borang laporan audit internal mutu dan daftar...

Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)

(1) Nomer temuan (2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old; nama auditor sebelumnya dan saat ini; tanggal audit sebelumnya dan saat ini (3) Bidang yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (8) Status Akhir: open, closed

Halaman 1 dari 1

Siklus : 5 Auditor : 1. Shinta Hadiyantina,SH.MH.Dr

2. Herlina Pratiwi,drh.

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : 15 Oktober 2012 Auditee : Satuan Pengawasan Internal (SPI)

M. Khoyru Rusydi, SE., MAK., Ak., BKP.

Tanda tangan Auditee :

No.

Temuan

Kategori Temuan, Status Temuan,

Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yang

diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan

Target Waktu

Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Tinjauan Manajemen (5.6)

- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008.

- Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu

kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

5 bulan Sudah ada bukti perbaikan

CLOSED

2. KTS/ New, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a)

- Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.

- Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan.

- Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), sesuai KEPMENPAN No.25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut.

- Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikan melalui e-complaint.

5 bulan Sudah ada bukti perbaikan tetapi belum ada analisis dan tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan

OPEN


Infrastruktur (6.3)

- Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance).

Menyusun rencana pemeliharaan aset dan melaksanakannya.

5 bulan



Halaman 2 dari 2







No.

Temuan


Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yang


Target Waktu

Selesai


(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

4. KTS/ Old, Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman (4.2.4)

- Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.

Menyusun metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/ arsip.

5 bulan Sudah ada bukti perbaikan hanya belum ada time frame

Open


Sasaran Mutu (5.4.1)

- Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)

Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) secara berkala sesuai dengan jadwal tinjauan manajemen.

5 bulan Sudah ada bukti perbaikan tetapi masih umum


Penyediaan Jasa (7.5.1); Sasaran Mutu (5.4.1)

- Checklist audit was not used during audit at FKH audited as per Procedure i.e. 5. Checklist Human Resources

- IT checklist Audit as guidance during auditing was not found in current procedure (00010-02-008)

- SPI Objective was established however it was not minored yet. i.e. objective 2011-2012


Pengendalian Dokumen (4.2.3)

The forms and records shown in the audits process were not controlled document for example Laporan Hasil Audit (LHA and LHR), audit questionnaires and borang-borang.

The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken

6 bulan 10/05/2012 (DGX) The corrective action was

Closed



Halaman 3 dari 3







No.

Temuan


Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yang


Target Waktu

Selesai


(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

taken reviewed and closed


Audit Internal (8.2.2)

- Audit frequency, duration and exceptions condition which can affect audit plan, and auditor competency’s requirements has not been defined the procedure of audit “Audit Chapter” Doc no 0001001000 Rev 2, dated on 19 Sept 2011.

- Integrated audit was initially planned to be conducted in February 2011, however it was delayed for five months to August, 2011

The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken

6 bulan 10/05/2012 (DGX) The corrective action was taken reviewed and closed

Closed

9. OBS/New, TW, SBR, 16 April 2012

Manual Prosedur Audit Keuangan,TI, Pengadaan dan kepegawaian

Time frame pelaporan hasil audit Perbaikan dokumen 1 minggu Sudah ada bukti perbaikan

CLOSED

10. KTS/New, TW, SBR, 16 April 2012

MP Keuangan Format pelaporan dalam MP keuangan tidak sesuai dengan format laporan. Kasusu laporan hasil audit FT Tahun 2012

Perbaikan dokumen 1 minggu Sudah ada bukti perbaikan

CLOSED

11. KTS/New, TW, SBR, 16 April 2012

MP terkait bisnis proses

MP Pendampingan dan Review belum ditetapkan Perbaikan dokumen 1 minggu Sudah ada bukti perbaikan

CLOSED



Halaman 4 dari 4







No.

Temuan


Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yang


Target Waktu

Selesai


(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

hanya time frame blm ada


MP Produk Tidak Sesuai, Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi

Isi MP pengendalian produk tidak sesuai, Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi belum mencerminkan prosedur pengendalian produk tidak sesuai.

Perbaikan dokumen 1 minggu Sudah ada bukti perbaikan dokumen

CLOSED


Administrasi Penomeran rekaman atau laporan belum dilakukan dengan baik.


CLOSED


MP pengadaan tenaga audit

Kriteria tenaga auditor belum ditetapkan dalam MP pengadaan tenaga audit


CLOSED

15. OBS/New SH, HP, 15 Oktober 2012

Tinjauan Manajemen

Perlu pengesahan dari Ketua SPI Perbaikan dokumen 1 hari



Halaman 5 dari 5







No.

Temuan


Nama Auditor,

Tanggal Audit

Bidang yang


Target Waktu

Selesai


(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

16.

17.

borang laporan audit internal mutu dan daftar...

Documents