SISTEM PERBELANJAAN & BAYARAN

BERASASKANUNDANG-UNDANG, PERATURAN & PROSIDUR

► PERLEMBAGAAN

► AKTA ACARA KEWANGAN 1957

► ARAHAN PERBENDAHARAAN

► PEKELILING-PEKELILING

► SURAT-SURAT PEKELILING

KAWALAN PERBELANJAAN & BAYARAN

DUA (2) PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWABDI DALAM MELAKSANAKAN KAWALAN

1. PERBENDAHARAAN

2. KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ (PEGAWAI PENGAWAL)

PERBENDAHARAAN

PERBENDAHARAAN ADALAH BERTANGGUNGJAWABKEATAS SEMUA BENTUK PERBELANJAAN & BAYARAN

1. PERBELANJAAN TANGGUNGAN (T)

2. PERBELANJAAN PERBEKALAN (B)

3. PERBELANJAAN PEMBANGUNAN (P)

KEMENTERIAN / JABATANPUSAT TANGGUNGJAWAB

DIKENALI SEBAGAI PEGAWAI PENGAWAL

MEMPASTIKAN SEMUA PERBELANJAAN & BAYARAN

DILAKUKAN DENGAN BETUL DENGAN MEMATUHI

PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG DAN MEMPUNYAI

PERUNTUKAN YANG MENCUKUPI

SIAPA YANG TERLIBAT DIDALAM PERBELANJAAN & PEMBAYARAN ?

1. PEJABAT PEMBAYAR

2. PEGAWAI PENGAWAL (PTJ)

3. PEGAWAI PEMBAYAR

PEJABAT PEMBAYAR

1. JABATAN TIDAK MENGAKAUN SENDIRI (JTMS)JABATAN AKAUNTAN NEGARA

2. JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS)

- KEM. PERTAHANAN

- KEM. KESIHATAN

- KEM. PENDIDIKAN

- KEM. DALAM NEGERI

- KEM. PERTANIAN

- KEM. KERJA RAYA

- JAB. KASTAM & EKSAIS DIRAJA

DALAM SISTEM PEMBAYARAN AGENSI KERAJAANDIBAHAGI KEPADA DUA

Jabatan Mengakaun Sendiri (sambungan)

- JABATAN PERDANA MENTERI

- KEMENTERIAN PENGANGKUTAN

- KEMENTERIAN PENERANGAN

PEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH PEGAWAI

YANG DILANTIK OLEH MENTERI KEWANGAN

ATAU PEGAWAI KEWANGAN NEGERI YANG

DIPERTANGGUNGJAWABKAN BAGI

MENGAWAL PADA AMNYA WANG YANG

DIPERUNTUKAN DIBAWAH SUATU

ANGGARAN BELANJAWAN.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

AP 54 MENGAWAL PERBELANJAAN DIBAWAH

KAWALANNYA TIDAK MELEBIHI

PERUNTUKAN

AP 57 PENGAWASAN ATAS PERBELANJAAN

AP 92 (a) i MEMPASTIKAN PERBELANJAAN DIBUAT

DENGAN BETUL

AP 92 (a) ii MENYEDIAKAN LAPORAN

PERBELANJAAN KEPADA

PERBENDAHARAAN

AP 102 (a) DIPERTANGGUNGJAWABKAN

SEKIRANYA PERAKAUNAN TIDAK BETUL

1

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

AP 103 (b) MENYELENGGARA DAFTAR BIL

AP 167.2 DIPERTANGGUNGJAWABKAN

MEMBAYAR BALIK JIKA BERLAKU

KERUGIAN BERHUBUNG DENGAN

BARANG-BARANG AWAM

AP 59 PEMBAYARAN HENDAKLAH DIBUAT

SETELAH BARANG / PERKHIDMATAN

DILAKUKAN DENGAN SEMPURNA –

TIDAK BOLEH DI TAHAN ATAU TANGGUH

2

PEGAWAI PEMBAYAR

PEGAWAI YANG SEBENARNYA

MEMBELANJAKAN WANG AWAM

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR

MEMPASTIKAN PERKARA-PERKARA BERIKUT SEBELUM PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT.

BAYARAN TIDAK AKAN MELEBIHI PERUNTUKAN

PERAKUAN DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI

YANG BERHAK DAN BAHAWA PRIMA FACIE

PERTANGGUNGAN ITU ADALAH BETUL

POTONGAN YANG DIBERITAHU TELAH DIBUAT

DENGAN SEMPURNA DARIPADA AMAUN

BAYARAN TERSEBUT

TANGGUNGJAWABPEGAWAI PERAKAUNAN

ADALAH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

BAGI PERKARA-PERKARA BERIKUT

MEMUNGUT, MENERIMA ATAU MENGAKAUN

WANG AWAM

MEMBAYAR ATAU MENGELUARKAN WANG

AWAM

MENERIMA, MENYIMPAN ATAU MELUPUS ATAU

MENGAKAUN BARANG-BARANG AWAM

JENIS-JENIS BAYARAN

ANTARA BAYARAN YANG SERING DILAKUKAN OLEH SESEBUAH JABATAN IALAH:

EMOLUMEN TERMASUK GAJI, ELAUN DAN ELAUN LEBIH MASA

TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI/ KAKITANGAN KERAJAAN

BAYARAN WANG BANTUAN KEPADA INDIVIDU (BUKAN

KAKITANGAN KERAJAAN ),PERTUBUHAN DAN SYARIKAT

PENDAHULUAN DIRI , PENDAHULUAN PELBAGAI, PINJAMAN

KENDERAAN/KOMPUTER

BAYARAN PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN & KERJA

BAYARAN BALIK DEPOSIT

BAYARAN REKUPAN PANJAR WANG RUNCIT, MESIN FRANKING

DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN

DOKUMEN UTAMA YANG DIGUNAKAN UNTUK

SESUATU PEMBAYARAN IALAH BAUCAR IAITU

BORANG YANG MEMBUKTIKAN / MENGESAHKAN

BETULNYA MENGENAI PEMBAYARAN YANG

DIBUAT DARIPADA WANG AWAM. DISAMPING ITU

TERDAPAT JUGA DOKUMEN-DOKUMEN LAIN YANG

MENYOKONG SESUATU BAUCER BAYARAN.

JENIS-JENIS BAUCAR & DOKUMEN BAYARAN

BAUCAR BAYARAN AM- KEW 304 PIN 1/92 ANTARA BAYARAN YANG SERING DILAKUKAN

OLEH SESEBUAH JABATAN IALAH:

BAUCAR BAYARAN (PERIHAL CEK

BERGANDA) – KEW 304A PIN 1/92 – KEW 304E BAUCAR BAYARAN (DRAF BANK/

PEMINDAHAN TELEGRAFIK)- KEW 304B BAUCAR JURNAL – KEW 306 PIN 1/92 – KEW

306E PIN 1/09 BAUCAR KECIL – KEW 50 & KEW 50A PIN 1/80 PENYATA PEMUNGUT

KAEDAH BAYARAN

TUNAI (MELALUI PANJAR)

CEK

DRAF BANK/ PINDAHAN TELEGRAF

JURNAL

ELECTRONIC FUND TRANSFER (EFT)

WARAN

CARA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEMEGANG WARAN

PERUNTUKAN BOLEH MEWAKILKAN KUASANYA

BAGI MEMPERAKUI BAUCAR. NAMA PEGAWAI YANG

DIWAKILKAN DENGAN KUASA ITU BERSERTA

CONTOH TANDATANGANNYA HENDAKLAH

DIHANTAR KEPADA PEGAWAI PEMBAYAR DI

PERBENDAHARAAN (AP 101) – JANM

MEMPERAKUI/ MENANDATANGANI BAUCAR

1

BUTIR-BUTIR BAUCAR PEMBAYARAN ( AP 99)

a) SEMUA BAUCAR BAYARAN HENDAKLAH DISOKONG DENGAN BUTIR-BUTIR PENUH MENGENAI TIAP-TIAP SATU PERKHIDMATAN, BEKALAN ATAU KERJA SEPERTI TARIKH, NO. KUANTITI, KIRAAN JAUHNYA DAN KADAR, UNTUK MEMBOLEHKAN IANYA DISEMAK TANPA MERUJUK KEPADA APA-APA DOKUMEN SELAIN DARIPADA YANG DIKEMBARKAN PADANYA - AP 99 (a)

b) NAMA PEGAWAI TIDAK BOLEH DICATATKAN SEBAGAI PENERIMA BAYARAN KECUALI GAJI DAN TUNTUTAN PERSENDIRIAN- AP 99 (b)

c) BAUCAR KECIL KEW 50 DIGUNAKAN UNTUK MEMBUAT GANTI BAYARAN DENGAN ATAU TANPA RESIT. JIKA RESIT TIDAK BOLEH DIDAPATKAN, BUTIRAN YANG DITUNJUKKAN HENDAKLAH DITANDA * DAN PEGAWAI HENDAKLAH MEMBUAT PERAKUAN – AP 99 (c)

1

BUTIR-BUTIR BAUCAR PEMBAYARAN ( AP 99)

d) PERAKUAN KESEMPURNAAN BEKALAN - AP 99 (e)BAUCAR BAYARAN BEKALAN HENDAKLAH MENGANDUNGI SUATU PERAKUAN BAHAWA IA TELAH DILAKSANAKAN DENGAN SEMPURNA.

e)   BAUCAR TIDAK BOLEH DIBUAT ATAS NAMA LEBIH DARIPADA SATU ORANG/FIRMA MELAINKAN DENGAN KEBENARAN KHAS AP 99 (f)

f) PEMBAYARAN KEPADA ORANG LAIN DARIPADA YANG DINAMAKAN DALAM BAUCAR MESTILAH DICATATKAN KUASA PEMBENAR PADA BAUCAR ITU DAN SURAT-SURAT KUASA WAKIL /PENTADBIR PESAKA HENDAKLAH DIDAFTARKAN. AP 99 (g)

2

PERATURAN-PERATURAN UNTUK MELAKUKAN PEMBAYARAN

PEMBAYARAN HENDAKLAH DENGAN CEK BERPALANG KECUALI DIBUAT DARI WANG RUNCIT, ATAU EFT. AP 97 (a)

PEMBAYARAN KEPADA ORANG YANG TIADA AKAUN

BANK- DENGAN CEK, PERINTAH BUKA PALANG CEK ATAS NAMA PENERIMA UNTUK DISERAH KEPADANYA. SEBELUM DISERAHKAN CEK, CATATKAN NO. KAD PENGENALAN PENERIMA DAN TANDATANGAN DAN NAMA JAWATANNYA SENDIRI. AP 97 (b)

1

PERATURAN-PERATURAN UNTUK MELAKUKAN PEMBAYARAN

PEMBAYARAN DARIPADA WANG RUNCIT –PEMBAYARAN BIL YANG TIDAK MELEBIHI RM500.00 BOLEH DIBUAT DARIPADA PANJAR WANG RUNCIT.

PEMBAYARAN DENGAN WANG TUNAI UNTUK DIBAHAGIKAN, CONTOH BAYARAN PAMPASAN DIBUAT DILUAR PEJABAT, HENDAKLAH MENGIKUT TATACARA DALAM AP 96 & AP 97 (c )

BAKI YANG TIDAK DAPAT DIBAHAGIKAN – DALAM TEMPOH 21 HARI , WANG TUNAI ATAU CEK MESTILAH DENGAN SERTA MERTA DIPULANGKAN BALIK (DIBAYAR MASUK KEDALAM BANK UNTUK KREDIT PERBELANJAAN) DAN MENGHANTAR BAUCAR ITU KEPADA PERBENDAHARAAN. AP 96 (C ). PEMBAYARAN BARU MELALUI BAUCER BARU BOLEH DIBUAT KEMUDIAN.

2

PERATURAN-PERATURAN UNTUK MELAKUKAN PEMBAYARAN

SATU DAFTAR BAYARAN HENDAKLAH DISENGGARA DALAM SEMUA PEJABAT MENUNJUKKAN BUTIR-BUTIR MENGENAI SEMUA WANG TUNAI DAN CEK TERBUKA YANG DIKELUARKAN ATAU DITERIMA UNTUK DIBAHAGIKAN . AP 98 (a ) DAFTAR INI HENDAKLAH DIPERIKSA TIDAK KURANG DARIPADA SEKALI SEBULAN OLEH KETUA PEJABAT ATAU WAKILNYA DAN TANDATANGAN RINGKAS. APABILA BERLAKU PERTUKARAN PEGAWAI , DAFTAR INI HENDAKLAH DISEMAK DENGAN KEDUA-DUA PEGAWAI YANG MENYERAH DAN MENGAMBIL ALIH. AP 98 (b)

3

PTJ PERUNTUKAN

PEJABATPEMBAYAR

DOKUMEN BAYARAN &DOKUMEN SOKONGAN

TIDAK YA

CEK/EFT

LAPORAN

PROSES RINGKAS BAYARAN

BAUCAR JURNAL

BAUCAR JURNAL ADALAH MERUPAKAN SATU DOKUMEN KEWANGAN BAGI TUJUAN MEMBUAT PEMBETULAN / PELARASAN AKAUN

IA JUGA BOLEH DIJADIKAN SEBAGAI DOKUMEN PERBELANJAAN

BAUCAR JURNAL

PEMBETULAN KOD PERAKAUNAN

PELARASAN BAYARAN ANTARA JABATAN

DENGAN JABATAN

MEMINDAHKAN SESUATU AMAUN

PERBELANJAAN

2

BAUCAR JURNAL

IA JUGA BOLEH DIJADIKAN SEBAGAI DOKUMEN PERBELANJAAN

PERBELANJAAN YANG DILAKUKAN

ANTARA AGENSI KERAJAAN

MEMINDAHKAN SESUATU AMAUN

PERBELANJAAN

BAUCAR JURNAL

MASALAH YANG SERING DILAKUKAN DIDALAM MENYEDIAKAN BAUCAR JURNAL

KOD PTJ TERDAPAT 3 RUANG KOD PTJ

i) PTJ PENYEDIA

ii) PTJ CHARGE

iii) PTJ DIMANA LAPORAN PERLU

DIHANTAR

KOD-KOD PERAKAUNAN YANG DIGUNAKAN

TIDAK DIISI DIRUANG YANG BETUL

PERIHAL TIDAK DIISI DENGAN SEMPURNA

MENGAPA PELARASAN PERLU DIBUAT

DOKUMEN SOKONGAN TIDAK SERTAKAN

DENGAN LENGKAP

4

PERINGATAN

♦ Baucar Jurnal tidak boleh digunakan untuk membuat pindah peruntukan @ viremen

♦ Baucar Jurnal juga tidak boleh digunakan untuk mengubah @ membetulkan kesilapan amaun dalam urusniaga terdahulu contohnya amaun terkurang @ terlebih

CONTOH- CONTOH JURNAL

- Jurnal Biasa

- Jurnal Antara PTJ

SISTEM BAYARAN PUKAL

SISTEM BAYARAN PUKAL ADALAH SUATU

SISTEM PEMBAYARAN BIL YANG DIPUSATKAN

DAN PEMBAYARAN DIBUAT OLEH PEJABAT

PERAKAUNAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA

(JAN) DAN JABATAN MENGAKAUN SENDIRI

(JMS) SECARA AUTOMATIK ATAS MAKLUMAT

YANG DITERIMA DARIPADA PEMBEKAL.

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA BIL. 3

TAHUN 2009

BIL APAKAH YANG BOLEH DIBAYAR MELALUI SISTEM INI?

ANTARANYA

BIL ELEKTRIK

BIL AIR

BIL TELEFON

BIL PERJALANAN UDARA

TERHAD KEPADA BAYARAN BIL SEMASA SAHAJA

APAKAH AGENSI-AGENSI YANGTERLIBAT DIDALAM SISTEM INI?

AGENSI SISTEM BAYARAN PUKAL ADALAH

PEMBEKAL / PERKHIDMATAN YANG DILULUSKAN

OLEH JANM IBU PEJABAT.

TNB - BIL ELEKTRIK

IWK - SEWERAGE

TELEKOM - BIL TELEFON

MAS - BIL PERJALANAN UDARA

SIAPA YANG MEMBUAT BAYARAN DIDALAM SISTEM INI?

SEMUA CAWANGAN JANM &

PEJABAT YANG MENGAKAUN SENDIRI (SAD)

BAGAIMANAKAH CARAPEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

MELALUI SISTEM INI?

TERDAPAT DUA (2) BORANG YANG DIGUNAKAN

BAGI SISTEM BAYARAN PUKAL

BORANG-BORANG TERSEBUT IALAH:

KEW 310 – Mengwujud & Membatal Akaun

KEW 311 – Permohonan Mengubah Kod Perakaunan

PERMOHONAN WUJUD PUKAL

• SEDIAKAN 3 SALINAN KEW 310

• SERTAKAN SALINAN BIL

• SERAHKAN KEPADA PEJABAT PERAKAUNAN UNTUK SEMAKAN DAN PENGESAHAN

• SATU SALINAN SIMPAN DI PTJ

• SATU SALINAN AKAN DISIMPAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN

• SALINAN ASAL AKAN DIHANTAR KEPADA AGENSI

Daripada PTJ

Kepada Agensi

031

Melalui JANMNS

Nama Agensi

Wujud atau Batal

Gariskan yang manaTIDAK berkenaan

Tandatangan pegawaiDiberi kuasa

No Akaun seperti di dalam bil

Tandakan Pilihan Ujud/Batal

Kod Agensi dan Nama Agensi

2004017 - TM2000001 - TNB2000010 - IWK2000014 - AIR ASIA2000003 - MAS2000012 - Petronas2000023 - SUPERKAD

PTJ PembayarCharge line

Seperti penyediaanbaucar

Tindakan JANM/JMSPejabat Perakaunan

Tindakan agensi

Tindakan agensi

PEMBATALAN AKAUN PUKAL

• KENALPASTI AKAUN YANG HENDAK DIBATALKAN

• SEDIAKAN 3 SALINAN KEW 310

• SERAHKAN KEPADA PEJABAT PERAKAUNAN UNTUK SEMAKAN DAN PENGESAHAN

• SATU SALINAN SIMPAN DI PTJ

• SATU SALINAN AKAN DISIMPAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN

• SALINAN ASAL AKAN DIHANTAR KEPADA AGENSI

• SEMAK LAPORAN BP21

• JIKA BELUM BATAL – HUBUNGI AGENSI

PERUBAHAN AKAUN PUKALUntuk membuat perubahan

kepada maklumat perakaunan sahaja

Daripada PTJ

Kepada JANM NS

Tandatangan Pegawai Diberikuasa (PTJ)

Kod 031

No Akaun Asal

Kod Agensi PTJ Pembayar

Tindakan Pejabat perakaunan/JMS

Maklumat yang hendak diubahCharge Line

PENGESAHAN AKAUN PUKAL

► TERIMA DAN SEMAK LAPORAN BP21 DENGAN BIL ASAL (BAYARAN SEMASA)

► JIKA BERBEZA LAPOR KEPADA AGENSI

► ASINGKAN BIL BELUM BAYAR

► COPKAN DIBAYAR ATAS BIL YANG TELAH DIBAYAR

► BAYARAN BIL YANG BELUM MASUK PUKAL BAYAR MELALUI BAUCAR BERASINGAN

KEMASKINI BUKU VOT MANUAL BERDASARKAN LAPORAN BP21

eSPKB - CETAK DAN SEMAK BV381

PASTIKAN AMAUN TELAH DIKEMASKINI DALAM BUKU VOT SECARA AUTO

JIKA TIDAK KEMASKINI HUBUNGI PEJABAT PERAKAUNAN

KESILAPAN YANG DITEMUITIDAK MENYEDIAKAN WARAN SIFAR PADA AWAL TAHUN

TIDAK MEMBUAT PERUBAHAN AKAUN PUKAL BAGI PERUBAHAN PERUNTUKAN ATAU KOD PERAKAUNAN LAIN (KEW311)

KESILAPAN PADA BORANG KEW 310/311

KOD YANG DIGUNAKAN TIDAK TEPAT/BETUL

- KOD CHARGE LINE - TIDAK IKUT WARAN

- KOD PTJ PEMBAYAR - KOD PTJ TIDAK IKUT PROFIL RENDAH

- KOD OBJEK - GUNA OBJEK AM/ SEBAGAI

TULISAN TANGAN MENGELIRUKAN

- HURUF Z DITULIS SEOLAH-OLAH ANGKA 2, 4

SEOLAH-OLAH HURUF H, C - L

NO AKAUN TIDAK LENGKAP

CUBA MENDAFTAR 2 ATAU LEBIH NO AKAUN YANG SAMA TETAPI BERLAINAN CHARGE LINE

TINDAKAN

SEMAK LAPORAN BP20 DAN BP 21

SERTA AGENSI BAGI PENGESAHAN SELANJUTNYA.