan di samping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Pelajar

telah menjalani latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Sepanjang

tempoh latihan, pelajar didedahkan pelbagai aktiviti-aktiviti dalam bidang tugas,

walaupun bidang tugas tidak dilakukan sepenuhnya oleh pelajar atas sebab tujuan

keselamatan, pelajar tetap diberi penerangan dan tunjuk ajar yang jelas dan cukup

berguna sebagai pengetahuan am, selain itu, pelajar dapat mempelajari corak

pentadbiran dan pengurusan, selain didedahkan dengan persekitaran kerja yang

sebenar dan dapat mempelajari kemahiran social seperti komunikasi dan hubungan

social.

Di akhir latihan industri, pelajar di harap dapat mencapai objektif dan

memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari dalam menghadapi cabaran era

globalisasi dunia hari ini yang semakin mencabar.

1.2 Objektif Latihan Industri

Setiap pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, akan

menjalani latihan industri di firma-firma kerajaan atau swasta selama tempoh satu

semester bagi melayakkan pelajar memperolehi sijil atau diploma yang telah diambil

oleh pelajar tersebut di Politeknik berkenaan. Di antara objektif latihan seperti

berikut:

a) Membina personality individu yang boleh bekerja secara berpasukan,

amanah, berkeyakinan dan bertanggungjawab.

b) Memberi peluang kepada pelajar mendapatkan kerja di dalambidang

yang berkaitan dengan pengajian mereka.

2

c) Boleh berkomunikasi dengan berkesan serta mematangkan pemikiran

pelajar.

d) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik.

e) Memahami budaya kerja (corporate culture) sebagai persediaan

menghadapi alam pekerjaan.

1.3 Objektif Laporan Industri

Setiap pelajar yang sedang menjalani latihan industri dibekalkan dengan

buku laporan harian yang berkaitan dengan latihan industri mereka, bagi pelajar

yang telah selesai menjalani latihan industri, pelajar diwajibkan untuk menyediakan

satu laporan khas latihan industri, laporan ini adalah berdasarkan kerja yang

dilakukan semasa menjalani latihan industri selama satu semester. Antara objektif

laporan latihan industri adalah seperti berikut:

i. Memberi gambaran kepada pembaca mengenai kegiatan gerak kerja

yang dilakukan oleh pelajar dan seterusnya peranan jabatan atau

firma tersebut.

ii. Sebagai buku untuk mengumpulkan segala maklumat dan data yang

diperolehi semasa menjalani latihan industri.

iii. Menerangkan lebih jelas kerja yang dibuat berdasarkan buku laporan

harian pelajar.

iv. Sebagai gambaran awal rujukan kepada pelajar yang akan menjalani

latihan industri.

v. Sebagai rujukan kepada pengurusan syarikat untuk

menambahbaikkan kepada syarikat pada masa akan datang.

vi. Memenuhi syarat penganugerahan sijil atau diploma Politeknik

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

3

1.4 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Setiap pelajar yang mengikuti Pengajian di Politeknik Kementerian Pengajian

Tinggi Malaysia, telah diwajibkan untuk menjalani latihan industri selama satu

semester, bagi pelajar yang mengambil Diploma, mereka akan menjalani latihan

industri pada semester yang keenam. Latihan industri diwajibkan kepada setiap

pelajar sebelum melayakkan mereka untuk di anugerahkan Diploma tersebut.

Kepentingan latihan industri kepada pelajar ialah untuk mendedahkan kepada

pelajar suasana kerja yang sebenar, sebelum mereka melangkah kealam pekerjaan

yang sebenarnya, pendedahan awal seperti menjalani latihan industri dapat

memantapkan jati diri pelajar, selain dapat memberi semangat kepada pelajar untuk

meneruskan pengajian mereka sehingga tamat dan memperolehi sijil atau diploma

mereka.

Setelah menjalani latihan industri, pelajar akan lebih yakin dan mengetahui

persekitaran kerja yang sebenar, ini dapat membantu pelajar untuk mempraktikkan

apa yang telah dipelajari di dalam bilik kuliah atau bengkel pada kehidupan yang

sebenar. Dengan cara ini akan dapat menambahkan pengetahuan dan pengalaman

pelajar itu sendiri.

4

BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi (SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD)

Rajah 2.1.1 Logo Syarikat

5

GANDINGAN WIBAWA SDN BHD (GWSB) merupakan sebuah syarikat

yang ditubuhkan pada tahun 2005 berbekalkan pengalaman yang jitu selama 11

tahun dalam bidang pembinaan khusus yang menyeluruh kepada pelanggannya

tidak kira bangunan, rumah, longkang mahu pun jalanraya. Syarikat ini sekarang

bergiat aktif untuk menyertai kerajaan dan kontrak sektor swasta secara agresif

seperti kerja-kerja bangunan dan kerja-kerja awam. Syarikat ini diterajui oleh Mohd

Syukri Bin Mohd Ali bersama 4 orang kakitangan yang lain. Sayrikat ini merupakan

salah satu daripada 3 anak syarikat Haji Ali Group.

Rajah 2.1.2 Carta Organisasi Haji Ali Group ( Syarikat induk Gandingan Wibawa

Sdn Bhd )

Syarikat Gandingan Wibawa sdn Bhd disokong oleh kakitangan tersebut

yang sangat berpengalaman dan mahir, ia berusaha untuk mencapai tahap

kecemerlangan dengan memberikan penekanan yang besar dalam menyediakan

kualiti, kebolehpercayaan, kecekapan, kos efektif dan pada masa penyelesaian

selaras dengan keperluan khusus pelanggan.

6

Sejak ditubuhkan kini, syarikat ini telah menunjukkan prestasi kerja yang

memberangsangkan. Keberkesanan itu adalah hasil daripada maklum balas yang

diterima daripada para pelanggan yang menggunakan perkhidmatan firma ini untuk

sebarang projek pembangunan syarikat mereka. Keyakinan dan kepercayaan itu

telah didorong oleh tahap kecekapan dan penelitian kerja yang menjadi faktor

utama syarikat ini melahirkan keyakinan dan kepercayaan pelanggan terhadap mutu

kerja yang dihasilkan.

Ini jelas menunjukkan pelanggan berpuas hati dengan hasil kerja yang

ditunjukkan oleh syarikat ini sehingga terdapat penambahan bilangan projek dari

masa ke semasa sepanjang tempoh syarikat ini beroperasi yang terdiri daripada

syarikat-syarikat kerajaan mahupun swasta.

Selain daripada perkhidmatan yang disediakan, syarikat Gandingan Wibawa

Sdn Bhd turut menyediakan perkhidmatan sewaan jentera ‘case’ dan lori. Ini bagi

menambahkan pendapatan syarikat selain dari turut membantu dalam kerja-kerja

pemunggahan serta pengalihan yang mana tidak dapat dilakukan oleh tenaga

manusia.

7

2.2 Profil Syarikat

Nama Syarikat : SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD

Tarikh Daftar : 02 HbDisember2005

Alamat Premis : Lot 208, Jalan Kuala Krai, Kok Lanas

16450 Kota Bharu, Kelantan. Darul Naim.

Telefon/Faks : 09-7880778 / 09-7880777

E-Mail : Gwsb_007@Yahoo.Com

No. Pendaftaran : 777473-H

Bank : Rhb Islamic Bank Berhad

Cawangan Ketereh

16450 Kota Bharu,

Kelantan. Darul Naim

Rakan Kongsi : Mohd Syukri Bin Mohd Ali

Siti Aminah Binti Mohd Ali

Modal Yang Dibenarkan : Rm 500,000.00

Modal Berbayar : Rm 250,000.00

8

2.3 Lokasi

Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd terletak di Jalan Kuala Krai

berdekatan dengan pasar lama Kok Lanas yang mana diseberang jalannya adalah

kedai makanan segera yang terkenal iaitu KFC. Lokasinya agak terpinggir daripada

bangunan lain namun ia dianggap strategic bagi syarikat pembinaan kerana dapat

mengelak gangguan kebisingan terhadap premis lain kerana jentera berat seperti

‘case’ dan lori sering berhenti di syarikat untuk mendapatkan pembayaran atau lain-

lain urusan.

Lokasi ini juga menguntungkan kerana berada betul-betul di hadapan jalan

besar yang mana akan memudahkan mana-mana pihak untuk mencari pejabat

syarikat ini. Mempunyai tempat letak kereta yang cukup untuk pelanggan bagi

waktu-waktu tertentu.

Waktu berurusan Syarikat Gandingan Wibawa Sdn. Bhd

Ahad – Khamis

8.30 pagi – 5.00 petang

Rajah 2.1.1 Lokasi Syarikat

9

2.4 Carta Organisasi Syarikat

Rajah 2.4.1 Carta Organisasi Syarikat

10

MOHD SYUKRI BIN MOHD ALI

PENGARAH URUSAN & PENGURUS PROJEK

SITI NOOR AIN BINTI HASHIM

PEMBANTU URUSAN

MOHD SUFIAN NOOR BIN HUSSAIN

PERNYELIA TAPAK

AMIRUDDIN BIN AHMAD TARMIZI

PENGARAH & JURUTERA

2.5 Kerja Dan Tanggungjawab

1. Mohd Syukri bin Mohd Ali

Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kuantiti Juruukur

             (Pengarah Urusan)

a) Menyelaras keseluruhan projek dari segi kedua-dua projek fizikal dan kewangan.

b) Pembuat keputusan bagi pihak syarikat.

c) Menjalankan pentadbiran kontrak dari awal hingga akhir projek

d) Menyelaras kerja-kerja merundingkan perintah perubahan untuk lulus ke harga

pembinaan.

2. Amiruddin Bin Ahmad Tarmizi

Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Awam (Kepujian)

             (Jurutera)

a) Bertanggungjawab merancang, penjadualan, menjalankan dan menyelaras aspek

teknikal dan pengurusan projek. .

b) Bertanggungjawab untuk menyiapkan setiap projek.

c) Memerlukan berhubung rapat dengan pelanggan-pelanggan projek diberikan.

d) Mengambil bahagian dalam mesyuarat Pelanggan / kontraktor dan

menyelesaikan isu-isu Pelanggan / kejuruteraan dan pengurusan projek.

e) Pemantauan Belanjawan dan pengesanan trend.

f) Membantu dalam penyediaan cadangan projek kejuruteraan.

11

3. Mohd Sufian Noor bin Hussain

Kelayakan- Diploma Kejuruteraan Awam

             (Penyelia tapak)

a) Untuk melaksanakan penyediaan tapak dari segi operasi projek termasuk buruh,

bahan dan projek-projek yang berkualiti.

b) Memastikan kemajuan projek di landasan yang betul.

c) Memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja semasa projek itu sentiasa

terjaga.

d) mengemas kini program kerja di tapak pembinaan.

e) Mewakili syarikat itu bagi apa-apa masalah dan perbincangan dengan JKR dan

lain-lain yang berkaitan.

4. Siti Noor Ain Binti Hashim

Kelayakan – Ijazah Sumber Manusia

             (Pembantu Urusan Kewangan)

a) Membantu menguruskan rekod-rekod kewangan syarikat

b) Menyediakan anggaran tuntutan kemajuan bulanan.

c) Menyediakan anggaran ukuran kuantiti sama ada untuk memerintahkan semakan

dan pengesahan.

d) membantu dalam semua kerja-kerja menyediakan dokumen-dokumen projek

12

BAB 3

RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Ringkasa Tugasan Semasa Latihan Industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah salah satu syarikat kontrak yang mana

menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan iaitu pembinaan, pembaikan, perobohan

dan bina semula dan banyak lagi yang mana berkaitan dengan kejuruteraan awam.

Gandingan Wibawa Sdn Bhd juga telah mengambil pelajar-pelajar Latihan Industri

dari mana-mana institusi dalam Malaysia. Setiap pelajar akan ditempatkan dalam

bahagian yang sesuai dalam melibatkan pengajian mereka bagi mengelakkan

berlaku sebarang masalah.

GWSB telah menyediakan tempat untuk pelajar Latihan Industri yang mengambil

kursus Perakaunan dan Kejuruteraan Awam, mereka akan dibahagikan samada

dibahagian pejabat dan tapak-tapak projek.

13

3.2 Ringkasan Laporan Harian dalam Latihan Industri

Setiap pelajar politeknik dikehendaki menulis laporan harian bagi setiap aktiviti-

aktiviti yang dilakukan semasa menjalani Latihan Industri dalam tempoh yang

ditetapkan bermula dari 19 Jun 2016 sehingga 3 November 2016.

Berikut alas ringkasan kerja @ aktiviti yang telah dilakukan:

14

MINGGU AKTIVITI

Minggu Pertama (19 Jun – 23 Jun

2016)

a) Lapor diri Latihan Industri di

GAndingan Wibawa Sdn Bhd dengan

pengurus yang merupakan penyelia

Latihan Industri di situ, iaitu Encik

Mohd Syukri Bin Mohd Ali pada 19

Jun 2016.

b) Dokumen-dokumen yang dibawa

semasa lapor diri ialah Surat

Jawapan dari organisasi, kad matrik

pelajar, dan buku laporan harian

sebagai pengenalan diri.

c) Diagihkan tugas oleh kerani syarikat

iaitu, Kak Ain dan diperkenalkan

kepada staf-staf syarikat yang lain.

d) Surat-surat Pengesahan Laporan diri

perlu dilengkapkan dan

ditandatangani oleh penyelia seperti

Kad Pengesahan Lapor Diri, Peta

Lakaran lokasi tempat Latihan

Industri untuk dihantar ke Politeknik

Kota Bharu. Kelantan.

e) Pada keesokan harinya, Encik Mohd

Syukri Bin Mohd Ali mengarahkan

untuk membantu Kak Ain dalam

kerja-kerja pendokumen semula PV

dari tahun 2014 hingga 2016.

f) Selain itu, Kak Ain turut mengajar

cara pendokumen resit-resit jualan

atau belian yang lain yang berkaitan

dengan urusan perniagaan GWSB.

15

Minggu Kedua (26 Jun – 30 Jun

2016)

a) Pada minggu kedua, syarikat

Gandingan Wibawa dalam proses

membuat permohonan untuk

mengendalikan tender bagi suatu

projek di Jalan Persiaran Rahmat,

Machang, Kelantan.

b) Membantu Kak Ain untuk menyemak

setiap helaian tender dan jika tiada

sebarang masalah, menurunkan

tandatangan sebagai saksi bahawa

setiap yang dicatatkan dalam projek

itu adalah benar. Selepas itu, jika

tiada masalah atau kesalahan untuk

diperbaiki dalam setiap harga yang

ditawarkan kepada pelanggan. Maka

cop syarikat kontraktor yang

diturunkan.

c) Menyambung kerja minggu lepas

yang tertunggak iaitu membuat

pendokumen semula baucer tunai

syarikat dari tahun 2014 hingga 2016.

Setiap baucer tunai mestilah

diasingkan mengikut tahun masing-

masing dan disusun mengikut tarikh.

Tarikh, nombor baucer tunai, detail

pembelian, amaun dan nombor cek

dicatatkan dalam senarai ringkasan

baucer tunai dengan kemas dan

teratur.

16

d) Pada hari selasa, Kak Ain tidak dapat

hadir ke pejabat atas masalah

kesihatan lalu mengarahkan saya

untuk mengemaskini buku harian

aktiviti jentera ‘case’ untuk hari

tersebut. Syarikat Gandingan Wibawa

Sdn Bhd mempunyai dua buah

jentera ‘case’ yang bernombor DCW

7411 dan DCR 7411 yang

dikendalikan oleh dua orang

pemandu yang berlainan. Untuk

mengemaskini buku harian tersebut,

saya dikehendaki untuk menelefon

kedua-dua orang pemandu dan

bertanyakan di mana beliau sekarang

bekerja untuk hari tersebut dan

menanyakan siapa di penyewa

jentera tersebut serta kos sewaan

tersebut. Detail dinyatakan dengan

kemas dan teratur serta dicatatkan di

papan kenyataan Jadual Tempahan

Case.

e) Belajar cara untuk menulis cek untuk

transaksi pengeluaran wang syarikat.

f) Hari khamis merupakan hari

pembayaran wang gaji untuk pekerja

tapak pembinaa, menolong kontraktor

mengira setiap gaji untuk setiap

pekerja.

17

Minggu Ketiga (10 Julai – 14 Julai

2016)

a) Membuat penjumlahan semula bagi

PV mengikut tahun masing-masing.

b) Melakukan pengemaskinian

menyeluruh terhadap fail projek-

projek kerajaan seperti Majlis Daerah

Machang, Majlis Daerah Pasir Mas,

dan lain-lain.

c) Membantu kontraktor membuat

pengiraan untuk gaji pekerja tapak

pembinaan.

Minggu Keempat (17 Julai – 21 Julai

2016)

a) Mengasingkan baucer tunai mengikut

projek masing-masing. Setiap projek

disusun di dalam fail kertas berwarna

coklat dan disatukan menggunakan

‘plastic fastener’.

b) Belajar cara membuat invois dengan

Kak Ain, setiap invois mesti

dinyatakan kepada siapa invois itu

ditujukan, tarikh invois ditulis, detail

tuntutan invois dan jumlah amaun

invois yang akan dituntut.

c) Membantu kontraktor mengira dan

membahagikan wang gaji kepada

pekrja tapak pembinaan.

18

Minggu Kelima (24 Julai – 28 Julai

2016)

a) Belajar cara menulis baucer tunai

dengan Kak Ain, antara perkara yang

harus dinyatakan dalam baucer tunai

adalah tarikh, nama pengarah,

senarai pembayaran yang dibuat,

amaun pembayaran, nombor cek

bank dan tandatangan sebagai

penyedia baucer tunai. Selepas itu,

setaip baucer yang dikeluarkan harus

ditandatangai oleh pengarah untuk

disahkan.

b) Belajar cara memasukkan wang

kedalam akaun syarikat untuk setiap

pembayaran yang diterima oleh

syarikat.

c) Melakukan pengemaskinian terbaru

untuk fail projek-projek kerajaan.

d) Membantu kerani dan kontraktor

membahagikan wang gaji kepada

pekerja tapak pembinaan.

Minggu Keenam (31 Julai – 4 Ogos

2016)

a) Menyemak dan mengira secara

manual senarai tuntutan kepada

syarikat Haji Ali Homes untuk

beberapa buah projek yang telah siap

dilaksanakan.

b) Pengarah syarikat mengarahkan

untuk setiap simpanan dokumen

baucer tunai mesti dibuatkan salinan

dalam bentuk ‘soft-copy’ iaitu

simpana salinan dokumen di dalam

computer.

19

c) Membantu kontraktor mengira dan

membahagikan wang gaji kepada

pemandu jentera ‘case’ dan pekerja

di tapak pembinaan.

Minggu Ketujuh (7 Ogos – 11 Ogos

2016)

a) Belajar cara menulis tempahan

belian/Purchase Order (PO) dari kak

Ain. Antara perkara yang harus

dinyatakan dalam Po adalah tarikh,

kuantiti barang yang ditempah, kadar

barang hendak ditempah dan nama

pembekal barang akan ditempah

serta nama dan tandatangan si

penyedia PO tersebut.

b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu

membuat salinan ‘soft-copy’ untuk

semua PV syarikat Gandingan

Wibawa Sdn Bhd.

c) Membuat Ringkasan Senarai Kuantiti

bagi 6 projek penyelenggaraan oleh

GWSB. Setiap senarai disertakan

dengan jumlah kos barang atau

perkhidmatan sekali.

d) HARI KHAMIS CUTI- INTERVIEW

KERJAYA DI POLITEKNIK KOTA

BHARU.

Minggu Kelapan (14 Ogos – 18

Ogos 2016)

a) Mengemaskini boranmemg sebut

harga dan ringkasan bagi beberapa

buah syarikat kontraktor dari syarikat

Seri Galang Ent, Sri Ska Ent, Jamilah

Trading dan UNDG Ent.

20

b) Mengemaskini buku aktivit harian

jentera ‘case’ yang bernombor DCW

7411 dan DCR 7411.

c) Menyambung kerja minggu lepas iaitu

membuat salinan ‘soft-copy’ untuk

semua PV syarikat Gandingan

Wibawa Sdn Bhd.

d) Menulis cek bagi syarikat Gandingan

Wibawa Sdn Bhd dan Warisan

Gandingan Sdn Bhd untuk bayaran

mingguan.

Minggu Kesembilan (21 Ogos – 25

Ogos 2016)

a) Membuat suray tawaran kerja untuk

projek yang bakal dilakukan.

b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu

membuat salinan ‘soft-copy’ untuk

semua PV syarikat Gandingan

Wibawa Sdn Bhd.

c) Menulis cek serta baucer tunai untuk

bayaran mingguan serta ‘claim’

kakitangan syarikat.

Minggu Kesepuluh (28 Ogos – 1

September 2016)

a) Mengemaskini baucer-baucer tunai

untuk projek-projek syarikat nagi

semua pembayaran yang telah

dilakukan pada minggu lepas.

b) Membuat Foto Kemajuan Kerja bagi

projek yang telah disiapkan untuk

tujuan tuntutan bayaran seperti yang

telah dipersetujui.

21

c) Membuat invois bagi sewaan Van

TBS 2058 oleh Syarikat Muqis

Resources.

d) HARI RABU- CUTI MERDEKA

e) Menulis cek untuk setiap tuntutan

kakitangan syarikat.

Minggu Kesebelas (4 September –

8 September 2016)

a) Menulis baucer tunai untuk semua

pembayaran yang dilakukan pada

minggu lepas.

b) Menulis invois kepada Haji Ali Homes

untuk semua sewaan jentera ‘case’

dan pembelian tanah.

c) Melakukan pengemaskinian semula

terhadap fail projek-projek kerajaan

iaitu Majlis Daerah Machang.

d) Membuat pengiraan untuk

pembayaran mingguan dan

mengeluarkan cek.

Minggu Kedua Belas (18 September

– 8 September 2016)

a) Mengemaskini baucer tunai projek-

projek syarikat bagi semua urusan

pembayaran yang dilakukan

sepanjang minggu lepas.

b) Mengemaskini buku aktiviti harian

jentera ‘case’ dan lori.

c) Membuat semakan semua hutang

syarikat Gandingan Wibawa dengan

syarikat-syarikat pembekal untuk

projek-projek yang telah disiapkan.

22

d) KERJA LUAR- mewakili syarikat

Gandingan Wibawa Sdn Bhd untuk

menyelesaikan tuntutan bayaran dari

syarikat induk, Haji Ali Homes Sdn

Bhd.

e) Membuat pengiraan untuk

pembayaran mingguan dan

mengeluarkan cek.

Minggu Ketiga Belas (25 September

– 29 September 2016)

a) Mengemaskini baucer tunai projek-

projek syarikat bagi semua urusan

berkaitan baucer tunai minggu lepas.

b) Menulis baucer tunai dan cek untuk

tuntutan kakitangan pada sepanjang

minggu lepas sehingga minggu ini.

c) Membuat invois untuk syarikat Muqis

Resources bagi pembelian dan

penyewaan jentera.

d) Mengemaskini buku aktiviti harian

jentera ‘case’ bernimbor plat DCW

7411 dan DCR 7411 serta van TBS

2058.

e) KERJA LUAR- KE MAJLIS DAERAH

MACHANG UNTUK

MENGURUSKAN TUNTUTAN BAGI

PROJEK YANG TELAH DISIAPKAN.

Minggu Keempat Belas (25

September – 29 September 2016)

a) Tulis baucer tunai untuk setiap

bayaran pada minggu lepas.

b) Kemaskini baucer tunai untuk

bayaran minggu lepas.

23

c) KERJA LUAR – KE MUQIS

RESOURCES UNTUK TUJUAN

TUNTUTAN PEMBAYARAN.

d) Membantu kontraktor untuk mengira

dan membahagikan wang gaji kepada

pekerja tapak pembinaan.

Minggu Kelima Belas (9 Oktober –

13 Oktober 2016)

a) Mengemaskini baucer tunai untuk

projek-projek syarikat bagi semua

urusan berkaitan dengan

pembayaran untuk minggu lepas.

b) Menulis tempahan pembelian /

Purchase Order (PO) kepada syarikat

Mat Lie yang merupakan pembekal

batang paip.

c) Mengira semua hutang tertunggak

dengan syarikat pembekal iaitu

Asahan Sdn Bhd.

d) Mengira kos tukang bagi projek

SPNB 2 untuk sepanjang tahun 2016.

e) Mengeluarkan cek bagi syarikat

Gandingan Wibawa Sdn Bhd dan

Warisan Gandingan Sdn Bhd.

Minggu Keenam Belas (16 Oktober

– 20 Oktober 2016)

a) Menulis baucer tunai bagi bayaran

mingguan untuk Gandingan wibawa

Sdn Bhd dan Warisan Gandingan

Sdn Bhd.

24

b) Mengemaskini semua fail baucer tnai

untuk van TBS 2058 kerana

kesilapan pendokumen antara fail

baucer tunai TBS 2058 dan TBS

2058 (SUPPLY).

c) Membuat invois bagi sewaan jentera

‘case’ oleh syarikat Haji Ali Homes.

d) Menulis tempahan belian/ purchase

order untuk projek Banglo Machang

Lot 6059.

Minggu Ketujuh Belas (23 Oktober –

27 Oktober 2016)

a) KERJA LUAR – MEWAKILI

SYARIKAT KE YUSRI MAJU SDN

BHD

b) Membuat invois bagi tuntutan

bayaran dengan Majlis Daerah

Machang bagi projek yang telah

disiapkan.

c) KERJA LUAR – MEWAKILI

SYARIKAT KE PEJABAT PERKESO

d) Mengemaskini baucer tunai bagi

minggu lepas.

e) Membuat surat memohon tapak

penggunaan tapak parking Majlis

Daerah Machang.

25

Minggu Kelapan Belas (23 Oktober

– 27 Oktober 2016)

a) Membuat baucer tunai dan cek untuk

gaji kakitangan dan perbelanjaan

bulanan seperti ansuran kereta dan

sewa pejaba

b) Menulis baucer tunai untuk bayaran

mingguan minggu lepas.

c) Membuat pengiraan untuk

pembayaran mingguan dan

mengeluarkan cek.

26

BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1 BAHAGIAN MENGENAI LAPORAN KEWANGAN SYARIKAT

4.1.1 Tujuan Laporan Kewangan

Laporan kewangan bertujuan:-

i. Tujuan utama penyata kewangan ini dilakukan adalah untuk menunjukkan

samada perniagaan mengalami keuntungan ataupun kerugian bagi satu

tempoh masa perakaunan. Biasanya dalam tempoh masa setahun.

Manakala kunci kira-kira akan menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu

perniagaan bagi satu tempoh masa. Kedudukan kewangan yang

dimaksudkan adalah berkenaan dengan asset, liability dan ekuiti pemilik.

Adakah asset syarikat dapat menanggung liability yang ditanggung oleh

syarikat melalui pengiraan ratio-ratio tertentu. Jadi dengan mengetahui

kedudukan kewangan syarikat maka dapatlah syarikat membuat sesuatu

perancangan masa depan syarikat tersebut dan dapat membantu dalam

membuat seseuatu keputusan yang bakal diambil kelak.

27

ii. Laporan kewangan yang lengkap dan terperinci bagi setiap urusniaga dalam

perniagaan yang lebih besar akan membolehkan secara kesilapan atau

fraud dalam perniagaan dapat ditemui. Hal ini akan membolehkan proses

pengauditan oleh juruaudit nanti akan lebih mudah dan mengurangkan kos

pengauditan. Seorang akauntan haruslah sentiasa berwaspada terhadap

kemungkinan berlakunya kesilapan dan fraud besar oleh pihak pengarah

ataupun pihak pengurusan, berbekalkan dengan kemungkinan kecuaian dan

kesilapan maklumat yang diterima.

iii. Laporan kewangan dapat membantu banyak pihak untuk membuat

keputusan. Ia dapat membantu pihak dalaman iaitu pengurus syarikat atau

pekerja-pekerja syarikat untuk mengetahui sejauh mana perjalanan

perniagaan mereka selama ini. Ini dapat membantu mereka dalam

perancangan utnuk syarikat pada masa yang akan datang dan kepada pihak

luar pula seperti bank dalam hal pemberian kredit bakal-bakal pelabur sama

ada untuk melabur atau tidak. Pemegang saham pula untuk mengetahui

sejauh manakah faedah yang mereka akan diterima dan lain-lain lagi.

iv. Hasil dari laporan kewangan ini dapat memberikan petunjuk kepada pihak

pengurusan bagi memperbaiki kecekapan perniagaan. Ini termasuk memberi

bantuan kepada pihak pengurusan untuk membaiki kawalan-kawalan

perakaunan dalam sesuatu perniagaan bagi mengelakkan daripada berlaku

sebarang kesilapan catat akan maklumat kewangan syarikat pada masa

akan dating.

28

4.1.2 Latar Belakang Kunci Kira-Kira

Kunci kira-kira merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan sesebuah perniagaan. Maklumat-maklumat yang terkandung dalam

Kunci Kira-kira ialah nama perniagaan, tajuk Kunci Kira-kira, butiran dan nilai aset,

butiran dan nilai liabiliti,serta butiran dan nilai ekuiti pemilik. Tujuan Kunci Kira-kira

disediakan adalah untuk mengetahui kedudukan kewangan sesebuah perniagaan

seperti jumlah aset, hutang, dan modal bagi suatu tempoh perakaunan.

Gambar Rajah 4.1 Format Mengira Kunci Kira-Kira

29

4.1.3 Dokumen-Dokumen Perakaunan

Sepanjang menjalani latihan industri di syarikat ini, pelajar telah mengunakan

beberapa dokumen perakaunan yang kerap kali digunakan oleh syarikat ini dalam

menjalankan urusan perniagaan mereka. Antaranya;

i. Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

ii. Baucer Tunai

iii. Nota Kredit

iv. Kaki Bank

v. Penyata Bank

vi. Pesanan Belian (Purchase Order)

vii. Invois (Invoice)

viii. Buku Cek (Cheque Book)

Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

Untuk memperketatkan kawalan dalaman syarikat biasanya menggunakan

satu dokumen kawalan yang dinamakan boucer. Baucer digunakan apabila sahaja

syarikat mengeluarkan wang bagi tujuan pembayaran kepada pembekal dan

sebagainya. Bayaran tidak akan dibuat tanpa baucer.

Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer tersebut

hendaklah disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung jawabkan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah

bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh

baucer dan tandatangan orang yang menyediakan boucer, yang menyemak boucer

dan yang meluluskan baucer perlu ada pada baucer tersebut sebelum bayaran

30

dibuat. Pehak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan bayaran adalah

sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau invois.

Kalau bayaran mengunakan cek baucer ini dinamakan baucer (bayaran)

cek. Nombor cek perlu di tulis pada baucer tersebut.Kalau tunai dibayar

menggunakan baucer ini baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai.

Baucar Tunai

Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia dikeluarkan

untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada pembekal. Ia juga boleh

dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu barang tersebut.

Gambar Rajah 4.2 Baucer Tunai Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

31

Gambar Rajah 4.3 Baucer Tunai Syarikat Warisan Gandingan Sdn Bhd

Nota Kredit

Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod

transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat pulangan

barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun perlu direkodkan

kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah hutang.

32

Kaki Bank

Kaki cek bank merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh pihak

pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek merupakan

keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas sesuatu cek tersebut

digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk mengetahui jumlah wang yang

digunakan dalam perniagaan bagi sesebuah perniagaan. Ia perlu ditulis dengan

ringkas dan tepat supaya seseorang yang membuat sesuatu akaun itu memahami

jenis perbelanjaan yang dilakukan.

Penyata Bank

Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu diberi

oleh pihak bank kepada unit kewangan Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Pada setiap

akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi akaun sesebuah

perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa perniagaan antara pihak bank

dengan pelanggan. Pihak yang membuat akaun sesebuah perniagaan sangat

memerlukan dokumen penyata bank ini untuk menyemak ketepatan catatan buku

tunai serta baki wang tunai di dalam akaun.

Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod setiap transaksi cek

keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan. Secara terperincinya, apabila

pihak planggan memasukkan aliran wang ke dalam akaun, maka pihak bank akan

merekodkan transaksi tersebut dibahagian kredit. Bagi transaksi tersebut, pihak

pelanggan akan merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran wang tunai

dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di bahagian debit

untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula, rekod tersebut perlu

dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur bank. Antara tujuan lain penyata

bank diperlukan adalah :-

33

i) Menyesuaikan baki di buku tunai dan baki di penyata bank.

ii) Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai.

iii) Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai

dan baki di penyata bank.

Pesanan Belian (Purchase Order)

Pesanan Belian atau ‘Purchase Order’ (PO) adalah surat pemesanan yang

dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan ‘Quotation’ (surat penawaran).

Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian

hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan

pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga

merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam pesanan belian

ialah pesanan dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya?

Tarikh dan tandatangan orang yang menyediakan PO ini. Nombor telefon si

pembuat pesanan dan kemana barang pesanan itu mahu dihantarkan. Dalam

syarikat ini, PO selalu dibuat kontraktor kerana ingin membuat pesanan barang

ingin dihantar ke tapak pembinaan.

34

Gambar Rajah 4.4 Resit PO Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Invois (Invoice)

Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada

pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invois ini mengandungi perincian

barang /khidmat dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah walaupun harga

tersebut telah mengalami kenaikan dari pembekal kita.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam invois ialah

bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayaran yang ditagih.

Tarikh invois dan tandatangan orang yang menyemak invois perlu ada pada invois

tersebut sebelum tuntutan bayaran dibuat.

Dan sekiranya bayaran bagi tuntutan invois itu telah dibuat, cop ‘PAID’ pada

invois tersebut bagi mengelakkan keliruan tuntutan pada masa akan dating.

35

Gambar Rajah 4.5 Invois Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Buku Cek (Cheque Book)

Cek ialah perintah bertulis kepada institusi kewangan supaya membayar

jumlah khusus dalam sesuatu mata wang seperti yang dinyatakan.

Dalam keadaan di syarikat Gandingn Wibawa Sdn Bhd, bank RHB menjadi

pilihan mereka untuk melakukan sebarang urusan pembayaran atau pemindahan

wang dalam matawang Ringgit Malaysia.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam cek ialah nama si

penerima pembayaran tersebut, amaun dalam Ringgit Malaysia, tarikh cek

dikeluarkan dan tandatangan pemilik cek tersebut. Setiap ejaan atau nama mestilah

betul bagi mengelakkan sebarang masalah semasa berurusan dengan bank kelak.

36

Gambar Rajah 4.6 Contoh Cek RHB Bank

4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank

Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di dalam penyata

bank.

i) Kesilapan di dalam buku tunai

ii) Cek belum di ‘clear’ kan.

Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di dalam buku

tunai.

i) Cek tidak laku

ii) Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank

iii) Pembayaran oleh pihak bank

37

4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman)

Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat

guaman, akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada ‘stakeholder’.

Surat tuntutan iaitu ‘Certified by Architect’ sangat diperlukan dalam proses

membuat akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat

akaun harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa

peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan

kawalan syarikat guaman.

Antara langkah-langkah tersebut ialah :-

a) Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah

dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu ‘office account’ tetapi sekiranya

yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia lebih mudah

untuk terus dimasukkan ke bank iaitu ‘Client Account’. Selain itu, bayaran

‘disbursement’ juga adalah lebih mudah di masukkan ke dalam ‘Client

Account’.

b) Bayaran ‘disbursement’ lebih mudah dimasukkan teros ke akaun ‘Client

Account’.

c) Penerimaan wang daripada ‘stakeholder’ iaitu daripada bank, atau pihak

kerajaan hendaklah dikeluarkan ‘official receipt’ sebagai bukti penerimaan

pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke dalam ‘Client

Account’.

d) Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada

‘Office Account’, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada

‘disbursement’ untuk dipindahkan dari ‘Client Account’ ke ‘Office Account’.

Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran guaman.

e) Oleh itu, kesemua wang ‘disbursment’ sahaja tanpa dicampur dengan yuran

guaman sahaja boleh dipindahkan ke ‘Office Account’.

38

f) Selepas dibuat pindahan ke ‘Office Account’, baucar akan dikeluarkan dan

disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail mengikut

peringkat keperluan.

g) Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail

pelanggan iaitu ‘closing file’ dengan menyenaraikan beberapa butiran dan

beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar pembayaran dan

terus difailkan ke dalam ‘Office Account’ berserta slip bank selepas dibuat

pembayaran tersebut.

4.1.6 Proses Penyimpanan dan Penyusunan Baucer Tunai/ ‘Payment Voucher’

Pertama sekali hendaklah mendapat senarai bayaran mingguan yang dibuat

pada hujung minggu lepas iaitu hari khamis dan telah disahkan oleh pengurus

syarikat.

Setelah mendapatkan senarai bayaran mingguan, semua pembayaran yang

dibuat sepanjang minggu lepas akan dibuatkan PV (Payment Voucher) bagi

mengawal keluaran duit dari syarikat. Pembayaran tidak akan dibuat tanpa PV.

Setiap minggu, bayaran untuk satu-satu projek akan dibuat dan cek akan

dikeluarkan bersama dengan PV bagi projek masing-masing.

Bagi penyimpanan data, Syarikat GWSB membuat 2 jenis penyimpanan iaitu

penyimpanan secara ‘soft-copy’ dan simpanan secara ‘hard-copy’.

Bagi penyimpanan secara ‘hard-copy’, semua kerja dilakukan secara

manual iaitu secara bertulis tangan dan pengiraan menggunakan kalkulator.

Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti berikut :

39

1. PV dibuat akan dikepilkan sekali dengan sebarang bukti pembayaran yang .

telah dibuat oleh syarikat seperti resit bayaran dan lain-lain.

2. PV yang telah dikepilkan bersama resit akan ditebuk lubang dan dimasukkan

ke dalam fail PV mengikut projek masing-masing.

3. Sebarang kemasukan PV baru di dalam Fail PV Projek akan dicatatkan ke

dalam Ringkasan Bayaran yang ditampil di muka depan fail PV. Anatara

maklumat yang akan dicatatkan adalah bilangan, tarikh PV, nombor PV,

nombor cek, jumlah bayaran PV dan akhir sekali kepada siapa dibuat yang

mana lebih kepada detail pembayaran projek.

4. Siap sahaja menulis segala maklumat diatas, pengiraan semula jumlah PV

akan dibuat. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap jumlah

pembayaran yang dilakukan atas satu-satu projek adalah jumlah terkini, ‘up-

to-date’.

Gambar Rajah 4.7 Contoh ‘HARD-COPY’ baucer tunai disimpan

40

Bagi penyimpanan secara ‘soft-copy’, semua kerja dilakukan secara

berlomputer yang mana segala langkah penulisan dan pengiraan akan dibuat di

dalam perisian Microsoft Excel 2010. Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti

berikut :

1. Komputer dihidupkan.

2. Tekan pada ‘My Computer’ , ‘Local Disc [c]’ dan seterusnya buka folder

Akaun yang mana mengandungi dua lagi folder iaitu Akaun GWSB dan

Akaun WGSB.

41

3. Jika PV yang dikeluarkan oleh Syarikat GWSB, maka buka folder GWSB.

42

4. Buka akaun yang terkini iaitu 2016

5. Dalam satu Microsoft Excel 2010, semua projek diletakkan sekali. Cari

projek mana yang telah PV dikeluarkan.

6. Masukkan bilangan, tarikh PV dikeluarkan, nombor PV, nombor cek, jumlah

bayaran dan detail pembayaran

7. Menggunakan perisian Excel ini, penjumlahan semula semua PV projek

adalah tidak perlu kerana pengiraan sendiri akan dilakukan secara automatic

oleh computer dan pengiraannya adalah lebih tepat.

43

4.1.7 Penutup

Penyediaan penyata pendapatan dan penyimpanan dokumen-dokumen

kewangan sangat penting supaya disediakan dengan teliti dan kemas. Hal

sedemikian kerana untuk menjamin kualiti dan mengekalkan keyakinan kepada

pelanggan tentang profesionalisme pengurusan perniagaan Syarikat Gandingan

Wibawa Sdn Bhd.

Pengurusan kewangan yang berkesan dapat membantu dan mengawal

keluar masuk wang dalam syarikat dengan lebih berkesan dan menentukan

keuntungan atau kerugian semasa syarikat dengan lebih tepat.

44

4.2 Sistem Pemfailan

Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan

maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari

dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada

tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan

dan pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang membawa

kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah

penting, maka tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan

mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail.

Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :-

i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk

yang diperlukan.

ii. Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan

dalam tempoh masa yang panjang.

iii. Sebagai bahan rujukan.

iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.

v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail

dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam

keadaan yang pantas, mudah dan selamat.

Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :-

a. Boleh diubah suai

b. Boleh dikemaskini

c. Kesamaan

d. Penjimatan Kos

e. Penyelarasan dan kawalan

f. Mudah dikesan atau dicari

45

4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan

Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.

Antara kelebihan tersebut adalah :-

i. Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan semua

tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan maklumat,

sistem fail dan penyimpanan rekod.

ii. Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan /

atau manual pengurusan fail dan rekod.

iii. Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan

konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.

Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.

46

4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai

a. Rak Fail

Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada

yang firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut abjad

dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail

akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.

b. Alat Penebuk Lubang

Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa

membuat proses pemfailan.

c. ‘Plastic Fastener’

Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah

memperkemaskan dokumen dan surat.

d. Klip

Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumen-

dokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

e. ‘Stapler’

Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar dan

stapler kecil.

47

4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu

kaedah yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut

tarikh seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal

ini bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu.

Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali di

dalam fail.

4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara

Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan

kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-perkara

yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang telah

dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain lagi.

Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala dokumen dan

data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan bersama bagi

mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.

4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan

Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan dengan

dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja merekod

dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah :-

a. Baucar pembayaran

b. Jurnal baucar

c. Baucar tunai

d. Invois

e. Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan

48

4.2.6 Proses Pemfailan

i. Menyusun Salinan Resit Pembayaran

Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit

perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran

akan diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor

resit tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah

membuat penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit.

Sistem penyimpanan resit yang tidak sistematik akan meyukarkan

kerja pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh itu, segala

salinan resit atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan

dengan teratur.

ii. Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail

Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun di

dalam cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan

dariapad cek akan direkod ke dalam baucar dan akan dibuat rujukan

jika ada sebarang masalah yang berlaku. Cek disusun di dalam fail

mengikut tarikh, bulan dan tahun.

4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan Tempat Fail Disimpan.

Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses

menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir

dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak

simpanan fail.

49

BAB 5

KESIMPULAN

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua

pelajar Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum menerima

ijazah untuk sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak manfaat dan

ganjaran kepada setiap pelajar.

Latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada suasana

persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar

perlu lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan professional dalam setiap kes.

Di sampaing itu, sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah

inventori peribadi untuk memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan

dan ujian sama ada jatuh atau meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.

50

Sepanjang 4 bulan lebih, latihan industri ini bermula dari 19 Jun 2016 hingga 3

November 2016 di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd, pelbagai pengetahuan

dan pengalaman telah saya perolehi.

Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab

untuk aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru telah saya

pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut:

a) Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan cabaran

b) Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan samada dengan

pelanggan ataupun kakitangan syarikat

c) Boleh memahami dan mengkaji system pengurusan organisasi yang

memerlukan kemahiran yang tinggi.

d) Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan dengan

tingkaj laku yang berbeza daripada individu yang berbeza

e) Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai asset

semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar.

f) Cara penyelesaian masalah yang tepat dan berkesan

g) Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat masyarakat

sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau pelanggan yang

dating berurusan

Latihan industri telah memberi peluang untuk mengalami rasa keadaan mereka

sendiri, bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran

mereka selama ini.

Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan

mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin

mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Kota Bharu dan Syarikat Gandingan

51

Wibawa Sdn Bhd lantas untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan

tidak pernah gagal untuk memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh ini.

Setelah tamat latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara

berbekalkan pengalaman kerja dan saya sangat pasti ia akan berguna dalam dunia

sebenar pekerjaan saya nanti.

Kesimpulannya, latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada pelajar

kerana ia boleh membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan pengetahuan

yang berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberikan komitmen yang baik kepada

setiap tugas yang diarahkan dan berdisiplin diri, terutamanya pekerjaan yang

melibatkan berkumpulan.

GWSB juga banyak memberi sokongan dan dorongan kepada pelajar industri

dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar generasi masa depan pelajar

kepada aspek-aspek ekonomi yang cerah masa depan.

Secara keseluruhannya, latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar

kepada dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah organisasi

secara sistematik untuk bersaing dengan ekonomi yang berdaya maju sekarang.ee

52

BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

Latihan industri penting kepada pelajar sebagai pelengkap kepada

penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan pengajian

mereka. Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri selama tempoh

masa satu semester yang ditetapkan oleh politeknik.

Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn

Bhd. Lantas, pelbagai pengetahuan dan pengalaman yang perlu saya belajar dan

ikuti. Walau bagaimanapun, tidak semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh

diperbaiki supaya kerja dibuat lebih berkesan.

Terlalu banyak yang masih perlu di pelajari pada setiap hari kerana pasti ada

situasi berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan

dengan pelbagai situasi. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus

merebut peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka

dengan pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.

Di samping itu, sikap terbuka dan boleh memrima komen atau pendapat orang

lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar untuk

memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja dan kualiti disediakan.

53

Kursus latihan industri semulajadi nagi setiap pelajar di mana ia boleh

membantu dan memdedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi

manfaat kepada pelajar itu sendiri.

Cadangan yang membina atau idea akan bijak mempunyai kesan positif

kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan

mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan

meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam

masa depan yang kompetitif.

6.1 Jurulatih atau Pelajar

Terdapat beberapa komen dan cadangan yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar

latihan industri dalam pelbagai perkara. Anataranya ialah :

i. Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi

Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan

bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan

persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan.

Ia juga membantu untuk memberi kesan positif kepada syarikat atau firma itu

dan boleh memberikan komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.

ii. Pemilihan organisasi yang sesuai

54

Sebelum latihan industri pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan memilih

organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa pengajian di

politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa yang telah

dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang konflik bidang

masing-masing.

iii. Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya

Setiap pelajar mesti mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk

mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan.

Pelajar perlu menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam

melakukan aktivit-aktivti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu

belajar dalam bidang baru.

Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering berlaku

dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada pelanggan,

keuntungan dan kerugian dan banyak lagi.

6.2 Politeknik

55

Sebelum latihan industri, Politeknik akan memberi pengetahuan dan gambaran

kecil kepada pelajar utnuk menjalani latihan industri.

Walau bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh

politeknik sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan industri.

Antaranya adalah seperti berikut :

I. Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna

Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif

dan skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah.

Di samping tu, keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal

semasa latihan industri mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi

masalah kepada pelajar-pelajar kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan

memberi petunjuk kepada penyediaan laporan akhir.

Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan industri

telah diselesaikan dengan memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan

membantu pelajar menyediakan laporan akhir dengan betul.

II. Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar

56

Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri.

Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh

pelajar.

Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar

latihan industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk

latihan industri. Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi

oleh pelajar dan untuk menydiakan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua

keadaan.

6.3 Organisasi ( Gandingan Wibawa Sdn Bhd)

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah satu organisasi yang mengikuti

perkembangan dan menerima pelajar industri. Semasa latihan industri, pelajar yang

terlibat dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan pengalaman

tersebut akan dibawa ke dalam dunia pekerjaan sebenar selepas tamat pengajian

tidak lama lagi.

Justeru itu, terdapat beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan

oleh organisasi. Antaranya ialah :

a. Keperhatian tentang pandangan pelajar.

57

Organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar yang menjalani

latihan industri dalam setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat tentang

sesuatu kerja kerja yang telah dilakukan.

Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui maklumat lanjut dalam system

organisasi dan mempelajari segala ilmu yang baru kepada mereka.

Ia juga akan menutup system komunikasi dua hala antara pelajar dan pertubuhan-

pertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua pihak.

b. Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana

ia adlah sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan

pengetahuan untuk pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani

latihan industri dengan betul dan berkesan.

c. Pendedahan yang lebih mencabar

Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan

sebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada

pelanggan.

Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang ramai,

terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para pelajar

bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.

BIBLIOGRAFI

58

Kementerian Pengajian Tinggi. Garis Panduan Latihan Industri Politeknik,

Edisi 2013. Jabatan Pengurusan Politeknik Dan Kolej Komuniti.

Unit Perhubungan Dan Latihan Industri, 2016. Panduan Penulisan Laporan Akhir

Latihan Industri. Politeknik Kota Bharu, Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian

Pengajian Tinggi.

gwsb_007@yahoo.com ( GANDINGAN WIBAWA SDN BHD)

Mohd Syukri Bin Mohd Ali ( Pengarah Urusan )

LAMPIRAN 1 : TEMPAT PENYIMPANAN FAIL-FAIL DAN DOKUMEN

59

FAIL-FAIL PV

DOKUMEN KEWANGAN

LAMPIRAN 2 : SUDUT-SUDUT DALAM PEJABAT60

MEJA DISKUSI / MESYUARAT

MEJA PELATIH / PELAJAR LI

61