1

PENGENALAN

PERAKAUNAN VOT

Oleh :

Norizan binti Abdul Hamid

Penolong Pengarah Kanan

Unit Penyelidikan, Pembangunan dan Kawalan Kualiti

Institut Perakaunan Negara

2

SKOP

1. Format

(a) Bahagian I

(b) Bahagian II

(c) Bahagian III

2. Penyediaan Buku Vot

3. Perkara Yang Perlu Direkod

4. Menyemak Ketepatan

5. Kesimpulan Catatan

6. Contoh Buku Vot (Kew. 88) & Buku Vot eSPKB (BV381)

3

VOT Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan 01 Amaun yang diluluskan tahun ini:

B26 Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan Tarikh

PROG/AKT

020424 Jumlah peruntukan tahun ini

OBJEK 20.6.2001SEBAGAI

21000

Tarikh Tang. Kod No. Br. Debit

dibawa ke S.O.D.O. Ruj. lain

hadapan

( 1 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )

20.6.01

3.7.01 21101 00001/0005 30.00

21104 " 110.00

21199 " 10.00

9.7.01 21104 00002/0006 50.00

21104 00003/0006 140.00

21104 00006/0006 80.00

21104 00007/0006 30.00

21101 00008/0006 70.00

21102 " 60.00

21104 " 120.00

15.7.01 21101 00009/0007 240.00

21102 " 250.00

21104 " 110.00

10,000.0010,000.00

Jumlah

hingga

tarikh

Amaun

1,190.00

1,300.00

8,810.00

8,700.00

10,000.00

Ali Hashim

Azim Mokhtar

Zaharah Hassan

S. Maniam

Zakiah Aziz

Sabariah Ahmad

Waran 00042

Faridah Hashim

9,480.00

9,420.00

9,300.00

9,060.00

9,800.00

9,660.00

9,580.00

9,550.00

10,000.00

9,970.00

9,860.00

9,850.00

520.00

580.00

700.00

940.00

200.00

340.00

420.00

450.00

30.00

140.00

150.00

Baki

masih

ada

( 11 )

belum

selesai

( 9 )

Perbelan-

bersih

( 10 )

jaan

Tang.Butir-butir

( 2 ) ( 7 )

Tang.

dikenakan/

(dijelaskan)

( 8 )

Kredit

12/31/2012 3

4

1. Format Buku Vot Setiap helaian buku vot mempunyai 3 bahagian:

• Bahagian I

- sebelah kiri atas

- vot maksud

• Bahagian II

- sebelah kanan atas

- amaun peruntukan yang diterima atau amaun peruntukan yang ditarikbalik

• Bahagian III

- sebelah bawah

- ruangan-ruangan untuk mencatatkan setiap urusniaga.

5

1. Format Buku Vot BAHAGIAN I

6

1. Format Buku Vot BAHAGIAN II

7

1. Format Buku Vot BAHAGIAN III

8

1. Format Buku Vot

BAHAGIAN III

Ruangan Keterangan

1 Tarikh

- Tarikh sebenar urusniaga direkodkan

2 Butir-Butir

- Maksud urusniaga dilakukan

3 Tanggungan dibawa ke hadapan

- Mencatatkan tanggungan Pesanan Tempatan tahun semasa dibawa ke tahun berikutnya

4 Kod S.O.D.O

- Kos Penjenisan Perbelanjaan

5 No. Baucar/ Ruj. Lain

- Nombor siri Dokumen

9

1. Format Buku Vot

BAHAGIAN III

Ruangan Keterangan

6 Debit

-Pengurangan peruntukan

-Viremen keluar

-Perbelanjaan

-Pelarasan

7 Kredit

-Penerimaan Peruntukan

-Viremen masuk

-Kredit Perbelanjaan

-Pelarasan

10

1. Format Buku Vot

BAHAGIAN III

Ruangan Keterangan

8 Tanggungan/ dikenakan (dijelaskan)

-Dikenakan - Pengeluaran Pesanan Tempatan/ Kerajaan

-(dijelaskan) – pembayaran Pesanan Tempatan

9 Tanggungan belum selesai

- Jumlah terkumpul tanggungan

10 Perbelanjaan bersih

- Jumlah terkumpual perbelanjaan

11 Baki masih ada

- Baki terkini selepas mengambilkira semua transaksi yang direkodkan (termasuk tanggungan)

11

2. Penyediaan Buku Vot

• Setiap Vot/Prog/Akt/Projek/Objek Perbelanjaan diasing-asingkan (walau pun dalam Buku Vot yang sama) • Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri • Bilangan muka surat Buku Vot secukupnya disediakan untuk setiap objek perbelanjaan • Sediakan index rujukan

12

• Setiap buku vot perlu dinamakan samada buku vot pembangunan atau tanggungan atau mengurus

• Buku vot perlu dinomborkan mengikut pusat tanggungjawab atau program/aktiviti

• Setiap program/ aktiviti perlu diasingkan di muka surat berlainan

2. Penyediaan Buku Vot

13

• Setiap jenis urusniaga objek sebagai direkod helaian berasingan.

• Setiap muka surat perlu dinomborkan

• Contoh muka surat 1 – gaji pk 11000,

• Contoh mukasurat 2 – elaun tetap pk12000

• Contoh mukasurat 3 – sumbangan kepada badan berkanun pk 13000

• Jangan sekali-kali mencampur adukkan urusniaga di dalam satu muka surat

2. Penyediaan Buku Vot

14

3. Perkara Yang Perlu Direkod

• Waran peruntukan

• Viremen

• Pengeluaran

pesanan tempatan

• Pembatalan pesanan

tempatan

• Pembayaran bil

• Pembayaran tuntutan

• Pembayaran gaji

• Pembatalan cek bayaran

• Jurnal pelarasan

• Kredit perbelanjaan

15

3. Perkara Yang Perlu Direkod

Catatan “Debit”, “Kredit”, bukan Debit dan Kredit.

• yang melibatkan ruangan "debit" atau "kredit" iaitu: (i) penerimaan peruntukan; (ii) pengurangan peruntukan; (iii) peruntukan kecil keluar; (iv) peruntukan kecil masuk; (v) viremen keluar; (vi) viremen masuk; (vii) perbelanjaan; (viii)kredit perbelanjaan; dan (ix) catatan pelarasan mengenai (i) hingga (viii) di atas.

• yang tidak melibatkan ruangan "debit" atau "kredit" iaitu: (i) melakukan tanggungan; (ii) membatalkan

tanggungan (iii) catatan tanggungan

dibawa ke hadapan; dan (iv) catatan pelarasan mengenai (i) hingga (iii)

di atas.

16

4. Menyemak Ketepatan

Tanggungan

belum

selesai

(9)

Perbelanjaan

Bersih

(10)

Baki Masih

Ada

(11)

Jumlah Hingga Tarikh

+ +

=

17

5. Kesimpulan Catatan (2) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Waran Peruntukan Asal & Tambahan

Waran Peruntukan Tarik Balik

Waran Peruntukan Kecil

Waran Peruntukan Viremen (masuk)

Waran Peruntukan Viremen (keluar)

Tarik Balik Baki

Pesanan Tempatan (PT)

Pesanan Tempatan dibatalkan

Baucer Bayaran dengan PT

Baucer Bayaran tanpa PT

Jurnal Pelarasan Debit (Debit Note)

Jurnal Pelarasan Kredit (Kredit Note)

Penyata Pemungut

18

VOT Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan 01 Amaun yang diluluskan tahun ini:

B26 Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan Tarikh

PROG/AKT

020424 Jumlah peruntukan tahun ini

OBJEK

SEBAGAI

Tarikh Tang. Kod No. Br. Debit

dibawa ke S.O.D.O. Ruj. lain

hadapan

( 1 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )

3,000.00

2,000.00

500.00

600.00

Amaun Jumlah

hingga

tarikh

10,000.00 10,000.0020,000.00 30,000.00

(3,000.00) 27,000.00

Butir-butir Kredit Tang. Tang. Perbelan- Baki

dikenakan/ belum jaan masih

(dijelaskan) selesai bersih ada

( 2 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 )

10,000.00 10,000.00

30,000.00

27,000.00

20,000.00

- 26,000.00

3,000.00 4,000.00 - 23,000.00

1,000.00 1,000.00

- 21,000.00

(1,000.00) 5,000.00 - 22,000.00

2,000.00 6,000.00

Bayaran RM2,000.00 untuk tanggungan 3/07 (2,000.00) 3,000.00 2,000.00 22,000.00

Bayaran (tiada tanggungan dicatitkan)

7. Tanggungan tambahan 4/07

21,500.00

800.00 3,800.00 2,500.00 20,700.00

(800.00) 3,000.00

2,500.00

CONTOH CATATAN-CATATAN DI BUKU VOT

3,100.00 20,900.00

300.00 300.00 3,300.00 2,800.00 20,900.00

8. Bayaran RM600.00, tanggungan 4/07 berjumlah RM800.00

9. Kredit perbelanjaan - memerlukan bayaran di masa hadapan

10. " -tidak memerlukan bayaran di masa hadapan 350.00 2,450.00 21,250.00 3,300.00

1. Penerimaan peruntukan pertama

2. Penerimaan peruntukan tambahan

3. Pengurangan Peruntukan

4. Melakukan tanggungan 1/07

5. Membatalkan tanggungan 1/07 jumlah RMI,000.00

2/07

3/07

6. Perbelanjaan

VOT Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan 01 Amaun yang diluluskan tahun ini:

B26 Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan Tarikh

PROG/AKT

020424 Jumlah peruntukan tahun ini

OBJEK 20.6.2001SEBAGAI

21000

Tarikh Tang. Kod No. Br. Debit

dibawa ke S.O.D.O. Ruj. lain

hadapan

( 1 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 )

20.6.01

3.7.01 21101 00001/0005 30.00

21104 " 110.00

21199 " 10.00

9.7.01 21104 00002/0006 50.00

21104 00003/0006 140.00

21104 00006/0006 80.00

21104 00007/0006 30.00

21101 00008/0006 70.00

21102 " 60.00

21104 " 120.00

15.7.01 21101 00009/0007 240.00

21102 " 250.00

21104 " 110.00

10,000.0010,000.00

Jumlah

hingga

tarikh

Amaun

1,190.00

1,300.00

8,810.00

8,700.00

10,000.00

Ali Hashim

Azim Mokhtar

Zaharah Hassan

S. Maniam

Zakiah Aziz

Sabariah Ahmad

Waran 00042

Faridah Hashim

9,480.00

9,420.00

9,300.00

9,060.00

9,800.00

9,660.00

9,580.00

9,550.00

10,000.00

9,970.00

9,860.00

9,850.00

520.00

580.00

700.00

940.00

200.00

340.00

420.00

450.00

30.00

140.00

150.00

Baki

masih

ada

( 11 )

belum

selesai

( 9 )

Perbelan-

bersih

( 10 )

jaan

Tang.Butir-butir

( 2 ) ( 7 )

Tang.

dikenakan/

(dijelaskan)

( 8 )

Kredit

20

(BUKU VOT eSPKB)

21