bpk-adm-wi01 unit pentadbiran dan kewangan...

PENGURUSAN ASET Document No.:

UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN BAHAGIAN

PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN, KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

RECORD OF CHANGE

Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

KANDUNGAN

1.0 OBJEKTIF 3

2.0 SKOP 3

3.0 RUJUKAN 3

4.0 DEFINASI 3

5.0 RESPONSIBILITI 3

6.0 PROSIDUR

6.1 Prosidur penerimaan aset 4

6.1.1 Carta alir penerimaan aset 5

6.2 Prosidur pendaftaran aset 6

6.2.1 Carta alir pendaftaran aset 7

6.3 Prosidur penyimpanan aset 8

6.3.1 Carta alir penyimpanan aset 9

6.4 Prosidur pemeriksaan aset dalaman 10

6.4.1 Carta alir pemeriksaan aset dalaman 11

6.5 Prosidur penggunaan kenderaan 12

6.5.1 Carta alir penggunaan kenderaan 13

6.6 Prosidur penyelenggaraan kenderaan 14

6.6.1 Carta alir penyelenggaraan kenderaan 15

7.0 REKOD 16




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

1.0 OBJEKTIF Memudahkan pengendalian Tatacara Pengurusan Aset Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan, Kementerian Kesihatan Malaysia. 2.0 SKOP

2.1 Proses Pendaftaran Aset 2.2 Proses Pendaftaran 2.3 Proses Penggunaan, Penyelenggaraan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset 2.4 Proses Pelupusan 2.5 Pengurusan Kenderaan jabatan

3.0 RUJUKAN :

3.1 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) 3.2 Pekeliling Perbendaharaan 3.3 Perintah- Perintah Am

4.0 DEFINASI

PPJ - Pengarah Bahagian PPTK - Penolong Pegawai Tadbir Kanan PPT - Penolong Pegawai Tadbir PPT (KEW) - Penolong Pegawai Tadbir Kewangan PT - Pembantu Tadbir SPA - Sistem Pengurusan Aset 5.0 RESPONSIBILITI

PPJ, PPTK, PPT, PPT (KEW), PT




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.0 PROSIDUR 6.1 PROSIDUR PENERIMAAN ASET

Tindakan Proses Kerja

Pegawai Aset Pegawai penerima diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

Pegawai Bertauliah

Aset diperiksa oleh pegawai bertauliah iaitu pegawai yang memiliki kepakaran di dalam bidang tertentu.

Pegawai Bertauliah

Kew PA-1 diisi jika aset yang diterima tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan.

PT(Aset) PT (Aset) akan mengisi KEW PA 2 (Harta Modal) atau KEW PA 3 (Inventori) bagi tujuan pendaftaran dan rekod di dalam Sistem Pengurusan Aset.

Sasaran : Proses pendaftaran dilaksanakan dalam tempoh selewat-lewatnya satu (1) minggu dari tarikh penerinaan




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.1.1 CARTA ALIRAN PENERIMAAN ASET

PEGAWAI ASET

PEGAWAI BERTAULIAH

TIDAK

YA

PT (ASET)

Terima dan mengesahkan aset

Pemeriksaan aset

Mematuhi

spesifikasi

Mengisi borang

Kew-PA 1

Kemaskini dan mengisi

Kew-PA 2/3 dan SPA

TAMAT




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.2 PROSIDUR PENDAFTARAN ASET


Pegawai Aset Aset diterima beserta pesanan rasmi kerajaan/nota serahan /invois/dokumen kontrak/kad jaminan atau dokumen yang berkaitan

Pegawai Aset Aset ditentukan kumpulan harta modal atau kumpulan harta inventori.

PT(Aset) Sediakan Daftar harta modal Kew.PA-2 dan daftar invemtori KEW.PA-3 oleh Pegawai di Kementerian/Jabatan/PTJ. Butiran maklumat di dalam harta modal (KEW PA 2) dan inventori (KEW PA 3) hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.

PT(Aset) Rekod dikemaskini dalam senarai daftar harta modal (KEW PA 4) dan senarai daftar inventori (KEW PA 5)

Pegawai Aset Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan.

PT(Aset) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda HAK KERAJAAN MALAYSIA dan nama kementerian/jabatan di tempat yang mudah di lihat dan sesuai pada asset berkenaan.

PT(Aset) Aset di tempatkan di lokasi yang di tetapkan dan pegawai bertanggungjawab di kenalpasti serta di rekodkan.

PT(Aset) Senarai asset, KEW.PA-7 dikemaskini dari masa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

PPJ/ Pegawai

Aset/ PT(Aset)

Daftar asal aset di simpan oleh pegawai aset dan salinan di simpan di lokasi. KEW PA 2 dan KEW PA 3 hendaklah disimpan di dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. Buku KEW PA 6 hendaklah di simpan di dalam kabinet yang berkunci oleh PT (Aset).

Sasaran : Proses pendaftaran dilaksanakan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh pembelian




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.2.1 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET

PT (ASET)

PEGAWAI ASET

PT (ASET)

PT (ASET)

PEGAWAI ASET

PT (ASET)

PT/PAP

PT (ASET)

PT (ASET)

.

TAMAT

Terima aset bersama punca

maklumat

Tentukan kumpulan aset

Sediakan Daftar Modal Kew

PA-2 dan Kew PA-3

Kemaskini Senarai Daftar

Kew-PA 4 dan Kew- PA-5

Pengesahan Pendaftaran

Label No Siri Pendaftaran

Tempatkan Aset di Lokasi

Kemaskini Senarai Aset Kew

PA-7

Simpan Daftar Aset




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.3 PROSIDUR PENYIMPANAN ASET


PT(Aset) Aset – aset yang mempunyai nilai harga yang tinggi atau berisko tinggi (rosak/ bahan radioaktif/ saintif) disimpan di almari berkunci atau di bilik setor penyimpanan yang yang sesuai.

PT(Aset)/ Pegawai Aset

PT (Aset) akan memeriksa sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali buku Kew. PA-6 adalah sama dengan jumlah Aset di dalam simpanan;


Pegawai Aset akan memeriksa rekod Kew. PA-6 yang telah direkod oleh PT(Aset) dari masa ke semasa




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.3.1 CARTA ALIRAN PENYIMPANAN ASET

PT (ASET)

PT (ASET) PEGAWAI ASET

PT (ASET) PEGAWAI ASET

Aset Disimpan Ditempat Yang

Sesuai dan Selamat

Rekod Keluar Masuk Dikemaskini

Dari Masa Ke Semasa

Kawalan Maksima Kepada Aset

Yang Bernilai Tinggi

TAMAT




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.4 PROSIDUR PEMERIKSAAN ASET (DALAMAN)


Pegawai Aset Pemeriksaan hendaklah dilakukan dua (2) sekali setahun oleh Pegawai Pemeriksa yang telah dilantik oleh Ketua Jabatan.

Pegawai Bertanggungjawab

Pemeriksaan aset dibuat dilokasi yang telah ditetapkan. Aset yang telah dialih perlu diletak semula ditempat yang telah ditetapkan


Rekod di Kew PA-2 dan Kew PA-3 di teliti dan dikemaskini.

Pegawai Pemeriksa

Laporan dibuat oleh Pegawai Pemeriksa yang memeriksa mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan dan diserahkan kepada Pegawai Aset Bahagian bagi tujuan kemaskini rekod.




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.4.1 CARTA ALIRAN PEMERIKSAAN ASET (DALAMAN)

PEGAWAI PEMERIKSA

PT (ASET)

PEGAWAI BERTANGGUNG JAWAB

PEGAWAI PEMERIKSA

PEGAWAI PEMERIKSA

Rekod Perlu

Dikemaskini

Dilakukan Dua Kali Setahun

Rekod Dikemaskini Tepat dan

Lengkap

Aset Berada di Lokasi Yang

Didaftarkan

Pemeriksaan Mengejut

Dapatkan

kebenaran

Laporan Pemeriksaan Aset

(Kew-PA 10 dan Kew- PA 11)

TAMAT




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.5 PROSIDUR PENGGUNAAN KENDERAAN


Pemohon Pegawai akan menghantar borang permohonan kenderaan BPK. Borang lengkap hendaklah disertakan Lampiran Surat Kebenaran dari Ketua Jabatan. Permohonan mestilah 3 hari sebelum penggunaan

PTK/ PT

(Kenderaan)

Penyelia kenderaan akan terima borang permohonan lengkap dan membuat semakan samada lulus atau tidak.

PTK/ PT (Kenderaan)

Penyelia tetapkan pemandu sekiranya permohonan lulus dan membuat serahan kunci dengan mengisi buku log kenderaan, penggunaan “Touch N Go”, kad minyak dan pergerakan kunci kenderaan

Pemandu Pemandu akan menghantar kenderaan ke pejabat dan membuat serahan kunci kepada penyelia dan memastikan pegawai menandatangani buku log kenderaan.




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.5.1 CARTA ALIRAN PENGGUNAAN KENDERAAN JABATAN

PEMOHON

PTK (KANAN) PT (KENDERAAAN)

TIDAK YA

PT (KENDERAAN) PEMANDU

PEMANDU

Permohonan diterima daripada

cawangan/seksyen

Penyelia menerima

tempahan/borang permohonan

Kelulusan

Kenderaan di jadualkan

mengikut masa dan tempat yg

ditetapkan

Kenderaan di simpan di

pejabat selepas selesai

digunakan

TAMAT




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.6 PROSIDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN


Pemandu Pemandu akan memaklumkan sebarang kerosakan kenderaan kepada penyelia.

PTK

Penyelia akan membuat pengesahan laporan yang dibuat oleh pemandu.

PTK Penyelia akan membuat tempahan ke bengkel yang dipilih untuk dibuat penyelenggaraan. Memastikan bengkel berkenaan ada atau tidak menyediakan perkhidmatan yang dikehendaki serta mendapatkan sebutharga. Penyelia akan menyediakan terma kelulusan untuk memohon pesanan kerajaan bagi tujuan penyelenggaraan kenderaan.

Pemandu Pemandu akan menghantar kenderaan kebengkel mengikut temujanji yang ditetapkan.




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

6.6.1 CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN

PT (KENDERAAN) PEMANDU

PTK

PTK

PTK PENOLONG AKAUNTAN

PEMANDU

PT(KENDERAAN) PEMANDU

TAMAT

Membuat penyelenggaraan

Permohonan LO dibuat

Penyelenggaraan selesai dilakukan dan

rekod penyelenggaraan dikemaskini

Laporan dibuat oleh

pemandu/Pemeriksaan

berjadual

Penyelia terima laporan

Terima

Tempahan

Tempahan Bengkel dibuat




MALAYSIA

BPK-ADM-WI01

Issue No. : 02

Version No. : 04

Effective Date :

October 2012

of 16

7.0 REKOD

- Buku Pergerakan Aset - Sistem Pengurusan Aset ( SPA )

bpk-adm-wi01 unit pentadbiran dan kewangan...

Documents